Professional Documents
Culture Documents
3. AKTIVITI-
2. CARTA
AKTIVITI BAGI
FUNGSI
FUNGSI 4. DESKRIPSI
1. CARTA TUGAS
ORGANISASI
9. SENARAI
6. CARTA ALIR
BORANG
8. SENARAI UNDANG- 7. SENARAI
UNDANG,
SEMAK
PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
PERBANDINGAN
Fail Meja myPortfolio
1. Visi, Misi dan Objektif Jabatan 1. Carta Organisasi
10 Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai 10. Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
PKPA
myPortfolio
Dokumen Kualiti
Waran Perjawatan
Pelan Strategik
Undang-undang,
Peraturan & Punca Kuasa
Format JD
MPK & FM
myPortfolio
FORMAT PENYEDIAAN i.
1. MUKA HADAPAN:
(a) Jata Negara;
(b) Gelaran jawatan (tidak perlu
menyatakan nama pegawai);
(c) Bahagian/ Cawangan/ Seksyen;
(d) Unit;
(e) Alamat pejabat; dan
(f) Maklumat perhubungan.
FORMAT PENYEDIAAN ii.
3. JADUAL PENGEMASKINIAN:
(a) Jadual Pengemaskinian myPortfolio
hendaklah dimulakan pada halaman
baharu. Ia disediakan bagi
memastikan myPortfolio sentiasa
dikemas kini dan maklumat
pengemaskinian direkodkan. Jadual
ini mengandungi tarikh
pengemaskinian, perkara yang
dikemas kini dan tandatangan
Pegawai Penyelia.
(b) Ketua Agensi hendaklah memastikan
bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemas kini apabila berlaku sebarang
perubahan.
FORMAT PENYEDIAAN iv.
• Menggambarkan struktur
yang menunjukkan fungsi,
program, rangkaian perintah
dan hierarki dalam
organisasi.
• Menjelaskan aktiviti-aktiviti
yang dijalankan melalui
pewujudan jabatan/b
ahagian/ cawangan/ sektor/
seksyen/ unit yang
mempunyai tanggungjawab
khusus.
CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN JAWATAN
• Kedudukan jawatan di
bahagian/ unit hendaklah
digariskan bawah
(underline)/ diwarnakan.
2. CARTA FUNGSI 2.
• Juga menggariskan
tugas dan
tanggungjawab di
bawah setiap fungsi.
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI 3.
• Aktiviti dinyatakan
hendaklah yang berkaitan
dengan jawatan.
• Boleh menyenaraikan
aktiviti-aktiviti di bawah
tajuk kecil setiap fungsi.
4. DESKRIPSI TUGAS
4.
• Menghuraikan sesuatu
tugas secara spesifik
bagi sesuatu jawatan
dalam sesebuah
organisasi.
3 PTPO 1 Mendapatkan
maklumat
penggunaan aplikasi
myMesyuarat
daripada pihak BTM
pada setiap hujung
bulan atau pada
minggu pertama bulan
berikutnya.
4 PTPO 1 Semak maklumat yang
diterima. Sediakan draf
5. PROSES KERJA
• Proses Kerja merupakan senarai
rangkaian tindakan yang perlu diambil
secara berturutan mengikut peraturan
yang ditetapkan dalam melaksanakan
sesuatu aktiviti.
Carta fungsi dan aktiviti bagi fungsi untuk kementerian/jabatan serta tugas
utama Ketua Jabatan/ Pengarah/ Setiausaha Bahagian hendaklah dijadikan
panduan dalam menyediakan proses kerja.
Proses kerja hendaklah disediakan bagi setiap aktiviti yang dinyatakan dalam
komponen Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi. Proses Kerja juga boleh dikenal pasti
melalui Komponen Tugas Utama dalam Deskripsi Tugas. Penentuan aktiviti bagi
proses kerja ini berbeza mengikut kesesuaian dan kompleksiti jabatan/tugas.
Sesuatu proses kerja boleh dikongsi oleh beberapa jawatan dengan hanya
menandakan/mewarnakan perkara yang berkaitan dengannya.
1 Senaraikan semua jawatan pegawai atasan Kenal pasti tugas-tugas yang Senaraikan semua Senaraikan petikan
dan bawahan yang terlibat dalam sesuatu perlu disediakan proses kerja pegawai berkenaan undang-undang,
proses kerja dari yang memberi arahan, (setiap tugas perlu yang ada hubungan/ peraturan dan
membuat kelulusan, membuat tindakan dan disediakan proses kerjanya Dirujuk. punca kuasa yang
memfailkan. kecuali yang terlalu umum). berkaitan dengan
Kenal pasti hubungan setiap aktiviti.
Senaraikan jawatan pegawai yang perlu Sediakan urutan tindakan- kerja dengan pegawai
mengambil tindakan terhadap langkah- tindakan yang terlibat dalam di luar unit/ bahagian
langkah yang berkenaan. melaksanakan sesuatu kerja dan dari agensi luar.
dari mula hingga tamat.
Kenal pasti hubungan kerja dengan pegawai
atasan dan pegawai bawahan dalam unit Mulakan dengan
yang sama bagi menentukan dengan tepat, perkataan perbuatan.
jelas dan terperinci mengenai tugas-tugas, Contoh : Menyediakan,
tanggungjawab dan kuasa seseorang Mendapatkan, etc.
pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Proses Kerja berkaitan
Tanggungjawab berkaitan jawatan jawatan hendaklah
hendaklah diwarnakan. diwarnakan.
6. CARTA ALIR
6.
• Gambaran secara grafik atau gambar rajah Contoh Simbol Asas yang Digunakan
ke atas tindakan-tindakan yang terlibat
dalam sesuatu aktiviti.
Buat
TP/PPK pindaan Dapatkan kelulusan
Diluluskan?
Aktiviti 1: Merancang/ KP/TKP(TPP)/P
Gunakan
Rujuk proses kerja simbol carta
1 bagi aktiviti yang
terlibat.
3 alir yang
ditetapkan.
• Merupakan arahan-arahan
rasmi yang perlu dirujuk oleh
seseorang pegawai dalam
melaksanakan tugas.
1 2 3 4
Memastikan Menjadi rujukan Menjimatkan masa Memudahkan
pematuhan asas yang mengesan semula arahan pegawai lain
kepada peraturan membolehkan yang diperlukan, yang membuat rujukan.
yang ditetapkan. sesuatu aktiviti kebiasaannya tersimpan di
dilaksanakan pelbagai bahagian/unit di
dengan sah. dalam sesebuah agensi/
bahagian.
9. SENARAI BORANG 9.