myPortfolio

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

SK SAUJANA INDAH, NIBONG TEBAL,
SEBERANG PERAI SELATAN, PULAU PINANG

BAHAGIAN : SK SAUJANA INDAH

ALAMAT : 14300 NIBONG TEBAL, SEBERANG PERAI SELATAN

NO. TELEFON : 04-5943991

NO. FAKS. : 04-5943991

LAMAN
SESAWANG : sksaujanaindah.blogspot.com

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : FAIZALRIZA BIN ZAKARIA

Gelaran Jawatan : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid

Gred Hakiki Jawatan : DG42

Tarikh Penempatan : 1 FEBRUARI 2018

DILULUSKAN OLEH

Nama : RUZAIMAH BINTI ABDULLAH

Gelaran Jawatan : GURU BESAR

Gred Jawatan : DG44

Tarikh :

JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

2
1. 21 NOVEMBER 2018 Penyediaan MyPortfolio

KANDUNGAN

3
 PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 1-2

Carta Fungsi 3

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4-5

Deskripsi Tugas 6-7

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa

Senarai Borang

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

1. CARTA ORGANISASI

CARTA ORGANISASI SMK BEAUFORT

4
 JPN

PPD

GURU BESAR

PK PENTADBIRAN PK MURID HAL EHWAL PK KOKURIKULUM

MURID

1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SK SAUJANA INDAH

PENGETUA

5
PENOLONG PENOLONG
PENOLONG PENOLONG PENOLONG KANAN
KANAN KANAN
KANAN PETANG KANAN HEM TINGKATAN ENAM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM
 PENOLONG KANAN HAL ELWAL MURID

2. CARTA FUNGSI Bertanggungjawabdalampeningkatansahsiah murid

sertamemastikanpelaksanaanselarasdengandasar
KPM

Mewujudkan hubungan dua hala dengan komuniti

dan agensi-sgensi luar

Mengajar mengikut pekeliling berkuatkuasa

6
 PENGURUSAN PENGOPERASIAN
PengurusanOrganisasi Pengurusan Hal Ehwal Murid

Pengurusan Pembangunan Sumber

Manusia

Pengurusan Perhubungan Luar

7
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,
pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan
mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan,
pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber
manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan
hubungan dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID

a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin

murid
b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling murid
c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan,
kebajikan dan keceriaan sekolah
d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan
kebersihan bangunan dan kawasan
f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku

4. DESKRIPSI TUGAS

8
 MAKLUMAT UMUM
GELARAN Penolong Kanan KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
JAWATAN Hal Ehwal Murid PERKHIDMATAN Malaysia
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK HEM WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
GRED JAWATAN DG44 BIDANG UTAMA Pendidikan
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
DISEDIAKAN MOHD. RUDIE BIN ABD.
STATUS JAWATAN Tetap
OLEH RAHMAN
HIRARKI 1
SK KEBULU DISEMAK OLEH SAHIBUL BIN DAIM
(BAHAGIAN)
HIRARKI 2
DILULUSKAN SAHIBUL BIN DAIM
(CAWANGAN/
OLEH GURU BESAR
SEKTOR/UNIT)

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menbantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan hal ehwal
murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang
seimbang dan menyeluruh.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

9
Membantu merancang,
merangka dan
menyelaraskan program/
aktiviti pengurusan sekolah
yang komprehensif bagi
memastikan kualiti sekolah
meningkat secara konsisten.
Membantu merancang dan
mentadbir pengurusan hal
ehwal murid bagi
memastikan keselamatan,
kebajikan dan kemenjadian
murid secara menyeluruh
Melaksanakan PdP bagi
memastikan murid menerima
pembelajaran berdasarkan
dasar kurikulum kebangsaan
1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,
pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan
mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan
pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan
rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber
manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan
hubungan dengan pihak luar
1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program
disiplin murid
2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan
dan kaunseling murid
3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program
kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah
4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan
dan kebersihan bangunan dan kawasan
5. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan
kedai buku
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
DIMENSI
10
 Kategori Sekolah : LUAR BANDAR
 Gred Sekolah: SKM B
 Bilangan Sesi Persekolahan: 1
 Bilangan Penolong Kanan: 3
 Bilangan Guru : 14
 Bilangan AKP: 4
 Bilangan Murid: 104
 Bilangan Kelas: 7
 Kelas PPKI:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
 Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;
dan
 Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

