myPortfolio

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SARA BINTI AHMAD TERMIZI

BAHAGIAN : SEKOLAH KEBANGSAAN TAMAN SEGAR

ALAMAT : JALAN MANIS, 56100 CHERAS, KUALA LUMPUR

NO. TELEFON : 03 - 91300598

NO. FAKS. : 03 - 91300598

LAMAN
SESAWANG : wba0055@moe.gov.my
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Sara binti Ahmad Termizi

Gelaran Jawatan : Penolong Kanan Kokurikulum

Gred Hakiki Jawatan : DG48

Tarikh Penempatan :

DILULUSKAN OLEH

Nama : Khatijah binti Maulud

Gelaran Jawatan : Pegawai Penilai 1

Gred Jawatan : DG44

Tarikh :
 JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 31 Oktober 2022 Penyediaan MyPortfolio

 KANDUNGAN

RKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 1-2

Carta Fungsi 3

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4

Deskripsi Tugas 5-7

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 8 – 40

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 41

Senarai Borang 41

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 42

CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI SK TAMAN SEGAR

JPWPKL

PPD PUDU

GURU BESAR

PK PENTADBIRAN PK HAL EHWAL PK PK PENDIDIKAN

& KURIKULUM MURID KOKURIKULUM KHAS
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SK TAMAN SEGAR

GURU BESAR
KHATIJAH BINTI MAULUD MAULUD

PK HAL EHWAL MURID PK KOKURIKULUM PK PENDIDIKAN KHAS

PK PENTADBIRAN
AZIZAN BIN IBRAHIM SARA BT AHMAD ROYATI BT WAN
ROSNI BT OTHMAN
TERMIZI SALIN
 CARTA FUNGSI

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

Bertanggungjawab dalam
peningkatan kokurikulum murid
serta memastikan pelaksanaan
selaras dengan dasar KPM
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-
agensi luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

❖ Pengurusan Organisasi Pengurusan Kokurikulum

❖ Pengurusan Pembangunan ❖ Badan beruniform
Sumber Manusia ❖ Sukan
❖ Pengurusan Perhubungan ❖ Permainan
Luar ❖ Kelab
❖ Persatuan
 AKTIVITI-AKTIVITI
DESKRIPSI TUGAS BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan.
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah.
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru.
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar.

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa.

PENGURUSAN KOKURIKULUM

a. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit Beruniform, Kelab

dan Persatuan, Sukan dan Permainan bagi murid.
b. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan penyertaan murid
aktiviti luar.
 MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Kokurikulum Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK Ko WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG
GRED JAWATAN DG48 Pendidikan
UTAMA
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN
Tetap SARA BT AHMAD TERMIZI
JAWATAN OLEH
HIRARKI 1 SK TAMAN KHATIJAH BINTI MAULUD
DISEMAK OLEH
(BAHAGIAN) SEGAR GURU BESAR
HIRARKI 2
DILULUSKAN NOR SAIMAH BINTI SAIN
(CAWANGAN/
OLEH
SEKTOR/UNIT)

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan kokurikulum
murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang
seimbang dan menyeluruh.
 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Membantu merancang, merangka 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan
dan menyelaraskan program/ aktiviti strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan
pengurusan sekolah yang data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
komprehensif bagi memastikan pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program
kualiti sekolah meningkat secara dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
konsisten. 2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan
sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian
prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan
dan hubungan dengan pihak luar

MembMembantu merancang dan mentadbir 1. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit
pelaksanaan kokurikulum bagi Beruniform, Kelab dan Persatuan, Sukan dan Permainan
menyokong kemenjadian murid bagi murid
secara menyeluruh dan seimbang 2. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan
dalam aspek jasmani, emosi, rohani penyertaan murid dalam aktiviti luar
dan intelektual

MelakMelaksanakan PdP bagi memastikan 1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

murid menerima pembelajaran
berdasarkan dasar kurikulum
kebangsaan
 DIMENSI
● Kategori Sekolah:
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Guru:
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

KOMPETENSI
● Kemahiran pedagogi
● Kemahiran membimbing
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia

PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun
 PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Strategik

