MSN5287

myPortfolio
PENGARAH KORPORAT

BAHAGIAN : PENTADBIRAN DAN KORPORAT

ALAMAT : Yayasan Islam Negeri Kedah, No. 56 A, Jalan
Telok Wanjah, 05300 Alor setar, Kedah
NO. TELEFON : 04-7302703
NO. FAX : 04-7303713
LAMAN SESAWANG : www.yink.gov.my

|myPortfolio
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Fakhrul Razi bin Mihat

Gelaran Jawatan : Pengarah Korporat

Gred Hakiki Jawatan : N48

Tarikh Penempatan : 01 Oktober 2017

DILULUSKAN OLEH

Nama : Nor Azman bin Nordin, SDK., AMK., BCK.

Gelaran Jawatan : Ketua Pegawai Eksekutif

Gred Jawatan : N54

Tarikh :

i|myPortfolio
 JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1 2021 Peralihan Fail Meja ke Myportfolio JPA

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

ii | m y P o r t f o l i o
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

CARTA ORGANISASI

1.1 YAYASAN ISLAM NEGERI KEDAH

1.2 BAHAGIAN PETADBIRAN DAN KORPORAT

CARTA FUNGSI

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

DESKRIPSI TUGAS

PROSES KERJA Aktiviti

CARTA ALIR

SENARAI SEMAK

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

SENARAI BORANG

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

iii | m y P o r t f o l i o
1 CARTA ORGANISASI

4| m y P o r t f o l i o
2 CARTA FUNGSI

Petunjuk:Tulisan berwarna menunjukkan

fungsi yang dilaksanakan jawatan ini

5| m y P o r t f o l i o
3 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

FUNGSI
BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KORPORAT

SUB FUNGSI : UNIT PENTADBIRAN

AKTIVITI :

3.1.1 Mengurus surat menyurat rasmi.

3.1.2 Mengurus pengurusan Fail di Ibu Pejabat.
3.1.3 Mengurus Laporan Bulanan Sistem Kehadiran Biometrik.
3.1.4 Mengurus urusan permohonan dan rekod cuti kakitangan.
3.1.5 Mengurus urusan perkhidmatan, pelantikan dan pengesahan jawatan.
3.1.6 Mengurus urusan penempatan lantikan baru dan kenaikan pangkat.
3.1.7 Mengurus urusan Laporan Prestasi Tahunan.
3.1.8 Mengurus pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.
3.1.9 Mengendali dan mengurus hal-hal Tatatertib.
3.1.10 Mengurus urusan persaraan.
3.1.11 Mengurus urusan pengemaskinian buku rekod perkhidmatan.
3.1.12 Mengurus urusan penyelarasan gaji.
3.1.13 Mengurus urusan permohonan elaun.
3.1.14 Mengurus urusan peletakan jawatan atau pelepasan jawatan dengan izin.
3.1.15 Mengurus urusan permohonan lawatan keluar negeri atas urusan
persendirian.
3.1.16 Mengurus urusan permohonan pertukaran kakitangan.
3.1.17 Menerima dan merekod surat-surat/dokumen berkaitan urusan
perkhidmatan.
3.1.18 Mengurus pengisytiharan harta.
3.1.19 Mengurus iklan permohonan jawatan dan pengambilan kakitangan.
3.1.20 Mengurus urusan temuduga kakitangan.

SUB FUNGSI : UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

AKTIVITI :

3.2.1 Mengurus, menyenggara dan menyelaras prasarana ICT.

3.2.2 Merancang sistem maklumat.
3.2.3 Mengurus capaian pengguna sistem SPMB-YINK.
3.2.4 Menguruskan kebolehcapaian terhadap rangkaian dan perkakasan
rangkaian.
3.2.5 Mengurus dan menyenggara Portal YINK.
3.2.6 Menetapkan keselamatan sistem maklumat.
3.2.7 Menetapkan khidmat bantuan teknikal ICT.

