myPortfolio

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

SEKOLAH KEBANGSAAN RAPAT SETIA

BAHAGIAN : SEKOLAH KEBANGSAAN RAPAT SETIA

ALAMAT : SK RAPAT SETIA,

JALAN TENAGA 31350 IPOH, PERAK.

NO. TELEFON : 053135443

NO. FAKS. : 053129107

LAMAN
SESAWANG : ABA2068@moe.edu.my

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : RAZALI BIN RAMLI

Gelaran Jawatan : Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid

Gred Hakiki Jawatan : DG 42

Tarikh Penempatan : 16.12.2018

DILULUSKAN OLEH

Nama : NOR HIZAN BINTI HJ ABD JALIL

Gelaran Jawatan : Guru Besar

Gred Jawatan : DG 42

Tarikh : 18 November 2019

2
 JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 18 JANUARI 2021 Penyediaan MyPortfolio

3
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 1-2

Carta Fungsi 3

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4-5

Deskripsi Tugas 6-7

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa

Senarai Borang

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

4
1. CARTA ORGANISASI

1.1 Carta Organisasi Sekolah Kebangsaan Rapat Setia

JPN

PPD

5
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SEKOLAH KEBANGSAAN RAPAT
SETIA

GURU BESAR

PENOLONG PENOLONG PENOLONG

KANAN HEM KANAN KANAN
PENTADBIRAN KOKURIKULUM

6
1. CARTA FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL ELWAL MURID

Bertanggungjawab dalam peningkatan sahsiah murid
serta memastikan pelaksanaan selaras dengan dasar
KPM
Mewujudkan hubungan dua hala dengan komuniti
dan agensi-sgensi luar
Mengajar mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN
Pengurusan Organisasi Pengurusan Hal Ehwal Murid
Pengurusan Pembangunan Sumber
Manusia
Pengurusan Perhubungan Luar

7
2. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,
pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan
mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan,
pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber
manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan
hubungan dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID

a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin

murid
b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling murid
c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan,
kebajikan dan keceriaan sekolah
d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan
kebersihan bangunan dan kawasan
f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku

8
3.DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Hal Ehwal Murid Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN
GELARAN PK HEM DI WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG
GRED JAWATAN DG 42 Pendidikan
UTAMA
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN RAZALI BIN RAMLI
Tetap
JAWATAN OLEH
NOR HIZAN BINTI HJ ABD
HIRARKI 1
SK Rapat Setia DISEMAK OLEH JALIL
(BAHAGIAN) GURU BESAR
HIRARKI 2
DILULUSKAN
(CAWANGAN/
OLEH PPD KINTA UTARA
SEKTOR/UNIT)

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan 18 NOVEMBER 2019
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan
pengurusan hal ehwal murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti
sekolah serta kemenjadian murid yang seimbang dan menyeluruh.

9
 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Membantu merancang, 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan
merangka dan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan
menyelaraskan program/ data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
aktiviti pengurusan pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program
sekolah yang dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
komprehensif bagi 2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
memastikan kualiti sekolah 3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan
meningkat secara sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian
konsisten. prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program
lawatan dan hubungan dengan pihak luar

Membantu merancang 1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan

dan mentadbir program disiplin murid
pengurusan hal ehwal 2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan
murid bagi memastikan bimbingan dan kaunseling murid
3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
keselamatan, kebajikan
program kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah
dan kemenjadian murid 4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku
secara menyeluruh teks
5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan
keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan
5. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin
dan kedai buku

Melaksanakan PdP bagi 1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

memastikan murid
menerima pembelajaran
berdasarkan dasar
kurikulum kebangsaan

10
 DIMENSI
 Kategori Sekolah : BANDAR
 Gred Sekolah: B
 Bilangan Sesi Persekolahan: 1
 Bilangan Penolong Kanan: 3
 Bilangan Guru :35
 Bilangan AKP: 6
 Bilangan Murid: 498
 Bilangan Kelas: 16
 Kelas PPKI: -

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

● Ijazah Sarjana Muda / Diploma Perguruan

KOMPETENSI

 Kemahiran kepimpinan
 Kemahiran merancang dan menganalisis
 Kemahiran membuat keputusan
 Kemahiran menyelia

PENGALAMAN

● 21 tahun pengalaman sebagai guru.

● Berada dalam gred 29 selama 10 tahun.
● Berada dalam gred 32 selama 8 tahun.
● Berada dalam gred 34 selama 1 tahun.
● Berada dalam gred 42 selama 2 tahun.

