myPortfolio

PEMBANTU OPERASI ASRAMA

CAWANGAN KHIDMAT PENGURUSAN & HAL EHWAL PELAJAR
UNIT PENTADBIRAN DAN ASRAMA

BAHAGIAN : INSTITUT KEMAHIRAN MARA

ALAMAT : JALAN KEMAHIRAN
OFF JALAN SULTAN TENGAH
93050 KUCHING
SARAWAK

NO. TELEFON : +6082 – 441149

NO. FAKS. : +6082 – 444135
LAMAN SESAWANG : www.ikmkuching.edu.my
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Sapuani bin Mohamed

Gelaran Jawatan : Pembantu Operasi Asrama

Gred Hakiki Jawatan : N14

Tarikh Penempatan : 22 September 1986

DILULUSKAN OLEH (PEGAWAI MENGAWAL PUSAT)

Nama : Nur Azlina binti Abdul Mutalib

Gelaran Jawatan : Pengarah

Gred Jawatan : E52

Tarikh : 7 Disember 2020

2
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA

1. 7 Disember 2020 Penyediaan En. Mohd Muzameer Bin Mohd

myPortfolio Nawawi

Catatan: Pegawai Mengawal Pusat (PMP) hendaklah memastikan bahawa

myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang
perubahan.

3
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1. Carta Organisasi
1.1 MARA 5
1.2 Bahagian Sumber Manusia 6
1.3 Unit 7
2. Carta Fungsi 8 -9
3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 10
4. Deskripsi Tugas 11-12
5. Senarai Aktiviti
5.1 Aktiviti 1: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 13-14
5.2 Aktiviti 2: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 15-17
5.3 Aktiviti 3: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 18-19
5.4 Aktiviti 4: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 20-22
5.5 Aktiviti 5: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 23-25
5.6 Aktiviti 6: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 26-28
5.7 Aktiviti 7: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 29-31
5.8 Aktiviti 8: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 32-34
5.9 Aktiviti 9: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 35-37
5.10 Aktiviti 10: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 38-40
5.11 Aktiviti 11: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 41-42
6. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 43
7. Senarai Borang 44-45
8. Senarai Jawatankuasa yang di Anggotai 46

4
1. CARTA ORGANISASI

1.1 MARA

5
1.2 BAHAGIAN

6
1.3 UNIT

MOHD FAUZI BIN ISMAIL

PEMBANTU TADBIR (K)

SAPUANI BIN MOHAMED ARSAT BIN SAMAN

PEMBANTU OPERASI PEMBANTU AWAM

7
2. CARTA FUNGSI

8
9
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

Pembantu Operasi Asrama

1. Membantu menentukan keselamatan, kebersihan dan senggaraan

bangunan peralatan di IKM
2. Membantu menguruskan hal-hal berkaitan kemasukan, penempatan
dan rekod pelajar.
3. Membantu mengurus rekod-rekod pelajar.
4. Membantu menyediakan rekod-rekod untuk tujuan pendaftaran.
5. Membantu mengurus hal-hal besangkutan disiplin pelajar.
6. Membantu membuat dan menyedia penempatan asrama pelajar.

10
4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GELARAN PEMBANTU KETUA
PENGARAH
JAWATAN OPERASI ASRAMA PERKHIDMATAN
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PO WARAN
JAWATAN PERJAWATAN
GRED
N14 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN
JAWATAN
SUB-BIDANG
GRED JD N14 ASRAMA
UTAMA
SAPUANI BIN
STATUS DISEDIAKAN
TETAP MOHAMED, PA,
JAWATAN OLEH
N14
MOHAMMAD
INSTITUT
HIRARKI 1 FAIZUL BIN
KEMAHIRAN MARA DISEMAK OLEH
(BAHAGIAN) OSMAN,
KUCHING
TP(KPHP), E44
KHIDMAT
PENGURUSAN &
HIRARKI 2 NUR AZLINA BINTI
HAL EHWAL DILULUSKAN
(CAWANGAN ABDUL MUTALIB,
PELAJAR/ OLEH
/SEKTOR/UNIT) P, E52
PENTADBIRAN/
ASRAMA
TARIKH
SKIM
SOKONGAN DOKUMEN 14 MEI 2019
PERKHIDMATAN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang, melaksanakan dan menguruskan proses penempatan asrama
Bahagian Kemahiran Teknikal (BKT) MARA / Institut Kemahiran MARA Kuching,
Sarawak dengan cekap dan berkesan.