6| m y P o r t f o l i o
SUB FUNGSI : UNIT KORPORAT

AKTIVITI :

3.3.1 Mengurus Pelantikan Ahli Jawatankuasa Yayasan Islam Negeri

Kedah.
3.3.2 Mengurus kebajikan Ahli Jawatankuasa Yayasan Islam Negeri Kedah.
3.3.3 Mengurus urusan perhubungan pelanggan
3.3.4 Mengurus keselamatan dan keceriaan pejabat
3.3.5 Mengurus urusan percetakkan dan penjilidan dokumen
3.3.6 Merancang Pelaksanaan Kursus / Latihan Kakitangan.
3.3.7 Mengurus Aduan Awam jabatan.
3.3.8 Mengurus dan mengurussetia hal-hal mesyuarat.
3.3.9 Mentadbir hal-hal berkaitan kenderaan rasmi pejabat termasuk Kad
Inden Minyak dan Kad Touch n Go
3.3.10 Mengurus Penyelenggaraan dan Kerosakan semua kenderaan
jabatan.
3.3.11 Merancang jadual pergerakan pemandu kenderaan rasmi jabatan.
3.3.12 Menetapkan sewaan kenderaan.
3.3.13 Mengurus penggunaan dan penyelenggaraan mesin pejabat iaitu
Mesin Faks, Mesin Fotostat, mesin penapis udara, mesin penapis air
dan Mesin kehadiran Biometrik.
3.1.14 Mengurus penyelenggaraan bangunan dan Fasiliti
3.1.15 Mengurus semua urusan aset alih Kerajaan di Ibu Pejabat, Pusat
Dakwah Islam Negeri Kedah (PDIK) dan Institut Al-Quran Darul Aman
(IQDAR) selaras di bawah Pekeliling Perbendaharaan Malaysia -1PP :
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.
3.1.16 Mengurus urusan pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Penerima,
Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa Pelupusan, Jawatankuasa
Penyiasat dan wakil aset di Ibu Pejabat, PDIK dan IQDAR.
3.1.17 Menyelaras Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(JKPAK) peringkat Ibu Pejabat setiap suku tahun (3 bulan sekali).
3.1.18 Memantau urusan stor selaras di bawah Pekeliling Perbendaharaan
Malaysia -1PP : Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan.
3.1.19 Memantau pengurusan pelantikan Pegawai Stor, Penerima Stok,
Pengeluar Stok, Pemeriksa Stok dan Pemverifikasi Stor.
3.1.20 Memantau penyediaan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor untuk
dibentang dalam Mesyuarat JKPAK.
3.1.21 Mengurus perolehan secara pembelian terus, sebutharga dan tender.
3.1.22 Mengurus permohonan Pinjaman Berjamin dan Pinjaman Kecemasan
kakitangan.

7| m y P o r t f o l i o
4 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN PENGARAH KETUA PENTADBIRAN
KORPORAT PERKHIDMATAN NEGERI KEDAH
RINGKASAN GELARAN PK2 KEDUDUKAN DI PK2: YAYASAN
JAWATAN WARAN ISLAM NEGERI
PERJAWATAN KEDAH
GRED JAWATAN N48 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN
DAN KORPORAT
GRED JD N48 SUB-BIDANG UTAMA

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH FAKHRUL RAZI

BIN MIHAT
HIRARKI 1 (BAHAGIAN) - DISEMAK OLEH -

HIRARKI 2 (CAWANGAN PENGURUSAN DILULUSKAN OLEH NOR AZMAN BIN

/SEKTOR/UNIT) UTAMA NORDIN
SKIM PERKHIDMATAN PEGAWAI TARIKH DOKUMEN 16.11.2021
TADBIR NEGERI
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Merancang dan menguruskan Pentadbiran Am Pejabat dan Korporat dengan mengoptimumkan
sumber secara cekap, berkesan dan amanah bagi menyokong dan menyelaras program dan aktiviti
Yayasan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Menguruskan Pentadbiran Am a) Mengurus urusan Laporan Prestasi Tahunan.
Pejabat berpandukan Pekeliling b) Mengurus pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.
Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun c) Mengurus dan mengendali hal-hal Tatatertib.
2007 bagi membolehkan Yayasan
menjalankan fungsi dengan cekap
dan berkesan.

