myPortfolio

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

SM.ST.MARTIN TAMBUNAN

BAHAGIAN : SM.ST.MARTIN

ALAMAT : PETI SURAT 29, 89657 TAMBUNAN

NO. TELEFON : 087-774 248

NO. FAKS. : 087 - 771471

LAMAN
SESAWANG :

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Julita Majail

Gelaran Jawatan : Penolong Kanan Pentadbiran

Gred Hakiki Jawatan : DG48

Tarikh Penempatan :

DILULUSKAN OLEH

Nama : Jenius @ Kow Rantisan

Gelaran Jawatan : Pegawai Penilai 1

Gred Jawatan : DG52

Tarikh :

2
 JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 12 November 2018 Penyediaan MyPortfolio

3
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 1-2

Carta Fungsi 3

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4-5

Deskripsi Tugas 6-7

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa

Senarai Borang

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

4
1. CARTA ORGANISASI
2.
1.1 CARTA ORGANISASI SM.ST.MARTIN TAMBUNAN

JPN

PPD

5
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SM.ST.MARTIN TAMBUNAN

PENGETUA

PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN
PETANG PENTADBIRAN HEM KOKURIKULUM TINGKATAN ENAM

6
3. CARTA FUNGSI
PENOLONG KANAN PENTADBIRAN
Bertanggungjawab dalam peningkatan kurikulum
serta memastikan pelaksanaan selaras dengan
dasar KPM
Bertanggungjawab dalam hal-hal pengurusan,
pentadbiran, sumber manusia dan kewangan
sekolah.
Mewujudkan hubungan dua hala dengan komuniti
dan agensi-sgensi luar
Mengajar mengikut pekelil

ing berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN
Pengurusan Organisasi Pengurusan Kurikulum
Pengurusan Kewangan
Pengurusan Pentadbiran Pejabat
Pengurusan Persekitaran dan Kemudahan
Fizikal Sekolah
Pengurusan Pembangunan Sumber
Manusia
Pengurusan Perhubungan Luar

7
4. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan Pentaksiran
Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal pentadbiran pejabat
merangkumi pengurusan aset dan perolehan
d. Membantu merancang dan memantau urusan persekitaran dan kemudahan
fizikal
e. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
f. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan PdP

b. Membantu merancang dan melaksanakan program panitia bagi
meningkatkan tahap profesionalisme guru dan pencapaian murid
c. Membantu merancang dan menyelaraskan jadual waktu PdP bagi kelas dan
guru supaya PdP dilaksanakan dengan terancang dan berkesan
d. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan pencerapan dan
tindakan susulan bagi peningkatan kualiti guru
e. Membantu merancang dan mengesahkan semakan hasil kerja murid
f. Membantu merancang dan mengelola pengurusan pusat sumber sekolah
g. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

8
5. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GELARAN Penolong Kanan KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
JAWATAN Pentadbiran PERKHIDMATAN Malaysia
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK (P) WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
GRED JAWATAN DG48/DG48 BIDANG UTAMA Pendidikan
1. Pengurusan
GRED JD DG48 SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
DISEDIAKAN Julita Majail
STATUS JAWATAN Tetap
OLEH
HIRARKI 1 SM.ST.MARTIN Jenius @ Kow Rantisan
DISEMAK OLEH
(BAHAGIAN) TAMBUNAN Pengetua SM.ST.Martin
HIRARKI 2
DILULUSKAN Haison Bin Jahudin
(CAWANGAN/
OLEH PPD Tambunan
SEKTOR/UNIT)

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan 12 Nov 2018
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan mengelola pengurusan organisasi dan pengurusan kurikulum,

bagi memastikan peningkatan kualiti sekolah serta pencapaian akademik murid.

9
 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Merancang, merangka dan menetapkan 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan
program/ aktiviti pengurusan sekolah strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan
yang komprehensif bagi memastikan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
kualiti sekolah meningkat secara pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan
konsisten. program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal
pentadbiran pejabat merangkumi pengurusan aset dan
perolehan
4. Membantu merancang dan memantau urusan
persekitaran dan kemudahan fizikal
5. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan
sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian
prestasi bagi guru
6. Membantu merancang dan melaksanakan program
lawatan dan hubungan dengan pihak luar

Merancang dan mentadbir pelaksanaan 1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan PdP
kurikulum kepada guru bagi memastikan 2. Membantu merancang dan melaksanakan program
murid menerima pembelajaran panitia bagi meningkatkan tahap profesionalisme guru
berdasarkan dasar kurikulum dan pencapaian murid
kebangsaan 3. Membantu merancang dan menyelaraskan jadual waktu
PdP bagi kelas dan guru supaya PdP dilaksanakan
dengan terancang dan berkesan
4. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
pencerapan dan tindakan susulan bagi peningkatan
kualiti guru
5. Membantu merancang dan mengesahkan semakan hasil
kerja murid
6. Membantu merancang dan mengelola pengurusan pusat
sumber sekolah
7. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

10
 DIMENSI
 Kategori Sekolah : Luar Bandar
 Gred Sekolah: A
 Bilangan Sesi Persekolahan: 1
 Bilangan Penolong Kanan: 3 orang
 Bilangan Guru : 44 orang
 Bilangan AKP: 7 orang
 Bilangan Murid: 720 orang
 Bilangan Kelas: 24
 Kelas PPKI:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
 Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
 Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

ATAU

 Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;

KOMPETENSI
 Kemahiran kepimpinan
 Kemahiran merancang dan menganalisis
 Kemahiran membuat keputusan
 Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
 Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
 Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun
 Berada dalam gred 44 sekurang-kurangnya 3 tahun

11
5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan dan Kepimpinan Organisasi

1.1.1 Pengurusan Strategik

PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-UNDANG,

TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
JAWAB
DIRUJUK PUNCA KUASA

Menubuhkan Jawatan
Pengetua/ PEKELILING
1. Kuasa Perancangan Penolong Kanan
Guru Besar KEMAJUAN
Strategik
PENTADBIRAN AWAM
Pengetua/ Mengenal pasti isu BILANGAN 2 TAHUN
2. Penolong Kanan
Guru Besar strategik sekolah 2005

