CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH

JPN

PPD

GURU BESAR

PK PENTADBIRAN & PK HAL EHWAL MURID PK PK PETANG PK PENDIDIKAN

KURIKULUM KOKURIKULUM KHAS

1
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >

GURU BESAR

PK HAL EHWAL PK PENDIDIKAN

PK PENTADBIRAN PK KOKURIKULUM PK PETANG
MURID KHAS

2
 CARTA FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL ELWAL MURID

Bertanggungjawab dalam
peningkatan sahsiah murid serta
memastikan pelaksanaan selaras
dengan dasar KPM
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-sgensi
luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN
Pengurusan Organisasi Pengurusan Hal Ehwal
Pengurusan Murid
Pembangunan Sumber
Manusia
Pengurusan Perhubungan
Luar

3
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID

a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin murid

b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling murid
c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan,
kebajikan dan keceriaan sekolah
d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan
kebersihan bangunan dan kawasan
f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku

4
 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Hal Ehwal Murid Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK HEM WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG
GRED JAWATAN DG32 Pendidikan
UTAMA
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN
Tetap < Nama Pengetua>
JAWATAN OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 2>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 2>

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menbantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan hal ehwal
murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang
seimbang dan menyeluruh.

5
 AKAUNTABILITI
Membantu merancang,
merangka dan
menyelaraskan program/
aktiviti pengurusan sekolah
yang komprehensif bagi
memastikan kualiti sekolah
meningkat secara konsisten.
Membantu merancang dan
mentadbir pengurusan hal
ehwal murid bagi
memastikan keselamatan,
kebajikan dan
kemenjadian murid secara
menyeluruh
Melaksanakan PdP bagi memastikan
murid menerima
pembelajaran berdasarkan
dasar kurikulum kebangsaan
TUGAS UTAMA
1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,
pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan
mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan
pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan
rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber
manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan
hubungan dengan pihak luar
1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program
disiplin murid
2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan
dan kaunseling murid
3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program
kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah
4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan
dan kebersihan bangunan dan kawasan
5. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan
kedai buku
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
6
 DIMENSI
● Kategori Sekolah:

● Gred Sekolah:

● Bilangan Sesi Persekolahan:

● Bilangan Guru:

● Bilangan AKP:

● Bilangan Murid:
Bilangan Kelas:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

KOMPETENSI
● Kemahiran pedagogi

● Kemahiran membimbing

● Kemahiran kepimpinan

● Kemahiran merancang dan menganalisis

● Kemahiran membuat keputusan

● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun

● Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun

● Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun

7
PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Data

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
1. GB untuk mengumpul data PK(P)
yang diperlukan
PK HEM Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
menggabungkan data
3. PK HEM GAB
yang dikumpul (sekiranya
perlu)
Melaksanakan verifikasi PK(P)/GAB
4. GB
dan validasi data
Membuat pengesahan ke
PK(P)/GAB
5. GB atas data yang telah
disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK HEM menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan GAB
7. PK HEM
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
8. PK HEMGAB PK(P)
pencegahan dan
penambahbaikan)

8
 berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan GAB
9. PKHEM
tindakan susulan
Membuat pengesahan ke
GPK/GAB/
10. GB atas laporan yang telah
PM
dikemaskini
11. AKP Rekod dan dokumentasi GB

CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan Data

TANGGUNGJAWAB

GB

PK HEM

PK HEM

GB

GB

9
 PK HEM

PK HEM/ GAB

PK HEM

GB

AKP

PROSES KERJA TEMPOH

Mengeluarkan arahan untuk

mengumpul data yang diperlukan

Mengumpul data dari sumber-

sumber yang berkaitan

Memasukkan data/menggabungkan
data yang dikumpul (sekiranya
perlu)

10
Melaksanakan verifikasi dan validasi
data

Membuat pengesahan ke atas data

yang telah disemak dan dikemaskini

Menganalisis data dan

menyediakan laporan berdasarkan
keperluan

Membentangkan laporan dalam

mesyuarat pengurusan

Membuat tindakan susulan

(tindakan pembetulan, pencegahan
dan penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.

Menyediakan laporan tindakan

susulan

Membuat pengesahan ke atas

laporan yang telah dikemaskini

Rekod dan dokumentasi

Mula

11
 Data perlu Data mengikut

diubahsuai kehendak dan

at
Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan Data

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan arahan untuk
1.
mengumpul data yang diperlukan
Mengumpul data dari sumber-sumber
2.
yang berkaitan
Memasukkan data / menggabungkan
3.
data yang dikumpul (sekiranya perlu)

12
 Melaksanakan verifikasi dan validasi
4.
data
Membuat pengesahan ke atas data
5.
yang telah disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan menyediakan
6.
laporan berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan dalam
7.
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan (tindakan
pembetulan, pencegahan dan
8.
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.

9. Menyediakan laporan tindakan susulan

Membuat pengesahan ke atas laporan

10.
yang telah dikemaskini

11. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-UNDANG,

TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
JAWAB
DIRUJUK PUNCA KUASA

Menubuhkan Jawatan Kuasa PEKELILING

1 GB PK
Perancangan Strategik KEMAJUAN

13
 PENTADBIRAN AWAM
2 GB Mengenal pasti isu strategik sekolah PK
BILANGAN 2 TAHUN
2005

3 GB Menetapkan matlamat sekolah PK Garis Panduan Bagi

Mewujudkan Petunjuk-
Petunjuk Prestasi
Utama Atau Key
4 Jawatankuasa Analisis persekitaran (SWOT) GB/ PK/ GAB Performance Indicators
(KPI) dan
Melaksanakan
Penyediaan Perancangan Strategik, Pengukuran Prestasi di
5 Jawatankuasa GB/ PK/ GAB Agensi Kerajaan
Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

Kelulusan Perancangan Strategik,

6 GB PK
Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

7 PK/GAB Pelaksanaan Pelan Operasi GB/ PK

Melaksanakan kajian semula dan

8 GB PK
menambah baik

Mendokumentasikan Perancangan
9 Jawatankuasa GB
Strategik.