ATAU

 Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;
KOMPETENSI
 Kemahiran kepimpinan
 Kemahiran merancang dan menganalisis
 Kemahiran membuat keputusan
 Kemahiran menyelia

PENGALAMAN
 Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
 Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun
 Berada dalam gred 44 sekurang-kurangnya 3 tahun

11
PROSES KERJA

Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Melantik guru disiplin
1. PGB (dalam kalangan GAB) PK HEM
sekolah
Mengadakan mesyuarat
2. PGB PK HEM
Pengurusan Disiplin
Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
GAB
3. 5. Lucah PK HEM
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan
GAB pemeriksaan bagi
4. PK HEM
pencegahan disiplin
sekolah.
GAB Merekod kes-kes disiplin PK HEM
5.
dalam sistem
GAB Menganalisis kes-kes PKHEM
6.
disiplin
Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
GAB ditetapkan bagi kes-kes PK HEM
7
disiplin.sekolahsepertimana
garis panduan yang
berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin
GAB sekolah sepertimana garis PK HEM
8
panduan yang
berkuatkuasa.

12
CARTA ALIR

Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid

Tanggungjawab Proses Kerja

Mula Tempoh masa

PGB Melantik guru disiplin sekolah

120 minit

PGB Mengadakan mesyuarat pengurusan

120 minit
disiplin

GAB
390 minit Menyenaraikan kesalahan disiplin
sekolah

GAB Memantau dan melaksanakan

1920 minit pemeriksaan pencegahan disiplin
sekolah

GAB
120 minit Merekod kes-kes disiplin sekolah

GAB
120 minit Menganalisis kes-kes disiplin sekolah

2 hari
60 hari Mengambil tindakan bagi kes disiplin
480 minit
GAB
berdasarkan garis panduan

Kes

Selesai

Tindakan
GAB Melapor kes disiplin sekolah
120 minit

Tamat

13
PROSES
SENARAI
KERJA
SEMAK

Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Melantik guru disiplin sekolah

Mengadakan mesyuarat Pengurusan

2.
disiplin
Menyenaraikan kesalahan disiplin
sekolah:

1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
3
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan melaksanakan
4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin
sekolah.

5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM

6. Menganalisis kes-kes disiplin

Mengambil tindakan berdasarkan Merujuk kepada
prosedur ditetapkan bagi kes-kes buku peraturan
7.
disiplin.sekolahsepertimana garis disiplin sekolah
panduan yang berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin sekolah
8. sepertimana garis panduan yang
berkuatkuasa.

14
 Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. PGB PKHEM
pengurusan bantuan
Menubuhkan dan melantik
2. PK HEM PK HEM
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada
3. PK HEM ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. PK HEM bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. PGB layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
Menyediakan senarai murid
6. PK HEM
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7. PGB murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama
8. PK HEM murid layak bantuan kepada
JPN/ PPD
Memastikan murid mendapat
9. PK HEM
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan
10. PK HEM penerimaan bantuan

11. PK HEM Membuat pelaporan

12. PK HEM Perekodan dan pembuatan

15
 SENARAI SEMAK

CARTA ALIR

Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid

TANGGUNG TEMPOH
MULA PROSES KERJA
JAWAB MASA

PGB Keluar arahan pelaksanaan

PK HEM Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan

Maklum kepada ibubapa dan murid tentang

PK HEM bantuan

PK HEM Uruskan permohonan

PGB Peraku murid layak dalam mesyuarat panel

PK HEM Sedia senarai murid yang layak bantuan

PGB Sahkan senarai nama murid yang layak

Menghantar senarai nama murid layak

PK HEM bantuan kepada JPN/ PPD

Memastikan murid mendapat bantuan

PK HEM kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan

PK HEM penerimaan bantuan

PK HEM Membuat pelaporan

PK HEM Perekodan dan pembuatan

Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid

16
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Mengarahkan pelaksanaan
1.
pengurusan bantuan

