myPortfolio

PEMBANTU OPERASI
GRED N11

SEKOLAH : SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN

ALAMAT : 50000 KUALA LUMPUR

NO. TELEFON : 03 4105 0000

NO. FAKS. : 03 4107 0000
LAMAN SESAWANG: wea0000@moe.edu.my

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : MOHAMMAD

Gelaran Jawatan : PEMBANTU OPERASI

Gred Hakiki Jawatan : N1

Tarikh Penempatan : 07.07.2014

DILULUSKAN OLEH

Nama : HAYATI

Gelaran Jawatan : PENGETUA

Gred Jawatan : DG52

Tarikh : 30 NOVEMBER 2018

2
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA
Penyediaan myPortfolio
1. 15 November 2018 Pembantu Operasi Gred
N11

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

3
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 5-6

Carta Fungsi 7

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8

Deskripsi Tugas 9

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai 10-21

Semak bagi Aktiviti 1

Senarai Undang-undang, Peraturan dan 22

Punca Kuasa

Senarai Borang 23

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 24

4
5
 1. CARTA ORGANISASI

1.1 Carta Organisasi Sekolah Menengah Kebangsaan Taman Melati

PENGETUA

GURU BIMBINGAN &

PIBG
KAUNSELING

PK PENTADBIRAN PK HAL EHWAL MURID PK KOKURIKULUM

TUGAS-TUGAS
PENTADBIRAN KURIKULUM
KHAS

PERKHIDMATAN KEWANGAN

GURU KANAN GURU KANAN GURU KANAN GURU KANAN TEK

BAHASA SAINS & MATE KEMANUSIAAN & VOKASIONAL

5
 1.2 CARTA ORGANISASI UNIT PENTADBIRAN

PENGETUA

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

PERKHIDMATAN & BIDANG SAINS & BIDANG BIDANG TEKNOLOGI &

BIDANG BAHASA
KEWANGAN MATEMATIK KEMANUSIAAN VOKASIONAL

PEMBANTU TADBIR N22

PEMBANTU TADBIR N19
PEN. PEG TEKNOLOGI MAKLUMAT FA29
PEMBANTU MAKMAL C19
PEMBANTU OPERASI N1

6
7
2. CARTA FUNGSI SEKOLAH

PENGETUA

PENOLONG KANAN
PENTADBIRAN

PEMBANTU TADBIR N22 PEMBANTU OPERASI N11

PEMBANTU TADBIR
i. Menguruskan tugas-tugas i. Membantu melicinkan N19/22KUP
i. Menguruskan tugas-tugas
yang berkaitan dengan perjalanan urusan pejabat yang berkaitan dengan
perkhidmatan seharian melibatkan perkhidmatan
pergerakan fail,
ii. Mengendalikan urusan penghantaran dan ii. Mengendalikan urusan
pembelian dan pendaftaran pembelian dan pembayaran
pembayaran yang surat/dokumen/notis yang berkaitan dengan akaun
berkaitan dengan akaun sekolah (espkws)
sekolah (espkws) dan
iGFMAS

8
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Melaksanakan tugas penyampaian atau kutipan surat/dokumen/notis

dengan sempurna, cekap dan berkesan.
2. Membantu membuat Salinan pendua dan penjilidan dokumen.
3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau
peralatan bekalan daripada stor Pejabat.
4. Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan selepas
mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat
diselenggara dengan baik.
5. Menjaga Kaunter BKP
6. Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
7. Penghantaran Surat Dengan Tangan
8. Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh
Penerimaan

9
 DESKRIPSI TUGAS
*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN JAWATAN PEMBANTU OPERASI PENGETUA
PERKHIDMATAN
KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO (PK) 1 WARAN B.63.3.1.4.(322)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN N11/N14 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN

GRED JD N11 SUB-BIDANG OPERASI AM

MOHAMMAD
STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH ASRAL BIN MD
YAMAN
WAN SARINA BINTI
KHIDMAT
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH WAN IBRAHIM
PENGURUSAN
GRED N22
HAYATI BINTI
HIRARKI 2 PENTADBIRAN &
DILULUSKAN OLEH HASSAN
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) KEWANGAN
PENGETUA
SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU OPERASI TARIKH DOKUMEN 15 NOVEMBER 2018

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail,
penghantaran dan pendaftaran surat/dokumen/notis

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Membantu tugas-tugas operasi am, penyampaian 1.Menjaga Kaunter BKP
surat/dokumen/notis di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pejabat 2.Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
Seliaan. 3.Penghantaran Surat Dengan Tangan
4.Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh Penerimaan
5.Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan
dokumen
6.Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-
barang atau peralatan bekalan daripada stor.
DIMENSI

1.BILANGAN PERJAWATAN GURU DAN KAKITANGAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN TAMAN MELATI : 75
2. BILANGAN PELAJAR SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN TAMAN MELATI : 820

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

PMR dan setarafnya

KOMPETENSI
Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesan
Berkebolehan mengurus masa
Berkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesan
Kebolehan mengendalikan perisian komputer dan peralatan yang berkaitan dengan bidang tugas.
PENGALAMAN

18 tahun

PROSES KERJA

10
 Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
KPT
Menjaga kaunter mengikut arahan
jadual giliran bertugas (Isnin-
1. PT/PO
Khamis)

PT/PO Memulakan tugas dikaunter

2. mengikut waktu pajabat

PT/PO Memastikan kebersihan dikaunter

3. kemas dan teratur

Memastikan Buku Daftar Pelawat

4. PT/PO dan cop Rasmi Bahagian
disediakan

Menerima, membuka dan cop

5. PT/PO penerimaan surat yang dihantar
dengan tangan

PT/PO Melayan pertanyaan pelanggan

6. secara berhemah

PT/PO Membantu menjawab panggilan

7.
telefon

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

11
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

PT/PO Memastikan alamat surat lengkap

1. dan tepat

Cop alamat Bahagian jika

PT/PO menggunakan sampul surat yang
2.
tidak bercetak alamat Bahagian

Surat yang telah masukan dalam

PT/PO sampul ditimbang mengikut berat
3. dan di asingkan untuk
menentukan harga penghantaran

