iGFMAS - MANUAL PENGGUNA - MODUL HUMAN CAPITAL MANAGEMENT v2.0 PDF

KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PENGGUNA
MODUL HUMAN CAPITAL MANAGEMENT
Gambaran Keseluruhan Human Capital Management
Versi 2.0
For
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
iGFMAS PROJECT
Manual Pengguna iGFMAS – Gambaran Keseluruhan Modul Human Capital Management
PINDAAN DOKUMEN
Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:
No Versi Tarikh Dikemaskini Oleh Catatan
1 0.1 1 Jan 2018 Suhana Shukri Penyediaan manual pengguna
2 0.2 14 Feb 2018 Suhana Shukri Pengesahan Ketua Modul
3 0.3 9 Mar 2018 Shafie Mohd Noor Penyeragaman untuk terbitan
4 0.4 12 Jul 2018 Suhana Shukri Pengemaskinian manual pengguna
5 0.5 13 Jul 2018 Shafie Mohd Noor Penyeragaman selepas pengemaskinian
6 0.6 16 Sep 2018 Nasyitah Mohd Zubir Pengemaskinian selepas bengkel semakan
7 1.0 16 Oct 2018 Shafie Mohd Noor Pengemaskinian untuk pengesahan dan
terbitan pertama
8 1.1 30 Sep 2019 Noor Hadia Army Kemaskini muka hadapan dan footer
manual pengguna
9 2.0 30 Sep 2019 Shafie Mohd Noor Pengemaskinian untuk pengesahan dan
terbitan kedua
iGFMAS_APP_Overview Human Capital Management v2.0 Muka Surat 1 of 8

ISI KANDUNGAN
Muka Surat
1.0 PENGENALAN MODUL............................................................................................................ 3
1.1. Gambaran Keseluruhan Proses Kerja HCM ....................................................................... 3
1.2. Integrasi Antara Modul ........................................................................................................ 4
1.3. Fungsi Utama Dalam Modul HCM ....................................................................................... 5
1.4. Struktur Data Induk Modul HCM.......................................................................................... 6
1.5. Jenis-Jenis Infotype dan Tindakan Dalam Modul HCM ...................................................... 7
1.6. Jenis Tindakan di Modul HCM............................................................................................. 8

1.0 PENGENALAN MODUL
1.1. GAMBARAN KESELURUHAN PROSES KERJA HCM
Modul Human Capital Management (HCM) berfungsi untuk menyimpan maklumat lengkap bagi
menyokong pemprosesan emolumen. Selain daripada itu, ia juga digunakan untuk mengurus
data emolumen dengan lebih berstruktur.
Modul ini menyimpan maklumat peribadi Pegawai Awam Persekutuan seperti nama, alamat
tempat tinggal, maklumat emolumen asas dan maklumat bank. Selain daripada itu, ia juga
dapat menyimpan amaun pendapatan dan potongan. Ini dapat membantu pengguna untuk
menguruskan data secara efisien dan teratur. Selain daripada maklumat-maklumat
sebagaimana di atas, modul ini juga dapat menyimpan pergerakan setiap kakitangan sebagai
contoh Kemasukan Baru, Perubahan Aktif, Pindah, Penamatan dan sebagainya.
Pengurusan data emolumen dapat dilakukan dengan cara yang berstruktur dan membolehkan
keperluan khusus dalam pemprosesan emolumen dipenuhi. Pembayaran emolumen dapat
dilakukan dengan mengambil kira pengiraan potongan cukai, KWSP dan PERKESO melalui
proses emolumen dan integrasi dengan Agensi Potongan Gaji (APG) seperti LHDN, KWSP
dan PERKESO. Gambarajah berikut menunjukkan gambaran keseluruhan proses emolumen
di modul HCM:
HCM - Payroll

1.2. INTEGRASI ANTARA MODUL
Pelaksanaan proses kerja di modul HCM melibatkan integrasi dengan modul Finance (FI) dan
Web Method dan eGaji . Pelaksanaan proses kerja yang lengkap ini dapat memastikan proses
pembayaran emolumen di Pejabat Perakaunan (AO) dan pembayaran kepada Bank dan APG
dibuat dengan lebih teratur. Gambaran keseluruhan integrasi antara modul di dalam HCM
adalah seperti berikut:
iGFMAS HCM: Keseluruhan Proses Kerja Dan Integrasi

1.3. FUNGSI UTAMA DALAM MODUL HCM
Berikut merupakan gambaran keseluruhan proses emolumen iGFMAS. Proses ini merangkumi
gambaran proses kerja bagi Pusat Tanggungjawab (PTJ), Pejabat Perakaunan (AO),Ibu
Pejabat JANM (HO) dan agensi luar.
Proses Gaji iGFMAS

1.4. STRUKTUR DATA INDUK MODUL HCM
Personal Data merupakan data bagi setiap Pegawai Awam Persekutuan di dalam data induk
yang diperlukan bagi pemprosesan emolumen di modul HCM. Data induk ini perlulah tepat
bagi membolehkan pemprosesan tersebut dilaksanakan tanpa sebarang ralat.
Berikut merupakan struktur Personal Data di dalam modul HCM:

Employee Group Employee SubGroup Payroll Employee
Grouping
A Jawatan Tetap 01 Pegawai Awam Awam Monthly-Rated
02 Pegawai Awam (Ambilan Luar
Negeri)
03 YA Hakim
10 Pasukan Keselamatan & PDRM
20 Anggota Pentadbiran
21 Anggota Parlimen
B Jawatan Bukan Tetap - 30 Contract of Service (OS 29) Monthly-Rated
Kadar Bayaran Bulanan 31 Contract for Service
(KBB) 34 Contract of Service (OS 11)
C Jawatan Bukan Tetap – 40 PKS/ Sambilan/ Kontrak Daily-Rated
Kadar Bayaran Harian 41 Artis Berjadual
(KBH) 42 Artis Piecemeal R/NR
43 Lain-Lain (KBH)
D Lain-Lain 60 Pelatih/JASA Monthly-Rated
61 Kumpulan Khas
62 Lain-Lain

1.5. JENIS-JENIS INFOTYPE DAN TINDAKAN DALAM MODUL HCM
Infotype adalah data induk yang diperlukan untuk pemprosesan emolumen. Berikut
merupakan senarai Infotype di dalam modul HCM:
Infotype Perihal infotype Infotype Perihal infotype
0000 Action 0077 Additional Personal Data
0001 Organisational Assignment 0105 * Communication
0002 Personal Data 0185 Personal ID
0006 Address 0196 Epf
0008 Basic Pay 0197 Socso
0009 Bank Details 0198 Schedular Tax Deduction (Pcb)
0014 Recurring Allowance 0199 Additional Tax
0015 One Time Payment/ Deduction 0547 Benefit in Kind
0019 * Monitoring Of Tasks 9000 * Employee miscellaneous info
0027 Cost Distribution 9001 * Payment voucher details
0041 Date Specification 9100 * Penerima saraan
0057 Personal Deduction 2010 Employee Remuneration Info

1.6. JENIS TINDAKAN DI MODUL HCM

Berikut merupakan jenis tindakan (Action) dan sebab tindakan (Action Reason) yang terdapat
di iGFMAS.
Kod Jenis Tindakan Kod Sebab Tindakan

Jenis Sebab
Tindakan Tindakan
01 Kemasukan Baru 01 Kakitangan Baru
05 Pindah ( dari Agensi Kerajaan Lain)
02 Perubahan (Aktif) 10 Perubahan Data Organisasi
12 Kembali dari Cuti Tanpa Gaji
14 Aktif Semula Selepas Tahan Gaji
20 Pindah masuk (dari PTJ lain)
03 Perubahan (Tidak Aktif) 32 Cuti Tanpa Gaji
34 Keluar Sistem Sementara (Tahan Gaji )
04 Penamatan 45 Pindah (ke Agensi Kerajaan Lain)
49 Tamat Perkhidmatan
05 Kemasukan Semula 05 Pindah (dari Agensi Kerajaan Lain)
06 Kemasukan Semula – Gaji Hari
07 Kemasukan Semula- Kontrak
iGFMAS_APP_Overview Human Capital Management v1.0 Sulit & Persendirian Muka Surat 8 of 8
KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PENGGUNA
Pengenalan Kepada Data Induk HCM
Versi 2.0
For
iGFMAS PROJECT
Manual Pengguna iGFMAS – Pengenalan Kepada Data Induk HCM
PINDAAN DOKUMEN
1 0.1 1 Jan 2018 Marini Kamarulzaman Penyediaan manual pengguna
4 0.4 29 Jun 2018 Marini Kamarulzaman Pengemaskinian manual pengguna
6 0.6 16 Sept 2018 Nasyitah Mohd Zubir Pengemaskinian manual pengguna
7 0.7 14 Nov 2018 Aisyah Borhan Pengemaskinian manual pengguna
8 1.0 15 Nov 2018 Shafie Mohd Noor Penyeragaman selepas pengemaskinian
manual pengguna
terbitan kedua
iGFMAS_APP_UM-HCM-001 v2.0 Muka Surat 1 of 91

ISI KANDUNGAN
Muka Surat
2.0 MODUL DAN PROSES KERJA ................................................................................................ 4
2.1. Pengenalan kepada data induk HCM .................................................................................. 4
Tujuan Proses............................................................................................................ 4
3.0 PENGENALAN KEPADA DATA INDUK HCM ......................................................................... 5
3.1. Pengenalan Kepada Penyelenggaraan Data Induk Pegawai ............................................. 5
Memaparkan Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi DISPLAY...................... 7
Mewujudkan Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi CREATE ..................... 11
Mewujudkan Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi COPY.......................... 15
Menukar Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi EDIT .................................. 20
Menghapuskan Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi DELETE ................. 25
Menamatkan/ Menghadkan Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi
DELIMIT ................................................................................................................... 29
3.2. Pengenalan Kepada Skrin Data Induk Pegawai ...............................................................32
Infotype 0000 - Actions ............................................................................................ 32
Infotype 0001 - Organisational Assignment ............................................................. 34
Infotype 0002 - Personal Data ................................................................................. 37
Infotype 0003 - Payroll Status.................................................................................. 38
Infotype 0006 – Address .......................................................................................... 40
Infotype 0007 - Planned Working Time ................................................................... 42
Infotype 0008 - Basic Pay ........................................................................................ 43
Infotype 0009 - Bank Details.................................................................................... 45
Infotype 0014 - Recurring Allowance ....................................................................... 46
Infotype 0015 - One Time Payments ..................................................................... 47
Infotype 0019 - Monitoring of Tasks ...................................................................... 49
Infotype 0027 - Cost Distribution ........................................................................... 50
Infotype 0032 - Previous Personnel No. ................................................................ 52
Infotype 0041 - Date Specifications ....................................................................... 53
Infotype 0057 - Recurring Deductions ................................................................... 53
Infotype 0077 - Additional Personal Data .............................................................. 55
Infotype 0105 – Communication ............................................................................ 57
Infotype 0185 - Personal IDs ................................................................................. 58
Infotype 0196 - Employees Provident Fund (EPF) ................................................ 59
Infotype 0197 - Employees' Sosial Security .......................................................... 62
Infotype 0198 - Schedular Deduction Tax ............................................................. 63
Infotype 0199 - Add. Tax Deduction ...................................................................... 66
Infotype 0267 - Additional Off-Cycle Payments..................................................... 68
Infotype 0547 - BIK (TAX) Infotype For Malaysia .................................................. 69

Infotype 2010 - Employee Remuneration Info ....................................................... 70

Infotype 9000 - Employee Miscellaneous Info ....................................................... 72
Infotype 9001 - Payment Voucher Details ............................................................. 73
Infotype 9100 - Penerima Saraan.......................................................................... 76
3.3. Tukar Rekod Kemasukan Baru Pegawai ..........................................................................77
Pengenalan Kepada Tukar Rekod Kemasukan Baru Pegawai ............................... 77
3.4. Pengenalan Kepada Query ...............................................................................................83
Pengenalan Kepada Query Data Induk Kakitangan ................................................ 83
Save data query ke excel file ................................................................................... 88

2.0 MODUL DAN PROSES KERJA
2.1. PENGENALAN KEPADA DATA INDUK HCM
Data induk di modul HCM mengandungi maklumat utama pegawai seperti nama, tarikh lahir,
nombor kad pengenalan/ nombor pasport/ nombor tentera, emolumen pokok, elaun dan
potongan yang diperlukan untuk pemprosesan emolumen. Ia disimpan di dalam fail sistem
iGFMAS mengikut jenis data.
Tujuan Proses
Terdapat beberapa pengenalan yang terlibat di dalam Pengenalan Data Induk HCM bagi tujuan
pemprosesan emolumen. Pengenalan tersebut adalah seperti berikut:
No. Pengenalan Kepada Data Penerangan

Induk HCM
1 Pengenalan Kepada Penyelenggaraan Pengenalan Kepada Penyelenggaran Data Induk Pegawai
Data Induk Pegawai adalah merupakan pengenalan kepada Infotype dan
Subtye. Selain daripada itu, ia juga merupakan pengenalan
kepada transaksi bagi penyelenggaraan data induk
pegawai.
2 Pengenalan Kepada Skrin Data Induk Memberi pengenalan kepada skrin data induk (atau
Pegawai dikenali sebagai Infotype) yang digunakan di dalam sistem
iGFMAS-HCM.
3 Tukar Rekod Kemasukan Baru Pegawai Proses ini adalah proses bagi membuat pembetulan pada
Tarikh Masuk, Kod Pegawai Pengawal (Personnel Area),
Kumpulan Pekerja (Employee Group) atau Sub Kumpulan
Pekerja (Employee Subgroup) bagi pegawai yang baru
dilaksanakan proses kemasukan baru.
Proses ini hanya boleh dilaksanakan jika proses emolumen

di iGFMAS bagi pegawai berkenaan belum pernah
dilaksanakan.
4 Pengenalan Kepada Query Proses ini digunakan untuk menjana laporan data induk
pegawai menggunakan query.

3.0 PENGENALAN KEPADA DATA INDUK HCM
3.1. PENGENALAN KEPADA PENYELENGGARAAN DATA INDUK PEGAWAI
i. Pengenalan kepada Infotype dan Subtype
Maklumat data induk pegawai seperti nama, tarikh lahir, nombor kad pengenalan/ nombor
pasport/ nombor tentera, gaji pokok, elaun dan potongan yang disimpan di fail sistem mengikut
jenis data dikenali sebagai Infotype (IT). Sebagai contoh, maklumat peribadi pegawai disimpan
di IT0002, maklumat bank pegawai disimpan di IT0009 dan maklumat emolumen pokok
disimpan di IT0008.
Maklumat di sebahagian infotype seperti IT0006-Addresses, IT0014-Recurring Payments,

IT0057-Recurring Deductions dan IT0199-Addl. Tax Deductions di sub kategorikan sebagai
Subtype. Sebagai contoh, bagi IT0199- Addl.Tax Deduction di sub kategori ke:
a. Subtype 01-Potongan Bulanan Cukai-CP38
b. Subtype 03-Potongan Cukai Tambahan
Apabila proses emolumen dilakukan di modul HCM , semua data induk pegawai berkaitan
emolumen akan dibaca. Di antara data emolumen tersebut adalah:
a. Data pendapatan dan potongan di IT0008-Basic Pay, IT0009-Bank Details, IT0014-

Recurring Payments dan IT0057-Recurring Deductions.
b. Data Kod Akaun pegawai seperti Kod Vot (Fund), PTJ dipertanggung (Cost Center), PTJ
Pembayar (Functional Area) dan Aktiviti/ Amanah/ Projek Setia (WBS Element) di mana
pendapatan pegawai dicaj, disimpan di IT0001-Org Assignment.
c. Data mengenai kumpulan pekerja (Employee Group/ (Employee Subgroup) yang
menjadi penentu kepada kod akaun “General Ledger’ disimpan di IT0001-Org Assignment
melalui IT0000-Actions.
d. Data mengenai Pusat Pembayar (Pay Center) yang menjadi penentu kepada Kod PTJ
Pembayar (Functional Area) disimpan di infotype 0001-Org Assignment.
Data lain bagi setiap pegawai disimpan di fail data induk bagi tujuan operasi dan rujukan
semasa, termasuklah data-data berikut:
a. Data emel dan nombor telefon pegawai di IT0105-Communication

b. Tarikh tamat kontrak pegawai di IT0019- Monitoring of Tasks
c. Data mengenai skim gaji (JPA), tempat bertugas, kod kawasan dan kod negeri tempat
bertugas dan nama jawatan pegawai di IT9000-Employee Miscellaneous Info. Sub kategori

kumpulan pekerja pegawai diletakkan di kategori yang umum seperti sub kumpulan pekerja
D–Lain-Lain, yang diperlukan juga bagi tujuan operasi disimpan di infotype ini.
ii. Pengenalan kepada transaksi bagi penyelenggaraan data induk pegawai:
Berikut merupakan transaksi yang digunakan untuk menyelenggara data induk pegawai di
infotype:
PA20 Display - Melalui transaksi ini, data induk pegawai yang disimpan di infotype boleh
dipaparkan. Sistem tidak akan membenarkan sebarang pengemaskinian data dilaksanakan
melalui transaksi ini.
PA30 Maintain – Melalui transaksi ini, data induk pegawai yang disimpan di infotype boleh
dikemaskini atau diwujudkan data baru.
PA40 Personnel Actions - Melalui transaksi ini, lebih dari satu infotype dikaitkan di dalam
satu-satu proses tertentu. Sebagai contoh, melalui Personnel Actions - Kemasukan Baru,
IT0000-Actions, IT0002-Personal data, IT0001-Org Assignment, IT0185-Personal IDs, IT0077-
Add Personal Data, IT0007-Planned Working Time, IT0008-Basic Pay, IT0009-Bank Details
dan beberapa infotype lain yang telah dikenal pasti sesuai untuk tujuan ini diwujudkan hanya
melalui satu transaksi/ proses.
Manual ini hanya akan menunjukkan kaedah melalui transaksi PA30. Bagi kaedah yang
menggunakan transaksi PA20, penerangan Memaparkan Rekod Potongan Emolumen
(IT0057) dengan fungsi Display boleh dirujuk di para 3.1.1. Bagi transaksi PA40 boleh merujuk
kepada proses di manual berikut (mengikut keperluan):
i. HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

ii. HCM-1113 Proses Kemasukan Semula Pegawai
iii. HCM-1114 Proses Tukar Status Pegawai ke Tidak Aktif
iv. HCM-1115 Proses Tukar Status Pegawai ke Aktif
v. HCM-1116 Proses Perubahan Data Organisasi
vi. HCM-1117 Proses Pindah Pegawai antara PTJ
vii. HCM-1118 Proses Penamatan

Memaparkan Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi DISPLAY

Bagi memaparkan rekod potongan emolumen (IT0057), fungsi Display digunakan.
1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan.
No. Nama Medan/ Mandatori Tindakan Catatan

Butang (M)
1 Medan Arahan Dalam Medan Arahan,

masukkan"PA20".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Display HR Master Data dipaparkan.

Butang (M)
1 Personnel no. M Dalam petak Personnel no.,

masukkan nombor gaji, sebagai
contoh "21000202".
2 Infotype M Dalam petak Infotype,

masukkan Infotype, sebagai
contoh "57"-Recurring Deduction.
3 Subtype Pilih/ masukkan Subtype jika

perlu.
4 Enter M Klik Enter.
5 Overview (Shift+F8) M Klik Overview (Shift+F8).

3. Skrin Overview Recurring Deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Rekod Potongan Pilih rekod potongan yang perlu

dipaparkan, sebagai contoh
Angkasa.
2 Choose (F2) M Klik Choose untuk memaparkan

rekod potongan.

4. Skrin Display Recurring Deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Start/ to Start/ to memaparkan tarikh

mula dan tarikh
akhir data potongan seperti di
borang input data.
2 Member type Member type dipaparkan

berdasarkan pilihan Sub Type.
3 Wage Type Wage Type dipaparkan

4 Membership Fee Membership Fee

memaparkan jumlah potongan
pegawai seperti di borang input
data.
5 Payee key Payee key dipaparkan

berdasarkan pilihan Sub Type
kecuali untuk potongan nafkah di
mana pilihan perlu dibuat.


Butang (M)
6 Membership number Membership

number memaparkan nombor
akaun potongan, jika ada.
Mewujudkan Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi CREATE

Bagi mewujudkan rekod baru potongan emolumen (IT0057), fungsi Create digunakan.

Butang (M)

masukkan"PA30".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Maintain HR Master Data dipaparkan.

Butang (M)

contoh "21000202".
2 From M Dalam petak From, masukkan

tarikh mula potongan, sebagai
contoh "01.08.2014".
3 To M Dalam petak To, masukkan

tarikh akhir potongan, sebagai
contoh "31.12.9999".



Butang (M)
6 STy M Dalam petak STy, masukkan Subtype akan

Subtype jika ada, sebagai contoh dipaparkan pada
"4053"-Sykt Takaful M'sia. medan Member Type
dan Wage Type.
7 Create (F5) M Klik Create untuk

mewujudkan rekod potongan.
3. Skrin Create Recurring Deduction dipaparkan.

Butang (M)


berdasarkan pilihan SubType.


Butang (M)
3 Membership Fee Dalam petak Membership Fee,

masukkan amaun potongan,
sebagai contoh "100".

5 Membership number Dalam petak Membership

number, masukkan nombor
akaun potongan, jika perlu,

Mewujudkan Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi COPY

Bagi mewujudkan rekod baru potongan emolumen di IT0057 berdasarkan data yang telah
wujud sebelumnya, fungsi Copy boleh juga digunakan.
Dengan fungsi ini, data asas pada rekod sebelumnya dapat disalin ke rekod baru. Dengan ini,
pertukaran boleh dibuat pada data yang perlu sahaja. Cara ini adalah paling berkesan
dilaksanakan bagi infotype yang memerlukan banyak medan yang perlu diisi tetapi tidak semua
medan tersebut memerlukan perubahan berbanding rekod sebelumnya.

Butang (M)

masukkan"PA30".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)

contoh "21000202".
2 Infotype M Dalam petak Infotype, masukkan

Infotype, sebagai contoh "57"-
Recurring Deduction.

3. Skrin List Recurring Deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Rekod Potongan Pilih rekod potongan yang

diperlukan, sebagai contoh Sykt
Takaful.
2 Copy (Shift+F9) M Klik Copy (Shift+F9).

4. Skrin Copy Recurring Deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Start M Dalam petak Start tukar tarikh

mula data potongan seperti di
borang input data.
2 Member type M Member type dipaparkan

3 Wage Type M Wage Type dipaparkan

4 Membership Fee M Dalam petak Membership

Fee, tukar jumlah potongan,
sebagai contoh "80", jika perlu.
5 Payee key M Payee key dipaparkan



Butang (M)
6 Membership number Membership number

memaparkan nombor akaun
potongan, tukar jika perlu.
7 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).
5. Skrin List Recurring Deduction memaparkan rekod potongan yang telah disalin.

Menukar Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi EDIT

Kaedah ini hanya dilakukan bagi melaksanakan pembetulan pada data yang telah dikunci
masuk di bulan semasa. Proses ini tidak boleh dilakukan bagi tujuan membetulkan kesilapan
data pada rekod untuk bulan-bulan sebelumnya di mana emolumen telah diproses.

Butang (M)

masukkan"PA30".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)

Masukkan nombor gaji, sebagai
contoh "21000202".
2 Infotype M Dalam petak Infotype, Masukkan

Infotype, sebagai contoh "57"-
Recurring Deduction.


Butang (M)
1 Rekod Potongan Pilih rekod potongan yang

memerlukan pembetulan,
sebagai contoh Syrkt Takaful.
2 Change (F6) M Klik Change (F6).

4. Skrin Change Recurring Deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Start Start/ to memaparkan tarikh

mula dan tarikh
akhir data potongan seperti di
borang input data. Tukar jika
perlu.


4 Membership Fee Dalam petak Membership Fee,

tukarkan jumlah potongan,
sebagai contoh "100", jika perlu.



Butang (M)
6 Membership number Membership

number memaparkan nombor
akaun potongan jika ada.
5. Skrin List Recurring Deduction memaparkan rekod potongan yang telah diubah.

Menghapuskan Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi DELETE

Kaedah ini pada umumnya hanya dilakukan jika terdapat kesilapan kunci masuk data di bulan
semasa. Proses ini tidak boleh dilakukan bagi tujuan membetulkan kesilapan data pada rekod
untuk bulan-bulan sebelumnya di mana emolumen telah diproses.

Butang (M)

masukkan"PA30".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)

contoh "21000202".



Butang (M)
1 Rekod Potongan Pilih rekod potongan yang perlu

dihapuskan sebagai contoh Lain-
Lain Potongan.
2 Delete (Shift+F2) M Klik Delete (Shift+F2).

4. Skrin Delete Recurring Deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Delete (Shift+F2) M Klik Delete (Shift+F2).
5. Skrin List Recurring Deduction memaparkan rekod potongan tanpa rekod potongan yang
telah dihapuskan.

Menamatkan/ Menghadkan Rekod Potongan Emolumen Dengan Fungsi DELIMIT

Proses ini hanya untuk potongan yang perlu dihentikan pada bulan semasa atau berikutnya.
Amaun “0.00” atau “0” perlu diisi di Borang Perubahan Gaji (Kew. 320), bagi fungsi jenis ini.

Butang (M)

masukkan"PA30".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)

contoh "21000202".

4 Delimit (Shift+F1) M Klik Delimit (Shift+F1).

3. Skrin Enter Delimitation Date dipaparkan.

Butang (M)
1 Delimit.Date M Dalam petak Delimit.Date,

masukkan tarikh untuk
menghadkan/ menamatkan data
potongan, sebagai contoh
"01.07.2014".
2 Transfer (Enter) M Klik Transfer (Enter).
4. Skrin Delimit Recurring Deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Rekod Potongan Pilih rekod potongan, sebagai

contoh, Angkasa.
2 Delimit (Shift+F1) M Klik Delimit (Shift+F1) untuk

menghadkan rekod potongan.

5. Skrin List Recurring Deduction memaparkan rekod potongan yang telah diubah.
3.2. PENGENALAN KEPADA SKRIN DATA INDUK PEGAWAI
Infotype 0000 - Actions
Infotype ini hanya boleh diwujudkan melalui transaksi PA40-Personnel Actions. Infotype ini
tidak boleh diwujudkan atau dikemaskini melalui mana-mana transaksi lain termasuk transaksi
PA30-Maintain.
Infotype ini adalah infotype wajib ada untuk proses emolumen di mana status pegawai di
medan “Employment” seperti berikut disimpan:
0-Status Tamat (‘Withdrawn’) untuk pegawai yang ditamatkan dari proses emolumen di
iGFMAS-Payroll atas sebab berhenti kerja, bersara atau berpindah ke agensi kerajaan lain.
Data induk pegawai di status ini tidak akan diambil kira dalam proses emolumen.
1-Status Tidak Aktif (‘Inactive’) bagi pegawai yang berstatus tidak aktif atas sebab cuti tanpa
gaji atau keluar sistem sementara kerana tahan gaji, data induk pegawai di status ini tidak akan
diambil kiradalam proses emolumen.
2-Status Pesara (Retired) tidak digunakan di sistem iGFMAS.
3-Status Aktif (‘Active’) bagi pegawai yang berstatus aktif adalah diambil kira dalam proses
emolumen.

1. Skrin IT0000 - Actions dipaparkan.

Butang (M)
1 Personnel No No. Gaji dijana secara automatik

oleh sistem.
2 Start/ to M Masukkan tarikh mula tindakan.

Tarikh akhir tindakan adalah
31.12.9999
3 Action Type M Pilih/ Masukkan jenis tindakan.
4 Reason for Action M Pilih/ masukkan sebab tindakan.
5 Personnel area M Pilih/ Masukkan Kod Pegawai

Pengawal.
6 Employee group M Pilih/ Masukkan Kumpulan

Pekerja Pegawai.
7 Employee subgroup M Pilih/ Masukkan Sub Kumpulan

Pekerja.

Infotype 0001 - Organisational Assignment

Infotype ini hanya boleh diwujudkan buat pertama kali melalui transaksi PA40-Personnel
Actions. Pengemaskinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain.
Infotype ini adalah infotype wajib untuk proses emolumen. Di antara data penting di infotype ini
adalah:
i. Maklumat kod akaun pegawai di mana pendapatan pegawai dipertanggungkan

termasuk Kod Vot/Dana (Fund), Jab/ PTJ dipertanggung (Cost Center), Jab PTJ
Penyedia (Functional Area), dan Aktiviti/ Amanah/ Projek Setia (WBS Element).
ii. Maklumat mengenai Kumpulan Pekerja (Employee Group) dan Sub Kumpulan
Pekerja (Employee Subgroup) yang dikemaskini melalui Infotype 0000-Actions dan
penentu kepada kod akaun “General Ledger”.
iii. Maklumat mengenai Pusat Pembayar (Pay Center) yang menjadi penentu kepada Kod
PTJ Penyedia (Functional Area) dibaca daripada Table ZPYT001F-Pay Center with
Functional Area.

1. Skrin IT0001 - Organisational Assignment dipaparkan.

Butang (M)
1 Start M Masukkan tarikh mula tindakan.

Tarikh akhir tindakan adalah
31.12.9999
2 Subarea M Pilih/ masukkan Kod Kumpulan

PTJ.
3 Cost Ctr M Pilih/ masukkan Jab/ PTJ

dipertanggung.
4 Bus. Area M Pejabat Perakaunan dipapar

berdasarkan Kod Pegawai
Pengawal di ID pengguna.
5 Fund M Pilih/ masukkan Vot/ Dana.


Butang (M)
6 Func. Area M Func. Area dipapar berdasarkan

pilihan Pusat Pembayar.
7 Payr.area M Payr.area dipapar berdasarkan Kumpulan gaji bagi

Pejabat Perakaunan & kumpulan pegawai yang gajinya
gaji .Tukar jika perlu. diproses pada tarikh
atau cycle yang sama.
8 Org.key M Org.key dipapar Kod ‘Authorisation’

berdasarkan gabungan yang menentukan
Employment Status + Kod akses kepada data
Pejabat Perakaunan + Kod pegawai oleh
Jabatan/ PTJ. Medan ini pengguna sistem.
menjadi penentu akses
pengguna ke sistem.
9 PayrAdmin M PayrAdmin dipapar

berdasarkan kumpulan gaji
”Regular Cycle” di Pejabat
Perakaunan. Medan ini menjadi
penentu akses pengguna ke
sistem.
10 WBS Element M Pilih/ masukkan kod Aktiviti/

Amanah/ Projek Setia.
11 Pay Center Pilih/ Masukkan Pusat

Pembayar.
12 Transfer to Bus Area Pilih/ masukkan Pejabat

Perakaunan Baru
13 Transfer to Pay Center Masukkan Pusat Maklumat ini di

Pembayar Baru untuk pegawai masukkan melalui
berpindah PTJ. program
ZRPY033. Pejabat
Perakaunan baru
mungkin sama dengan
kod di Business Area.
14 Actual Transfer Date Masukkan tarikh efektif Tarikh mula pindah

pindah untuk pegawai pegawai di pejabat
berpindah PTJ. baru tidak boleh
menggunakan
tarikh sebelum tarikh
ini.

Infotype 0002 - Personal Data

Infotype ini hanya boleh diwujudkan buat pertama kali melalui transaksi PA40-Personnel
Infotype ini adalah infotype wajib untuk proses emolumen. Di antara data penting untuk
emolumen pegawai di infotype ini adalah maklumat peribadi pegawai seperti nama dan tarikh
lahir.
1. Skrin IT0002 - Personal Data dipaparkan.

Butang (M)
1 Gender M Pilih Jantina sama ada lelaki (L) Di ruangan Additional

atau perempuan (P). Data, jantina pegawai
akan berubah
berdasarkan jantina
yang diisi di medan
Gender.
2 Full name M Masukkan nama penuh pegawai.
3 Birth date M Masukkan tarikh lahir pegawai.
4 Nationality M Nationality dipaparkan 'MY'. Rekod

Medan ini tidak digunakan di kewarganegaraan
iGFMAS tetapi mesti sentiasa sebenar disimpan di
diisikan 'MY' bagi membolehkan IT0077.
No IC dipaparkan di slip gaji
pegawai.


