Professional Documents
Culture Documents
JPN
PPD
1
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >
PENGETUA
CARTA FUNGSI
2
PENOLONG KANAN PENTADBIRAN
Bertanggungjawab dalam
memastikan pelaksanaan selaras
dengan dasar KPM
Bertanggungjawab dalam hal-hal
pengurusan, pentadbiran, sumber
manusia dan kewangan sekolah.
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-
sgensi luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa
PENGURUSAN PENGOPERASIAN
3
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan Pentaksiran
Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal pentadbiran pejabat
merangkumi pengurusan aset dan perolehan
d. Membantu merancang dan memantau urusan persekitaran dan kemudahan
fizikal
e. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
f. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar
PENGURUSAN KURIKULUM
4
DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Pentadbiran Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK(P) WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG
GRED JAWATAN DG48 Pendidikan
UTAMA
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN
Tetap < Nama PK(P)>
JAWATAN OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
<nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 2>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 2>
Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan
5
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Merancang, merangka dan 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan
menetapkan program/ aktiviti strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan
pengurusan sekolah yang data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
komprehensif bagi memastikan kualiti pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan
sekolah meningkat secara konsisten. program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal
pentadbiran pejabat merangkumi pengurusan aset dan
perolehan
4. Membantu merancang dan memantau urusan
persekitaran dan kemudahan fizikal
5. Membantu merancang dan melaksanakan
pembangunan sumber manusia meliputi latihan
personel dan penilaian prestasi bagi guru
6. Membantu merancang dan melaksanakan program
lawatan dan hubungan dengan pihak luar
6
DIMENSI
● Kategori Sekolah :
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Penolong Kanan:
● Bilangan Guru :
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan
ATAU
● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;
KOMPETENSI
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 44 sekurang-kurangnya 3 tahun
7
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
1. P untuk mengumpul data PK(P)
yang diperlukan
PK(P) Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
menggabungkan data
3. PK(P) GAB
yang dikumpul (sekiranya
perlu)
Melaksanakan verifikasi PK(P)/GAB
4. P
dan validasi data
Membuat pengesahan ke
PK(P)/GAB
5. P atas data yang telah
disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK(P) menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan GAB
7. PK(P)
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
8. PK(P)/GAB PK(P)
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan GAB
9. PK(P)
tindakan susulan
Membuat pengesahan ke
GPK/GAB/
10. P atas laporan yang telah
PM
dikemaskini
11. AKP Rekod dan dokumentasi P
8
CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB
PK(P)
PK(P)
PK(P)
PK(P)
9
K(P)/GAB
PK(P)
AKP
Memasukkan data/menggabungkan
data yang dikumpul (sekiranya
perlu)
10
Membuat pengesahan ke atas data
yang telah disemak dan dikemaskini
Mula
11
at
Tamat
SENARAI SEMAK
12
Membuat tindakan susulan (tindakan
pembetulan, pencegahan dan
8.
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.
PROSES KERJA
Menubuhkan Jawatan
1. P Kuasa Perancangan PK PEKELILING
Strategik KEMAJUAN
PENTADBIRAN AWAM
Mengenal pasti isu BILANGAN 2 TAHUN
2. P PK
strategik sekolah 2005
13
dan Pelan Operasi
Pelaksanaan Pelan
7. PK/GAB P/ PK
Operasi
Melaksanakan kajian
8. P semula dan menambah PK
baik
Mendokumentasikan
9. Jawatankuasa P
Perancangan Strategik.
CARTA ALIR
MULA
P
Mengenal pasti isu strategik 180 minit
sekolah
P
Menetapkan matlamat sekolah 180 minit
14
Tidak lulus
Penambahbaikan
TAMAT
SENARAI SEMAK
15
merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
6. Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan
7. Sokongan
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
8. ● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
9.