11
PROSES KERJA

Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Melantik guru disiplin
1. PGB (dalam kalangan GAB) PK HEM
sekolah
Mengadakan mesyuarat
2. PGB PK HEM
Pengurusan Disiplin
Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
GAB
3. 5. Lucah PK HEM
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan
GAB pemeriksaan bagi
4. PK HEM
pencegahan disiplin
sekolah.
GAB Merekod kes-kes disiplin PK HEM
5.
dalam sistem
GAB Menganalisis kes-kes PKHEM
6.
disiplin
Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
GAB ditetapkan bagi kes-kes PK HEM
7
disiplin.sekolah sepertimana
garis panduan yang
berkuatkuasa
8 GAB Melaporkan kes-kes disiplin PK HEM

12
 sekolah sepertimana garis
CARTA ALIR panduan yang
berkuatkuasa.

Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid

Tempoh masa

13
Tanggungjawab Proses Kerja
Mula

PGB Melantik guru disiplin sekolah

120 minit

PGB Mengadakan mesyuarat pengurusan

120 minit
disiplin

GAB
390 minit Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah

GAB Memantau dan melaksanakan

1920 minit pemeriksaan pencegahan
disiplin sekolah

GAB
120 minit Merekod kes-kes disiplin
sekolah

GAB
120 minit Menganalisis kes-kes disiplin sekolah

2 hari
60 hari Mengambil tindakan bagi kes disiplin
480 minit
GAB
berdasarkan garis panduan

Kes

Selesai

Tindakan
GAB Melapor kes disiplin sekolah
120 minit

Tamat

14
SENARAI SEMAK

Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

//
1. Melantik guru disiplin sekolah

Mengadakan mesyuarat Pengurusan

2. /
disiplin
Menyenaraikan kesalahan disiplin
sekolah: /

1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
3
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan melaksanakan /
4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin
sekolah.
/
5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM

6. Menganalisis kes-kes disiplin /

Mengambil tindakan berdasarkan / Merujuk kepada

prosedur ditetapkan bagi kes-kes buku peraturan
7.
disiplin.sekolah sepertimana garis disiplin sekolah
panduan yang berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin sekolah /
8. sepertimana garis panduan yang
berkuatkuasa.

15
PROSES KERJA

Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. PGB PKHEM
pengurusan bantuan
Menubuhkan dan melantik
2. PK HEM PK HEM
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada
3. PK HEM ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. PK HEM bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. PGB layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
Menyediakan senarai murid
6. PK HEM
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7. PGB murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama
8. PK HEM murid layak bantuan kepada
JPN/ PPD
Memastikan murid mendapat
9. PK HEM
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan
10. PK HEM penerimaan bantuan

11. PK HEM Membuat pelaporan

12. PK HEM Perekodan dan pembuatan

16
CARTA ALIR

Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid

TANGGUNG
MULA TEMPOH
PROSES KERJA
JAWAB MASA

PGB Keluar arahan pelaksanaan

PK HEM Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan

Maklum kepada ibubapa dan murid tentang

PK HEM bantuan

PK HEM Uruskan permohonan

PGB Peraku murid layak dalam mesyuarat panel

PK HEM Sedia senarai murid yang layak bantuan

PGB Sahkan senarai nama murid yang layak

Menghantar senarai nama murid layak

PK HEM bantuan kepada JPN/ PPD

Memastikan murid mendapat bantuan

PK HEM kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan

PK HEM penerimaan bantuan

PK HEM Membuat pelaporan

PK HEM Perekodan dan pembuatan

17
SENARAI SEMAK

Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

//
Mengarahkan pelaksanaan
1.
pengurusan bantuan

Menubuhkan dan melantik /

2.
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada /
3 ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan /
4. bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang /
5. layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
/
Menyediakan senarai murid
6
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama /
7 murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama murid /
8 layak bantuan kepada JPN/
PPD
/
Memastikan murid mendapat
9
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan /
10 penerimaan bantuan

/
11
Membuat pelaporan

/
12 Perekodan dan pembuatan

18
PROSES KERJA

Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. PGB PKHEM
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2. PGB Guru
jawatankuasa
PK Merancang pelaksanaan aktiviti
3. Guru
HEM kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. Guru PK HEM
murid
PK Memantau aktiviti kesihatan
5. Guru
HEM murid
Membuat analisis dan
6. Guru Guru
pelaporan aktiviti
PK
7. Membuat pelaporan aktiviti Guru
HEM
Perekodan dan
8. Guru Guru
pendokumentasian