CARTA ALIR

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 minit

14
Perancangan Strategik

Mengenal pasti isu strategik 180 minit

 GB

GB

GB

SENARAI SEMAK

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa
1. ● Mengenal pasti guru yang akan menguruskan
perancangan strategik
2. Mengenal pasti isu strategik sekolah

15
 ● Surat arahan

● Pengumpulan data dan laporan

● Bengkel
Menetapkan matlamat sekolah

3. ● Surat arahan

● Bengkel
Analisis persekitaran (SWOT)

4. ● Faktor membantu pencapaian objektif

● Faktor menjejas pencapaian objektif

Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal
dan Pelan Operasi
● Semakan Perancangan Strategik sedia ada

5. ● Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan

Strategik
● Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang
merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
6. Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan
Sokongan
7.
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan

● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi

Pelaksanaan Pelan Operasi

8. ● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah

● Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
9.
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi

● Keputusan penambahbaikan

10. Rekod dan dokumentasi

16
PROSES KERJA

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
DIRUJUK

1. PK HEM Menerima dan GB

merekod aduan
Mengeluarkan surat
2. GB/PK akuan terima (SAT) PK/GAB
kepada pengadu.
Menyalurkan aduan
3. GB kepada pihak PK/GAB
berkaitan.

4. PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan GB

5. PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil GB

siasatan .

6. PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. PK

7. GB Mengesahkan laporan PK/GKMP/GAB

Menghantar keputusan
siasatan aduan
8. PK/GKMP/GAB bersama Borang GB
Maklum Balas kepada
pengadu
Menyediakan analisis
9. GKMP/GAB aduan setiap bulan PK
dan dilaporkan dalam
mesyuarat pengurusan

10. GAB/PT Rekod dan GB

dokumentasi

CARTA ALIR
17
Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

PK HEM Menerima dan merekod aduan 60 minit

Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada 30 minit

GB/PK pengadu.

Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan. 90 minit

GB

Menjalankan siasatan 2730 moniti

PK/GKMP/GAB

PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . 60 minit

PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. 120 minit

GB
Pengesahan laporan 30 minit

PK/GKMP/GAB Menghantar keputusan siasatan aduan bersama 390 minit

Borang Maklum Balas kepada pengadu

GKMP/GAB 300 minit

Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan
dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

GAB/PT Rekod dan dokumentasi

60 minit

18
SENARAI SEMAK

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Menerima dan merekod aduan

2.
Mengeluarkan surat akuan terima
(SAT) kepada pengadu.

3.
Menyalurkan aduan kepada pihak
berkaitan.

4. Menjalankan siasatan

5. Melaporkan hasil siasatan .

6. Menyediakan ulasan.

Menghantar keputusan siasatan aduan

7. bersama Borang Maklum Balas
kepada pengadu
Menyediakan analisis aduan setiap
8 bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat
pengurusan

19
 9 Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
1. memastikan infratstruktur dan
GB PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
2. GB melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala
Menyediakan jadual
3. PK HEM GB
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
5. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. AJK PK/GKMP
dibentangkan dalam
20
 mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan

8. AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan
penyelesaian

GB Melantik Jawatankuasa

Beri arahan melaksanakan

GB
pemantauan secara berkala

Menyediakan 60 minit
PK HEM jadual

Laksana 5850 minit

AJK pemantauan
berkala

AJK 120 minit

Aduan/Isu

AJK
120 minit
Tidak
Laporan

21
AJK 180 minit
Tindakan
susulan

AJK
SENARAI SEMAK

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1.
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2.
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

Melaksanakan pemantauan secara

4.
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
7. Membuat tindakan susulan

22
 berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 5: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. GB Arahan pelaksanaan program
Petang
A. PERANCANGAN
2. PK HEM GKMP
Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program

23
3. PK HEM Menentukan kaedah GKMP
pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. GB Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada GB Petang
5. PK HEM Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK HEM pengukuran GKMP / GAB /
a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI

8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program PK(P) / PK

setelah program selesai. Petang
D. KEBERKESANAN
9. GB PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK HEM Membuat tindakan susulan GAB
berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

11. GAB Penilaian prestasi;

PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian Petang / GKMP
prestasi ke atas kumpulan
sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan
program.
12. PK HEM Membentangkan laporan GKMP / GAB
penilaian prestasi dalam
mesyuarat.

13. GKMP / GAB Membuat penambahbaikan PK (P)/ PK

berdasarkan keputusan Petang
mesyuarat.
14. GKMP/ GAB Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK

24
 CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

25
 Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
GB

Lulus
Penambahbaikan

GAB Melaksanakan program 1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan
pembetulan

Tiada isu

GB Kajian semula

PK Tindakan susulan 60 minit

GAB Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GAB Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GAB Merekod dan mendokumentasi 20 minit

Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 5 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

26
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam

mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

27
Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Mengenal pasti agensi-agensi yang

1. GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. GB dan PK PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah

Memberi arahan untuk melaksanakan

3. GB PK
program

Menerima arahan untuk melaksanakan

4. PK GB
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap

5. GAB PK
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja

6. PK PK/GKMP
daripada GB

Melaksanakan aktiviti mengikut

7. GAB PK/GKMP
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti

8. GAB PK/GKMP
yang dilaksanakan

Mengadakan mesyuarat post mortem

9. PK bagi mengenal pasti keberkesanan GB
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

28
Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan

60 minit
penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem 120 minit

GB dan PK Mengenal pasti

agensi

Mesyuarat awal
GB dan PK
bersama agensi

Arahan melaksanakan
GB
tugas

GAB Menyediakan kertas kerja

Laporan

Tidak 120 minit

PK berkesan

Laksana aktiviti
GAB

120 minit
GAB

TAMAT
P/GB dan PK 120 minit

Rekod dan 60 minit

GAB
dokumentasi

29
SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6.
daripada GB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

30
 PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
MAKLUMBALAS PELANGGAN
(Luar)
1. Akta Pendidikan
1. GB Menubuhkan jawatan kuasa PK / PK Petang 1996 (Akta 550)
pengurusan maklum balas. 2. Pelan
Pembangunan
2. PK / PK Petang Menyediakan borang maklum balas GAB Pendidikan
pelanggan Malaysia 2013 –
2025
3. GB Menyediakan Peti Cadangan/ GPK 3. Pekeliling
Maklum Balas Pelanggan di tempat Kemajuan
yang sesuai dan berkunci Perkhidmatan
Awam Bilangan 1
4. PK / PK Petang Menyemak dan menganalisis GAB Tahun 2008:
maklum balas pelanggan setiap Panduan
bulan Pengurusan
Perhubungan
5. PK / PK Petang Membentangkan analisis dalam GB Pelanggan
mesyuarat pengurusan untuk
tindakan susulan.
TAHAP KEPUASAN GURU DAN
STAF (Pelanggan Dalam)