Pengetua/ Menetapkan matlamat Garis Panduan Bagi

3. Penolong Kanan
Guru Besar sekolah Mewujudkan Petunjuk-
Petunjuk Prestasi
Pengetua/ Guru Utama Atau Key
Analisis persekitaran Besar/ Penolong Performance Indicators
4. Jawatankuasa
(SWOT) Kanan/ Guru (KPI) dan
Akademik Biasa Melaksanakan
Penyediaan Perancangan Pengetua/ Guru Pengukuran Prestasi di
5. Jawatankuasa Strategik, Pelan Taktikal Besar/ Penolong Agensi Kerajaan
dan Pelan Operasi Kanan
Kelulusan Perancangan
Pengetua/
6. Strategik, Pelan Taktikal Penolong Kanan
Guru Besar
dan Pelan Operasi
Guru Kanan/
Guru Pengetua/ Penolong
Pelaksanaan Pelan
7. Akademik Kanan/ Anggota
Operasi
Biasa/ Kumpulan Pelaksana
Pegawai Meja
Melaksanakan kajian
Pengetua/ Penolong Kanan/
8. semula dan menambah
Guru Besar Jawatan kuasa
baik
Pengetua/ Guru
Mendokumentasikan
9. Jawatankuasa Besar/ Penolong
Perancangan Strategik.
Kanan

12
6.CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan dan Kepimpinan Organisasi

1.1.1 Pengurusan Strategik

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

PGB Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 minit

Perancangan Strategik

PGB Mengenal pasti isu strategik 180 minit

sekolah

PGB Menetapkan matlamat sekolah 180 minit

Jawatan kuasa Analisis persekitaran (SWOT) 1170 minit

Penyediaan Perancangan 1560 minit

Jawatan kuasa Strategik, Pelan Taktikal dan
Pelan Operasi

Kelulusan Perancangan Strategik, 120 minit

PGB Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

Tidak lulus
Penambahbaikan

Lulus

GK/ GAB/ PM Pelaksanaan Pelan Operasi 1170 minit

Melaksanakan kajian semula dan 1170 minit

PGB
menambah baik

Mendokumentasikan Perancangan 60 minit

JK
Strategik.

TAMAT

7. SENARAI SEMAK
13
Aktiviti 1: Pengurusan dan Kepimpinan Organisasi
1.1.1 Pengurusan Strategik

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa
1.  Mengenal pasti guru yang akan menguruskan
perancangan strategik
Mengenal pasti isu strategik sekolah
 Surat arahan
2.
 Pengumpulan data dan laporan
 Bengkel
Menetapkan matlamat sekolah
3.  Surat arahan
 Bengkel
Analisis persekitaran (SWOT)
4.  Faktor membantu pencapaian objektif
 Faktor menjejas pencapaian objektif
Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal
dan Pelan Operasi
 Semakan Perancangan Strategik sedia ada
5.  Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan
Strategik
 Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang
merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
6. Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
 Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan
7. Sokongan
 Taklimat/ Bengkel/ Arahan
 Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
8.  Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
 Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
 Surat arahan
9.
 Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
 Keputusan penambahbaikan

10. Rekod dan dokumentasi

8. Senarai undang-undang

14
( RUJUK PEKELILING)

9. Senarai Borang

BIL. BORANG KOD BORANG

1.

2.

10. Ahli Jawatankuasa Yang dianggotai

10.1

5. PROSES KERJA

15
Aktiviti 1: Pengurusan dan Kepimpinan Organisasi
1.1.3Pengurusan Mesyuarat

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
 PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
10. PGB GPK/ GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat.
BIL. 2 TAHUN
2018
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK
11. PGB MyMESYUARAT -
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB EKOSISTEM
PENGURUSAN
MESYUARAT
12. GAB Mencatat minit mesyuarat. PGB ERA DIGITAL

 AKTA ARKIB
NEGARA
13. GAB Menyediakan minit mesyuarat. PGB

Mengedarkan minit mesyuarat dan

borang maklum balas dalam tempoh
14. GAB GAB
7 hari bekerja.

Mengambil tindakan hasil keputusan

GPK/ PK
15. PGB mesyuarat yang telah dipersetujui.
Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

16. GAB
dapatan maklum balas. Petang/

17. GAB Rekod dan dokumentasi PGB

16
6.CARTA ALIR

Aktiviti 1.1.3 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

PGB Edar surat panggilan 240 minit

PGB Laksana mesyuarat 360 minit

360 minit
GAB Catatan minit mesyuarat.

GAB Sedia minit mesyuarat. 780 minit

PGB Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit

GAB

Mengemaskini Rekod dan Fail. 60 minit

GAB

TAMAT

7.SENARAI SEMAK

17
Aktiviti 1.1.3: Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat

kepada ahli mesyuarat.
 Agenda, tarikh, masa dan tempat
1.
mesyuarat
 Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
 Rekod kehadiran
2.  Perkara-perkara yang dibincangkan
 Keputusan-keputusan yang dibuat
 Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
3.  Catatan minit
 Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4.  Draf
 Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang
Maklum balas dalam tempoh 7 hari
5.
bekerja.
 Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
 Rekod tindakan

7. Mengumpul dan menyatukan dapatan

maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

8. Senarai undang-undang

18
 9. Senarai Borang

BIL. BORANG KOD BORANG

1.

2.

10. Ahli Jawatankuasa Yang dianggotaI

Aktiviti 1: Pengurusan dan Kepimpinan Organisasi

19
 5. PROSES KERJA

Aktiviti 1.1.6 Pengurusan Program

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PGB Arahan pelaksanaan program PK / PK Petang
A. PERANCANGAN
2. PK / PK
Petang Menyediakan kertas kerja/ GKMP / GAB
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK / PK Menentukan kaedah GKMP / GAB
Petang pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. PGB Mendapatkan kelulusan PK / PK Petang
daripada PGB
5. PK / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK / PK pengukuran GKMP / GAB /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI

8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program PK / PK Petang

setelah program selesai.

20
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
D. KEBERKESANAN
9. PGB PK / PK Petang /
Kajian semula; GKMP / GAB

Menjalankan mesyuarat post

mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK / PK Membuat tindakan susulan GAB
Petang berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

Penilaian prestasi;
PK / PK Petang /
11. GAB Melaksanakan penilaian GKMP
prestasi ke atas kumpulan
sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan
program.
12. PK / PK Membentangkan laporan GKMP / GAB
Petang penilaian prestasi dalam
mesyuarat.
13. GKMP / GAB Membuat penambahbaikan PK / PK Petang
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
14. Pegawai Meja PGB/GPK
Merekod dan mendokumentasi.

21
 6. CARTA ALIR

Aktiviti 1.1.6 : Pengurusan Program

Tanggungjawab
Tempoh Proses Kerja
Mula
masa

Pegawai
60 minit Meja Menyediakan kertas kerja

Pegawai Meja
60 minit Mendapatkan kelulusan

Tidak lulus

Lulus
Penambahbaikan
Pegawai Meja
1170 minit Melaksanakan program

Pegawai Meja Melaksanakan pemantauan

60 minit pelaksanaan program
Ada isu
Tindakan
2 hari
60 hari pembetulan

Tiada isu

Pegawai
90 minit Meja Kajian semula

60 minit Meja
Pegawai Kajian impak

Pegawai Meja Membentang laporan dalam

1440 minit
mesyuarat

1440 minit Meja

Pegawai Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

Pegawai
20 minit Meja Merekod dan mendokumentasi

Tamat

22
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI
Aktiviti 1.1.6 Pengurusan Program

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

Mendapatkan kelulusan
2.