19
 CARTA ALIR
Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan

TANGGUNG MULA TEMPOH

PROSES KERJA
JAWAB MASA

Mengarahkan pelaksanaan aktiviti

PGB kesihatan murid

Menubuhkan dan melantik

PGB jawatankuasa

Merancang pelaksanaan aktiviti

PK HEM kesihatan murid

Guru Melaksanakan aktiviti kesihatan murid

PK HEM Memantau aktiviti kesihatan murid

Membuat analisis dan pelaporan

Guru aktiviti

PK HEM Membuat pelaporan aktiviti

Guru Perekodan dan pendokumentasian

TAMAT

20
 SENARAI SEMAK

Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

///
Mengarahkan pelaksanaan
1.
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik /
2.
jawatankuasa
/
Merancang pelaksanaan aktiviti
3
kesihatan murid
/
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4.
murid
/
Memantau aktiviti kesihatan
5.
murid
/
Membuat analisis dan pelaporan
6
aktiviti
/
7. Membuat pelaporan aktiviti

/
Perekodan dan
8.
pendokumentasian

21
 5. PROSES KERJA
Pinjaman Buku Teks

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Mengeluarkan arahan untuk
Hem/Guru
tindakan SPBT yang
1. PGB SPBT/Guru
selanjutnya setelah menerima
Kelas
Borang Maklumat Murid
(BMM)
Guru
PK HEM Menerima arahan serta
SPBT/Guru
2. menyelaras percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM
Kelas GPK Hem
3. kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM GPK
Guru Kelas yang telah dilengkapkan Hem/Guru
4.
murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan GPK
Guru Kelas dokumen sokongan dan Hem/Guru
5. menyediakan enrolmen yang SPBT
layak
Mengadakan mesyuarat
PGB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris
7 Guru Kelas tentang kelulusan GPK Hem
permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan GPK Hem /
8
enrolmen murid yang layak Guru Kelas
Guru SPBT Mengisi borang keperluan
9 Guru Kelas
SPBT
Membuat semakan borang
PK HEM Guru SPBT/
10 pesanan BTBTR 190 dan
Guru Kelas
Buku Stok
Mengesahkan borang GPK Hem /
11 PGB pesanan BTBTR 190 dan Guru SPBT /
Buku Stok Guru Kelas
Menghantar borang BTBTR
PK HEM / Guru 190 ke Unit SPBT Jabatan
12 SPBT Guru Kelas
Pendidikan

URUSAN PENERIMAAN
BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks GPK Hem /

13
daripada pembekal. Melalui Guru Kelas
Guru SPBT invois, sila pastikan bahawa

a) Kod dan nama sekolah

22
 betul

b) Judul buku dan bilangan

buku adalah sama seperti
dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan

dalam keadaan baik

Mengisi invois berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalan
b) Menulis tarikh
penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
PGB/GPK
14 d) Mengisi buku penerimaan
Hem
buku
Guru SPBT / PT e) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada
pembekal
f) Menyimpan salinan invois
/ SAP
Menghantar pelaporan
penerimaan buku teks ke Unit
15 PK HEM / Guru PGB
SPBT Jabatan Pendidikan
SPBT Negeri
URUSAN PELUPUSAN
BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat PT

Guru SPBT buku teks yang rosak. Buku
Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.
Menyediakan bilangan
naskah yang telah rosak
17 GPK Hem
Guru SPBT / PT menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses
pelupusan selaras dengan
18 GPK Hem
Guru SPBT / PT keperluan Akta Arkib yang
sedang berkuatkuasa.
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan
19 GPK Hem
dokumentasi.

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

6. CARTA ALIR

Tempoh masa

23
 Tanggungjawab Proses Kerja
Mula

PINJAMAN BUKU TEKS

PGB Mengeluarkan arahan untuk tindakan
30 minit SPBT seterusnya

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid

(BMM)
390 minit
GK Mengedarkan BMM kepada murid /
waris
30 minit
GK Mengumpulkan dan membuat semakan
BMM yang telah dilengkapkan oleh
390 minit murid / waris

GK Menyediakan senarai enrolmen murid

yang layak
30 minit

PGB/GPK HEM/ G Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa

SPBT/ GK SPBT
180 minit

60 hari Memaklumkan murid / waris keputusan

GK
permohonan SPBT
30 minit

G SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid

yang layak
60 minit

Mengisi borang keperluan SPBT

G SPBT
BTBTR 190
30 minit

GPK HEM Membuat semakan borang

BTBTR 190
15 minit
Mengesahkan borang BTBTR
PGB 190
15 minit

GPK HEM / G SPBT Menghantar borang BTBTR 190

ke Unit SPBT Jabatan
60 minit Pendidikan

24
 6. CARTA ALIR

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

Tempoh masa

25
Tanggungjawab A Proses Kerja

URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS
G SPBT Menerima bekalan buku teks daripada
pembekal

G SPBT / PT Mengisi invoice

Menghantar pelaporan penerimaan

PK HEM / G
buku teks ke Unit SPBT Jabatan
SPBT
Pendidikan Negeri

G SPBT / PT URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

390 minit
Mengasing dan mengikat buku teks
yang rosak
30 minitG SPBT / PT Menyediakan bilangan naskah yang
telah rosak