11
 AKAUNTABILITI
1. Membantu merancang,
melaksanakan dan menguruskan
proses penempatan asrama dengan
cekap dan berkesan.
TUGAS UTAMA
a) Menguruskan penempatan
pelajar ke asrama
b) Mengadakan dan mengemaskini
rekod penghuni asrama
c) Menyedia kelengkapan dan
kemudahan asrama seperti yang
ditetapkan untuk penghuni
asrama dan mengadakan rekod
inventori
d) Memantau dan mengawalselia
kemudahan asrama
e) Mengurus perolehan kemudahan
dan peralatan asrama
f) Mengendali urusan pelupusan
peralatan asrama
g) Menguruskan senggaraan dan
kerosakan asrama
h) Memastikan asrama dan
kawasan sekitarnya sentiasa
bersih dan selamat
i) Mengendali dan menguatkuasa
peraturan keluar masuk asrama
j) Menjalankan tugas yang
diarahkan dari semasa ke
semasa

DIMENSI
1. Bil pusat: 1 BKT, Bil Program: 1
2. Bil pelajar: 200 orang
3. Bil mesyuarat: 4 kali setahun
4. Bil dokumen: 15
KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS
1. Sijil Rendah Pelajaran (SRP) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

KOMPETENSI
1) Pengurusan Pentadbiran
2) Pemikiran Kreatif dan Inovatif
3) Kebolehupayaan menggunakan perisian Microsoft Office pada tahap yang
bagus

PENGALAMAN
Tidak berkaitan

12
5. SENARAI AKTIVITI: PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK
6.
5.1 Aktiviti 1: Menguruskan penempatan pelajar baharu ke asrama

a) Proses Kerja

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB* HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menerima senarai nama
1.
pelajar daripada PT (HEP)
Mengenal pasti bilik-bilik yang
2. yang akan didiamai poleh Pengarah
pelajar
Memastikan penerimaan Timbalan
3. keperluan Inventori yang Pengarah
lengkap kepada pelajar KP&HP
Pembantu
Menerima dan memastikan
Operasi Pen. Peg.
4. Borang menduduki Asrama
Tadbir (K)
diisi dengan lengkap
Menerima dan memastikan PT (K)
pelajar menandatangani
5.
Borang Penerimaan Inventori
Asrama yang diterima
Menyerahkan kunci bilik
5
kepada pelajar

13
 b) Carta Alir - Aktiviti 1: Menguruskan penempatan pelajar baharu ke asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Pembantu Tadbir 5 minit

5 minit
Warden/ Pembantu
Tadbir

Warden/ Pembantu
5 minit
Tadbir

Pembantu Tadbir
1 minit

Tamat

c) Senarai Semak - Aktiviti 1: Menguruskan penempatan pelajar baharu ke

asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima borang permohonan

2. Semak nama dan no. pelajar
3. Susun nama ikut bilik di asrama
4. Maklum kepada pelatih berkenaan

14
 5.2 Aktiviti 2: Menguruskan penempatan pelajar baharu ke asrama
(Pelajar sedia ada)

a) Proses Kerja

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menerima permohonan
1. daripada pelajar

Sokongan daripada Ketua

2. Warden Pengarah

Kelulusan mendiami asrama Timbalan Pengarah

diperoleh daripada Timbalan KP & HP
3.
Pembantu Pengarah KP & HP Pen. Peg. Tadbir
Operasi
Menerima dan Memastikan (K)
Borang Permohonan PT (K)
4. Menduduki Asrama diisi dengan
lengkap serta ditandatangani
pelajar
Menyerahkan kunci bilik kepada
5. pelajar