Melaksanakan program
3

Melaksanakan pemantauan
4. pelaksanaan program

Kajian semula
5.

Kajian impak
6.

Membentang laporan dalam

7. mesyuarat

Melaksanakan tindakan
7. penambahbaikan

Merekod dan mendokumentasi

8.

23
8.Senarai undang-undang

9.Senarai Borang

BIL. BORANG KOD BORANG

1.

2.

10.Ahli Jawatankuasa Yang dianggotai

5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan dan Kepimpinan Organisasi

24
 Aktiviti 1.3: Mengurus Kewangan Sekolah
PEGAWA
I LAIN
YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUN
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
G JAWAB
HUBUNG PUNCA KUASA
AN/
DIRUJUK
Melantik Jawatankuasa
1. PGB Pengurusan Kewangan dan PPD
Akaun (JPKA)
Menyedia agihan tugas dan
2. PKP tugas JK dan carta PGB
organisasi.
Menentukan anggaran
3. PK PGB
perbelanjaan tahunan
Mengesahkan anggaran
4. PGB PPD
perbelanjaan tahunan
Melaksanakan Mesyuarat
5. PGB JPKA sekurang-kurang 4 kali PPD
setahun
Pengagihan waran
6. PGB PPD A. Perintah Am
peruntukan
B. Akta Acara
Menerima waran peruntukan
Kewangan
PK, GKMP, dan membuat perancangan
7. PGB C. Arahan
KP perbelanjaan melalui
mesyuarat Perbendaharaa
Membuat pembelian n
PK , GKMP, D. Surat-surat
8. berdasarkan keputusan PGB
KP Pekeliling
mesyuarat
Mengawal dan menyemak berkaitan
pemberian per kapita (PCG),
gaji guru dan staf sokongan,
9. PK rekod akaun, laporan PGB
penyata kewangan dan
punca-punca kewangan
SUWA dan Kerajaan
Menyedia dan membentang
PK,
10. laporan prestasi kewangan PGB
GKMP ,KP
dalam mesyuarat JPKA
GPK, GKMP
11. Tindakan susulan jika perlu PGB
,KP
Merekod dokumen ke dalam
12. PT PGB
fail

6.CARTA ALIR

25
Aktiviti 1.3 : Mengurus Kewangan Sekolah

TANGGUNG JAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA

PGB Melantik JPKA 60 minit

PKP Agihan tugas 60 minit

PK Tentukan perbelanjaan 390 minit

PGB Mengesahkan perbelanjaan

PGB Laksana Mesyuarat JPKA 180 minit

PGB Agih waran 60 minit

Terima waran dan buat perancangan

PK, GKMP, KP

PK, GKMP, KP Buat pembelian

PK Kawal dan semak kewangan

PK, GKMP ,KP Bentang prestasi kewangan 180 minit

Tindakan susulan jika perlu

TIDAK Buat susulan

PK, GKMP ,KP
YA
Merekod dokumen ke dalam fail
PT

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.3: Mengurus Kewangan Sekolah

26
 TANDA
BIL. TINDAKAN CATATAN
(/)
1 Melantik JPKA

2 Menyedia agihan tugas dan tugas JK

dan carta organisasi.
3 Menentukan anggaran perbelanjaan
tahunan
4 Mengesahkan anggaran perbelanjaan
tahunan
5 Melaksanakan Mesyuarat JPKA
sekurang-kurang 4 kali setahun
6 Pengagihan waran peruntukan
Menerima waran peruntukan dan
7 membuat perancangan perbelanjaan
melalui mesyuarat
8 Membuat pembelian berdasarkan
keputusan mesyuarat
Mengawal dan menyemak pemberian
per kapita (PCG), gaji guru dan staf
9 sokongan, rekod akaun, laporan
penyata kewangan dan punca-punca
kewangan SUWA dan Kerajaan
Menyedia dan membentang laporan
10 prestasi kewangan dalam mesyuarat
JPKA
11 Tindakan susulan jika perlu

12 Merekod dokumen ke dalam fail

8.Senarai undang-undang

9.Senarai Borang

27
 BIL. BORANG KOD BORANG
1.

2.

10.Ahli Jawatankuasa Yang dianggotai

5. PROSES KERJA

Aktiviti 1.6.2: Penilaian Prestasi

28
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATUR
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA AN DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
SEBELUM : Fail Am 435
Menerima Surat Arahan • Daftar
Pengetua/
1. Pelaksanaan PBPPP daripada Urus Setia TERHAD
Guru Besar
KSU/ KPM

Mengarahkan pendaftaran Fail

Pengetua/
2. Pengurusan PBPPP
Guru Besar
Melantik Jawatankuasa PBPPP
Pengetua/
3. organisasi.
Guru Besar
Memastikan lantikan Jawatankuasa Melalui
PBPPP didaftarkan dalam sistem e- Sistem e-
4. GPK 1/SU
Prestasi
Prestasi
Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi Melalui
5. GPK 1/SU untuk pengesahan oleh organsasi Sistem e-
yang menyelia Prestasi

Memastikan Jawatankuasa PBPPP Melalui

disahkan oleh organisasi yang Sistem e-
6. GPK 1/SU
menyelia
Prestasi
Mencetak senarai nama
7. GPK/SU Jawatankuasa PBPPP organisasi.

Mengesah dan mengedarkan

Pengetua
senarai Jawatankuasa kepada AJK
8. /Guru Besar
PBPPP
/ Urus Setia
Pengetua /
Mengadakan Mesyuarat
9. Guru Besar/
Jawatankuasa PBPPP organisasi
JK PBPPP
KEMASKINI MAKLUMAT PPP
Sekolah
DAN PENETAPAN PEGAWAI
PENILAI (PP) (eOperasi) •
Bahagian/
10. JK PBPPP
Memastikan maklumat PPP JPN/ PPD
dikemaskini sebelum penetapan/ (ePrestasi)
pertukaran PP 11

29
 Membuat penetapan PP bagi setiap
11. JK PBPPP PYD

Memastikan penetapan dan Melalui

PGB / pelantikan PP1 dan PP2 Sistem e-
12
Setiausaha didaftarkan
Prestasi
Memastikan pelantikan PP1 dan Melalui
PGB / Sistem e-
13. PP2 disahkan oleh organisasi yang
Setiausaha
menyelia Prestasi
Melalui
Mencetak, mengesah dan Sistem e-
14. JK PBPPP
mengedarkan senarai PP
Prestasi
Memaklumkan kepada PYD
15. JK PBPPP
pelantikan PP yang akan menilai

16. JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan

TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP
PERINGKAT ORGANISASI
17. JK PBPPP
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
semua warga baru organisasi.