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan
3. PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
A. PENYEDIAAN SOALAN
3. (Jika Soalan Tidak Setara)
GPK Pg
Menentukan
penyedia/penggubal soalan
dan skema jawapan
16
Pg
7
Menyemak JSU, draf soalan
KP dan skema jawapan serta GMP/Pg
mengadakan perbincangan
dengan guru mata pelajaran
10
Menerima soalan untuk
PAP GPK/KP/Pg
dicetak
17
GPK/SUP soalan dan diedar kepada
murid pada hari peperiksaan
kertas itu dijalankan
16 Mengawasi perjalanan
PPr peperiksaan
C. PENYEMAKAN KERTAS
18 JAWAPAN
SUP Menyerahkan skrip jawapan GMP
murid kepada guru mata
pelajaran setelah
peperiksaan selesai untuk
diperiksa mengikut skema.
21
Merekod markah dan analisis
GK ke dalam Buku/Kad/Slip GPK/SUP/
Pelaporan murid dan GMP
menyerahkan kepada
Pengetua/Guru Besar/GPK
untuk ditandatangani.
22
Menyerahkan Buku/Kad/Slip
GK Pelaporan murid kepada ibu PGB/GPK/
bapa/penjaga untuk disemak SUP/GMP
dan ditandangani serta
dikembalikan untuk disimpan
23
E. TINDAKAN SUSULAN
GMP Membentangkan analisis PGB/GPK/
peperiksaan dalam KP/GMP
mesyuarat panitia/
jawatankuasa kurikulum
24
Mengenalpasti kekuatan dan
GMP kelemahan murid. PGB/GPK/KP
18
25
Melaksanakan pengayaan /
GMP pemulihan berdasarkan PGB/GPK/KP
analisis item.
26 PGB/GPK/
GMP Merekod dan SUP/GK
mendokumentasi
3. CARTA ALIR
19
Tanggungjawab Proses Kerja
Mula
Mengadakan Mesyuarat
390
PGBminit
Jawatankuasa Peperiksaan
Menentukan
GPK
390 minit
penyedia/penggubal soalan
dan skema jawapan
Pg
390 minit Menyediakan muka hadapan
yang seragam
Menyediakan draf soalan
Pg
390 minit a) Jadual Spesifikasi Ujian (JSU)
b) Analisis Item/Soalan
c) Skema Jawapan
GPK Menyerahkan JSU, draf soalan dan
390 minit
skema jawapan kepada ketua panitia
2 hari untuk semakan
60 hari Ada isu
780 minit Menyemak JSU, draf soalan dan
skema jawapan serta mengadakan
perbincangan dengan guru mata
Tindakan Tiada isu pelajaran
pembetulan
20
Menyediakan Jadual Pengawasan 390 minit
PAP Peperiksaan
Tamat
3. SENARAI SEMAK
Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa Peperiksaan pada awal
1. tahun bagi merancang penilaian dan
peperiksaan
22
Menentukan penyedia/penggubal
4.
soalan dan skema jawapan
Muka hadapan soalan perlu
mengandungi butiran berikut :
a) Nama Sekolah
b) Nama Peperiksaan
c) Nama Mata Pelajaran
5.
d) Nama Murid
e) Tingkatan/Tahun / Kelas
f) Masa yang diperuntukkan
g) Arahan Am
h) Bilangan Halaman
Menyediakan draf soalan:
a) Jadual Spesifikasi Ujian (JSU)
6.
b) Analisis Item/Soalan
c) Skema Jawapan
Menyerahkan JSU, draf soalan dan
7. skema jawapan kepada ketua panitia
untuk semakan
Menyemak JSU, draf soalan dan
skema jawapan serta mengadakan
8. perbincangan dengan guru mata
pelajaran (jika berkaitan) dan
meluluskan draf soalan.
9 Mengesahkan soalan
23
Merekod markah dan analisis ke
dalam Buku/Kad/Slip Pelaporan murid
21 dan menyerahkan kepada
Pengetua/Guru Besar/GPK untuk
ditandatangani
Menyerahkan Buku/Kad/Slip
Pelaporan murid kepada ibu
22 bapa/penjaga untuk disemak dan
ditandangani serta dikembalikan untuk
disimpan
Membentangkan analisis peperiksaan
23 dalam mesyuarat panitia/
jawatankuasa kurikulum
Mengenalpasti kekuatan dan
24
kelemahan murid
Melaksanakan pengayaan / pemulihan
25
berdasarkan analisis item
26 Merekod dan mendokumentasi
24
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
2. PGB/PK
Mengeluarkan surat akuan PK/GAB
terima (SAT) kepada pengadu.
