PKPA BIL. 4 TAHUN 2018 & SPKPA BIL.

1 TAHUN 2018

PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM

PROGRAM HRMIS USER GROUP SUMMIT (HUGS)

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
27 JULAI 2022
SUMBER RUJUKAN
 DEFINISI myPORTFOLIO
“myPortfolio merujuk kepada dokumen rujukan rasmi yang
menjadi PANDUAN KERJA bagi sesuatu JAWATAN
dalam sesebuah organisasi”
 SIAPAKAH YANG PERLU
MENYEDIAKAN myPORTFOLIO?

“Semua jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang

peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah
ANGGARAN BELANJA MENGURUS
dan tersenarai dalam
WARAN PERJAWATAN/
SURAT KELULUSAN PERJAWATAN”
 PENGECUALIAN myPORTFOLIO

1 JAWATAN KUMPULAN (POOL)

 Tidak disediakan JD
 Pegawai tiada akauntabiliti
2 JAWATAN LATIHAN
 Pegawai-pegawai yang sedang
Cuti Belajar
khusus terhadap tugas dan
jawatan

Perkara ini telah dimaklumkan kepada Ketua Jabatan melalui surat KP MAMPU bertarikh 23 Ogos 2021.
 KOMITMEN ORGANISASI

Perenggan 17 (vii)
PKPA Bil. 4 Tahun 2018 ADAKAH STATUS PELAKSANAAN
“Pelaksanaan myPortfolio myPORTFOLIO DI AGENSI ANDA
memerlukan perancangan DIBENTANGKAN KEPADA PIHAK
yang teratur dan teliti
melalui komitmen PENGURUSAN TERTINGGI?
pengurusan atasan.
Ketua Agensi hendaklah
menetapkan satu bahagian
yang berperanan sebagai
penyelaras bagi
memastikan kelancaran
pelaksanaan myPortfolio di
agensi”
 KOMPONEN UTAMA

3. AKTIVITI-
2. CARTA
AKTIVITI BAGI
FUNGSI
FUNGSI 4. DESKRIPSI
1. CARTA TUGAS
ORGANISASI

10. SENARAI 5. PROSES

JAWATANKUASA KERJA
YANG
DIANGGOTAI

9. SENARAI
6. CARTA ALIR
BORANG
8. SENARAI UNDANG- 7. SENARAI
UNDANG,
SEMAK
PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
 1 CARTA ORGANISASI
(AGENSI)

• Kedudukan jawatan hendaklah

DIGARISKAN atau DIWARNAKAN
• Gunakan carta yang SERAGAM
 1 CARTA ORGANISASI
(BAHAGIAN)
• Kedudukan Seksyen/Unit hendaklah
DIGARISKAN atau DIWARNAKAN
• Kedudukan jawatan disusun mengikut UNIT
MASING-MASING
• Gunakan carta yang SERAGAM dan
LENGKAP
 2 CARTA FUNGSI

• Menerangkan TUGAS UTAMA yang

dilaksanakan oleh sesebuah organisasi

• Fungsi yang berkaitan dengan jawatan

hendaklah DIGARISKAN atau
DIWARNAKAN

• KESILAPAN – Menyenaraikan semua

aktiviti dalam carta fungsi
3 AKTIVITI BAGI FUNGSI

• Nyatakan aktiviti yang berkaitan dengan JAWATAN

• Aktiviti akan membentuk PROSES KERJA

 TUGAS UTAMA
4 5 DIMENSI

3 6
AKAUNTABILITI KELAYAKAN AKADEMIK

2 7
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

8
KOMPETENSI

KOMPONEN UTAMA
1 DESKRIPSI 8
MAKLUMAT UMUM
TUGAS PENGALAMAN
 1 MAKLUMAT UMUM
CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN KEWANGAN

MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (Kew) KEDUDUKAN DI WARAN B07. 3.3.2 (25)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN M48/M52 BIDANG UTAMA Pengurusan Kewangan
GRED JD* M48 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi
STATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin
KPSU (Kew)
HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEMAK OLEH Burhanuddin bin Abdullah
Timbalan Pengarah (Kew)
HIRARKI 2 (CAWANGAN Seksyen Kewangan DILULUSKAN OLEH Nurhaliza binti Junid
/SEKTOR/UNIT) Pengarah BKP
SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018

Pegawai Pelulus JD adalah KETUA JABATAN

 2 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
 Menerangkan keperluan/justifikasi
sesuatu jawatan

 Terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu:

KATA KERJA OBJEK HASIL

 Menyatakan sesuatu perbuatan  Merujuk kepada siapa atau apa  Keluaran atau Hasil (Output atau
Outcome) merujuk kepada
 Boleh menentukan kompleksiti tugas  Menerangkan fungsi jangkaan penghasilan yang perlu
bagi sesuatu gred jawatan jawatan/produk/perkhidmatan dicapai dalam melaksanakan
yang dilaksanakan oleh sesuatu sesuatu tugas
 Setiap peringkat jawatan harus jawatan
mempunyai kata kerja yang
berbeza