Menyedia dan mengedar Borang

6. PK / PK Petang Tahap Kepuasan guru dan Staf GAB
sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

7 PK / PK Petang Menyediakan laporan analisis tahap GB

kepuasan guru dan staf untuk
dibentang dalam mesyuarat
pengurusan

8 GB Membuat tindakan pembetulan dan PK / PK Petang

penambahbaikan yang telah diputuskan
dalam mesyuarat pengurusan

9 PK / PK Petang Menyerahkan tindakan pembetulan dan GAB

penambahbaikan kepada Pihak
Pengurusan

14 PK / Petang Merekod dan mendokumentasi GAB

31
 CARTA ALIR

Aktiviti 7 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 minit

GB
Pengurusan Maklum Balas

PK / PK Petang 390 minit

Sedia borang maklum balas

GB 1170 minit
Sedia peti maklum balas

Tindakan
Ada isu
Pembetulan dan
Penambahbaikan
Tiada isu

TAMAT

32
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 7 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

MAKLUMBALAS PELANGGAN

1. Menubuhkan jawatan kuasa pengurusan maklum balas.

Mesyuarat penubuhan jawatan kuasa

Menyediakan borang maklum balas pelanggan

2. a) Mencetak borang maklum balas
b) Mengedar dan menempatkan borang berdekatan
dengan peti cadangan

Menyediakan Peti Cadangan / Maklum Balas Pelanggan

di tempat yang sesuai dan berkunci
3 a) Menyediakan peti cadangan
b) Meletakkan peti cadangan di tempat yang telah
ditetapkan
c) Memastikan kunci pada setiap peti maklum balas

Menyemak dan menganalisis maklum balas pelanggan

4. setiap bulan
a) Mengumpul dan menyatukan borang maklum balas
b) Melaksanakan analisis maklum balas

Membentangkan analisis dalam mesyuarat pengurusan

5. untuk tindakan susulan.
a) Menyediakan bahan pembentangan
b) Membentangkan laporan kepada GB

TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAF

6. Menyedia dan mengedar Borang Tahap Kepuasan guru

dan Staf sekurangkurangnya 1 kali setahun.
a) Mencetak borang maklum balas
b) Mengedarkan borang kepada semua guru
c) Pengumpulan dan analisis

Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan guru dan

7. staf untuk
dibentang dalam mesyuarat pengurusan
a) Menyediakan bahan pembentangan
b) Membentangkan laporan kepada GB

Membuat tindakan pembetulan dan penambahbaikan

8. yang telah diputuskan dalam mesyuarat pengurusan
a) Mengadakan mesyuarat tindakan pembetulan
b) Melaksanakan tindakan pembetulan

33
 9. Menyerahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan
penambahbaikan kepada Pihak Pengurusan

10. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

34
Aktiviti 8 : Pengurusan Mesyuarat

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
1. Menentu dan mengeluarkan surat
GB GPK/ GAB TRANSFORMASI
panggilan mesyuarat kepada ahli PENTADBIRAN
mesyuarat. AWAM
BIL. 2 TAHUN 2018
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK MyMESYUARAT -
2. PK HEM
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB EKOSISTEM
PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3. GAB Mencatat minit mesyuarat. GB

● AKTA ARKIB
4. GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB NEGARA

Mengedarkan minit mesyuarat dan

borang maklum balas dalam tempoh
5. PK HEM GAB
7 hari bekerja.

Mengambil tindakan hasil keputusan

GPK/ PK
6. PK HEM mesyuarat yang telah dipersetujui.
Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7. GAB
dapatan maklum balas. Petang/

8. GAB Rekod dan dokumentasi GB

CARTA ALIR

Aktiviti 8 : Pengurusan Mesyuarat

35
TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

GB
Edar surat panggilan 240 minit

PK HEM Laksana mesyuarat

360 minit

GAB Catatan minit mesyuarat.

360 minit

Sedia minit mesyuarat.

GAB 780 minit

PK HEM TAMAT Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit

GAB

Mengemaskini Rekod dan Fail. 60 minit

GAB

36
SENARAI SEMAK

Aktiviti 8 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat

kepada ahli mesyuarat.
● Agenda, tarikh, masa dan tempat
1.
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran

2. ● Perkara-perkara yang dibincangkan

● Keputusan-keputusan yang dibuat

● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
● Catatan minit
3.
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf

● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang
Maklum balas dalam tempoh 7 hari
5. bekerja.
● Rekod penghantaran

37
 Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan

7. Mengumpul dan menyatukan dapatan

maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. GB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

GPK/SU
2. Kompetensi dalam Sistem SPL KPM
LADAP
Mengkaji keperluan bidang latihan
GPK/ SU berdasarkan Analisis Keperluan
3.
LADAP Latihan

Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
GPK/SU
4. Pengetua/Guru Besar untuk
LADAP
kelulusan.

5. GB Meneliti cadangan dan menentukan

38
 jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

Latihan dalam takwim sekolah
GPK/ SU
6. selepas kelulusan Pengetua / Guru
LADAP
Besar.

GB Memberi arahan kepada GPK untuk

menguruskan kursus / latihan yang
7.
telah diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum ,

semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
GPK/ SU i. Menyediakan Surat Jemputan
8. LADAP ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
GAB penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk

menghadiri latihan.
GPK/
SU LADAP iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
/GAB menyediakan minit curai dan
diserahkan kepada Pengetua/Guru
9.
Besar/ Guru Penolong Kanan selepas
latihan untuk disimpan dan tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

online dalam sistem SPL KPM.
GAB /
PENGANJ v. Mengumpulkan salinan sijil atau
UR maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

10. GPK/SU Mengedar borang penilaian kursus

LADAP kepada peserta pada hari terakhir

39
 kursus untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel

Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
GAB/ SU
11. SPL KPM Mengendali
LADAP
kan Kursus
Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
12. SU LADAP
untuk melaksana penilaian kendiri.

13. SU LADAP Rekod dan dokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang
3900 min
Matriks Kompetensi guru secara online
GB
untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem SPL KPM.

GPK/SU Mencetak Rumusan Analisis Matriks

390 min Kompetensi dalam Sistem eSPLG
LADAP

Mengkaji keperluan bidang latihan

GPK/ SU berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
LADAP
780 min Menyerahkan cadangan perancangan
latihan kepada Pengetua/Guru Besar
GPK/SU
untuk kelulusan.
20 min
LADAP

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

latihan yang diperlukan
GB
180 min
Menyediakan Jadual Perancangan Latihan
GPK/SU dalam takwim sekolah selepas kelulusan
LADAP Pengetua / Guru Besar
180 min
Memberi arahan kepada GPK untuk
menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan
30 min
GB
40
Menguruskan latihan (sebelum, semasa
dan selepas)
GPK/SU
Mengikut
LADAP
keperluan lokasi Mengedar borang penilaian kursus kepada
KU/PP
 SENARAI SEMAK
TAMAT

Aktiviti 9 : Pengurusan Pembangunan Manusia

i) Latihan Personel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang

Matriks Kompetensi guru secara online
1. untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem eSPLG.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. Kompetensi dalam Sistem eSPLG