Menubuhkan dan melantik

2.
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada
3 ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
Menyediakan senarai murid
6
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7 murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama murid
8 layak bantuan kepada JPN/
PPD
Memastikan murid mendapat
9
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan
10 penerimaan bantuan

11
Membuat pelaporan

12 Perekodan dan pembuatan

17
PROSES KERJA

Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. PGB PKHEM
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2. PGB Guru
jawatankuasa
PK Merancang pelaksanaan aktiviti
3. Guru
HEM kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. Guru PK HEM
murid
PK Memantau aktiviti kesihatan
5. Guru
HEM murid
Membuat analisis dan
6. Guru Guru
pelaporan aktiviti
PK
7. Membuat pelaporan aktiviti Guru
HEM
Perekodan dan
8. Guru Guru
pendokumentasian

18
 CARTA ALIR

Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan

TANGGUNG TEMPOH
MULA PROSES KERJA
JAWAB MASA

Mengarahkan pelaksanaan aktiviti

PGB kesihatan murid

Menubuhkan dan melantik

PGB jawatankuasa

Merancang pelaksanaan aktiviti

PK HEM kesihatan murid

Guru Melaksanakan aktiviti kesihatan murid

PK HEM Memantau aktiviti kesihatan murid

Guru Membuat analisis dan pelaporan aktiviti

PK HEM Membuat pelaporan aktiviti

Guru Perekodan dan pendokumentasian

TAMAT

19
 SENARAI SEMAK

Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Mengarahkan pelaksanaan
1.
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2.
jawatankuasa
Merancang pelaksanaan aktiviti
3
kesihatan murid

Melaksanakan aktiviti kesihatan

4.
murid

Memantau aktiviti kesihatan

5.
murid

Membuat analisis dan pelaporan

6
aktiviti

7. Membuat pelaporan aktiviti

Perekodan dan
8.
pendokumentasian

20
 5. PROSES KERJA
Pinjaman Buku Teks

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Mengeluarkan arahan untuk
Hem/Guru
tindakan SPBT yang
1. PGB SPBT/Guru
selanjutnya setelah
Kelas
menerima Borang Maklumat
Murid (BMM)
Guru
PK HEM Menerima arahan serta
SPBT/Guru
2. menyelaras percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM
Kelas GPK Hem
3. kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM GPK
Guru Kelas yang telah dilengkapkan Hem/Guru
4.
murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan GPK
Guru Kelas dokumen sokongan dan Hem/Guru
5. menyediakan enrolmen yang SPBT
layak
Mengadakan mesyuarat
PGB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris
7 Guru Kelas tentang kelulusan GPK Hem
permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan GPK Hem /
8
enrolmen murid yang layak Guru Kelas
Guru SPBT Mengisi borang keperluan
9 Guru Kelas
SPBT
Membuat semakan borang
PK HEM Guru SPBT/
10 pesanan BTBTR 190 dan
Guru Kelas
Buku Stok
Mengesahkan borang GPK Hem /
11 PGB pesanan BTBTR 190 dan Guru SPBT /
Buku Stok Guru Kelas
Menghantar borang BTBTR
PK HEM / Guru 190 ke Unit SPBT Jabatan
12 SPBT Guru Kelas
Pendidikan

