CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH >

JPN

PPD

1
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >

PENGETUA

PENOLONG PENOLONG
PENOLONG PENOLONG PENOLONG KANAN
KANAN KANAN
KANAN PETANG KANAN HEM TINGKATAN ENAM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM

2
 CARTA FUNGSI
PENOLONG KANAN HAL ELWAL
MURID

Bertanggungjawab dalam
peningkatan sahsiah murid
serta memastikan
pelaksanaan selaras dengan
dasar KPM
Mewujudkan hubungan dua
hala dengan komuniti dan
agensi-sgensi luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

Pengurusan Organisasi Pengurusan Hal Ehwal

Pengurusan Murid
Pembangunan Sumber
Manusia
Pengurusan Perhubungan
Luar

3
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID

a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin murid

b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling murid
c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan,
kebajikan dan keceriaan sekolah
d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan
kebersihan bangunan dan kawasan
f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku

4
 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GELARAN Penolong Kanan KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
JAWATAN Hal Ehwal Murid PERKHIDMATAN Malaysia
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK HEM WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
GRED JAWATAN DG48 BIDANG UTAMA Pendidikan
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
DISEDIAKAN
STATUS JAWATAN Tetap < Nama PK HEM>
OLEH
HIRARKI 1 <Nama Pegawai Penilai 1>
< nama sekolah> DISEMAK OLEH
(BAHAGIAN) <Jawatan Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 2
DILULUSKAN <Nama Pegawai Penilai 1>
(CAWANGAN/
OLEH <Jawatan Pegawai Penilai 1>
SEKTOR/UNIT)

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menbantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan hal ehwal
murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang
seimbang dan menyeluruh.

5
 AKAUNTABILITI
Membantu merancang, merangka dan
menyelaraskan program/ aktiviti
pengurusan sekolah yang komprehensif
bagi memastikan kualiti sekolah
meningkat secara konsisten.
Membantu merancang dan mentadbir pengurusan
hal ehwal murid bagi memastikan
keselamatan, kebajikan dan kemenjadian
murid secara menyeluruh
Melaksanakan PdP bagi memastikan
murid menerima pembelajaran
berdasarkan dasar kurikulum
kebangsaan
Membantu merancang, merangka dan
menyelaraskan program/ aktiviti
pengurusan sekolah yang komprehensif bagi
memastikan kualiti sekolah meningkat
secara konsisten.
TUGAS UTAMA
1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan
strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan
data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan
program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan
sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian
prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program
lawatan dan hubungan dengan pihak luar
1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
program disiplin murid
2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan
bimbingan dan kaunseling murid
3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
program kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah
4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku
teks
5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan
keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan
6. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin
dan kedai buku
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan
strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan
data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan
program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan
sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian
prestasi bagi guru
6
 4. Membantu merancang dan melaksanakan program
lawatan dan hubungan dengan pihak luar

DIMENSI
● Kategori Sekolah :
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Penolong Kanan:
● Bilangan Guru :
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas:
● Kelas PPKI:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

ATAU

● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;

KOMPETENSI
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia

PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 44 sekurang-kurangnya 3 tahun
●

7
PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Data

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
1. P untuk mengumpul data PK(P)
yang diperlukan
PK(P) Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
menggabungkan data
3. PK(P) GAB
yang dikumpul (sekiranya
perlu)
Melaksanakan verifikasi PK(P)/GAB
4. P
dan validasi data
Membuat pengesahan ke
PK(P)/GAB
5. P atas data yang telah
disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK(P) menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan GAB
7. PK(P)
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
8. PK(P)/GAB PK(P)
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan GAB
9. PK(P)
tindakan susulan
10. P Membuat pengesahan ke GPK/GAB/

8
 atas laporan yang telah
PM
dikemaskini
11. AKP Rekod dan dokumentasi P

CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan Data

TANGGUNGJAWAB
Mula

Data perlu
PK
diubahsuai

Data mengikut
kehendak dan
keperluan

PK

Tamat 9
 PK

PK

PK

PK

AKP

PROSES KERJA TEMPOH

Mengeluarkan arahan untuk mengumpul data

yang diperlukan

Mengumpul data dari sumber-sumber yang

berkaitan

10
Memasukkan data/menggabungkan data
yang dikumpul (sekiranya perlu)

Melaksanakan verifikasi dan validasi data

Membuat pengesahan ke atas data yang

telah disemak dan dikemaskini

Menganalisis data dan menyediakan laporan

berdasarkan keperluan

Membentangkan laporan dalam mesyuarat

pengurusan

Membuat tindakan susulan (tindakan

pembetulan, pencegahan dan
penambahbaikan) berdasarkan keputusan
mesyuarat.

Menyediakan laporan tindakan susulan

Membuat pengesahan ke atas laporan yang

telah dikemaskini

Rekod dan dokumentasi

11
SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan Data

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan arahan untuk
1.
mengumpul data yang diperlukan
Mengumpul data dari sumber-sumber
2.
yang berkaitan
Memasukkan data / menggabungkan
3.
data yang dikumpul (sekiranya perlu)
Melaksanakan verifikasi dan validasi
4.
data
Membuat pengesahan ke atas data
5.
yang telah disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan menyediakan
6.
laporan berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan dalam
7.
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan (tindakan
pembetulan, pencegahan dan
8.
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.
Menyediakan laporan tindakan
9.
susulan
Membuat pengesahan ke atas laporan
10.
yang telah dikemaskini

11. Rekod dan dokumentasi

12
PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
BIL TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN DAN
. JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menubuhkan Jawatan
12. P Kuasa Perancangan PK PEKELILING
Strategik KEMAJUAN
PENTADBIRAN AWAM
Mengenal pasti isu BILANGAN 2 TAHUN
13. P PK
strategik sekolah 2005

Menetapkan matlamat Garis Panduan Bagi

14. P PK
sekolah Mewujudkan Petunjuk-
Petunjuk Prestasi
Analisis persekitaran Utama Atau Key
15. Jawatankuasa P/ PK/ GAB
(SWOT) Performance Indicators
(KPI) dan
Penyediaan Perancangan
Melaksanakan
16. Jawatankuasa Strategik, Pelan Taktikal P/ PK/ GAB Pengukuran Prestasi di
dan Pelan Operasi Agensi Kerajaan
Kelulusan Perancangan
17. P Strategik, Pelan Taktikal PK
dan Pelan Operasi
Pelaksanaan Pelan
18. PK/GAB P/ PK
Operasi
Melaksanakan kajian
19. P semula dan menambah PK
baik
Mendokumentasikan
20. Jawatankuasa P
Perancangan Strategik.