Mengkaji keperluan bidang latihan

3 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan

4. latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

5. latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

6. Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua / Guru Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

7. menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan

41
 Menguruskan latihan (Sebelum , semasa
dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)
i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
9. menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir kursus
10. untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel

Merekod kehadiran kursus dalam

11. eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
12. kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

13. Rekod dan dokumentasi

42
PROSES KERJA

Aktiviti 10: Penilaian Prestasi

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
SEBELUM : Fail Am 435
Menerima Surat Arahan • Daftar
1. Pelaksanaan PBPPP daripada Urus Setia TERHAD
Guru Besar
KSU/ KPM

Mengarahkan pendaftaran Fail

2. Pengurusan PBPPP
Guru Besar
Melantik Jawatankuasa PBPPP
3. organisasi.
Guru Besar
Memastikan lantikan Jawatankuasa Melalui
PBPPP didaftarkan dalam sistem e- Sistem e-
4. GPK 1/SU
Prestasi
Prestasi
5. GPK 1/SU Menghantar pelantikan Melalui
Jawatankuasa PBPPP organisasi Sistem e-
untuk pengesahan oleh organsasi Prestasi
yang menyelia

43
 Memastikan Jawatankuasa PBPPP Melalui
disahkan oleh organisasi yang Sistem e-
6. GPK 1/SU
menyelia
Prestasi
Mencetak senarai nama
7. GPK/SU Jawatankuasa PBPPP organisasi.

Mengesah dan mengedarkan

Guru Besar / senarai Jawatankuasa kepada AJK
8.
Urus Setia PBPPP

Guru Besar/ Mengadakan Mesyuarat

9.
JK PBPPP Jawatankuasa PBPPP organisasi
KEMASKINI MAKLUMAT PPP
Sekolah
DAN PENETAPAN PEGAWAI
PENILAI (PP) (eOperasi) •
Bahagian/
10. JK PBPPP
Memastikan maklumat PPP JPN/ PPD
dikemaskini sebelum penetapan/ (ePrestasi)
pertukaran PP 11
Membuat penetapan PP bagi setiap
11. JK PBPPP PYD

Memastikan penetapan dan Melalui

GB /
12 pelantikan PP1 dan PP2 didaftarkan Sistem e-
Setiausaha
Prestasi
Memastikan pelantikan PP1 dan Melalui
GB /
13. PP2 disahkan oleh organisasi yang Sistem e-
Setiausaha
menyelia Prestasi
Melalui
Mencetak, mengesah dan
14. JK PBPPP Sistem e-
mengedarkan senarai PP
Prestasi
Memaklumkan kepada PYD
15. JK PBPPP
pelantikan PP yang akan menilai

16. JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan

TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP
PERINGKAT ORGANISASI
17. JK PBPPP
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
semua warga baru organisasi.

44
 Merekodkan kehadiran peserta
18. Urus Setia Taklimat/ Pemakluman PBPPP

SEMASA PENILAIAN :
MEMANTAU
19. JK PBPPP
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi
Melalui
Mengemas kini status PYD yang tak
20. JK PBPPP sistem e-
dinilai
Prestasi
Melalui
sistem e-
Prestasi
(Laporan
Memantau pelaksanaan Penilaian
21. JK PBPPP Penilaian)
Pertama dan Akhir.
• Mengikut
takwim yang
telah
ditetapkan
JK PBPPP Menyerahkan Salinan Rekod
22.
& PP Borang Skor PP kepada PYD

JK PBPPP Menyerahkan Salinan Borang

23.
& PP Keberhasilan PP kepada PYD
Melalui
Memantau pelaksanaan penilaian
24. JK PBPPP sistem e-
guru baharu
Prestasi
Diminitkan
dalam
SEMASA PENILAIAN : mesyuarat
PERTUKARAN JK dan
difailkan •
25. JK PBPPP Mengemaskini sebarang maklumat
Melalui
pertukaran gred / tempat bertugas /
jawatan / PP yang telah bertukar sistem e-
(jika ada) Prestasi
dicetak dan
difailkan
• Melalui
sistem e-
SELEPAS PENILAIAN : Prestasi •
26. JK PBPPP Jika YA, sila
Menyemak senarai PYD yang perlu
dibuat pelarasan markah (jika ada). selesaikan
perkara 27,
28,29

45
 Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa PBPPP bagi
27. JK PBPPP pelarasan markah akhir PYD yang
terlibat.

Melalui
Memasukkan markah akhir PYD
28. Guru Besar sistem e-
yang diselaraskan.
Prestasi
Melalui
Menghantar markah akhir PYD
29. Guru Besar sistem e-
yang diselaraskan
Prestasi

CARTA ALIR

Aktiviti 10 : Penilaian Prestasi

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Menerima Surat Arahan

GB Pelaksanaan PBPPP 45 MINIT

Mengarahkan pendaftaran Fail 60 MINIT

GB Pengurusan PBPPP

Melantik Jawatankuasa PBPPP

GB

120 MINIT

Memastikan lantikan
Jawatankuasa PBPPP didaftarkan
GPK 1/SU dalam sistem e-Prestasi 390 MINIT

46
 Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi
untuk pengesahan oleh organsasi 390 MINIT
GPK 1/SU
yang menyelia

Memastikan Jawatankuasa PBPPP

GPK 1/ SU disahkan
120 MINIT

Mencetak senarai nama

Jawatankuasa PBPPP
GPK1/ SU

Mengesah dan mengedarkan

GB senarai Jawatankuasa kepada AJK
PBPPP

Mengadakan Mesyuarat
GB/ JK PBPPP
Jawatankuasa PBPPP

Memastikan maklumat PPP

JK PBPPP dikemaskini sebelum penetapan/
pertukaran PP

Membuat penetapan PP bagi

JK PBPPP
setiap PYD

Memastikan penetapan dan

GB/ SU pelantikan PP1 dan PP2
didaftarkan

Memastikan pelantikan PP1 dan

GB/ SU
PP2 disahkan

Mencetak, mengesah dan

JK PBPPP
mengedarkan senarai PP

47
 A

Memaklumkan kepada PYD

JK PBPPP
pelantikan PP yang akan menilai

60 MINIT
JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan

Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
JK PBPPP semua warga baru organisasi.
120 MINIT

Merekodkan kehadiran peserta

Urus Setia Taklimat/ Pemakluman PBPPP
390 MINIT

JK PBPPP Memantau pelaksanaan PBPPP

390 MINIT

Mengemas kini status PYD yang

JK PBPPP tak dinilai
120 MINIT

Memantau pelaksanaan Penilaian 21

JK PBPPP Pertama dan Akhir.

