CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH >

JPN

PPD

1
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >

PENGETUA

PENOLONG PENOLONG PENOLONG

PENOLONG PENOLONG
KANAN KANAN KANAN
KANAN PETANG KANAN HEM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM TINGKATAN ENAM

CARTA FUNGSI
2
PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

Bertanggungjawab dalam peningkatan

 pelaksanaan selaras dengan dasar
KPM
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-sgensi
luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

Pengurusan Organisasi Pengurusan Kokurikulum

Pengurusan Pembangunan Badan beruniform
Sumber Manusia Sukan
Pengurusan Perhubungan Permainan
Luar Kelab
Persatuan

3
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN KOKURIKULUM

a. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit Beruniform,

Kelab dan Persatuan, Sukan dan Permainan bagi murid
b. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan penyertaan murid
aktiviti luar

4
 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Kokurikulum Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK Ko WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG
GRED JAWATAN DG48 Pendidikan
UTAMA
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN
Tetap < Nama PK Ko >
JAWATAN OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 2>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 2>
Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menbantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan

kokurikulum murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian
murid yang seimbang dan menyeluruh.

5
 AKAUNTABILITI
Membantu merancang,
merangka dan menyelaraskan
program/ aktiviti pengurusan
sekolah yang komprehensif bagi
memastikan kualiti sekolah
meningkat secara konsisten.
Membantu merancang dan mentadbir
pelaksanaan kokurikulum bagi
menyokong kemenjadian murid
secara menyeluruh dan
seimbang dalam aspek jasmani,
emosi, rohani dan intelektual
Melaksanakan PdP bagi memastikan
murid menerima pembelajaran
berdasarkan dasar kurikulum
kebangsaan
TUGAS UTAMA
1. Membantu merancang dan melaksanakan
pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan
dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat,
pengurusan aduan, pengurusan perhubungan
pelanggan, pengurusan program dan pengurusan
dokumen dan rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan
pembangunan sumber manusia meliputi latihan
personel dan penilaian prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program
lawatan dan hubungan dengan pihak luar
1. Membantu merancang dan mengesahkan
Pengurusan Unit Beruniform, Kelab dan Persatuan,
Sukan dan Permainan bagi murid
2. Membantu merancang dan mengesahkan
Pengurusan penyertaan murid dalam aktiviti luar
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling
berkuatkuasa
6
 DIMENSI
● Kategori Sekolah:
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Guru :
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

ATAU

● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;

KOMPETENSI
● Kemahiran pedagogi
● Kemahiran membimbing
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia

PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 44 sekurang-kurangnya 3 tahun

7
PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Strategik

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menubuhkan Jawatan Kuasa
1. P PK PEKELILING
Perancangan Strategik
KEMAJUAN
Mengenal pasti isu strategik PENTADBIRAN
2. P PK
sekolah AWAM
BILANGAN 2
3. P Menetapkan matlamat sekolah PK
TAHUN 2005
PGB/ PK/
4. PK Ko Analisis persekitaran (SWOT) Garis Panduan
GAB
Bagi Mewujudkan
Penyediaan Perancangan
PGB/ PK/ Petunjuk-
5. PK Ko Strategik, Pelan Taktikal dan
GAB Petunjuk Prestasi
Pelan Operasi
Utama Atau Key
Kelulusan Perancangan
Performance
6. P Strategik, Pelan Taktikal dan PK
Indicators (KPI)
Pelan Operasi
dan
7. PK Ko Pelaksanaan Pelan Operasi PGB/ PK Melaksanakan
Pengukuran
Melaksanakan kajian semula Prestasi di
8. PK Ko PK
dan menambah baik Agensi Kerajaan
Mendokumentasikan
9. PK Ko P
Perancangan Strategik.