3. PGB
Menyalurkan aduan kepada PK/GAB
pihak berkaitan.
Menghantar keputusan
8. PK/GKMP/GAB
siasatan aduan bersama PGB
Borang Maklum Balas kepada
pengadu
9. Menyediakan analisis aduan PK
GKMP/GAB setiap bulan dan dilaporkan
dalam mesyuarat pengurusan
25
10. GAB/PT Rekod dan dokumentasi PGB
CARTA ALIR
MULA
26
TAMAT
PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. 120 minit
PGB
Pengesahan laporan 30 minit
GAB/PT 60 minit
Rekod dan dokumentasi
SENARAI SEMAK
27
2. Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada
pengadu.
4. Menjalankan siasatan
6. Menyediakan ulasan.
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. PGB Arahan pelaksanaan program
Petang
28
A. PERANCANGAN
2. PK(P)/ PK GKMP
Petang
Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :
a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK(P) / PK Menentukan kaedah GKMP
Petang pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. PGB Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada PGB Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK (P)/ PK pengukuran GKMP / GAB /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI
29
mesyuarat post mortem.
CARTA ALIR
30
Mula
PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit
Tidak lulus
PGB
Lulus
Penambahbaikan
PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit
Ada isu
Tindakan
pembetulan
Tiada isu
Tamat
5. SENARAI SEMAK
31
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
2. Mendapatkan kelulusan
3 Melaksanakan program
4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program
5. Kajian semula
6. Tindakan Susulan
7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan
PROSES KERJA
32
ADA
HUBUNGAN PUNCA KUASA
/ DIRUJUK
MAKLUMBALAS
PELANGGAN (Luar)
1. Akta Pendidikan
1. PGB Menubuhkan jawatan kuasa PK / PK 1996 (Akta 550)
pengurusan maklum balas. Petang 2. Pelan
Pembangunan
2. PK / PK Petang Menyediakan borang maklum GAB Pendidikan
balas pelanggan Malaysia 2013 –
2025
3. PGB Menyediakan Peti Cadangan/ GPK 3. Pekeliling
Maklum Balas Pelanggan di Kemajuan
tempat yang sesuai dan Perkhidmatan
berkunci Awam Bilangan 1
Tahun 2008:
4. PK / PK Petang Menyemak dan menganalisis GAB Panduan
maklum balas pelanggan Pengurusan
setiap bulan Perhubungan
Pelanggan
5. PK / PK Petang Membentangkan analisis PGB
dalam mesyuarat pengurusan
untuk tindakan susulan.
TAHAP KEPUASAN GURU
DAN STAF (Pelanggan
Dalam)
PENGURUSAN MAKLUM
BALAS MURID (Pelanggan
Dalam)
33
11 PK / PK Petang Mengumpul dan menganalisis GAB
data.
CARTA ALIR
PK / PK Petang
Sedia borang maklum balas 390 minit
PGB 34
Sedia peti maklum balas 1170 minit
Tindakan
Pembetulan dan Ada isu
Penambahbaikan
Tiada isu
TAMAT
SENARAI SEMAK
MAKLUMBALAS PELANGGAN
3
Menyediakan Peti Cadangan / Maklum Balas
35
Pelanggan di tempat yang sesuai dan berkunci
a) Menyediakan peti cadangan
b) Meletakkan peti cadangan di tempat yang
telah ditetapkan
c) Memastikan kunci pada setiap peti maklum
balas
36
Mengumpul dan menganalisis data.
a) Mengumpul dan menyatukan borang
maklum balas
b) Melaksanakan analisis maklum balas
Mengadakan sesi perbincangan profesional
12. dengan guru berdasarkan dapatan analisis
maklum balas.
PROSES KERJA
37
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu
5. GAB GAB
dari tarikh penerimaan.
Menyediakan senarai daftar aset
6. GAB (Harta Modal / Aset Alih Bernilai PT
Rendah).