Menyerahkan Salinan Rekod

JK PBPPP & PP
Borang Skor PP kepada PYD

Menyerahkan Salinan Borang

JK PBPPP & PP Keberhasilan PP kepada PYD

Memantau pelaksanaan penilaian

JK PBPPP guru baharu

Mengemaskini sebarang maklumat

pertukaran gred / tempat bertugas /
JK PBPPP
jawatan / PP yang telah bertukar
(jika ada)

Menyemak senarai PYD yang perlu

Tak dibuat pelarasan markah (jika ada).
Perlu
Perlu
JK PBPPP

48
 JK PBPPP Mengadakan Mesyuarat
Tindak Jawatankuasa PBPPP bagi
susul pelarasan markah akhir PYD yang
terlibat.

Memasukkan markah akhir PYD

GB yang diselaraskan.

Menghantar markah akhir PYD

GB yang diselaraskan

SENARAI SEMAK

Aktiviti 10 : Penilaian Prestasi

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

SEBELUM :
1. Menerima Surat Arahan Pelaksanaan
PBPPP daripada KSU/ KPM
2. Mengarahkan pendaftaran Fail Pengurusan
PBPPP
3. Melantik Jawatankuasa PBPPP organisasi.

4. Memastikan lantikan Jawatankuasa PBPPP

didaftarkan dalam sistem e-Prestasi
Menghantar pelantikan Jawatankuasa
5. PBPPP organisasi untuk pengesahan oleh
organsasi yang menyelia

6. Memastikan Jawatankuasa PBPPP

disahkan oleh organisasi yang menyelia

7. Mencetak Senarai nama Jawatankuasa

PBPPP organisasi.

8. Mengesah dan mengedarkan senarai

Jawatankuasa kepada AJK PBPPP

49
9. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa
PBPPP organisasi
KEMASKINI MAKLUMAT PPP DAN
PENETAPAN PEGAWAI PENILAI (PP)
10.
Memastikan maklumat PPP dikemaskini
sebelum penetapan/ pertukaran PP

11. Membuat penetapan PP bagi setiap PYD

12 Memastikan penetapan dan pelantikan PP1

dan PP2 didaftarkan

13 Memastikan pelantikan PP1 dan PP2

disahkan oleh organisasi yang menyelia

14 Mencetak, mengesah dan mengedarkan

senarai PP

15. Memaklumkan kepada PYD pelantikan PP

yang akan menilai

16. Senarai PP dan PYD diedarkan

TAKLIMAT/ MAKLUMAN PELAKSANAAN

PBPPP PERINGKAT ORGANISASI

17. Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman

PBPPP kepada semua warga baru
organisasi.

18. Merekodkan kehadiran peserta Taklimat/

Pemakluman PBPPP
SEMASA PENILAIAN : MEMANTAU
19.
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi

20. Mengemas kini status PYD yang tak dinilai

21. Memantau pelaksanaan Penilaian Pertama

dan Akhir.

22. Menyerahkan Salinan Rekod Borang Skor

PP kepada PYD

23. Menyerahkan Salinan Borang Keberhasilan

PP kepada PYD

24. Memantau pelaksanaan penilaian guru

baharu

50
 SEMASA PENILAIAN : PERTUKARAN

25. Mengemaskini sebarang maklumat

pertukaran gred / tempat bertugas /
jawatan / PP yang telah bertukar (jika ada)
SELEPAS PENILAIAN :
26.
Menyemak senarai PYD yang perlu dibuat
pelarasan markah (jika ada).
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa
PBPPP bagi pelarasan markah akhir PYD
27. yang terlibat.

28. Memasukkan markah akhir PYD yang

diselaraskan.

29. Menghantar markah akhir PYD yang

diselaraskan

PROSES KERJA

Aktiviti 11: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP

Menyediakan dokumen-dokumen yang

9. GAB
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau

Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran
10. GAB GPK
Tahunan
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

11. GAB GPK

51
 Menyediakan Rancangan Pelajaran
Harian (KSSR) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

Semasa PdP
12. GAB GPK
Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan

13. GAB GPK
Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing

murid seperti yang telah dirancang
14. GAB dalam Buku Persediaan Mengajar GPK
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik

Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika
15. GAB berkaitan) GPK
b) Merekodkan penggunaan
PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan
yang telah digunakan selepas
tamat PdP

16. GAB GPK

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan
Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid
yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat
pembetulan.

52
 d) Menganalisis hasil
pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

CARTA ALIR

Aktiviti 11: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu

GAB 150 MINIT
serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

15 MINIT
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
GAB
Rekod Persediaan Mengajar

GAB 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan

3 MINIT
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GAB
keadaan kondusif

3 MINIT
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
GAB
peralatan dan bahan yang diperlukan

GAB Melaksanakan PdP dan bimbingan

Mula
53
 3 MINIT
GAB
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

SENARAI SEMAK

Aktiviti 11: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan
1.
oleh Pentadbir Sekolah
Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod
Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan
Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
2.
b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’

54
 Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3. b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah

6 dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika
terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan
yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas
bermula (jika berkaitan)
7
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
8 b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

PROSES KERJA

Aktiviti 12 : Mengurus disiplin murid

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Melantik guru disiplin (dalam
1. GB PK HEM
kalangan GAB) sekolah
Mengadakan mesyuarat
2. GB PK HEM
Pengurusan Disiplin

55
 Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
PK HEM
3. 5. Lucah PK HEM
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan pemeriksaan
GAB
4. bagi pencegahan disiplin PK HEM
sekolah.
PK HEM Merekod kes-kes disiplin dalam PK HEM
5.
sistem
PK HEM
6. Menganalisis kes-kes disiplin

Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
PK HEM ditetapkan bagi kes-kes
7
disiplin.sekolah sepertimana
garis panduan yang
berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin
PK HEM
8 sekolah sepertimana garis
panduan yang berkuatkuasa.

CARTA ALIR

Aktiviti 12 : Mengurus disiplin murid

Tempoh masa

56
 Tanggungjawab Mula Proses Kerja

GB Melantik guru disiplin sekolah

120 minit

GB Mengadakan mesyuarat pengurusan

120 minit
disiplin

PK
390HEM
minit Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah

GAB Memantau dan melaksanakan

1920 minit
pemeriksaan pencegahan

PK HEM
120 minit Merekod kes-kes disiplin
sekolah

PK HEM
120 minit Menganalisis kes-kes disiplin sekolah

2 hari
60 hari Mengambil tindakan bagi kes disiplin
480 minit
PK HEM
berdasarkan garis panduan

PK HEM Melapor kes disiplin sekolah

120 minit

Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 12 : Mengurus disiplin murid

57
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Melantik guru disiplin sekolah

Mengadakan mesyuarat Pengurusan

2.
disiplin

Menyenaraikan kesalahan disiplin

sekolah:

1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
3
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan melaksanakan
4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin
sekolah.