PEGAWAI
UNDANG-
LAIN YANG
TANGGUNG UNDANG,
BIL. PROSES KERJA ADA
JAWAB PERATURAN DAN
HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menubuhkan Jawatan Kuasa
1. GB PK PEKELILING
Perancangan Strategik
KEMAJUAN
Mengenal pasti isu strategik PENTADBIRAN
2. GB PK
sekolah AWAM BILANGAN
2 TAHUN 2005
3. GB Menetapkan matlamat sekolah PK
Garis Panduan Bagi
4. PK Ko Analisis persekitaran (SWOT) GB/ PK/ GAB Mewujudkan
Petunjuk-Petunjuk
Penyediaan Perancangan Prestasi Utama
5. PK Ko Strategik, Pelan Taktikal dan GB/ PK/ GAB Atau Key
Pelan Operasi Performance
Kelulusan Perancangan Indicators (KPI) dan
6. GB Strategik, Pelan Taktikal dan PK Melaksanakan
Pelan Operasi Pengukuran
Prestasi di Agensi
7. PK Ko Pelaksanaan Pelan Operasi GB/ PK Kerajaan
Melaksanakan kajian semula
8. PK Ko PK
dan menambah baik
Mendokumentasikan
9. PK Ko GB
Perancangan Strategik.
CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan Strategik

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

GB Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 minit

Perancangan Strategik

180 minit
GB
Mengenal pasti isu strategik
sekolah

Menetapkan matlamat sekolah 180 minit

GB
Analisis persekitaran (SWOT)

PK Ko
1170 minit
Penyediaan Perancangan
Strategik, Pelan Taktikal dan
PK Ko Pelan Operasi 1560 minit

Kelulusan Perancangan
Strategik, Pelan Taktikal dan 120 minit
GB Pelan Operasi
Tidak lulus
Penambahbaikan

Lulus

Pelaksanaan Pelan Operasi

PK Ko Melaksanakan kajian semula

dan menambah baik
1170 minit

PK Ko
Mendokumentasikan
Perancangan Strategik. 1170 minit

PK Ko
TAMAT
60 minit
SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan Strategik

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa //
1. ● Mengenal pasti guru yang akan menguruskan /
perancangan strategik

2. Mengenal pasti isu strategik sekolah

3. Menetapkan matlamat sekolah

Analisis persekitaran (SWOT)

4. ● Faktor membantu pencapaian objektif
● Faktor menjejas pencapaian objektif
Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan
Taktikal dan Pelan Operasi
● Semakan Perancangan Strategik sedia ada
5. ● Pelan Taktikal yang diterjemah dari
Perancangan Strategik
● Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal
yang merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
6. Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota
Kumpulan Sokongan
7.
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap
operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
8. ● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
9.
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan

10. Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Data

PEGAWAI
UNDANG-
LAIN YANG
TANGGUNG UNDANG,
BIL. PROSES KERJA ADA
JAWAB PERATURAN DAN
HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengeluarkan arahan untuk
1. GB mengumpul data yang PK(P)
diperlukan
PK Ko Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
3. PK Ko menggabungkan data yang GAB
dikumpul (sekiranya perlu)
Melaksanakan verifikasi dan PK(P)/GAB
4. GB
validasi data
Membuat pengesahan ke atas
PK(P)/GAB
5. GB data yang telah disemak dan
dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK Ko menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan
7. PK Ko GAB
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
8. PK Ko PK(P)
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan tindakan
9. PK Ko GAB
susulan
Membuat pengesahan ke atas GPK/GAB/
10. GB
laporan yang telah dikemaskini PM
11. AKP Rekod dan dokumentasi GB
CARTA ALIR

Aktiviti 2: Pengurusan Data

TANGGUNGJAWAB

GB

PK Ko

PK Ko

GB

GB

PK Ko

PK Ko

PK Ko

PK Ko

GB

AKP
SENARAI SEMAK

Aktiviti 2: Pengurusan Data

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan arahan untuk
1.
mengumpul data yang diperlukan
Mengumpul data dari sumber-sumber
2.
yang berkaitan
Memasukkan data / menggabungkan
3.
data yang dikumpul (sekiranya perlu)
Melaksanakan verifikasi dan validasi
4.
data
Membuat pengesahan ke atas data
5.
yang telah disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan menyediakan
6.
laporan berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan dalam
7.
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan (tindakan
pembetulan, pencegahan dan
8.
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.

9. Menyediakan laporan tindakan susulan

Membuat pengesahan ke atas laporan

10.
yang telah dikemaskini

11. Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. PK HEM Menerima dan merekod aduan GB

2. GB Mengeluarkan surat akuan terima PK/GAB

(SAT) kepada pengadu.