21
 URUSAN PENERIMAAN
BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui
invois, sila pastikan bahawa

a) Kod dan nama sekolah

GPK Hem /
13 betul
Guru Kelas
Guru SPBT
b) Judul buku dan bilangan
buku adalah sama seperti
dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan

dalam keadaan baik

Mengisi invois berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalan
b) Menulis tarikh
penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
PGB/GPK
14 d) Mengisi buku penerimaan
Hem
buku
e) Menyerahkan invois yang
Guru SPBT / PT
lengkap kepada
pembekal
f) Menyimpan salinan invois
/ SAP
Menghantar pelaporan
penerimaan buku teks ke Unit
15 PK HEM / Guru PGB
SPBT Jabatan Pendidikan
SPBT Negeri
URUSAN PELUPUSAN
BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat PT

buku teks yang rosak. Buku
Guru SPBT
Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.
Menyediakan bilangan
naskah yang telah rosak
17 GPK Hem
Guru SPBT / PT menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses
pelupusan selaras dengan
18 GPK Hem
Guru SPBT / PT keperluan Akta Arkib yang
sedang berkuatkuasa.
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan
19 GPK Hem
dokumentasi.

22
 6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
Mula
Tanggungjawab Proses Kerja
Tempoh masa

Mula PINJAMAN BUKU TEKS

PGB Mengeluarkan arahan untuk tindakan
30 minit SPBT seterusnya

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid (BMM)

390 minit
GK Mengedarkan BMM kepada murid / waris

30 minit
GK Mengumpulkan dan membuat semakan
BMM yang telah dilengkapkan oleh murid /
390 minit waris

GK Menyediakan senarai enrolmen murid yang

layak
30 minit

PGB/GPK HEM/ G SPBT/ Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa

GK SPBT
180 minit

60 hari Memaklumkan murid / waris keputusan

GK
permohonan SPBT
30 minit

G SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid

yang layak
60 minit

Mengisi borang keperluan SPBT BTBTR

G SPBT
190
30 minit

GPK HEM Membuat semakan borang BTBTR

190
15 minit
Mengesahkan borang BTBTR 190
PGB
15 minit

GPK HEM / G SPBT Menghantar borang BTBTR 190 ke

Unit SPBT Jabatan Pendidikan
60 minit

23
 6. CARTA ALIR

A
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
Tanggungjawab Proses Kerja
Mul URUSAN PENERIMAAN BUKU
a TEKS
G SPBT Menerima bekalan buku teks daripada
pembekal

G SPBT / PT Mengisi invoice

Menghantar pelaporan penerimaan buku

PK HEM / G
teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
SPBT
Negeri
URUSAN PELUPUSAN
Mengeluarkan BUKU TEKS
kad peminjaman buku
Tempoh masa
G SPBT / PT
390 minit
Mengasing dan mengikat buku teks yang
rosak
Merekod buku pinjaman murid
30 minit G SPBT / PT Menyediakan bilangan buku
naskah yang telah
Semakan pemulangan pinjaman murid
rosak

G SPBT /PT Mengeluarkan proses

Melaksanakan senaraipelupusan
murid tidak

60 hari G SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

30 minit

180 minit
TAMAT

30 minit

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

24
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS

1.
Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT yang selanjutnya.
Menerima arahan serta menyelaras
2.
percetakan BMM

Mengedarkan Borang BMM kepada

3
murid / waris

Mengumpul Borang BMM yang telah

4.
dilengkapkan murid / waris

Membuat semakan BMM dan

5. dokumen sokongan dan menyediakan
enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
6. SPBT untuk meluluskan murid yang
layak menerima SPBT
Memaklumkan murid / waris tentang
7.
kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen
7.
murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

Membuat semakan borang pesanan

9.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Mengesahkan borang pesanan
10.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Menghantar borang BTBTR 190 ke
Unit SPBT Jabatan Pendidikan
11.

URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS

a) Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,
sila pastikan bahawa;
13. b) Kod dan nama sekolah betul
c) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam BTBTR
Kew. 460
d) Buku yang dibekalkan dalam
keadaan baik

14. Memastikan invois diisi berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap

25
 kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

16. Mengasing dan mengikat buku teks

yang rosak. Buku Pendidikan Islam
hendaklah diasingkan.
Menyediakan bilangan naskah yang
17. telah rosak menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib
yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan
19.
dokumentasi.