13
CARTA ALIR

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

P Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 minit

Perancangan Strategik

P 180 minit
Mengenal pasti isu strategik
sekolah

P Menetapkan matlamat sekolah 180 minit

JK Analisis persekitaran (SWOT)

1170 minit

JK Penyediaan Perancangan
Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan 1560 minit
Operasi

Kelulusan Perancangan Strategik,

P Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
120 minit
Tidak lulus
Penambahbaikan

Lulus

PK GAB Pelaksanaan Pelan Operasi

1170 minit
P Melaksanakan kajian semula dan
menambah baik

1170 minit
JK
14 Mendokumentasikan Perancangan
TAMAT
Strategik.

60 minit
SENARAI SEMAK
Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa
1. ● Mengenal pasti guru yang akan menguruskan
perancangan strategik
Mengenal pasti isu strategik sekolah
● Surat arahan
2.
● Pengumpulan data dan laporan
● Bengkel
Menetapkan matlamat sekolah
3. ● Surat arahan
● Bengkel
Analisis persekitaran (SWOT)
4. ● Faktor membantu pencapaian objektif
● Faktor menjejas pencapaian objektif
Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal
dan Pelan Operasi
● Semakan Perancangan Strategik sedia ada
5. ● Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan
Strategik
● Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang
merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
6. Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan
7. Sokongan
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
8. ● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi

15
 Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
9.
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan

10. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
BIL TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN DAN
. JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

1. PK HEM Menerima dan merekod aduan P

Mengeluarkan surat akuan

2. P terima (SAT) kepada PK/GAB
pengadu.

3. P
Menyalurkan aduan kepada PK/GAB
pihak berkaitan.

4. PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan P

5. PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . P

6. PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. PK

7. P Mengesahkan laporan PK/GKMP/GAB

Menghantar keputusan
8. PK/GKMP/GAB
siasatan aduan bersama P
Borang Maklum Balas kepada
pengadu
Menyediakan analisis aduan
9. GKMP/GAB setiap bulan dan dilaporkan PK
dalam mesyuarat pengurusan

10. GAB/PT Rekod dan dokumentasi P

16
CARTA ALIR

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

PK HEM Menerima dan merekod aduan 60 minit

Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada 30 minit

pengadu.
P

Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan. 90 minit

P

Menjalankan siasatan 2730 moniti

PK/GKMP/GAB

PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . 60 minit

PK/GKMP/GAB
TAMAT
Menyediakan ulasan. 120 minit

17
 P
Pengesahan laporan 30 minit

PK/GKMP/GAB
Menghantar keputusan siasatan aduan bersama 390 minit
Borang Maklum Balas kepada pengadu

GKMP/GAB 300 minit

Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan
dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

GAB/PT 60 minit
Rekod dan dokumentasi

SENARAI SEMAK

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Menerima dan merekod aduan

2. Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada

pengadu.

3. Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan.

4. Menjalankan siasatan

5. Melaporkan hasil siasatan .

6. Menyediakan ulasan.

18
 7. Menghantar keputusan siasatan aduan bersama
Borang Maklum Balas kepada pengadu

8 Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan

dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

9 Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
1. memastikan infratstruktur dan
P PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
2. P melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala
Menyediakan jadual
3. PK HEM P
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
5. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut

19
 Menyediakan laporan dan
6. AJK dibentangkan dalam PK/GKMP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan

8. AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

MULA

Ya

Tindakan
penyelesaian
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA
Melantik Jawatankuasa

P Beri arahan melaksanakan

pemantauan secara berkala

P Menyediakan 60 minit
jadual
pemantauan
Laksana 5850 minit
PK HEM pemantauan
berkala

AJK 120 minit

Aduan/Isu

AJK
120 minit
Laporan

AJK
TAMAT 180 minit
Tindakan
susulan
20
AJK
Rekod dan
dokumentasi
AJK
 Tidak

SENARAI SEMAK

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1.
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2.
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

Melaksanakan pemantauan secara

4.
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6.
dibentangkan dalam mesyuarat

21
 pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 5: Pengurusan Program / Aktiviti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. P Arahan pelaksanaan program PK(P) / PK
Petang

22
 A. PERANCANGAN
2. PK(P)/ PK GKMP
Petang
Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK(P) / PK Menentukan kaedah GKMP
Petang pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. P Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada P Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan
7. PK (P)/ PK dan pengukuran GKMP / GAB /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI
8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program PK(P) / PK
setelah program selesai. Petang
D. KEBERKESANAN
9. P PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK (P)/ PK Membuat tindakan susulan GAB
Petang berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

23
 11. GAB Penilaian prestasi;
PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian Petang / GKMP
prestasi ke atas kumpulan
sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan
program.
12. PK(P) / PK Membentangkan laporan GKMP / GAB
Petang penilaian prestasi dalam
mesyuarat.

13. GKMP / GAB Membuat penambahbaikan PK (P)/ PK

berdasarkan keputusan Petang
mesyuarat.
14. GKMP/ GAB Merekod dan mendokumentasi. P/GPK

CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Program / Aktiviti

24

Tempoh
masa
Proses Kerja 60 minit
2 hari
 Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
P

Lulus
Penambahbaikan

GAB Melaksanakan program 1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan
pembetulan

Tiada isu

Kajian semula

PK Tindakan susulan 60 minit

GAB Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GAB Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GAB Merekod dan mendokumentasi 20 minit

60 hari

Tamat

SENARAI SEMAK
90 minit

Aktiviti 5 : Pengurusan Program / Aktiviti

25
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam

mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

26
Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. P dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. P PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. P PK
program

Menerima arahan untuk melaksanakan

4. PK P
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap

5. GAB PK
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja

6. PK PK/GKMP
daripada P

Melaksanakan aktiviti mengikut

7. GAB PK/GKMP
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti

8. GAB PK/GKMP
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. PK bagi mengenal pasti keberkesanan P
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR
27
Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan

penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem

Mengenal pasti 60 minit

PGB dan PK agensi

Mesyuarat awal 120 minit

PGB dan PK bersama agensi

Arahan melaksanakan
PGB
tugas

Menyediakan kertas kerja

GAB 120 minit

Laksana aktiviti
PK

GAB

Laporan
GAB
120 minit
Tidak TAMAT
berkesan

P/GB dan PK
120 minit

Rekod dan
GAB dokumentasi
60 minit

28
SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6.
daripada P
Melaksanakan aktiviti mengikut
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

29
 Memeriksa kerosakan aset (jika ada).
11. ● Borang aduan kerosakan
Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
● Dokumen Laporan Pemeriksan
12. ● Laporan Tindakan hasil penemuan
pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
13. ● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan
14. Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah
KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

30
PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
11. P GPK/ GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat.
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK - EKOSISTEM
12. P
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
13. GAB Mencatat minit mesyuarat. P
● AKTA ARKIB
NEGARA

14. GAB Menyediakan minit mesyuarat. P

Mengedarkan minit mesyuarat dan

borang maklum balas dalam tempoh
15. GAB GAB
7 hari bekerja.