Menyalurkan aduan kepada

3. GB PK/GAB
pihak berkaitan.
PK/GKMP/GA
4. Menjalankan siasatan GB
B
PK/GKMP/GA
5. Melaporkan hasil siasatan . GB
B
PK/GKMP/GA
6. Menyediakan ulasan. PK
B
PK/GKMP/GA
7. GB Mengesahkan laporan
B

PK/GKMP/GA Menghantar keputusan siasatan

8. aduan bersama Borang Maklum GB
B
Balas kepada pengadu
Menyediakan analisis aduan
9. GKMP/GAB setiap bulan dan dilaporkan PK
dalam mesyuarat pengurusan

10. GAB/PT Rekod dan dokumentasi GB

CARTA ALIR

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

PK HEM Menerima dan merekod aduan 60 minit

Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada 30 minit

PGB/PK pengadu.

GB Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan. 90 minit

PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan 2730 minit

PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . 60 minit

PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. 120 minit

GB Pengesahan laporan 30 minit

PK/GKMP/GAB Menghantar keputusan siasatan aduan bersama

Borang Maklum Balas kepada pengadu 390 minit

GKMP/GAB Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan 300 minit

dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

GAB/PT Rekod dan dokumentasi 60 minit

TAMAT
SENARAI SEMAK

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Menerima dan merekod aduan

2. Mengeluarkan surat akuan terima

(SAT) kepada pengadu.

3. Menyalurkan aduan kepada pihak

berkaitan.

4. Menjalankan siasatan

5. Melaporkan hasil siasatan .

6. Menyediakan ulasan.

Menghantar keputusan siasatan aduan

7. bersama Borang Maklum Balas
kepada pengadu
Menyediakan analisis aduan setiap
8 bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat
pengurusan

9 Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
BIL JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1 GB PK
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2 GB PK/GKMP
pemantauan secara berkala

3 PK HEM Menyediakan jadual pemantauan GB

Melaksanakan pemantauan secara

4 AJK PK/GKMP
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
Pegawai
5 AJK segera perlu diambil bagi
Aduan
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6 AJK dibentangkan dalam mesyuarat PK/GKMP
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7 PK HEM berdasarkan laporan yang telah PK/GKMP
dibentangkan

8 AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

SENARAI SEMAK

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1.
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2.
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

Melaksanakan pemantauan secara

4.
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA

Aktiviti 5: Pengurusan Program / Aktiviti

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. GB Arahan pelaksanaan program PK Ko
A. PERANCANGAN
2. PK Ko GAB
Menyediakan kertas kerja/ pelan
tindakan yang mempunyai
keperluan minimum seperti
berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK Ko Menentukan kaedah GKMP
pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. GB Mendapatkan kelulusan PK Ko
daripada PGB
5. PK Ko Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP
 C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK Ko pengukuran GKMP / GAB /
a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI

8. PK Ko Menyediakan laporan program GAB

setelah program selesai.
D. KEBERKESANAN
9. GB PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP
Menjalankan mesyuarat post / GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK Ko Membuat tindakan susulan GAB
berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

11. GAB Penilaian prestasi;

PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian Petang / GKMP
prestasi ke atas kumpulan sasar
untuk melihat keberkesanan
pelaksanaan program.
12. PK Ko Membentangkan laporan GKMP / GAB
penilaian prestasi dalam
mesyuarat.
13. GAB Membuat penambahbaikan PK (P)/ PK
berdasarkan keputusan Petang
mesyuarat.
14. GAB Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK
 CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Program / Aktiviti

Mula

PK Ko Menyediakan kertas kerja

PK Ko
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
PGB

Lulus
Penambahbaikan

GAB Melaksanakan program 1170 minit

PK Ko Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan
pembetulan

Tiada isu

GB Kajian semula

PK Ko Tindakan susulan 60 minit

GAB Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GAB Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GAB Merekod dan mendokumentasi 20 minit

Tamat
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 5 : Pengurusan Program / Aktiviti

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

/
2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam mesyuarat

8. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

9. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1 GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal
bersama agensi luar / PIBG untuk
2 GB PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3 GB PK
program
Menerima arahan untuk
4 PK Ko GB
melaksanakan program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5 GAB PK
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6 PK Ko GB
daripada PGB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7 GAB GAB
prosedur
Menyediakan laporan aktiviti yang
8 PK Ko GAB
telah dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
bagi mengenal pasti keberkesanan
9 PK Ko GB
aktiviti-aktiviti yang telah
dilaksanakan