Menanda pengenalan aset (melabel/
7 PT mengecat/ mencetak timbul) dengan GAB
“Hak Kerajaan Malaysia”
Menempatkan Aset / Mengemaskini
8 GAB PT
penempatan aset.
Merekod dan mengawal pergerakan
9 PT GAB
aset.
38
Proses Kerja Tempoh
Tanggungjawab
Masa
Mula
GAB
Penerimaan aset 60 minit
Laporan lengkap
GAB
2 hari Laporan penerimaan 120 minit
60 hari
Mula
GAB
Daftar aset 120 minit
GAB
Sediakan Daftar Aset 1920 minit
PT
Tanda pengenalan 180 minit
GAB
Penempatan aset 60 minit
GAB Lengkap
Kemaskini senarai aset 30 minit
GAB
Periksa kerosakan aset (jika ada) 30 minit
PGB
SENARAI SEMAK Pemeriksaan aset 80 minit
Tamat
39
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
40
● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
13. ● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
14. Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-
12 kepada Pegawai Pengawal.
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
41
Membuat permohonan perolehan GPK/ GPK
1. PT 1PEKELILING
berdasarkan keperluan. Petang/ GAB
Meluluskan permohonan PERBENDAHARA
GPK/ GPK AN (1PP):
2. PGB perolehan jika peruntukan
Petang Perolehan
mencukupi.
Memilih pembekal yang berdaftar Kerajaan
dengan organisasi atau pembekal
PT yang berkelayakan jika pembekal 1PEKELILING
3. PGB PERBENDAHARA
berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan AN (1PP): Tadbir
tersebut. Urus Kewangan
Mengemukakan permohonan
4. PT PGB
untuk kelulusan.
Membuat permohonan melalui
5. PT PGB
sistem.
Mengeluarkan Pesanan
6. PT PGB
Tempatan/ Inden.
Menerima dan mengesahkan GPK/ GPK
7. PGB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ Petang/
kerja. GAB/ PT
8. PT Memproses pembayaran. PGB
GPK/ GPK
9. PT Menilai prestasi pembekal. Petang/
GAB/
GPK/ GPK
Menyediakan analisis prestasi
10. PT Petang/
pembekal.
GAB/
Melaporkan laporan prestasi
11. PT PGB
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
12. PT PGB
berdasarkan prestasi semasa.
13 PT Rekod dan dokumentasi PGB
CARTA ALIR
Mula
42
Permohonan perolehan 20 minit
Kelulusan 30 minit
PT
PGB
PT
PT
PT
PT
PGB
Tamat
PT
PT
PT
PT
PT
PT
SENARAI SEMAK
43
peruntukan mencukupi.
Memilih pembekal yang berdaftar dengan
organisasi atau pembekal yang berkelayakan
3 jika pembekal berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan tersebut.
8. Memproses pembayaran.
PROSES KERJA
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
1. PGB Mewujudkan permintaan sebut PPD / JPN
harga seperti berikut: 1PEKELILING
a. Menyediakan dokumen PERBENDAHARA
44
sebut harga. AN (1PP):
b. Membuat pelawaan sebut Perolehan
harga. Kerajaan
c. Menerima tawaran sebut
harga. 1PEKELILING
Membuat keputusan pemilihan GPK / GPK PERBENDAHARA
2. PGB
dan pengesahan sebut harga. Petang AN (1PP): Tadbir
GPK / Memaklumkan keputusan sebut Urus Kewangan
3. GPK harga kepada pembekal yang PGB
Petang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan
4. PT Tempatan/ Inden/ Dokumen PGB
Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
5. PGB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PT
kerja.
Mengurus pembayaran. PGB
6. PT
Menilai prestasi pembekal. PGB
7. PT
Menyediakan analisis prestasi
8. PT pembekal. PGB
CARTA ALIR
Mula
PT
Tamat
SENARAI SEMAK
46
Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
3
pembekal yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/
4.
Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan perolehan
5.
bekalan/ perkhidmatan/ kerja.
6. Mengurus pembayaran.
PROSES KERJA
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mewujudkan permintaan sebut harga
seperti berikut: 1PEKELILING
● Menyediakan dokumen sebut
1. PGB
harga.
