PANDUAN PENGGUNA

BENGKEL PELAKSANAAN

MODUL DALAM HRMIS

MODUL DATA PERJAWATAN-

MYPORTFOLIO BAGI DAERAH

JOHOR BAHRU BAGI TAHUN 2022

 AGENDA
1.0 Pengenalan Modul

2.0 Skrin Laman Utama HRMIS

Carta Fungsi

Carta Organisasi Umum

Senarai Undang-undang,

Peraturan dan Punca Kuasa

Senarai Borang

Senarai Jawatankuasa

Carian Maklumat
 PENGENALAN

MODUL
Modul Data Perjawatan adalah salah satu modul di dalam sistem EG-HRMIS. Ianya
mengandungi maklumat-maklumat asas yang berkaitan dengan organisasi
Kerajaan dan perkhidmatan yang mesti disediakan sebelum modul-modul
Pengurusan Sumber Manusia (PSM) dalam EG-HRMIS boleh beroperasi.

Modul Data Perjawatan akan dikemaskini di pusat dan agensi yang akan digunakan
oleh semua modul atau hampir semua modul yang ada dalam HRMIS.

Melalui Data Perjawatan, pihak Kerajaan (Jabatan Perkhidmatan Awam) akan dapat
menyalurkan maklumat (input) berkaitan kepada fungsi sumber manusia yang lain.
Maklumat ini adalah kritikal sebagai garis panduan dalam pelaksanaan aktiviti-
aktiviti pengurusan sumber manusia di pelbagai peringkat agensi pusat dan
agensi-agensi.
1.1 PENERANGAN RINGKAS FUNGSI MYPORTFOLIO
MyPortfolio merupakan satu dokumen rasmi mengandungi maklumat-maklumat penting berkaitan
organisasi serta penjelasan mengenai elemen-elemen seperti deskripsi tugas, fungsi, aktiviti, prosedur dan
proses kerja.

Maklumat tersebut penting untuk memastikan setiap tugasan dapat dilaksanakan dengan sempurna dan
myPortfolio berperanan sebagai panduan kepada penjawat awam semasa menjalankan tugas bagi sesuatu
jawatan.

Dalam konteks pembangunan myPortfolio Digital, objektif pembangunannya adalah seperti berikut:

Mentransformasikan
Menyediakan antara
Menyokong Profil Sumber Manusia Sektor Awam melalui

kaedah pelaksanaan
muka sistem yang mesra
perkongsian maklumat antara Deskripsi Tugas dengan

panduan kerja secara

pengguna, dinamik dan
myPortfolio ke arah pengukuhan pengurusan, pembangunan

manual kepada digital mudah digunakan dan kecekapan sumber manusia sektor awam

Membentuk proses kerja secara dalam

Mengguna pakai sepenuhnya
Menyediakan perkhidmatan
talian yang meliputi fungsi pengisian,
(leverage) infrastruktur dan
penyediaan, pengemaskinian dan
pengemaskinian, pengesahan,
fasiliti ICT sektor awam iaitu
pelaporan myPortfolio melalui satu

kelulusan, pemantauan dan pelaporan

HRMIS2.0 laman sesawang HRMIS2.0
myPortfolio secara dalam talian
1.2 PERANAN SEBAGAI PENTADBIR MYPORTFOLIO
BAHAGIAN
Pentadbir myPortfolio Bahagian bertanggungjawab mengemaskini beberapa komponen myPortfolio organisasi
untuk kemudahan pegawai dan kakitangan organisasi menghasilkan myPortfolio yang seragam dan lengkap.

Komponen myPortfolio yang perlu dikemaskini oleh Pentadbir myPortfolio adalah

seperti berikut:
Carta Organisasi Umum
Carta Fungsi Organisasi
Senarai Undang-Undang, Peraturan dan Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa
 PENJELASAN TERHADAP KOMPONEN MYPORTFOLIO TERSEBUT

ADALAH SEPERTI BERIKUT:

1. CARTA ORGANISASI UMUM

Carta organisasi umum ialah carta atau rajah yang menunjukkan kedudukan organisasi dalam
keseluruhan Kementerian/Jabatan.

Kedudukan orgnisasi hendaklah digariskan bawah (underline)/diwarnakan.

2. CARTA FUNGSI
Carta Fungsi ialah rajah yang mengandungi keterangan tugas utama yang dilaksanakan oleh
sesebuah organisasi. Carta fungsi juga menggariskan tugas dan tanggungjawab di bawah setiap
fungsi/aktiviti yang terdapat dalam sesebuah organisasi.

Fungsi yang berkaitan dengan jawatan hendaklah digariskan bawah (underline)/diwarnakan.

 PENJELASAN TERHADAP KOMPONEN MYPORTFOLIO TERSEBUT

ADALAH SEPERTI BERIKUT:

3. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

Senarai undang-undang, peraturan dan punca kuasa merupakan arahan-arahan rasmi yang
perlu dirujuk oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugas. Hanya arahan-arahan yang
berkaitan dengan tugas jawatan dan masih digunakan sahaja yang perlu dinyatakan dalam
sesebuah organisasi serta bidang tugas masing-masing.