Butang (M)
5 Mar.Status M Pilih/ masukkan status

perkahwinan pegawai.
6 Since Medan ini tidak digunakan oleh

iGFMAS. Biarkan kosong.
7 Religion M Pilih/ masukkan kod agama

pegawai.
Infotype 0003 - Payroll Status

Infotype ini dikemaskini secara automatik oleh sistem apabila data pegawai diwujudkan
pertama kali, setiap kali perubahan data emolumen dibuat dan setiap kali program proses
emolumen dilaksanakan.
Infotype ini hanya perlu diterangkan untuk memberi pemahaman cara sistem mengawal selia
sistem emolumen di iGFMAS. Medan yang mesti difahami kegunaannya di Infotype ini
hanyalah medan yang diterangkan di jadual berikut:
1. Skrin IT0003 - Payroll Status dipaparkan.


Butang (M)
1 Accounted to Ruangan Accounted to Biarkan seperti yang

menunjukkan tarikh setakat dipaparkan oleh sistem dan
mana proses emolumen jangan diubah.
telah dijalankan.
2 Earliest MD change Tarikh terawal perubahan Sistem menyimpan tarikh

data induk berkaitan ini bagi proses emolumen
dengan proses emolumen berikutnya.
dikemaskini selepas proses
emolumen terakhir.
3 Mast.data chng. bonus Tarikh terawal perubahan Medan ini mempunyai

data induk di IT0027 fungsi yang sama dengan
dikemaskini selepas proses medan Earliest MD
emolumen terakhir. Change.
4 Payroll correction Payroll correction adalah Dipaparkan bertanda jika

medan tanda jika ada pengguna ada membuat
pembetulan data semasa pembetulan data semasa
status payroll di mod status payroll di transaksi
Payroll Correction. PA03 di mod Payroll
Correction. Ini
membolehkan no. Gaji
pegawai dimasukkan ke
dalam proses emolumen
apabila pilihan dibuat
dengan matchcode ’W’.
Medan ini dikosongkan
semula secara automatik
selepas proses emolumen
diulang untuk pegawai
yang ada perubahan.

Infotype 0006 – Address

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali melalui transaksi PA40-Personnel Actions.
Pengemaskinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain.
Data di subtype 01-Employer Address di infotype ini adalah wajib untuk proses emolumen.
Jika tiada alamat lengkap, Infotype ini perlu diisi “KUL“ di medan “City“ dan “MY“ di medan
“Country key“bagi membolehkan proses emolumen dilaksanakan.
Data di Subtype 02 –Government Housing adalah untuk alamat rumah sewa kerajaan yang
diperlukan di laporan ZRPY025-Payroll Master Listing dan ZRPY028-Senarai Potongan
Sewa Rumah & Kump Penerima Bayaran. Data ini perlu disimpan lengkap walaupun tanpa
data ini proses emolumen pegawai di setiap bulan masih boleh dilaksanakan hingga sempurna.
1. Skrin IT0006 - Addresses (Sty 1) dipaparkan.

Butang (M)

Tarikh akhir adalah 31.12.9999.
2 Address type M Pilih jenis alamat yang hendak

disimpan sama ada alamat
pejabat ataupun alamat rumah
sewa kerajaan.
3 Address1 Masukkan alamat pegawai.


Butang (M)
4 Address2 M Masukkan alamat tambahan

pegawai.
5 Postal Code/ City M Masukkan poskod dan Bandar

seperti di borang input data.
6 Country Key M Country Key dipaparkan

sebagai "MY-Malaysia".
2. Skrin IT0006 - Addresses (Sty 2) dipaparkan.

Butang (M)
1 House Type Masukkan jenis rumah kerajaan

yang disewa pegawai.
2 House Class Code Masukkan kod kelas

rumah kerajaan yang disewa
pegawai.

Infotype 0007 - Planned Working Time

Infotype ini adalah infotype wajib untuk proses emolumen. Infotype ini disimpan bagi
membolehkan proses emolumen dilaksanakan. Infotype ini akan menyimpan jadual kerja
umum seperti yang ditunjukkan di skrin di bawah. Data di skrin ini tidak memberi sebarang
pengaruh kepada pengiraan semasa memproses emolumen.
1. Skrin IT0007 - Planned Working Time dipaparkan.

Butang (M)

2 Work schedule rule M Work schedule rule akan

dipaparkan sebagai GENC
(iGFMAS-Generic).

Infotype 0008 - Basic Pay

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali dengan menggunakan transaksi PA40-Personnel
Infotype ini adalah infotype wajib untuk proses emolumen. Di antara data penting untuk
emolumen pegawai di infotype ini adalah maklumat skim gaji (Pay Scale), kod pendapatan
(wagetype) dan amaun gaji pokok yang akan dikira secara prorata oleh sistem jika tarikh mula
dan tarikh akhir tidak menunjukkan sebulan penuh. Situasi ini berlaku pada gaji pokok pegawai
baru atau pegawai yang tamat perkhidmatan.
Bagi kumpulan C (Jawatan Bukan Tetap-Kadar Bayaran Harian), pegawai mestilah diwujudkan
kadar bulanan (kod pendapatan 0007- Gaji Pokok (Harian) (Daily Rated) atau kadar harian
(kod pendapatan 0008-Kadar Gaji Hari (Daily Rated) dan (kod pendapatan 0009-Kadar Elaun
Hari (Daily Rated) jika perlu di IT0008.
1. Skrin IT0008 - Basic Pay dipaparkan.


Butang (M)
1 Start M Masukkan Tarikh Mula

Pendapatan untuk kod gaji
pokok.
2 Reason M Pilih/ masukkan sebab

perubahan gaji pegawai.
3 PS type M Pilih/ masukkan Skim Saraan

pegawai.
4 PS Area M Pilih/ masukkan Skim

klasifikasi perkhidmatan di
tangga gaji pegawai.
5 PS group M Pilih/ masukkan Gred Gaji di

tangga gaji pegawai.
6 Wage Type M Masukkan kod pendapatan 0001 – Gaji Pokok

untuk gaji pokok pegawai. pegawai tetap dan
kontrak bukan bergaji
hari
0007 - Gaji Pokok
(Harian) (Daily
Rated)
0008 - Kadar Gaji
Hari (Daily Rated)
0009 - Kadar Elaun
Hari (Daily Rated)
7 Amount M Masukkan amaun gaji pokok

pegawai.
8 Increment Month M Pilih/ masukkan bulan kenaikan

gaji pegawai.
9 Cap.Util.Lvl M 100.00 Ralat sekiranya

dibiarkan blank atau
jumlah lain
10 WkHrs/Period M 160.00 Ralat sekiranya

dibiarkan blank atau
jumlah lain

Infotype 0009 - Bank Details

Infotype ini adalah infotype wajib untuk proses emolumen. Data terpenting untuk emolumen di
infotype ini adalah maklumat bank pegawai termasuk Bank Key dan Bank Account.
1. Skrin IT0009 - Bank Details dipaparkan.

Butang (M)
1 Start M Masukkan Tarikh mula

tindakan.
Tarikh akhir mestilah
31.12.9999.
2 Bank Country M Dipaparkan ‘MY Malaysia’.

Kosongkan jika cara pembayaran
adalah ’C’ untuk pegawai
Kumpulan Khas.
3 Bank Key Masukkan kod bank seperti di

borang Kew. 320 jika cara
pembayaran adalah ’T’.
Kumpulan Khas.


Butang (M)
4 Bank Account Masukkan nombor akaun bank

seperti di borang Kew. 320 jika
cara pembayaran adalah ’T’.
Kumpulan Khas.
5 Payment method M Pilih/ Masukkan cara

pembayaran sama ada “T” bagi
EFT atau ‘’C” bagi Cek.
Infotype 0014 - Recurring Allowance

Infotype ini diwujudkan buat kali pertama dan dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain.
Infotype ini menyimpan kesemua data pendapatan pegawai selain daripada gaji pokok yang
disimpan di IT0008-Basic Pay dan pembayaran imbuhan tahunan/ bantuan kewangan yang
disimpan di IT0015-One Time Payments atau di IT0267- Additional Off-Cycle Payments.
Tarikh adalah penting di infotype ini sebagai penentu kepada tempoh perlu diterima oleh
pegawai.
1. Skrin IT0014 - Recurring Allowance dipaparkan.


Butang (M)
1 Start M Masukkan tarikh mula & tarikh

akhir bagi kod pendapatan.
2 Wage Type M Masukkan Kod Pendapatan.
3 Amount M Masukkan amaun bagi kod

pendapatan. Pastikan ruangan
sebelah adalah "RM".
Infotype 0015 - One Time Payments

Infotype ini digunakan khusus untuk pembayaran atau potongan yang hanya berlaku untuk
bulan berkenaan sahaja. Infotype ini digunakan untuk :
i. Pembayaran imbuhan tahunan/ bantuan kewangan yang perlu dilaksanakan melalui

proses emolumen ‘Regular’.
ii. Potongan pinjaman dari sistem iGFMAS-LMS. Potongan ini dikemaskini secara
automatik oleh program dari iGFMAS-LMS atau secara manual oleh pengguna sistem
yang menggunakan ID Pengguna yang didaftarkan di ZPYT012 – User ID for Loan
Data Update.
iii. Pembayaran zakat di luar sistem bagi memastikan bayaran tersebut diambil kira di
dalam kiraan PCB dalam proses emolumen.

1. Skrin IT0015 - One Time Payment/ Deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Wage Type M Masukkan kod pendapatan/

potongan.
2 Amount M Masukkan amaun pendapatan/

potongan. Pastikan ”RM” di
ruangan sebelahnya.
3 Date of origin M Masukkan tarikh pendapatan/

potongan.

Infotype 0019 - Monitoring of Tasks

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali dan dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain.
Infotype ini bukan infotype wajib untuk proses emolumen. Ia hanya perlu dikemaskini bagi
pegawai yang dalam skim perkhidmatan kontrak dan boleh digunakan bagi tujuan untuk
menyimpan tarikh tamat kontrak pegawai yang perlu diberi pemantauan. Tarikh ini hanya
sebagai makluman sahaja dan tidak memberi impak kepada penamatan gaji secara automatik.
1. Skrin IT0019 - Monitoring of Tasks dipaparkan.

Butang (M)
1 Task Type M Pilih/ masukkan jenis

pengawasan kerja. Pilih ‘01’
bagi merekodkan tarikh tamat
kontrak.
2 Date of Task M Masukkan tarikh tamat kontrak

pegawai.
3 Processing indicator M Pilih/ masukkan status tugas.
4 Reminder Date M Masukkan tarikh peringatan

bagi tarikh tamat kontrak.

Infotype 0027 - Cost Distribution

Infotype ini dikemaskini melalui transaksi ZRPY036-Kemaskini IT0027 bagi setiap rekod di
IT0001-Organisational Assignment. Infotype ini adalah infotype wajib kerana medan
WBS yang terdapat di IT0027 diperlukan untuk proses emolumen. Ia mengandungi data kod
akaun yang sama seperti data kod akaun di skrin IT0001. Ini kerana medan WBS di Infotype
0001 bukan medan “standard” sistem SAP yang boleh diambil kira di proses emolumen bagi
penghantaran data ke sistem iGFMAS-Kewangan.
Medan ini di “customise” bagi tujuan memudahkan pengguna mengisi maklumat di medan WBS
di IT0001 dan tanpa perlu melaksanakannya di IT0027. Oleh itu, tugas mengemaskini
IT0027 perlu dilaksanakan melalui transaksi ZRPY036-Kemaskini IT0027 setiap kali IT0001
dikemaskini.
1. Skrin IT0027 - Cost Distribution dipaparkan.

Butang (M)
1 Start M Tarikh mula dan tarikh akhir

dari IT0001-Org Assignment.
2 Distrib. M Pilih/ Masukkan ‘01’.
3 CoCd M Di paparkan “FGOM”.
4 Cost ctr M Kod Jab/ PTJ yang

dipertanggung dari IT0001 Org
Assignment.
5 WBS element M Kod Aktiviti/ Amanah/ Projek

Setia dari IT0001 Org
Assignment.

2. Skrin Change Cost Distribution dipaparkan.

Butang (M)
1 Pct. M Masukkan “100”.
2 Fund M Kod Dana/ Vot dari IT0001 Org

Assignment.
3 Functional Area M Kod Functional Area dari

IT0001 Org Assignment yang di
wujudkan berdasarkan pilihan
Pay Center (Pusat Pembayar).

Infotype 0032 - Previous Personnel No.
Infotype ini digunakan oleh pegawai yang mempunyai maklumat nombor gaji lama.
1. Skrin IT0032 - Prev. Personnel No. dipaparkan.

Butang (M)

2 Prev. Personnel No. M Masukkan No gaji lama pegawai.

Infotype 0041 - Date Specifications

Infotype ini bukan infotype wajib untuk proses emolumen. Walau bagaimanapun, infotype ini
digunakan untuk menyimpan tarikh-tarikh penting seperti berikut :
i. 01-Tarikh Lantikan Pertama
ii. 02-Tarikh Lantikan Sekarang
iii. 03-Tarikh Pencen/ Bersara Awal
1. Skrin IT0041 - Date Specifications dipaparkan.

Butang (M)

2 Date Type M Masukkan Tarikh Spesifikasi.
3 Lantikan pertama M Masukkan tarikh lantikan.
Infotype 0057 - Recurring Deductions

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali dan dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain.
Infotype ini menyimpan kesemua potongan emolumen pegawai selain daripada potongan
pinjaman dari iGFMAS-LMS dan pembayaran zakat di luar sistem emolumen (TP1) yang
dikemaskini di IT0015-One Time Payments.
Bagi kod potongan jenis saraan yang mana pembayarannya perlu dibuat atas nama individu,
IT9100-Penerima Saraan akan dibuka secara automatik setelah infotype ini diwujudkan untuk
diisi dengan maklumat penerima bayaran berkaitan.

Bagi kod potongan jenis Bayaran Pendahuluan Diri, Sub Type 4185-4191, pastikan ID
pendahuluan ini telah diwujudkan terlebih dahulu di iGFMAS-Kewangan (AP) iaitu pada Arahan
Pembayaran Tanpa Pesanan Kerajaan. ID Pendahuluan Diri perlu dikemaskini di medan
membership number untuk proses Bayaran Balik Perjalanan (ZRPY126). ID Pendahuluan
Diri ini adalah kombinasi tahun, PTJ Bayar dan running number.
Untuk proses bayaran balik pendahuluan perjalanan, rujuk kepada manual HCM-3122 A
AP- Bayaran Pendahuluan Perjalanan.
1. Skrin IT0057 - Recurring Deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Start M Masukkan tarikh mula

& tarikh akhir untuk
kod potongan.
2 Member type M Pilih/ masukkan kod

potongan.
3 Wage Type M Kod

potongan sama seperti
di medan Member type.
4 Membership Fee M Pilih/ masukkan amaun

potongan.


Butang (M)
5 Payee key M Pilih/ masukkan kod

penerima bayaran.
6 Membership M Masukkan no rujukan Bagi kod potongan jenis Bayaran

number bagi potongan, jika ada. Pendahuluan Diri, Sub Type 4185-4191,
pastikan ID pendahuluan ini telah
diwujudkan terlebih dahulu di iGFMAS-
Kewangan (AP). ID Pendahuluan Diri perlu
dikemaskini dimedan membership number
untuk proses Bayaran Balik Perjalanan
(ZRPY126).
Infotype 0077 - Additional Personal Data

Infotype ini adalah infotype wajib bagi semua pegawai (termasuk pegawai bergaji hari) untuk
proses emolumen. Maklumat di medan Pension/ EPF Eligible perlu bagi menentukan sama
ada pegawai mempunyai caruman KWSP di Infotype 0196-EPF. Selain daripada medan ini,
maklumat mengenai bangsa dan kewarganegaraan perlu bagi tujuan pelaporan berbentuk
statistik mengenai pegawai.
Penerangan mengenai medan Pension/ EPF Eligible adalah seperti berikut :

1 - Tidak berpencen dan tiada caruman KWSP
2 - Berpencen dan tiada caruman KWSP
3 - Tidak berpencen dan ada caruman KWSP (Pekerja & Majikan)
4 - Berpencen dan ada caruman KWSP (Caruman Sukarela – caruman pekerja sahaja)
5 - Pekerja asing dan ada caruman KWSP (contoh: bagi pegawai 'Expatriate" - Majikan sahaja)
Berkait dari maklumat Pension/ EPF Eligible di infotype ini, perkara berikut perlu ada di rekod
IT0196 pegawai:
i. Bagi pegawai yang membuat caruman KWSP (iaitu bagi Pension/ EPF Eligible 3, 4
dan 5), rekod di IT0196 diwujudkan dengan medan ditandakan.
ii. Bagi pegawai yang tiada caruman KWSP (iaitu bagi Pension/ EPF Eligible 1 dan 2),
rekod di IT0196 diwujudkan TANPA menandakan medan ini .

1. Skrin IT0077 - Additional Personal Data dipaparkan.

Butang (M)

2 Ethnic origin M Pilih/ masukkkan Etnik Asal

pegawai.
3 Pension/ EPF Eligible M Pilih/ masukkan taraf pencen/

KWSP pegawai.
4 Citizen M Pilih/ masukkan kod taraf

warganegara.

Infotype 0105 – Communication

Infotype ini bukanlah infotype wajib untuk proses emolumen. Walau bagaimanapun, maklumat
di Infotype ini menyimpan maklumat emel dan nombor telefon pegawai untuk digunakan dalam
pelbagai pemberitahuan sistem.
Data di subtype 0010–Email Address di infotype ini digunakan untuk proses menjana email
pemberitahuan kepada pegawai yang baru dilantik. Manakala data di subtype 0015–Mobile
No, menyimpan maklumat nombor telefon pegawai.
1. Skrin IT0105 - Communication dipaparkan.

Butang (M)

2 Type M Masukkan kod jenis komunikasi

& masukkan alamat emel/ no
telefon pegawai.

Infotype 0185 - Personal IDs
Infotype ini adalah infotype wajib untuk proses emolumen. Maklumat Kad Pengenalan/ No
Pasport di infotype ini adalah maklumat wajib bagi pelbagai maklumat hantaran data emolumen
ke penerima bayaran.
Kod yang di guna di iGFMAS adalah:

01 – IC
02 – Passport
03 – Alternative IC
90 – Tentera/ Polis
1. Skrin IT0185 - Personal IDs dipaparkan.

Butang (M)

2 IC Type M Pilih/ masukkan kod jenis

kad pengenalan pegawai.
3 Identity Number M Masukkan No Kad Pengenalan

atau lain-lain jenis ID/ No
pegawai.

Infotype 0196 - Employees Provident Fund (EPF)

Infotype ini adalah infotype wajib ada bagi semua pegawai (termasuk pegawai yang tiada
caruman KWSP dan pegawai bergaji hari) untuk proses emolumen.
Apabila berlaku pertukaran taraf pencen bagi mana-mana pegawai dari “1“atau “2“ ke “3“, “4“
atau “5“ di IT0077-Add Personal Data, perubahan tersebut perlu disusuli dengan perubahan
di infotype ini.
Penerangan mengenai medan Pension/ EPF Eligible di IT0077 adalah seperti berikut :
1 - Tidak berpencen dan tiada caruman KWSP

2 - Berpencen dan tiada caruman KWSP
3 - Tidak berpencen dan ada caruman KWSP (Pekerja & Majikan)
4 - Berpencen dan ada caruman KWSP (caruman sukarela – caruman pekerja sahaja)
5 - Pekerja asing dan ada caruman KWSP (contoh: bagi pegawai 'Expatriate" - Majikan
sahaja)
Di IT0196 ini, maklumat berikut diperlukan:

i. Bagi pegawai yang membuat caruman KWSP (iaitu bagi Pension/ EPF Eligible 3, 4
dan 5), rekod di IT0196 diwujudkan dengan
medan ditandakan. Bagi pegawai yang tiada caruman KWSP

(iaitu bagi Pension/ EPF Eligible 1 dan 2), rekod di IT0196 diwujudkan TANPA
menandakan medan ini .

ii. Bagi status pencen '4' dan '5', rekod di IT0196 perlu juga diwujudkan dengan
medan ditandakan. Bagi status '1', '2' dan '3', rekod di IT0196
mestilah tidak ditandakan pada medan ini.

1. Skrin IT0196 - Employees Provident Fund dipaparkan.

Butang (M)

2 EPF Number Masukkan No. KWSP pegawai,

jika ada.
3 Contributing to EPF M Tandakan jika taraf pencen/

KWSP pegawai di IT0077 adalah
“3”, “4” atau “5“. Biarkan kosong
jika taraf pencen pegawai adalah
“1” dan “2”.
4 Employee Statutory M Statutory rate pegawai Caruman di iGFMAS

Rate/ Personal Rate dipaparkan berdasarkan taraf adalah menurut kadar
pencen yang dimasukkan di statutori yang di tetapkan.
IT0077. Tukar jika perlu. Kadar peribadi (Personal)
hanya boleh digunakan
dengan kebenaran.


Butang (M)
5 Amount (Personal Masukkan amaun jika pegawai Medan bagi menyimpan

rate)/ Employee mencarum dengan jumlah amaun EPF jika pegawai
peribadi berbanding peratusan. membuat caruman
peribadi menggunakan
jumlah berbanding
dengan peratusan.
6 Self Contributor Tandakan medan Self Caruman di iGFMAS

Contributor jika pegawai adalah menurut kadar
mencarum bagi status pencen '4' statutori yang di tetapkan.
dan '5'. Kadar peribadi (Personal)
hanya boleh digunakan
dengan kebenaran.
7 Employer Statutory M Statutory rate majikan

Rate dipaparkan berdasarkan taraf
pencen yang dimasukkan di
IT0077. Tukar jika perlu.
8 Personal rate Pilih Personal rate majikan, jika Bagi status pencen '4' -
pegawai mencarum bagi status kosongkan bahagian
pencen '4' dan '5' Percentage dan Amount
Bagi status pencen '5' -
kosongkan bahagian
Percentage dan
masukkan Amount 5.00.
Masukkan '1' (Override at
period) diruangan
bersebelahannya.
9 Amount Medan bagi menyimpan amaun Bagi status pencen

EPF jika caruman majikan 5=pekerja asing, pastikan
menggunakan jumlah berbanding ruangan bersebelahan
peratusan. diisi dengan '1' (Override
at period).
10 Refno M Refno dipapar berdasarkan Pusat Nombor rujukan majikan

Pembayar pegawai. yang di baca dari Pusat
Semak dan pastikan betul. Pembayar pegawai.

Infotype 0197 - Employees' Sosial Security

Infotype ini diwujudkan melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini diwujudkan HANYA bagi
pegawai yang mencarum ke PERKESO sahaja iaitu pegawai dari kumpulan Pekerja = B
(Jawatan Bukan Tetap-Kadar Bayaran Bulanan).
1. Skrin IT0197 - Employee's Sosial Security dipaparkan.

Butang (M)
1 Start M Masukkan Tarikh mula tindakan.

Tarikh akhir adalah 31.12.9999
2 SOCSO Number Tidak perlu dimasukkan sebab

nombor keahlian perkeso akan di
ambil dari no kad pengenalan
pegawai di IT0185-Personal ID.
3 Status Pilih/ masukkan status pegawai.
4 Employer SOCSO M Dipapar berdasarkan Pusat Nombor rujukan

Reference Number Pembayar pegawai. majikan yang dibaca
Semak dan pastikan betul. dari Pusat Pembayar
Pegawai.

Infotype 0198 - Schedular Deduction Tax

Infotype ini adalah infotype wajib untuk proses emolumen bagi pengiraan dan penghantaran
potongan cukai ke LHDN. Ia mesti diwujudkan bagi semua pegawai walaupun tidak dikenakan
potongan cukai pendapatan untuk membolehkan laporan berkaitan cukai pendapatan untuk
LHDN merangkumi semua pegawai yang dibayar emolumen melalui sistem iGFMAS yang
memerlukan maklumat Borang Maklumat Berkaitan Penggajian Dengan Majikan-Majikan
Terdahulu Dalam Tahun Semasa Bagi Tujuan Potongan Cukai Bulanan (TP3) dari majikan
lama di ambil kira di kiraan Potongan Cukai Bulanan (PCB) sistem iGFMAS.
Subtype yang terlibat bagi infotype ini adalah seperti berikut: -

01 Schedular Tax Deduction - Schedular Tax Deduction digunakan untuk semua pegawai
03 Previous Employment Details – Hanya bagi pegawai baru yang berpindah masuk dari
Agensi Kerajaan Lain/ Badan Berkanun/ Swasta

1. Skrin IT0198 - Schedular Deduction Tax (Sty 01) dipaparkan.

Butang (M)

Tarikh akhir mestilah
31.12.9999.
2 Tax type - Malaysia Pilih/ masukkan jenis cukai yang Subtype 01 -

dikehendaki. Schedular Tax
Deduction digunakan
untuk
semua pegawai,
manakala subtype 03
- Previous
Employment Details,
digunakan untuk
mengisi maklumat
berkaitan penggajian
dengan majikan-
majikan terdahulu
dalam tahun semasa
bagi tujuan PCB.


Butang (M)
3 Income tax number M Masukkan no cukai pendapatan

pegawai.
4 Income tax office M Untuk iGFMAS, sistem akan Kod pejabat cukai di
memaparkan “01”. mana cukai pegawai
akan diserahkan.
5 Contributing to tax M Tandakan medan contributing Medan penentu

to tax. samaada PCB di
kira. Ia perlu
ditandakan bagi
semua pegawai.
6 Married Tandakan petak ini jika kategori Kategori “2” atau

PCB pegawai adalah “2” atau “3”. “3” adalah bagi
pegawai
yang berkahwin dgn
pasangan tidak
bekerja atau
pasangan bekerja.
7 Number of dependents Masukkan bilangan Bilangan tanggungan

tanggungan pegawai. yang layak bagi
pengiraan cukai
secara PCB.
8 Spouse relief Tandakan jika kategori PCB Kategori “2” adalah

pegawai adalah “2”. bagi pegawai yang
telah berkahwin
dengan pasangan
tidak bekerja.
9 ER Tax Reference No. ER Tax Reference No dipapar Nombor rujukan

berdasarkan Pusat Pembayar majikan yang dibaca
pegawai. dari Pusat Pembayar
Semak dan pastikan betul. pegawai.
10 Optional Deductions Masukkan amaun pada petak- Bahagian ini adalah

petak pilihan. untuk merekodkan
maklumat TP1-Jenis
pembayaran luar
sistem iGFMAS yang
boleh mendapat rebat
cukai di kiraan PCB.

2. Skrin IT0198 - Schedular Deduction Tax (Sty 03) dipaparkan.

Butang (M)
1 Gross Renumeration M Masukkan jumlah pendapatan kasar

yang dikenakan cukai.
2 Total EPF Amount Masukkan jumlah EPF yang dikenakan

cukai.
3 Scheduled Tax M Masukkan jumlah potongan cukai

Deduction berjadual yang telah dikenakan cukai.
4 Zakat deduction M Masukkan jumlah potongan zakat.
Infotype 0199 - Add. Tax Deduction

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali melalui transaksi PA30-Maintain. Rekod di infotype
ini hanya diwujudkan untuk pegawai yang dibenarkan membuat caruman cukai bulanan melalui
kiraan secara manual atau untuk pembayaran cukai Arahan Potongan Gaji (CP38) oleh LHDN.
Jenis-jenis potongan adalah seperti berikut:
i. 01 Bagi kod potongan CP38

ii. 03 Bagi kod potongan cukai tambahan di kira secara manual.

1. Skrin IT0199 - Addl. tax deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Start M Masukkan tarikh mula & tarikh Tarikh efektif rekod

akhir potongan. pendapatan.
2 Tax type - Malaysia M Pilih/ masukkan Jenis Cukai 01 - Bagi kod

Tambahan. pendapatan CP38
03 - Bagi kod
pendapatan cukai
yang dikira secara
manual
3 Amount M Masukkan jumlah potongan

cukai.
4 Income tax number M No cukai pendapatan majikan.

Dipapar berdasarkan data di
IT0198-Schedular Deduction
Tax. Semak dan pastikan betul.

Infotype 0267 - Additional Off-Cycle Payments

Infotype ini dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini adalah untuk proses
emolumen bagi pembayaran imbuhan tahunan/ bantuan kewangan yang pembayarannya
dibuat secara Off-Cycle (Adhoc).
1. Skrin IT0267 - Additional Off-Cycle Payments dipaparkan.

Butang (M)
1 Wage Type M Masukkan kod pendapatan.
2 Amount M Masukkan amaun pendapatan.

Pastikan ”RM” di ruangan
sebelahnya.
3 Payment date M Masukkan tarikh pembayaran

pendapatan.
4 Off-cycle reas. Sebab Off-cycle. Biarkan

kosong.
5 Payroll Identifier Kod pengenalan bagi

pembayaran yang dibuat lebih
dari satu dalam sehari. Biarkan
kosong.

Infotype 0547 - BIK (TAX) Infotype For Malaysia

Infotype ini dikemaskini sama ada melalui transaksi ZRPY049–Kemaskini Data IT0547 &
IT9001 secara Auto-Pick-Up untuk kod 901 atau secara manual bagi lain-lain kod pada bila-
bila masa yang diperlukan.
Infotype ini menyimpan nilai pendapatan bercukai yang diperolehi oleh pegawai di luar sistem
emolumen (termasuk pembayaran yang dibuat di sistem iGFMAS-Kewangan) bagi
membolehkan ianya dimasukkan ke Penyata Pendapatan Tahunan (EC Form) untuk tujuan
pengiraan cukai tahunan.
1. Skrin IT0547 - BIK(TAX) Infotype for Malaysia dipaparkan.


Butang (M)
1 Start M Masukkan Tarikh mula & Tarikh Jika di masukkan

akhir pendapatan. melalui program
ZRPY049, tarikh
berdasarkan jenis
dokumen ‘KZ’.
2 Amount M Masukkan jumlah pendapatan. Jika di masukkan

melalui program
ZRPY049, amaun
berdasarkan jenis
dokumen ‘KZ’
untuk kod ‘901’
Infotype 2010 - Employee Remuneration Info

Infotype ini dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini penting untuk proses
emolumen bagi kumpulan C (Jawatan Bukan Tetap-Kadar Bayaran Harian) yang mendapat
bayaran secara kadar harian dengan menggunakan kod pendapatan 0010–Jumlah Hari
Bekerja (Daily Rated)
Pegawai mestilah terlebih dahulu diwujudkan kadar bulanan (kod pendapatan 0007-
Emolumen Pokok (Harian) (Daily Rated) atau kadar harian (kod pendapatan 0008-Kadar
Emolumen Hari (Daily Rated) dan (kod pendapatan 0009-Kadar Elaun Hari (Daily Rated) jika
perlu di IT0008.
Kod pendapatan 0010 di IT2010 mesti diwujudkan setiap bulan emolumen di mana
pembayaran perlu dibuat. Jika tidak dikemaskini, tiada pembayaran emolumen akan diproses
untuk pegawai berkenaan walaupun pegawai tersebut diwujudkan kod pendapatan 0007, 0008
dan 0009 di IT0008. Nilai unit kod pendapatan 0010 mestilah tidak melebihi 23 hari. Sekiranya
bilangan hari bekerja lebih daripada 23 hari, gunakan wagetype 0011 di Infotype 2010 dengan
memasukkan amaun (RM) yang dikira luar sistem iaitu lebihan bilangan hari bekerja darab
kadar bekerja sehari.

1. Skrin IT2010 - Employee Remuneration Info dipaparkan.

Butang (M)
1 Date M Masukkan tarikh pembayaran.
2 Wage type M Masukkan kod pendapatan.
3 Number/ unit M Masukkan unit hari atau jam

bekerja bagi pembayaran. Pilih/
Masukkan Days atau Hours di
ruangan sebelahnya

Infotype 9000 - Employee Miscellaneous Info

Infotype ini dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini bukan infotype wajib
untuk proses emolumen. Maklumat yang disimpan di infotype ini termasuklah maklumat
terperinci pegawai yang perlu ada bagi mengeluarkan laporan statistik mengenai pegawai.
1. Skrin IT9000 - Employee Miscellaneous Info dipaparkan.