5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM

6. Menganalisis kes-kes disiplin

Mengambil tindakan berdasarkan Merujuk kepada
7. prosedur ditetapkan bagi kes-kes buku peraturan
disiplin.sekolah sepertimana garis disiplin sekolah
panduan yang berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin sekolah
8. sepertimana garis panduan yang
berkuatkuasa.

PROSES KERJA

Aktiviti 13 : Mengurus aspek bantuan murid

TANGG PEGAWAI UNDANG-UNDANG,

BIL. UNG PROSES KERJA LAIN YANG PERATURAN DAN
JAWAB ADA PUNCA KUASA

58
 HUBUNGAN/
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. GB PKHEM
pengurusan bantuan
Menubuhkan dan melantik
2. PK HEM PK HEM
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada
3. PK HEM ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. PK HEM bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. GB layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
Menyediakan senarai murid
6. PK HEM
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7. GB murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama
8. PK HEM murid layak bantuan kepada
JPN/ PPD
Memastikan murid mendapat
9. PK HEM
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan
10. PK HEM penerimaan bantuan

11. PK HEM Membuat pelaporan

12. PK HEM Perekodan dan pembuatan

59
CARTA ALIR

Aktiviti 13: Mengurus aspek bantuan murid

TANGGUNG
MULA TEMPOH
PROSES KERJA
JAWAB MASA

GB Keluar arahan pelaksanaan

PK HEM Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan

Maklum kepada ibubapa dan murid tentang

PK HEM bantuan

PK HEM Uruskan permohonan

GB Peraku murid layak dalam mesyuarat panel

PK HEM Sedia senarai murid yang layak bantuan

GB Sahkan senarai nama murid yang layak

Menghantar senarai nama murid layak

PK HEM bantuan kepada JPN/ PPD

Memastikan murid mendapat bantuan

PK HEM kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan

PK HEM penerimaan bantuan

PK HEM Membuat pelaporan

PK HEM Perekodan dan pembuatan

60
 TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 13 : Mengurus aspek bantuan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengarahkan pelaksanaan
pengurusan bantuan

2.
Menubuhkan dan melantik
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada
3 ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel

6
Menyediakan senarai murid
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7 murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama murid
8 layak bantuan kepada JPN/
PPD

9
Memastikan murid mendapat
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan
10 penerimaan bantuan

11
Membuat pelaporan

12 Perekodan dan pembuatan

61
PROSES KERJA

Aktiviti 14: Mengurus aspek kesihatan

PEGAWAI
TANGGU LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. NG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK

Mengarahkan pelaksanaan aktiviti

1. GB PKHEM
kesihatan murid

Menubuhkan dan melantik

2. GB Guru
jawatankuasa

PK Merancang pelaksanaan aktiviti

3. Guru
HEM kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. Guru PK HEM
murid

PK Memantau aktiviti kesihatan murid

5. Guru
HEM

Membuat analisis dan pelaporan

6. Guru Guru
aktiviti

PK Membuat pelaporan aktiviti

7. Guru
HEM
Perekodan dan
8. Guru Guru
pendokumentasian

CARTA ALIR

62
 Aktiviti 14 : Mengurus aspek kesihatan

TANGGUNG
MULA TEMPOH
PROSES KERJA
JAWAB MASA

Mengarahkan pelaksanaan aktiviti

GB kesihatan murid

Menubuhkan dan melantik

GB jawatankuasa

Merancang pelaksanaan aktiviti

PK HEM kesihatan murid

GAB Melaksanakan aktiviti kesihatan murid

PK HEM Memantau aktiviti kesihatan murid

GAB Membuat analisis dan pelaporan aktiviti

PK HEM Membuat pelaporan aktiviti

GAB Perekodan dan pendokumentasian

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 14 : Mengurus aspek kesihatan

63
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan pelaksanaan
1.
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2.
jawatankuasa
Merancang pelaksanaan aktiviti
3
kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4.
murid
Memantau aktiviti kesihatan
5.
murid

6
Membuat analisis dan pelaporan
aktiviti

7. Membuat pelaporan aktiviti

Perekodan dan
8.
pendokumentasian

PROSES KERJA

Aktiviti 15 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

64
 PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK Hem/Guru
Mengeluarkan arahan untuk
SPBT/Guru
1. GB tindakan SPBT yang selanjutnya
Kelas
setelah menerima Borang Maklumat
Murid (BMM)
Guru
PK HEM Menerima arahan serta menyelaras
SPBT/Guru
2. percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM kepada
Kelas GPK Hem
3. murid / waris
Guru Kelas Mengumpul Borang BMM yang GPK Hem/Guru
4. telah dilengkapkan murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan GPK Hem/Guru
Guru Kelas dokumen sokongan dan
5. SPBT
menyediakan enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat
GB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris tentang
7 Guru Kelas GPK Hem
kelulusan permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan enrolmen GPK Hem /
8
murid yang layak Guru Kelas

9 Guru SPBT Mengisi borang keperluan SPBT Guru Kelas

PK HEM Membuat semakan borang pesanan Guru SPBT/

10
BTBTR 190 dan Buku Stok Guru Kelas
GPK Hem /
Mengesahkan borang pesanan
11 GB Guru SPBT /
BTBTR 190 dan Buku Stok
Guru Kelas
PK HEM / Guru Menghantar borang BTBTR 190 ke
12 SPBT Unit SPBT Jabatan Pendidikan Guru Kelas

URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS

Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,
sila pastikan bahawa

a) Kod dan nama sekolah betul GPK Hem /

13
Guru Kelas
Guru SPBT b) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam
BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan dalam

keadaan baik

65
 Mengisi invois berdasarkan;
a) Menurunkan tandatangan dan
kad pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
14 c) Meletakkan cap sekolah GB/GPK Hem
d) Mengisi buku penerimaan buku
Guru SPBT / PT e) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP

Menghantar pelaporan penerimaan

15 PK HEM / Guru buku teks ke Unit SPBT Jabatan GB
SPBT Pendidikan Negeri

URUSAN PELUPUSAN BUKU

TEKS
16 PT
Mengasing dan mengikat buku teks
Guru SPBT yang rosak. Buku Pendidikan Islam
hendaklah diasingkan.
Menyediakan bilangan naskah yang
17 telah rosak menggunakan borang GPK Hem
Guru SPBT / PT
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan
18 selaras dengan keperluan Akta GPK Hem
Guru SPBT / PT
Arkib yang sedang berkuatkuasa.
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan
19 GPK Hem
dokumentasi.