Merekodkan kehadiran peserta

18. Urus Setia Taklimat/ Pemakluman PBPPP

SEMASA PENILAIAN :
MEMANTAU
19. JK PBPPP
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi
Melalui
Mengemas kini status PYD yang tak sistem e-
20. JK PBPPP
dinilai
Prestasi
Melalui
sistem e-
Prestasi
(Laporan
Memantau pelaksanaan Penilaian Penilaian)
21. JK PBPPP
Pertama dan Akhir.
• Mengikut
takwim
yang telah
ditetapkan

30
 JK PBPPP Menyerahkan Salinan Rekod
22.
& PP Borang Skor PP kepada PYD

JK PBPPP Menyerahkan Salinan Borang

23.
& PP Keberhasilan PP kepada PYD
Melalui
Memantau pelaksanaan penilaian sistem e-
24. JK PBPPP
guru baharu
Prestasi
Diminitkan
dalam
SEMASA PENILAIAN : mesyuarat
PERTUKARAN JK dan
difailkan •
25. JK PBPPP Mengemaskini sebarang maklumat
Melalui
pertukaran gred / tempat bertugas /
jawatan / PP yang telah bertukar sistem e-
(jika ada) Prestasi
dicetak dan
difailkan
• Melalui
sistem e-
SELEPAS PENILAIAN : Prestasi •
26. JK PBPPP Jika YA, sila
Menyemak senarai PYD yang perlu
dibuat pelarasan markah (jika ada). selesaikan
perkara 27,
28,29
Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa PBPPP bagi
27. JK PBPPP pelarasan markah akhir PYD yang
terlibat.

Melalui
Pengetua / Memasukkan markah akhir PYD sistem e-
28.
Guru Besar yang diselaraskan.
Prestasi
Melalui
Pengetua / Menghantar markah akhir PYD sistem e-
29.
Guru Besar yang diselaraskan
Prestasi

6. CARTA ALIR
Aktiviti 1.6.2: Penilaian Prestasi
TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

31
 MULA

Menerima Surat Arahan

PGB Pelaksanaan PBPPP 45 MINIT

Mengarahkan pendaftaran Fail 60 MINIT

PGB Pengurusan PBPPP

Melantik Jawatankuasa PBPPP

PGB
120 MINIT
Memastikan lantikan
Jawatankuasa PBPPP didaftarkan 390 MINIT
GPK 1/SU
dalam sistem e-Prestasi

Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi 390 MINIT
GPK 1/SU untuk pengesahan oleh organsasi
yang menyelia

Memastikan Jawatankuasa PBPPP

GPK 1/ SU disahkan 120 MINIT

Mencetak senarai nama

Jawatankuasa PBPPP
GPK1/ SU
Mengesah dan mengedarkan
PGB senarai Jawatankuasa kepada AJK
PBPPP

PGB/ JK PBPPP Mengadakan Mesyuarat

Jawatankuasa PBPPP

Memastikan maklumat PPP

JK PBPPP dikemaskini sebelum penetapan/
pertukaran PP

JK PBPPP Membuat penetapan PP bagi

setiap PYD

Memastikan penetapan dan

PGB/ SU pelantikan PP1 dan PP2
didaftarkan

PGB/ SU Memastikan pelantikan PP1 dan

PP2 disahkan

JK PBPPP Mencetak, mengesah dan

mengedarkan senarai PP

32
 JK PBPPP Memaklumkan kepada PYD
pelantikan PP yang akan menilai
60 MINIT
JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
JK PBPPP
semua warga baru organisasi. 120 MINIT

Merekodkan kehadiran peserta

Urus Setia Taklimat/ Pemakluman PBPPP 390 MINIT

JK PBPPP Memantau pelaksanaan PBPPP

390 MINIT
Mengemas kini status PYD yang
JK PBPPP tak dinilai 120 MINIT

Memantau pelaksanaan Penilaian 21

JK PBPPP Pertama dan Akhir.

Menyerahkan Salinan Rekod

JK PBPPP & PP
Borang Skor PP kepada PYD
Menyerahkan Salinan Borang
JK PBPPP & PP Keberhasilan PP kepada PYD

Memantau pelaksanaan penilaian

JK PBPPP guru baharu

Mengemaskini sebarang maklumat

pertukaran gred / tempat bertugas /
JK PBPPP
jawatan / PP yang telah bertukar
(jika ada)
Menyemak senarai PYD yang perlu
Tak dibuat pelarasan markah (jika ada).
JK PBPPP Perlu
Perlu

JK PBPPP Mengadakan Mesyuarat

Tindak Jawatankuasa PBPPP bagi
susul pelarasan markah akhir PYD yang
terlibat.
Memasukkan markah akhir PYD
PGB yang diselaraskan.

Menghantar markah akhir PYD

PGB yang diselaraskan

7. SENARAI SEMAK
Aktiviti 1.6.2: Penilaian Prestasi

33
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

SEBELUM :
1. Menerima Surat Arahan Pelaksanaan
PBPPP daripada KSU/ KPM
2. Mengarahkan pendaftaran Fail
Pengurusan PBPPP

3. Melantik Jawatankuasa PBPPP

organisasi.
Memastikan lantikan Jawatankuasa
4. PBPPP didaftarkan dalam sistem e-
Prestasi
Menghantar pelantikan Jawatankuasa
5. PBPPP organisasi untuk pengesahan
oleh organsasi yang menyelia

6. Memastikan Jawatankuasa PBPPP

disahkan oleh organisasi yang menyelia

7. Mencetak Senarai nama Jawatankuasa

PBPPP organisasi.

8. Mengesah dan mengedarkan senarai

Jawatankuasa kepada AJK PBPPP

9. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa

PBPPP organisasi
KEMASKINI MAKLUMAT PPP DAN
PENETAPAN PEGAWAI PENILAI (PP)
10.
Memastikan maklumat PPP dikemaskini
sebelum penetapan/ pertukaran PP

11. Membuat penetapan PP bagi setiap PYD

12 Memastikan penetapan dan pelantikan

PP1 dan PP2 didaftarkan

13 Memastikan pelantikan PP1 dan PP2

disahkan oleh organisasi yang menyelia

14 Mencetak, mengesah dan mengedarkan

senarai PP

15. Memaklumkan kepada PYD pelantikan

PP yang akan menilai

16. Senarai PP dan PYD diedarkan

34
 TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP PERINGKAT
ORGANISASI
17.
Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman
PBPPP kepada semua warga baru
organisasi.