Mengambil tindakan hasil keputusan

GPK/ PK
16. P mesyuarat yang telah dipersetujui.
Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

17. GAB
dapatan maklum balas. Petang/

18. GAB Rekod dan dokumentasi P

31
CARTA ALIR

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

P
Edar surat panggilan 240 minit

P Laksana mesyuarat
360 minit

GAB Catatan minit mesyuarat.

360 minit

Sedia minit mesyuarat.

GAB 780 minit

TAMAT
P Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit

GAB

Mengemaskini Rekod dan Fail.

60 minit
GAB

32
SENARAI SEMAK

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat

kepada ahli mesyuarat.
1. ● Agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran
2. ● Perkara-perkara yang dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
3. ● Catatan minit
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf
● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan
Borang Maklum balas dalam tempoh 7
5.
hari bekerja.
● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan

7. Mengumpul dan menyatukan dapatan

maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

33
 PROSES KERJA

Aktiviti 8: Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Mengarahkan guru untuk mengisi

Borang Matriks Kompetensi guru secara
1. P
online untuk mengenal pasti keperluan
latihan dalam Sistem SPL KPM.

GPK/SU Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2.
LADAP Kompetensi dalam Sistem SPL KPM
GPK/ SU Mengkaji keperluan bidang latihan
3.
LADAP berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
Menyerahkan cadangan perancangan
GPK/SU
4. latihan kepada Pengetua/Guru Besar
LADAP
untuk kelulusan.
Meneliti cadangan dan menentukan jenis
5. P
latihan yang diperlukan
Menyediakan Jadual Perancangan
GPK/ SU
6. Latihan dalam takwim sekolah selepas
LADAP
kelulusan Pengetua / Guru Besar.
Memberi arahan kepada GPK untuk
7. P menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan
Menguruskan latihan (Sebelum , semasa
dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
GPK/ SU
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. LADAP
ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM

34
 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
GAB
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.

GPK/ iii. Guru Akademik Biasa hendaklah

SU menyediakan minit curai dan diserahkan
9. kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
LADAP
/GAB Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

online dalam sistem SPL KPM.

v. Mengumpulkan salinan sijil atau

GAB / maklumat kehadiran untuk kemas kini
PENGANJ Buku Rekod Perkhidmatan
UR

Mengedar borang penilaian kursus

GPK/SU kepada peserta pada hari terakhir kursus
10.
LADAP untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel
Agensi Yang
GAB/ SU Merekod kehadiran kursus dalam SPL Mengendalik
11.
LADAP KPM an Kursus

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
12. SU LADAP
kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.
13. SU LADAP Rekod dan dokumentasi

35
CARTA ALIR

Aktiviti 8 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel
P Mengarahkan guru untuk mengisi Borang 3900 min
MULA Matriks Kompetensi guru secara online
TANGGUNGJAWAB PROSES
untuk mengenal KERJA
pasti keperluan latihan TEMPOH MASA
dalam Sistem SPL KPM.
GPK/SU
LADAP Mencetak Rumusan Analisis Matriks
Kompetensi dalam Sistem eSPLG 390 min

GPK/ SU
LADAP Mengkaji keperluan bidang latihan
berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
780 min
GPK/SU
Menyerahkan cadangan perancangan
LADAP latihan kepada Pengetua/Guru Besar 20 min
untuk kelulusan.

P
Meneliti cadangan dan menentukan jenis
latihan yang diperlukan 180 min

GPK/SU
Menyediakan Jadual Perancangan Latihan
LADAP 180 min
dalam takwim sekolah selepas kelulusan
Pengetua / Guru Besar
P
Memberi arahan kepada GPK untuk
30 min
menguruskan kursus / latihan yang telah
GPK/SU diluluskan
LADAP
KU/PP Menguruskan latihan (sebelum, semasa Mengikut
dan selepas) keperluan
GPK/SU
lokasi
LADAP Mengedar borang penilaian kursus kepada
KU/PP peserta pada hari terakhir kursus untuk 30 min
menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
GAB/ SU personel
LADAP
Merekod kehadiran kursus dalam SPL
KPM
390 min
SU LADAP Mengedarkan dan mengumpul borang
keberkesanan program selepas 1 bulan
kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.
SU LADAP
Salinan dan Rekod Fail

TAMAT

36
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 8 : Pengurusan Pembangunan Manusia

i) Latihan Personel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang Matriks

1. Kompetensi guru secara online untuk mengenal pasti
keperluan latihan dalam Sistem eSPLG.

2. Mencetak Rumusan Analisis Matriks Kompetensi dalam

Sistem eSPLG

3 Mengkaji keperluan bidang latihan berdasarkan Analisis

Keperluan Latihan

4. Menyerahkan cadangan perancangan latihan kepada

Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan.

5. Meneliti cadangan dan menentukan jenis latihan yang

diperlukan

6. Menyediakan Jadual Perancangan Latihan dalam takwim

sekolah selepas kelulusan Pengetua / Guru Besar.

7. Memberi arahan kepada GPK untuk menguruskan kursus

/ latihan yang telah diluluskan
Menguruskan latihan (Sebelum , semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem
eSPLG
2. Anjuran Agensi Luar (sebelum , semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan menghantar senarai

tersebut kepada penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk menghadiri latihan.

9. iii. Guru Akademik Biasa hendaklah menyediakan minit

curai dan diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar/
Guru Penolong Kanan selepas latihan untuk disimpan
dan tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem

eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau maklumat kehadiran
untuk kemas kini Buku Rekod Perkhidmatan

37
 Mengedar borang penilaian kursus kepada peserta pada
10. hari terakhir kursus untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel

11. Merekod kehadiran kursus dalam eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang keberkesanan

12. program selepas 1 bulan kursus kepada guru untuk
melaksana penilaian kendiri.

13. Rekod dan dokumentasi

38
PROSES KERJA

Aktiviti 9: Penilaian Prestasi

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATUR
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA AN DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
SEBELUM : Fail Am 435 •
Menerima Surat Arahan Pelaksanaan Daftar
1. P Urus Setia TERHAD
PBPPP daripada KSU/ KPM

Mengarahkan pendaftaran Fail

2. P Pengurusan PBPPP

Melantik Jawatankuasa PBPPP

3. P organisasi.

Memastikan lantikan Jawatankuasa Melalui

PBPPP didaftarkan dalam sistem e- Sistem e-
4. GPK 1/SU
Prestasi
Prestasi
Menghantar pelantikan Jawatankuasa Melalui
PBPPP organisasi untuk pengesahan Sistem e-
5. GPK 1/SU
oleh organsasi yang menyelia
Prestasi
Memastikan Jawatankuasa PBPPP Melalui
disahkan oleh organisasi yang Sistem e-
6. GPK 1/SU
menyelia
Prestasi
Mencetak senarai nama
7. GPK/SU Jawatankuasa PBPPP organisasi.