Butang (M)
1 Emp Sub Category Maklumat pecahan bagi sub

Kumpulan Pekerja, sebagai
contoh: Imam
2 Position M Masukkan nama jawatan

pegawai.
3 Work Area M Masukkan nama tempat

bertugas (seperti di kod BU di
sistem HRMIS).


Butang (M)
4 State Code M Masukkan kod negeri tempat Maklumat seperti ini

bertugas. penting bagi
pengiraan elaun
seperti elaun sara
diri/ elaun Bantuan
Hidup Susah.
5 District Code M Masukkan kod daerah bagi Maklumat seperti ini

negeri tempat bertugas. penting bagi
pengiraan elaun
seperti elaun sara
diri/ elaun Bantuan
Hidup Susah.
6 Service Scheme (JPA) M Masukkan skim perkhidmatan

berkomputer JPA.
Infotype 9001 - Payment Voucher Details

Infotype ini menyimpan nilai terperinci pendapatan bercukai yang di perolehi oleh pegawai
melalui sistem iGFMAS-Kewangan. Amaun yang disimpan di infotype ini perlu disimpan di
IT0547-BIK juga menggunakan kod 901 bagi membolehkan ianya dimasukkan ke EC Form
bagi tujuan pengiraan cukai tahunan.
Infotype 9001 – Payment Voucher Details dan infotype 0547 - BIK akan dikemaskini secara
auto melalui transaksi ZRPY049-Kemaskini Data IT0547 & IT9001 secara Auto-Pick-Up.
Kedua-dua infotype ini juga boleh dikemaskini secara secara manual melalui PA30.

1. Skrin IT9001 - Payment Voucher Details dipaparkan.

Butang (M)
1 Start M Masukkan Tarikh Mula & Jika dimasukkan melalui

Tarikh Akhir pendapatan. program ZRPY049, tarikh
yang masukkan
berdasarkan dokumen jenis
‘KZ’.
2 Amount M Masukkan jumlah Jika dimasukkan melalui

pendapatan. program ZRPY049,
amaun berdasarkan
dokumen jenis ‘KZ’ ke kod
‘901’
3 Jenis Dokumen M Masukkan Jenis Dokumen. Jika dimasukkan melalui

program ZRPY049, Jenis
Dokumen berdasarkan dari
dokumen jenis ‘K6’.
4 Vendor M Masukkan kod vendor Jika dimasukkan melalui

pegawai. program ZRPY049, kod
vendor berdasarkan
5 Payment Date M Masukkan tarikh Jika dimasukkan melalui

pembayaran. program ZRPY049, tarikh
pembayaran berdasarkan
dari dokumen jenis ‘KZ’.


Butang (M)
6 Voucher Date M Masukkan tarikh baucar Jika dimasukkan melalui

pembayaran. program ZRPY049, tarikh
baucar
dokumen jenis ‘KZ’.
7 Clearing Document M Masukkan nombor Jika dimasukkan melalui

dokumen pembayaran. program ZRPY049, nombor
dokumen
dokumen jenis ‘KZ’.
8 Voucher Number M Masukkan nombor baucar Jika dimasukkan melalui

pembayaran. program ZRPY049, nombor
baucar pembayaran adalah
berdasarkan dokumen jenis
‘K6’.
9 District Code M Masukkan maklumat Jika dimasukkan melalui

baucar pembayaran. program ZRPY049,
maklumat baucher
10 Business Area M Masukkan Kod Pejabat Jika dimasukkan melalui

Perakaunan Pembayar. program ZRPY049, Kod
Pejabat Perakaunan
pembayar berdasarkan

Infotype 9100 - Penerima Saraan
Infotype ini dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini adalah infotype susulan
kepada IT0057-Personal Deductions bagi kod potongan saraan. Ia perlu dikemaskini bagi
menyimpan maklumat penerima saraan untuk pembayaran melalui EFT/ cek.
1. Skrin IT9100 - Penerima Saraan dipaparkan.

Butang (M)
1 Wage Type M Kod potongan berdasarkan kod

potongan saraan di IT0057.
2 Payee Name M Masukkan nama penerima saraan.
3 IC Number M Masukkan no kad pengenalan Wajib diisi untuk

penerima saraan. 2nd key Validation
di bank
4 Bank Key Masukkan kod bank gaji jika cara Wajib diisi jika
pembayaran adalah 'S’. Kosongkan Pembayaran = ‘S’
jika cara pembayaran adalah 'P’.
5 Bank Account Masukkan nombor akaun bank jika

cara pembayaran adalah ’S’.
adalah ’P’
6 Payment Method M Pilih/ masukkan cara pembayaran

kepada penerima saraan samada
“S” (EFT Payment) atau ‘’P” (Cek).

3.3. TUKAR REKOD KEMASUKAN BARU PEGAWAI
Pengenalan Kepada Tukar Rekod Kemasukan Baru Pegawai
Proses ini adalah bagi membuat pembetulan pada tarikh masuk, Kod Pegawai Pengawal
(Personnel Area), Kumpulan Pekerja (Employee Group) atau Sub Kumpulan Pekerja
(Employee Subgroup) bagi pegawai yang baru dilaksanakan proses kemasukan baru.
Tindakan pembetulan pada tarikh masuk hanya dapat dibuat sekiranya proses emolumen
belum dilaksanakan.

Butang (M)

masukkan"PA30".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)

contoh "21000269".
3 Menu Bar>Utilities M Klik pada Menu Bar Utilities.

3. Pada menu Utilities, Klik Change entry/ leaving date atau tekan e.

4. Skrin Change Actions dipaparkan.

Butang (M)
1 Start M Dalam petak Start, tukar tarikh

mula seperti diborang input data,
sebagai contoh "01.09.2014".
2 Personnel area Klik Personnel area. Tukar Kod

Pegawai Pengawal. Jika perlu.
3 Employee group Klik Employee group. Tukar

Kumpulan Pekerja. Jika perlu.
4 Employee subgroup Klik Employee subgroup.

Employee subgroupTukar Sub
Kumpulan Pekerja. Jika perlu.

5. Skrin Postpone action dipaparkan.

Butang (M)
1 Select all (Shift+F1) M Pilih butang select all untuk

memilih semua rekod.
2 Continue (Enter) M Klik Continue (Enter).

6. Skrin Postpone action dipaparkan.

Butang (M)
1 Continue M Klik Continue.
7. Skrin Information dipaparkan.

Butang (M)
1 Continue (Enter) M Klik Continue.

3.4. PENGENALAN KEPADA QUERY
Pengenalan Kepada Query Data Induk Kakitangan
Proses ini digunakan oleh Pejabat Perakaunan untuk menjana laporan data induk pegawai
menggunakan transaksi SQ01.

Butang (M)
1 Medan Arahan Pada Medan Arahan, masukkan

data sebagai contoh "SQ01".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Query from User Group/ GRC/ APPL: Initial Screen dipaparkan.

Butang (M)
1 Environment M Klik Environment pada menu

bar.
3. Klik pada Query areas atau tekan a.

4. Skrin Work Areas dipaparkan.

Butang (M)
1 Standard area (client- M Klik pilihan Standard area

specific) (client-specific).
2 Choose M Klik Choose.
5. Skrin Query from User Group Z1GFMAS_PY: Initial Screen dipaparkan.

Butang (M)
1 Other user group Klik Other user group.


Butang (M)
1 ZHRPY_IT0001 Org Klik pada pilihan ZHRPY_IT0001

Assignment (IT0001) Org Assignment (IT0001).
2 Execute (F8) M Klik Execute (F8).

7. Skrin Org Assignment (IT0001) dipaparkan.

Butang (M)
1 Reporting Period Klik pada pilihan All.
2 Employment Status Pada medan Employment Status pegawai: -

Status, masukkan status 0-Withdrawn
pegawai sebagai contoh "3". Jika 1-Inactive
Perlu. 3-Active
3 Employment group Pada medan Employment Kumpulan pekerja

group, masukkan kumpulan pegawai: -
pekerja pegawai sebagai contoh A - Jwtn Tetap
"B". Jika Perlu. B - Jwtn Bkn Tetap
KBB
C - Jwtn Bkn Tetap
KBH
D - Lain-lain
4 Business Area Pada medan Business Area,

masukkan Business
Area sebagai contoh "1010".
5 Payroll Area Pada medan Payroll Area,

masukkan Payroll Area sebagai
contoh "B1". Jika Perlu.
6 Execute (F8) Klik Execute (F8).

Save data query ke excel file
Proses ini digunakan untuk menyimpan data query dari SQ01 ke excel file.


Butang (M)
1 List Klik List.
3. Klik Export
4. Klik Spreadsheet

5. Skrin Save As dipaparkan.

Butang (M)
1 File name Pada medan file name masukkan

data sebagai contoh Sq01.XLSX
2 Save Klik Save
6. Skrin Select Spreadsheet dipaparkan


Butang (M)
1 Select from All Available M Klik pada pilihan Select from All
Formats Available Formats
7. Skrin SAP GUI Security dipaparkan

Butang (M)
1 Allow Klik Allow.
8. Skrin SQ01 dalam format Excel dipaparkan.

KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PENGGUNA
Proses Data Induk HCM-Rutin
Versi 2.0
For
iGFMAS PROJECT
Manual Pengguna iGFMAS – Proses Data Induk HCM-Rutin
PINDAAN DOKUMEN
1 0.1 1 Jan 2018 Marini Kamarulzaman Penyediaan manual pengguna
4 0.4 29 Jun 2018 Marini Kamarulzaman Pengemaskinian manual pengguna
6 0.6 16 Sep 2018 Aisyah Borhan Pengemaskinian selepas bengkel

semakan
terbitan pertama
manual pengguna
terbitan kedua

ISI KANDUNGAN
Muka Surat
2.1. Proses Data Induk HCM-Rutin ...................................................................................... 3
2.1.1. Tujuan Proses ..................................................................................................... 3
3.0 PROSES DATA INDUK HCM-RUTIN ....................................................................................... 7
3.1. Pengesahan Data Induk Pegawai ................................................................................. 7
3.1.1. Transaksi ZIPY002 .............................................................................................. 7
3.1.2. Transaksi ZRPY042 .......................................................................................... 12
3.2. Proses Kemasukan Baru Pegawai .............................................................................19
3.3. Proses Kemasukan Semula Pegawai .........................................................................37
3.3.1. Transaksi ZIPY002 ............................................................................................ 37
3.4. Proses Tukar Status Pegawai ke Tidak Aktif ..............................................................53
3.4.1. Transaksi ZIPY002 ............................................................................................ 53
3.5. Proses Tukar Status Pegawai ke Aktif ........................................................................62
3.5.1. Perubahan (Aktif) .............................................................................................. 62
3.5.2. Perubahan (Aktif) - Proses Tambahan ............................................................. 68
3.6. Proses Perubahan Data Organisasi (di PTJ sama) ....................................................76
3.6.1. Transaksi ZIPY002 ............................................................................................ 76
3.7. Proses Pindah Pegawai Antara PTJ ...........................................................................84
3.7.1. Proses Pindah Keluar Pegawai & Jana LPC .................................................... 84
3.7.2. Proses Pindah Masuk Pegawai ........................................................................ 87
3.8. Proses Penamatan....................................................................................................101
3.8.1. Transaksi ZIPY002 .......................................................................................... 101
3.9. Proses Data HR di Terima Dari HRMIS ....................................................................110
3.10. Jana Senarai Perbandingan Data KWSP dengan Status Pencen ...........................115
3.11. Jana Laporan Edit .....................................................................................................117
3.12. Jana Laporan Pengemaskinian Maklumat Gaji Penjawat Awam .............................119
3.13. Jana Emel 'No Gaji' untuk Pegawai Baru .................................................................121
3.13.1. Jana Senarai Pegawai Baru ......................................................................... 121
3.13.2. Jana Email dan SMS 'No Gaji" untuk Pegawai Baru .................................... 124
3.13.3. Lampiran ....................................................................................................... 125
3.14. Wujudkan Kod Vendor Bagi Pegawai Baru ..............................................................126

2.1. PROSES DATA INDUK HCM-RUTIN
Data induk HCM-Rutin merupakan proses berkala yang dilaksanakan oleh PTJ bagi setiap
cycle emolumen.
2.1.1. Tujuan Proses
Terdapat beberapa pengenalan yang terlibat di dalam Proses Data Induk HCM-Rutin.
Pengenalan tersebut adalah seperti berikut:

Induk HCM
1 Pengesahan Data Induk i. Program ZIPY002 digunakan untuk menyemak data
pegawai sama ada ia pernah diwujudkan atau belum
bagi pegawai baru berdasarkan Nombor Kad
Pengenalan atau Nombor Gaji sebelum
melaksanakan sebarang pengemaskinian.
ii. Program ZRPY042 digunakan untuk menyemak data

di Kew. 320 berkenaan dengan Pusat Pembayar, Kod
Perakaunan, Struktur Gaji dan Skim Gaji sebelum
kunci masuk dilaksanakan.
2 Proses Kemasukan Baru Pegawai Proses Kemasukan Baru adalah proses untuk mendaftarkan
pegawai baru yang belum ada nombor gaji di sistem
iGFMAS. Pegawai Baru adalah pegawai yang memasuki
Perkhidmatan Awam yang dibayar emolumen melalui sistem
iGFMAS buat pertama kali atau pegawai yang berpindah
dari agensi kerajaan lain
dan belum pernah ada nombor gaji di sistem iGFMAS.
Setelah dilaksanakan, Employment Status pegawai di

IT0000 adalah di status ‘3’ (Active).
3 Proses Kemasukan Semula Pegawai Proses Kemasukan Semula Pegawai adalah proses untuk
mendaftarkan semula pegawai ke sistem
iGFMAS. Pegawai untuk proses ini mestilah mempunyai
nombor gaji di sistem iGFMAS dan telah melalui proses
penamatan.


Induk HCM
IT0000 berubah daripada status ‘0’ (Withdrawn) kepada
status ‘3’ (Active).
4 Proses Tukar Status Pegawai ke Tidak Proses ini adalah proses bagi menukar status pada data
Aktif induk pegawai di sistem iGFMAS dari Aktif kepada Tidak
Aktif. Ia perlu dilaksanakan apabila pegawai mengambil cuti
tanpa gaji atau dikenakan tindakan tahan gaji.

IT0000 berubah daripada status '3' (Active) kepada status
'1' (Inactive).
5 Proses Tukar Status Pegawai ke Aktif Proses ini adalah proses bagi menukar status pada data
induk pegawai di sistem iGFMAS dari Tidak Aktif kepada
Aktif. Ia perlu dilaksanakan apabila pegawai kembali dari cuti
tanpa gaji atau diaktifkan semula selepas tahan gaji.
Apabila dilaksanakan di iGFMAS, Employment Status

pegawai di IT0000 akan berubah daripada status ‘1’
(Inactive) kepada ‘3’ (Active).
6 Proses Perubahan Data Organisasi (di Proses ini adalah proses bagi melaksanakan tugasan
PTJ sama) berikut:
i. Kemaskini Kod Pegawai Pengawal (Personnel

Area), Kumpulan Pekerja (Employee Group) atau
Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup) di
IT0000 yang tersilap di kemaskini pada bulan
sebelumnya. Sebab tindakan untuk tujuan ini
adalah 10-Perubahan Data Organisasi.
ii. Pindahan pegawai antara Pusat Pembayar di

PTJ yang sama atau pindahan pegawai antara
PTJ atau Pusat Pembayar di Pejabat
Perakaunan yang sama. Walaupun proses ini
boleh menggunakan kaedah di manual Proses
Pindah Pegawai antara PTJ, pengguna boleh
memilih untuk melaksanakannya melalui kaedah
ini. Sebab Tindakan untuk tujuan ini adalah 20-
Pindah Masuk (dr PTJ lain).


Induk HCM
Perubahan lain data di IT0001 seperti perubahan Vot, PTJ
di Pertanggung dan Pusat Pembayar boleh dibuat terus di
IT0001 melalui transaksi PA30.
7 Proses Pindah Pegawai antara PTJ Proses ini adalah bagi melaksanakan pemindahan pegawai
antara PTJ.
8 Proses Penamatan Proses ini perlu dilaksanakan bagi pegawai yang berpindah
ke agensi kerajaan lain atau tamat perkhidmatan.
Apabila dilaksanakan di iGFMAS, Employment Status

pegawai akan berubah daripada status ‘3’ (Active) kepada
status ‘0’ (Withdrawn)
9 Proses Data HR di Terima Dari HRMIS Proses ini adalah bagi mengemaskini maklumat dalam
sistem iGFMAS bagi tindakan Kemasukan Baru,
Kemasukan semula atau perubahan data yang dibenarkan
bagi pegawai sedia ada berdasarkan penerimaan data dari
sistem HRMIS.
Maklumat emolumen yang tidak dihantar oleh HRMIS perlu

dikunci masuk secara manual melalui transaksi PA30. Data
induk tersebut termasuklah, maklumat potongan/ elaun/
Perkeso/ alamat rumah kerajaan dan sebagainya
10 Jana Senarai Perbandingan Data KWSP Laporan Perbandingan Data KWSP Dengan Status Pencen
dengan Status Pencen ini dijana untuk memaparkan status pencen di IT0077 bagi
setiap pegawai yang tidak konsisten dengan data caruman
KWSP di IT0196. Data yang tidak konsisten perlu dibetulkan
sebelum proses emolumen.
11 Jana Laporan Edit Laporan Edit ini dijana bagi memaparkan perubahan data
induk pegawai yang telah dikemaskini pada tarikh atau oleh
pengguna sistem tertentu.
12 Jana Laporan Pengemaskinian Laporan Pengemaskinian Maklumat Gaji Penjawat Awam ini
Maklumat Gaji Penjawat Awam dijana bagi memaparkan perubahan data induk pegawai
yang telah dikemaskini berdasarkan perbandingan data dari
proses emolumen pegawai pada bulan sebelumnya.
Laporan ini hanya sesuai digunakan bagi pegawai yang
telah melalui proses emolumen di bulan sebelumnya.


Induk HCM
13 Jana Emel 'No Gaji' untuk Pegawai Baru Proses ini dilaksanakan untuk menjana emel dan SMS
pemberitahuan nombor gaji kepada pegawai yang baru
didaftarkan di iGFMAS. Ia dijana dua kali setiap bulan
seperti berikut:
i. Pada tarikh gaji Regular Cycle bagi pegawai
yang dibayar secara Regular Cycle di bulan
semasa.
ii. Pada awal bulan berikutnya bagi pegawai yang
dibayar secara Late Cycle pada bulan
sebelumnya.
14 Wujudkan Kod Vendor Bagi Pegawai Proses ini dilaksanakan untuk mewujudkan kod vendor di
Baru server iGFMAS-Kewangan bagi setiap pegawai baru yang
didaftarkan di server iGFMAS-HCM. Ia hanya dilaksanakan
di Pejabat Perakaunan secara adhoc di permulaan proses
emolumen Regular Cycle bulan berikutnya.

3.0 PROSES DATA INDUK HCM-RUTIN
3.1. PENGESAHAN DATA INDUK PEGAWAI
3.1.1. Transaksi ZIPY002
a) Semak Data Induk Pegawai berdasarkan No. Gaji
1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan

Butang (M)
1 Medan Arahan Dalam Medan Arahan, masukkan

"ZIPY002".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Employee Data Validation dipaparkan

Butang (M)
1 Personnel No. M Dalam petak Personnel No,

masukkan no gaji, sebagai contoh
"21000001".
2 Check M Klik Check untuk menyemak

maklumat pegawai.

3. Skrin Employee Data Validation dipaparkan.


Butang (M)
1 Personnel Action Klik pilihan Personnel Action. Untuk capaian terus ke

Skrin PA40. Jika perlu.
2 Maintain Master Data Klik pilihan Maintain Master Untuk capaian terus ke
Data. Skrin PA30. Jika perlu.
3 Display Master Data Klik pilihan Display Master Data. Untuk capaian terus ke
4 Refresh Klik pilihan Refresh. Untuk mengosongkan

data.
b) Semak Data Induk Pegawai berdasarkan No. Kad Pengenalan


Butang (M)
1 IC No. M Dalam petak IC No.,

masukkan no. kad pengenalan
pegawai, sebagai contoh
"570613035068".

maklumat pegawai.
3 Details Klik Details jika pegawai Butang Details hanya

mempunyai dua nombor gaji. akan dipilih sekiranya
skrin memaparkan
mesej pemberitahuan
berkenaan pegawai
yang mempunyai dua
nombor gaji.

3.1.2. Transaksi ZRPY042

a) Semak Pusat Pembayar

Butang (M)

"ZRPY042".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Validasi Data dipaparkan

Butang (M)
1 Pusat Pembayar M Klik pilihan Pusat Pembayar

(Pay Center) (Pay Center)
2 ENTER (Enter) M Klik ENTER (Enter).
3. Skrin Validasi Data - Pay Center dipaparkan.


Butang (M)
1 Pejabat Perakaunan M Dalam petak Pejabat Perakaunan

(Bus. Area) (Bus. Area), masukkan Kod Pejabat
Perakaunan, sebagai contoh "1010".
2 Pegawai Pengawal M Dalam petak Pegawai Pengawal

(Pers.area) (Pers.area), masukkan Kod Pegawai
Pengawal, sebagai contoh "D4".
3 Jabatan M Dalam petak Jabatan (Pers.Subarea),

(Pers.Subarea) masukkan Sub Kumpulan Pekerja,
4 Pusat Pembayaran M Dalam petak Pusat Pembayaran (Pay

(Pay Center) Center), masukkan Pusat Pembayar,
6 Back (F3) Klik Back (F3).
b) Semak Kod Perakaunan

Butang (M)
1 Kod Perakaunan M Klik pilihan Kod Perakaunan

(Accounting Code) (Accounting Code)

2. Skrin Validasi Data - Charge Line dipaparkan

Butang (M)
1 Vot (Fund) M Dalam petak Vot (Fund),

masukkan vot dana, sebagai
contoh "P4242".
2 Jab/ PTJ (Cost Ctr) M Dalam petak Jab/ PTJ (Cost Ctr),
masukkan Kod Jabatan/PTJ
dipertanggung, sebagai contoh
"42061101".
3 Aktiviti/ Amanah/ Projek M Dalam petak Aktiviti/ Amanah/

Setia (WBS) Projek Setia (WBS), masukkan
Kod Aktiviti/ Amanah atau Projek
Setia, sebagai contoh
"B42020202".

c) Semak Tangga Gaji

Butang (M)
1 Tangga Gaji (Salary M Klik pilihan Tangga Gaji (Salary

Structure) Structure)
2. Skrin Validasi Data - Salary Structure dipaparkan


Butang (M)
1 Kump Tanggagaji (PS M Dalam petak Kump Tanggagaji

type) (PS type), masukkan Jenis Skala
Gaji, sebagai contoh "03".
2 (PS area) M Dalam petak (PS area),

masukkan Kumpulan Skala Gaji,
sebagai contoh "F".
3 (PS group) M Dalam petak (PS group),

masukkan Tangga Gaji, sebagai
contoh "F44".
d) Semak Kod Skim Perkhidmatan

Butang (M)
1 Kod Skim Pkdmatan M Klik pilihan Kod Skim Pkdmatan

(Service Scheme) (Service Scheme)
2 ENTER (Enter) Klik ENTER (Enter).

2. Skrin Validasi Data - Service Scheme dipaparkan

Butang (M)
1 Tanggagaji (PS area) M Dalam petak Tanggagaji (PS

area), masukkan Kumpulan Skala
Gaji, sebagai contoh "F".
2 Kod Skim Pkdmatan M Dalam petak Kod Skim

(Service Scheme) Pkdmatan (Service Scheme),
masukkan Skim Perkhidmatan,
sebagai contoh "F-SOK-004".
3 ENTER (Enter) Klik ENTER (Enter).
3. Skrin Validasi Data - Service Scheme dipaparkan

3.2. PROSES KEMASUKAN BARU PEGAWAI

Butang (M)

masukkan"PA40".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Personnel Actions dipaparkan

Butang (M)

tarikh mula seperti di Borang
Input Data, sebagai contoh
"01.11.2014".
2 Personnel Actions M Klik pilihan Kemasukan Baru.
3 Personnel area M Dalam petak Personnel area,

masukkan Kod Pegawai
Pengawal seperti di Borang Input
Data, sebagai contoh "D4".
4 EE group M Dalam petak EE group,

masukkan kumpulan pekerja
seperti di Borang Input Data,
sebagai contoh "A".
5 EE subgroup M Dalam petak EE subgroup,

masukkan sub kumpulan pekerja

3. Skrin Create Actions dipaparkan

Butang (M)
1 Reason for Action M Dalam petak Reason for Action,

masukkan Kod Sebab Tindakan
2 Enter M Klik Enter. No. gaji pegawai akan

dijana secara
automatik.
3 Save M Klik Save.

4. Skrin Create Personal Data dipaparkan

Butang (M)
1 Gender M Dalam petak Gender, masukkan Di ruangan

jantina seperti di Borang Input Additional Data,
Data, sebagai contoh "L". jantina pegawai akan
berubah berdasarkan
jantina yang diisi di
medan Gender.
2 Full name M Dalam petak Full name,

masukkan nama pegawai seperti
di Borang Input Data, sebagai
contoh "ZAHID HAMIDI BIN
ZAINAL ABIDIN".
3 Birth date M Dalam petak Birth date,

masukkan tarikh lahir seperti di
Borang Input Data, sebagai
contoh "01.02.1972".
4 Mar.Status M Dalam petak Mar.Status,

masukkan status perkahwinan
sebagai contoh "BUJANG".


Butang (M)
5 Religion M Dalam petak Religion, masukkan

kod agama seperti di Borang
Input Data, sebagai contoh "01".
5. Skrin Subtype for Personal IDs dipaparkan.

Butang (M)
1 IC Description M Klik kod jenis pengenalan Pilih/masukkan jenis pengenalan

pegawai, sebagai contoh pegawai seperti di Borang Input
"01- IC". Data.
Kod yang digunakan di iGFMAS

adalah:
01-IC
02-Passport
03-Alternative IC
90-Tentera/ Polis
Wajib diisi untuk 2nd key

Validation di bank
2 Copy (Enter) M Klik Copy (Enter).

6. Skrin Create Personal IDs dipaparkan

Butang (M)
1 Identity Number M Dalam petak Identity Number, Buat semakan

masukkan data, sebagai contoh dengan Birth Date di
"720201". IT0002
2 Identity Number M Dalam petak Identity Number,

masukkan data, sebagai contoh
"10".
3 Identity Number M Dalam petak Identity Number,

masukkan no. kad pengenalan,

7. Skrin Create Organisational Assignment dipaparkan

Butang (M)
1 Subarea M Dalam petak Subarea, masukkan

Kod Jabatan, sebagai contoh "42".
2 Cost Ctr M Dalam petak Cost Ctr, masukkan

Kod Jabatan/PTJ dipertanggung,
3 Fund M Dalam petak Fund, masukkan vot,

sebagai contoh "P4242".
4 WBS Element M Dalam petak WBS Element,

masukkan Kod Aktiviti/Amanah atau
Projek Setia, sebagai contoh
"B42030299".


Butang (M)
5 Pay Center M Dalam petak Pay Center, masukkan

Pusat Pembayar, sebagai contoh
"0060".
8. Skrin Create Additional Personal Data dipaparkan.

Butang (M)
1 Ethnic Origin M Dalam senarai Ethnic Origin,

pilih bangsa pegawai, sebagai
contoh 01 Melayu.
2 Pension/ EPF Eligible M Dalam petak Pension/ EPF

Eligible, masukkan data, sebagai
contoh "3".
3 Citizen M Dalam petak Citizen, masukkan

kod warganegara, sebagai contoh
"001".

9. Skrin Create Addresses dipaparkan

Butang (M)
1 Address1 M Dalam petak Address1,

masukkan alamat pegawai,
sebagai contoh "JABATAN
KESIHATAN NEGERI
SELANGOR".

sebagai contoh "TINGKAT
9,WISMA SUNWAY".

sebagai contoh "SEKSYEN 9
SHAH ALAM".
4 Postal Code/ City M Dalam petak Postal Code/City,

masukkan poskod, sebagai
contoh "40100".
5 Postal Code/ City M Dalam petak Postal Code/City,

masukkan bandar, sebagai
contoh "SELANGOR".

10. Skrin Create Planned Working Time dipaparkan

Butang (M)

11. Skrin Create Basic Pay dipaparkan

Butang (M)
1 Reason M Dalam petak Reason, masukkan

kod sebab perubahan data gaji,
2 PS Area M Dalam petak PS Area, masukkan

Kumpulan Skala Gaji, sebagai
contoh "F".
3 PS group M Dalam petak PS group, masukkan

Tangga Gaji, sebagai contoh "F44".


Butang (M)
4 Increment Month M Dalam petak Increment Month,

masukkan bulan kenaikan gaji,
5 Cap.util.lvl M Pastikan 100.00
6 WkHrs/ period M Pastikan 160.00
12. Skrin Create Bank Details dipaparkan.

Butang (M)
1 Bank Key M Dalam petak Bank Key,

masukkan Kod Bank, sebagai
contoh "RHBBMYKL".
2 Bank Account M Dalam petak Bank Account,

masukkan No. Akaun Bank,

13. Skrin Create Employees Provident Fund dipaparkan

Butang (M)
1 EPF Number M Dalam petak EPF Number,

masukkan no. EPF, sebagai
contoh "45433256".
2 Contributing to EPF M Tandakan petak Contributing to Rujuk manual HCM-

EPF berdasarkan taraf pencen di 1002 untuk senarai
IT0077. taraf pencen.

14. Skrin Create Schedular Deduction Tax dipaparkan

Butang (M)
1 Income tax number Dalam petak Income tax number,

masukkan data, contoh "SG".

"44523321".

"67".
4 Income tax number M Dalam petak Income tax number,

masukkan no. cukai pendapatan,
sebagai contoh "2".
5 Family Information O Dalam petak Family Information,

tandakan jika berkenaan

15. Skrin Create Date Specifications dipaparkan

Butang (M)
1 Lantikan pertama M Dalam petak Lantikan pertama,

masukkan tarikh lantikan pertama,
2 Lantikan Sekarang M Dalam petak Lantikan Sekarang,

masukkan tarikh lantikan
sekarang, sebagai contoh
"01.11.2014".
3 Pencen/Bersara Awal M Dalam petak Pencen/ Bersara

Awal, masukkan tarikh
pencen/bersara awal, sebagai
contoh "12.07.2045".

16. Skrin Create Communication dipaparkan

Butang (M)
1 Email M Dalam petak Email, masukkan

alamat email pegawai, sebagai
contoh
"ZAHID.MIDI@YAHOO.COM".
17. Skrin Create Communication dipaparkan.


Butang (M)
1 Mobile No. M Dalam petak Mobile No. ,

masukkan nombor telefon
pegawai, sebagai contoh
"0127768778".
18. Skrin Create Employee Miscellaneous Info dipaparkan.


Butang (M)
1 Emp Sub Category Masukkan maklumat pecahan Bagi Kumpulan D.

bagi Sub Kumpulan Pekerja, Jika perlu.
sebagai contoh Imam.
2 Position M Dalam petak Position, masukkan

jawatan pegawai, sebagai contoh
"PEGAWAI TEKNOLOGI
MAKLUMAT".
3 Work Area M Dalam petak Work Area,

"JABATAN KESIHATAN
NEGERI SELANGOR".
4 State Code M Dalam petak State Code,

masukkan kod negeri, sebagai
contoh "10".
5 District Code M Dalam petak District Code,

masukkan kod daerah, sebagai
contoh "06".
6 Service Scheme (JPA) M Dalam petak Service Scheme

(JPA), masukkan kod skim
perkhidmatan pegawai, sebagai
contoh "F-PP-001".

3.3. PROSES KEMASUKAN SEMULA PEGAWAI

Butang (M)

"ZIPY002".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 IC No. M Dalam petak IC No., masukkan

data, sebagai contoh
"850201105624".

maklumat pegawai.