G SPBT /PT Melaksanakan proses pelupusan

60 hariG SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

30 minit

TAMAT
180 minit

30 minit

26
 7. SENARAI SEMAK
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS //

1.
Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT yang selanjutnya.
Menerima arahan serta menyelaras /
2.
percetakan BMM
/
Mengedarkan Borang BMM kepada
3
murid / waris
/
Mengumpul Borang BMM yang telah
4.
dilengkapkan murid / waris

Membuat semakan BMM dan /

5. dokumen sokongan dan menyediakan
enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa /
6. SPBT untuk meluluskan murid yang
layak menerima SPBT
Memaklumkan murid / waris tentang /
7.
kelulusan permohanan SPBT
/
Menyediakan rumusan enrolmen murid
7.
yang layak
/
8. Mengisi borang keperluan SPBT

Membuat semakan borang pesanan /

9.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Mengesahkan borang pesanan BTBTR /
10.
190 dan Buku Stok
Menghantar borang BTBTR 190 ke /
Unit SPBT Jabatan Pendidikan
11.

13. URUSAN PENERIMAAN BUKU /

TEKS

a) Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,
sila pastikan bahawa;
b) Kod dan nama sekolah betul
c) Judul buku dan bilangan buku

27
 adalah sama seperti dalam BTBTR
Kew. 460
d) Buku yang dibekalkan dalam
keadaan baik

Memastikan invois diisi berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
14. c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan /
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS /

16. Mengasing dan mengikat buku teks

yang rosak. Buku Pendidikan Islam
hendaklah diasingkan.
Menyediakan bilangan naskah yang /
17. telah rosak menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan /
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib
yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan /
19.
dokumentasi.

28
 8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)
Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks

1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025

29
Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI
Aktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program
9. SENARAI BORANG
KOD BORANG
BIL. BORANG

Borang Pemantauan Maklumat Pengurusan Disiplin Di FM03/01

1.
Sekolah
FM03/02
2. Format Kebenaran Keluar Kawasan Sekolah

Format Surat Amaran Pertama Untuk Ketidakhadiran Ke FM03/03

3.
Sekolah
FM03/04
4. Format Surat Jawapan Ibu Bapa / Penjaga

Format Surat Amaran Kedua Untuk Ketidakhadiran Ke FM03/05

5.
Sekolah
Format Surat Amaran Ketiga Untuk Ketidakhadiran Ke FM03/06
6.
Sekolah
FM03/07
7. Format Surat Pemberitahuan Pembuangan Sekolah

FM03/08
8. Format Surat Lantikan Pengawas Sekolah

Borang Permohonan Bantuan Di Bawah Kumpulan Wang FM03/09

9.
Amanah Pelajar Miskin
Borang Ringkasan Permohonan Bantuan Kumpulan Wang FM03/10
10
Amanah Pelajar Miskin
Contoh Surat Panggilan Penyerahan Bantuan KWAPM FM03/11
11.
Kepada Ibu Bapa / Penjaga
FM03/12
12. Borang Maklumat Mengenai Murid Yang Menyertai RMT

FM03/13
13. Borang Kehadiran Murid RMT

FM03/14
14. Borang Maklumat Murid RMT (KP/RMT/C)

FM03/15
15. Borang Maklumat Murid Guru SBT (SBT3/2008)

FM03/16
16. Borang Maklumat SBT Sekolah (SBT 2/2008)

Contoh Surat Makluman Pemberitahuan Bantuan Tuisyen Di FM03/17

17.
Bawah Skim Bantuan Tuisyen (SBT 1/2008)
Contoh Surat Perakuan Penerimaan Bantuan Tuisyen Di FM03/18
18.
Bawah Skim Bantuan Tuisyen
Borang Permohonan Untuk Berkhidmat Sebagai Guru FM03/19
19.
Tuisyen SBT (SBT 4/2008
FM03/20
20. Surat Perlantikan Sebagai Guru Tuisyen SBT (SBT 5/2008)

FM03/21
21. Borang Tuntutan Bayaran Tuisyen Guru (SBT 6(A)/2008)

Penyata Senari Murid Yang Layak Menerima Bantuan FM03/22

22.
Tuisyen / Kehadiran Murid (SBT 6(B)/2008)
Borang Laporan Pemantauan Kelas SBT Di Sekolah (SBT FM03/23
23.
7/2008)
Borang Laporan Pemantauan Kelas SBT Oleh Pegawai FM03/24
24.
Akademik Pejabat Pelajaran Daerah (SBT 8/2008)
Borang Pemantauan Kelayakan Murid SPBT (SPBT 1- Pind FM03/25
25.
11/03)
Borang Pengakuan Pendapatan Untuk Penjaga Yang Tiada FM03/26
26.
Penyatagaji