1)2) Menguruskan Unit Teknologi a) Merancang sistem maklumat.

Maklumat sebagai b) Mengurus keselamatan sistem maklumat.
makanisme sokongan dalam c) Mengurus khidmat bantuan teknikal ICT.
memudahkan kerja.

3) Merancang serta dan

penyamapaian maklumat
kepada peker
1)2) Mengurus urusan berkaitan
pelantikan / kebajikan
Jawatankuasa Yayasan
bersadarkan keputusan
Jawatankuasa.
3) Mengurus urusan berkaitan
perkhidmatan pelanggan
dengan memberi penekanan
kepada perkhidmatan yang
berkualiti.
a) Mengurus Pelantikan Ahli Jawatankuasa Yayasan Islam
Negeri Kedah.
b) Mengurus kebajikan Ahli Jawatankuasa Yayasan Islam
Negeri Kedah.
c) Mengurus urusan perhubungan pelanggan
d) Mengurus keselamatan dan keceriaan pejabat
e) Mengurus urusan percetakkan dan penjilidan dokumen
f) Merancang Pelaksanaan Kursus / Latihan Kakitangan.
g) Mengurus Aduan Awam jabatan.
h) Mengurus dan mengurussetia hal-hal mesyuarat.
i) Mengurus hal-hal berkaitan kenderaan rasmi pejabat
termasuk Kad Inden Minyak dan Kad Touch n Go

8| m y P o r t f o l i o
4) Mengurus urusan berkaitan
pengurusan kenderaan
Yayasan berpandukan
dengan Pekeliling
Perbendaharaan Malaysia
WP 4.1 “Pengurusan
Kenderaan Kerajaan”.
5) Mengurus urusan aset alih n)
Yayasan berpandukan o)
pekeliling yang berkuatkuasa
bagi memastikan penggunaan
optimum dan tidak berlaku
pembaziran.
p)
6) Mengurus urusan perolehan
berpandukan Arahan
Perbendaharaan dan
Pekeliling Perbendaharaan q)
yang berkuatkuasa.
1. Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktirah oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian
tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.
KEMAHIRAN/KRITERIA INDIVIDU
FUNSIONAL
1. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Office
GENERIK
1. Kemahiran Kepimpinan
2. Kemahiran Membuat Keputusan
3. Pemikiran Strategik
j) Mengurus Penyelenggaraan dan Kerosakan semua
kenderaan jabatan.
k) Merancang jadual pergerakan pemandu kenderaan rasmi
jabatan.
l) Mengurus sewaan kenderaan.
m) Mengurus penggunaan dan penyelenggaraan mesin pejabat
iaitu Mesin Faks, Mesin Fotostat, mesin penapis udara,
mesin penapis air dan Mesin kehadiran Biometrik.
Mengurus penyelenggaraan bangunan dan Fasiliti
Mengurus semua urusan aset alih Kerajaan di Ibu Pejabat,
Pusat Dakwah Islam Negeri Kedah (PDIK) dan Institut Al-
Quran Darul Aman (IQDAR) selaras di bawah Pekeliling
Perbendaharaan Malaysia -1PP : Tatacara Pengurusan
Aset Alih Kerajaan.
Mengurus urusan pelantikan Pegawai Aset, Pegawai
Penerima, Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa
Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan wakil aset di Ibu
Pejabat, PDIK dan IQDAR.
Menyelaras Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK) peringkat Ibu Pejabat setiap suku tahun
(3 bulan sekali).
r) Memantau urusan stor selaras di bawah Pekeliling
Perbendaharaan Malaysia -1PP : Tatacara Pengurusan Stor
Kerajaan.
s) Memantau pengurusan pelantikan Pegawai Stor, Penerima
Stok, Pengeluar Stok, Pemeriksa Stok dan Pemverifikasi
Stor.
t) Memantau penyediaan Laporan Suku Tahun Pengurusan
Stor untuk dibentang dalam Mesyuarat JKPAK.
u) Mengurus perolehan secara pembelian terus, sebutharga
dan tender.
v) Mengurus permohonan Pinjaman Berjamin dan Pinjaman
Kecemasan kakitangan.
DIMENSI
KELAYAKAN AKADEMIK
9| m y P o r t f o l i o
4. Pemikiran Analitikal

PENGALAMAN
(Pengalaman kerja dan tempoh)
1. Berpengalaman 0-10 tahun dalam bidang pentadbiran pejabat.