Butang (M)
1 Personnel Action Klik pilihan Personnel Action. Untuk capaian terus

ke Skrin PA40. Jika
perlu.
2 Maintain Master Data Klik pilihan Maintain Master Untuk capaian terus
Data. ke Skrin PA30. Jika
perlu.
3 Display Master Data Klik pilihan Display Master Data. Untuk capaian terus
ke Skrin PA20. Jika
perlu.

data.

5. Skrin Personnel Actions dipaparkan.

Butang (M)

masukkan data seperti di Borang
"21000269".

data seperti di Borang Input Data,
3 Kemasukan Semula M Klik pada pilihan Kemasukan

Semula.

Input Data, sebagai contoh "D4".

Input Data, sebagai contoh "A".


Butang (M)

6. Skrin Copy Actions dipaparkan.

Butang (M)


7. Skrin Change Organisational Assignment dipaparkan.

Butang (M)
1 Pay Center M Dalam petak Pay Center,

"0028".


Butang (M)
1 Kemasukan Semula- M Klik pada pilihan Kemasukan

Proses Tambahan Semula-Proses Tbhn.

9. Skrin Copy Personal Data dipaparkan.

Butang (M)
1 Save (Ctrl+S) M Ubah di medan yang diperlukan.

Klik butang Save (Ctrl+S).

10. Skrin Copy Additional Personal Data dipaparkan.

Butang (M)


11. Skrin Copy Basic Pay dipaparkan.

Butang (M)

12. Skrin Copy Bank Details dipaparkan.

Butang (M)

13. Skrin Copy Employees Provident Fund dipaparkan.

Butang (M)

14. Skrin Copy Schedular Deduction Tax dipaparkan.

Butang (M)

15. Skrin Change Date Specifications dipaparkan.

Butang (M)
16. Skrin Copy Communication dipaparkan.

Butang (M)


17. Skrin Change Employee Miscellaneous Info dipaparkan.

Butang (M)


3.4. PROSES TUKAR STATUS PEGAWAI KE TIDAK AKTIF

Butang (M)

"ZIPY002".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 Personnel No. M Dalam petak IC No, masukkan

"850201105622".

maklumat pegawai.



Butang (M)

ke Skrin PA40. Jika
perlu.
perlu.
ke Skrin PA20. Jika
perlu.

data.


Butang (M)

contoh "21000266"
2 From M Dalam petak From,

masukkan tarikh mula, sebagai
contoh "01.10.2014"
3 Personnel Actions M Klik pada pilihan Perubahan

(Tidak Aktif)
4 Execute (F8) M Klik Execute (F8)

5. Skrin Copy Actions dipaparkan

Butang (M)

masukkan Kod Sebab Tindakan,
sebagai contoh "32"
2 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S)

6. Skrin Copy Organizational Assignment dipaparkan

Butang (M)

Klik butang Save (Ctrl+S)

7. Skrin Delimit Recurring Allowance dipaparkan

Butang (M)
1 Rekod Pendapatan M Klik pada semua pilihan Rekod

Pendapatan

menghadkan rekod pendapatan
8. Skrin Delimit Recurring Deduction dipaparkan

Butang (M)
1 Rekod Potongan M Klik pada semua pilihan Rekod

Potongan

menghadkan rekod potongan

9. Skrin Delimit Penerima Saraan dipaparkan

Butang (M)
1 Rekod Penerima Saraan M Klik pilihan Rekod Penerima

Saraan

menghadkan rekod penerima
saraan

3.5. PROSES TUKAR STATUS PEGAWAI KE AKTIF
3.5.1. Perubahan (Aktif)
a) Transaksi ZIPY002

Butang (M)

"ZIPY002".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 Personnel No. M Dalam petak IC No, masukkan

"850201105622".

maklumat pegawai.


Butang (M)

ke Skrin PA40. Jika
perlu.
perlu.
ke Skrin PA20. Jika
perlu.

data.


Butang (M)

contoh "21000266"

tarikh mula, sebagai contoh
"01.11.2014"
3 Personnel Actions M Klik pilihan Perubahan Aktif

Pengawal, sebagai contoh "D4"

masukkan Kumpulan Pekerja,
sebagai contoh "A"

masukkan Sub Kumpulan
Pekerja, sebagai contoh "01"

5. Skrin Copy Actions dipaparkan

Butang (M)

masukkan Kod Sebab Tindakan,
sebagai contoh "12"

6. Skrin Copy Organisational Assignment dipaparkan.

Butang (M)

3.5.2 Perubahan (Aktif) - Proses Tambahan

Butang (M)
1 Personnel Actions M Klik pilihan Perubahan (Aktif)-

Proses Tbhn

2. Skrin Copy Personal Data dipaparkan

Butang (M)

3. Skrin Copy Additional Personal Data dipaparkan


Butang (M)

4. Skrin Change Basic Pay dipaparkan

Butang (M)



Butang (M)

6. Skrin Copy Employees Provident Fund dipaparkan


Butang (M)


Butang (M)



Butang (M)

9. Skrin Copy Communication dipaparkan

Butang (M)



Butang (M)


11. Skrin Create Employee Miscellaneous Info dipaparkan.

Butang (M)


3.6. PROSES PERUBAHAN DATA ORGANISASI (DI PTJ SAMA)

Butang (M)

"ZIPY002".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 Personnel No. M Dalam petak IC No, masukkan data,


maklumat pegawai.


Butang (M)

ke Skrin PA40. Jika
perlu.
perlu.
ke Skrin PA20. Jika
perlu.

data.


Butang (M)

"21000257".

"01.09.2014".
3 Enter Tekan kekunci Enter.


Butang (M)
1 Perubahan (Aktif) M Klik pilihan Perubahan (Aktif).
2 Personnel area M Dalam petak Personnel area, Tukar kod pegawai

masukkan kod pegawai pengawal, pengawal, jika perlu.
sebagai contoh "A2".
3 EE group M Dalam petak EE group, masukkan Tukar kumpulan

kumpulan pekerja, sebagai contoh pekerja, jika perlu.
"A".
4 EE subgroup M Dalam petak EE subgroup, Tukar sub kumpulan

masukkan sub kumpulan pekerja, pekerja, jika perlu.


Butang (M)

masukkan kod sebab tindakan,


Butang (M)


3.7. PROSES PINDAH PEGAWAI ANTARA PTJ
3.7.1. Proses Pindah Keluar Pegawai & Jana LPC
Proses Transfer-Out perlu dikunci masuk selepas tarikh pembayaran emolumen (bulan
semasa) setelah pegawai berpindah keluar ke PTJ dan AO baru pada bulan berikutnya
selepas Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8 –Pin.10/96)
lengkap diterima.
Tarikh Tindakan Transfer-In adalah pada 1 haribulan berikutnya, bulan bersamaan dengan
Kew.8 perpindahan pegawai lengkap diterima.

Butang (M)

masukkan"ZRPY033".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin LPC and Process Employee Transfer (AO/SAD) dipaparkan.

Butang (M)
1 Process Employee M Klik pada pilihan Process

Transfer-Out Employee Transfer-Out.
2 Enter (Enter) M Klik Enter (Enter).
3. Skrin Process Transfer Out - At Current PTJ dipaparkan.


Butang (M)
1 Personnel No M Dalam petak Personnel No,

masukkan Nombor Gaji, sebagai
contoh "21000261".
2 Generate Employee M Klik pada pilihan Generate

Pay Data (LPC) Employee Pay Data (LPC).
3 Data Effective Date M Pada petak Data Effective Date,

masukkan Tarikh Tindakan pindah
keluar pegawai, sebagai contoh
"01.09.2014".
4 Update Employee M Klik pada pilihan Update Proses Transfer-Out

Transfer Data-At Employee Transfer Data-At perlu dikunci masuk
IT0001 Org IT0001 Org Assignment. selepas tarikh
Assignment pembayaran emolumen
(bulan semasa) setelah
pegawai berpindah
keluar ke PTJ dan AO
baru pada bulan
berikutnya selepas
Kew.8 lengkap diterima.
5 Transfer To Bus Area M Dalam petak Transfer to Bus

Area, masukkan Pejabat
Perakaunan baru pegawai,
6 Transfer To Pay M Dalam petak Transfer to Pay

Center Center, masukkan Pusat
Pembayar baru pegawai, sebagai
contoh "0312".
7 Actual Transfer Date M Dalam petak Actual Transfer

Date, masukkan Tarikh Tindakan
pindah keluar pegawai, sebagai
contoh "01.09.2014".
8 Execute (F8) M Klik Execute (F8). Langkah ini akan

kemaskini IT0001
pegawai dgn maklumat
pindah keluar.

4. Skrin Senarai Data Gaji Pegawai (LPC) dipaparkan.
3.7.2. Proses Pindah Masuk Pegawai
1. Skrin LPC and Process Employee Transfer (AO/SAD) dipaparkan.

Butang (M)
1 Process Employee M Klik pada pilihan Process

Transfer-In Employee Transfer-In.
2 Enter (Enter) M Klik Enter (Enter).

a) Jana Senarai Pegawai akan di Pindah Masuk ke Pejabat Perakaunan
1. Skrin Process Transfer In - At New PTJ dipaparkan.

Butang (M)
1 Generate Employee M Klik pada pilihan Generate

'Transfer-In to Business Employee 'Transfer-In to
Area' List Business Area' List.
2. Skrin Senarai Pindah Masuk Pegawai ke Pejabat Perakaunan dipaparkan.

b) Jana LPC Semakan Pegawai Yang Akan Berpindah Masuk

Butang (M)
1 Generate Employee Pay M Klik pilihan Generate Employee

Data (LPC) - From Pay Data (LPC) - From Current
Current PTJ PTJ.

contoh "21000261".
3 Data Effective Date Klik pada petak Data Effective

Date. Tukar tarikh ke Tarikh
Pindah Masuk pegawai, jika
perlu.

2. Skrin Senarai Data Gaji Pegawai (LPC) dipaparkan.

Butang (M)
c) Proses Pindah Masuk Pegawai


Butang (M)
1 Process Transfer-In M Klik pilihan Process Transfer-In Proses Transfer-In

Employee Data-At IT0001 Employee Data-At IT0001 Org perlu dilakukan mulai
Assignment 1 haribulan berikutnya,
bulan bersamaan
dengan pegawai
dipindahkan ke PTJ
dan AO baru

contoh "21000261".
3 Transfer-In Date M Dalam petak Transfer-In Date, Tarikh ini mesti sama/
masukkan Tarikh Pindah sebenar selepas Tarikh
pegawai, sebagai contoh Tindakan Pindah
"01.09.2014". Keluar di pejabat lama
pegawai & sama spt di
Date Effective Date.
2. Skrin Process Transfer-In Ee to PTJ at "Infotype 0001-OrgAssignment dipaparkan.


Butang (M)
1 Personnel Area M Dalam petak Personnel Area,

Pengawal, sebagai contoh "A2".
2 Pers Subarea M Dalam petak Pers Subarea,

masukkan Jabatan/Kod Kump
PTJ, sebagai contoh "11".
3 EE Group M Dalam petak EE Group,

masukkan Kump Pekerja
pegawai, sebagai contoh "A".
4 EE Subgroup M Dalam petak EE Subgroup,

masukkan Sub Kump Pekerja
pegawai, sebagai contoh "01".
5 Fund M Dalam petak Fund, masukkan

Vot, sebagai contoh "T0110".
6 Cost Center M Dalam petak Cost Center,

masukkan Kod PTJ di
Pertanggung, sebagai contoh
"11010100".
7 WBS M Dalam petak WBS, masukkan

Akt/Amnh/P.setia, sebagai contoh
"B03020200".

masukkan Pusat Pembayar,
9 Payroll Area M Dalam petak Payroll Area,

masukkan Payroll Area, sebagai
contoh "36".
3. Skrin Prosess Transfer-In Ee to PTJ at ''Infotype 0001-OrgAssignment" dipaparkan.

d) Proses Perubahan Aktif-Proses Tambahan

Butang (M)

masukkan"PA40".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)

masukkan No Gaji, sebagai
contoh "21000261".

Tarikh Tindakan pindah masuk,
3 Perubahan (Aktif)-Proses M Klik pilihan Perubahan (Aktif)-

Tbhn Proses Tbhn.
4 Execute M Klik Execute.

3. Skrin Copy Personal Data dipaparkan.

Butang (M)
1 Save (Ctrl+S) M Ubah di medan yang diperlukan

dan klik butang Save.
4. Skrin Copy Additional Personal Data dipaparkan.


Butang (M)
1 Save (Ctrl+S) M Ubah dimedan yang diperlukan

5. Skrin Copy Basic Pay dipaparkan.

Butang (M)



Butang (M)

7. Skrin Copy Employees Provident Fund dipaparkan.


Butang (M)


Butang (M)



Butang (M)


Butang (M)


11. Skrin Copy Employee Miscellaneous Info dipaparkan.

Butang (M)


3.8. PROSES PENAMATAN

Butang (M)

"ZIPY002".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 Personnel No. M Dalam petak Personnel No,

"21000001".

maklumat pegawai.


Butang (M)
1 Personnel Action Klik pilihan Personnel Untuk capaian terus ke

Action. Skrin PA40. Jika perlu.
2 Maintain Master Data Maintain Master Data. Untuk capaian terus ke

3 Display Master Data Display Master Data. Untuk capaian terus ke

4 Refresh Refresh. Untuk mengosongkan

data.


Butang (M)

masukkan no gaji seperti di
Borang Input Data, sebagai
contoh "21000269".
2 From M Dalam petak From,

masukkan tarikh mula
tindakan seperti di Borang
"01.10.2014".
3 Personnel Actions M Klik pilihan Penamatan.


Butang (M)

masukkan sebab tindakan,


Butang (M)
1 Save (Ctrl+S) Klik Save (Ctrl+S).

7. Skrin Delimit Recurring Allowance dipaparkan.

Butang (M)
1 Rekod Pendapatan M Klik pada semua pilihan

pendapatan.
2 Delimit (Shift+F1) M Klik Delimit (Shift+F1) untuk Delimit rekod

menghadkan rekod pendapatan. pendapatan pegawai,
jika ada.
8. Skrin Delimit Recurring Deduction dipaparkan.


Butang (M)
1 Rekod Potongan M Klik pada semua pilihan

potongan.

menghadkan rekod potongan. potongan pegawai,
jika ada.
9. Skrin Delimit Penerima Saraan dipaparkan.

Butang (M)
1 Penerima Saraan M Klik pada semua pilihan penerima

saraan.

menghadkan rekod penerima penerima saraan
saraan. pegawai, jika ada.

9. Skrin Delimit Addl. tax deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Rekod Cukai M Klik pada pilihan potongan cukai.
2 Delimit M Klik Delimit untuk menghadkan Delimit rekod

rekod potongan cukai. potongan cukai
pegawai, jika ada.
10. Skrin Delimit Employee Miscellaneous Info dipaparkan.


Butang (M)
1 Maklumat Pegawai M Klik pada pilihan maklumat

pegawai.

menghadkan rekod maklumat maklumat pegawai,
pegawai. jika ada
3.9. PROSES DATA HR DI TERIMA DARI HRMIS

Butang (M)

"ZIPY002_HRMIS".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 HRMIS M Klik pilihan HRMIS.
2 Serial No M Dalam petak Serial No,

masukkan no siri HRMIS, sebagai
contoh "HRMIS0000045".
3 Check M Klik Check untuk menyemak no

siri HRMIS yang dimasukkan.
4 Proceed M Klik Proceed untuk meneruskan

proses kemaskini data HR yang
diterima dari HRMIS.
3. Skrin HRMIS - Hiring Data Validation dipaparkan.


Butang (M)
1 Action Reason M Dalam petak Action Reason,

masukkan sebab tindakan,
2 Action Date M Dalam petak Action Date,

masukkan tarikh mula tindakan,
3 Personnel Area M Dalam petak Personnel Area,

Pengawal, sebagai contoh "D4".
4 EE Group M Dalam petak EE Group,

masukkan kumpulan pekerja,
sebagai contoh "A".
5 EE Sub Group M Dalam petak EE Sub Group,

masukkan sub kumpulan pekerja,


Butang (M)
1 Subarea M Dalam petak Subarea, masukkan

kod kumpulan PTJ, sebagai
contoh "42".
2 Cost Center M Dalam petak Cost Center,

masukkan Jab/PTJ
dipertanggung, sebagai contoh
"42060101".
3 WBS M Dalam petak WBS, masukkan

kod Aktiviti/ Amanah/ Projek
Setia, sebagai contoh
"B42030299".

masukkan Pusat Pembayar,
5 Fund M Dalam petak Fund, masukkan

vot, sebagai contoh "P4242".


Butang (M)
1 Create M Klik Create untuk muat naik data

ke iGFMAS.
2 Reject Klik Reject jika data tidak

lengkap, oleh itu data tidak boleh
di muat naik dan pastikan petak
Reject Reason diisi untuk
menghantar semula data ke
HRMIS.
3 Print M Klik Print untuk memaparkan

maklumat pegawai yang telah
berjaya didaftarkan ke iGFMAS.
6. Skrin HRMIS-Hiring Data Validation dipaparkan.

3.10. JANA SENARAI PERBANDINGAN DATA KWSP DENGAN STATUS PENCEN

Butang (M)

masukkan"ZRPY001".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Perbezaan Data Taraf Pencen & Caruman KWSP dipaparkan.

Butang (M)
1 Key Date M Dalam petak Key Date,

masukkan tarikh data yang di
perlukan, sebagai contoh
"24.06.2014".
3. Skrin Perbezaan Data Taraf Pencen & Caruman KWSP.

3.11. JANA LAPORAN EDIT

Butang (M)

masukkan"ZRPY043".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Laporan Edit dipaparkan.

Butang (M)
1 Changed by M Dalam petak Changed by, Petak ini hanya di isi

masukkan ID Pengguna, sebagai jika memerlukan
contoh "IAAISYAH". janaan laporan
berdasarkan ID
Pengguna.
2 Changed on M Klik pada petak Changed on.

Tukar tarikh mula dan tarikh akhir
yang di paparkan, jika perlu.
3 Summary Page Tandakan di petak Summary

Page, jika memerlukan laporan di
jana bersama Summary Page.
4 Logged Details Tandakan petak Logged

Details, jika memerlukan laporan
di jana bersama Logged Details.

3. Skrin Senarai Laporan Edit dipaparkan.
3.12. JANA LAPORAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT GAJI PENJAWAT AWAM


Butang (M)

masukkan"ZRPY109".
2 Enter Klik Enter.
2. Skrin Laporan Pengemaskinian Maklumat Gaji Penjawat Awam dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll area M Dalam petak Payroll area,

masukkan payroll area, sebagai
contoh "B1".
2 Personnel Number Pada petak Personnel Number

masukkan nombor gaji, jika perlu.

3. Skrin Laporan Pengemaskinian Maklumat Gaji penjawat Awam dipaparkan.
3.13. JANA EMEL 'NO GAJI' UNTUK PEGAWAI BARU
3.13.1. Jana Senarai Pegawai Baru


Butang (M)

masukkan"ZRPY114".
2 Enter Klik Enter.
2. Skrin New Hire Email/ SMS Notification-Personnel No dipaparkan.


Butang (M)
1 Regular Pay Date Klik pilihan Regular Pay Date. Report akan dijana
berdasarkan tarikh
masuk pegawai baru
dalam tempoh yang
dipilih.
2 Month End Date Klik pilihan Month End Date. Jika Report akan dijana
perlu. berdasarkan tarikh
masuk pegawai baru
dalam tempoh yang
dipilih.
3 New Hire List M Pilih petak New Hire List.
3. Skrin Senarai New Hire Email/ SMS Notification-Personnel No dipaparkan.

3.13.2. Jana Email dan SMS 'No Gaji" untuk Pegawai Baru
1. Skrin Senarai New Hire Email/SMS Notification-Personnel No dipaparkan.

Butang (M)
1 EMAIL Notification M Pilih petak EMAIL Notification to

New Hire.
2 SMS Notification M Pilih petak SMS Notification to

New Hire.

2. Skrin Email/ SMS file successfully sent/ created dipaparkan.
3.13.3. Lampiran
Contoh Email

3.14. WUJUDKAN KOD VENDOR BAGI PEGAWAI BARU

Butang (M)
1 Medan Arahan Pada Medan Arahan, masukkan data

sebagai contoh "ZRPY118".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Create Employee Vendor untuk Wujudkan Kod Vendor bagi Pegawai Baru Secara
Batch dipaparkan.

Butang (M)
1 Period Pada medan Period, masukkan

data sebagai contoh
"01.08.2017".
2 Kemasukan Baru dan M Klik pilihan Kemasukan Baru

Perubahan Aktif dan Perubahan Aktif
3 Test Run Kosongkan petak Test Run atau

tandakan petak bagi
melaksanakan larian simulasi.

Batch dipaparkan.

Butang (M)


Butang (M)

data sebagai contoh "ZRPY118".
2 Enter Klik Enter.
AdHoc (Personnel Number Only) dipaparkan.


Butang (M)
1 Period Pada medan Period, masukkan

data sebagai contoh
"01.04.2016".
2 Personnel Number M Pada medan Personnel

Number, masukkan data sebagai
contoh "55003".
3 Ad Hoc (Personnel M Klik pilihan Ad Hoc (Personnel

Number Only) Number Only)
4 Test Run Kosongkan petak Test Run atau

tandakan petak bagi
5 Execute (F8) M Klik Execute (F8). Dilaksanakan secara

background
Ad Hoc (Personnel Number Only) dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit (Shift+F3).

KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PENGGUNA
Proses Data Induk HCM – Ad Hoc
Versi 2.0
For
iGFMAS PROJECT
Manual Pengguna iGFMAS – Proses Data Induk HCM – Ad Hoc
PINDAAN DOKUMEN
1 0.1 12 Feb 2018 Aisyah Borhan Penyediaan manual pengguna
2 0.2 14 Feb 2018 Suhana Syukri Pengesahan Ketua Modul
4 0.4 29 Jun 2018 Aisyah Borhan Pengemaskinian manual pengguna

semakan
terbitan pertama
manual pengguna
terbitan kedua

ISI KANDUNGAN
Muka Surat
2.1. Proses Data Induk HCM Ad Hoc .................................................................................. 3
Tujuan Proses ..................................................................................................... 3
3.1. Jana Laporan - TP3 ...................................................................................................... 6
3.2. Jana Laporan - PCB (II) ..............................................................................................10
3.3. Jana Senarai Data HR dari HRMIS ............................................................................14
3.4. Jana Senarai Baucar Bayaran di IT0547 & IT9001 ....................................................16
3.5. Jana Laporan Kenaikan Gaji Tidak Menurut KGT ......................................................18
3.6. Kemaskini Infotype Secara Batch ...............................................................................21
Proses Pindahan Fail dari LOCAL ke Server.................................................... 22
Proses Kemaskini Infotype ............................................................................... 24
Lampiran ........................................................................................................... 29
3.7. Kemaskini Data IT0001 ...............................................................................................31
Upload from Selection Screen .......................................................................... 32
Refresh Functional Area (Copy & Save IT0001) .............................................. 34
Upload from file (*.xls) ....................................................................................... 35
Lampiran ........................................................................................................... 36
3.8. Jana Data Induk bagi eGaji .........................................................................................37
Muat Turun Pilihan Data Induk ke Folder eGaji ................................................ 37
Jana Emel Pemberitahuan Kepada Pegawai eGaji .......................................... 40
Lampiran ........................................................................................................... 42
3.9. Kemaskini Transaksi PA03 Secara Batch ..................................................................43
Jana Senarai Payroll Area Record .................................................................... 43
Kemaskini Earliest Retro Acctg Period ............................................................. 45
3.10. Jana Senarai Pencen/ Tamat Kontrak ........................................................................47
3.11. Kemaskini Data IT0547 (Auto Pick Up) ......................................................................49

2.1. PROSES DATA INDUK HCM AD HOC

Data induk HCM Ad Hoc merupakan proses Ad Hoc yang dilaksanakan oleh PTJ/ Pejabat
Perakaunan sekiranya perlu bagi setiap cycle emolumen.
Tujuan Proses
Proses Data Induk Ad Hoc adalah seperti berikut:
No. Proses Data Induk Ad Hoc Penerangan
1 Jana Laporan-TP3 Laporan Maklumat Berkaitan Penggajian Dengan Majikan-

Majikan Terdahulu Dalam Tahun Semasa Bagi Tujuan
Potongan Cukai Bulanan (TP3) ini dijana bagi pegawai
yang ditamatkan di sistem iGFMAS dan berpindah keluar
daripada sistem iGFMAS (contohnya: Berpindah ke
Badan Berkanun atau Kerajaan Negeri).
Borang ini menyenaraikan maklumat berkaitan penggajian

pegawai semasa di iGFMAS dalam tahun semasa bagi
tujuan penyelarasan Potongan Cukai Bulanan (PCB) di
majikan pegawai yang baru.
Sebelum laporan ini dijana, pegawai mesti telah

ditamatkan perkhidmatan di iGFMAS dan telah membuat
permohonan. Laporan ni hanya akan berjaya dijana bagi
pegawai dalam employment status ‘0’=withdrawn.
2 Jana Laporan-PCB(II) Laporan PCB (II) ini dijana untuk memaparkan potongan
cukai berjadual pegawai pada tahun semasa. Ia dijana
hanya bagi pegawai yang memohon untuk mendapatkan
laporan PCB (II) ini.
3 Jana Senarai Data HR dari HRMIS Laporan ini dijana untuk membuat semakan data yang
diterima dari sistem HRMIS.
4 Jana Senarai Baucar Bayaran di IT0547 Senarai Baucar Bayaran di IT0547 & IT9001 dijana untuk
& IT9001 memaparkan data baucar bayaran yang dibuat di iGFMAS
-Kewangan dan telah dikemaskini ke IT0547 dan IT9001 di
Ibu Pejabat JANM.

5 Jana Laporan Kenaikan Gaji Tidak Laporan Kenaikan Gaji Tidak Menurut KGT dijana untuk
Menurut Kenaikan Gaji Tahunan (KGT) memaparkan senarai pegawai dengan kenaikan gaji pokok
kurang atau melebihi amaun KGT atau peratusan kenaikan
gaji yang dibenarkan seperti yang disimpan di jadual
Kenaikan Gaji Tahunan.
Laporan ini dijana berdasarkan Sebab Perubahan 02-

Kenaikan Gaji di IT0008 - Basic Pay bulan semasa dengan
perbandingan rekod di bulan sebelumnya.
6 Kemaskini Infotype Secara Batch Program ini digunakan untuk mengemaskini data induk di
infotype yang tertera di skrin apabila menerima arahan
perubahan yang perlu dilaksanakan secara batch:
Kemaskini Infotype boleh dilaksanakan secara:
Foreground/ Background.
7 Kemaskini Data IT0001 Program kemaskini data di IT0001 ini digunakan di

Pejabat Perakaunan untuk mengemaskini data induk
pegawai di IT0001 apabila menerima arahan perubahan
yang perlu dilaksanakan secara batch.
8 Jana Data Induk bagi eGaji Program ini dilarikan untuk muat turun data Induk HCM dari
sistem iGFMAS untuk tujuan penghantaran ke sistem
eGaji.
9 Kemaskini Transaksi PA03 Secara Batch Proses ini adalah untuk mengemaskini data di medan
Earliest Retro Acctg Period di Payroll Controll Record
(Transaksi PA03) secara batch.
Proses ini hanya dilaksanakan di Ibu Pejabat JANM pada

bila-bila masa untuk Payroll Area Pejabat Perakaunan
yang kedudukan proses gajinya berada di status 3-Exit
Payroll sahaja.
10 Jana Senarai Pencen/ Tamat Kontrak Laporan ini dijana untuk memaparkan senarai pegawai
yang akan bersara atau tamat kontrak. Tarikh persaraan
yang dipaparkan adalah berdasarkan tarikh bersara awal/
pencen di IT0041.
Jika tarikh ini tiada di IT0041, tarikh persaraan akan dikira

berdasarkan tarikh lahir pegawai di IT0002. Tarikh tamat
kontrak yang dipaparkan pula adalah berdasarkan tarikh
tamat kontrak di IT0019.

Laporan ini dijana oleh Ibu pejabat JANM bagi tujuan

penyemakan ID Pengguna yang perlu ditukar ke tidak aktif
pada tarikh-tarikh berkenaan.
11 Kemaskini Data IT0547 (Auto Pick Up) Program Kemaskini Data IT0547 dan IT9001 (Auto Pick
Up) ini dilarikan untuk mengemaskini IT0547 dan IT9001
dengan data baucar manual bagi pembayaran bercukai
kepada pegawai yang dibuat di iGFMAS-Kewangan.
Data di IT0547 ini akan dimasukkan ke borang EC

pegawai. Program ini dilarikan secara JSM (Job Schedule
Management).

3.1. JANA LAPORAN - TP3

Butang (M)

masukkan"PC00_M14_CTP3".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Report RPCTP3L0 dipaparkan.

Butang (M)
1 Current year Pilih Current year.
2 Personnel Number M Dalam petak Personnel Number,

masukkan nombor gaji, sebagai contoh
"21000263".
3 Payroll Area M Dalam petak Payroll area, masukkan

payroll area, sebagai contoh "B1".
4 Year Selection for M Dalam petak Year Selection for TP3 Medan ini adalah
TP3 form form, masukkan tahun semasa, sebagai tahun laporan TP3
contoh "2014". dijana.
5 Generation Date M Dalam petak Generation Date, Tarikh ini adalah

masukkan tarikh semasa, sebagai tarikh borang TP3
contoh "24.07.2014". dijana.
6 Name of the Previous M Dalam petak Name of the Previous

Employer1 Employer 1, masukkan maklumat
majikan pegawai, sebagai contoh
"JABATAN AKAUNTAN NEGARA".


Butang (M)
7 Employer1 reference M Dalam petak Employer 1 reference

number number, masukkan nombor rujukan
cukai majikan, sebagai contoh
"2940625-00".
3. Skrin Print dipaparkan

Butang (M)
1 Print Preview Klik Print Preview.

4. Skrin Print Preview Borang TP3 dipaparkan

3.2. JANA LAPORAN - PCB (II)

Butang (M)

masukkan"ZPC00_M14_CTP2".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Summary of Employee Tax Contribution - PCB 2 (II). dipaparkan.

Butang (M)
1 Personnel Number Dalam petak Personnel

Number, masukkan data,
2 Payroll Area Dalam petak Payroll area,

"B1".
3 Employer Reference No. Dalam petak Employer

Reference No., masukkan data,
sebagai contoh "E 914929-05".
4 Tax Assessment Year Dalam petak Tax Assessment

Year, masukkan data, sebagai
contoh "2014".
5 Name Dalam petak Name, masukkan

data, sebagai contoh "SITI
MAISARAH BINTI OTHMAN".


Butang (M)
6 Designation Dalam petak Designation,

"HR MANAGER".
7 Telephone No. Dalam petak Telephone No.,

"03-2232459".
3. Skrin Summary of Employee Tax Contribution - PCB 2(II). dipaparkan.

Butang (M)
1 Print Form Klik Print Form.

4. Skrin Print dipaparkan.

Butang (M)
5. Skrin Print Preview of LOCL Page 00001 of 00001 dipaparkan.

3.3. JANA SENARAI DATA HR DARI HRMIS

Butang (M)

masukkan"ZIPY004".
2 Enter Klik Enter.
2. Skrin HRMIS EE HR Data-Inbound List dipaparkan.


Butang (M)
1 No. Kad Pengenalan Pada petak No. Kad

Pengenalan. Masukkan No. Kad
Pengenalan, jika perlu.
2 No. Gaji Pada petak No. Gaji. Masukkan

No. Gaji jika perlu
3 No. Siri M Dalam petak No. Siri, masukkan

No. Siri HRMIS, sebagai contoh
"HRMIS0000046".
4 Jenis Tindakan M Dalam petak Jenis

Tindakan, masukkan jenis
tindakan jika perlu, sebagai
contoh "N".
5 Tarikh Mula Tindakan Pada petak Tarikh Mula

Tindakan, masukkan tarikh mula
tindakan, jika perlu.
6 to Pada petak to, masukkan tarikh

akhir tindakan, jika perlu.
7 Status Ke HRMIS Pada petak Status Ke HRMIS,

masukkan status ke HRMIS, jika
perlu.
3. Skrin HRMIS EE HR Data - Inbound List dipaparkan.