Menggunakan Franking Mesin

PT/PO yang telah disetkan harga pos /
4.
menampal setem mengikut
keperluan

Asingkan mengikut kelompok:

5. PT/PO i) Kuala Lumpur
ii) Lain-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan

PT/PO franking mesin hendaklah
6. dihantar pada hari yang sama
untuk di pos

Mengisi borang penghantaran

7. PT/PO
melalui franking mesin

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

12
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

PT/PO Memastikan alamat surat lengkap

1. dan tepat

Cop alamat Bahagian jika

PT/PO menggunakan sampul surat yang
2.
tidak bercetak alamat Bahagian

PT/PO Memastikan rujukan fail surat

3. dicatat dipenjuru kiri sampul

PT/PO Rekod surat dalam buku daftar

4.
surat keluar (Am. 109. Pin.3/82)

Surat yang dihantar hendaklah

PT/PO dapatkan cop Jabatan /Bahagian
5.
dan ditandatangan penerimaan
sebagi bukti penghantaran.

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop

Tarikh
Penerimaan

13
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

PT/PO Memastikan alamat surat yang

1. dituju betul

Buka sampul mengikut

keutamaan:
PT/PO
2. 1. Serta merta
2. Segera
3. Terimaan Biasa

PT/PO Pastikan cop dibetulkan mengikut

3. tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah

4. PT/PO bawah kanan tarikh surat yang
diterima

PT/PO Susun surat yang telah dicop

5.
mengikut keutamaan

Serahkan surat yang telah dicop

6. PT/PO penerimaan kepada
PA(SUB)untuk diminitkan

14
 CARTA ALIR
Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Menjaga kaunter mengikut

arahan jadual giliran
bertugas (Isnin- Khamis)

Memulakan tugas dikaunter

mengikut waktu pajabat

Memastikan kebersihan
dikaunter kemas dan teratur

Memastikan Buku Daftar

Pelawat dan cop Rasmi
Bahagian disediakan

Menerima, membuka dan

cop penerimaan surat yang
dihantar dengan tangan

Melayan pertanyaan
pelanggan secara berhemah

Membantu menjawab
panggilan telefon

Tamat

15
Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Memastikan alamat surat lengkap dan

tepat

Cop alamat Bahagian jika menggunakan

sampul surat yang tidak bercetak alamat
Bahagian

Surat yang telah masukan dalam sampul

ditimbang mengikut berat dan di
asingkan untuk menentukan harga
penghantaran

Menggunakan Franking Mesin yang

telah disetkan harga pos/ menampal
setem mengikut keperluan

Asingkan mengikut kelompok:

i. Kuala Lumpur
ii. Lai-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan

franking mesin hendaklah dihantar pada
hari yang sama untuk di pos

Mengisi borang penghantaran melalui

franking mesin untuk rekod

Tamat

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

16
 Mula

Memastikan alamat surat lengkap

dan tepat

Cop alamat Bahagian jika

menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian

Memastikan rujukan fail surat

dicatat dipenjuru kiri sampul

Rekod surat dalam buku daftar

surat keluar ( Am. 109. Pin.3/82)

Cop alamat Bahagian jika

menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian

Tamat

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop

Tarikh
Penerimaan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula
17

Memastikan alamat surat yang

dituju betul
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat yang dituju

1. betul

2.
Buka sampul mengikut keutamaan:

18
 i) Sertamerta
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut

3.
tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah

4. bawah kanan tarikh surat yang
diterima

Susun surat yang telah dicop

5. mengikut keutamaan

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat lengkap dan

1. tepat

2. Cop alamat Bahagian jika

menggunakan sampul surat yang

19
 tidak bercetak alamat Bahagian

Surat yang telah masukan dalam

sampul ditimbang mengikut berat dan
3.
di asingkan untuk menentukan harga
penghantaran

Menggunakan Franking Mesin yang

4. telah disetkan harga pos/menampal
setem mengikut keperluan

Asingkan mengikut kelompok:

5. i. Kuala Lumpur
ii. Lain-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan

6. frangking mesin hendaklah dihantar
pada hari yang sama untuk di pos

Mengisi borang penghantaran melalui

7. frangking mesin

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat lengkap dan

1. tepat

2.
Cop alamat Bahagian jika
menggunakan sampul surat yang

20
 tidak bercetak alamat Bahagian

Memastikan rujukan fail surat dicatat

3.
dipenjuru kiri sampul

Rekod surat dalam buku daftar surat

4.
keluar (Am. 109. Pin.3/82)

Dapatkan cop Jabatan/Bahagian dan

5. ditandatangan penerimaan sebagi
bukti penghantaran.

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop

Tarikh Penerimaan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat yang dituju

1. betul

21
 Buka sampul mengikut keutamaan:
i) Serta merta
2.
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut

3.
tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah

4. bawah kanan tarikh surat yang
diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut

5. keutamaan

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Arahan Perbendaharaan (Bab A- Bab C)

2. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan
3. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 – Bab 8)
4. Arahan Keselamatan

22
5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari
semasa ke semasa oleh BKP.
6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada
secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh SUB, BKP.

23
 SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang penghantaran surat Franking

Buku penghantaran surat -Am. 109.

2.
Pin.3/82

24
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Ahli Badan Kebajikan Guru dan Kakitangan

25