26
 8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)
Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks

1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025

27
 9. SENARAI BORANG

Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI

Aktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program

BIL. BORANG KOD BORANG

Borang Komputer BTBTR 190

Buku Stok

Borang Komputer BTBTR 460

Borang Pelupusan Kew.300 V

Borang Sijil Pelupusan Kew.300 X

5. PROSES KERJA

Aktiviti 3.4 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

28
 PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
LAIN YANG PERATURAN DAN
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PUNCA KUASA
JAWAB
HUBUNGAN/
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Mengeluarkan arahan untuk
Hem/Guru
tindakan SPBT yang
1. PGB SPBT/Guru
selanjutnya setelah
Kelas
menerima Borang Maklumat
Murid (BMM)
Guru
PK HEM Menerima arahan serta
SPBT/Guru
2. menyelaras percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM
Kelas GPK Hem
3. kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM GPK
Guru Kelas yang telah dilengkapkan Hem/Guru
4.
murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan GPK
Guru Kelas dokumen sokongan dan Hem/Guru
5. menyediakan enrolmen yang SPBT
layak
Mengadakan mesyuarat
PGB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
7 Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris GPK Hem
Guru Kelas tentang kelulusan
permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan GPK Hem /
8
enrolmen murid yang layak Guru Kelas
Guru SPBT Mengisi borang keperluan
9 Guru Kelas
SPBT
10 Membuat semakan borang
PK HEM Guru SPBT/
pesanan BTBTR 190 dan
Guru Kelas
Buku Stok
11 Mengesahkan borang GPK Hem /
PGB pesanan BTBTR 190 dan Guru SPBT /
Buku Stok Guru Kelas
Menghantar borang BTBTR
PK HEM / Guru 190 ke Unit SPBT Jabatan
12 SPBT Guru Kelas
Pendidikan

29
 URUSAN PENERIMAAN
BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui
invois, sila pastikan bahawa

d) Kod dan nama sekolah

GPK Hem /
13 betul
Guru Kelas
Guru SPBT
e) Judul buku dan bilangan
buku adalah sama seperti
dalam BTBTR Kew. 460

f) Buku yang dibekalkan

dalam keadaan baik

Mengisi invois berdasarkan;

g) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalan
h) Menulis tarikh
penerimaan buku
i) Meletakkan cap sekolah
PGB/GPK
14 j) Mengisi buku penerimaan
Hem
buku
k) Menyerahkan invois yang
Guru SPBT / PT
lengkap kepada
pembekal
l) Menyimpan salinan invois
/ SAP
Menghantar pelaporan
penerimaan buku teks ke Unit
15 PK HEM / Guru PGB
SPBT Jabatan Pendidikan
SPBT Negeri
URUSAN PELUPUSAN
BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat PT

buku teks yang rosak. Buku
Guru SPBT
Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.
Menyediakan bilangan
naskah yang telah rosak
17 GPK Hem
Guru SPBT / PT menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses
pelupusan selaras dengan
18 GPK Hem
Guru SPBT / PT keperluan Akta Arkib yang
sedang berkuatkuasa.
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan
19 GPK Hem
dokumentasi.

30
 6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
Mula
Tanggungjawab Proses Kerja
Tempoh masa

Mula PINJAMAN BUKU TEKS

PGB Mengeluarkan arahan untuk tindakan
30 minit SPBT seterusnya

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid (BMM)

390 minit
GK Mengedarkan BMM kepada murid / waris

30 minit
GK Mengumpulkan dan membuat semakan
BMM yang telah dilengkapkan oleh murid /
390 minit waris

GK Menyediakan senarai enrolmen murid yang

layak
30 minit

PGB/GPK HEM/ G SPBT/ Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa

GK SPBT
180 minit

60 hari Memaklumkan murid / waris keputusan

GK
permohonan SPBT
30 minit

G SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid

yang layak
60 minit

Mengisi borang keperluan SPBT BTBTR

G SPBT
190
30 minit

GPK HEM Membuat semakan borang BTBTR

190
15 minit
Mengesahkan borang BTBTR 190
PGB
15 minit

GPK HEM / G SPBT Menghantar borang BTBTR 190 ke

Unit SPBT Jabatan Pendidikan
60 minit

31
 6. CARTA ALIR
A
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
Tanggungjawab Proses Kerja
Mul URUSAN PENERIMAAN BUKU
a TEKS
G SPBT Menerima bekalan buku teks daripada
pembekal