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

Menyelaras operasi unit pelesenan perniagaan untuk mencapai sasaran

sifar peniaga tidak berlesen
SENARAI KATA KERJA MENGIKUT PERINGKAT
 3 AKAUNTABILITI
 Tanggungjawab utama dalam
sesuatu tugas

 Bukan senarai tugas/ aktiviti

KATA KERJA OBJEK HASIL

 Menyatakan sesuatu perbuatan  Merujuk kepada siapa atau apa  Keluaran atau Hasil (Output atau
Outcome) merujuk kepada
 Boleh menentukan kompleksiti tugas  Menerangkan fungsi jangkaan penghasilan yang perlu
bagi sesuatu gred jawatan jawatan/produk/perkhidmatan dicapai dalam melaksanakan
yang dilaksanakan oleh sesuatu sesuatu tugas
 Setiap peringkat jawatan harus jawatan
mempunyai kata kerja yang
berbeza

Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

Memberikan khidmat nasihat berhubung permohonan lesen perniagaan supaya peniaga dapat
beroperasi secara sah
PERBEZAAN AKAUNTABILITI DAN
TUGAS UTAMA
4 TUGAS UTAMA

Merujuk kepada senarai tugas utama yang

dikenalpasti dapat mencapai akauntabiliti
yang ditetapkan.
 5 DIMENSI
 Merujuk kepada parameter/skala atau sempadan kerja

 Spesifik kepada jawatan berkenaan dan berdasarkan skala

penentuan di bawah seliaan jawatan berkaitan sahaja

 Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk

Prestasi Utama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT).

Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKT

Dimensi SKT KPI

DIMENSI Penentuan Sasaran kerja yang Ukuran impak
Paramater/Skala perlu dicapai pencapaian SKT
utama

SKT
Cth: Cth: Cth:
Kategori Usahawan membantu 100 10 usahawan bebas
- Usahawan wanita di usahawan daripada bantuan
KPI negeri Pahang dana kerajaan
 1. Agensi
2. AKTA BERKAITAN
DIMENSI 3. Intervensi/Tools
4. JK yang dipengerusikan
5. JK yang diurus setia
6. Kajian/Kertas
7. Keluasan kawasan/tanah
8. Kesatuan/Persatuan/NGO
9. Kursus/Peserta kursus
10. LAIN-LAIN
11. Nilai kontrak
12. Pegawai di bawah seliaan
13. PEKELILING BERKAITAN
14. Pemegang biasiswa
15. Peringkat mesyuarat
16. Perjawatan/Pegawai
17. Peruntukan kewangan
18. Pesara
19. Sistem/Perisian
6

8
 5 PROSES KERJA

Proses Kerja yang berkaitan dengan

jawatan hendaklah DIWARNAKAN
6 CARTA ALIR

Mula/Tamat
CONTOH SIMBOL ASAS

Aktiviti
Penyambung ke muka
surat yang lain

Aliran Pilihan/Keputusan
 6 CARTA ALIR

Carta Alir yang berkaitan dengan

jawatan hendaklah DIWARNAKAN
 6 CARTA ALIR

SPKPA 1/2018

 Carta alir hendaklah

mengandungi TEMPOH
MASA untuk setiap
proses kerja.

 Jumlah tempoh masa

mestilah selaras dengan
Piagam Pelanggan.
 7 SENARAI SEMAK

 Berfungsi sebagai alat perancangan dan

kawalan.

 Hendaklah sejajar dengan PROSES

KERJA.
 8 SENARAI
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
• Catatkan bilangan, tahun dikeluarkan serta tajuk
ringkas
• Nyatakan rujukan yang mempunyai kaitan
 9 SENARAI
BORANG

Borang yang tidak ditentukan

kod oleh undang-undang/
peraturan/ pekeliling dan
sebagainya hendaklah
ditetapkan kodnya
oleh Jabatan
10 SENARAI Lembaga Tatatertib (LTT) Kumpulan
Pengurusan (No.1)
JAWATANKUASA YANG
Pengerusi: YBhg. Tan Sri KSN
DIANGGOTAI Ahli: YBhg. Datuk Seri KPPA

Punca kuasa: Peraturan 2, Peraturan-peraturan

Lantikan rasmi mengikut jawatan
dan sekurang-kurangnya
untuk tempoh setahun.
Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam, 1993
[P.U. (A) 396] serta Jadual di bawah peraturan
tersebut.
 PEGAWAI UNTUK DIHUBUNGI:

EN. AMALUDDIN SUIB PN. ERNAWATI AMRAN PN. SHARMILA P SINNASAMY

TIMBALAN PENGARAH KETUA PENOLONG PENGARAH PENOLONG PENGARAH
SEKSYEN PENYELIDIKAN 03-8892 7432 03-8892 7474
SISTEM DAN PROSEDUR

www.mampu.gov.my mampujpm mampujpm mampujpm

BERSAMA-SAMA MELAKSANAKAN TRANSFORMASI