PPD /JPN PERBENDAHAR
● Membuat pelawaan sebut harga. AAN (1PP):
● Menerima tawaran sebut harga. Perolehan
2. PGB Meluluskan permintaan sebut harga PPD / JPN Kerajaan
melalui mesyuarat pembukaan sebut
harga.
47
● Surat lantikan jawatankuasa 1PEKELILING
● Dokumen PERBENDAHAR
Mendapatkan kelulusan teknikal dan
kewangan seperti berikut:
AAN (1PP):
a. perolehan bekalan dan Tadbir Urus
perkhidmatan: Kewangan
3. PGB PPD/ JPN
i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan
b. perolehan kerja, hanya satu
penilaian sahaja dibuat.
Membuat keputusan pemilihan dan
pengesahan sebut harga. .
4. PGB PPD/ JPN
● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga
5. PGB PPD/ JPN
kepada pembida yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/
6. PGB PGB
Inden/ Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
7. PGB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PPD / JPN
kerja.
8. PT Mengurus pembayaran. PGB
CARTA ALIR
Mula
SENARAI SEMAK
49
b. perolehan kerja, hanya satu penilaian sahaja
dibuat.
Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan
sebut harga. .
4. ● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
5. pembida yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen
6. Kontrak.
Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/
7. perkhidmatan/ kerja.
8. Mengurus pembayaran.
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
10. PGB GPK/ GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat.
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT -
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK EKOSISTEM
11. PGB
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
12. GAB Mencatat minit mesyuarat. PGB
● AKTA ARKIB
NEGARA
50
Mengedarkan minit mesyuarat dan
borang maklum balas dalam tempoh
14. GAB GAB
7 hari bekerja.
CARTA ALIR
MULA
PGB
Edar surat panggilan 240 minit
51
TAMAT
SENARAI SEMAK
52
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN
PROSES KERJA
53
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
1. memastikan infratstruktur dan
PGB PK
1 persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
2.
PGB melaksanakan pemantauan PK/GKMP
2
secara berkala
3. Menyediakan jadual
PK HEM PGB
3 pemantauan
4. Melaksanakan pemantauan
AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
5. tindakan segera perlu diambil Pegawai
AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6.
AJK dibentangkan dalam PK/GKMP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
7.
PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan
8.
AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP
CARTA ALIR
54
MULA
Ya
Tindakan penyelesaian
Menyediakan
5850 minit
PK HEM jadual
pemantauan
Laksana
AJK pemantauan
berkala 120 minit
TAMAT
AJK
Aduan/Isu
120 minit
AJK
Laporan
180 minit
Tidak
AJK
Tindakan
susulan
AJK
Rekod dan
dokumentasi
SENARAI SEMAK
55
Aktiviti 10: Mengurus infrastruktur dan persekitaran
PROSES KERJA
56
Latihan Personel
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. PGB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.
Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
GPK/SU
4. Pengetua/Guru Besar untuk
LADAP
kelulusan.
1. Anjuran Dalaman
GPK/ SU i. Menyediakan Surat Jemputan
8. LADAP ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM
57
2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)
Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
GAB/ SU
11. SPL KPM Mengendali
LADAP
kan Kursus
Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
12. SU LADAP
untuk melaksana penilaian kendiri.
58
CARTA ALIR
780 min
GPK/SU Menyerahkan cadangan perancangan
LADAP latihan kepada Pengetua/Guru Besar
20 min untuk kelulusan.
SU LADAP
TAMAT
59
SENARAI SEMAK
1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG
60
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan
61
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
SEBELUM : Fail Am 435
Menerima Surat Arahan • Daftar
Pengetua/
1. Pelaksanaan PBPPP daripada Urus Setia TERHAD
Guru Besar
KSU/ KPM
TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP
PERINGKAT ORGANISASI
17. JK PBPPP
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
semua warga baru organisasi.