G SPBT / PT Mengisi invoice

Menghantar pelaporan penerimaan buku Tempoh masa

PK HEM / G
teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
SPBT
Negeri

G SPBT / PT URUSAN PELUPUSAN

Mengeluarkan BUKU TEKS
kad peminjaman buku
390 minit
Mengasing dan mengikat buku teks yang
rosak
Merekod buku pinjaman murid
30 minit G SPBT / PT Menyediakan bilangan buku
naskah yang telah
Semakan pemulangan pinjaman murid
rosak

G SPBT /PT Mengeluarkan proses

Melaksanakan senaraipelupusan
murid tidak

60 hari G SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

30 minit

180 minit
TAMAT

30 minit

32
 7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS

1.
Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT yang selanjutnya.
Menerima arahan serta menyelaras
2.
percetakan BMM

Mengedarkan Borang BMM kepada

3
murid / waris

Mengumpul Borang BMM yang telah

4.
dilengkapkan murid / waris

Membuat semakan BMM dan

5. dokumen sokongan dan menyediakan
enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
6. SPBT untuk meluluskan murid yang
layak menerima SPBT
Memaklumkan murid / waris tentang
7.
kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen
7.
murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

Membuat semakan borang pesanan

9.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Mengesahkan borang pesanan
10.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Menghantar borang BTBTR 190 ke
Unit SPBT Jabatan Pendidikan
11.

URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS

e) Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,
sila pastikan bahawa;
13. f) Kod dan nama sekolah betul
g) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam BTBTR
Kew. 460
h) Buku yang dibekalkan dalam
keadaan baik

14. Memastikan invois diisi berdasarkan;

g) Menurunkan tandatangan dan kad

33
 pengenalan
h) Menulis tarikh penerimaan buku
i) Meletakkan cap sekolah
j) Mengisi buku penerimaan buku
k) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
l) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

16. Mengasing dan mengikat buku teks

yang rosak. Buku Pendidikan Islam
hendaklah diasingkan.
Menyediakan bilangan naskah yang
17. telah rosak menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib
yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan
19.
dokumentasi.

34
 8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA
KUASA
Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)
Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks

3. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

4. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025

35
 9. SENARAI BORANG

Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI

Aktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program

BIL. BORANG KOD BORANG

Borang Komputer BTBTR 190

Buku Stok

Borang Komputer BTBTR 460

Borang Pelupusan Kew.300 V

Borang Sijil Pelupusan Kew.300 X

36
 PROSES KERJA

Aktiviti 3.6: Lawatan Murid.

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menyediakan kertas cadangan
dan mendapatkan kelulusan
GAB PGB
1. daripada Pengetua atau Guru
Besar
2. Mengedar dan mendapatkan
GAB IBU BAPA
kebenaran daripada waris.
Mengadakan mesyuarat
3. GAB PK
penyelarasan.
Menyediakan dokumen bagi
mendapatkan kelulusan aktiviti
4. GAB JPN/PPD
daripada JPN/PPD (35 Hari
sebelum tarikh lawatan).
Mengesahkan permohonan
5. PGB GAB
lawatan murid
Memberi taklimat kepada peserta
6. GAB PK
lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan
7. GAB PK
peraturan secara bertulis.
Memaklumkan pergerakan
kepada hospital/pusat kesihatan, HOSPITAL
BALAI POLIS
8. GAB balai polis dan JPN/PPD yang
JPN
berhampiran dengan tempat PPD
lawatan.
Memastikan Kotak Pertolongan
Cemas diperiksa,peralatan
9. GAB PK
mencukupi serta sentiasa ada
bersama sepanjang aktiviti
Mencatat pergerakan dalam buku
10. GAB PK
log
Membuat dan menghantar
laporan lawatan dan laporan
11. GAB PGB
perbelanjaan secara bertulis
kepada pelulus
Perekodan dan
12. GAB PK
pendokumentasian