3.4. JANA SENARAI BAUCAR BAYARAN DI IT0547 & IT9001

Butang (M)

masukkan"ZRPY050".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Senarai BIK (Pendapatan Bercukai Melalui Auto Pick-Up) dipaparkan.

Butang (M)
1 Period Pada petak Period, tarikh mula

dan tarikh akhir yang dipaparkan
adalah tarikh bagi bulan semasa,
tukar jika perlu.
2 Business Area Pilih/masukkan Business

Area, tukar jika perlu.
3. Skrin SENARAI BIK (PENDAPATAN BERCUKAI MELALUI AUTO PICK-UP) dipaparkan.

3.5. JANA LAPORAN KENAIKAN GAJI TIDAK MENURUT KGT

Butang (M)

masukkan"ZRPY115".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Salary Increment Exception Report dipaparkan

Butang (M)
1 Period M Dalam petak Period, masukkan Tarikh Mula adalah

tarikh permulaan data untuk tarikh permulaan
diproses, sebagai contoh rekod IT0008 yang
"01.08.2014". perlu dibaca.
2 To M Dalam petak To, masukkan Tarikh Akhir data

tarikh akhir data untuk diproses, adalah tarikh akhir
sebagai contoh "31.08.2014". rekod IT0008 yang
perlu dibaca.
3 Kumpulan Lain-Lain M Pilih Kumpulan Lain-Lain untuk

memaparkan laporan bagi
pegawai di skim bukan Jusa.


Butang (M)
4 Kumpulan Jusa Pilih Kumpulan Jusa untuk

memaparkan laporan bagi
pegawai di skim Jusa.
5 ALV Pilih petak ALV jika perlu.
3. Skrin Salary Increment Exception Report dipaparkan.

3.6. KEMASKINI INFOTYPE SECARA BATCH

Butang (M)

masukkan"ZRPY068".
2 Enter Klik Enter.

Proses Pindahan Fail dari LOCAL ke Server
1. Skrin Kemaskini IT0008/9/14/15/57/267/2010/547/198 (Secara Batch) dipaparkan.


Butang (M)
1 IT0057 - Personal Pilih infotype, sebagai contoh

Deductions (Non IT0057 - Personal Deductions
Saraan) (Non Saraan).
2 From Local M Dalam petak From Local, Masukkan nama

masukkan nama folder & fail, folder + fail yang
sebagai contoh perlu dipindahkan ke
"C:\TEMP\IT00057.txt". Server AL11.
3 From/ To Server M Dalam petak From/ To Server, Masukkan nama

masukkan nama folder & folder + fail
fail, sebagai contoh di server AL11 di
"/HCQ/1010/1GFMAS/IT00057.txt" mana fail perlu
dipindahkan dari
folder di C:\TEMP\.
4 Save file (To enable Pilih Save file (To enable

Background process) Background process).
5 Test Run Klik petak Test Run untuk

menyemak data yang akan
dikemaskini. Jika perlu.

Proses Kemaskini Infotype
1. Skrin Kemaskini IT0008/9/14/15/57/267/2010/547/198 (Secara Batch) dipaparkan.


Butang (M)
1 From/ To Server M Dalam petak From/ To Server, Masukkan nama

masukkan nama folder & fail, folder + fail di server
sebagai contoh AL11.
"/HCQ/1010/1GFMAS/IT00057.txt".
2 Update Infotype Pilih Update Infotype

(Background-From (Background-From AL11 Server).
AL11 Server)
3 ALV Layout Tandakan petak ALV Layout. Jika

perlu.
4 Test Run Tandakan petak Test Run jika

perlu, untuk menyemak data
sebelum dimuat naik.
5 Program M Klik Menu Program (F8).
2. Klik pada menu Execute in Background F9 atau tekan i.
3. Skrin Background Print Parameters dipaparkan.


Butang (M)
1 Output Device Pada medan Output Device,

masukkan data sebagai contoh
"LOCL".
2 Continue (Shift+F1) M Klik Continue (Shift+F1).
4. Skrin Start Time dipaparkan.

Butang (M)
1 Immediate Klik Immediate.
2 Check Klik Check.
3 Save (Ctrl+S) Klik Save (Ctrl+S).


Butang (M)

data sebagai contoh "SMX".
2 Enter Klik Enter.

6. Skrin Job Overview dipaparkan.

Butang (M)
1 Job Name M Pilih petak JobName ZRPY068.
2 Spool M Klik Spool.
7. Skrin Output Controller: List of Spool Requests dipaparkan.

Butang (M)
1 Spool No M Pilih petak Spool no 2642.
2 Display contents M Klik Display contents (F6).
8. Skrin Kemaskini Infotype Secara Batch dipaparkan.

Lampiran
(a) Contoh fail muat naik IT0008 - Basic Pay
(b) Contoh fail muat naik IT0009 - Bank Info
(c) Contoh fail muat naik IT0014 - Recurring Payments/ Deductions
(d) Contoh fail muat naik IT0015 - One Time Payments

(e) Contoh fail muat naik IT0057 - Personal Deductions
(f) Contoh fail muat naik IT0267 - Additional Off-Cycle Payments
(g) Contoh fail muat naik IT0547 – BIK (TAX) Infotype for Malaysia
(h) Contoh fail muat naik IT2010 - Remuneration Info
(i) Contoh fail muat naik IT0198 - Schedular Tax Deductions (Sty 01)

3.7. KEMASKINI DATA IT0001

Butang (M)

masukkan"ZRPY067".
2 Enter Klik Enter.

Upload from Selection Screen
1. Skrin Batch update IT0001 - Org Assignment dipaparkan.

Butang (M)
1 Key Date M Dalam petak Key Date, masukkan

data, sebagai contoh "01.08.2014".
2 Pay Center M Dalam petak Pay Center, masukkan

data, sebagai contoh "0011".
3 Upload from Selection M Klik pada pilihan Upload from

Screen Selection Screen.
4 New Fund (Vot) Dalam petak New Fund (Vot),

masukkan Vot baru, sebagai contoh
"P4242".
5 New WBS Dalam petak New WBS

(Akt/Amnh/P.setia) (Akt/Amnh/P.setia), masukkan kod
Akt/Amnh/P.Setia baru, sebagai
contoh "B03030000".


Butang (M)
6 New Cost Center (Kod Dalam petak New Cost Center,

Kumpulan PTJ/ PTJ) masukkan Kod Kumpulan PTJ/PTJ
Dipertanggung baru, sebagai
contoh "42061101".
7 New Pay Center Dalam petak New Pay Center,

masukkan Pusat Pembayar baru,
8 Test Run Klik untuk mengosongkan petak

Test Run.

Refresh Functional Area (Copy & Save IT0001)

Butang (M)
1 Key Date M Dalam petak Key Date,

"01.08.2014".

"0011".
3 Refresh Functional Area M Klik pada pilihan Refresh

( Copy & Save IT0001 ) Functional Area (Copy & Save
IT0001).
4 Test Run Klik untuk mengosongkan petak Test Run digunakan

Test Run. untuk menyemak
data tanpa sebarang
pengemaskinian
dilakukan.

Upload from file (*.xls)


Butang (M)
1 Key Date M Dalam petak Key Date, masukkan Tarikh mula data
tarikh mula, sebagai contoh di IT0001 yang perlu
"01.08.2014". kemaskini.
2 Upload from file M Klik pada pilihan Upload from file

(*.xls) (*.xls).
3 Local Path M Dalam petak Local Path, Masukkan folder + nama

masukkan fail bagi data yang akan
folder dan nama fail, sebagai dimuat naik.
contoh
"C:\Users\Rentwise\Desktop
\IT0001.xlsx".
4 Test Run Klik untuk mengosongkan petak Test Run digunakan untuk
Test Run. menyemak data tanpa
sebarang
pengemaskinian
dilakukan.
Lampiran
(a) Contoh fail muat naik IT0001 dalam format *.xls

3.8. JANA DATA INDUK BAGI EGAJI
Muat Turun Pilihan Data Induk ke Folder eGaji

Butang (M)

2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Data Induk Sistem Gaji (eGaji) - HO dipaparkan.

Butang (M)
1 Tarikh Efektif Tarikh Efektif dipaparkan pada

tarikh semasa. Tukar jika perlu.
2 Data Induk M Pilih pilihan Data Induk.
3 Fail Pejabat Perakaunan M Pilih petak Fail Pejabat

(Business Area) Perakaunan (Business Area).
4 Fail Kump PTJ (Pers M Pilih petak Fail Kump PTJ (Pers
Subarea) Subarea).
5 Fail PTJ (Functional M Pilih petak Fail PTJ (Functional

Area) Area).
6 Fail Pusat Pembayar M Pilih petak Fail Pusat Pembayar

(Pay Center) (Pay Center).


Butang (M)
7 Pej Perakaunan M Dalam petak Pej Perakaunan,

masukkan kod Pejabat
Perakaunan, sebagai contoh
"1010".
8 Fail Individu - Baru Aktif Pilih petak Fail Individu - Baru

(Bulanan) Aktif (Bulanan).
9 Fail Bank Akaun - Baru Pilih petak Fail Bank Akaun -

Tukar (Bulanan) Baru Tukar (Bulanan).
10 Fail Individu - Kekal Pilih petak Fail Individu - Kekal

Keluar Sistem (Tahunan) keluar sistem (Tahunan)
3. Skrin Data Induk Sistem Gaji (ePayslip & eLaporan) - HO dipaparkan.

Butang (M)

Jana Emel Pemberitahuan Kepada Pegawai eGaji
1. Skrin Data Induk Sistem Gaji (ePayslip & eLaporan) - HO dipaparkan.

Butang (M)
1 Email Notifikasi Pilih pilihan Email Notifikasi.
2 Nama Pegawai Dalam petak Nama Pegawai,

"ZAINUDDIN BIN OMAR".
3 No Telefon M Dalam petak No Telefon,

"03-6552353".
4 Emel M Dalam petak Emel, masukkan

"zainuddin@anm.gov.my".

2. Skrin Emel Notis berjaya dihantar dipaparkan.

Lampiran

3.9. KEMASKINI TRANSAKSI PA03 SECARA BATCH
Jana Senarai Payroll Area Record

Butang (M)

masukkan"ZRPY102".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Batch update - Payroll Control Record dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll Control Rec M Pilih pilihan Payroll Payroll Control Rec List akan
List Control Rec List. memaparkan senarai Batch
update-Payroll Control Record.
2 Payroll Area M Dalam petak Payroll Area, Kosongkan untuk

masukkan payroll area, memaparkan semua payroll
sebagai contoh "01". area.
3 to M Dalam petak to, masukkan Kosongkan untuk

payroll area, sebagai memaparkan semua payroll
contoh "X3". area.
3. Skrin Senarai Batch update - Payroll Control Record Report dipaparkan.

Butang (M)

Kemaskini Earliest Retro Acctg Period
1. Skrin Senarai Batch Update - Payroll Control Record Report dipaparkan.

Butang (M)
1 Maintain Payroll Period M Pilih Maintain Payroll Period. Maintain Payroll

Period akan
mengemaskini tarikh
pengemaskinian data
induk pegawai pada
tarikh yang di
benarkan
2 Bulan Earl. RA M Dalam petak Bulan Earl.

Accounting RA Accounting, masukkan
bulan untuk pengemaskinian
data induk pegawai, sebagai
contoh "04".
3 Tahun Earl. RA M Dalam petak Tahun Earl.

Accounting RA Accounting, masukkan
tahun untuk pengemaskinian
data induk pegawai, sebagai
contoh "2014".

2. Skrin Batch Update - Payroll Control Record dipaparkan.

3.10. JANA SENARAI PENCEN/ TAMAT KONTRAK

Butang (M)

masukkan"ZRPY108".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Laporan Tarikh Persaraan/ Tamat Kontrak dipaparkan.

Butang (M)
1 Key Date M Klik pada petak Key Date. Tarikh

akan dipaparkan pada tarikh
semasa, tukar jika perlu.
2 Personnel Number Pada petak Personnel Number

masukkan no gaji, jika perlu.
3 Business area Pada petak Business Area,

tukar jika perlu.
4 Retirement List M Pilih Retirement List jika perlu

menjana senarai pegawai yang
akan bersara.
5 Retirement Age M Dalam petak Retirement Age,

masukkan umur persaraan,
6 Contract End List Pilih Contract End List jika perlu

menjana senarai pegawai yang
akan tamat kontrak.
7 ALV Pilih petak ALV, jika perlu.

3. Skrin Laporan Tarikh Persaraan/ Tamat Kontrak dipaparkan.
3.11. KEMASKINI DATA IT0547 (AUTO PICK UP)

Butang (M)

masukkan"ZRPY049".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Kemaskini Data IT0547 & IT9001 Melalui Auto-PickUp dipaparkan.

Butang (M)
1 Period M Klik pada petak Period. Tarikh pada

petak period akan dipaparkan pada
bulan semasa. Tukar jika perlu.
2 Personnel Number Masukkkan No Gaji pada petak

Personnel Number. Jika perlu.
3 Business Area M Pada petak Business Area. Tukar

kod pejabat perakaunan, jika perlu.
4 Test Run Klik untuk mengosongkan petak Test Run digunakan

Test Run. untuk menyemak
data tanpa sebarang
pengemaskinian
dilakukan.

3. Skrin Kemaskini Data IT0547 & IT9001 Melalui Auto-PickUp dipaparkan.

KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PENGGUNA
Proses Emolumen Bulanan
Versi 2.0
For
iGFMAS PROJECT
Manual Pengguna iGFMAS – Proses Emolumen Bulanan
PINDAAN DOKUMEN
1 0.1 1 Jan 2018 Nasyitah Mohd Zubir Penyediaan manual pengguna
4 0.4 12 Jul 2018 Nasyitah Mohd Zubir Pengemaskinian manual pengguna

semakan
terbitan pertama
manual pengguna
terbitan kedua

ISI KANDUNGAN
Muka Surat
2.1. Proses Emolumen – Bulanan ....................................................................................... 4
2.1.1. Tujuan Proses ..................................................................................................... 4
3.0 PROSES EMOLUMEN – Bulanan .......................................................................................... 11
3.1. Proses Pindahan Fail HCM .........................................................................................11
3.1.1. Pindahan Fail Arahan Potongan Gaji APG ....................................................... 11
3.1.2. Pindahan Fail Data Potongan Gaji Bagi Angkasa, BSN, CP39, KWSP dan
SOCSO ............................................................................................................. 13
3.2. Muatnaik - Data TP1 Diterima Dari HRMIS ................................................................16
3.2.1. Sampel Emel Arahan Potongan Gaji ................................................................ 17
3.3. Muat Naik Data - Arahan Potongan Gaji (APG) .........................................................18
3.3.1. Dapatkan Nama Fail APG Dari Emel ................................................................ 18
3.3.2. Muat Naik Data - Arahan Potongan Gaji (APG) ................................................ 21
3.3.3. Semak Status Proses Secara Background di Batch Input Monitoring .............. 26
3.4. Kemaskini Data IT0027 ...............................................................................................30
3.5. Penyediaan Status Proses Gaji - di Pejabat Perakaunan ..........................................33
3.5.1. Selenggara Butiran Komunikasi PTJ ................................................................ 33
3.5.2. Penyediaan Status Proses Gaji ........................................................................ 37
3.6. Proses Simulasi Gaji - di PTJ .....................................................................................43
3.7. Pengemaskinian Status Proses Gaji - di PTJ .............................................................46
3.8. Proses Simulasi Gaji - di Pejabat Perakaunan ...........................................................49
3.9. Proses Emolumen (Regular/ Daily Rated & Late Cycle) ............................................55
3.9.1. Set Payroll Area ................................................................................................ 55
3.9.2. Release Payroll ................................................................................................. 57
3.9.3. Start Payroll (Background) ................................................................................ 59
3.9.4. Correction .......................................................................................................... 65
3.10. Proses Emolumen (Off-Cycle) ....................................................................................67
3.10.1. Semak Payroll Status di Mod ‘Exit’ ................................................................. 67
3.10.2. Proses Emolumen Off-Cycle (Background) .................................................... 69
3.11. Simulasi Penyediaan Penghantaran ...........................................................................75
3.11.1. Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank (Pre DME) ................................... 75
3.11.2. Simulasi Penghantaran Kewangan ................................................................. 79
3.12. Jana Senarai 'Posting Period' .....................................................................................86
3.13. Proses Hantaran Data Gaji ke iGFMAS - Kewangan .................................................89
3.13.1. Exit Payroll ...................................................................................................... 89
3.13.2. Create Posting Document ............................................................................... 92
3.13.3. Release dan Post Posting Document ke iGFMAS - Kewangan ..................... 94

3.13.4. Paparkan dokumen yang telah di post ke iGFMAS - Kewangan .................. 101
3.13.5. Reverse Posted Document ........................................................................... 104
3.14. Proses Penghantaran Data Gaji ke Bank .................................................................111
3.14.1. Jana DME ID (PRE DME) ............................................................................. 111
3.14.2. DME - Wujudkan Fail Data Gaji Mengikut Fail Format Bank ........................ 114
3.14.3. Jana Laporan-Laporan Penghantaran Gaji .................................................. 119
3.14.4. Sample Senarai Laporan .............................................................................. 122
3.15. Proses Penyediaan Pembayaran Saraan .................................................................124
3.15.1. Jana Laporan Saraan ................................................................................... 124
3.15.2. Wujudkan Dokumen Bayaran di iGFMAS - Kewangan ................................ 127
3.15.3. Papar Laporan Pembayaran Saraan ............................................................ 132
3.16. Jana Laporan dan Penyata Caj Perkhidmatan .........................................................135

2.1. PROSES EMOLUMEN – BULANAN
Proses emolumen bulanan adalah merujuk kepada proses yang dilakukan oleh Ibu Pejabat
JANM, Pejabat Perakaunan dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) pada setiap bulan.
Di dalam iGFMAS terdapat beberapa tindakan dalam proses emolumen bulanan seperti
berikut:
No. Proses Emolumen Penerangan

Bulanan
1 Proses Pindahan Program ZFILEMGR adalah program utiliti untuk membantu Ibu Pejabat JANM
Fail HCM dan Pejabat Perakaunan melaksanakan tugasan berikut:
Di Ibu Pejabat JANM - Bagi pindahan fail arahan potongan gaji (APG) dari
server WebMethods ke folder C:\temp untuk perlaksanaan proses muat naik.
Dan, bagi pindahan fail 'Error' yang terhasil semasa proses muat naik APG
dari folder C:\temp ke folder WebMethods di server AL11. Contoh APG
adalah seperti Angkasa dan BSN.
Di Pejabat Perakaunan - Bagi pindahan fail potongan APG atau pembayaran

gaji sama ada dari iGFMAS ke folder WebMethods di server AL11 atau dari
folder C:\temp ke folder WebMethods di server AL11. Contoh data potongan
adalah seperti Angkasa, BSN, CP39, KWSP dan SOCSO
2 Muatnaik – Data Proses muat naik data TP1 adalah program utiliti yang membolehkan Ibu
Tuntutan Potongan Pejabat JANM melaksanakan muat naik data TP1 dari folder WebMethods-In
Dan Rebat Individu di server AL11 ke IT0198-Schedular Deduction Tax (Styp: 01) dan IT0015
Bagi Tujuan - One Time Payment (Wage Type: 5900 - Zakat Deduction) di sistem
Potongan Cukai iGFMAS.
Bulanan (TP1)
diterima dari HRMIS Sebelum memulakan proses ini, nama fail perlu diambil daripada emel arahan
potongan gaji berkaitan di Inbox pengguna di kod transaksi SBWP. Proses ini
akan menghasilkan fail 'Error' data TP1 jika ada. Contohnya, nombor gaji tidak
aktif/tamat.
Proses ini hanya boleh dilaksanakan oleh Ibu Pejabat JANM.


Bulanan
3 Muat Naik Data - Proses muat naik arahan potongan gaji (APG) adalah program utiliti untuk Ibu
Arahan Potongan Pejabat JANM melaksanakan muat naik arahan potongan gaji APG dari folder
Gaji (APG) iGFMAS di server AL11 ke IT0057-Personal Deduction di sistem iGFMAS .
Proses ini merangkumi langkah-langkah berikut:
1. Nama fail perlu diambil dari emel arahan potongan gaji berkaitan di inbox
pengguna di kod transaksi SBWP.
2. Melalui transaksi ZRPY017, muat naik arahan potongan gaji (APG) dan
mewujudkan fail 'Error' APG jika ada, contohnya nombor gaji tidak wujud
di sistem.
3. Kemaskini data ke IT0057-Recurring Deduction melalui transaksi SM35.
4. Fail Error yang berada di server AL11 perlu dipindahkan ke folder
WebMethods melalui transaksi ZFILEMGR. Fail ini kemudiannya akan
dipindahkan ke Comm. Server untuk diambil oleh APG.
Proses ini hanya boleh dilaksanakan oleh Ibu Pejabat JANM
4 Kemaskini Data Proses ini akan dilaksanakan untuk mewujudkan rekod baru di IT0027-Cost
IT0027 Distribution bagi setiap rekod di IT0001-Organizational Assignment yang
baru dikemaskini. Kedua-dua infotype perlu menyimpan data kod akaun yang
sama bagi setiap pegawai. Data kod akaun yang diwujudkan di IT0027 adalah
- Jabatan/PTJ diPertanggung (Cost Center), Vot/Dana (Fund), Jabatan/PTJ
Penyedia (Functional Area) dan Aktiviti/ Amanah/ Projek Setia (WBS
Element).
Program ini mesti dijana setelah selesai dilaksanakan proses kunci masuk data
induk pegawai hingga ke proses simulasi gaji.
Proses ini hanya boleh dilaksanakan di Pejabat Perakaunan.
5 Penyediaan Status Proses ini disediakan bagi memberi ruang komunikasi di antara Pejabat
Proses Gaji - di Perakaunan dengan PTJ di sistem iGFMAS. Ia diperlukan oleh Pejabat
Pejabat Perakaunan Perakaunan untuk mendapat maklumat mengenai kesediaan PTJ (iaitu PTJ
telah menyelesaikan proses simulasi gaji dengan sempurna dan tiada lagi ralat
di data induk pegawai) bagi proses gaji diteruskan di Pejabat Perakaunan.
1. Kemaskini emel dan nombor telefon PTJ melalui transaksi ZRPY107, jika
perlu. Setiap kali proses ini dilaksanakan, pastikan fail untuk muat naik yang
disediakan mengandungi senarai penuh data bagi semua PTJ di Pejabat
Perakaunan walaupun kemaskini hanya untuk penambahan/pembetulan
bagi sebahagian PTJ sahaja.


Bulanan
2. Kemaskini status kesediaan proses gaji bagi PTJ kepada status 'Open'
melalui transaksi ZRPY100.
3. Hantar emel pemberitahuan tentang permulaan simulasi gaji kepada PTJ
melalui transaksi ZRPY100.
4. Kemaskini status kesediaan proses gaji bagi PTJ yang memohon ulangan
kepada status 'Repeat' melalui transaksi ZRPY100, jika perlu. Proses ini
hanya dilaksanakan jika akan permohonan dari PTJ berkaitan atau ada
keperluan untuk PTJ melaksanakan ulangan proses simulasi gaji.
5. Jana senarai status simulasi PTJ melalui transaksi ZRPY100, jika perlu.
Proses ini hanya boleh dilaksanakan oleh Pejabat Perakaunan.

6 Proses Simulasi Gaji Proses Simulasi Gaji (ZRPY106) di PTJ dilaksanakan bagi tujuan memastikan
- di PTJ tiada ralat pada data induk pegawai sebelum proses emolumen Regular/Late
Cycle dimulakan di Pejabat Perakaunan.
Proses ini hanya boleh dilaksanakan oleh PTJ.
7 Pengemaskinian Proses ini (ZPRY101) disediakan bagi memberi ruang komunikasi di antara
Status Proses Gaji - Pejabat Perakaunan dengan PTJ di sistem iGFMAS . Ia diperlukan oleh Pejabat
di PTJ Perakaunan untuk mendapat maklumat mengenai kesediaan PTJ (iaitu PTJ
telah menyelesaikan proses simulasi gaji dengan sempurna dan tiada lagi ralat
di data induk pegawai) bagi proses emolumen diteruskan di Pejabat
Perakaunan.
Proses ini membolehkan penukaran status kesediaan proses emolumen

daripada status 'Open' atau 'Repeat' kepada status 'Complete' setelah proses
simulasi gaji di PTJ selesai dilaksanakan. Proses ini hanya boleh dilaksanakan
setelah emel pemberitahuan bagi permulaan proses simulasi gaji diterima
daripada Pejabat Perakaunan.
Proses ini hanya boleh dilaksanakan oleh PTJ.

8 Proses Simulasi Gaji Proses simulasi gaji di Pejabat Perakaunan dilaksanakan bagi tujuan untuk
- di Pejabat memastikan tiada ralat pada data induk pegawai sebelum proses emolumen
Perakaunan Regular/Late Cycle bermula.
Bagi tidak membebankan sistem, proses simulasi mesti dibuat hanya secara
background melalui transaksi ZRPCSC000. Petak Display Log di Skrin Edit
Variants: Report RPCALCL0 ditanda bagi membolehkan pengiraan proses
emolumen dipapar untuk dianalisa secara terperinci. Oleh kerana
penggunaannya boleh menyebabkan proses simulasi emolumen mengambil
masa yang panjang, petak ini hanya ditanda apabila membuat simulasi untuk
jumlah nombor gaji yang terhad.


Bulanan
Status bagi larian program secara background boleh disemak di Display Own
Jobs (transaksi SMX) manakala laporan hasil dari larian secara background
pula boleh diperoleh di spool (transaksi SP02). Pastikan statistik di muka surat
terakhir laporan ini menunjukkan nilai '0' di ruangan 'Rejected' dan 'Error'.

Nota:
i. Background adalah proses janaan secara tidak langsung berinteraktif
dengan pengguna tanpa menggangu proses kerja yang lain. Proses ini
juga dilakukan untuk tidak membebankan sistem. (Langkah
background rujuk 3.9.3 para 4).
ii. Foreground adalah proses janaan berinteraktif secara langsung
dengan pengguna. Proses ini dilakukan dengan klik pada ikon execute
.
9 Proses Emolumen Proses Emolumen (Regular, Daily Rated & Late Cycle) akan dilaksanakan
(Regular, Daily setelah proses simulasi emolumen selesai. Penerangan mengenai proses
Rated & Late Cycle) emolumen (Regular, Daily Rated & Late Cycle) di iGFMAS adalah seperti
berikut:
1. Regular Cycle
Proses emolumen bulan semasa bagi pegawai, dibayar mengikut tarikh
yang ditetapkan bagi setiap bulan.
2. Daily Rated
Proses emolumen bulan sebelumnya bagi pegawai Daily Rated, dibayar
mengikut kadar harian pada 4 hari bekerja bulan berikutnya.
3. Late Cycle
Proses emolumen bulan semasa bagi pegawai baru (dibayar mengikut
kadar bulanan) yang lewat didaftarkan ke sistem iGFMAS iaitu selepas proses
emolumen Regular Cycle bulan semasa selesai.
10 Proses Emolumen Proses emolumen (Off-Cycle) dilaksanakan untuk pembayaran yang perlu
(Off-Cycle) dibuat berasingan dan di luar proses emolumen Regular. Proses ini boleh
dilaksanakan sebelum atau selepas proses emolumen Regular. Contoh
bayaran yang memerlukan proses ini adalah pembayaran imbuhan tahunan/
bayaran kewangan.


Bulanan
Proses ini hanya boleh dilaksanakan hanya apabila payroll area berada di
status ‘Exit’. Bagi tidak membebankan sistem, proses ini mestilah dilaksanakan
secara background. Status bagi larian program secara background boleh
disemak di Display Own Jobs (transaksi SMX) manakala laporan hasil dari
larian secara background pula boleh diperoleh di spool
(transaksi SP02). Pastikan statistik di muka surat terakhir laporan menunjukkan
nilai '0' di ruangan 'Rejected' dan 'Error'.
11 Simulasi Penyediaan Proses simulasi penghantaran data gaji ke bank dan penghantaran data gaji ke
Penghantaran Data iGFMAS-Kewangan akan dilaksanakan setelah selesai proses emolumen
(regular cycle/ daily rated/ late cycle/ off-cycle). Kedua-dua proses ini perlu
bagi memastikan tiada ralat pada data gaji pegawai dan data gaji pegawai tidak
lagi memerlukan pembetulan atau ulangan pada proses emolumen.
Proses simulasi ini perlu dilaksanakan sebelum proses penghantaran data gaji
ke bank dan penghantaran data gaji ke iGFMAS -Kewangan.
12 Jana Senarai Proses ini dilaksanakan hanya jika perlu untuk menyemak Posting Period di
'Posting Period' iGFMAS -Kewangan sebelum penghantaran data gaji ke sistem tersebut
dilaksanakan.
Penyemakan ini adalah bagi memastikan tempoh Financial Posting untuk

bulan semasa telah dibuka bagi penghantaran data gaji ke iGFMAS -
Kewangan.
13 Proses Hantaran Sebelum meneruskan ke proses ini, sila pastikan simulasi penyediaan
Data Gaji ke penghantaran data gaji ke iGFMAS-Kewangan dan simulasi penyediaan
iGFMAS -Kewangan penghantaran ke bank telah dilaksanakan tanpa sebarang ralat.
Proses ini hanya dilaksanakan di Pejabat Perakaunan.
14 Proses Proses penghantaran data gaji ke bank akan dilaksanakan setelah selesai
Penghantaran Data proses penghantaran gaji ke iGFMAS -Kewangan.
Gaji ke Bank


Bulanan
1. PRE-DME melalui transaksi PC00_M14_CDTA. Langkah ini akan menjana
DME ID untuk program DME di langkah berikut.
2. DME melalui transaksi ZRPY035, Langkah ini bagi mewujudkan fail data
gaji mengikut fail format bank.
3. Jana laporan penghantaran gaji melalui transaksi ZRPY019 bagi
pembayaran bank gaji secara cek (jika ada). Pilihan laporan di langkah ini
adalah seperti di bawah dengan manual ini akan hanya menerangkan cara
untuk menjana salah satu daripadanya. Lain-lain laporan boleh dijana
mengikut langkah yang sama (jika perlu):
Lampiran Penghantaran Bank
Senarai Ringkasan Bank
Senarai Bank Kredit
Senarai Pembayaran Gaji Pusat Pembayar
Senarai Pembayaran Gaji (ALV)
4. Penyediaan pembayaran secara EFT/Cek. Langkah ini dilaksanakan di
iGFMAS- Kewangan.
5. Bagi pindahan data pembayaran gaji melalui Comm Server, pindahkan fail
penghantaran gaji (ZFILEMGR) ke bank dari folder iGFMAS di server AL11
ke folder WebMethod. Bank akan menerima emel pemberitahuan
berkenaan EFT dan fail yang sedia untuk dimuat turun di Comm Server
melalui langkah ini. Bagi arahan pembayaran emolumen secara Cek, CD
dan Cek perlu dihantar kepada bank yang berkaitan (jika ada).
15 Proses Penyediaan Proses penyediaan pembayaran saraan akan dilaksanakan setelah selesai
Pembayaran Saraan proses penghantaran data gaji ke iGFMAS -Kewangan.
Proses ini memerlukan langkah-langkah berikut:

1. Jana Laporan Saraan - Langkah ini akan mewujudkan data di customize
Table: ZPYT022-Saraan Payment Details berdasarkan data penerima
saraan di proses emolumen dan di IT9100-Penerima Saraan melalui
transaksi ZRPY057.
2. Wujudkan dokumen bayaran di iGFMAS -Kewangan - Langkah ini akan
mewujudkan one-time payment bagi setiap penerima bayaran di Table
ZPYT022-Saraan Payment Details melalui transaksi ZRPY121. Langkah
ini juga akan mengemaskini Table: ZPYT022 - Saraan Payment Details
dengan nombor dokumen posting bagi mengelakkan data yang sama
diproses semula.