15
 b) Carta Alir - Aktiviti 2: Menguruskan penempatan pelajar baharu ke
asrama (Pelajar sedia ada)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Pelajar 1 minit

Pembantu Tadbir 2 minggu

Warden/ Pembantu
Tadbir 1 minggu

Pembantu Tadbir 2 minggu

Tamat

16
 c) Senarai Semak - Aktiviti 2: Menguruskan penempatan pelajar
baharu ke asrama (Pelajar sedia ada)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima borang permohonan tinggal

1.
dalam asrama
Menyenarai dan menyusun
2.
mengikut kategori/program
Mengadakan rekod pendaftaran
3.
tersebut.
Mengemaskini rekod penghuni
4. asrama sekiranya ada pelatih yang
mohon berhenti IKM.

17
 5.3 Aktiviti 3: Pelajar Tinggal di luar

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengenalpasti berapa ramai
1.
pelatih yang ingin tinggal di luar
Meminta pelatih membuat surat Pengarah
2. rasmi permohonan tinggal
dengan keluarga. Timbalan
Pembantu
Pengarah (KP
Operasi Pelatih mendapatkan
& HP)
tandatangan daripada
3. Timbalan Pengarah (KP & HP) PT (K)
bagi kelulusan kebenaran
tinggal di luar.

b) Carta Alir - Aktiviti 3: Mengendali Dan Menguatkuasa Peraturan

Keluar Masuk Asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pengarah/
1 minit
Warden

Pembantu Tadbir 1 hari

1 hari
Pelajar

Warden/ Pembantu
Tadbir 2 minggu

18
 c) Senarai Semak - Aktiviti 3: Mengendali Dan Menguatkuasa
Peraturan Keluar Masuk Asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan dari Pengarah

2. Memaklumkan kepada pelatih
Mengendali dan menguatkuasa
3.
peraturan

19
 5.4 Aktiviti 4: Memguruskan perolehan kemudahan dan peralatan
asrama

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Membuat semakan inventori
kemudahan dan peralatan
1.
asrama
Pengarah
Menyediakan senarai
2. keperluan untuk tindakan
perolehan Timbalan
Pembantu Menyediakan Lapiran G Pengarah (KP
3. Operasi berserta spesifikasi & HP)
Menyerahkan Lampiran G Pen. Peg.
4. kepada PPTK untuk tindakan Tadbir (K)
Menerima peralatan dan PT (K)
5. merekod dalam daftar inventori

6. Membuat tagging

20
 b) Carta Alir - Aktiviti 4: Mengatur Dan Mengawas Tugas-Tugas Pekerja
Asrama Untuk Kebersihan Dan Keceriaan Dalam, Luar Bilik Mandi Dan
Sekitaran Asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

PPT(K) 1 tahun

Pembantu Tadbir 30 minit

Pembantu Tadbir 30 minit

Pembantu Tadbir 30 minit

21
 c) Senarai Semak - Aktiviti 4: Mengatur Tugas-Tugas Pekerja
Asrama Untuk Kebersihan Dan Keceriaan Dalam, Luar
Bilik Mandi Dan Sekitaran Asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Membuat jadual tugas pekerja

1.
asrama
2. Mendapat kelulusan Pengarah
Mengatur tugas pekerja dalam dan
3.
luar
Mengawas tugas-tugas pekerja
4.
untuk kebersihan

22
 5.5 Aktiviti 5: Memantau dan mengawalselia kemudahan

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengenalpasti bahan,
barangan dan alatan bagi
1.
kegunaan pekerja dan Pengarah
penghuni asrama.
Memohon pembelian bahan, Timbalan
2. barangan dan alatan untuk Pengarah (HP
asrama. & HP)
Pembantu Menerima bahan, barangan
3. Pen. Peg.
Operasi dan peralatan dari Setor Am.
Membuat rekod penerimaan Tadbir(K)
dan pengeluaran bahan,
4. PT (K)
barangan dan alatan untuk
asrama.
Mengeluarkan bahan,
5. barangan dan alatan untuk
pekerja dan penghuni asrama.