Mengesah dan mengedarkan senarai

8. P Jawatankuasa kepada AJK PBPPP

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa

9. P
PBPPP organisasi
10. JK PBPPP KEMASKINI MAKLUMAT PPP DAN Sekolah
PENETAPAN PEGAWAI PENILAI (eOperasi) •
(PP) Bahagian/
JPN/ PPD
Memastikan maklumat PPP
dikemaskini sebelum penetapan/ (ePrestasi)

39
 pertukaran PP 11
Membuat penetapan PP bagi setiap
11. JK PBPPP PYD

Memastikan penetapan dan pelantikan Melalui

12 P PP1 dan PP2 didaftarkan Sistem e-
Prestasi
Memastikan pelantikan PP1 dan PP2 Melalui
13. P disahkan oleh organisasi yang Sistem e-
menyelia Prestasi
Melalui
Mencetak, mengesah dan Sistem e-
14. JK PBPPP
mengedarkan senarai PP
Prestasi
Memaklumkan kepada PYD pelantikan
15. JK PBPPP
PP yang akan menilai

16. JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan

TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP PERINGKAT
ORGANISASI
17. JK PBPPP
Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman
PBPPP kepada semua warga baru
organisasi.

Merekodkan kehadiran peserta

18. Urus Setia
Taklimat/ Pemakluman PBPPP
SEMASA PENILAIAN : MEMANTAU
19. JK PBPPP
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi
Melalui
Mengemas kini status PYD yang tak sistem e-
20. JK PBPPP
dinilai
Prestasi
Melalui
sistem e-
Prestasi
(Laporan
Memantau pelaksanaan Penilaian Penilaian)
21. JK PBPPP
Pertama dan Akhir.
• Mengikut
takwim yang
telah
ditetapkan
JK PBPPP & Menyerahkan Salinan Rekod Borang
22.
PP Skor PP kepada PYD

40
 JK PBPPP & Menyerahkan Salinan Borang
23.
PP Keberhasilan PP kepada PYD
Melalui
Memantau pelaksanaan penilaian guru sistem e-
24. JK PBPPP
baharu
Prestasi
Diminitkan
dalam
SEMASA PENILAIAN : mesyuarat
PERTUKARAN JK dan
difailkan •
25. JK PBPPP Mengemaskini sebarang maklumat
Melalui
pertukaran gred / tempat bertugas /
jawatan / PP yang telah bertukar (jika sistem e-
ada) Prestasi
dicetak dan
difailkan
• Melalui
sistem e-
SELEPAS PENILAIAN : Prestasi •
26. JK PBPPP Jika YA, sila
Menyemak senarai PYD yang perlu
dibuat pelarasan markah (jika ada). selesaikan
perkara 27,
28,29
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa
PBPPP bagi pelarasan markah akhir
27. JK PBPPP PYD yang terlibat.

Melalui
Memasukkan markah akhir PYD yang sistem e-
28. P
diselaraskan.
Prestasi
Melalui
Menghantar markah akhir PYD yang sistem e-
29. P
diselaraskan
Prestasi

41
CARTA ALIR
Aktiviti 9 : Penilaian Prestasi

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Menerima Surat Arahan

Pelaksanaan PBPPP 45 MINIT
P

Mengarahkan pendaftaran Fail 60 MINIT

Pengurusan PBPPP
P

Melantik Jawatankuasa PBPPP

P

120 MINIT

Memastikan lantikan
Jawatankuasa PBPPP didaftarkan
GPK 1/SU dalam sistem e-Prestasi 390 MINIT

Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi
untuk pengesahan oleh organsasi 390 MINIT
GPK 1/SU
yang menyelia

Memastikan Jawatankuasa PBPPP

disahkan
GPK 1/ SU
120 MINIT

42
 Mencetak senarai nama
Jawatankuasa PBPPP
GPK1/ SU

Mengesah dan mengedarkan

P senarai Jawatankuasa kepada AJK
PBPPP

Mengadakan Mesyuarat
P
Jawatankuasa PBPPP

Memastikan maklumat PPP

JK PBPPP dikemaskini sebelum penetapan/
pertukaran PP

Membuat penetapan PP bagi

JK PBPPP
setiap PYD

Memastikan penetapan dan

P pelantikan PP1 dan PP2
didaftarkan

Memastikan pelantikan PP1 dan

P
PP2 disahkan

Mencetak, mengesah dan

JK PBPPP
mengedarkan senarai PP

Memaklumkan kepada PYD

JK PBPPP
pelantikan PP yang akan menilai

43
 60 MINIT
JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan

Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
JK PBPPP semua warga baru organisasi.

120 MINIT

Merekodkan kehadiran peserta

Taklimat/ Pemakluman PBPPP
Urus Setia
390 MINIT

JK PBPPP Memantau pelaksanaan PBPPP

390 MINIT

Mengemas kini status PYD yang

tak dinilai
JK PBPPP
120 MINIT

Memantau pelaksanaan Penilaian 21

Pertama dan Akhir.
JK PBPPP

Menyerahkan Salinan Rekod

JK PBPPP & PP
Borang Skor PP kepada PYD

Menyerahkan Salinan Borang

Keberhasilan PP kepada PYD
JK PBPPP & PP

Memantau pelaksanaan penilaian

guru baharu
JK PBPPP

Mengemaskini sebarang maklumat

pertukaran gred / tempat bertugas /
JK PBPPP
jawatan / PP yang telah bertukar
(jika ada)

Menyemak senarai PYD yang

Tak perlu dibuat pelarasan markah (jika
Perlu ada).
Perlu

JK PBPPP

44
 JK PBPPP Mengadakan Mesyuarat
Tindak Jawatankuasa PBPPP bagi
susul pelarasan markah akhir PYD yang
terlibat.

Memasukkan markah akhir PYD

yang diselaraskan.
P

Menghantar markah akhir PYD

yang diselaraskan
P

SENARAI SEMAK

Aktiviti 9 : Penilaian Prestasi

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

SEBELUM :
1. Menerima Surat Arahan Pelaksanaan PBPPP daripada
KSU/ KPM
2. Mengarahkan pendaftaran Fail Pengurusan PBPPP

3. Melantik Jawatankuasa PBPPP organisasi.

4. Memastikan lantikan Jawatankuasa PBPPP

didaftarkan dalam sistem e-Prestasi
Menghantar pelantikan Jawatankuasa PBPPP
5. organisasi untuk pengesahan oleh organsasi yang
menyelia

6. Memastikan Jawatankuasa PBPPP disahkan oleh

organisasi yang menyelia

7. Mencetak Senarai nama Jawatankuasa PBPPP

organisasi.