30
 5. PROSES KERJA
Aktiviti 3.4 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Mengeluarkan arahan untuk
Hem/Guru
tindakan SPBT yang
1. PGB SPBT/Guru
selanjutnya setelah menerima
Kelas
Borang Maklumat Murid
(BMM)
Guru
PK HEM Menerima arahan serta
SPBT/Guru
2. menyelaras percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM
Kelas GPK Hem
3. kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM GPK
Guru Kelas yang telah dilengkapkan Hem/Guru
4.
murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan GPK
Guru Kelas dokumen sokongan dan Hem/Guru
5. menyediakan enrolmen yang SPBT
layak
Mengadakan mesyuarat
PGB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris
7 Guru Kelas tentang kelulusan GPK Hem
permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan GPK Hem /
8
enrolmen murid yang layak Guru Kelas
Guru SPBT Mengisi borang keperluan
9 Guru Kelas
SPBT
Membuat semakan borang
PK HEM Guru SPBT/
10 pesanan BTBTR 190 dan
Guru Kelas
Buku Stok
Mengesahkan borang GPK Hem /
11 PGB pesanan BTBTR 190 dan Guru SPBT /
Buku Stok Guru Kelas
Menghantar borang BTBTR
PK HEM / Guru 190 ke Unit SPBT Jabatan
12 SPBT Guru Kelas
Pendidikan

URUSAN PENERIMAAN
BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks GPK Hem /

13
daripada pembekal. Melalui Guru Kelas
Guru SPBT invois, sila pastikan bahawa

d) Kod dan nama sekolah

31
 betul

e) Judul buku dan bilangan

buku adalah sama seperti
dalam BTBTR Kew. 460

f) Buku yang dibekalkan

dalam keadaan baik

Mengisi invois berdasarkan;

g) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalan
h) Menulis tarikh
penerimaan buku
i) Meletakkan cap sekolah
PGB/GPK
14 j) Mengisi buku penerimaan
Hem
buku
Guru SPBT / PT k) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada
pembekal
l) Menyimpan salinan invois
/ SAP
Menghantar pelaporan
penerimaan buku teks ke Unit
15 PK HEM / Guru PGB
SPBT Jabatan Pendidikan
SPBT Negeri
URUSAN PELUPUSAN
BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat PT

Guru SPBT buku teks yang rosak. Buku
Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.
Menyediakan bilangan
naskah yang telah rosak
17 GPK Hem
Guru SPBT / PT menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses
pelupusan selaras dengan
18 GPK Hem
Guru SPBT / PT keperluan Akta Arkib yang
sedang berkuatkuasa.
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan
19 GPK Hem
dokumentasi.

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

6. CARTA ALIR

Tempoh masa

32
 Tanggungjawab Proses Kerja
Mula

PINJAMAN BUKU TEKS

PGB Mengeluarkan arahan untuk tindakan
30 minit SPBT seterusnya

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid

(BMM)
390 minit
GK Mengedarkan BMM kepada murid /
waris
30 minit
GK Mengumpulkan dan membuat semakan
BMM yang telah dilengkapkan oleh
390 minit murid / waris

GK Menyediakan senarai enrolmen murid

yang layak
30 minit

PGB/GPK HEM/ G Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa

SPBT/ GK SPBT
180 minit

60 hari Memaklumkan murid / waris keputusan

GK
permohonan SPBT
30 minit

G SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid

yang layak
60 minit

Mengisi borang keperluan SPBT

G SPBT
BTBTR 190
30 minit

GPK HEM Membuat semakan borang

BTBTR 190
15 minit
Mengesahkan borang BTBTR
PGB 190
15 minit

GPK HEM / G SPBT Menghantar borang BTBTR 190

ke Unit SPBT Jabatan
60 minit Pendidikan

33
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
6. CARTA ALIR

Tempoh masa

34
Tanggungjawab A Proses Kerja

URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS
G SPBT Menerima bekalan buku teks daripada
pembekal

G SPBT / PT Mengisi invoice

Menghantar pelaporan penerimaan

PK HEM / G
buku teks ke Unit SPBT Jabatan
SPBT
Pendidikan Negeri

G SPBT / PT URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

390 minit
Mengasing dan mengikat buku teks
yang rosak
30 minitG SPBT / PT Menyediakan bilangan naskah yang
telah rosak