CARTA ALIR

Aktiviti 15 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

Tempoh masa

66
 Tanggungjawab Mula Proses Kerja

PINJAMAN BUKU TEKS

GB Mengeluarkan arahan untuk tindakan
30 minit
SPBT seterusnya

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid

(BMM)
390 minit
GK Mengedarkan BMM kepada murid /
waris
30 minit
GK Mengumpulkan dan membuat semakan
BMM yang telah dilengkapkan oleh
390 minit
murid / waris
GK Menyediakan senarai enrolmen murid

30 minit yang layak

GB/GPK HEM/ G Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa

SPBT/ GK SPBT
180 minit

60 hari Memaklumkan murid / waris keputusan

GK
permohonan SPBT
30 minit

G SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid

yang layak
60 minit

Mengisi borang keperluan SPBT

G SPBT
BTBTR 190
30 minit

GPK HEM Membuat semakan borang

BTBTR 190
15 minit
Mengesahkan borang BTBTR
GB 190
15 minit

GPK HEM / G SPBT Menghantar borang BTBTR 190

ke Unit SPBT Jabatan
60 minit
Pendidikan

CARTA ALIR

Aktiviti 15 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

67
 Tanggungjawab A Proses Kerja

URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS
G SPBT Menerima bekalan buku teks daripada
pembekal
G SPBT / PT Mengisi invoice

Menghantar pelaporan penerimaan

PK HEM / G
buku teks ke Unit SPBT Jabatan
SPBT
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
G SPBT / PT
390 minit
Mengasing dan mengikat buku teks
yang rosak
G SPBT / PT
30 minit Menyediakan bilangan naskah yang
telah rosak
G SPBT /PT Melaksanakan proses pelupusan

60 hari
G SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

30 minit

TAMAT
180 minit

30 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 15: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

68
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS

1.
Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya.
2. Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM

3 Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris

Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid /

4.
waris

Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan

5.
menyediakan enrolmen yang layak

Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan

6.
murid yang layak menerima SPBT

Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan

7.
SPBT

7. Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

9. Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

10. Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan

11. Pendidikan

URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS

a) Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui

invois, sila pastikan bahawa;
13. b) Kod dan nama sekolah betul
c) Judul buku dan bilangan buku adalah sama seperti dalam
BTBTR Kew. 460
d) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik

Memastikan invois diisi berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan dan kad pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
14. c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT
15.
Jabatan Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
16.
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku
Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.

69
 Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan
17.
borang Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta
18.
Arkib yang sedang berkuatkuasa.
19. Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

PROSES KERJA

Aktiviti 16 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

70
 PEGAWAI LAIN UNDANG-
TANGGUNG YANG ADA UNDANG,
BIL. PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Memerima Surat Setuju
Terima (SST) dan Dokumen
1. GB Kontrak daripada JPN/ PPD

GB Menyemak Dokumen Kontrak

2.

GB Membuat penurunan kuasa

3. pemantauan keperluan
kontrak kepada GPK HEM
GB
4.
Melaksanakan pemantauan
berdasarkan keperluan
kontrak
GB Sekiranya berlaku
5. ketidakpatuhan, tindakan
susulan perlu diambil
Menyediakan laporan
perkhidmatan dan penilaian
6. GPK HEM prestasi .
.

Membuat pengasahan
7. GB laporan perkhidmatan dan
penilaian prestasi

Mengantar laporan
perkhidmatan dan penilaian
8. PT prestasi ke JPN/PPD untuk
proses pembayaran

Merekod dan
9. GPK HEM mendokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 16 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

71
Menyemak Dokumen Kontrak
GB

Membuat
GB penurunan kuasa
pemantauan keperluan kontrak
kepada GPK HEM
GB
Melaksanakan pemantauan
berdasarkan keperluan kontrak
Tidak
patuh
GB
Pematuhan kontrak Patuh
Tindakan
susulan
GPK HEM
Menyediakan laporan perkhidmatan
dan penilaian prestasi
GB pengesahan laporan
Membuat
perkhidmatan dan penilaian prestasi

GPK HEM
Mengantar laporan perkhidmatan
dan penilaian prestasi ke JPN/PPD
untuk proses pembayaran

PT
Merekod dan mendokumentasi

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 16 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

72
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Memerima Surat Setuju Terima (SST)

dan Dokumen Kontrak daripada JPN/
1. PPD

Menyemak Dokumen Kontrak

i. Biodata
2.
ii. Tapisan Keselamatan
iii. Laporan Kesihatan
iv. Senarai Bahan

Membuat penurunan kuasa

pemantauan keperluan kontrak kepada
3. GPK HEM

Melaksanakan pemantauan
4. berdasarkan keperluan kontrak

Sekiranya berlaku ketidakpatuhan,

5. tindakan susulan perlu diambil

Menyediakan laporan perkhidmatan

6. dan penilaian prestasi

Membuat pengasahan laporan

perkhidmatan dan penilaian prestasi
7.

Mengantar laporan perkhidmatan dan

penilaian prestasi ke JPN/PPD untuk
8 proses pembayaran

Merekod dan mendokumentasi

9

PROSES KERJA

Aktiviti 17 : Pengurusan Pendaftaran Murid

73
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

1. Mengenal pasti murid yang yang akan

PK HEM/PT PK
mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan
2. PK HEM/ PT GB
kemasukan murid
Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
3. PK HEM/ PT b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga PK
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
Bil air/letrik/cukai pintu
Menetapkan kemasukan murid ke kelas
4. PKP Guru Kelas
bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid masuk
5. Guru Data Guru Kelas
melalui sistem APDM
Memastikan data murid yang lengkap dan
6. Guru Kelas Guru Data
tepat melalui sistem APDM
Menyemak dan mengemaskini dokumen
fail peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
(jika berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
7. Guru Kelas 3. Buku Rekod Kesihatan Murid PK
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-
Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

Mendaftar murid ke dalam buku daftar

8. Guru Kelas PK
rasmi sekolah
PK
Guru Kelas
9. Rekod dan dokumentasi
/PT

CARTA ALIR

Aktiviti 17 : Pengurusan Pendaftaran Murid

74
TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Mengenal pasti murid yang yang akan

PK HEM/PT
mendaftar masuk 2 Minit

Mendapatkan dokumen kelulusan 2 Minit

PK HEM/ PT
kemasukan murid

5 Minit
PK HEM/ PT Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan
Tidak
Lengkap?

PKP Ya
Menetapkan kemasukan murid ke kelas 10 Minit
bersuaian

Guru Data Menguruskan pendaftaran murid masuk

5 Minit
melalui sistem APDM

Memastikan data murid yang lengkap dan

Guru Kelas
tepat melalui sistem APDM 10 Minit
TAMAT
Menyemak dan mengemaskini dokumen
Guru Kelas
fail peribadi murid 60 Minit