Bulanan
17 Jana Laporan dan Program ini dijana untuk mengeluarkan Laporan Caj Perkhidmatan berdasarkan
Penyata Caj pusat pembayar dan APG. Potongan gaji yang dikenakan caj perkhidmatan
Perkhidmatan akan diambil kira di proses emolumen dan kenaan caj ini juga akan di post
melalui proses penghantaran data gaji ke iGFMAS -Kewangan. Ia hanya dijana
setelah selesai proses-proses berikut:
Proses Penghantaran Data Gaji ke iGFMAS -Kewangan

Proses Penghantaran Data Gaji ke Bank
Proses Penyediaan Pembayaran Saraan

3.0 PROSES EMOLUMEN – BULANAN
3.1. PROSES PINDAHAN FAIL HCM
3.1.1. Pindahan Fail Arahan Potongan Gaji APG

Butang (M)

masukkan"ZFILEMGR".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Pindahan File dipaparkan.

Butang (M)
1 File ID M Dalam petak File ID, masukkan No. ID

Fail, sebagai contoh "00042".
3 Transfer from M Klik pilihan Transfer from Server to

Server to Server Server (Directory within same B.Area).
(Directory within
same B.Area)
4 From server M Dalam petak From server, masukkan

Server path, sebagai contoh
"/ERROR_1012_4156_072014.txt".
5 Check/Propose file M Klik Check/Propose file name.

name
6 Test Run Klik untuk mengosongkan petak Test Run.
7 Transfer M Klik Transfer.

3.1.2. Pindahan Fail Data Potongan Gaji Bagi Angkasa, BSN, CP39, KWSP dan SOCSO

Butang (M)
1 File ID M Dalam petak File ID, masukkan

No. ID Fail, sebagai contoh
"00008".


Butang (M)
1 Transfer from M Klik Pilihan Transfer from Server to Server

Server to Server (Directory within same B.Area).
(Directory within
same B.Area)
2 From server M Dalam petak From server, masukkan Server

path, sebagai contoh
"/BANKS/00000212_BSNA_072014.txt".
3 Check/Propose file M Klik Check/Propose file name.

name
4 Test Run Klik untuk mengosongkan petak Test Run.
5 Transfer M Klik Transfer.

3 Skrin Pindahan File dipaparkan.
Prosedur telah lengkap.

3.2. MUATNAIK - DATA TP1 DITERIMA DARI HRMIS

Butang (M)

masukkan"ZIPY007".
2 Enter Klik Enter.
2. Skrin HRMIS TP1 Data Batch Processing dipaparkan.


Butang (M)
1 Upload Employee M Dalam petak Upload Employee TP 1 Data

TP 1 Data From From Server, masukkan Server path, sebagai
Server contoh
"HCQ/1012HR70351000120140801001.GFM".
2 Execute (F8) M Klik Execute.
3. Skrin HRMIS TP1 Data Batch Processing dipaparkan.
3.2.1. Sampel Emel Arahan Potongan Gaji

3.3. MUAT NAIK DATA - ARAHAN POTONGAN GAJI (APG)
3.3.1. Dapatkan Nama Fail APG Dari Emel

Butang (M)

masukkan"SBWP".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Business Workplace of Noor Afiza Mohd Sakeh dipaparkan.

Butang (M)
1 SAP's Advanced Treelist M Klik Inbox
3. Skrin Business Workplace of Noor Afiza Mohd Sakeh dipaparkan.

Butang (M)
1 Inbox M Klik pada emel berkaitan.
2 Display M Klik Display

4. Skrin Display Document: File Received dipaparkan.

Butang (M)
1 File Name M Salin File Name untuk ditampal

di langkah berikutnya.
2 Exit Klik Exit

3.3.2. Muat Naik Data - Arahan Potongan Gaji (APG)

Butang (M)

masukkan"ZRPY017".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Batch Upload Third Party Submission dipaparkan.

Butang (M)
1 Month M Dalam petak Month, masukkan

bulan proses gaji, sebagai
contoh "7"
2 Year M Dalam petak Year, masukkan

tahun proses gaji, sebagai
contoh "2014".


Butang (M)
1 Upload 3rd Party M Klik pilihan Upload 3rd Party

Submission Submission
2 Server M Klik pilihan Server
3 Upload file path M Pada petak Upload file path,

tampal File Name yang disalin dari
emel.
4 Download error file path Semak pada petak Download

error, ditetapkan file path,
"/HCQ/1012/iGFMAS /ERROR"
5 Test Run M Klik untuk mengosongkan petak

Test Run.
6 Execute (F8) M Klik Execute


Butang (M)
1 Continue (Enter) M Klik Continue

Butang (M)


Butang (M)

3.3.3. Semak Status Proses Secara Background di Batch Input Monitoring

Butang (M)

masukkan"SM35".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Batch Input: Session Overview dipaparkan.

Butang (M)
1 Session M Klik pada pilihan Session

berkaitan
2 Process M Klik Process.
3. Skrin Process Session ZRPY017 dipaparkan.

Butang (M)
1 Processing Mode M Klik pilihan Background
2 Process M Klik Process.


Butang (M)
1 Enter M Klik Enter Pastikan

status session muat
naik berada di Tab
Processed untuk
memastikan session
telah diproses dengan
lengkap.


Butang (M)
1 Exit Klik Exit

3.4. KEMASKINI DATA IT0027

Butang (M)

masukkan"ZRPY036".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Kemaskini IT0027 dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 IT0001 Start Date M Dalam petak IT0001 Start Date, Tarikh ini adalah
masukkan tarikh, sebagai contoh tarikh mula di IT0001
"01.09.2014". yang perlu IT0027
diwujudkan semula.

Test Run.

3. Skrin Kemaskini IT0027 dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit (Shift+F3) Klik Exit.

3.5. PENYEDIAAN STATUS PROSES GAJI - DI PEJABAT PERAKAUNAN
3.5.1. Selenggara Butiran Komunikasi PTJ

Butang (M)
1 Medan Arahan Dalam petak Medan Arahan,

masukkan "ZRPY107"
2 Enter Klik Enter.

i. Kemaskini Emel dan Nombor Telefon PTJ
1. Skrin PTJs (HCM) Contact List & Update dipaparkan.

Butang (M)
1 Delete & Recreate PTJ M Klik pilihan Delete & Recreate

Contact Details PTJ Contact Details
2 From Local Path M Dalam petak From Local Sila rujuk format
Path, masukkan file path, Upload PTJ’s contact
sebagai contoh 'C:\temp\PTJ’s list
contact - AO Selangor.xlsx'
3 Execute M Klik Execute
2. Mesej PTJ's contact list successfully recreated dipaparkan.
Paparan Senarai Kemaskini Emel dan Nombor Telefon PTJ

i. Format Upload PTJ’s contact list adalah seperti paparan di bawah.
ii. Paparan Senarai Kemaskini Emel dan Nombor Telefon PTJ
1. Skrin PTJs (HCM) Contact List & Update dipaparkan.

Butang (M)
1 PTJ Contact List M Klik pilihan PTJ Contact List

2. PTJs (HCM) Contact List & Update dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit

3.5.2. Penyediaan Status Proses Gaji

Butang (M)

masukkan "ZRPY100"
2 Enter Klik Enter.
2. Skrin PY Simulation Process Status – Business Area (AO/SAD) dipaparkan.


Butang (M)
1 Month M Dalam petak Payroll Period-

Month, masukkan bulan proses
emolumen, sebagai contoh "7".
2 Year M Dalam petak Payroll Period-Year,

masukkan tahun proses emolumen,
3 Payroll Process Type M Dalam petak Payroll Process

Type, masukkan jenis payroll,
sebagai contoh"1" untuk Regular
Payroll.
i. Kemaskini Status Kesediaan Proses Gaji Bagi Setiap PTJ Kepada Status 'Open'

Butang (M)
1 Process Type M Klik pilihan Prepare Current PY

Simulation Process Status
2. Mesej Successfully prepared PY Simulation Process Status dipaparkan

ii. Hantar Emel Pemberitahuan Permulaan Simulasi Gaji Ke Setiap PTJ

Butang (M)
1 Process Type M Klik pilihan Send Email

Notification to Func Area (PTJ
Penyedia)
2. Mesej Mail Successfully dipaparkan

iii. Kemaskini Status Kesediaan Proses Gaji Bagi PTJ Yang Memohon Ulangan Kepada
Status 'Repeat

Butang (M)
1 Process Type M Klik pilihan Repeat current PY

Simulation Process Status
2 Functional Area M Dalam petak Func Area,

masukkan kod PTJ-Penyedia,
2. Mesej Successfully update Repeat current PY Simulation Process Status dipaparkan

iv. Jana Senarai Status Simulasi PTJ

Butang (M)
1 Process Type M Klik pilihan PY Simulation

Status List
2. Skrin Senarai Status Proses Gaji dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit

i. Format Fail bagi Mengemaskini Emel dan Nombor Telefon PTJ.

Sediakan fail Excel (.xls / .xlsx) dalam folder C:\temp seperti format berikut: (pindahkan ke
atas)
Bs Func Area Email Phone PIC
Area (PTJ) No
1107 42010103 nasyitah@janm.gov.my 0151334567 Nasyitah Mohd Zubir
1107 42010105 aisyah@janm.gov.my 0398721561 Aisyah Borhan
1107 42010107 suhana@janm.gov.my 0177876543 Suhana Shukri
1107 42010109 afiza@janm.gov.my 0598237654 Afiza Sakeh
ii. Contoh Emel Pemberitahuan Permulaan Simulasi Gaji kepada PTJ.

3.6. PROSES SIMULASI GAJI - DI PTJ

Butang (M)

masukkan "ZRPY106"
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Payroll Simulation - PTJ dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Other Period M Klik butang Other Period

bulan proses emolumen, sebagai
contoh "07".

tahun proses emolumen,
5 Personnel Number M Dalam petak Personnel Anda boleh menghadkan

Number, masukkan Nombor bilangan pegawai yang
Gaji, sebagai contoh"146373". diproses dengan
memasukkan nombor
gaji. Tinggalkan kosong
untuk proses kesemua
nombor gaji.
6 Display Pay Slip Tandakan pada petak Display Papar slip gaji hanya
Pay Slip. dipilih jika membuat
simulasi untuk beberapa
bilangan pegawai sahaja.

3. Skrin Layout Set Display dipaparkan (jika petak Remuneration Statement di tanda).

Butang (M)
1 Log M Klik Log.
4. Skrin Display Log Tree dipaparkan. Semak pada Payroll Log. Pastikan larian proses gaji
menunjukkan nilai '0' di ruangan 'Rejected' dan 'Error'.

Butang (M)

3.7. PENGEMASKINIAN STATUS PROSES GAJI - DI PTJ

Butang (M)

masukkan 'ZRPY101'
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin PY Simulation Status – PTJ dipaparkan.

Butang (M)
1 Update Payroll M Klik Update Payroll Simulation Ini akan mengemaskini

Simulation Process Process Status to 'Complete'. status simulasi gaji
Status to 'Complete' PTJ dari 'Open' ke
'Complete'. Pilihan
ini tidak akan
dipaparkan di skrin
jika tiada status
proses emolumen
perlu dikemaskini
oleh PTJ.

3. Successfully Update Payrol Simulaton Process to 'Complete'.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit

3.8. PROSES SIMULASI GAJI - DI PEJABAT PERAKAUNAN

Butang (M)

masukkan"ZRPCSC000".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Scheduler for parallel accounting dipaparkan.

Butang (M)
1 Variant name Klik pada butang drop-down

variant untuk Variant name.
3. Skrin Variants for program RPCALCL0 dipaparkan.

Butang (M)
1 Variant Name M Klik pada pilihan Variant
2 Choose M Klik Choose


Butang (M)
1 Number of jobs M Dalam petak Number of jobs,

masukkan bilangan pecahan fail
yang diperlukan, sebagai contoh
"3".
2 Short title of job M Dalam petak Short title of job, Nama ini akan
masukkan nama larian, sebagai dipaparkan di
contoh "Simu AO SEL Reg" transaksi SMX di
medan Job Name
3 Change M Klik Change.

5. Skrin Edit Variants: Report RPCALCL0 dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Other period M Klik pilihan Other period

bulan proses emolumen, sebagai
contoh "07".


Butang (M)

tahun proses emolumen, sebagai
contoh "2014".

contoh "B1".
6 Test run Bagi proses off-cycle ,

masukkan data seperti di IT0267
7 Test Run M Tandakan petak Test run (no Apabila medan ini
update). ditanda, pengkalan
data tidak akan
dikemaskini untuk
proses ini.
8 Display log Petak Display log hanya ditanda Sistem akan

jika proses emolumen di jalankan mengambil masa
untuk beberapa pegawai sahaja. yang terlalu lama jika
petak ini ditanda.
9 No remuneration M Klik pilihan No remuneration Papar slip gaji hanya

statement statement dipilih jika membuat
simulasi untuk
beberapa bilangan
pegawai sahaja.
10 Save M Klik Save
11 Back M Klik Back
6. Klik pada menu Program > Execute in Background


Butang (M)
1 Exit Klik Exit

3.9. PROSES EMOLUMEN (REGULAR/ DAILY RATED & LATE CYCLE)
3.9.1. Set Payroll Area
Set Payroll Area – Langkah ini akan menetapkan Payroll Area di user ID pengguna bagi
memulakan proses emolumen. Langkah ini dilaksanakan melalui transaksi
PC00_M99_ABKRS.

Butang (M)

masukkan PC00_M99_ABKRS
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Payroll area dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Continue (Enter) M Klik Continue (Enter)

3.9.2. Release Payroll
Release Payroll – Langkah ini akan mengunci data induk pegawai dari dikemaskini oleh
pengguna sistem semasa proses emolumen di langkah berikut sedang dijalankan. Langkah ini
dilaksanakan melalui transaksi PC00_M99_PA03_RELEA.
Untuk tidak mengganggu tugas-tugas kemaskini data, jangan lakukan release payroll sehingga
ke tarikh program payroll (Start Payroll) perlu dilarikan. Sila maklumkan kepada pengguna lain
bilakah waktu anda laksanakan Release Payroll. Sila pastikan anda telah Release kesemua
payroll area anda sebelum memulakan langkah seterusnya.

Butang (M)

PC00_M99_PA03_RELEA
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Release for payroll dipaparkan.

Butang (M)
1 Release for Payroll M Klik Yes. Pastikan period yang

tertera adalah bulan
proses emolumen
yang betul.

3.9.3. Start Payroll (Background)
Start Payroll (Scheduler for Parallel Accounting) - Langkah ini adalah untuk pelaksanaan
proses emolumen. Bagi tidak membebankan sistem di iGFMAS , langkah ini mesti dibuat
secara background melalui transaksi ZRPCSC000. Transaksi PC00_M14_CALC hanya
digunakan bagi melaksanakan simulasi gaji untuk jumlah nombor gaji yang terhad.
Status bagi larian program secara background boleh disemak di Display Own
Jobs (transaksi SMX) manakala laporan hasil dari larian secara background pula boleh
diperoleh di spool (transaksi SP02). Pastikan statistik di muka surat terakhir laporan
menunjukkan nilai '0' di ruangan 'Rejected' dan 'Error' seperti gambar di bawah. Buat
pembetulan untuk pegawai yang 'reject' dan ulangi proses ini untuk kakitangan tersebut.
1. Skrin Payroll Driver for Malaysia dipaparkan.


Butang (M)
1 Medan Arahan Dalam Medan Arahan, masukkan Membuat proses

ZRPCSC000 secara background
2 Enter Klik Enter

Butang (M)
1 Variant Name M Dalam petak Variant Name, Pilih variant mengikut

masukkan pilihan variant, sebagai Pejabat Perakaunan.
contoh "1010 SGOR R".

masukkan bilangan pecahan fail yang
diperlukan, sebagai contoh "5".
3 Short title of job M Dalam petak Short title of job, Nama ini akan dipaparkan di
masukkan nama larian, sebagai transaksi SMX di medan
contoh "1010 SEL Reg" Job Name
4 Change M Klik Change jika perlu membuat Contoh medan-medan yang

perubahan pada variant dan perlu dikemaskini adalah
kemaskini mengikut keperluan. payroll period, test
run, search help untuk
matchcode ''W' dan Off-
cycle payroll.


Butang (M)

contoh "B1".
2 Other period M Klik pilihan Current Period

contoh "B1".
4 Test run Bagi proses off-cycle , masukkan

data seperti di IT0267


Butang (M)

petak ini ditanda.

simulasi untuk
beberapa bilangan
pegawai sahaja.
7 Save M Klik Save
8 Back M Klik Back

Butang (M)
1 Execute in Background M Klik pada Program > Execute in

Background

5. Skrin SAP Easy Access - User Menu dipaparkan.

Butang (M)

data sebagai contoh "SP02".
2 Enter Klik Enter.

Butang (M)
1 ABAP List Klik pada ABAP List.

7. Skrin memaparkan laporan payroll run. Pastikan statistik di muka surat terakhir
laporan menunjukkan nilai '0' di ruangan 'Rejected' dan 'Error'.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit.

3.9.4. Correction
Correction - Langkah ini adalah bagi membolehkan pembetulan data induk pegawai semasa
proses emolumen sedang dilaksanakan. Langkah ini dilaksanakan melalui transaksi
PC00_M99_PA03_CORR. Di langkah ini sistem akan di Unlock semula bagi membenarkan
data induk pegawai dikemaskini.
Selepas pembetulan data, ulangi proses ini dari langkah release payroll sehingga start payroll
tetapi dengan pilihan Matchcode 'W' bagi menghadkan larian gaji kepada nombor gaji pegawai
yang ada pembetulan data sahaja. Pilihan Matchcode 'W' boleh dilaksanakan dengan klik
pada Search Helps di skrin, pilih 'W' dan tekan Enter sehingga kembali ke skrin asal.

Butang (M)

PC00_M99_PA03_CORR
2 Enter Klik Enter

2. Skrin Corrections dipaparkan.

Butang (M)
1 Yes Klik Yes

3.10. PROSES EMOLUMEN (OFF-CYCLE)
3.10.1. Semak Payroll Status di Mod ‘Exit’

Butang (M)

masukkan"PA03".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Payroll control record dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Display (F7) M Klik Display

Butang (M)
1 Exit (Shift+F3) Klik Exit

3.10.2. Proses Emolumen Off-Cycle (Background)

Butang (M)

masukkan ZRPCSC000
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 Variant name M Dalam petak Variant name,

masukkan pilihan variant,
sebagai contoh "1010 SGOR
OFF".

masukkan bilangan pecahan fail
"3".
3 Short title of job M Dalam petak Short title of job, Nama ini akan
masukkan nama larian, sebagai dipaparkan di
contoh "SEL Off Cycle" transaksi SMX di
medan Job Name
4 Change Variant M Klik Change bagi membuat Kemaskini pada

perubahan pada variant. petak Off-cycle
payroll dengan
lengkap seperti di
IT0267.


Butang (M)

contoh "B1".
2 Other period M Klik pilihan Current Period

contoh "B1".
4 Payroll type M Dalam petak Payroll type,

masukkan Payroll run for bonus
payments, "A"


Butang (M)
5 Off-cycle payroll M Dalam petak Off-cycle payroll

payment date payment date, masukkan
tarikh sebagai contoh,
"01.07.2014"

petak ini ditanda.

simulasi untuk
beberapa bilangan
pegawai sahaja.
8 Save M Klik Save
9 Back M Klik Back

Butang (M)
1 Execute in Background M Klik Program > Execute in

Background


Butang (M)

2 Enter Klik Enter.

Butang (M)

7. Skrin memaparkan laporan payroll run. Pastikan statistik di muka surat terakhir
laporan menunjukkan nilai '0' di ruangan 'Rejected' dan 'Error'.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit.

3.11. SIMULASI PENYEDIAAN PENGHANTARAN
3.11.1. Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank (Pre DME)
Sebelum meneruskan ke langkah-langkah simulasi penyediaan penghantaran Bank, bahagian

ini menyediakan penerangan mengenai tujuan laporan yang dihasilkan dari proses ini:
• Maksud maklumat dan cara penggunaan data di laporan yang dijana dari proses
penghantaran Bank:
• Jenis ralat yang sering berlaku dan dipaparkan di laporan diatas adalah seperti berikut:
1. Data induk di IT0009 yang diwujudkan sebelum IT0006 Subtype 1 – Employer Address
menyebabkan petak Postal Code/City pegawai tidak terisi. Ralat jenis ini perlu
pembetulan IT0009 dengan mengisi petak Postal Code/City sama dengan yang terdapat
di IT0006 Subtype 1.
2. Pegawai yang tiada emolumen yang mungkin disebabkan ralat ada dipaparkan di muka
surat terakhir laporan. Contoh paparan adalah seperti berikut:

Nota:
Tidak semua nombor gaji di senarai ini adalah ralat yang memerlukan pembetulan data
induk pegawai. Nombor gaji yang benar-benar ralat adalah berkemungkinan
disebabkan oleh potongan gaji yang tersilap dikunci masuk, contohnya, bagi amaun
potongan RM400.00 telah dikunci masuk sebagai RM4000.00, justeru memerlukan
pembetulan data induk. Bagi ralat yang perlu pembetulan, sila kemaskini di data induk
berkenaan, ulangi proses emolumen dengan Matchcode 'W' untuk menjana semula
nombor gaji yang mempunya pembetulan data induk.


Butang (M)

PC00_M14_CDTA
2. Skrin Preliminary Program - Data Medium Exchange for Several Payment Runs
dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Current period Klik pilihan Current period.

contoh "B1".
4 Special run Petak Special Run hanya diisi Biarkan kosong bagi
jika proses emolumen adalah Regular Cycle dan
Off-Cycle. Masukkan data yang Late Cycle
sama seperti di IT0267.


Butang (M)
5 Requested Execution M Dalam petak Requested

Date Execution Date, masukkan
tarikh emolumen, sebagai contoh
"25.09.2014".
6 Additional data M Pastikan petak Test ditanda bagi

membuat larian simulasi.
7 List M Klik pilihan List
3. Skrin Simulasi Penyediaan Hantaran Bank/Cek (Pre DME) dipaparkan.


Butang (M)
1 PRE DME Simulation Semak log simulasi PRE DME.

Log Pastikan Transfers that were
not performed menunjukkan '0'
3.11.2. Simulasi Penghantaran Kewangan
Sebelum meneruskan ke langkah-langkah simulasi Penghantaran Kewangan, bahagian ini

menyediakan penerangan mengenai tujuan laporan yang dihasilkan dari proses ini:
• Maksud maklumat dan cara penggunaan data di laporan yang dijana dari proses
penghantaran Kewangan:
Jenis ralat yang sering berlaku dan dipaparkan di laporan yang dihasilkan daripada proses ini
adalah seperti berikut:
1. Non-Balance Debit & Credit entries - Ralat jenis ini akan menunjukkan jumlah bukan
‘0’ pada bahagian Rejected. Jika ralat ini adalah disebabkan oleh kod Vendor/GL yang
tidak wujud di sistem, kod Vendor/GL perlu diperbetulkan di sistem iGFMAS -
Kewangan. Jika ralat ini adalah disebabkan oleh padanan akaun GL/Vendor ke Kod
Pendapatan/potongan yang tidak tepat, padanan berkaitan perlulah diperbetulkan di
sistem iGFMAS -HCM. Pembetulan perlu dibuat oleh Ibu Pejabat JANM. Ulangan pada
proses ini perlu dibuat oleh Pejabat Perakaunan selepas pembetulan.

2. Kesilapan Kod Akaun di IT0001/IT0027 - Ralat jenis ini akan menunjukkan Incorrect
pada bahagian Doc Creation. Ralat jenis ini memerlukan pembetulan di infotype
berkaitan di data induk pegawai dan memerlukan ulangan pada proses emolumen
hingga ke proses ini.
3. Kekurangan Dana - Ralat jenis ini akan menunjukkan Incorrect pada bahagian Doc
Creation. Ralat jenis ini sama ada memerlukan semakan di iGFMAS -Kewangan dan
pengemaskinian waran peruntukan oleh PTJ atau hanya memerlukan larian proses
dilaksanakan oleh Force Over Budget Authorization (Super User). Jika pembetulan
dibuat dengan mengemaskini waran, ulangan kepada proses ini perlu dibuat setelah
langkah pembetulan diambil. Jika tidak, ulangan larian pada proses ini perlu
dilaksanakan oleh pegawai yang ada Super User.


Butang (M)

masukkan"PC00_M99_CIPE".
2. Skrin Posting to Accounting: Create Posting Run dipaparkan.


Butang (M)
1 Payroll Period Pada petak Period, pilih 1 Sila tekan Enter

Current Payroll Period untuk untuk memastikan
bulan semasa. bulan pemprosesan
yang betul.

contoh "B1".

contoh "B1".
4 Off-Cycle Payroll Run Petak Off-Cycle Payroll Run

hanya diisi jika proses emolumen
adalah Off-Cycle. masukkan
data yang sama seperti di
IT0267.
5 Type of document M Dalam petak Type of document

creation creation, masukkan "S" untuk
simulasi.
7 Enter M Klik Enter

3. Skrin Evaluation of Posting Item dipaparkan. Pastikan Document Creation menunjukkan

No Errors dan Statistic Skipped menunjukkan 0.

Butang (M)
1 Document Overview Klik Document Overview untuk

menganalisa, jika perlu.
4. Skrin Posting to Accounting: Document overview dipaparkan.

Butang (M)
1 Document Overview Tandakan pada petak G/L

Account Document.
2 Display line items Klik Display line items untuk

menyemak G/L Account
Document.

5. Skrin Display Payroll Posting Document dipaparkan.

Butang (M)
1 Back Klik Back.

Butang (M)
1 Document Overview Tandakan pada petak Vendor

Document.
2 Display line items Klik Display line items untuk

menyemak Vendor Document.

7. Skrin Display Payroll Posting Document dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit.

3.12. JANA SENARAI 'POSTING PERIOD'
1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan. Pindahkan sebelum Simulasi CIPE

Butang (M)

masukkan"ZRPY116".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Posting Period List dipaparkan.

Butang (M)
1 Record Type M Dalam petak Record Type,

nilai ditetapkan '0' untuk Actual
2 PstgPer.Var. M Dalam petak Posting Period

Variant nilai ditetapkan 'FGOM'
3 Account Type M Dalam petak Account Type,

masukkan jenis akaun, sebagai
contoh ‘S’ untuk G/L Accounts
dan ‘K’ untuk Vendors.
4 Fiscal Year M Dalam petak Fiscal Year,

masukkan tahun, sebagai contoh
"2014".

3. Skrin Posting Period List dipaparkan.

Butang (M)

3.13. PROSES HANTARAN DATA GAJI KE IGFMAS - KEWANGAN
3.13.1. Exit Payroll
Exit Payroll melalui transaksi PA03. Langkah ini bagi membolehkan penghantaran data gaji
ke iGFMAS -Kewangan. Semasa melaksanakan langkah ini, sila pastikan 'Earliest retro acctg
period’ diletakkan pada bulan emolumen berikutnya untuk mengelakkan pengiraan semula
emolumen bagi bulan sebelumnya.

Butang (M)

masukkan "PA03".
2 Enter Klik Enter


Butang (M)

contoh "B1".
2 Change M Klik Change.
3. Skrin Maintain Payroll control record dipaparkan.


Butang (M)
1 Exit Payroll M Klik Exit Payroll
2 Enter M Klik Enter
3 Month M Dalam petak Earliest retro Masukkan data bulan

acctg period (Month), berikutnya pada
masukkan bulan, sebagai contoh medan ini.
"08".
4 Year M Dalam petak Earliest retro

acctg period (Year), masukkan
tahun, sebagai contoh "2014".
5 Save M Klik Save
4. Skrin Maintain Payroll control record dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit

3.13.2. Create Posting Document
Create Posting Document melalui transaksi PC00_M99_CIPE. Langkah ini adalah bagi
menyediakan dokumen penghantaran kewangan di HCM untuk langkah berikutnya. Langkah
ini mesti dibuat hanya secara background.

Butang (M)

masukkan PC00_M99_CIPE
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Posting to Accounting: Create Posting Run dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll Period M Dalam senarai period, pilih Sila tekan Enter

1 - Current Payroll Period. untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.
2 Payroll Area (Payroll M Dalam petak Payroll Area,

Period) masukkan payroll area, sebagai
contoh "B1".
3 Payroll Area (Selection M Dalam petak Payroll Area,

Criteria) masukkan payroll area, sebagai
contoh "B1".
4 Type of document M Dalam petak Type of document

creation creation, masukkan "P" untuk
Live posting run

3. Klik pada menu Program > Execute in Background
3.13.3. Release dan Post Posting Document ke iGFMAS - Kewangan
Release dan post Posting Document melalui transaksi PCP0. Langkah ini adalah bagi
melaksanakan jurnal sebenar di iGFMAS - Kewangan berdasarkan dokumen penghantaran
kewangan di HCM yang disediakan di langkah sebelumnya.

Butang (M)

PCP0
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Display posting runs dipaparkan.

Butang (M)
1 Document Payroll M Tandakan petak Payroll Posting

Posting
2 Display Settlement M Klik Display Settlement

Documents Documents

Butang (M)
1 Document M Tandakan semua petak dokumen

yang akan Release.
2 Release document M Klik Release document

4. Skrin Release documents dipaparkan.

Butang (M)
1 Yes M Klik Yes.

Butang (M)
1 Back M Klik Back

Butang (M)
1 Document Payroll M Tandakan petak dokumen untuk

Posting posting.
2 Post documents M Klik Post documents

7. Skrin Post documents dipaparkan.

Butang (M)
1 Immediately M Klik Immediately.
8. Skrin Execute Digital Signature dipaparkan.

Butang (M)
1 Continue Digital M Klik Continue Digital Signature

Signature (Enter) (Enter).

9. Skrin iGFMAS Digital Signature - Google Chrome dipaparkan.

Butang (M)
1 Pin M Dalam petak Pin, masukkan pin

2 Sign M Klik Sign.


Butang (M)
1 Confirm Signature M Klik Confirm Signature.

11. Skrin Transfer to Accounting: Posting initiated dipaparkan.

Butang (M)
1 Back Klik Back Mesej "Dokumen ini

TELAH BERJAYA
ditandatangani
secara digital oleh
IAAISYAH.

3.13.4. Paparkan dokumen yang telah di post ke iGFMAS - Kewangan
Paparkan dokumen yang telah di post ke iGFMAS-Kewangan melalui transaksi PCP0.

Langkah ini dilaksanakan bagi mendapatkan nombor dokumen FI (Accounting Document)
sebagai rujukan iGFMAS-Kewangan meneruskan proses pembayaran

Butang (M)
1 Document Payroll Tandakan petak Payroll

Posting Posting.
2 Display Settlement Klik Display Settlement

Documents Documents

Butang (M)
1 Document Tandakan petak Vendor Ulang langkah ini

Document. untuk memaparkan
dokumen GL
2 Menu Bar Klik pada Go to. Ulang langkah ini

untuk memaparkan
dokumen GL

3. Klik pada menu Accounting documents.
4. Skrin Display Document: Data Entry View dipaparkan bagi Dokumen Number Vendor
5. Skrin Display Document: Data Entry View dipaparkan bagi Dokumen Number GL


Butang (M)
1 Exit Klik Exit

3.13.5. Reverse Posted Document
Jika perlu, pengguna boleh melaksanakan Reverse posted document melalui transaksi
PCP0 bagi langkah 3. Transaksi ini hanya boleh dilaksanakan jika payment run belum dibuat
di iGFMAS - Kewangan.

Butang (M)

masukkan PCP0.
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 St M Klik pada Status of Posting Run
2 Set filter M Klik Set filter
3. Skrin Filter criteria for item line dipaparkan.