37
 CARTA ALIR
Aktiviti 3.6:Pengurusan Lawatan murid
Tanggungjawab
Tempoh Masa Proses Kerja

GAB Menyediakan kertas cadangan dan

2880 minit mendapatkan kelulusan daripada PGB

1440 minit Mengedar dan mendapatkan kebenaran

GAB
daripada waris

GAB 120 minit Mengadakan mesyuarat penyelarasan

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan

GAB 60,480 minit/ 6 minggu kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari
sebelum tarikh lawatan)

Mengesahkan permohonan lawatan murid

GAB 1440 minit

Memberi taklimat kepadapeserta lawatan dan

waris

GAB 20 minit Menyediakan arahan dan peraturan secara

bertulis

Memaklumkan pergerakan kepada

GAB 1440 minit hospital/pusat kesihatan, balai polis dan
JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat
lawatan

GAB Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa 4320 minit

ada bersama sepanjang aktiviti

GAB Mencatat pergerakan dalam buku log 4320 minit

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan

laporan perbelanjaan secara bertulis kepada
GAB Pengetua atau Guru Besar 1440 minit

GAB Perekodan dan pendokumentasian 20 minit

38
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Lawatan murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan

1. kelulusan daripada PGB

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada

waris
2.

Mengadakan mesyuarat penyelarasan

3.

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan

aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)
4.

Mengesahkan permohonan lawatan murid

5.

Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris

6.

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis

7.

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat

kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang
8. berhampiran dengan tempat lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa

9. ada bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log

10.

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan

laporan perbelanjaan secara bertulis kepada
11. Pengetua atau Guru Besar

39
 Perekodan dan pendokumentasian
12.

PROSES KERJA

40
 Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
YANG ADA
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA PERATURAN
HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti murid yang yang
1. PK HEM/PT PK
akan mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan
2. PK HEM/ PT PGB
kemasukan murid
Mendapatkan salinan dokumen
yang diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad
pengenalan ibu bapa / penjaga
3. PK HEM/ PT 3. Salinan surat nikah PK
4. Surat hak penjagaan
anak (jika berkaitan)
5. Surat anak angkat
(jika berkaitan)
Bil air/letrik/cukai pintu
Menetapkan kemasukan murid ke
4. PKP Guru Kelas
kelas bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid
5. Guru Data Guru Kelas
masuk melalui sistem APDM
Memastikan data murid yang
6. Guru Kelas lengkap dan tepat melalui sistem Guru Data
APDM
Menyemak dan mengemaskini
dokumen fail peribadi murid yang
mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan
Terakhir (jika berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran
Sekolah
7. Guru Kelas PK
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

Mendaftar murid ke dalam buku

8. Guru Kelas PK
daftar rasmi sekolah

9. Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi PK

41
CARTA ALIR

Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Mengenal pasti murid yang yang akan

PK HEM/PT 2 Minit
mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan 2 Minit
PK HEM/ PT
kemasukan murid
5 Minit
PK HEM/ PT Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan

PKP Menetapkan kemasukan murid ke kelas 10 Minit

bersuaian

Guru Data Menguruskan pendaftaran murid masuk

melalui sistem APDM 5 Minit

Tidak Memastikan data murid yang lengkap 10 Minit

Guru Kelas
Lengkap? dan tepat melalui sistem APDM
Ya
Menyemak dan mengemaskini 60 Minit
Guru Kelas
dokumen fail peribadi murid

Mendaftar murid ke dalam buku daftar

Guru Kelas 5 Minit
rasmi sekolah

Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi 3 Minit

TAMAT

42
SENARAI SEMAK

Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid

43
 BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Mengenal pasti murid yang yang akan

1.
mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan
2.
murid
Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
3. penjaga
3. Salinan surat nikah
4. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika berkaitan)
6. Bil air/letrik/cukai pintu
Menetapkan kemasukan murid ke kelas
4.
bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid masuk
5.
melalui sistem APDM