8
CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan Strategik

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

P Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 min

Perancangan Strategik

P
Mengenal pasti isu strategik 180 m
sekolah

P Menetapkan matlamat sekolah

180 m

Tidak lulus
Penambahbaikan

Lulus

TAMAT

9
SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan Strategik

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa
1. ● Mengenal pasti guru yang akan menguruskan
perancangan strategik
2. Mengenal pasti isu strategik sekolah
3. Menetapkan matlamat sekolah
Analisis persekitaran (SWOT)
4. ● Faktor membantu pencapaian objektif
● Faktor menjejas pencapaian objektif
Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan
Taktikal dan Pelan Operasi
● Semakan Perancangan Strategik sedia ada
5. ● Pelan Taktikal yang diterjemah dari
Perancangan Strategik
● Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal
yang merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
6. Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota
Kumpulan Sokongan
7.
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap
operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
8. ● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
9.
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan

10. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

10
 Aktiviti 2: Pengurusan Data

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan untuk
1. P mengumpul data yang PK(P)
diperlukan
PK Ko Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
3. PK Ko menggabungkan data yang GAB
dikumpul (sekiranya perlu)
Melaksanakan verifikasi dan PK(P)/GAB
4. P
validasi data
Membuat pengesahan ke atas
PK(P)/GAB
5. P data yang telah disemak dan
dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK Ko menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan GAB
7. PK Ko
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
8. PK Ko PK(P)
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan tindakan GAB
9. PK Ko
susulan
Membuat pengesahan ke atas GPK/GAB/
10. P
laporan yang telah dikemaskini PM
11. AKP Rekod dan dokumentasi PGB

CARTA ALIR

11
Aktiviti 2: Pengurusan Data

TANGGUNGJAWAB

PK Ko

PK Ko

PGB

PK Ko

PK Ko

12
 PK Ko

PK Ko

AKP

PROSES KERJA TEMPOH

Mula

Mengeluarkan arahan untuk

mengumpul data yang diperlukan

Mengumpul data dari sumber-

sumber yang berkaitan

Memasukkan data/menggabungkan
data yang dikumpul (sekiranya
Data perlu Data mengikut
perlu)
diubahsuai kehendak dan
keperluan

Melaksanakan verifikasi dan validasi

data

Membuat pengesahan ke atas data

13
yang telah disemak dan dikemaskini Tamat

Menganalisis data dan

menyediakan laporan berdasarkan
keperluan

Membentangkan laporan dalam

mesyuarat pengurusan

Membuat tindakan susulan

(tindakan pembetulan, pencegahan
dan penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.

Menyediakan laporan tindakan

susulan

Membuat pengesahan ke atas

laporan yang telah dikemaskini

Rekod dan dokumentasi

14
SENARAI SEMAK

Aktiviti 2: Pengurusan Data

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan arahan untuk
1.
mengumpul data yang diperlukan
Mengumpul data dari sumber-sumber
2.
yang berkaitan
Memasukkan data / menggabungkan
3.
data yang dikumpul (sekiranya perlu)
Melaksanakan verifikasi dan validasi
4.
data
Membuat pengesahan ke atas data
5.
yang telah disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan menyediakan
6.
laporan berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan dalam
7.
mesyuarat pengurusan

8. Membuat tindakan susulan (tindakan

15
 pembetulan, pencegahan dan
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.

9. Menyediakan laporan tindakan susulan

Membuat pengesahan ke atas laporan

10.
yang telah dikemaskini

11. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

PEGAWAI
UNDANG-
LAIN YANG
TANGGUNG UNDANG,
BIL. PROSES KERJA ADA
JAWAB PERATURAN DAN
HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

1. PK HEM Menerima dan merekod P

aduan
Mengeluarkan surat akuan
2. P terima (SAT) kepada PK/GAB
pengadu.

3. P Menyalurkan aduan kepada PK/GAB

pihak berkaitan.

4. PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan P

5. PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . P

6. PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. PK

16
7. P Mengesahkan laporan PK/GKMP/GAB

Menghantar keputusan
8. PK/GKMP/GAB siasatan aduan bersama P
Borang Maklum Balas
kepada pengadu
Menyediakan analisis aduan
9. GKMP/GAB setiap bulan dan dilaporkan PK
dalam mesyuarat pengurusan

10. GAB/PT Rekod dan dokumentasi P

CARTA ALIR

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

PK HEM Menerima dan merekod aduan 60 minit

Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada 30 minit

P/PK pengadu.

Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan. 90 minit

P

17
 TAMAT
Menjalankan siasatan 2730 minit
PK/GKMP/GAB

PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . 60 minit

PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. 120 minit

Pengesahan laporan 30 minit

P

PK/GKMP/GAB
Menghantar keputusan siasatan aduan bersama 390 minit
Borang Maklum Balas kepada pengadu

GKMP/GAB 300 minit

Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan
dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

GAB/PT 60 minit
Rekod dan dokumentasi

SENARAI SEMAK

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

18
 BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Menerima dan merekod aduan

2. Mengeluarkan surat akuan terima

(SAT) kepada pengadu.