18. Merekodkan kehadiran peserta Taklimat/

Pemakluman PBPPP
SEMASA PENILAIAN : MEMANTAU
19.
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi

20. Mengemas kini status PYD yang tak

dinilai

21. Memantau pelaksanaan Penilaian

Pertama dan Akhir.

22. Menyerahkan Salinan Rekod Borang

Skor PP kepada PYD

23. Menyerahkan Salinan Borang

Keberhasilan PP kepada PYD

24. Memantau pelaksanaan penilaian guru

baharu
SEMASA PENILAIAN : PERTUKARAN

25. Mengemaskini sebarang maklumat

pertukaran gred / tempat bertugas /
jawatan / PP yang telah bertukar (jika
ada)
SELEPAS PENILAIAN :
26.
Menyemak senarai PYD yang perlu
dibuat pelarasan markah (jika ada).
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa
PBPPP bagi pelarasan markah akhir
27. PYD yang terlibat.

28. Memasukkan markah akhir PYD yang

diselaraskan.

29. Menghantar markah akhir PYD yang

diselaraskan

35
8.SENARAI UNDANG- UNDANG

9.SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1.

2.

10. JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

5. PROSES KERJA

Aktiviti 1.7 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

36
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. PGB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. PGB dan PK PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. PGB PK
program

Menerima arahan untuk melaksanakan

4. PK PGB
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap

5. GAB PK
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja

6. PK PK/GKMP
daripada PGB

Melaksanakan aktiviti mengikut

7. GAB PK/GKMP
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti

8. GAB PK/GKMP
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. PK bagi mengenal pasti keberkesanan PGB
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

6.CARTA ALIR

Aktiviti 1.7: Mengurus jaringan dan hubungan luar

37
 MULA

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mengenal pasti 60 minit

PGB dan PK agensi

Mesyuarat awal 120 minit

PGB dan PK bersama agensi

Arahan melaksanakan
PGB tugas Mendapatkan kelulusan

Menyediakan kertas kerja

GAB 120 minit

PK

Laksana aktiviti

GAB
Post Mortem
Tindakan
penambahbaik Laporan
an Ya
GAB
Tidak 120 minit
berkesan

P/GB dan PK
120 minit
TAMAT
Rekod dan
GAB dokumentasi
60 minit

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.7: Mengurus jaringan dan hubungan luar

38
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6.
daripada PGB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

8.SENARAI UNDANG- UNDANG

9.SENARAI BORANG

39
 BIL. BORANG KOD BORANG
1.

2.

10. JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

5. PROSES KERJA

Aktiviti 2.1 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

40
 PEGAWAI LAIN UNDANG-
TANGGUNG YANG ADA UNDANG,
BIL. PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Sebelum P d P

Menyediakan dokumen-dokumen
11. GMP PGB
yang perlu serta disahkan oleh
Pentadbir Sekolah

Persediaan Mengajar atau Fail

Rekod Persediaan Mengajar iaitu:
a. Sukatan Pelajaran dan
Huraian Sukatan Pelajaran
b. Rancangan Pelajaran
12. GMP Tahunan GPK
c. Jadual Waktu Peribadi dan
Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d. Senarai Nama Murid
e. ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran

Harian (KSSR ) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a. Tema/Tajuk
13. GMP b. Standard Kandungan GPK
c. Standard Pembelajaran
d. Objektif
e. Aktiviti
f. EMK
g. BBM
h. Refleksi/Impak

Semasa P d P

14. GMP Memastikan suasana bilik darjah GPK

dalam keadaan kondusif.

Mencatat Buku Laporan Kehadiran

15. GMP GPK
dan Disiplin Murid.

6. CARTA ALIR

Aktiviti 2.1: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

41
 TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu

GMP 150 MINIT
serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

Persediaan Mengajar atau Fail Rekod 15 MINIT

GMP
Persediaan Mengajar

GMP Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian 15 MINIT

(KSSR ) mengikut format penulisan

Memastikan suasana bilik darjah dalam

3 MINIT
GMP keadaan kondusif

Merekodkan pengambilan dan pemulangan

3 MINIT
GMP peralatan dan bahan yang diperlukan

Melaksanakan P d P seperti yang telah

GMP dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak dapat
dielakkan)

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

GMP 3 MINIT

Mula

7.SENARAI SEMAK

Aktiviti 2.1: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

42
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
Sebelum P d P
1. Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta
disahkan oleh Pentadbir Sekolah
Persediaan Mengajar atau Fail Rekod Persediaan
Mengajar iaitu:
a. Sukatan Pelajaran dan
Huraian Sukatan Pelajaran
b. Rancangan Pelajaran
2. Tahunan
c. Jadual Waktu Peribadi dan
Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d. Senarai Nama Murid
e. ‘Headcount’
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR )
mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a. Tema/Tajuk
3. b. Standard Kandungan
c. Standard Pembelajaran
d. Objektif
e. Aktiviti
f. EMK
g. BBM
h. Refleksi/Impak
Semasa P d P
4.
Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan
kondusif.
5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.
Melaksanakan P d P seperti yang telah dirancang dalam
6 Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat perkara
yang tidak dapat dielakkan)
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
a. Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk P d P sebelum kelas bermula (jika
7 berkaitan)
b. Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
d. Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan
selepas tamat P d P
Selepas P d P
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
8 a. Memeriksa hasil kerja murid.
b. Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
c. Memastikan murid membuat pembetulan.

8.SENARAI UNDANG- UNDANG

9.SENARAI BORANG

43
 BIL. BORANG KOD BORANG
1.

2.

10. JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

5.PROSES KERJA

Aktiviti 2.2 : Pengurusan Panitia

PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-UNDANG,

TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
JAWAB
DIRUJUK PUNCA KUASA

Melantik AJK Kurikulum dan Ketua

11. PGB Panitia bagi semua mata
PK/KP
pelajaran.

12. PK/KP Memastikan KP menerima salinan KP

Surat Pekeliling berkaitan

44
 PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
JAWAB
DIRUJUK PUNCA KUASA

Mengendalikan Mesyuarat JKKS

13. PGB/PK/KP dan Panitia sekurang-kurangnya 4
PK/KP
kali setahun

Menjalankan mesyuarat
14. GKMP/KP Jawatankuasa panitia mata KP
pelajaran sekurang-kurangnya 4
kali setahun.