SEMASA PENILAIAN :
MEMANTAU
19. JK PBPPP
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi
Melalui
Mengemas kini status PYD yang tak sistem e-
20. JK PBPPP
dinilai
Prestasi
21. JK PBPPP Memantau pelaksanaan Penilaian Melalui
Pertama dan Akhir. sistem e-
Prestasi
(Laporan
Penilaian)
• Mengikut
63
takwim yang
telah
ditetapkan
JK PBPPP Menyerahkan Salinan Rekod
22.
& PP Borang Skor PP kepada PYD
Melalui
Pengetua / Memasukkan markah akhir PYD sistem e-
28.
Guru Besar yang diselaraskan.
Prestasi
Melalui
Pengetua / Menghantar markah akhir PYD sistem e-
29.
Guru Besar yang diselaraskan
Prestasi
64
CARTA ALIR
MULA
120 MINIT
Memastikan lantikan
Jawatankuasa PBPPP didaftarkan
GPK 1/SU dalam sistem e-Prestasi 390 MINIT
Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi
untuk pengesahan oleh organsasi 390 MINIT
GPK 1/SU
yang menyelia
65
Memastikan maklumat PPP
JK PBPPP dikemaskini sebelum penetapan/
pertukaran PP
60 MINIT
JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
JK PBPPP semua warga baru organisasi.
120 MINIT
66
Tak
Tindak
susul
JK PBPPP
Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa PBPPP bagi
JK PBPPP
pelarasan markah akhir PYD yang
terlibat.
67
SENARAI SEMAK
SEBELUM :
1. Menerima Surat Arahan Pelaksanaan
PBPPP daripada KSU/ KPM
2. Mengarahkan pendaftaran Fail
Pengurusan PBPPP
68
16. Senarai PP dan PYD diedarkan
TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP PERINGKAT
ORGANISASI
17.
Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman
PBPPP kepada semua warga baru
organisasi.
69
29. Menghantar markah akhir PYD yang
diselaraskan
PROSES KERJA
Aktiviti 13: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran
70
PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP
Semasa PdP
4.
GAB Memastikan suasana bilik darjah dalam GPK
keadaan kondusif.
71
Melaksanakan PdP dan membimbing
6. murid seperti yang telah dirancang
GAB dalam Buku Persediaan Mengajar GPK
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)
CARTA ALIR
72
TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH
15 MINIT
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
GAB
Rekod Persediaan Mengajar
GAB 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan
3 MINIT
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GAB
keadaan kondusif
3 MINIT
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
GAB
peralatan dan bahan yang diperlukan
Mula
3 MINIT
GAB
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid
73
SENARAI SEMAK
74
PROSES KERJA
Aktiviti 14 : Pengurusan Panitia
Menjalankan mesyuarat
4. GKMP/KP Jawatankuasa panitia mata KP
pelajaran sekurang-kurangnya 4
kali setahun.
10. KP PK
Rekod dan Dokumentasi.
75
CARTA ALIR
MULA
60 MINIT
PGB Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia
bagi semua mata pelajaran.
2730 MINIT
120 MINIT
Memastikan dokumen berikut disediakan.
GKMP/KP a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS
b) Rancangan Pelajaran Tahunan
c) Anggaran perbelanjaan tahunan
390 MINIT
KPT/PT TAMAT
Menerima, menyemak perolehan, merekod
dalam buku stok atau inventori dengan
kemaskini dari masa ke semasa.
KP
60 MINIT
Rekod dan Dokumentasi.
76
SENARAI SEMAK
77
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BI TANGGUN YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
L. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
A. JADUAL WAKTU INDUK DAN PERSENDIRIAN
Mengeluar arahan
1. PGB untuk penyediaan PKP/PK Petang Peruntukan masa
Jadual Waktu dalam Jadual
Waktu (SPI Bil.