3. Menyalurkan aduan kepada pihak

berkaitan.

4. Menjalankan siasatan

5. Melaporkan hasil siasatan .

6. Menyediakan ulasan.

Menghantar keputusan siasatan aduan

7. bersama Borang Maklum Balas
kepada pengadu
Menyediakan analisis aduan setiap
8 bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat
pengurusan

9 Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

19
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
BIL JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1 P PK
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2 P PK/GKMP
pemantauan secara berkala

3 PK HEM Menyediakan jadual pemantauan P

Melaksanakan pemantauan secara

4 AJK PK/GKMP
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
Pegawai
5 AJK segera perlu diambil bagi
Aduan
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6 AJK dibentangkan dalam mesyuarat PK/GKMP
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7 PK HEM berdasarkan laporan yang telah PK/GKMP
dibentangkan

8 AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

20
 Beri arahan melaksanakan
P pemantauan secara berkala

Menyediakan
PK HEM jadual 60 minit
pemantauan
MULA Laksana
pemantauan 5850 minit
AJK Ya berkala
Tindakan penyelesaian
AJK
120 minit
Aduan/Isu

Tidak
AJK
Laporan 120 minit

Tindakan 180 minit

AJK susulan

Rekod dan
AKP dokumentasi

TAMAT

SENARAI SEMAK

21
Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1.
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2.
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

Melaksanakan pemantauan secara

4.
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

22
 PROSES KERJA

Aktiviti 5: Pengurusan Program / Aktiviti

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
G JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. P Arahan pelaksanaan program PK Ko
A. PERANCANGAN
2. PK Ko GAB
Menyediakan kertas kerja/ pelan
tindakan yang mempunyai
keperluan minimum seperti
berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan / Jadual
/ Pengisian Program
3. PK Ko Menentukan kaedah pemantauan GKMP
berdasarkan salah satu dari
kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. P Mendapatkan kelulusan daripada PK Ko
PGB
5. PK Ko Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP

C. PEMANTAUAN DAN

23
 PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK Ko pengukuran GKMP / GAB /
a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI

8. PK Ko Menyediakan laporan program GAB

setelah program selesai.
D. KEBERKESANAN
9. P PK(P) / PK
Kajian semula; Petang /
Menjalankan mesyuarat post GKMP / GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK Ko Membuat tindakan susulan GAB
berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

11. GAB Penilaian prestasi;

PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian prestasi Petang / GKMP
ke atas kumpulan sasar untuk
melihat keberkesanan
pelaksanaan program.
12. PK Ko Membentangkan laporan GKMP / GAB
penilaian prestasi dalam
mesyuarat.
13. GAB Membuat penambahbaikan PK (P)/ PK
berdasarkan keputusan Petang
mesyuarat.
14. GAB Merekod dan mendokumentasi. PGB/GPK

CARTA ALIR

24
Aktiviti 5 : Pengurusan Program / Aktiviti

Mula

PK Ko Menyediakan kertas kerja

PK Ko
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
P

Lulus
Penambahbaikan

GAB Melaksanakan program 1170 minit

PK Ko Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan
pembetulan

Tiada isu

P Kajian semula

PK Ko Tindakan susulan 60 minit

GAB Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GAB Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GAB Merekod dan mendokumentasi 20 minit

Tamat
SENARAI SEMAK

Aktiviti 5 : Pengurusan Program / Aktiviti

25
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam mesyuarat

8. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

9. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

26
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1 P dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal
bersama agensi luar / PIBG untuk
2 P PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3 P PK
program
Menerima arahan untuk
4 PK Ko PGB
melaksanakan program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5 GAB PK
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6 PK Ko PGB
daripada PGB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7 GAB GAB
prosedur
Menyediakan laporan aktiviti yang
8 PK Ko GAB
telah dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
bagi mengenal pasti keberkesanan
9 PK Ko PGB
aktiviti-aktiviti yang telah
dilaksanakan

10 GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNGJAWAB
27
 PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem

Mengenal pasti agensi 60 minit

P

Mesyuarat awal 120 minit

P bersama agensi

P Arahan melaksanakan
tugas

GAB Menyediakan kertas kerja

120 minit

PK Ko

GAB Laksana aktiviti

PK Ko
Laporan

Tidak 120 minit

berkesan
TAMAT
PK Ko
120 minit

Rekod dan
GAB
dokumentasi
60 minit

28
SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6.
daripada PGB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

29
PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

PEGAWAI
UNDANG-
LAIN YANG
TANGGUNG UNDANG,
BIL. PROSES KERJA ADA
JAWAB PERATURAN DAN
HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
● PEKELILING
Membuat penetapan mesyuarat TRANSFORMASI
1 P dan mengeluarkan surat GPK/ GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli AWAM
mesyuarat. BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT
Pelaksanaan mesyuarat - EKOSISTEM
GPK/ PK
2 PK Ko berdasarkan agenda yang PENGURUSAN
Petang/ GAB
ditetapkan
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3 GAB Mencatat minit mesyuarat. P
● AKTA ARKIB
NEGARA
4 GAB Menyediakan minit mesyuarat. P

Mengedarkan minit mesyuarat

5 GAB dan borang maklum balas dalam GAB
tempoh 7 hari bekerja.
Mengambil tindakan hasil
keputusan mesyuarat yang telah GPK/ PK
6 PK Ko
dipersetujui. Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7 PK Ko
dapatan maklum balas. Petang/

8 PK Ko Rekod dan dokumentasi P

30
CARTA ALIR

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

P
Edar surat panggilan 240 minit

PK Ko Laksana mesyuarat
360 minit

GAB Catatan minit mesyuarat.

360 minit

Sedia minit mesyuarat.

GAB 780 minit

PK Ko Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

TAMAT

Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit

PK Ko

Mengemaskini Rekod dan Fail. 60 minit

PK Ko

31
SENARAI SEMAK

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan
mesyuarat kepada ahli mesyuarat.
1. ● Agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran
2. ● Perkara-perkara yang
dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
3. ● Catatan minit
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf
● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan
Borang Maklum balas dalam tempoh 7
5.
hari bekerja.
● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan

32
 7. Mengumpul dan menyatukan dapatan
maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

PROSES KERJA

Aktiviti 8 : Mengurus Latihan Personel

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengkaji keperluan bidang latihan
1. PK Ko berdasarkan Analisis Keperluan
Latihan
Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
2. PK Ko
Pengetua untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan

3. P jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

4. PK Ko Latihan dalam takwim sekolah
selepas kelulusan Pengetua
Memberi arahan untuk menguruskan
P
5. kursus / latihan yang telah diluluskan

6. PK Ko Menguruskan latihan (Sebelum ,

semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
ii. Menyediakan Jadual Latihan

33
 iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

PK Ko semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.

iii. Guru Akademik Biasa hendaklah

GAB menyediakan laporan dan diserahkan
7.
kepada Pengetua/ PK Ko selepas
latihan untuk disimpan dan tindakan.

GAB iv. Mengisi kehadiran kursus secara

online dalam sistem SPL KPM.

GAB v. Mengumpulkan salinan sijil atau

maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir
10. PK Ko kursus untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel

Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
11. GAB SPL KPM Mengendali
kan Kursus

Melaksana penilaian kendiri selepas

12. GAB menghadiri latihan

13. PK Ko Rekod dan dokumentasi

34
 CARTA ALIR

Aktiviti 8 : Mengurus Latihan Personel

P 3900 min
MULA Mengkaji keperluan bidang latihan
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
berdasarkan Analisis Keperluan Latihan TEMPOH MASA

PK Ko
Menyerahkan cadangan perancangan
390 min
latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

latihan yang diperlukan
780 min
Menyediakan Jadual Perancangan Latihan
dalam takwim sekolah selepas kelulusan
Pengetua

Memberi arahan untuk menguruskan

kursus / latihan yang telah diluluskan 20 min
PK Ko
Menguruskan latihan (sebelum, semasa
dan selepas) 180 min

PK Ko Mengedar borang penilaian kursus kepada

peserta pada hari terakhir kursus untuk
menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
personel 180 min

Merekod kehadiran kursus dalam SPL

30 min
KPM
P

Melaksana penilaian kendiri selepas

latihan
PK Ko 30 min
Salinan dan Rekod Fail
390 min

PK Ko
TAMAT

GAB

GAB

35
SENARAI SEMAK

Aktiviti 8: Mengurus Latihan Personel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengkaji keperluan bidang latihan

1 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan

2 latihan kepada Pengetua untuk
kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

3 latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

4 Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua.