G SPBT /PT Melaksanakan proses pelupusan

60 hariG SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

30 minit

TAMAT
180 minit

30 minit

35
 7. SENARAI SEMAK
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS /

1.
Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT yang selanjutnya.
Menerima arahan serta menyelaras /
2.
percetakan BMM
/
Mengedarkan Borang BMM kepada
3
murid / waris
/
Mengumpul Borang BMM yang telah
4.
dilengkapkan murid / waris

Membuat semakan BMM dan /

5. dokumen sokongan dan menyediakan
enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa /
6. SPBT untuk meluluskan murid yang
layak menerima SPBT
Memaklumkan murid / waris tentang /
7.
kelulusan permohanan SPBT
/
Menyediakan rumusan enrolmen murid
7.
yang layak
/
8. Mengisi borang keperluan SPBT

Membuat semakan borang pesanan /

9.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Mengesahkan borang pesanan BTBTR /
10.
190 dan Buku Stok
Menghantar borang BTBTR 190 ke /
Unit SPBT Jabatan Pendidikan
11.

13. URUSAN PENERIMAAN BUKU /

TEKS

e) Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,
sila pastikan bahawa;
f) Kod dan nama sekolah betul
g) Judul buku dan bilangan buku

36
 adalah sama seperti dalam BTBTR
Kew. 460
h) Buku yang dibekalkan dalam
keadaan baik

Memastikan invois diisi berdasarkan;

g) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
h) Menulis tarikh penerimaan buku
14. i) Meletakkan cap sekolah
j) Mengisi buku penerimaan buku
k) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
l) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan /
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS /

16. Mengasing dan mengikat buku teks

yang rosak. Buku Pendidikan Islam
hendaklah diasingkan.
Menyediakan bilangan naskah yang /
17. telah rosak menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan /
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib
yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan /
19.
dokumentasi.

37
 8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA
KUASA
Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)
Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks

3. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

4. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025

38
Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI
Aktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program
9. SENARAI BORANG
KOD BORANG
BIL. BORANG

Borang Pemantauan Maklumat Pengurusan Disiplin Di FM03/01

1.
Sekolah
FM03/02
2. Format Kebenaran Keluar Kawasan Sekolah

Format Surat Amaran Pertama Untuk Ketidakhadiran Ke FM03/03

3.
Sekolah
FM03/04
4. Format Surat Jawapan Ibu Bapa / Penjaga

Format Surat Amaran Kedua Untuk Ketidakhadiran Ke FM03/05

5.
Sekolah
Format Surat Amaran Ketiga Untuk Ketidakhadiran Ke FM03/06
6.
Sekolah
FM03/07
7. Format Surat Pemberitahuan Pembuangan Sekolah

FM03/08
8. Format Surat Lantikan Pengawas Sekolah

Borang Permohonan Bantuan Di Bawah Kumpulan Wang FM03/09

9.
Amanah Pelajar Miskin
Borang Ringkasan Permohonan Bantuan Kumpulan Wang FM03/10
10
Amanah Pelajar Miskin
Contoh Surat Panggilan Penyerahan Bantuan KWAPM FM03/11
11.
Kepada Ibu Bapa / Penjaga
FM03/12
12. Borang Maklumat Mengenai Murid Yang Menyertai RMT

FM03/13
13. Borang Kehadiran Murid RMT

FM03/14
14. Borang Maklumat Murid RMT (KP/RMT/C)

FM03/15
15. Borang Maklumat Murid Guru SBT (SBT3/2008)

FM03/16
16. Borang Maklumat SBT Sekolah (SBT 2/2008)

Contoh Surat Makluman Pemberitahuan Bantuan Tuisyen Di FM03/17

17.
Bawah Skim Bantuan Tuisyen (SBT 1/2008)
Contoh Surat Perakuan Penerimaan Bantuan Tuisyen Di FM03/18
18.
Bawah Skim Bantuan Tuisyen
Borang Permohonan Untuk Berkhidmat Sebagai Guru FM03/19
19.
Tuisyen SBT (SBT 4/2008
FM03/20
20. Surat Perlantikan Sebagai Guru Tuisyen SBT (SBT 5/2008)

FM03/21
21. Borang Tuntutan Bayaran Tuisyen Guru (SBT 6(A)/2008)

Penyata Senari Murid Yang Layak Menerima Bantuan FM03/22

22.
Tuisyen / Kehadiran Murid (SBT 6(B)/2008)
Borang Laporan Pemantauan Kelas SBT Di Sekolah (SBT FM03/23
23.
7/2008)
Borang Laporan Pemantauan Kelas SBT Oleh Pegawai FM03/24
24.
Akademik Pejabat Pelajaran Daerah (SBT 8/2008)
Borang Pemantauan Kelayakan Murid SPBT (SPBT 1- Pind FM03/25
25.
11/03)
Borang Pengakuan Pendapatan Untuk Penjaga Yang Tiada FM03/26
26.
Penyatagaji