8. Mengesah dan mengedarkan senarai Jawatankuasa

kepada AJK PBPPP

45
9. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP
organisasi
KEMASKINI MAKLUMAT PPP DAN PENETAPAN
PEGAWAI PENILAI (PP)
10.
Memastikan maklumat PPP dikemaskini sebelum
penetapan/ pertukaran PP

11. Membuat penetapan PP bagi setiap PYD

12 Memastikan penetapan dan pelantikan PP1 dan PP2

didaftarkan

13 Memastikan pelantikan PP1 dan PP2 disahkan oleh

organisasi yang menyelia

14 Mencetak, mengesah dan mengedarkan senarai PP

15. Memaklumkan kepada PYD pelantikan PP yang akan

menilai

16. Senarai PP dan PYD diedarkan

TAKLIMAT/ MAKLUMAN PELAKSANAAN PBPPP

PERINGKAT ORGANISASI
17.
Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman PBPPP kepada
semua warga baru organisasi.

18. Merekodkan kehadiran peserta Taklimat/ Pemakluman

PBPPP
SEMASA PENILAIAN : MEMANTAU
19.
Memantau pelaksanaan PBPPP di organisasi

20. Mengemas kini status PYD yang tak dinilai

21. Memantau pelaksanaan Penilaian Pertama dan Akhir.

22. Menyerahkan Salinan Rekod Borang Skor PP kepada

PYD

23. Menyerahkan Salinan Borang Keberhasilan PP kepada

PYD

24. Memantau pelaksanaan penilaian guru baharu

46
 SEMASA PENILAIAN : PERTUKARAN

25. Mengemaskini sebarang maklumat pertukaran gred /

tempat bertugas / jawatan / PP yang telah bertukar
(jika ada)
SELEPAS PENILAIAN :
26.
Menyemak senarai PYD yang perlu dibuat pelarasan
markah (jika ada).
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP bagi
27. pelarasan markah akhir PYD yang terlibat.

28. Memasukkan markah akhir PYD yang diselaraskan.

29. Menghantar markah akhir PYD yang diselaraskan

PROSES KERJA

Aktiviti 10 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP

Menyediakan dokumen-dokumen yang

1. GAB P
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau

Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran
2. GAB GPK
Tahunan
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

3. GAB GPK
Menyediakan Rancangan Pelajaran
Harian (KSSR) mengikut format

47
 penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

Semasa PdP
4. GAB GPK
Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan

5. GAB GPK
Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing

murid seperti yang telah dirancang
6. GAB dalam Buku Persediaan Mengajar GPK
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik

Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika
7. GAB berkaitan) GPK
b) Merekodkan penggunaan
PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan
peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP

8. GAB GPK
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan
Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid
yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat
pembetulan.
d) Menganalisis hasil
pembelajaran

48
 e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

CARTA ALIR

Aktiviti 10 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu

GAB 150 MINIT
serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

15 MINIT
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
GAB
Rekod Persediaan Mengajar

GAB 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan

3 MINIT
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GAB
keadaan kondusif

3 MINIT
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
GAB
peralatan dan bahan yang diperlukan

Mula 49
 GAB Melaksanakan PdP dan bimbingan

3 MINIT
GAB
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

SENARAI SEMAK

Aktiviti 10 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan
1.
oleh Pentadbir Sekolah

50
 Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod
Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan
Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
2.
b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3. b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah

6 dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika
terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan
yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas
bermula (jika berkaitan)
7
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
8 b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

6 AJK Menjalankan aktiviti/program KP

yang diputuskan di dalam
mesyuarat dan menyediakan
laporan pelaksanaan program.

7 KPT/PT Menerima, menyemak KP

51
 perolehan, merekod dalam
buku stok atau inventori
dengan kemaskini dari masa
ke semasa.

8 KP Memastikan kategori dan PK

Kandungan fail panitia
berdasarkan dipatuhi

9 KP Pemantauan dan pelaporan PK

10 KP Rekod dan Dokumentasi. PK

PROSES KERJA

Aktiviti 11 : Mengurus disiplin murid

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,

52
 LAIN YANG
ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
1. P Melantik guru disiplin (dalam PK HEM
kalangan GAB) sekolah

2. P Mengadakan mesyuarat PK HEM

Pengurusan Disiplin

3. PK HEM Menyenaraikan kesalahan PK HEM

disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
4. GAB Memantau dan pemeriksaan PK HEM
bagi pencegahan disiplin
sekolah.
5. PK HEM Merekod kes-kes disiplin PK HEM
dalam sistem

6. PK HEM Menganalisis kes-kes disiplin

Mula
7 PK HEM Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
ditetapkan bagi kes-kes
disiplin.sekolah sepertimana
garis panduan yang
berkuatkuasa

8 PK HEM Melaporkan kes-kes disiplin

sekolah sepertimana garis
panduan yang berkuatkuasa.

CARTA ALIR

Aktiviti 11 : Mengurus disiplin murid

53 Tempoh masa

Tamat
 Tanggungjawab Proses Kerja

P Melantik guru disiplin sekolah 120 minit

P Mengadakan mesyuarat pengurusan 120 minit

disiplin

PK HEM Menyenaraikan kesalahan 390 minit

disiplin sekolah

GAB Memantau dan melaksanakan

pemeriksaan pencegahan 1920 minit
disiplin sekolah

PK HEM
Merekod kes-kes disiplin 120 minit
sekolah

PK HEM
Menganalisis kes-kes disiplin sekolah 120 minit

2 hari
Mengambil tindakan bagi kes disiplin 60 hari
PK HEM 480 minit
berdasarkan garis panduan

PK HEM Melapor kes disiplin sekolah

120 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 11 : Mengurus disiplin murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

54
 1. Melantik guru disiplin sekolah

2. Mengadakan mesyuarat Pengurusan

disiplin

Menyenaraikan kesalahan disiplin

sekolah:

1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
3 4. Ponteng sekolah
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan melaksanakan
4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin
sekolah.

5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM

6. Menganalisis kes-kes disiplin

Mengambil tindakan berdasarkan Merujuk kepada
7. prosedur ditetapkan bagi kes-kes buku peraturan
disiplin.sekolah sepertimana garis disiplin sekolah
panduan yang berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin sekolah
8. sepertimana garis panduan yang
berkuatkuasa.