10 GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6.
daripada PGB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN PUNCA KUASA
/ DIRUJUK
● PEKELILING
Membuat penetapan TRANSFORMASI
1 GB mesyuarat dan mengeluarkan GPK/ GAB PENTADBIRAN
surat panggilan mesyuarat AWAM
kepada ahli mesyuarat. BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT -
Pelaksanaan mesyuarat EKOSISTEM
GPK/ PK
2 PK Ko berdasarkan agenda yang PENGURUSAN
Petang/ GAB
ditetapkan
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3 GAB Mencatat minit mesyuarat. GB
● AKTA ARKIB
NEGARA
4 GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB

Mengedarkan minit mesyuarat

5 GAB dan borang maklum balas GAB
dalam tempoh 7 hari bekerja.
Mengambil tindakan hasil
keputusan mesyuarat yang GPK/ PK
6 PK Ko
telah dipersetujui. Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7 PK Ko
dapatan maklum balas. Petang/

8 PK Ko Rekod dan dokumentasi GB

CARTA ALIR

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

GB Edar surat panggilan 240 minit

PK Ko Laksana mesyuarat 360 minit

360 minit
GAB Catatan minit mesyuarat.

GAB Sedia minit mesyuarat. 780 minit

PK Ko Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit

PK Ko

Mengemaskini Rekod dan Fail. 60 minit

PK Ko

TAMAT
SENARAI SEMAK

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan
mesyuarat kepada ahli mesyuarat.
● Agenda, tarikh, masa dan tempat
1.
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran
2. ● Perkara-perkara yang
dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
● Catatan minit
3.
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf
● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan
Borang Maklum balas dalam tempoh 7
5.
hari bekerja.
● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan

7. Mengumpul dan menyatukan dapatan

maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

 PROSES KERJA

Aktiviti 8 : Mengurus Latihan Personel

PEGAWAI LAIN UNDANG-

TANGGUNG YANG ADA UNDANG,
BIL. PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA

Mengkaji keperluan bidang latihan

1. PK Ko berdasarkan Analisis Keperluan
Latihan
Menyerahkan cadangan perancangan
latihan kepada Pengetua untuk
2. PK Ko
kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan

3. GB jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

4. PK Ko Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua
Memberi arahan untuk menguruskan
GB
5. kursus / latihan yang telah diluluskan

PK Ko Menguruskan latihan (Sebelum,

semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
6. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM
 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
PK Ko semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.

iii. Guru Akademik Biasa hendaklah

GAB menyediakan laporan dan diserahkan
7.
kepada Pengetua/ PK Ko selepas
latihan untuk disimpan dan tindakan.

GAB iv. Mengisi kehadiran kursus secara

online dalam sistem SPL KPM.

GAB v. Mengumpulkan salinan sijil atau

maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir
10. PK Ko kursus untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel

Merekod kehadiran kursus dalam SPL Agensi Yang

11. GAB KPM Mengendalik
an Kursus
Melaksana penilaian kendiri selepas
12. GAB menghadiri latihan

13. PK Ko Rekod dan dokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 8 : Mengurus Latihan Personel

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA

3900 min
GB Mengkaji keperluan bidang latihan
berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan 390 min

latihan kepada Pengetua/Guru Besar
PK Ko untuk kelulusan.
780 min
Meneliti cadangan dan menentukan jenis
latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan Latihan

20 min
dalam takwim sekolah selepas kelulusan
Pengetua
180 min
Memberi arahan untuk menguruskan
kursus / latihan yang telah diluluskan

Menguruskan latihan (sebelum, semasa 180 min

dan selepas)
30 min
Mengedar borang penilaian kursus kepada
PK Ko peserta pada hari terakhir kursus untuk
menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
personel 30 min
390 min
Merekod kehadiran kursus dalam SPL
PK Ko KPM

Melaksana penilaian kendiri selepas

latihan
GB
Salinan dan Rekod Fail

PK Ko

TAMAT
PK Ko

GAB

GAB

PK Ko
SENARAI SEMAK
Aktiviti 8: Mengurus Latihan Personel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengkaji keperluan bidang latihan

1 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan

2 latihan kepada Pengetua untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

3 latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan Latihan

4 dalam takwim sekolah selepas kelulusan
Pengetua.