39
 Aktiviti 3.6: Lawatan
PROSES Murid.
KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menyediakan kertas cadangan
dan mendapatkan kelulusan
GAB PGB
1. daripada Pengetua atau Guru
Besar
2. Mengedar dan mendapatkan
GAB IBU BAPA
kebenaran daripada waris.
Mengadakan mesyuarat
3. GAB PK
penyelarasan.
Menyediakan dokumen bagi
mendapatkan kelulusan aktiviti
4. GAB JPN/PPD
daripada JPN/PPD (35 Hari
sebelum tarikh lawatan).
Mengesahkan permohonan
5. PGB GAB
lawatan murid
Memberi taklimat kepada peserta
6. GAB PK
lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan
7. GAB PK
peraturan secara bertulis.
Memaklumkan pergerakan
kepada hospital/pusat kesihatan, HOSPITAL
BALAI POLIS
8. GAB balai polis dan JPN/PPD yang
JPN
berhampiran dengan tempat PPD
lawatan.
Memastikan Kotak Pertolongan
Cemas diperiksa,peralatan
9. GAB PK
mencukupi serta sentiasa ada
bersama sepanjang aktiviti
Mencatat pergerakan dalam buku
10. GAB PK
log
Membuat dan menghantar
laporan lawatan dan laporan
11. GAB PGB
perbelanjaan secara bertulis
kepada pelulus
Perekodan dan
12. GAB PK
pendokumentasian

40
Aktiviti 3.6:Pengurusan
CARTA ALIR Lawatan murid

Tanggungjawab
Tempoh Masa Proses Kerja

GAB Menyediakan kertas cadangan dan

2880 minit mendapatkan kelulusan daripada PGB

Mengedar dan mendapatkan kebenaran

GAB 1440 minit
daripada waris

GAB 120 minit Mengadakan mesyuarat penyelarasan

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan

GAB
60,480 minit/ 6 minggu kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari
sebelum tarikh lawatan)

Mengesahkan permohonan lawatan murid

GAB
1440 minit

Memberi taklimat kepada peserta lawatan

dan waris

GAB Menyediakan arahan dan peraturan

20 minit secara bertulis

Memaklumkan pergerakan kepada

GAB hospital/pusat kesihatan, balai polis dan
1440 minit JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat
lawatan

GAB Memastikan peti kecemasan diperiksa dan 4320 minit

sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

GAB Mencatat pergerakan dalam buku log

41
 4320 minit

Membuat dan menghantar laporan lawatan

dan laporan perbelanjaan secara bertulis
GAB kepada Pengetua atau Guru Besar 1440 minit

GAB Perekodan dan pendokumentasian 20 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Lawatan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan ///

1. kelulusan daripada PGB

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada /

waris
2.

Mengadakan mesyuarat penyelarasan /

3.

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan /

aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)
4.

Mengesahkan permohonan lawatan murid /

5.

Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris /

6.

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis /

7.

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat /

8. kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang

berhampiran dengan tempat lawatan
Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa /
9. ada bersama sepanjang aktiviti
10. Mencatat pergerakan dalam buku log /

42
 Membuat dan menghantar laporan lawatan dan /

11. laporan perbelanjaan secara bertulis kepada

Pengetua atau Guru Besar
Perekodan dan pendokumentasian /
12.

PROSES KERJA

Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
YANG ADA
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA PERATURAN
HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti murid yang yang
1. PK HEM/PT PK
akan mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan
2. PK HEM/ PT PGB
kemasukan murid
Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan
ibu bapa / penjaga
3. PK HEM/ PT 3. Salinan surat nikah PK
4. Surat hak penjagaan
anak (jika berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika
berkaitan)
Bil air/letrik/cukai pintu
Menetapkan kemasukan murid ke
4. PKP Guru Kelas
kelas bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid
5. Guru Data Guru Kelas
masuk melalui sistem APDM
Memastikan data murid yang
6. Guru Kelas lengkap dan tepat melalui sistem Guru Data
APDM
7. Guru Kelas Menyemak dan mengemaskini PK
dokumen fail peribadi murid yang
mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan
Terakhir (jika berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran
Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid

43
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
YANG ADA
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA PERATURAN
HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

Mendaftar murid ke dalam buku

8. Guru Kelas PK
daftar rasmi sekolah

9. Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi PK

CARTA ALIR

Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Mengenal pasti murid yang yang akan

PK HEM/PT 2 Minit
mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan 2 Minit
PK HEM/ PT
kemasukan murid
5 Minit
PK HEM/ PT Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan

PKP Menetapkan kemasukan murid ke kelas 10 Minit

bersuaian

Guru Data Menguruskan pendaftaran murid masuk

melalui sistem APDM 5 Minit

Tidak Memastikan data murid yang lengkap dan 10 Minit

Guru Kelas Lengkap? tepat melalui sistem APDM
Ya
Menyemak dan mengemaskini dokumen 60 Minit
Guru Kelas
fail peribadi murid

Mendaftar murid ke dalam buku daftar

Guru Kelas 5 Minit
rasmi sekolah

Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi 3 Minit

TAMA
T
44
SENARAI SEMAK

Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar

1. //
masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan
2. /
murid
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
3. penjaga /
3. Salinan surat nikah
4. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika berkaitan)
6. Bil air/letrik/cukai pintu

4. Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian /

Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui

5. /
sistem APDM

Memastikan data murid yang lengkap dan tepat

6. /
melalui sistem APDM
Menyemak dan mengemaskini dokumen fail
peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika
berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
7. /
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi

8. /
sekolah

45
 BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

9. Rekod dan dokumentasi /

PROSES KERJA

Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK HEM / Mengenal pasti murid yang akan
1. Guru Kelas
PT bertukar keluar
PK HEM / Menyerahkan borang pertukaran
2. Guru Aliran
PT kepada pemohon
Memastikan borang lengkap diisi
PK HEM
3. dan maklumat tepat sebanyak 5 PGB
/GAB/PT
salinan
Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan
ibu bapa / penjaga
4. GAB/PT 3. Salinan surat nikah PK HEM
4. Surat hak penjagaan anak
(jika berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika
berkaitan)
6. Bil air/letrik/cukai pintu
Mengesahkan permohonan
5. PGB PK HEM
pertukaran murid keluar
Menyerahkan dokumen permohonan
PK HEM /
6. yang lengkap kepada pemohon untuk PK
PT
proses kelulusan
Selepas Kelulusan
PK HEM /
7. Mendapatkan 1 salinan kelulusan PGB
PT
permohonan pertukaran murid
8. PK HEM Penyerahan dokumen fail peribadi PK/Guru Aliran
/GAB/PT murid kepada pemohon yang
mengandungi:

46
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
7. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
8. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
9. Buku Rekod Kesihatan Murid
10. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
11. Buku Rekod Pencapaian Murid Program
j-Qaf
12. Sijil-sijil Pengiktirafan
Mengeluarkan data murid dari
9. Guru data Guru Kelas
sekolah melalui sistem APDM
10. PT Rekod dan dokumentasi PK HEM

CARTA ALIR

Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Mengenal pasti murid yang akan bertukar

PK HEM / PT 5 Minit
keluar
Menyerahkan borang pertukaran kepada 2 Minit
PK HEM / PT pemohon

Memastikan borang lengkap diisi dan 2 Minit

PK HEM /GAB/PT maklumat tepat sebanyak 5 salinan

Mendapatkan salinan dokumen yang 3 Minit

GAB/PT diperlukan

Mengesahkan permohonan pertukaran

PGB
murid keluar 2 Minit
Menyerahkan dokumen permohonan yang
PK HEM / PT lengkap kepada pemohon untuk proses 2 Minit
kelulusan

Selepas Kelulusan
PK HEM / PT Mendapatkan 1 salinan kelulusan 2 Minit
permohonan pertukaran murid

Penyerahan dokumen fail peribadi murid

PK HEM /GAB/PT 10 Minit
kepada pemohon

Mengeluarkan data murid dari sekolah

Guru data 5 Minit
melalui sistem APDM

PT
Rekod dan dokumentasi 3 Minit

TAMAT
47
SENARAI SEMAK

Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Mengenal pasti murid yang akan bertukar

1. ///
keluar
Menyerahkan borang pertukaran kepada
2. /
pemohon

Memastikan borang lengkap diisi dan

3. /
maklumat tepat sebanyak 5 salinan
Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
2. Salinan kad pengenalan ibu
bapa / penjaga
4. /
3. Salinan surat nikah
4. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika berkaitan)
6. Bil air/letrik/cukai pintu
Mengesahkan permohonan pertukaran
5. /
murid keluar
Menyerahkan dokumen permohonan yang
6. lengkap kepada pemohon untuk proses /
kelulusan
Selepas Kelulusan
7. Mendapatkan 1 salinan kelulusan /
permohonan pertukaran murid

48
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Penyerahan dokumen fail peribadi murid

kepada pemohon yang mengandungi:
13. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
14. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
8. /
15. Buku Rekod Kesihatan Murid
16. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
17. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
18. Sijil-sijil Pengiktirafan
Mengeluarkan data murid dari sekolah
9. /
melalui sistem APDM

10. Rekod dan dokumentasi /

49