23
 b) Carta Alir - Aktiviti 5: Memohon, Menerima, Merekod Serta
Mengeluar Bahan, Barangan Dan Alatan Untuk Pekerja Dan Penghuni
Asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pembantu Tadbir 2 minggu

Pembantu Tadbir
(Kewangan) 1 minggu

Pembantu Tadbir 5 minit

Pembantu Tadbir
5 minit

15 minit
Pembantu Tadbir

24
 c) Senarai Semak - Aktiviti 5: Memohon, Menerima, Merekod
Serta Mengeluar Bahan, Barangan Dan Alatan Asrama
Untuk Pekerja Dan Penghuni Asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengisi borang permohonan

1. pembelian bahan, barangan dana
alatan asrama.
Mendapat kelulusan daripada
2.
Pengarah.
Menerima bahan, barangan dan
3.
alatan asrama.
4. Merekod kedalam buku asrama
Mengeluar dan membuat agihan
5. kepada penghuni dan pekerja
asrama

25
 5.6 Aktiviti 6: Menyedia kelengkapan dan kemudahan asrama seperti
yang ditetapkan untuk penghuni asrama dan mengadakan
rekod inventori

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Memastikan kelengkapan dan
1. kemudahan asrama untuk
penghuni asrama mencukupi. Pengarah
Membuat permohonan
pembelian kelengkapan Timbalan
2.
asrama mengikut kapasiti Pengarah (KP
Pembantu penghuni asrama. & HP)
Operasi Merekod kelengkapan yang
3. diterima dalam buku alat Pen. Peg.
asrama. Tadbir (K)
Mengagihkan kelengkapan
asrama pada setiap bilik dan PT (K)
4.
kiub di asrama lelaki dan
perempuan.

26
 b) Carta Alir - Aktiviti 6: Menyedia Kelengkapan Dan Kemudahan
Asrama Seperti Yang Ditetapkan Untuk Penghuni Asrama Dan
Mengadakan Rekod Inventori

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pembantu Tadbir 2 minggu

Pembantu Tadbir
(Kewangan) 1 minggu

Pembantu Tadbir 5 minit

Pembantu Tadbir 5 minit

Pembantu Tadbir 15 minit

27
 c) Senarai Semak - Aktiviti 6: Menyedia Kelengkapan Dan
Kemudahan Asrama Seperti Yang Ditetapkan Untuk
Penghuni Asrama Dan Mengadakan Rekod Inventori

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenalpasti kelengkapan dan

1.
kemudahan di asrama
2. Membuat permohonan pembelian
3. Mendapat kelulusan Pengetua
Menyedia kelengkapan dan
4. kemudahan asrama seperti yang
ditetapkan untuk penghuni asrama
Mengadakan rekod inventori bagi
5.
pengagihan

28
 5.7 Aktiviti 7: Mengendali urusan pelupusan untuk peralatan asrama

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengenalpasti alat yang rosak Pengarah
1.
untuk tindakan pelupusan.
Mengisi borang permohonan Timbalan
2.
pelupusan bagi alat asrama. Pengarah (KP
Pembantu Membuat penilaian dan & HP)
3. Operasi kebenaran pelupusan alat
asrama. Pen. Peg.
Merekod dalam buku asrama Tadbir (K)
4. alat yang telah dibuat
pelupusan. PT (K)

29
 b) Carta Alir - Aktiviti 7: Mengendali Urusan Pelupusan Untuk Peralatan
Asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pembantu Tadbir 2 minggu

Pembantu Tadbir 2 minggu

AJK Pelupusan 3 minggu

AJK Pelupusan 3 minggu

Pembantu Tadbir 12 minggu

30
 c) Senarai Semak - Aktiviti 7: Mengendali Urusan Pelupusan
Untuk Peralatan Asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenalpasti alat asrama yang

1.
rosak
Mengisi borang permohonan
2.
pelupusan alat
AJK pelupusan alat membuat
3.
penilaian
4. Mendapat kelulusan dari Pengetua
5. Membuat pelupusan alat
Merekod pelupusan dalam buku
6.
alat asrama

31
 5.8 Aktiviti 8: Mengambil tindakan membaiki kerosakan

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menerima laporan atau
1. mendapati ada kerosakan di Pengarah
asrama.
Mengisi borang laporan Timbalan
2. kerosakan kelengkapan Pengarah (KP
Pembantu asrama. & HP)
Operasi Memaklumkan kerosakan
3. kelengkapan dan Pen. Peg.
kemudahan di asrama. Tadbir (K)
Memastikan kelengkapan
4. dan kemudahan di asrama PT (K)
dibaiki segera.