Memastikan dokumen berikut

disediakan.
15. GKMP/KP a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS
. KP
b) Rancangan Pelajaran Tahunan
c) Anggaran perbelanjaan tahunan

Menjalankan aktiviti/program yang

16. AJK diputuskan di dalam mesyuarat KP
dan menyediakan laporan
pelaksanaan program.

Menerima, menyemak perolehan,

17. KPT/PT merekod dalam buku stok atau KP
inventori dengan kemaskini dari
masa ke semasa.

Memastikan kategori dan

18. KP Kandungan fail panitia
PK
berdasarkan dipatuhi

19. KP Pemantauan dan pelaporan

PK

20. KP PK
Rekod dan Dokumentasi.

6. CARTA ALIR

Aktiviti 2.2 : Pengurusan Panitia

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

45
 60 MINIT
PGB Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia
bagi semua mata pelajaran.

PK/KP Memastikan KP menerima salinan Surat 60 MINIT

Pekeliling berkaitan

PGB/PK/KP Mengendalikan Mesyuarat JKKS dan Panitia

sekurang-kurangnya 4 kali setahun 2730 MINIT

Menjalankan mesyuarat Jawatankuasa

GKMP/KP panitia mata pelajaran sekurang-kurangnya 2730 MINIT
4 kali setahun.
120 MINIT
Memastikan dokumen berikut disediakan.
GKMP/KP a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS
b) Rancangan Pelajaran Tahunan
c) Anggaran perbelanjaan tahunan

AJK TAMAT Menjalankan aktiviti/program yang 1950 MINIT

diputuskan di dalam mesyuarat dan
menyediakan laporan pelaksanaan program.

Menerima, menyemak perolehan, merekod 390 MINIT

KPT/PT dalam buku stok atau inventori dengan
kemaskini dari masa ke semasa.

KP Memastikan kategori dan Kandungan fail 60 MINIT

panitia berdasarkan dipatuhi

KP 280 MINIT
Pemantauan dan pelaporan

KP 60 MINIT
Rekod dan Dokumentasi.

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 2.2 : Pengurusan Panitia

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia bagi semua

mata pelajaran.

46
 BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

2. Memastikan KP menerima salinan Surat Pekeliling

berkaitan

3. Mengendalikan Mesyuarat JKKS dan Panitia sekurang-

kurangnya 4 kali setahun

4. Menjalankan mesyuarat Jawatankuasa panitia mata

pelajaran sekurang-kurangnya 4 kali setahun.

Memastikan dokumen berikut disediakan.

5. a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS
b) Rancangan Pelajaran Tahunan
c) Anggaran perbelanjaan tahunan

Menjalankan aktiviti/program yang diputuskan di dalam

6. mesyuarat dan menyediakan laporan pelaksanaan
program.

Menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku

7. stok atau inventori dengan kemaskini dari masa ke
semasa.

8 Memastikan kategori dan Kandungan fail panitia

berdasarkan dipatuhi

9 Pemantauan dan pelaporan

10 Rekod dan Dokumentasi.

8.SENARAI UNDANG- UNDANG

9.SENARAI BORANG
BIL. BORANG KOD BORANG
1.

2.

47
10. JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

5. PROSES KERJA

Aktiviti 2.3: Mengurus Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,

Persendirian dan Gantian
a) Jadual Waktu Induk dan Persendirian

BI TANGGUN PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-

48
 UNDANG,
YANG ADA
PERATURAN
L. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
A. JADUAL WAKTU INDUK DAN PERSENDIRIAN
Mengeluar arahan
1. PGB untuk penyediaan PKP/PK Petang Peruntukan masa
Jadual Waktu dalam Jadual
Waktu (SPI Bil.
Melantik 8/1990)
2. PGB Jawatankuasa Jadual
Waktu (JKJW) Pekeliling
Mengenalpasti mata Pemberitahuan
pelajaran, bilangan Undang-Undang
Am 531. ( PUA
kelas, bilangan guru,
531)
PKP/PK jawatan dan opsyen
3. GAB
Petang serta mematuhi
peruntukan masa
untuk setiap mata
pelajaran
Mematuhi peruntukan
masa untuk setiap
PKP/PK mata pelajaran:
4. Petang/GK i. Menetapkan guru PGB/JKJW
MP/GAB mata pelajaran
ii. Agihan jumlah minit
guru mengajar
Menyedia
PKP/PK mengesahkan Jadual
5. Petang/JKJ Waktu Induk, PGB/JKJW
W Persendirian dan kelas
(sistem /manual)
Menyemak dan
mengesahkan
6. PGB mengesahkan Jadual JKJW
Waktu Induk,
Persendirian dan kelas
Mengedarkan Jadual
PKP/PK Waktu Peribadi dan
7. JKJW/ AKP
Petang Kelas kepada semua
guru
PKP/PK Rekod dan
8. JKJW
Petang dokumentasi

49
6. CARTA ALIR

Aktiviti 2.3: Mengurus Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,

Persendirian dan Gantian
a) Jadual Waktu Induk dan Persendirian

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

50
 MULA

PGB Mengeluar arahan 10 minit

Melantik JKJW
PGB 60 minit

Kenal pasti sumber dan

PKP/PK Petang 60 minit
keperluan

PKP/PK Mematuhi arahan pekeliling

berkaitan jadual waktu 30 minit
Petang/GKMP/GAB

GPK/PKP/JKJW Penyediaan Jadual Waktu

120 minit

PGB Semak dan lulus 20 minit

Edar Jadual Waktu 30 minit

GPK/PKP

Rekod dan dokumentasi. 30 minit

GPK/PKP

TAMAT

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 2.3: Mengurus Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,

Persendirian dan Gantian
a) Jadual Waktu Induk dan Persendirian

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengeluar arahan untuk penyediaan

51
 Jadual Waktu
● Surat/ Buku Perancangan
Tahunan/ Minit mesyuarat
Melantik Jawatankuasa Jadual Waktu
2.
(JKJW)
Mengenalpasti mata pelajaran,
bilangan kelas, bilangan guru, jawatan
dan opsyen serta mematuhi
3.
peruntukan masa untuk setiap mata
pelajaran
● Rekod e-Operasi
Mematuhi peruntukan masa untuk
4. setiap mata pelajaran:
● Arahan/ pekeliling terkini
Menyedia mengesahkan Jadual
5. Waktu Induk / Peribadi/ Kelas
● (sistem /manual)
Menyemak dan mengesahkan Jadual
6.
Waktu Induk / Peribadi/ Kelas
Mengedarkan Jadual Waktu Peribadi
7.
dan Kelas kepada semua guru
Menguruskan simpanan rekod dan
8. dokumentasi
● (sistem /manual)

5. PROSES KERJA

Aktiviti 2.3.: Mengurus Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,

Persendirian dan Gantian
b) Jadual Waktu Guru Ganti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BI TANGGUN YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
L. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
B. JADUAL WAKTU GURU GANTI