10| m y P o r t f o l i o
5 PROSES KERJA, CARTA ALIR & SENARAI SEMAK

5.1 PROSES KERJA

UNIT : PENTADBIRAN
Aktiviti 3.1.11 : Mengurus urusan pengemaskinian buku rekod perkhidmatan.

PEGAWAI
UNDANG-
LAIN YANG
TANGGUNG UNDANG,
ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGA
DAN PUNCA
N/
KUASA
DIRUJUK

1 PT Menerima permohonan kemaskini buku

perkhidmatanKPT/PT
Perkeliling
perkhidmatan Bi
5/Tahun 2007

2 PT Merekod masuk pengemaskinian rekod PT

perkhidmatan

3 PK Menyerahkan buku rekod perkhidmatan SU/PT

untuk disahkan

4 PT Menyimpan kenyataan perkhidmatan PT

dalam fail peribadi

11| m y P o r t f o l i o
6.1 CARTA ALIR

UNIT : PENTADBIRAN & KEWANGAN

Aktiviti 3.1.11 : Mengurus urusan pengemaskinian buku rekod perkhidmatan.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

MULA

PT MULA

MULA

PT

PK

PT

1.

TAMAT

12| m y P o r t f o l i o
7 SENARAI SEMAK

UNIT : PENTADBIRAN
Aktiviti 3.1.11 : Mengurus urusan pengemaskinian buku rekod perkhidmatan.

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1 Menerim permohonan kemaskini buku

perkhidmatan PK

2 Merekod masuk pengemaskinian rekod

perkhidmatan

3 Menyerahkan buku rekod perkhidmatan untuk

disahkan

4 Menyimpan kenyataan perkhidmatan dalam fail

peribadi

13| m y P o r t f o l i o
5.2 PROSES KERJA

UNIT : PENTADBIRAN
Aktiviti 3.1.4 : Mengurus urusan permohonan dan rekod cuti kakitangan.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. PT Terima permohonan cuti daripada PPT Perintah Am

pegawai berkenaan melalui Bab C
(BorangCuti)

2. PT Semak dan hantar kepada Ketua PPT Perintah Am

Bahagian untuk Sokongan dan Bab C
kelulusan

3. PK/PT Sokongan / Kelulusan Perintah Am

Bab C

4. PT/ Rekod kedalam Rekod Cuti dan PT Perintah Am

Buku Perkhidmatan Pegawai Bab C

14| m y P o r t f o l i o
8 SENARAI UNDANG-UNDANG,PERATURAN & PUNCA KUASA

1. Arahan Perkhidmatan Bab 1 hingga 8

2. Perintah-perintah Am Bab A, B, C, D, E, F dan G

3. Peraturan Tatakelakuan Penjawat Awam Pindaan 1993

4. Arahan Perbendaharaan

5. Arahan Keselamatan

6. Pekeliling Perbendaharaan

7. Surat Pekeliling Perbendaharaan

8. Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan

9. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

10. Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

11. Surat Pekeliling YB Setiausaha Kerajaan Pahang

12. 1 Pekeliling Perkhidmatan (1PP)

13. Surat Pekeliling Perkhidmatan

15| m y P o r t f o l i o
9 SENARAI BORANG

BIL TAJUK BORANG NO SIRI SPESIFIKASI CATATAN

1 Borang Cuti Rehat

16| m y P o r t f o l i o
10 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. JAWATANKUASA PERANAN

17| m y P o r t f o l i o