32
 b) Carta Alir - Aktiviti 8: Mengambil Tindakan Membaiki Kerosakan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pelajar 15 minit

Pelajar 15 minit

Pembantu Tadbir 30 minit

Pembantu Tadbir 5 minit

Penolong
Jurutera/ Penjaga 3 hari
Jentera Elektrik

33
 c) Senarai Semak - Aktiviti 8: Mengambil Tindakan Membaiki
Kerosakan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima laporan atau mendapati

1.
ada kerosakan di asrama
2. Mengisi borang kerosakan
Menghantar borang kepada Pen.
3.
Peg. Tadbir(K) untuk kelulusan
Pen. Peg. Tadbir(K) memaklum
4. pegawai yang akan membaiki
kerosakan
Memastikan pembaikan kerosakan
5.
dibuat.

34
 5.9 Aktiviti 9: Memastikan asrama dan sekitarnya sentiasa bersih dan
selamat

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Membuat jadual tugas pekerja Pengarah
1. asrama bahagian dalam dan
luar asrama. Timbalan
Memastikan pekerja asrama Pengarah (KP
2. Pembantu menjalankan tugas masing- & HP)
Operasi masing.
Memastikan asrama dan Pen. Peg.
sekitarnya bersih dan selamat. Tadbir (K)
3.
PT (K)

35
 b) Carta Alir - Aktiviti 9: Memastikan Asrama Dan Sekitarnya Sentiasa
Bersih Dan Selamat

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

PPT(K) 1 minggu

Pembantu Tadbir
30 minit

Pembantu Tadbir
30 minit

Pembantu Tadbir 30 minit

36
 c) Senarai Semak - Aktiviti 9: Memastikan Asrama Dan Sekitarnya
Sentiasa Bersih Dan Selamat

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengatur tugas pekerja asrama

Mengawas tugas-tugas pekerja
2.
asrama
Memastikan asrama dan sekitarnya
3.
sentiasa bersih dan selamat

37
 5.10 Aktiviti 10: Menyediakan kemudahan ubat-ubatan biasa untuk
keperluan penghuni asrama

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengenalpasti ubat-ubatan
1. biasa untuk keperluan
penghuni asrama. Pengarah
Menguruskan permohonan
2. pembelian ubat-ubatan biasa Timbalan
bagi penghuni asrama. Pengarah (KP
Pembantu Menerima ubat-ubatan biasa & HP)
3.
Operasi dari Setor Am.
Menyimpan ubat-ubatan biasa Pen. Peg.
4. di asrama bagi keperluan Tadbir (K)
penghuni asrama.
Memberi ubat-ubatan biasa PT (K)
5. kepada penghuni asrama
sekiranya diperlukan.

38
 b) Carta Alir - Aktiviti 10: Menyediakan Kemudahan Ubat-Ubatan Biasa
Untuk Keperluan Penghuni Asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pembantu Tadbir 30 minit

3 hari
Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir 10 minit

15 minit
Pembantu Tadbir

15 minit
Pembantu Tadbir

39
 c) Senarai Semak - Aktiviti 10: Menyediakan Kemudahan Ubat-
Ubatan Biasa Untuk Keperluan Penghuni Asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenalpasti ubat-ubatan biasa

1.
untuk kegunaan penghuni asrama.
Membuat permohonan pembelian
2.
ubat.
3. Mendapat kelulusan Pengetua.
Menerima ubat-ubatan biasa dari
4.
Setor Am.
Menyimpan dan membuat rekod di
5.
asrama.
Mengeluarkan ubat kepada
6.
penghuni yang memerlukannya.