Mendaftar murid ke dalam buku daftar

Guru Kelas
rasmi sekolah 5 Minit

Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi

3 Minit

75
SENARAI SEMAK

Aktiviti 17 : Pengurusan Pendaftaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar

1.
masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan
2.
murid
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
3. b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu

4. Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian

Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui

5.
sistem APDM
Memastikan data murid yang lengkap dan tepat
6.
melalui sistem APDM
Menyemak dan mengemaskini dokumen fail
peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika
berkaitan)
7. 2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi

8.
sekolah

9. Rekod dan dokumentasi

76
 PROSES KERJA

Aktiviti 18 : Pengurusan Pertukaran Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PK / PT Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar Guru Kelas

2. PK / PT Menyerahkan borang pertukaran kepada pemohon Guru Aliran

3. PK /GAB/PT Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat GB

tepat sebanyak 5 salinan

4. GAB/PT Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan PK HEM

seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu
5. GB Mengesahkan permohonan pertukaran murid PK HEM
keluar

6. PK / PT Menyerahkan dokumen permohonan yang lengkap PK

kepada pemohon untuk proses kelulusan

7. PK / PT Selepas Kelulusan GB
Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan
pertukaran murid
8. PK /GAB/PT Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada PK/Guru Aliran
pemohon yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan
9. Guru data Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui Guru Kelas
sistem APDM

77
10. PT Rekod dan dokumentasi PK HEM

CARTA ALIR

Aktiviti 18 : Pengurusan Pertukaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Mengenal pasti murid yang akan bertukar

PK / PT
keluar 5 Minit

Menyerahkan borang pertukaran kepada 2 Minit

PK / PT pemohon

Memastikan borang lengkap diisi dan 2 Minit

PK /GAB/PT maklumat tepat sebanyak 5 salinan

Mendapatkan salinan dokumen yang 3 Minit

GAB/PT diperlukan

Mengesahkan permohonan pertukaran

GB
murid keluar 2 Minit

Menyerahkan dokumen permohonan yang

PK / PT lengkap kepada pemohon untuk proses
kelulusan 2 Minit

Selepas Kelulusan
PK / PT Mendapatkan 1 salinan kelulusan 2 Minit
TAMAT
permohonan pertukaran murid

Penyerahan dokumen fail peribadi murid

PK /GAB/PT
kepada pemohon 10 Minit

Mengeluarkan data murid dari sekolah

Guru data
melalui sistem APDM 5 Minit

78
 PT
Rekod dan dokumentasi 3 Minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 18 : Pengurusan Pertukaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar

Menyerahkan borang pertukaran kepada

2.
pemohon
Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat
3.
tepat sebanyak 5 salinan
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
4. b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu
Mengesahkan permohonan pertukaran murid
5.
keluar
Menyerahkan dokumen permohonan yang
6.
lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan

79
 Selepas Kelulusan
7. Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan
pertukaran murid
Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada
pemohon yang mengandungi:
7. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
8. 8. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
9. Buku Rekod Kesihatan Murid
10. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
11. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
12. Sijil-sijil Pengiktirafan
Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui
9.
sistem APDM

10. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 19 : Lawatan Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menyediakan kertas cadangan
dan mendapatkan kelulusan
PKI HEM GB
1. daripada Guru Besar

2. Mengedar dan mendapatkan

PK HEM IBU BAPA
kebenaran daripada waris.
Mengadakan mesyuarat
3. PK HEM PK
penyelarasan.
Menyediakan dokumen bagi
mendapatkan kelulusan aktiviti
4. PK HEM JPN/PPD
daripada JPN/PPD (35 Hari
sebelum tarikh lawatan).
Mengesahkan permohonan
5. GB GAB
lawatan murid
6. PK HEM Memberi taklimat kepada peserta PK

80
 lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan
7. PK HEM PK
peraturan secara bertulis.
Memaklumkan pergerakan
HOSPITAL
kepada hospital/pusat kesihatan,
BALAI POLIS
8. PK HEM balai polis dan JPN/PPD yang
JPN
berhampiran dengan tempat
PPD
lawatan.
Memastikan Kotak Pertolongan
Cemas diperiksa,peralatan
9. GAB PK
mencukupi serta sentiasa ada
bersama sepanjang aktiviti
Mencatat pergerakan dalam buku
10. GAB PK
log
Membuat dan menghantar
laporan lawatan dan laporan
11. GAB P
perbelanjaan secara bertulis
kepada pelulus
Perekodan dan
12. GAB PK
pendokumentasian

81
 CARTA ALIR
Aktiviti 19 : Pengurusan Lawatan murid
Tanggungjawab
Tempoh Masa Proses Kerja

PK HEM Menyediakan kertas cadangan dan

2880 minit
mendapatkan kelulusan daripada P

PK HEM 1440 minit Mengedar dan mendapatkan kebenaran

daripada waris

PK HEM 120 minit Mengadakan mesyuarat penyelarasan

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan

PK HEM
60,480 minit/ 6 minggu kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari
sebelum tarikh lawatan)

GB Mengesahkan permohonan lawatan murid

1440 minit

PK HEM Memberi taklimat kepada peserta lawatan

dan waris

20 minit Menyediakan arahan dan peraturan

PK HEM secara bertulis

Memaklumkan pergerakan kepada

PK HEM 1440 minit hospital/pusat kesihatan, balai polis dan
JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat
lawatan
Memastikan peti kecemasan diperiksa dan 4320 minit
GAB
sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

GAB Mencatat pergerakan dalam buku log 4320 minit

Membuat dan menghantar laporan lawatan

GAB dan laporan perbelanjaan secara bertulis
kepada Pengetua atau Guru Besar 1440 minit

GAB Perekodan dan pendokumentasian 20 minit

82
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 19 : Lawatan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan

1. kelulusan daripada GB

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris

2.

Mengadakan mesyuarat penyelarasan

3.

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan

aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)
4.

Mengesahkan permohonan lawatan murid

5.

Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris

6.

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis

7.

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat

kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran
8. dengan tempat lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada

9. bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log

10.

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan

11. perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau Guru
Besar

Perekodan dan pendokumentasian

12.

83
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal

SENARAI BORANG

KOD BORANG
BIL. BORANG

1.

2.

3.

4.

5.

84
 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 AJK Panitia

5.

85
86