Memberi arahan kepada Penolong Kanan

5 Pentadbiran untuk menguruskan kursus /
latihan yang telah diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa

dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
6 ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG

7 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)
i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.

36
 iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir kursus
8 untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel

Merekod kehadiran kursus dalam

9 eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
10 kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

11 Rekod dan dokumentasi

37
 PROSES KERJA

Aktiviti 9: Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Permainan.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
PROSES KERJA ADA PERATURAN
BIL. JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. P Memberi arahan untuk melaksanakan PK Ko / GAB
aktiviti kokurikulum

2. PK Ko Membuat pelantikan jawatankuasa GAB

kokurikulum

3. PK Ko Membuat perancangan tahunan dan GAB

mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum

4. GAB Melaksana aktiviti kokurikulum yang PK Ko

ditetapkan

5. PK Ko Membuat pemantauan dan penilaian GAB

kemajuan murid

6. GAB Membuat perekodan dan analisis keputusan PK Ko

penilaian murid untuk tindakan
penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum

7. PK Ko Membuat penilaian keberkesanan GAB

aktiviti kokurikulum dan membuat
penambahbaikan terhadap aktiviti
kokurikulum dari masa ke semasa

8. GAB Membuat pelaporan dan dokumentasi PK Ko

38
 CARTA ALIRPengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Aktiviti 9: Permainan.

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

Mula

P Memberi arahan untuk melaksanakan 30 minit

aktiviti kokurikulum

PK Ko Melantik jawatankuasa kokurikulum 60 minit

Membuat perancangan tahunan dan

PK Ko mingguan dan penyediaan bahan 120 minit
kokurikulum

Melaksana aktiviti kokurikulum yang

GAB 120 minit
ditetapkan

PK Ko Memantau dan menilai kemajuan murid 120 minit

Merekod, menganalisis dan mengambil 120 minit

GAB
tindakan penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum

PK Ko Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum

60 minit
dan membuat penambahbaikan

GAB Pelaporan dan dokumentasi 20 minit

Tamat

39
SENARAI SEMAK

Aktiviti 9: Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Permainan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima arahan daripada PGB untuk

1.
melaksanakan aktiviti kokurikulum

2. Melantik jawatankuasa kokurikulum

Membuat perancangan tahunan dan

3. mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum
Melaksana aktiviti kokurikulum yang
4. ditetapkan

5. Memantau dan menilai kemajuan murid

Merekod, menganalisis dan mengambil

6. tindakan penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum
Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum
7. dan membuat penambahbaikan

8. Pelaporan dan dokumentasi

40
 PROSES KERJA

Aktiviti 10: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP

1 GAB Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta P

disahkan oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod

Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran Tahunan
2 GAB PK(P)
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)

mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3 GAB b) Standard Kandungan PK(P)
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

Semasa PdP
4 GAB PK(P)
Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan
kondusif.

5 GAB PK(P)
Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

41
 Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti
yang telah dirancang dalam Buku Persediaan
6 GAB PK(P)
Mengajar (kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan peralatan dan
bahan yang diperlukan untuk PdP sebelum
kelas bermula (jika berkaitan)
7 GAB b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk PK(P)
khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah
digunakan selepas tamat PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:

a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang telah
8 GAB diperiksa. PK(P)
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

CARTA ALIR

42
 Aktiviti 1: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

Mula

GAB Menyediakan dokumen yang perlu serta 150 Minit

disahkan oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan Mengajar atau 15 Minit

GAB
Fail Rekod Persediaan Mengajar

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian 15 Minit

GAB (KSSR )

3 Minit
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GAB keadaan kondusif

3 Minit
GAB Merekodkan pengambilan dan pemulangan
peralatan dan bahan yang diperlukan

Mula
GAB Melaksanakan PdP dan bimbingan 45 minit

GAB Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid 15 Minit

43
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal

SENARAI BORANG

KOD BORANG
BIL. BORANG

1.

2.

3.

4.

44
 5.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 AJK Panitia

45
4

5.

46