Undang-undang, peraturan dan punca kuasa tersebut termasuk Akta-Akta, Ordinan, Enakmen,
Perintah-perintah Am, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Am,
Surat Pekeliling Am, Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan, Pekeliling
Kemajuan Pentadbiran Awam, Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam, Malaysian
Standards (MS) ISO 9001, Piagam Pelanggan atau peraturan pentadbiran dalaman agensi.

Pentadbir perlu menyenaraikan nama Undang-Undang, Peraturan dan Punca Kuasa yang
berkaitan tugas pegawai dalam organisasi.
 PENJELASAN TERHADAP KOMPONEN MYPORTFOLIO TERSEBUT

ADALAH SEPERTI BERIKUT:

4. SENARAI BORANG
Pentadbir hendaklah menyenaraikan nama borang berkaitan tugas pegawai dalam organisasi

tanpa perlu melampirkan di dalam myPortfolio.

5. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Senarai jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai hendaklah disenaraikan bagi membolehkan
persediaan dan perancangan awal dibuat sebelum hadir ke mesyuarat sesuatu jawatankuasa.
Senarai tersebut juga membolehkan pegawai baharu yang mengambil alih tugas mengetahui
jawatankuasa yang dianggotainya.

Jawatankuasa yang disenaraikan hendaklah merupakan lantikan rasmi mengikut jawatan dan
sekurang-kurangnya untuk tempoh setahun.

Pentadbir hendaklah menyenaraikan nama Jawatankuasa yang berkaitan tugas pegawai dalam
organisasI.
2.0 SKRIN LAMAN UTAMA HRMIS
Berikut merupakan langkah-langkah untuk mencapai Modul Data Perjawatan (Menu Utama).

Langkah:

Pada Modul Data Perjawatan, klik sub modul myPortfolio

Klik pada myPortfolio kemudian klik Selenggara Komponen myPortfolio.
A) CARTA FUNGSI
A.1) Set Cawangan/Seksyen
Pertama Kali

Untuk kemasukan maklumat carta fungsi organisasi buat pertama kali, satu pop
up skrin akan dipaparkan apabila pengguna klik pada menu Selenggara
Komponen myPortfolio. Pop up skrin ini memaparkan tree view organisasi
pentadbir myPortfolio.

Klik simbol + untuk melihat senarai cawangan / seksyen dalam organisasi.

Sekiranya terdapat kesilapan pada nama organisasi perlu semak pada Pentadbir
HRMIS yang kemaskini myPortfolio.
Pengguna perlu pilih cawangan / seksyen dalam Organisasi dengan klik pada kotak kecik
di sebelah nama cawangan/seksyen kemudian klik butang OK untuk simpan maklumat.
A.2) Kemaskini Maklumat Carta Fungsi Cawangan/Seksyen

Senarai cawangan / seksyen yang telah dipilih pada langkah 4 dan 5 akan dipaparkan.
Klik pada pautan nama cawangan/seksyen untuk kemaskini maklumat.

Pentadbir perlu kemaskini maklumat carta fungsi bagi setiap cawangan/seksyen.

B) CARTA ORGANISASI UMUM

Carta organisasi umum ialah carta atau rajah yang menunjukkan kedudukan
organisasi dalam keseluruhan Kementerian/Jabatan.

Kedudukan organisasi hendaklah digariskan bawah (underline)/ diwarnakan.

Contoh carta organisasi umum Bahagian Pembangunan dan Pengurusan

Maklumat Strategik(BPMS), Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) adalah
seperti berikut:
Dalam rajah 7, Bahagian

Pembangunan dan

Pengurusan Maklumat

Strategik(BPMS) telah
ditandakan dengan

warna kuning. Ia

menunjukkan kedudukan

BPMS dalam keseluruhan

Carta Organisasi JPA.

B.1) Muat Naik Carta Organisasi
NOTA PENTING : Carta organisasi yang perlu dimuatnaik adalah carta yang

menunjukkan kedudukan Bahagian dalam Kementerian.

Carta Organisasi perlu dimuatnaik dalam format gambar iaitu.png/jpg.
Pengguna boleh muatnaik lebih dari satu fail.
B.2) Hapus Carta Organisasi
C) SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN

DAN PUNCA KUASA

C.1) Tambah Undang-undang, peraturan dan punca kuasa
C.2) Hapus Undang-undang, peraturan dan punca kuasa
 D) SENARAI BORANG
D.1) Tambah Senarai Borang
D.2) Hapus Borang
 E) SENARAI JAWATANKUASA
E.1) Tambah Senarai Jawatankuasa
E.2) Hapus Senarai Jawatankuasa
F) CARIAN MAKLUMAT
Carian maklumat berdasarkan tab yang telah dipilih. Contohnya Tab Jawatankuasa

hanya membolehkan carian berkaitan jawatankuasa sahaja pada ruangan carian

maklumat.

Masukkan kata kunci dan letak simbol * pada sebelum dan selepas ayat sekiranya

tidak dimasukkan kata kunci penuh.

Contoh carian maklumat ’Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal’, kata kunci

yang boleh dimasukkan adalah seperti *mesyuarat*penilaian* , atau *mesy*,

mesy*tekni* dan lain-lain

TERIMA
Sekiranya ada sebarang pertanyaan

dan aduan sila hubungi:

KASIH
NO. TELEFON
03-83211400

PAUTAN SISTEM PENGURUSAN

MEJA BANTUAN
https://spmb.jpa.gov.my/#/login
PPD JOHOR BAHRU