Butang (M)
1 Delete All Selections M Klik Delete All Selections
2 Execute (Enter) M Klik Execute


Butang (M)
1 Document Payroll M Tandakan petak Payroll Posting Pastikan document

Posting bagi pilihan Document yang dipilih betul
transferred
2 Edit M Klik pada Edit
5. Klik pada menu Reversal > Reverse documents

6. Skrin Reverse documents dipaparkan.

Butang (M)
1 Yes M Klik Yes.
7. Skrin Reverse documents dipaparkan.

Butang (M)
1 Immediately M Klik Immediately.

Butang (M)
1 Continue Digital M Klik Continue Digital Signature

Signature (Enter) (Enter).


Butang (M)
1 Pin M Dalam petak Pin, masukkan pin

2 Sign M Klik Sign.


Butang (M)
11. Skrin Transfer to Accounting: Posting initiated dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit Mesej "Dokumen ini

TELAH BERJAYA
ditandatangan secara
digital oleh
IAAISYAH".

12. Skrin Display posting runs mempaparkan 'Reversal documents transferred.'

3.14. PROSES PENGHANTARAN DATA GAJI KE BANK
3.14.1. Jana DME ID (PRE DME)

Butang (M)

masukkan PC00_M14_CDTA
2 Enter Klik Enter.

dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll area (Payroll M Dalam petak Payroll area,

period) masukkan payroll area, sebagai
contoh "B1".
2 Current period M Klik pilihan Current period. Sila tekan Enter

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.
3 Payroll area Klik pada petak Payroll area.
4 Payroll area (Selection) M Dalam petak Payroll area,

contoh "B1".
5 Special run Pada petak Special run masukkan

data yang lengkap seperti di
IT0267 untuk larian gaji Off-cycle


Butang (M)
6 Requested Execution Dalam petak Requested

Date Execution Date, masukkan tarikh
bayar gaji, sebagai contoh
"22.07.2014".
7 Test Klik untuk mengosongkan petak Medan ini ditanda

Test run. untuk larian simulasi
hantaran gaji ke
bank.
8 List M Klik pilihan List.
10 Bar Menu M Klik Execute.
dipaparkan.

Butang (M)
1 Program run date M Ambil perhatian pada ruangan

Program run date untuk tarikh
dan rujukan DME ID.

3.14.2. DME - Wujudkan Fail Data Gaji Mengikut Fail Format Bank

Butang (M)

masukkan "ZRPY035".
2 Enter Klik Enter

2. Skrin Create DME Bank Transfer Program dipaparkan.

Butang (M)
1 Program run date M Dalam petak Program run date,

masukkan tarikh DME ID, sebagai
contoh "01.08.2014".
2 Identification feature M Dalam petak Identification

feature, masukkan DME ID,
sebagai contoh "14532P".
3 Paying company code M Dalam petak Paying company

code, masukkan "FGOM".
4 Payment methods M Dalam petak Payment methods,

masukkan "T" untuk Bank
Transfer.
5 Payment in MT100 format M Tandakan pada petak Payment in

MT100 format.
6 Alternative format M Dalam petak Alternative format, Format fail yang

masukkan "HR_STD" digunakan untuk
menghantar pada
setiap bank.


Butang (M)
7 File name Semak lokasi simpanan fail pada Sistem akan

petak File name. tetapkan nama
folder dan
fail berdasarkan
Pejabat
Perakaunan.
8 Output medium M Dalam petak Output medium,

masukkan "2".
9 Number of sample M Dalam petak Number of sample

printouts printouts, masukkan "1".
3. Skrin Create DME Bank Transfer Program dipaparkan.

Butang (M)
1 DME File Fail data gaji ini telah diwujudkan

di folder iGFMAS di server AL11.

4. Teruskan proses ke medan-medan berikut hanya jika fail perlu dimuat turun ke C:\temp.

Butang (M)
1 DME File M Klik dua kali pada pilihan DME

file untuk dimuat turun ke
C:\temp.
5. Skrin Data Medium Overview dipaparkan.

Butang (M)
1 Payment run M Klik pada petak pilihan.
2 Download M Klik pada Download

6. Skrin File Name dipaparkan.

Butang (M)
1 File name M Dalam petak File name, masukkan file

path, sebagai contoh
"C:\temp\00000210_BIMB_072014.txt".
2 Download M Klik Download.
7. Skrin Data Medium Overview dipaparkan.

Butang (M)
1 Back Klik Back

3.14.3. Jana Laporan-laporan Penghantaran Gaji

Butang (M)

"ZRPY019".
2 Enter Klik Enter

2. Skrin Laporan Penghantaran Gaji dipaparkan.

Butang (M)
1 Program run date M Dalam petak Program run date,

masukkan tarikh DME ID,
2 Identification feature M Dalam petak Identification

feature, masukkan DME ID,
sebagai contoh "14532P".
3 Paying company code M Dalam petak Paying company

code, masukkan "FGOM".
4 Payment type M Dalam petak Payment type,

masukkan "T" untuk Bank
Transfer
5 Senarai Laporan M Klik pilihan Lampiran Hantaran

Bank.

3. Skrin Lampiran Hantaran Bank dipaparkan.

Butang (M)
1 Back Klik Back

3.14.4. Sample Senarai Laporan
i. Lampiran Penghantaran Bank
ii. Senarai Ringkasan Bank

iii. Senarai Bank Kredit
iv. Senarai Pembayaran Gaji berdasarkan Pusat Pembayar
v. Senarai Pembayaran Gaji (ALV)

3.15. PROSES PENYEDIAAN PEMBAYARAN SARAAN
3.15.1. Jana Laporan Saraan

Butang (M)

masukkan"ZRPY057".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Laporan HR Saraan dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Current period M Klik pilihan Current Period Sila tekan Enter

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.

contoh "B1".
4 Payroll Type M Biarkan kosong pada petak

Payroll Type untuk pilihan
Regular Payroll Run


Butang (M)
5 Update Saraan Payment M Tandakan petak Update Saraan Langkah ini akan
Payment atau biarkan petak mengemaskini Table:
kosong bagi melaksanakan larian ZPYT022-Saraan
simulasi. Payment Details.
3. Skrin Laporan HR Saraan dipaparkan.

Butang (M)

3.15.2. Wujudkan Dokumen Bayaran di iGFMAS - Kewangan

Butang (M)

masukkan"ZRPY121".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Saraan Payment Creation dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Payroll Type Biarkan kosong pada petak

Payroll Type untuk pilihan
Regular Payroll Run.


Butang (M)
1 Month M Dalam senarai, pilih bulan proses

emolumen, sebagai contoh July.

tahun proses emolumen, sebagai
contoh "2014".
3 Payroll Posting No M Dalam petak Payroll Posting

No, masukkan nombor payroll
posting, sebagai contoh "162".
4 Pkey/Account M Dalam petak Posting key /

Account, masukkan "10000".
5 Test Run M Kosongkan petak Test Run Langkah ini akan

atau tandakan petak bagi mewujudkan
melaksanakan larian simulasi. dokumen bayaran di
iGFMAS-Kewangan
dan mengemaskini
Table: ZPYT022-
Saraan Payment
Details dengan no
dokumen posting.

Butang (M)
1 Continue Digital M Klik Continue Digital Signature.

Signature


Butang (M)
1 Pin M Pada petak Pin, masukkan Pin

2 Sign M Klik Sign.


Butang (M)
1 Back Klik Back Dokumen ini TELAH

BERJAYA ditandatangani
secara digital oleh IAAISYAH
Job Scheduled
ZRPY121_1010B1_092015

3.15.3. Papar Laporan Pembayaran Saraan

Butang (M)

data sebagai contoh "sp02".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 Spool Checkbox Pilih petak Spool.
2 Display contents (F6) Klik Display contents (F6).

3. Skrin Display contents (F6) dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit

3.16. JANA LAPORAN DAN PENYATA CAJ PERKHIDMATAN

Butang (M)

masukkan"ZRPY081".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Laporan Caj Perkhidmatan dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Current period M Klik pilihan Current period. Sila tekan Enter untuk
memastikan bulan
pemprosesan yang betul.

contoh "B1".
4 Report Selection M Tandakan pada petak Service

Charge Report.
5 Berdasarkan Pusat M Klik pilihan Berdasarkan Pusat

Pembayar Pembayar atau Berdasarkan
Agensi Potongan Gaji (APG)


Butang (M)
6 Report Selection M Tandakan pada petak Service Masukkan nombor

Charge Statement. payroll posting
sekiranya petak Service
Charge Statement
ditanda.
7 PY Posting No M Dalam petak Payroll Posting

Number, masukkan nombor
payroll posting, sebagai contoh
"162".

Butang (M)
1 Print Preview M Klik Print Preview.

4. Skrin Penyata Caj Perkhidmatan dipaparkan.

Butang (M)
1 Back (F3) Klik Back
5. Skrin Laporan Caj Perkhidmatan dipaparkan.

Butang (M)

KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PENGGUNA
Proses Laporan Emolumen Bulanan
Versi 2.0
For
iGFMAS PROJECT
Manual Pengguna iGFMAS – Proses Laporan Emolumen Bulanan
PINDAAN DOKUMEN
1 0.1 1 Jan 2018 Aisyah Borhan Penyediaan manual pengguna
4 0.4 29 Jun 2018 Aisyah Borhan Pengemaskinian manual pengguna

semakan
terbitan pertama
manual pengguna
terbitan kedua

ISI KANDUNGAN
Muka Surat
2.1. Proses Laporan Emolumen – Bulanan ......................................................................... 4
Tujuan Proses ..................................................................................................... 4
3.1. Jana Slip Gaji ................................................................................................................ 8
3.2. Penyediaan Hantaran Data Potongan KWSP ............................................................11
Jana Payment File KWSP ................................................................................. 12
Muat Turun Borang A dan BBCB ...................................................................... 20
3.3. Penyediaan Hantaran Data Potongan LHDN .............................................................25
3.4. Penyediaan Hantaran Data Potongan PERKESO ......................................................30
Mewujudkan fail data bayaran di Customise Table: ZPYT019-EPF/SOCSO
EFT Payment Details ....................................................................................... 32
Muat turun fail SOCSO 8A .............................................................................. 34
Masukkan Nama Fail WebMethods yang Telah Disalin ke Senarai Ringkasan
PERKESO ....................................................................................................... 36
3.5. Penyediaan Hantaran Data Potongan Lembaga Tabung Haji (LTH) .........................41
3.6. Jana Laporan Ringkasan Gaji .....................................................................................46
Laporan Ringkasan Gaji .................................................................................. 47
Penghantaran Laporan Ringkasan Gaji ke eGaji ............................................ 49
3.7. Jana Payroll Master Listing .........................................................................................51
Payroll Master Listing ...................................................................................... 52
Penghantaran Payroll Master Listing ke eGaji ................................................ 54
3.8. Jana Senarai Pembayaran Gaji ..................................................................................56
Senarai Pembayaran Gaji ............................................................................... 57
Penghantaran Senarai Pembayaran Gaji ke eGaji ......................................... 59
3.9. Jana Senarai Pendapatan Dan Potongan (Lain-Lain) ................................................61
Senarai Pendapatan Dan Potongan (Lain-Lain) ............................................. 62
Penghantaran Senarai Pendapatan Dan Potongan (Lain-Lain) ke eGaji ....... 64
3.10. Jana Senarai Peratus Potongan Melebihi Pendapatan ..............................................66
Senarai Peratus Potongan Melebihi Pendapatan ........................................... 67
Penghantaran Senarai Peratus Potongan Melebihi Pendapatan ke eGaji ..... 70
3.11. Jana Senarai Potongan Sewa Bangunan Kerajaan & Kumpulan Penerima Bayaran 72
Senarai Potongan Sewa Kerajaan dan Kumpulan Penerima Bayaran .......... 73
Penghantaran Senarai Potongan Sewa Kerajaan dan Kumpulan Penerima
Bayaran ke eGaji ............................................................................................. 75
3.12. Jana Senarai Data Potongan Cukai Pendapatan .......................................................77
Senarai Data Potongan Cukai Pendapatan .................................................... 78

Penghantaran Senarai Data Potongan Cukai Pendapatan ke eGaji .............. 80

3.13. Jana Senarai Data Potongan KWSP ..........................................................................82
Senarai Data Potongan KWSP........................................................................ 83
Penghantaran Senarai Data Potongan KWSP ke eGaji ................................. 85
3.14. Senarai Data Potongan yang Tidak Diambil Kira .......................................................87
Senarai Data Potongan Yang Tidak Diambil Kira ........................................... 88
Penghantaran Senarai Data Potongan Yang Tidak Diambil Kira ke eGaji ..... 89
3.15. Jana Senarai Potongan PERKESO ............................................................................91
Senarai Potongan PERKESO ......................................................................... 92
Penghantaran Senarai Potongan PERKESO ke eGaji ................................... 94
3.16. Muat Turun Data - Arahan Potongan Gaji (APG) .......................................................96
3.17. Jana HRMIS: Payroll Listing / Bonus Off-Cycle Listing (Outbound) .........................102
3.18. Proses Penghantaran Data LMS - ELA (Outbound) .................................................106
Jana Senarai Ptgn Pinjaman Tidak Di Ambil Kira ......................................... 107
Jana LMS – ELA Pembayaran Pinjaman ...................................................... 110
Semak Nombor Dokumen FI dan Tarikh Dokumen FI di Spool .................... 116
3.19. Jana Payroll Area Change (Late Joiner) ...................................................................118
3.20. Penyediaan Pembayaran EFT Berdasarkan No Majikan PERKESO/ KWSP ..........121
Cara-Cara Untuk Mendapatkan FI Dokumen NO ......................................... 121
Pembayaran EFT Berdasarkan No Rujukan Majikan KWSP/PERKESO ..... 124
Kemaskini EFT No Berdasarkan No Rujukan Majikan PERKESO/KWSP ... 132
3.21. Proses Penghantaran Laporan HCM ke e-Gaji ........................................................137
ZIP Fail Laporan-Laporan HCM .................................................................... 138
Hantar Emel Notifikasi Ke Pegawai eGaji ..................................................... 140
Sampel Emel Notis – Fail ke eGaji ................................................................ 142
3.22. Senarai Potongan Gaji (Emel) ..................................................................................143
Sampel Emel Notis Senarai Potongan Gaji Berdasarkan Kod Potongan ..... 145
3.23. AP-Bayaran Balik Pendahuluan Perjalanan .............................................................146
Jana Query untuk Kod Bayaran Balik Pendahuluan Perjalanan ................... 146
Jana Program Bayaran Balik Pendahuluan Perjalanan ................................ 151

2.1. PROSES LAPORAN EMOLUMEN – BULANAN

Proses laporan emolumen bulanan adalah merujuk kepada proses janaan laporan yang
dilakukan oleh Pejabat Perakaunan pada setiap cycle (jika perlu).
Tujuan Proses
Proses laporan emolumen bulanan dilaksanakan oleh AO jika perlu.

Terdapat beberapa Proses Laporan Emolumen – Bulanan seperti berikut:
No. Proses Laporan Emolumen- Penerangan

Bulanan
1 Jana Penyata Gaji Proses janaan penyata gaji akan dilaksanakan setelah
selesai proses emolumen. Penyata gaji pegawai perlu dijana secara
individu dan Pusat Pembayar untuk dihantar ke eGaji
2 Penyediaan Hantaran Data Proses penyediaan penghantaran data potongan KWSP
Potongan KWSP akan dilaksanakan setiap bulan setelah selesai proses emolumen
seperti berikut:
i. Mewujudkan fail data bayaran melalui transaksi

ZPC00_M14_CEBA
ii. Laksanakan proses ZRPY117 EFT Cheque Payment
(Step 1 - Create Payment By Employer Reference
Number). Sila rujuk para 20.
iii. Proses pembayaran secara EFT di iGFMAS -
Kewangan AP
iv. Laksanakan proses ZRPY117 EFT Cheque Payment
(Step 2 – Update EFT Number). Sila rujuk para 20.
v. Jana fail data bayaran melalui transaksi
ZPC00_M14_CEBA bagi muat turun Borang A dan
BBCB
Penyediaan data ini hanya boleh dijana sekali dalam setiap cycle
(jika perlu). Pastikan proses ini dilaksanakan pada hujang bulan jika
terdapat bayaran imbuhan tahunan (Off-Cycle).
3 Penyediaan Hantaran Data Proses penyediaan penghantaran data potongan cukai
Potongan LHDN akan dilaksanakan setiap bulan setelah selesai proses emolumen.
4 Penyediaan Hantaran Data Proses penyediaan penghantaran data potongan PERKESO akan
Potongan PERKESO dilaksanakan setiap bulan setelah selesai proses emolument seperti
berikut:


Bulanan
i. Mewujudkan fail data bayaran melalui transaksi
ZPC00_M14_CS8A
ii. Laksanakan proses ZRPY117 EFT Cheque Payment (Step 1
- Create Payment By Employer Reference Number). Sila
rujuk para 20.
iii. Proses pembayaran secara EFT di iGFMAS -Kewangan AP
iv. Laksanakan proses ZRPY117 EFT Cheque Payment (Step 2
– Update EFT Number). Sila rujuk para 20.
v. Jana fail data bayaran melalui transaksi
ZPC00_M14_CS8A bagi muat turun Borang Socso 8A
vi. Jana dan hantar Senarai Ringkasan (SOCSO
Summary) kepada Perkeso.
Penyediaan data ini hanya boleh dijana sekali dalam setiap cycle
(jika perlu). Pastikan proses ini dilaksanakan pada hujang bulan jika
terdapat bayaran imbuhan tahunan (Off-Cycle).
5 Penyediaan Hantaran Data Proses penyediaan penghantaran data potongan LTH

Potongan Lembaga Tabung Haji akan dilaksanakan setiap bulan setelah selesai proses emolumen.
(LTH)
6 Jana Laporan Ringkasan Gaji Laporan Ringkasan Gaji dijana setiap bulan setelah selesai proses
emolumen untuk dihantar ke eGaji.
7 Jana Payroll Master Listing Payroll Master Listing dijana setiap bulan setelah selesai proses
8 Jana Senarai Pembayaran Gaji Senarai Pembayaran Gaji dijana setiap bulan setelah selesai proses
9 Jana Senarai Pendapatan Dan Senarai Pendapatan dan Potongan (Lain-lain) akan dijana setiap
Potongan (Lain-Lain) bulan setelah selesai proses emolumen untuk dihantar ke eGaji.
10 Jana Senarai Peratus Potongan Senarai Peratus Potongan Melebihi Pendapatan dijana setiap bulan
Melebihi Pendapatan setelah selesai proses emolumen untuk dihantar ke eGaji.
11 Jana Senarai Potongan Sewa Senarai Potongan Sewa Bangunan Kerajaan & Kumpulan Penerima
Bangunan Kerajaan & Kumpulan dijana setiap bulan setelah selesai proses emolumen untuk dihantar
Penerima Bayaran ke eGaji.
12 Jana Senarai Data Potongan Senarai Data Potongan Cukai Pendapatan dijana setiap bulan
Cukai Pendapatan setelah selesai proses emolumen untuk dihantar ke eGaji.


Bulanan
13 Jana Senarai Data Potongan Senarai Data Potongan KWSP dijana setiap bulan setelah selesai
KWSP proses emolumen untuk dihantar ke eGaji.
14 Jana Senarai Data Potongan Senarai Data Potongan Yang Tidak Diambil Kira dijana setiap bulan
Yang Tidak Diambil Kira setelah selesai proses emolumen untuk dihantar ke eGaji.
15 Jana Senarai Potongan Proses Senarai Data Potongan PERKESO dijana setiap bulan
PERKESO setelah selesai proses emolumen untuk dihantar ke eGaji.
16 Muat Turun Data - Arahan Program ini merupakan program utiliti bagi proses muat turun data
Potongan Gaji (APG) potongan APG ke folder iGFMAS di server AL11.
17 Jana HRMIS: Payroll Listing/ Laporan senarai data gaji bagi HRMIS (Payroll Listing) akan dijana
Bonus Off-Cycle Listing setiap bulan setelah selesai proses emolumen.
(Outbound)
Manakala senarai bonus Off-Cycle bagi HRMIS perlu dijana pada
bulan-bulan tertentu jika ada pembayaran bonus Off-Cycle.
Laporan ini akan disimpan di folder WebMethods dan kemudiannya

akan dipindahkan ke Comm. Server untuk diambil oleh HRMIS.
18 Proses Penghantaran Data Loan Ibu Pejabat JANM akan memuat naik data pinjaman LMS-ELA ke
Management System - Employee data induk pegawai di infotype IT0015-One Time Payment untuk
Loan Advance (LMS - ELA) diproses pada setiap bulan sebelum proses emolumen dilakukan
(Outbound) oleh Pejabat Perakaunan.
Ini akan diikuti dengan proses penghantaran data LMS - ELA

(Outbound) yang dilaksanakan setelah selesai proses
penghantaran data potongan ke iGFMAS-Kewangan.
19 Jana Payroll Area Change (Late Program Payroll Area Change (Late Joiner) akan dijana oleh
Joiner) Pejabat Perakaunan di akhir proses emolumen.
Program ini akan mewujudkan rekod baru di IT0001-Organisational

Assignment bagi setiap pegawai baru yang di bulan emolumen
sebelumnya telah didaftarkan ke Payroll Area-Late Cycle.
Rekod baru ini akan dikemaskini dengan tarikh mula pada 1hb
bulan emolumen bulan berikutnya ke kod Payroll Area-Regular
Cycle Pejabat Perakaunan berkaitan.


Bulanan
20 Penyediaan Pembayaran EFT PERKESO dan KWSP memerlukan pembayaran caruman melalui
Berdasarkan No Majikan EFT dibuat berdasarkan nombor majikan. Oleh itu, proses ini
PERKESO/KWSP disediakan bagi membolehkan caruman penuh PERKESO/KWSP
yang dihantar ke iGFMAS-Kewangan dibayar secara berasingan.
Proses ini merupakan proses susulan daripada proses penyediaan

hantaran data potongan PERKESO [ZPC00_M14_CS8A] dan
KWSP [ZPC00_M14_CEBA]. Penyediaan pembayaran ini hanya
boleh dijana sekali dalam sebulan. Oleh itu, pastikan proses ini
dilaksanakan pada hujung bulan jika terdapat bayaran Off-Cycle
(Bonus).
21 Proses Penghantaran Laporan Proses penghantaran laporan HCM ke eGaji adalah program utiliti
HCM ke e-Gaji untuk membantu Pejabat Perakaunan melaksanakan tugasan
berikut:
1. ZIP fail Laporan-laporan HCM yang telah disimpan di

folder eGaji server AL11 dan pindahkan ke Staging
server.
2. Hantar emel notifikasi ke pegawai eGaji untuk
memaklumkan laporan-laporan emolumen telah sedia
untuk dimuat turun.
22 Senarai Potongan Gaji (Emel) Program ini dijana di akhir setiap bulan setelah selesai proses
emolumen.
23 AP-Bayaran Balik Pendahuluan Proses penyediaan pembayaran balik pendahuluan perjalanan akan
Perjalanan dilaksanakan setelah selesai proses penghantaran data gaji ke
iGFMAS-Kewangan.
Apabila program ZRPY126 dilarikan, data pendahuluan perjalanan

akan diwujudkan di table ZPYT026, accounting document number
baru juga wujud bagi melaraskan pendahuluan perjalanan
berkenaan.

3.1. JANA SLIP GAJI

Butang (M)

masukkan"ZRPY111".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Payslip for Jabatan Akauntan Negara Malaysia dipaparkan.

Butang (M)
1 Period Dalam senarai, pilih Current Sila tekan <ENTER>

Payroll Period. untuk memastikan
bulan pemprosessan
yang betul.

masukkan Payroll area, sebagai
contoh "B1".

contoh "B1".
4 Payroll Type Klik pada petak Payroll Type.
5 By Employee Klik Pilihan By Employee.

3. Skrin Payslip for Jabatan Akauntan Negara Malaysia dipaparkan.
4. Skrin Job status untuk program ZRPY111 “Finished” dipaparkan

5. Skrin AL11 dipaparkan.
Prosedur ini telah lengkap.
3.2. PENYEDIAAN HANTARAN DATA POTONGAN KWSP
Proses penjanaan dan penghantaran data ke KWSP adalah seperti berikut:
i. Mewujudkan fail data bayaran di customize Table: ZPYT019-EPF EFT Payment

Details. Data ini adalah untuk menghasilkan fail pembayaran (Payment File) di
iGFMAS-Kewangan berdasarkan nombor KWSP majikan. Payment File hanya boleh
dilaksanakan sekali sahaja bagi setiap cycle (jika ada).
ii. Seterusnya, laksanakan proses penyediaan pembayaran EFT berdasarkan nombor

majikan KWSP melalui transaksi ZRPY117. Rujuk para 3.20.
iii. Proses penyediaan Laporan EPF secara background melalui transaksi

ZPC00_M14_CEBA untuk muat turun Borang A dan Borang Bayaran Caruman
Bulanan (BBCB).
iv. Pindahan fail bagi Borang A dan BBCB dari folder iGFMAS di server AL11 ke folder
WebMethods melalui transaksi ZFILEMGR untuk dimuat turun oleh KWSP.

Jana Payment File KWSP

Butang (M)
1 Medan Arahan M Dalam Medan Arahan, masukkan

"ZPC00_M14_CEBA".

2. Skrin EPF Report dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll area M Pada medan Payroll area,

"26".
2 Calendar Month/ Year M Pada medan Calendar

Month/Year, masukkan data
3 Calendar Month/ Year M Pada medan Calendar

Month/Year, masukkan data
4 Officer In-charge M Pada medan Officer In-charge,

"Nasyitah Mohd Zubir".
5 IC Number M Pada medan IC Number,

"901103104598".


Butang (M)
6 Designation M Pada medan Designation,

"HR Manager".
7 Phone No M Pada medan Phone No,

"0367812095".


Butang (M)
1 Create Payment file Pilih petak Create Payment file. Jika Payment File
KWSP dijana lebih
daripada sekali,
butiran pembayaran
terkini akan diambil
dan dikemaskini
dalam table
ZPYT019.
2 Enter Klik Enter.
3 Execute Klik Execute.
4. Skrin EPF MONTHLY REPORT dipaparkan.

Butang (M)
1 BBCB Klik BBCB. Klik BBCB untuk

tujuan semakan
antara amaun jumlah
keseluruhan
BBCB dan amaun
vendor KWSP di
PCP0.


Butang (M)

6. EPF (BBCB)

Butang (M)
1 Back Klik Back.


Butang (M)

8. Senarai BBCB

Butang (M)
1 Back Klik Back.

9. Skrin EPF MONTHLY REPORT dipaparkan.

Butang (M)
1 Back Klik Back.
Muat Turun Borang A dan BBCB


Butang (M)
1 Download File Not Kosongkan petak Dowload File Jika petak ini ditanda,
Required Not Required untuk memuat tiada fail yang akan
turun fail caruman KWSP dan dimuat turun.
BBCB.
2 CDROM Klik pada butang CDROM untuk Pilihan butang

memuat turun fail caruman ke Diskette adalah
server AL11. untuk memuat turun
ke C:\temp\.
3 Enter Klik Enter. Fungsi Enter adalah

untuk pastikan path
server atau local
betul.
4 In Background Klik In Background.

Butang (M)
1 Continue Klik Continue.


Butang (M)
2 Check Klik Check.
3 Save Klik Save.


Butang (M)
1 Back (F3) Klik Exit.

5. Semak dan pastikan job status di SM37 “Finished”
6. Semak di AL11 fail BBCB dan EPF formA diwujudkan

3.3. PENYEDIAAN HANTARAN DATA POTONGAN LHDN

Butang (M)

masukkan"ZPC00_M14_CT39".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin CP39 Tax Report - Malaysia dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Calendar Month/ Year M Dalam petak Calendar Month/ Year,

masukkan Bulan Proses Semasa,
sebagai contoh "7".
3 Calendar Month/ Year M Dalam petak Calendar Month/ Year,

masukkan Tahun Proses Semasa,


Butang (M)
4 Testing (Tape/ Disk) M Klik untuk mengosongkan petak

/Background Testing (Tape/ Disk)/ Background.
5 Download Format Download Format telah ditetapkan

kepada 'STD'.
6 Officer In-charge M Dalam petak Officer In-charge,

masukkan Nama Pegawai, sebagai
contoh "Nasyitah Mohd Zubir".
7 IC Number M Dalam petak IC Number, masukkan

No. K/P Pegawai, sebagai contoh
"601103-14-5134".
8 Designation M Dalam petak Designation,

masukkan Jawatan Pegawai,
sebagai contoh "Ketua Unit Gaji".
9 Phone No M Dalam petak Phone No, masukkan

No. Telefon Pegawai, sebagai contoh
"0349988776".
10 Fax No. M Dalam petak Fax No., masukkan No.

Faks. Pegawai, sebagai contoh "03-
22327777".
3. Skrin TAX MONTHLY REPORT dipaparkan.


Butang (M)
1 Summary M Klik Summary.

Butang (M)
1 Print Preview M Klik Print Preview.

5. Skrin Potongan Cukai Pendapatan dipaparkan.

Butang (M)
1 Back (F3) M Klik Back.

3.4. PENYEDIAAN HANTARAN DATA POTONGAN PERKESO
Proses penjanaan dan penghantaran data ke PERKESO adalah seperti berikut:
i. Mewujudkan fail data bayaran di customize Table: ZPYT019-SOCSO EFT Payment Details.
Data ini adalah untuk menghasilkan fail pembayaran (Payment File) di iGFMAS-Kewangan
berdasarkan nombor SOCSO majikan. Payment File hanya boleh dilaksanakan sekali sahaja
bagi setiap cycle (jika ada).
ii. Seterusnya, laksanakan proses penyediaan pembayaran EFT berdasarkan nombor majikan
SOCSO melalui transaksi ZRPY117. Rujuk para 3.20.
iii. Proses penyediaan Laporan SOCSO 8A secara background melalui transaksi

ZPC00_M14_CS8A untuk muat turun SOCSO 8A.
iv. Pindahkan fail bagi SOCSO 8A dari folder iGFMAS di server AL11 ke folder WebMethods
melalui transaksi ZFILEMGR untuk dimuat turun oleh PERKESO.
v. Jana dan hantar Senarai Ringkasan (SOCSO Summary) kepada PERKESO.


Butang (M)

masukkan"ZPC00_M14_CS8A".
2 Enter Klik Enter.

Mewujudkan fail data bayaran di Customise Table: ZPYT019-EPF/SOCSO EFT Payment

Details
1. Skrin SOCSO 8A Report dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Calendar Month/ Year M Dalam petak Month, masukkan

bulan, sebagai contoh "05".
3 Calendar Month/ Year M Dalam petak Year, masukkan



Butang (M)

masukkan Nama Pegawai,
sebagai contoh "Nasyitah Mohd
Zubir".
2 Phone No M Dalam petak Phone No,

masukkan No. Telefon Pegawai,
3 Create Payment File M Klik petak Create Payment File. Untuk mewujudkan fail data
bayaran di customize
table: ZPYT019-
EPF/SOCSO EFT Payment
Details
4 Execute In M Klik Execute In Background.

Background

Muat turun fail SOCSO 8A

Butang (M)

contoh "B1".
2 Calendar Month/ Year M Dalam petak Month, masukkan

bulan, sebagai contoh "05".
3 Calendar Month/ Year M Dalam petak Year, masukkan

4 Testing Klik untuk mengosongkan petak

Testing (Tape/ Disk).
5 Tape M Klik pilihan Tape atau Disk Lokasi simpanan:

untuk lokasi simpanan data. 1- Pilihan Tape akan
disimpan di server AL11
2- Pilihan Disk akan
disimpan di local
(c:\temp\)


Butang (M)

Zubir".

3 Execute in Background M Klik Execute in Background.

Masukkan Nama Fail WebMethods yang Telah Disalin ke Senarai Ringkasan PERKESO

Butang (M)
1 Payroll area M Dalam petak Payroll area, masukkan

Payroll area, sebagai contoh "B1".
2 Calendar Month/ M Dalam petak Month, masukkan bulan,

Year sebagai contoh "05".
3 Calendar Month/ M Dalam petak Year, masukkan tahun,

Year sebagai contoh "2014".
4 WM Filename Klik pada petak WM Filename.
5 WM Filename O Dalam petak WM Filename, masukkan

nama fail WebMethods yang telah disalin
dari proses di transaksi ZFILEMGR, sebagai
contoh
"1010HR60151005320140512001.GFM"


Butang (M)

Zubir".