Melantik 8/1990)
2. PGB Jawatankuasa Jadual
Waktu (JKJW) Pekeliling
Mengenalpasti mata Pemberitahuan
pelajaran, bilangan Undang-Undang
Am 531. ( PUA
kelas, bilangan guru,
531)
PKP/PK jawatan dan opsyen
3. GAB
Petang serta mematuhi
peruntukan masa
untuk setiap mata
pelajaran
PKP/PK Mematuhi peruntukan
4. PGB/JKJW
Petang/GK masa untuk setiap
78
mata pelajaran:
i. Menetapkan guru
MP/GAB mata pelajaran
ii. Agihan jumlah minit
guru mengajar
Menyedia
PKP/PK mengesahkan Jadual
5. Petang/JKJ Waktu Induk, PGB/JKJW
W Persendirian dan kelas
(sistem /manual)
Menyemak dan
mengesahkan
6. PGB mengesahkan Jadual JKJW
Waktu Induk,
Persendirian dan kelas
Mengedarkan Jadual
PKP/PK Waktu Peribadi dan
7. JKJW/ AKP
Petang Kelas kepada semua
guru
PKP/PK Rekod dan
8. JKJW
Petang dokumentasi
79
CARTA ALIR
MULA
80
GPK/PKP Rekod dan dokumentasi. 30 minit
TAMAT
SENARAI SEMAK
81
Mengedarkan Jadual Waktu Peribadi
7.
dan Kelas kepada semua guru
Menguruskan simpanan rekod dan
8. dokumentasi
● (sistem /manual)
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BI TANGGUN YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
L. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
B. JADUAL WAKTU GURU GANTI
Mengeluar arahan
untuk penyediaan
1. PGB PKP/PK Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
PKP/PK Mengenal pasti guru
2. AKP
Petang yang tidak hadir
Menentukan dan
PKP/PK
3. menyediakan Jadual PGB
Petang
Waktu Guru Ganti
Menyemak dan
PGB/PK
4. mengesahkan Jadual PKP/JKJW
Petang
Waktu Guru Ganti
5. PKP/PK Mengedar dan AKP/JKJW
Petang menerima Akuan
Penerimaan Slip
Jadual Waktu Guru
Ganti
82
PKP/PK Menyediakan Analisis
6. Petang/JKJ Guru Ganti setiap PGB
W bulan
PKP/PK Rekod dan
7. JKJW
Petang dokumentasi
CARTA ALIR
MULA
TAMAT
83
SENARAI SEMAK
84
● Data
● Bentuk laporan
Menguruskan simpanan rekod dan
7. dokumentasi
• (sistem /manual)
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUN YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Memaklumkan kepada
1. PGB semua guru tentang
pencerapan dalam
mesyuarat kurikulum
4. PGB Memberi
85
taklimat/bimbingan
kepada semua guru
tentang instrumen
pencerapan. (Rubrik
Penskoran SKPMg2
Standard 4 )
Menyediakan jadual
pencerapan guru dan
PGB/ mengagihkan tugas
GPK/ pencerapan di antara
5. Pengetua/Guru Besar, .
GKMP/
Guru-Guru Penolong
KP/GC Kanan, Guru Kanan
Mata Pelajaran,Guru
Cemerlang.
PGB/
GPK/ Menjalankan proses
6. pencerapan.
GKMP/
KP/GC
Membincangkan
PGB/ kekuatan dan
GPK/ kelemahan PdP
7.
GKMP/ dengan guru yang
KP/GC dicerap. Pencerapan
susulan (jika perlu).
PGB/
GPK/ Menyediakan analisis
8. dan laporan
GKMP/
pencerapan
KP/GC
PGB/
GPK/ Memfailkan dokumen
9. dan rekod pencerapan
GKMP/
KP/GC
86
CARTA ALIR
MULA
60 MINIT
PGB Melantik jawatankuasa pencerapan
Memberi taklimat/bimbingan
PGB kepada semua guru tentang 390 MINIT
instrumen pencerapan. (Rubrik
Penskoran SKPMg2 Standard 4 )
87
Menyediakan jadual pencerapan
guru dan mengagihkan tugas
PGB/GPK/GKMP/KP/ pencerapan di antara 390 MINIT
GC Pengetua/Guru Besar, Guru
Penolong Kanan, Guru Kanan
Mata Pelajaran,Guru Cemerlang.
PGB/GPK/GKMP/KP/
Membincangkan kekuatan dan
GC kelemahan PdP dengan guru yang 120 MINIT
Lemah dicerap.