PROSES KERJA

Aktiviti 12 : Mengurus aspek bantuan murid

PEGAWAI
TANGGU UNDANG-UNDANG,
LAIN YANG
BIL. NG PROSES KERJA PERATURAN DAN
ADA
JAWAB PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

55
 DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. P PKHEM
pengurusan bantuan

Menubuhkan dan melantik

2. PK HEM PK HEM
jawatankuasa bantuan

Membuat makluman kepada

3. PK HEM ibubapa dan murid tentang
bantuan

Menguruskan permohonan
4. PK HEM bantuan secara manual atau
atas atas talian

Memperakukan murid yang

5. P layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel

Menyediakan senarai murid

6. PK HEM
yang layak bantuan

Mengesahkan senarai nama

7. P murid yang layak menerima
bantuan

Menghantar senarai nama murid

8. PK HEM
layak bantuan kepada JPN/ PPD

Memastikan murid mendapat

9. PK HEM
bantuan kebajikan

Menyediakan analisis dan

10. PK HEM
laporan penerimaan bantuan

11. PK HEM Membuat pelaporan

12. PK HEM Perekodan dan pembuatan

56
 CARTA ALIR

Aktiviti 12 : Mengurus aspek bantuan murid

TANGGUNG MULA TEMPOH

PROSES KERJA
JAWAB MASA

P Keluar arahan pelaksanaan

PK HEM Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan

Maklum kepada ibubapa dan murid tentang

PK HEM bantuan

PK HEM Uruskan permohonan

P Peraku murid layak dalam mesyuarat panel

PK HEM Sedia senarai murid yang layak bantuan

P Sahkan senarai nama murid yang layak

Menghantar senarai nama murid layak

PK HEM bantuan kepada JPN/ PPD

Memastikan murid mendapat bantuan

PK HEM kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan

PK HEM penerimaan bantuan

PK HEM Membuat pelaporan

PK HEM Perekodan dan pembuatan

57
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 12 : Mengurus aspek bantuan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengarahkan pelaksanaan
pengurusan bantuan

2. Menubuhkan dan melantik

jawatankuasa bantuan
3 Membuat makluman kepada
ibubapa dan murid tentang
bantuan
4. Menguruskan permohonan
bantuan secara manual atau atas
atas talian
5. Memperakukan murid yang layak
menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
6 Menyediakan senarai murid yang
layak bantuan

7 Mengesahkan senarai nama murid

yang layak menerima bantuan

8 Menghantar senarai nama murid

layak bantuan kepada JPN/ PPD

9 Memastikan murid mendapat

bantuan kebajikan

10 Menyediakan analisis dan laporan

penerimaan bantuan

11 Membuat pelaporan

12 Perekodan dan pembuatan

58
PROSES KERJA

Aktiviti 13 : Mengurus aspek kesihatan

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. P PKHEM
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2. P Guru
jawatankuasa
PK Merancang pelaksanaan aktiviti
3. Guru
HEM kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. Guru PK HEM
murid
PK Memantau aktiviti kesihatan
5. Guru
HEM murid
Membuat analisis dan
6. Guru Guru
pelaporan aktiviti
PK
7. Membuat pelaporan aktiviti Guru
HEM
Perekodan dan
8. Guru Guru
pendokumentasian

59
CARTA ALIR

Aktiviti 13 : Mengurus aspek kesihatan

TANGGUNG MULA TEMPOH

PROSES KERJA
JAWAB MASA

Mengarahkan pelaksanaan aktiviti

P kesihatan murid

Menubuhkan dan melantik

P jawatankuasa

Merancang pelaksanaan aktiviti

PK HEM kesihatan murid

Guru Melaksanakan aktiviti kesihatan murid

PK HEM Memantau aktiviti kesihatan murid

Guru Membuat analisis dan pelaporan aktiviti

PK HEM Membuat pelaporan aktiviti

Guru Perekodan dan pendokumentasian

TAMAT

60
SENARAI SEMAK

Aktiviti 13 : Mengurus aspek kesihatan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1.
Mengarahkan pelaksanaan
aktiviti kesihatan murid

2.
Menubuhkan dan melantik
jawatankuasa

3
Merancang pelaksanaan aktiviti
kesihatan murid

4.
Melaksanakan aktiviti kesihatan
murid

5.
Memantau aktiviti kesihatan
murid

6
Membuat analisis dan
pelaporan aktiviti

7. Membuat pelaporan aktiviti

8.
Perekodan dan
pendokumentasian

61
 PROSES KERJA
Aktiviti 14 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUN
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
G JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Hem/Guru
Mengeluarkan arahan untuk tindakan 1. Akta
1. P SPBT/Guru
SPBT yang selanjutnya setelah menerima Pendidikan
Kelas
Borang Maklumat Murid (BMM)
Guru
1996 (Akta
PK HEM Menerima arahan serta menyelaras 550)
SPBT/Guru
2. percetakan BMM 2. Pelan
Kelas
Guru Pembangun
SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM kepada murid an
GPK Hem
3. Kelas / waris
Pendidikan
GPK Malaysia
Guru Kelas Mengumpul Borang BMM yang telah 2013 –
Hem/Guru
4. dilengkapkan murid / waris
SPBT 2025
GPK
Membuat semakan BMM dan dokumen
Guru Kelas sokongan dan menyediakan enrolmen Hem/Guru
5. SPBT
yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
P SPBT untuk meluluskan murid yang layak Guru Kelas
6.
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris tentang
7 Guru Kelas GPK Hem
kelulusan permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid GPK Hem /
8
yang layak Guru Kelas

9 Guru SPBT Mengisi borang keperluan SPBT Guru Kelas

PK HEM Membuat semakan borang pesanan Guru SPBT/

10
BTBTR 190 dan Buku Stok Guru Kelas
GPK Hem /
Mengesahkan borang pesanan BTBTR
11 P Guru SPBT /
190 dan Buku Stok
Guru Kelas
12 PK HEM / Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit Guru Kelas
Guru SPBT SPBT Jabatan Pendidikan

62
 URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks daripada

pembekal. Melalui invois, sila pastikan
bahawa

Guru SPBT a) Kod dan nama sekolah betul GPK Hem /

13
Guru Kelas
b) Judul buku dan bilangan buku adalah
sama seperti dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan dalam keadaan

baik

Mengisi invois berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
Guru SPBT / b) Menulis tarikh penerimaan buku
14 PT c) Meletakkan cap sekolah P/GPK Hem
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP

Menghantar pelaporan penerimaan buku

15 PK HEM / teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan P
Guru SPBT Negeri

URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat buku teks yang PT

Guru SPBT rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.