Memberi arahan kepada Penolong Kanan

5 Pentadbiran untuk menguruskan kursus /
latihan yang telah diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa

dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
6 ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara online
dalam sistem eSPLG

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum , semasa

dan selepas)
i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.

7
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
 iv. Mengisi kehadiran kursus secara online
dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini Buku
Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus kepada

peserta pada hari terakhir kursus untuk
8 menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
personel

9 Merekod kehadiran kursus dalam eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
10 kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

11 Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA
Aktiviti 9: Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Permainan.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
BIL. HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. GB Memberi arahan untuk melaksanakan PK Ko / GAB
aktiviti kokurikulum

2. PK Ko Membuat pelantikan jawatankuasa GAB

kokurikulum

3. PK Ko Membuat perancangan tahunan dan GAB

mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum

4. GAB Melaksana aktiviti kokurikulum yang PK Ko

ditetapkan

5. PK Ko Membuat pemantauan dan penilaian GAB

kemajuan murid

6. GAB Membuat perekodan dan analisis keputusan PK Ko

penilaian murid untuk tindakan
penambahbaikan prestasi murid dalam
kokurikulum

7. PK Ko Membuat penilaian keberkesanan aktiviti GAB

kokurikulum dan membuat
penambahbaikan terhadap aktiviti
kokurikulum dari masa ke semasa

8. GAB Membuat pelaporan dan dokumentasi PK Ko

 CARTA ALIR

Aktiviti 9:
Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform/ Kelab & Persatuan / Suka

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

Mula

GB Memberi arahan untuk melaksanakan 30 minit

aktiviti kokurikulum

PK Ko Melantik jawatankuasa kokurikulum 60 minit

Membuat perancangan tahunan dan

PK Ko mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum

Melaksana aktiviti kokurikulum yang

GAB 120 minit
ditetapkan

PK Ko Memantau dan menilai kemajuan murid 120 minit

Merekod, menganalisis dan mengambil 120 minit

GAB
tindakan penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum

PK Ko Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum dan

60 minit
membuat penambahbaikan

GAB Pelaporan dan dokumentasi 20 minit

Tamat
SENARAI SEMAK

Aktiviti 9: Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Permainan.
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima arahan daripada PGB untuk

1.
melaksanakan aktiviti kokurikulum

2. Melantik jawatankuasa kokurikulum

Membuat perancangan tahunan dan
3. mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum

4. Melaksana aktiviti kokurikulum yang

ditetapkan

5. Memantau dan menilai kemajuan murid

Merekod, menganalisis dan mengambil

6. tindakan penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum
7. Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum
dan membuat penambahbaikan
8. Pelaporan dan dokumentasi
PROSES KERJA

Aktiviti 10: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
TANGGU UNDANG-UNDANG,
YANG ADA
BIL. NG PROSES KERJA PERATURAN DAN
HUBUNGAN/
JAWAB PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP

1 GAB Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu GB

serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod

Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran Tahunan
2 GAB PK(P)
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)

mengikut format penulisan berdasarkan
sekurang-kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3 GAB b) Standard Kandungan PK(P)
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

GAB
Semasa PdP
4 PK(P)
Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan
kondusif.
 Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin
5 GAB PK(P)
Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid

seperti yang telah dirancang dalam Buku
6 GAB PK(P)
Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat
perkara yang tidak dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan peralatan dan
bahan yang diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika berkaitan)
7 GAB b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk PK(P)
khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang
telah digunakan selepas tamat PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:

a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang telah
diperiksa.
8 GAB PK(P)
c) Memastikan murid membuat
pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.
CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

Mula

GAB Menyediakan dokumen yang perlu serta 150 Minit

disahkan oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan Mengajar atau 15 Minit

GAB
Fail Rekod Persediaan Mengajar

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian 15 Minit

GAB (KSSR )

Memastikan suasana bilik darjah dalam 3 Minit

GAB keadaan kondusif

Merekodkan pengambilan dan pemulangan 3 Minit

GAB
peralatan dan bahan yang diperlukan

GAB Melaksanakan PdP dan bimbingan 45 minit

GAB Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid 15 Minit

Mula
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal

SENARAI BORANG

KOD BORANG
BIL. BORANG

1.

2.

3.

4.

5.
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 AJK Panitia

2 AJK PIBG Sekolah

5.