Tindakan
Susulan
Dapatan perbincangan pencerapan 60 MINIT
Baik
PGB/GPK/GKMP/KP/
Memfailkan dokumen dan rekod
GC pencerapan 240 MINIT
SENARAITAMAT
SEMAK
Aktiviti 16: Mengurus Pencerapan Guru
4.
Memberi taklimat/bimbingan kepada
semua guru tentang instrumen
88
pencerapan. (Rubrik Penskoran
SKPMg2 Standard 4 )
PROSES KERJA
Mengeluarkan arahan
pelaksanaan semakan hasil
1. PGB/GPK GPK/GK/GP/GAB
kerja murid kepada semua
guru
89
Menyenaraikan hasil markah
5. PGB/GPK/ murid mengikut kategori GPK/GK/GP/GAB
GK/GP/GAB pencapaian
Mengenalpasti dan
membentangkan kekuatan dan
9. GPK/GK GAB
kelemahan semakan Hasil
Kerja Murid
Melaksanakan tindakan
10. GPK/GK/GAB penambahbaikan hasil GPK/GK
dapatan
11. GPK Menyediakan laporan penuh GK
CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB
PGB/GPK
PGB/GPK/GK/GP/GAB
90
PGB/GPK/GK/GP/GAB
PGB/GPK/GK/GP/GAB
PGB/GPK/GK/GP/GAB
PGB/GPK/GK/GP/GAB
PGB/GPK
GPK
GPK/GK
GPK/GK/GAB
GPK
91
PGB
PT
Menganalisis rekod
92
Mengenalpasti dan membentangkan
kekuatan dan kelemahan semakan Hasil
Kerja Murid
Mengesahkan laporan
93
SENARAI SEMAK
8. Menganalisis rekod
94
Melaksanakan tindakan penambahbaikan hasil
10.
dapatan
PROSES KERJA
95
Membuat pengasahan
7. PGB laporan perkhidmatan dan
penilaian prestasi
Mengantar laporan
perkhidmatan dan penilaian
8. PT prestasi ke JPN/PPD untuk
proses pembayaran
Merekod dan
9. GPK HEM mendokumentasi
CARTA ALIR
MULA
PGB
Menerima Surat Setuju Terima
(SST) dan PGBDokumen Kontrak
Menyemak Dokumen
daripada JPN/ PPD Kontrak
MembuatPGB/GPK HEM
penurunan kuasa
pemantauan keperluan kontrak
kepada GPK HEM
PGB
Melaksanakan pemantauan
berdasarkan keperluan kontrak
Tidak
patuh
PGB
Pematuhan kontrak
Tindakan Patuh
susulan
96
GPKPGB
60HEM
Menyediakan Minit
laporan perkhidmatan
dan penilaian prestasi
Membuat pengesahan laporan
780 Minit
perkhidmatan dan penilaian prestasi
GPK HEM
Mengantar laporan perkhidmatan
Minit dan penilaian prestasi ke JPN/PPD
untuk proses pembayaran
PT
Merekod dan mendokumentasi 360 Minit
TAMAT
SENARAI SEMAK
Melaksanakan pemantauan
4.
berdasarkan keperluan kontrak
97
Sekiranya berlaku ketidakpatuhan,
5. tindakan susulan perlu diambil
PROSES KERJA
98
balai polis dan JPN/PPD yang
JPN
berhampiran dengan tempat
PPD
lawatan.
Memastikan Kotak Pertolongan
Cemas diperiksa,peralatan
9. GAB PK
mencukupi serta sentiasa ada
bersama sepanjang aktiviti
Mencatat pergerakan dalam buku
10. GAB PK
log
Membuat dan menghantar
laporan lawatan dan laporan
11. GAB PGB
perbelanjaan secara bertulis
kepada pelulus
Perekodan dan
12. GAB PK
pendokumentasian
99
CARTA ALIR
Aktiviti 19: Lawatan murid
Tanggungjawab
Tempoh Masa Proses Kerja
100
SENARAI SEMAK
SENARAI BORANG
KOD BORANG
BIL. BORANG
1.
2.
3.
4.
5.
102
BIL. NAMA JAWATANKUASA
1 AJK Panitia
5.
103