40
 5.11 Aktiviti 11: Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengarah dan
pegawai-pegawai yang bertanggungjawab terhadapnya

a) Proses Kerja

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menerima arahan dari
1. Pengetua dan pegawai-
Pembantu
pegawai atasan.
Operasi
Melaksanakan arahan tersebut
2.
dengan kadar segera.

b) Carta Alir - Aktiviti 11: Lain-Lain Tugas Yang Diarahkan Oleh

Pengarah Dan Pegawai-Pegawai Yang Bertanggungjawab
Terhadapnya

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pengarah/ Tim.
Pengarah/ PPT(K)/
Pembantu Tadbir 5 minit
(K)/ Warden

Pembantu Tadbir
15 minit

Pembantu Tadbir
15 minit

Pembantu Tadbir Masa yang

diperlukan

41
 c) Senarai Semak - Aktiviti 11: Lain-Lain Tugas Yang Diarahkan
Oleh Pengetua Dan Pegawai-Pegawai Yang
Bertanggungjawab Terhadapnya

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima arahan dari pegawai

1.
atasan.
Mengenalpasti tugas yang
2.
diberikan.
Mengatur tugas dan tugas-tugas
3.
pekerja asrama.
Memastikan tugas telah
4.
dilaksanakan.

42
7. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1) Perlembagaan Malaysia
2) Arahan Perkhidmatan
3) Perintah Am Bab ‘A’ hingga ‘G’
4) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam
5) Surat-Surat Pekeliling Perkhidmatan dan Perbendaharaan.
6) Pekeliling dan Edaran Bahagian Kemahiran & Teknikal MARA
7) Akta 605
8) Buku Peraturan Tatatertib
Pendidikan Teknikal dan Vokasional MARA
(Pindaan 2013)
Bahagian Kemahiran & Teknikal
9) Surat Pekeliling daripada Pengarah MJII/KKTM/IKM
10) Buku PKPA
11) Buku Tonggak 12
12) Buku PTK
13) Buku Dasar Pembangunan Kurikulum Program Sijil dan Diploma
14) Garis Panduan Penyediaan Portfolio Pengajar & Pelajar

43
8. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang Cuti
2. Borang Keluar / Masuk Pejabat
3. Borang Tuntutan Perjalanan

4. Borang Pendahuluan Tugas Rasmi

5. Borang Pembelian Terus

6. Borang Wang Runcit
7. Borang Pengeluaran Alatulis

8. Borang Pinjaman Kenderaan

9. Borang Penggunaan Kenderaan

10. Borang Cuti Tanpa Rekod

11. Borang Makan / Minum

12. Borang Pendaftaran Keluarga

13. Borang Permohonan Kad Kesihatan
Borang Permohonan Pendaftaran
14.
Anak.
15. Borang Pendaftaran Sebutharga
16. Borang Cuti Tanpa Gaji

17. Borang Surat Jaminan

18. Borang Pengeluaran Wang ESR

19. Borang Pelupusan Alatan

20. Boran Pengeluaran Bahan

21. Borang Pengeluaran Alatan

Borang Permohonan Pinjaman
22.
Komputer

44
 Borang Permohonan Pinjaman
23.
Perumahan
24. Borang Pendaftaran Kenderaan
25. Borang Permohonan Menduduki PTK.
26. Borang daftar asrama
Borang Permohonan Tinggal Dalam
27.
IKM/Luar/Sendiri
28. Borang Permohonan Balik Asrama

29. Borang permohonan pembelian

30. Borang pelupusan alat

31 Borang Laporan Kerosakan

45
9. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Jawatankuasa Surau As Syakirin - Ahli Jawatankuasa

2. Jawatankuasa Pengurusan Asrama - Ahli Jawatankuasa
3. Jawatrankuasa Senggaraan dan Infrastruktur - Ahli Jawatankuasa
4. jawatankuasa Pembelajaran Sepanjang Hayat - Ahli Jawatankuasa
5. Jawatankuasa Sukan dan Rekreasi - Ahli Jawatankuasa

46