52
 Mengeluar arahan
untuk penyediaan
1. PGB PKP/PK Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
PKP/PK Mengenal pasti guru
2. AKP
Petang yang tidak hadir
Menentukan dan
PKP/PK
3. menyediakan Jadual PGB
Petang
Waktu Guru Ganti
Menyemak dan
PGB/PK
4. mengesahkan Jadual PKP/JKJW
Petang
Waktu Guru Ganti
Mengedar dan
menerima Akuan
PKP/PK
5. Penerimaan Slip AKP/JKJW
Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
PKP/PK Menyediakan Analisis
6. Petang/JKJ Guru Ganti setiap PGB
W bulan
PKP/PK Rekod dan
7. JKJW
Petang dokumentasi

6. CARTA ALIR

Aktiviti 2.3.: Mengurus Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,

Persendirian dan Gantian
b) Jadual Waktu Guru Ganti

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

PGB Mengeluar arahan 10 minit

53

Kenal pasti guru tidak hadir 10 minit

PKP/PK Petang
7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 2.3: Mengurus Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,

Persendirian dan Gantian
b) Jadual Waktu Guru Ganti

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengeluar arahan untuk penyediaan
Jadual Waktu.
● Surat/ Buku Perancangan

54
 Tahunan/ Minit mesyuarat
Mengenal pasti guru yang tidak hadir
● Buku Daftar Kedatangan/
2. Perakam Waktu/ Surat
panggilan/ Sijil cuti sakit/
Permohonan cuti
Menentukan dan menyediakan Jadual
3. Waktu Guru Ganti
● Rekod guru tidak hadir
● Jadual guru ganti
Menyemak dan mengesahkan Jadual
4. Waktu Guru Ganti
● Kelulusan untuk edaran
Mengedar dan menerima Akuan
Penerimaan Slip Jadual Waktu Guru
5. Ganti
● Rekod edaran
● Rekod dan akuan penerimaan
Menyediakan Analisis Guru Ganti
6. setiap bulan
● Data
● Bentuk laporan
Menguruskan simpanan rekod dan
7. dokumentasi
• (sistem /manual)

8.SENARAI UNDANG- UNDANG

9.SENARAI BORANG
BIL. BORANG KOD BORANG
1.

2.

10. JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

55
5. PROSES KERJA

Aktiviti 2.4: Mengurus Pencerapan Guru

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
TANGGU UNDANG,
YANG ADA
BIL. NG PROSES KERJA PERATURAN
HUBUNGAN/
JAWAB DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

56
 SPI Bil 6/1985,
Memaklumkan kepada SPI Bil 3/1987,
1. PGB semua guru tentang SPI Bil 9/2000,
pencerapan dalam
SPI Bil 5 dan
mesyuarat kurikulum
9/2003, SPI Bil
3/1999, SPI Bil
Melantik jawatankuasa 8/2016, SPI Bil
2. PGB
pencerapan 9/2016

Penurunan kuasa
pencerapan kepada
Guru Penolong
3. PGB Kanan,Guru Kanan
Mata Pelajaran, Ketua
Panitia dan Guru
Cemerlang

Memberi
taklimat/bimbingan
kepada semua guru
4. PGB tentang instrumen
pencerapan. (Rubrik
Penskoran SKPMg2
Standard 4 )

Menyediakan jadual
pencerapan guru dan
PGB/ mengagihkan tugas
GPK/ pencerapan di antara
5. Pengetua/Guru Besar, .
GKMP/
Guru-Guru Penolong
KP/GC Kanan, Guru Kanan
Mata Pelajaran,Guru
Cemerlang.

PGB/
GPK/ Menjalankan proses
6. pencerapan.
GKMP/
KP/GC
7. PGB/
GPK/ Membincangkan
GKMP/ kekuatan dan
kelemahan PdP
KP/GC
dengan guru yang
dicerap. Pencerapan

57
 susulan (jika perlu).

PGB/
GPK/ Menyediakan analisis
8. dan laporan
GKMP/
pencerapan
KP/GC
PGB/
GPK/ Memfailkan dokumen
9. dan rekod pencerapan
GKMP/
KP/GC

6. CARTA ALIR

Aktiviti 2.4 Mengurus Pencerapan Guru

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

58
 Memaklumkan kepada semua guru 45 MINIT
PGB tentang pencerapan dalam
mesyuarat kurikulum

60 MINIT
PGB Melantik jawatankuasa pencerapan

Penurunan kuasa pencerapan

PCB kepada Guru Penolong Kanan, 120 MINIT
Guru Kanan Mata Pelajaran, Ketua
Panitia dan Guru Cemerlang

Memberi taklimat/bimbingan 390 MINIT

PGB kepada semua guru tentang
instrumen pencerapan. (Rubrik
Penskoran SKPMg2 Standard 4 )

Menyediakan jadual pencerapan

guru dan mengagihkan tugas 390 MINIT
PGB/GPK/GKMP/KP/ pencerapan di antara
Pengetua/Guru Besar, Guru
GC
Penolong Kanan, Guru Kanan
Mata Pelajaran,Guru Cemerlang.

PGB/GPK/GKMP/KP Menjalankan proses pencerapan. 120 MINIT

/GC

PGB/GPK/GKMP/KP/
GC Membincangkan kekuatan dan 120 MINIT
kelemahan PdP dengan guru yang
Lemah dicerap.
Tindakan
Susulan

Dapatan perbincangan pencerapan 60 MINIT

Baik

PGB/GPK/GKMP/KP/ Menyediakan analisis dan laporan 240 MINIT

GC pencerapan

PGB/GPK/GKMP/KP/ Memfailkan dokumen dan rekod 240 MINIT

GC pencerapan

TAMAT
7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 2.4: Mengurus Pencerapan Guru

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Memaklumkan kepada semua guru

1. tentang pencerapan dalam mesyuarat
kurikulum

59
 2. Melantik jawatankuasa pencerapan

Penurunan kuasa pencerapan kepada

3. Guru Penolong Kanan, Guru Kanan
Mata Pelajaran, Ketua Panitia dan
Guru Cemerlang

Memberi taklimat/bimbingan kepada

4. semua guru tentang instrumen
pencerapan. (Rubrik Penskoran
SKPMg2 Standard 4 )

Menyediakan jadual pencerapan guru

dan mengagihkan tugas pencerapan di
5. antara Pengetua/Guru Besar, Guru
Penolong Kanan, Guru Kanan Mata
Pelajaran,Guru Cemerlang.

6. Menjalankan proses pencerapan.

Membincangkan kekuatan dan

7. kelemahan PdP dengan guru yang
dicerap. Pencerapan susulan (jika
perlu).