Menyediakan bilangan naskah yang telah

17 Guru SPBT / GPK Hem
rosak menggunakan borang Kew.300 V
PT

Melaksanakan proses pelupusan selaras

18 Guru SPBT / dengan keperluan Akta Arkib yang GPK Hem
PT sedang berkuatkuasa.

Guru SPBT /
19 PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi. GPK Hem

63
 6. CARTA ALIR
Aktiviti 14 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks Mula
Tanggungjawab Proses Kerja
Tempoh masa
Mula TEKS
PINJAMAN BUKU
P Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT seterusnya 30 minit

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid

(BMM)
390 minit
GK Mengedarkan BMM kepada murid /
waris
30 minit
GK Mengumpulkan dan membuat semakan
BMM yang telah dilengkapkan oleh
murid / waris 390 minit

GK Menyediakan senarai enrolmen murid

yang layak
30 minit

P Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa

SPBT
180 minit

Memaklumkan murid / waris keputusan 60 hari

GK
permohonan SPBT
30 minit

G SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid

yang layak
60 minit

Mengisi borang keperluan SPBT

G SPBT
BTBTR 190
30 minit

GPK HEM Membuat semakan borang

BTBTR 190
15 minit
Mengesahkan borang BTBTR
P 190
15 minit

GPK HEM / G SPBT Menghantar borang BTBTR 190

ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan 60 minit

64
 7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 14 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS

1.
Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT yang selanjutnya.
Menerima arahan serta menyelaras
2.
percetakan BMM

Mengedarkan Borang BMM kepada

3
murid / waris

Mengumpul Borang BMM yang telah

4.
dilengkapkan murid / waris

Membuat semakan BMM dan

5. dokumen sokongan dan menyediakan
enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
6. SPBT untuk meluluskan murid yang
layak menerima SPBT
Memaklumkan murid / waris tentang
7.
kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen
7.
murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

Membuat semakan borang pesanan

9.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Mengesahkan borang pesanan
10.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Menghantar borang BTBTR 190 ke
Unit SPBT Jabatan Pendidikan
11.

13. URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS

a) Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,
sila pastikan bahawa;
b) Kod dan nama sekolah betul
c) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam BTBTR
Kew. 460
d) Buku yang dibekalkan dalam
keadaan baik

65
 Memastikan invois diisi berdasarkan;
a) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
14. c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

16. Mengasing dan mengikat buku teks

yang rosak. Buku Pendidikan Islam
hendaklah diasingkan.
Menyediakan bilangan naskah yang
17. telah rosak menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib
yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan
19.
dokumentasi.

66
PROSES KERJA

Aktiviti 15 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

PEGAWAI LAIN UNDANG-

TANGGUNG YANG ADA UNDANG,
BIL. PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Memerima Surat Setuju
Terima (SST) dan Dokumen
1. P Kontrak daripada JPN/ PPD

Menyemak Dokumen Kontrak

2. P

Membuat penurunan kuasa

3. P pemantauan keperluan
kontrak kepada GPK HEM

4. P Melaksanakan pemantauan
berdasarkan keperluan
kontrak
Sekiranya berlaku
5. P ketidakpatuhan, tindakan
susulan perlu diambil
Menyediakan laporan
perkhidmatan dan penilaian
6. GPK HEM prestasi .
.

Membuat pengasahan
7. P laporan perkhidmatan dan
penilaian prestasi

Mengantar laporan
perkhidmatan dan penilaian
8. PT prestasi ke JPN/PPD untuk
proses pembayaran

Merekod dan
9. GPK HEM mendokumentasi

67
CARTA ALIR

Aktiviti 15 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Menerima Surat Setuju Terima

P (SST) dan Dokumen Kontrak
daripada JPN/ PPD

Menyemak Dokumen Kontrak

P
Membuat penurunan kuasa
P pemantauan keperluan kontrak
kepada GPK HEM

P
Melaksanakan pemantauan
berdasarkan keperluan kontrak
Tidak
P patuh
Patuh Pematuhan kontrak
Tindakan
susulan

GPK HEM Menyediakan laporan perkhidmatan

dan penilaian
Membuat prestasi laporan
pengesahan
P perkhidmatan dan penilaian prestasi

GPK HEM Mengantar laporan perkhidmatan

dan penilaian prestasi ke JPN/PPD
untuk proses pembayaran

PT
Merekod dan mendokumentasi

TAMAT

68
SENARAI SEMAK

Aktiviti 15 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Memerima Surat Setuju Terima (SST)

dan Dokumen Kontrak daripada JPN/
1. PPD

Menyemak Dokumen Kontrak

i. Biodata
2.
ii. Tapisan Keselamatan
iii. Laporan Kesihatan
iv. Senarai Bahan

Membuat penurunan kuasa

pemantauan keperluan kontrak
3. kepada GPK HEM

Melaksanakan pemantauan
4.
berdasarkan keperluan kontrak

Sekiranya berlaku ketidakpatuhan,

5. tindakan susulan perlu diambil

Menyediakan laporan perkhidmatan

6. dan penilaian prestasi

Membuat pengasahan laporan

perkhidmatan dan penilaian prestasi
7.

Mengantar laporan perkhidmatan dan

penilaian prestasi ke JPN/PPD untuk
8 proses pembayaran

9 Merekod dan mendokumentasi

69
 PROSES KERJA

Aktiviti 16 : Pengurusan Pendaftaran Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
YANG ADA
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA PERATURAN
HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Mengenal pasti murid yang yang

19. PK HEM/PT PK
akan mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan
20. PK HEM/ PT PGB
kemasukan murid
Mendapatkan salinan dokumen
yang diperlukan seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
b. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
21. PK HEM/ PT penjaga PK
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
Bil air/letrik/cukai pintu
Menetapkan kemasukan murid ke
22. PKP Guru Kelas
kelas bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid
23. Guru Data Guru Kelas
masuk melalui sistem APDM
Memastikan data murid yang
24. Guru Kelas lengkap dan tepat melalui sistem Guru Data
APDM
25. Guru Kelas Menyemak dan mengemaskini PK
dokumen fail peribadi murid yang
mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan
Terakhir (jika berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran
Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian

70
 5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

Mendaftar murid ke dalam buku

8. Guru Kelas PK
daftar rasmi sekolah

9. Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi PK

CARTA ALIR

Aktiviti 16 : Pengurusan Pendaftaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Mengenal pasti murid yang yang akan

PK HEM/PT
mendaftar masuk
2 Minit

Mendapatkan dokumen kelulusan 2 Minit

PK HEM/ PT
kemasukan murid

5 Minit
PK HEM/ PT Mendapatkan salinan dokumen yang
Tidak
Lengkap? diperlukan

Ya

PKP 10 Minit
Menetapkan kemasukan murid ke kelas
bersuaian

Guru Data Menguruskan pendaftaran murid masuk

5 Minit
melalui sistem APDM

TAMAT Memastikan data murid yang lengkap dan

Guru Kelas
tepat melalui sistem APDM
10 Minit

Menyemak dan mengemaskini dokumen

Guru Kelas
fail peribadi murid
60 Minit

Mendaftar murid ke dalam buku daftar

Guru Kelas
rasmi sekolah
5 Minit

71
 Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi
3 Minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 16 : Pengurusan Pendaftaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar

1.
masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan
2.
murid
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
3. b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu

4. Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian

Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui

5.
sistem APDM
Memastikan data murid yang lengkap dan tepat
6.
melalui sistem APDM
Menyemak dan mengemaskini dokumen fail
peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika
berkaitan)
7. 2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

72
 Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi
8.
sekolah

9. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 17 : Pengurusan Pertukaran Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BIL TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
. JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PK / PT Mengenal pasti murid yang akan Guru Kelas
bertukar keluar

2. PK / PT Menyerahkan borang pertukaran Guru Aliran

kepada pemohon

3. PK /GAB/PT Memastikan borang lengkap diisi dan P

maklumat tepat sebanyak 5 salinan

4. GAB/PT Mendapatkan salinan dokumen yang PK HEM

diperlukan seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
b. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu
5. P Mengesahkan permohonan pertukaran PK HEM
murid keluar

6. PK / PT Menyerahkan dokumen permohonan PK

yang lengkap kepada pemohon untuk
proses kelulusan
7. PK / PT Selepas Kelulusan P
Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid

73
 8. PK /GAB/PT Penyerahan dokumen fail peribadi murid PK/Guru Aliran
kepada pemohon yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan
Terakhir
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran
Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan
9. Guru data Mengeluarkan data murid dari sekolah Guru Kelas
melalui sistem APDM

10. PT Rekod dan dokumentasi PK HEM

Aktiviti 17 : Pengurusan Pertukaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Mengenal pasti murid yang akan bertukar

PK / PT
keluar
5 Minit

Menyerahkan borang pertukaran kepada 2 Minit

pemohon
PK / PT

Memastikan borang lengkap diisi dan 2 Minit

maklumat tepat sebanyak 5 salinan
PK /GAB/PT

Mendapatkan salinan dokumen yang 3 Minit

diperlukan
GAB/PT

Mengesahkan permohonan pertukaran

P
murid keluar
2 Minit

Menyerahkan dokumen permohonan yang

PK / PT lengkap kepada pemohon untuk proses
kelulusan 2 Minit
TAMAT
PK / PT Selepas Kelulusan

74
 Mendapatkan 1 salinan kelulusan 2 Minit
permohonan pertukaran murid

Penyerahan dokumen fail peribadi murid

PK /GAB/PT
kepada pemohon
10 Minit

Mengeluarkan data murid dari sekolah

Guru data
melalui sistem APDM
5 Minit

PT
Rekod dan dokumentasi 3 Minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 17 : Pengurusan Pertukaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Mengenal pasti murid yang akan bertukar

1.
keluar
Menyerahkan borang pertukaran kepada
2.
pemohon
Memastikan borang lengkap diisi dan
3.
maklumat tepat sebanyak 5 salinan
Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
4. b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu
Mengesahkan permohonan pertukaran
5.
murid keluar
Menyerahkan dokumen permohonan
6. yang lengkap kepada pemohon untuk
proses kelulusan
Selepas Kelulusan
7. Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid
8. Penyerahan dokumen fail peribadi murid
kepada pemohon yang mengandungi:

75
 7. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
8. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
9. Buku Rekod Kesihatan Murid
10. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
11. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
12. Sijil-sijil Pengiktirafan
Mengeluarkan data murid dari sekolah
9.
melalui sistem APDM

10. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 18 : Lawatan Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menyediakan kertas cadangan
dan mendapatkan kelulusan
GAB P
1. daripada Pengetua atau Guru
Besar
2. Mengedar dan mendapatkan
GAB IBU BAPA
kebenaran daripada waris.
Mengadakan mesyuarat
3. GAB PK
penyelarasan.
Menyediakan dokumen bagi
mendapatkan kelulusan aktiviti
4. GAB JPN/PPD
daripada JPN/PPD (35 Hari
sebelum tarikh lawatan).
Mengesahkan permohonan
5. P GAB
lawatan murid
Memberi taklimat kepada peserta
6. GAB PK
lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan
7. GAB PK
peraturan secara bertulis.
8. GAB Memaklumkan pergerakan HOSPITAL
kepada hospital/pusat kesihatan, BALAI POLIS
balai polis dan JPN/PPD yang JPN

76
 berhampiran dengan tempat
PPD
lawatan.
Memastikan Kotak Pertolongan
Cemas diperiksa,peralatan
9. GAB PK
mencukupi serta sentiasa ada
bersama sepanjang aktiviti
Mencatat pergerakan dalam buku
10. GAB PK
log
Membuat dan menghantar
laporan lawatan dan laporan
11. GAB P
perbelanjaan secara bertulis
kepada pelulus
Perekodan dan
12. GAB PK
pendokumentasian

77
 CARTA ALIR
Aktiviti 18 : Pengurusan Lawatan murid

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

PK HEM Menyediakan kertas cadangan dan

mendapatkan kelulusan daripada P 2880 minit

GAB Mengedar dan mendapatkan kebenaran 1440 minit

daripada waris

PK HEM Mengadakan mesyuarat penyelarasan 120 minit

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan

PK HEM kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari 60,480 minit/ 6 minggu
sebelum tarikh lawatan)

P Mengesahkan permohonan lawatan murid

1440 minit

PK HEM Memberi taklimat kepada peserta lawatan

dan waris

Menyediakan arahan dan peraturan 20 minit

PK HEM secara bertulis

Memaklumkan pergerakan kepada

GAB hospital/pusat kesihatan, balai polis dan 1440 minit
JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat
lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan 4320 minit

GAB sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log 4320 minit

GAB

Membuat dan menghantar laporan lawatan

GAB dan laporan perbelanjaan secara bertulis
kepada Pengetua atau Guru Besar 1440 minit

GAB Perekodan dan pendokumentasian 20 minit

78
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 18 : Pengurusan Lawatan Murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan

1. kelulusan daripada P

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris

2.

Mengadakan mesyuarat penyelarasan

3.

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan

aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)
4.

Mengesahkan permohonan lawatan murid

5.

Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris

6.

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis

7.

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat

kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran
8. dengan tempat lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada

9. bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log

10.

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan

11. perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau Guru
Besar

Perekodan dan pendokumentasian

12.

79
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal

SENARAI BORANG

KOD BORANG
BIL. BORANG

1.

2.

3.

4.

5.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

80
BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 AJK Panitia

5.

81