Memastikan data murid yang lengkap dan

6.
tepat melalui sistem APDM
Menyemak dan mengemaskini dokumen fail
peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika
berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
7.
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi

8.
sekolah

9. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid

44
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK HEM / Mengenal pasti murid yang akan
1. Guru Kelas
PT bertukar keluar
PK HEM / Menyerahkan borang pertukaran
2. Guru Aliran
PT kepada pemohon
Memastikan borang lengkap diisi
PK HEM
3. dan maklumat tepat sebanyak 5 PGB
/GAB/PT
salinan
Mendapatkan salinan dokumen
yang diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan
ibu bapa / penjaga
4. GAB/PT 3. Salinan surat nikah PK HEM
4. Surat hak penjagaan
anak (jika berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika
berkaitan)
6. Bil air/letrik/cukai pintu
Mengesahkan permohonan
5. PGB PK HEM
pertukaran murid keluar
Menyerahkan dokumen
PK HEM / permohonan yang lengkap
6. PK
PT kepada pemohon untuk proses
kelulusan
Selepas Kelulusan
PK HEM /
7. Mendapatkan 1 salinan kelulusan PGB
PT
permohonan pertukaran murid
Penyerahan dokumen fail
peribadi murid kepada pemohon
yang mengandungi:
7. Salinan Keputusan Peperiksaan
Terakhir
PK HEM 8. Buku Rekod Profil Pentaksiran
8. Sekolah PK/Guru Aliran
/GAB/PT
9. Buku Rekod Kesihatan Murid
10.Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian
11. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
12.Sijil-sijil Pengiktirafan
Mengeluarkan data murid dari
9. Guru data Guru Kelas
sekolah melalui sistem APDM
10. PT Rekod dan dokumentasi PK HEM

45
CARTA ALIR

Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Mengenal pasti murid yang akan

PK HEM / PT 5 Minit
bertukar keluar
Menyerahkan borang pertukaran 2 Minit
PK HEM / PT kepada pemohon

Memastikan borang lengkap diisi dan 2 Minit

PK HEM /GAB/PT maklumat tepat sebanyak 5 salinan

Mendapatkan salinan dokumen yang 3 Minit

GAB/PT diperlukan

Mengesahkan permohonan pertukaran

PGB
murid keluar 2 Minit
Menyerahkan dokumen permohonan
PK HEM / PT yang lengkap kepada pemohon untuk 2 Minit
proses kelulusan

Selepas Kelulusan
PK HEM / PT Mendapatkan 1 salinan kelulusan 2 Minit
permohonan pertukaran murid

Penyerahan dokumen fail peribadi

PK HEM /GAB/PT 10 Minit
murid kepada pemohon

Mengeluarkan data murid dari sekolah

Guru data 5 Minit
melalui sistem APDM

PT
Rekod dan dokumentasi 3 Minit

TAMAT

46
SENARAI SEMAK

Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid

47
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Mengenal pasti murid yang akan

1.
bertukar keluar
Menyerahkan borang pertukaran
2.
kepada pemohon

Memastikan borang lengkap diisi dan

3.
maklumat tepat sebanyak 5 salinan
Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan ibu
bapa / penjaga
4. 3. Salinan surat nikah
4. Surat hak penjagaan anak
(jika berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika
berkaitan)
6. Bil air/letrik/cukai pintu
Mengesahkan permohonan pertukaran
5.
murid keluar
Menyerahkan dokumen permohonan
6. yang lengkap kepada pemohon untuk
proses kelulusan
Selepas Kelulusan
7. Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid
Penyerahan dokumen fail peribadi
murid kepada pemohon yang
mengandungi:
13.Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
8. 14.Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
15.Buku Rekod Kesihatan Murid
16.Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
17.Buku Rekod Pencapaian Murid Program
j-Qaf
18.Sijil-sijil Pengiktirafan
Mengeluarkan data murid dari sekolah
9.
melalui sistem APDM

10. Rekod dan dokumentasi

48