8 Menyediakan analisis dan laporan

pencerapan

9 Memfailkan dokumen dan rekod

pencerapan

8.SENARAI UNDANG- UNDANG

9.SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1.

2.

60
 10. JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

5. PROSES KERJA

Aktiviti 2.7: Pengurusan Pusat Sumber

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-

JAWAB LAIN UNDANG,
YANG ADA PERATURAN
HUBUNGA DAN PUNCA
N/ KUASA

61
 DIRUJUK

1. PGB PINJAMAN BUKU DI

PUSAT SUMBER 1. Akta
Pendidikan
GPK/GPM
Membuat ketetapan 1996 (Akta
berkaitan pengurusan 550)
pusat sumber 2. Pelan
Pembangun
an
2. Menyediakan Peraturan Pendidikan
GPK/GPM Pinjaman dan Malaysia
PGB
Pemulangan Buku di 2013 –
Pusat Sumber. 2025

3. Memastikan kad
GPM pinjaman/kad pintar
PGB/GPK
diedarkan kepada
murid.

PGB/GPK
4. Menyemak status
GPM pinjaman buku daripada
perisian sistem automasi
atau rekod pinjaman

PGB/GPK
5. Merekod butiran
GPM pinjaman
Mencatat tarikh PGB/GPK
6. pemulangan buku pada
GPM slip pinjaman di buku
yang dipinjam

7 PEMULANGAN BUKU PGB/GPK

DI PUSAT SUMBER
GPM
Menyemak tarikh
pemulangan buku.

8 PGB/GPK
Memastikan buku yang
GPM dipulangkan dalam
keadaan baik. Jika
rosak, pembantu
Pengawas akan baiki
dan jika hilang,
peminjam akan didenda

62
9 PGB/GPK
Menghantar surat
GPM peringatan kepada
peminjam yang tidak
memulangkan buku
seminggu selepas tarikh
yang ditetapkan
dengan cara;
a) Memaparkan nama
peminjam terlibat di
papan kenyataan
b) Pengawa Pusat
Sumber akan
mengesan peminjam
di sekolah dan
mereka mesti
memulangkan buku
pinjaman dalam
masa seminggu.
c) Surat peringatan
dikeluarkan
10 GPM
Mengambil tindakan
terhadap peminjam yang PGB/GPK
melanggar peraturan
peminjaman
11 GPM Membuat analisis jumlah
murid yang membuat
pinjaman buku di Pusat PGB/GPK
Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
12 GPM PROGRAM-PROGRAM
PUSAT SUMBER
(Rujuk Pengurusan
Program)
PGB/GPK
Menentukan program
dan menyediakan kertas
kerja aktiviti yang
hendak dilaksanakan.
13 GPM Memberi taklimat
tentang pelaksanaan PGB/GPK
program
14 GPM Menganjurkan program
peringkat sekolah dan
PGB/GPK
memastikan program
berjalan lancar.
15 GPM Menyediakan data dan PGB/GPK
laporan program yang

63
 dijalankan
16 GPM/PT Merekod dan
PGB/GPK
mendokumentasi

6.CARTA ALIR

Aktiviti 2.7: Pengurusan Pusat Sumber

64
 Tanggungjawab
Tempoh Proses Kerja
Mula
masa

PGB Membuat ketetapan pengurusan

180 minit
pusat sumber

Menyediakan peraturan penggunaan,

GPM pinjaman dan dan pemulangan buku
1170 minit
pusat sumber

15 minit Memastikan kad pinjaman/kad pintar

diedarkan kepada murid.

GPM Menyemak status pinjaman buku

5 minit
daripada perisian sistem automasi atau
rekod pinjaman
5 minit
GPM Merekod butiran pinjaman

Mencatat tarikh pemulangan buku

60 minit
GPM pada slip pinjaman di buku yang
dipinjam

2 hari
30 minit Menyemak tarikh pemulangan buku.
60 hari
PGB/GPK

15 minit Memastikan buku yang dipulangkan

dalam keadaan baik
GPM Menghantar surat peringatan kepada
15 minit peminjam yang tidak memulangkan
buku seminggu selepas tarikh yang
ditetapkan
GPM
Mengambil tindakan terhadap
15 minit peminjam yang melanggar
GPM peraturan peminjaman
Mengambil tindakan terhadap
15
GPMminit peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid
GPMminit
120 yang membuat pinjaman buku

Menentukan program dan

GPM
60 minit menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.

Memberi taklimat tentang

120
GPM minit pelaksanaan program

Menganjurkan program peringkat

GPM
390 minit sekolah dan memastikan program
berjalan lancar.

GPM Menyediakan data dan laporan

120 minit program yang dijalankan

5GPM/PT
minit Merekod dan mendokumentasi

7.SENARAI SEMAK
Tamat

Aktiviti 2.7: Pengurusan Pusat Sumber

65
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU DI PUSAT

SUMBER
1.
Membuat ketetapan berkaitan
pengurusan pusat sumber

Menyediakan Peraturan
2. Pinjaman dan Pemulangan
Buku di Pusat Sumber.

3 Memastikan kad pinjaman/kad

pintar diedarkan kepada murid.

Menyemak status pinjaman

4. buku daripada perisian sistem
automasi atau rekod pinjaman

5. Merekod butiran pinjaman

Mencatat tarikh pemulangan

6. buku pada slip pinjaman di buku
yang dipinjam

PEMULANGAN BUKU DI
PUSAT SUMBER
7.
Menyemak tarikh pemulangan
buku.

Memastikan buku yang

dipulangkan dalam keadaan
7. baik. Jika rosak, pembantu
Pengawas akan baiki dan jika
hilang, peminjam akan didenda
8. a) Menghantar surat peringatan
kepada peminjam yang tidak
memulangkan buku
seminggu selepas tarikh
yang ditetapkan;
b) Memaparkan nama
peminjam terlibat di papan

66
 kenyataan untuk tempoh
seminggu
c) Pengawas Pusat Sumber
akan mengesan peminjam di
sekolah dan mereka mesti
memulangkan buku
pinjaman dalam masa
seminggu.
d) Selepas tarikh tersebut surat
peringatan akan dikeluarkan
Mengambil tindakan terhadap
9. peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid
10. yang membuat pinjaman buku di
Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
PROGRAM-PROGRAM PUSAT
SUMBER (Rujuk Pengurusan
Program)
11.
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.
13. Memberi taklimat tentang
pelaksanaan program
Menganjurkan program
14. peringkat sekolah dan
memastikan program berjalan
lancar.
15. Menyediakan data dan laporan
program yang dijalankan
16. Merekod dan mendokumentasi

67
8.SENARAI UNDANG- UNDANG

9.SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1.

2.

10. JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

68