3. Skrin SOCSO 8A MONTHLY REPORT dipaparkan.

Butang (M)
1 SOCSO Payment Slip Klik SOCSO Payment Slip.

Butang (M)

5. Skrin Lampiran A Borang Bayaran Caruman PERKESO dipaparkan.

Butang (M)
6. Skrin SOCSO 8A MONTHLY REPORT dipaparkan.

Butang (M)
1 Print Summary Klik Print Summary.


Butang (M)
8. Skrin Senarai Ringkasan PERKESO dipaparkan.

Butang (M)
Prosedur ini telah lengkap

3.5. PENYEDIAAN HANTARAN DATA POTONGAN LEMBAGA TABUNG HAJI (LTH)

Butang (M)

masukkan"ZRPY060".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Monthly Report for Tabung Haji dipaparkan.

Butang (M)
1 Get Variant M Pilih variant yang telah

ditetapkan mengikut BA

contoh "B1".
3 Calendar Month/ Year M Dalam petak Calendar Month/

Year, masukkan Bulan Proses
Semasa, sebagai contoh "7".
4 Calendar Month/ Year M Dalam petak Calendar Month/

Year, masukkan Tahun Proses
5 Check M Klik Pilihan Check.


Butang (M)
6 Money order / Check - M Dalam petak Money order/

Number Check - Number, masukkan No
Cek, sebagai contoh "MBB
1223899".
7 Employer Reference M Dalam petak Employer Pastikan tiada

number Reference number, masukkan “special character”
No. Rujukan Majikan, sebagai dikunci masuk seperti
contoh "S00JK00002". -, / dan lain-lain
8 Tape Code M Dalam petak Tape Code,

masukkan Tape Code, sebagai
contoh "AGKL".
9 Testing (Tape/ Disk) M Klik untuk mengosongkan petak

Testing (Tape/ Disk).
10 Disk M Klik Pilihan Disk atau Tape untuk Lokasi simpanan:

lokasi penyimpanan data. 1- Pilihan Disk akan
disimpan di local
(c:\temp\)
2- Pilihan Tape akan
disimpan di server
AL11

3. Skrin TABUNG HAJI MONTHLY REPORT dipaparkan.

Butang (M)
1 Summary Klik Summary.

4. Skrin Ringkasan Maklumat Potongan dipaparkan.

Butang (M)

3.6. JANA LAPORAN RINGKASAN GAJI

Butang (M)

masukkan"ZRPY023".
2 Enter Klik Enter.

Laporan Ringkasan Gaji
1. Skrin Laporan Ringkasan Gaji dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Current period M Klik pilihan Current period. Sila tekan <ENTER>

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.
3 Payroll area Klik pada petak Payroll

area.Payroll Area akan
dipaparkan berdasarkan ID
pengguna.


Butang (M)

Biarkan kosong untuk Regular
Cycle Run, Masukkan "A" untuk
Off-Cycle Run.

Butang (M)
1 Back (F3) Klik Back.

Penghantaran Laporan Ringkasan Gaji ke eGaji

Butang (M)
1 Server path Tanda pada petak Server path

jika sedia untuk dipindahkan ke
eGaji. Biarkan kosong jika hanya
untuk paparkan laporan.


3.7. JANA PAYROLL MASTER LISTING

Butang (M)

masukkan"ZRPY025".
2 Enter Klik Enter.

Payroll Master Listing
1. Skrin Payroll Master Listing dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.
3 Payroll area Klik pada petak Payroll area jika

perlu penukaran. Jika tidak,
Payroll Area adalah berdasarkan
ID pengguna.


Butang (M)

Off-Cycle Run.

Butang (M)

Penghantaran Payroll Master Listing ke eGaji

Butang (M)



3.8. JANA SENARAI PEMBAYARAN GAJI

Butang (M)

masukkan "ZRPY064".
2 Enter Klik Enter.

Senarai Pembayaran Gaji
1. Skrin Senarai Pembayaran Gaji dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.

ID pengguna.


Butang (M)

Off-Cycle Run.

Butang (M)

Penghantaran Senarai Pembayaran Gaji ke eGaji

Butang (M)



3.9. JANA SENARAI PENDAPATAN DAN POTONGAN (LAIN-LAIN)

Butang (M)

masukkan "ZRPY021".
2 Enter Klik Enter.

Senarai Pendapatan Dan Potongan (Lain-Lain)
1. Skrin Senarai Pendapatan & Potongan dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.

ID pengguna.


Butang (M)

Off-Cycle Run.
5 Berdasarkan Pusat Klik pilihan Berdasarkan Pusat

Pembayar Pembayar.

Butang (M)

Penghantaran Senarai Pendapatan Dan Potongan (Lain-Lain) ke eGaji

Butang (M)



3.10. JANA SENARAI PERATUS POTONGAN MELEBIHI PENDAPATAN

Butang (M)

masukkan"ZRPY069".
2 Enter Klik Enter.

Senarai Peratus Potongan Melebihi Pendapatan
1. Skrin Senarai Peratus Potongan Melebihi Pendapatan dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Current period M Klik Pilihan Current period. Sila tekan <ENTER>

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.

ID pengguna.


Butang (M)

Cycle Run, masukkan "A" untuk
Off-Cycle Run
2 Deduction % M Masukkan 60.00
3 Detail Klik Pilihan Detail. Untuk pilihan laporan List,

pengguna perlu
memasukkan kedua-dua
Payroll Area (Regular &
Late).
4 Execute (F8) Klik Execute.


Butang (M)

Penghantaran Senarai Peratus Potongan Melebihi Pendapatan ke eGaji

Butang (M)
1 Server Path Tanda pada petak Server path

2 Deduction % M Masukkan 60.00


3.11. JANA SENARAI POTONGAN SEWA BANGUNAN KERAJAAN & KUMPULAN PENERIMA
BAYARAN

Butang (M)

masukkan"ZRPY028".
2 Enter Klik Enter.

Senarai Potongan Sewa Kerajaan dan Kumpulan Penerima Bayaran
1. Skrin Senarai Potongan Sewa Rumah & Kump Penerima Bayaran dipaparkan.

Butang (M)

"B1".

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.

ID pengguna.


Butang (M)
4 Payroll Type Klik pada petak Payroll

Type.Biarkan kosong untuk
Regular Cycle Run, Masukkan
"A" untuk Off-Cycle Run.
5 Sewa Rumah Kerajaan Klik pilihan Sewa Rumah

Kerajaan.
2. Skrin Sewa Rumah Kerajaan dipaparkan.

Butang (M)

Penghantaran Senarai Potongan Sewa Kerajaan dan Kumpulan Penerima Bayaran ke

eGaji
1. Skrin Sewa Rumah Kerajaan dipaparkan.

Butang (M)


2. Skrin Senarai Potongan Sewa Rumah & Kump Penerima Bayaran dipaparkan.

3.12. JANA SENARAI DATA POTONGAN CUKAI PENDAPATAN

Butang (M)

masukkan"ZRPY046".
2 Enter Klik Enter.

Senarai Data Potongan Cukai Pendapatan
1. Skrin Senarai Potongan Cukai dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.

perlu penukaran. Jika tidak, Payroll
Area adalah berdasarkan ID
pengguna.
4 Payroll Type Klik pada petak Payroll

Type.Biarkan kosong untuk Regular
Cycle Run, Masukkan "A" untuk Off-
Cycle Run.


Butang (M)

Pembayar Pembayar.

Butang (M)

Penghantaran Senarai Data Potongan Cukai Pendapatan ke eGaji

Butang (M)



3.13. JANA SENARAI DATA POTONGAN KWSP

Butang (M)

masukkan"ZRPY047".
2 Enter Klik Enter.

Senarai Data Potongan KWSP
1. Skrin Senarai Potongan KWSP dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.

perlu penukaran. Jika tidak, Payroll
Area adalah berdasarkan ID
pengguna.


Butang (M)

Biarkan kosong untuk Regular Cycle
Run, Masukkan "A" untuk Off-Cycle
Run.

Pembayar Pembayar.

Butang (M)

Penghantaran Senarai Data Potongan KWSP ke eGaji

Butang (M)



3.14. SENARAI DATA POTONGAN YANG TIDAK DIAMBIL KIRA

Butang (M)
1 Medan Arahan Dalam Medan arahan,

"ZRPY020".
2 Enter Klik Enter.

Senarai Data Potongan Yang Tidak Diambil Kira
1. Skrin Senarai Potongan Yang Tidak Diambil Kira dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll area M Dalam Payroll area, masukkan

Payroll area, sebagai contoh
"B1".
2 Other Period M Klik pilihan Current period. Sila tekan <ENTER>

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.
3 Payroll Area Klik pada petak Payroll area jika

ID pengguna.

Off-Cycle Run.


Butang (M)
Penghantaran Senarai Data Potongan Yang Tidak Diambil Kira ke eGaji


Butang (M)
1 Server Path Tanda pada petak Server path


3.15. JANA SENARAI POTONGAN PERKESO

Butang (M)

masukkan"ZRPY082".
2 Enter Klik Enter.

Senarai Potongan PERKESO
1. Skrin Senarai Potongan PERKESO dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Other period M Klik pilihan Current period. Sila tekan <ENTER>

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.

ID pengguna.


Butang (M)

Off-Cycle Run.

Pembayar Pembayar.

Butang (M)

Penghantaran Senarai Potongan PERKESO ke eGaji

Butang (M)



3.16. MUAT TURUN DATA - ARAHAN POTONGAN GAJI (APG)

Butang (M)

masukkan"ZRPY017".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Batch Download Third Party Submission dipaparkan.

Butang (M)
1 Get Variant M Pilih variant yang telah

ditetapkan mengikut APG

bulan proses gaji, sebagai
contoh "7".

tahun proses gaji, sebagai
contoh "2014".

Butang (M)
1 Download 3rd Party M Klik pilihan Download 3rd Party

Submission Submission.

contoh "B1".
3 Multiple Selection Klik Multiple Selection.

4. Skrin Multiple Selection for Wage Type dipaparkan.

Butang (M)
1 Single Value 1 M Dalam petak Single value,

masukkan kod wage type,
2 Single Value 2 Dalam petak Single value,

3 Single Value 3 Dalam petak Single value,

4 Copy (F8) M Klik Copy.


Butang (M)
1 Group Wage Type M Tandakan pada petak Group Contoh kod potongan
Wage Type, hanya diisi jika yang dikumpulkan
kod potongan yang untuk penghantaran ke
dimasukkan ke medan wage APG yang sama adalah
type perlu dijana di fail yang BSN (4156,4182,4476)
sama. dan Angkasa
(6025,6026).
2 Server M Klik pilihan Server.
3 Cover Letter M Tandakan pada petak Cover

Letter.
4 Test Run M Kosongkan petak Test Run.


Butang (M)
1 Continue (Enter) M Klik Continue.

Butang (M)

8. Skrin Spool Information dipaparkan.

Butang (M)
1 Continue (Enter) M Klik Continue. Semak di spool

untuk melihat Cover
Letter melalui
transaksi SP02 dan
bukan di SP01 seperti
yang dipaparkan di
skrin.

3.17. JANA HRMIS: PAYROLL LISTING / BONUS OFF-CYCLE LISTING (OUTBOUND)

Butang (M)

masukkan"ZIPY006".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin HRMIS Payroll-Payment & Deduction Listing dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".

untuk memastikan
bulan pemprosessan
yang betul.

ID pengguna.

3. Skrin HRMIS Payroll-Payment & Deduction Listing dipaparkan.

Butang (M)

Off-Cycle Run.
2 Payroll Listing Klik Pilihan Payroll Listing.

Test Run.

4. Skrin HRMIS: Payroll Listing dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit M Klik Exit.

3.18. PROSES PENGHANTARAN DATA LMS - ELA (OUTBOUND)

Butang (M)
1 Medan Arahan Pada Medan Arahan,

masukkan"ZRPY122".
2 Enter Klik Enter.

Jana Senarai Ptgn Pinjaman Tidak Di Ambil Kira
1. Skrin LMS - Senarai Ptgn Pinjaman Tidak Di Ambil Kira dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll area M Pada medan Payroll Area,

"A1".
2 Other period M Klik pilihan Other Period.
3 Month M Pada medan Bulan, masukkan

data sebagai contoh "02".
4 Year M Pada medan Tahun, masukkan

data sebagai contoh "2015".

Test Run.

2. Skrin LMS - Senarai Ptgn Pinjaman Tidak Di Ambil Kira dipaparkan. Mesej memaparkan
notifikasi fail senarai potongan pinjaman tidak di ambil kira telah dimuat turun ke server
iGFMAS-Kewangan.

Butang (M)
1 Back Klik Back.

3. Skrin LMS - Senarai Ptgn Pinjaman Tidak Di Ambil Kira dipaparkan.

Butang (M)
1 ZRPY123 M Klik ZRPY123. Teruskan dengan

proses LMS -
Pembayaran
Pinjaman sekiranya
posting (PCP0) telah
selesai.

Jana LMS – ELA Pembayaran Pinjaman

Butang (M)

"ZRPY123".

2. Skrin LMS - Pembayaran Pinjaman dipaparkan.

Butang (M)

masukkan payroll area sebagai
contoh "A1".
2 Other period Klik pilihan Other Period.
3 Month M Pada medan Month, masukkan

bulan sebagai contoh "06".
4 Year M Pada medan Year masukkan

tahun sebagai contoh "2015".
5 Payroll Posting No. M Pada medan Payroll Posting

No, masukkan nombor posting

3. Skrin memaparkan senarai LMS - PEMBAYARAN PINJAMAN. Pastikan mesej berwarna

hijau menandakan 'No Error Found'.

Butang (M)
1 Back Klik Back.


Butang (M)
1 Test Run M Kosongkan petak Test Run atau

tandakan petak bagi
5. Klik pada menu Program > Execute in Background.

Butang (M)
1 Continue M Klik Continue.


Butang (M)
2 Check Klik Check.
3 Save M Klik Save.


Butang (M)
1 Exit Klik Exit

Semak Nombor Dokumen FI dan Tarikh Dokumen FI di Spool

Butang (M)
1 Medan Arahan Pada Medan Arahan,

masukkan "SP02".


Butang (M)
1 Output M Klik pada Output.
3. Skrin memaparkan Nombor Dokumen FI dan Tarikh Dokumen FI.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit.

3.19. JANA PAYROLL AREA CHANGE (LATE JOINER)

Butang (M)

masukkan"ZRPY113".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Payroll Area Change (Late Joiners) dipaparkan.

Butang (M)
1 Bulan M Dalam petak Bulan, masukkan

bulan kemasukkan pegawai,
sebagai contoh "7".
2 Tahun M Dalam petak Tahun,

masukkan Tahun Proses
3. Skrin Payroll Area dipaparkan.


Butang (M)
1 Back Klik Back.
4. Skrin Payroll Area Change (Late Joiners) dipaparkan.

Butang (M)

Test Run.
5. Skrin Payroll Area Change dipaparkan.

3.20. PENYEDIAAN PEMBAYARAN EFT BERDASARKAN NO MAJIKAN PERKESO/ KWSP
Cara-Cara Untuk Mendapatkan FI Dokumen NO

Butang (M)

data sebagai contoh "PCP0".
2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 Payroll Posting M Dwiklik pada Payroll Posting

0000000630.

Butang (M)
1 Document M Pilih petak Document Pastikan dokumen

0000001302. vendor dipilih.
2 Go to M Klik Menu Go to.

4. Klik pada menu Accounting documents.. atau tekan a.
5. Skrin Display Document: Data Entry View dipaparkan.

Butang (M)
1 Document Number Klik pada Document Number. Ambil perhatian dan

sila catatkan
Document Number
ini untuk digunakan
pada langkah
seterusnya di
program ZRPY117.
Ulang langkah yang
sama jika terdapat
bayaran Off-Cycle
(Bonus).

Pembayaran EFT Berdasarkan No Rujukan Majikan KWSP/PERKESO
Masukkan FI Dokumen No yang diperolehi dari PCP0 untuk menjana pembayaran EFT
berdasarkan No Rujukan Majikan PERKESO/KWSP. No Dokumen FI akan dijana dan dihantar
kepada AP untuk pembayaran dan proses EFT. Setelah AP menjelaskan pembayaran barulah
langkah seterusnya boleh dilaksanakan.

Butang (M)

2 Enter Klik Enter.

2. Skrin EFT/Cheque Payment by EPF/SOCSO Employer Ref Number dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll Area Payroll Area akan dipaparkan

berdasarkan Business Area.
Tukar jika perlu.
2 Month Bulan akan dipaparkan pada

bulan semasa. Tukar jika perlu.
3 Year Tahun akan dipaparkan pada

tahun semasa. Tukar jika perlu.
4 EPF M Pilih pilihan EPF.
5 FI Doc No (PCP0) M Pada medan FI Doc No (PCP0), Sila rujuk ke transaksi

masukkan data sebagai contoh PCP0 untuk
"1000000439". mendapatkan
Nombor FI Dokumen
(Vendor) yang betul.
Jika terdapat bayaran
secara 'off-cycle'
pada bulan terlibat,
masukkan juga
Nombor FI Dokumen
(Vendor) bagi Off-
Cycle tersebut.


Butang (M)
6 Multiple selection Klik Multiple selection. Digunakan sekiranya

lebih daripada satu FI
Document No dijana,
dan terdapat bayaran
Off-Cycle (Bonus).
3. Skrin Multiple Selection dipaparkan.

Butang (M)
1 Single value Pada medan Single value,

"1000000450".
2 Copy (F8) Klik Copy (F8).


Butang (M)

tandakan petak bagi
2 Execute In Background. M Klik Execute In Background.

Butang (M)
1 Continue Digital Klik Continue Digital

Signature (Enter) Signature (Enter).


Butang (M)
1 Pin M Pada petak pin, masukkan pin

2 Sign M Klik Sign.


Butang (M)
8. Skrin EFT/Cheque Payment By EPF/SOCSO Employer Ref Number dipaparkan.

Butang (M)
1 Back Klik Back. Mesej “ Dokumen ini TELAH

BERJAYA ditandatangani secara
digital oleh IAAISYAH Job
Scheduled
ZRPY117_1010A1EPF042015


Butang (M)

2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 Spool No M Pilih petak Spool No 21632.
2 Display contents (F6) M Klik Display contents (F6).
11. Skrin No Dok FI dikemaskini mengikut No Rujukan Majikan KWSP.


Butang (M)
1 No Dok FI Klik pada 1000000448. Ambil perhatian pada

No Dok FI. Sekiranya
melebihi 900 baris
caj, lebih daripada
satu No Dokumen FI
akan diwujudkan.
Kemaskini EFT No Berdasarkan No Rujukan Majikan PERKESO/KWSP
Kemaskini EFT No setelah AP menjelaskan pembayaran dan EFT proses (ZIAP512).


Butang (M)
1 EPF Pilih pilihan EPF.
2 Step 2: Update EFT No. Pilih pilihan Step 2: Update EFT

No.
3 FI Document No M Pada medan FI Document No, FI Document No

masukkan data sebagai contoh adalah hasil janaan
"1000000448". dari Step 1
4 Multiple selection Klik Multiple selection. Digunakan sekiranya

lebih daripada satu FI
Document No dijana.
2. Skrin Multiple Selection dipaparkan.

Butang (M)
1 Single value Pada medan Single value,

"1000000449".
2 Copy Klik Copy


Butang (M)

tandakan petak bagi
2 Menu Program M Klik Execute In Background.


Butang (M)

2 Enter Klik Enter.


Butang (M)
1 Spool No M Pilih petak Spool No 21357.
2 Display contents (F6) M Klik Display contents (F6).
6. Skrin No EFT dikemaskini setelah AP menjelaskan pembayaran dan EFT Proses.

3.21. PROSES PENGHANTARAN LAPORAN HCM KE E-GAJI

Butang (M)

"ZRPY125".
2 Enter Klik Enter.

ZIP Fail Laporan-Laporan HCM
1. Skrin HCM Reports to eGaji dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll Type Kosongkan petak Payroll Type

untuk pilihan Regular payroll
run.
2 Month/Year M Dalam Senarai Nama Bulan,

pilih Bulan Pemprosesan.
Sebagai contoh "June".
1 ZIP File by Directory M Klik pada ZIP File by Directory.
2 Directory M Tandakan pada pilihan petak

directory untuk zip fail laporan.


Butang (M)
1 Program M Klik Program.
2 Execute in Background M Klik Execute in Background. Langkah ini hanya

boleh dilaksanakan
secara background
sahaja. Hasil
daripada larian
secara background
diperolehi di spool
(transaksi SP02).

2. Status job “success” Web Services Status = 200 OK OK
Hantar Emel Notifikasi Ke Pegawai eGaji


Butang (M)
1 Send Email M Klik pada Send Email.
2 Office in Charge M Dalam petak Office In Charge,

sebagai contoh "Nasyitah
Zubir".

masukkan No Telefon Pegawai,
4 Z_ESERVICES M Tandakan pada petak

Z_ESERVICES.

Butang (M)

Sampel Emel Notis – Fail ke eGaji

3.22. SENARAI POTONGAN GAJI (EMEL)

Butang (M)

"ZRPY022".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Senarai Potongan Gaji (Emel) dipaparkan.

Butang (M)

masukkan payroll area sebagai
contoh "B1".
2 Other period Klik pilihan Other period.
3 Month M Pada medan Month, masukkan

bulan sebagai contoh "04".
4 Year M Pada medan Year, masukkan

tahun sebagai contoh "2014".
5 Officer In-charge M Pada medan Officer In-charge,

masukkan nama pegawai
sebagai contoh "NASYITAH
MOHD ZUBIR".
6 Phone No M Pada medan Phone No,

masukkan nombor telefon

3. Skrin Laporan Emel Verifikasi Bagi bulan April 2014 dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit.
Sampel Emel Notis Senarai Potongan Gaji Berdasarkan Kod Potongan

3.23. AP-BAYARAN BALIK PENDAHULUAN PERJALANAN
Mulakan langkah dengan kuiri (SQ01) di Infotype One Time Payment (IT0015) untuk semakan
sama ada kod potongan AP-Bayaran Balik Pendahuluan Perjalanan wujud bagibulan tersebut.
Jika data potongan wujud, laksanakan langkah ZRPY126.
Senarai Kod Bayaran Balik Pendahuluan Perjalanan bagi tujuan SQ01 adalah seperti
berikut:
Jana Query untuk Kod Bayaran Balik Pendahuluan Perjalanan


Butang (M)

data sebagai contoh "SQ01".
2 Enter Klik Enter.
2. Skrin Query from User Group /GRC/APPL: Initial Screen dipaparkan.

Butang (M)
1 Environment M Klik Environment pada menu

bar.
3 Klik pada Query areas atau tekan a.

.
.

4. Skrin Work Areas dipaparkan.

Butang (M)
1 Standard area (client- M Klik pilihan Standard area

specific) (client-specific).
2 Choose M Klik Choose.

Butang (M)
1 Other user group Klik Other user group.


Butang (M)
1 ZHRPY_IT0057 Klik pada pilihan

Personal Deductions ZHRPY_IT0057 Personal
Deductions.

7. Skrin IT0057 Personal Deduction dipaparkan.

Butang (M)
1 Wage Type Pada medan Wage Type Kod Bayaran Balik

masukkan Wage Type sebagai Pendahuluan
contoh 4185 Perjalanan 4185 -
4191

8. Skrin IT0057 Personal Deduction dipaparkan.
Jana Program Bayaran Balik Pendahuluan Perjalanan
1. Skrin SAP Easy Access.

Butang (M)

2 Enter Klik Enter.

2. Skrin AP - Bayaran Balik Pendahuluan Perjalanan dipaparkan.

Butang (M)

"W1".
2 Payroll Posting No. M Pada medan Payroll Posting Pastikan posting

No., masukkan data sebagai berkenaan berstatus
contoh "240". 40 (Documents
Transferred )

3. Skrin AP - BAYARAN BALIK PENDAHULUAN PERJALANAN dipaparkan.

Butang (M)
1 Back Klik Back.

Butang (M)

tandakan petak bagi
2 Execute in Background M Klik Execute in Background.


Butang (M)
1 Continue Klik Continue.


Butang (M)
2 Check Klik Check.
3 Save Klik Save.


Butang (M)
1 Exit Klik Exit.


Butang (M)

2 Enter Klik Enter.

Butang (M)

10. Skrin memaparkan 'The FI document(s) has been posted’.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit.

KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PENGGUNA
Proses Emolumen - Tahunan
Versi 2.0
For
iGFMAS PROJECT
Manual Pengguna iGFMAS – Proses Emolumen - Tahunan
PINDAAN DOKUMEN
1 0.1 12 Feb 2018 Nasyitah Mohd Zubir Penyediaan manual pengguna
4 0.4 29 Jun 2018 Anul Suhada Abu Bakar Pengemaskinian manual pengguna

semakan
terbitan pertama
manual pengguna
terbitan kedua

ISI KANDUNGAN
Muka Surat
2.1. Proses Emolumen - Tahunan ....................................................................................... 3
2.1.1. Tujuan Proses ..................................................................................................... 3
3.0 PROSES EMOLUMEN – TAHUNAN ........................................................................................ 5
3.1. Jana Laporan EC dan Penyediaan Data Cukai Tahunan ............................................. 5
3.2. Laporan Perkiraan Bonus ...........................................................................................13
3.2.1. Muat Turun Data Bonus ke Folder “C:\Temp” .................................................. 13
3.2.2. Muat Naik Data Bonus ke Infotype ................................................................... 20

2.1. PROSES EMOLUMEN - TAHUNAN
Proses laporan emolumen tahunan adalah merujuk kepada proses janaan laporan yang
dilakukan oleh Pejabat Perakaunan setiap tahun (mana yang berkaitan).
Terdapat 2 proses janaan laporan emolumen tahunan seperti berikut:

Tahunan
1 Jana Penyata Proses janaan laporan EC Form dan penyediaan data cukai tahunan akan
Pendapatan dilaksanakan setelah selesai proses emolumen untuk bulan Disember.
Tahunan (EC
Form) dan Proses ini memerlukan langkah-langkah berikut:
Penyediaan Data
Tahunan Cukai 1. Jana EC Form secara individu dan secara pusat pembayar untuk dihantar
ke eGaji. Manual ini akan menerangkan cara untuk menjana EC Form
secara individu yang akan dimuat turun ke folder eGaji di server AL11.
Laporan ini kemudiannya perlu dizip dan dimuat naik ke eGaji melalui
transaksi ZRPY125. Bagi menjana EC Form dengan pilihan secara pusat
pembayar, ulangi langkah-langkah yang sama dengan memilih 'By Pay
Center'.
2. Muat turun fail CP8D ke folder iGFMAS di server AL11. Langkah ini akan
menghasilkan 2 fail iaitu maklumat majikan (CP8D-M) dan maklumat
pekerja (CP8D-P). Setelah fail CP8D berada di server AL11, CP8D-M dan
CP8D-P boleh dipindahkan ke folder WebMethods melalui transaksi
ZFILEMGR. Fail ini kemudiannya akan dipindahkan ke Comm. Server
untuk diambil oleh LHDN.
Proses ini hanya boleh dilaksanakan di Pejabat Perakaunan
Nota:
CP8D adalah Penyata Saraan Daripada Penggajian, Tuntutan Potongan dan
Maklumat Mengenai Potongan Cukai Di Bawah Kaedah-Kaedah Cukai
Pendapatan (Potongan Daripada Saraan) 1994.
2 Laporan Perkiraan Proses ini akan dilaksanakan untuk mengira anggaran amaun imbuhan tahunan
Bonus yang akan diterima dan dimuat naik secara batch sama ada ke IT0015 - One
Time Payment/ Deduction atau IT0267 - Additional Off-Cycle Payments
berdasarkan arahan dari Ibu Pejabat JANM.


Tahunan
1. Muat turun data imbuhan tahunan ke folder “C:\Temp”.
2. Muat naik data imbuhan tahunan ke IT0015 jika bayaran imbuhan tahunan
dibuat melalui proses gaji regular, atau IT0267 jika bayaran imbuhan
tahunan dibuat melalui proses gaji off-cycle.
Laporan Perkiraan Bonus perlu dimuat turun ke folder eGaji di server AL11.
Laporan ini kemudiannya perlu dizip dan dimuat naik ke eGaji melalui transaksi
ZRPY125 untuk diambil oleh PTJ bagi tujuan semakan dan pembetulan di
infotype berkenaan.
Cara pengiraan bonus adalah seperti berikut:

Jumlah Bonus = (Gaji Pokok + Jumlah Elaun) x Faktor Prorate x Kadar Bonus.

3.0 PROSES EMOLUMEN – TAHUNAN
3.1. JANA LAPORAN EC DAN PENYEDIAAN DATA CUKAI TAHUNAN

Butang (M)

masukkan "ZRPY024".
2 Execute Klik Execute

2. Skrin EC Summary dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll Area (Payroll M Dalam petak Payroll Area,

Period) masukkan payroll area, sebagai
contoh "B1".
2 Payroll Period M Klik pilihan Other Period Sila tekan Enter

untuk memastikan
bulan pemprosesan
yang betul.

"12".

5 Multiple selection Klik Multiple selection. Masukkan semua

payroll area untuk
Pejabat Perakaunan,
sebagai contoh "B1,
B2 dan B3".

3. Skrin Multiple Selection for Payroll Area dipaparkan.

Butang (M)
1 Single value 1 M Dalam petak Single value,

contoh "B1".

contoh "B2".

contoh "B3".
4 Copy (F8) M Klik Copy.


Butang (M)
1 Year of EC Tax M Dalam petak Year of EC Tax

Assessment Assessment, masukkan tahun
"2014".
2 Bonus for period M Dalam petak Bonus for Period,

masukkan tarikh yang
diperlukan, sebagai contoh
"01.01.2014".
3 to M Dalam petak to, masukkan tarikh

"31.12.2014".
4 Test Run without Printing M Tandakan petak Test Run

without Printing
5 Download Tandakan pada petak Muat turun fail CP8D

Download. ke folder iGFMAS di
server AL11.


Butang (M)
1 Month Pada medan Month, Masukkan Bulan/

masukkan bulan sebagai contoh Tahun untuk muat naik
"3". laporan EC ke eGaji.
2 Year Pada medan Year, masukkan Masukkan Bulan/

data sebagai contoh "2015". Tahun untuk muat naik
laporan EC ke eGaji.
3 By Employee Klik pilihan By Employee Ulangi langkah-langkah

diatas dengan pilihan
By Pay Center.
4 Submission date for EC Dalam petak Submission date

form for EC form, masukkan tarikh EC
form dijana, sebagai contoh
"31.03.2015".
5 In Background Klik Execute In Background.

6. Skrin EC (Tax) Report dan mesej muat turun fail CP8D dipaparkan.

Butang (M)
1 Print EC Form M Klik Print EC Form.


Butang (M)

8. Skrin Cukai Pendapatan Penyata Saraan Daripada Pengajian dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit

3.2. LAPORAN PERKIRAAN BONUS
3.2.1. Muat Turun Data Bonus ke Folder “C:\Temp”

Butang (M)

masukkan"ZRPY030".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Laporan Perkiraan Bonus dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Tarikh Gaji Pokok M Dalam petak Tarikh Gaji Pokok, Tarikh ini akan
masukkan tarikh, sebagai contoh dijadikan asas
"01.07.2014". Tarikh ini akan pengiraan bonus.
dijadikan asas pengiraan bonus.
3 Tahun Imbuhan M Dalam petak Tahun Imbuhan,

masukkan tahun, sebagai contoh
"2014".


Butang (M)
4 Syarat Perkiraan Bonus M Klik pilihan Base Factor Month Bagi pilihan base
atau Days & Date. factor "Days & Date"
masukkan tarikh
kelayakan bonus
pada medan
seterusnya.
3. Skrin Bonus Calculation Parameter dipaparkan.

Butang (M)
1 Gaji 1 M Dalam petak Gaji 1, masukkan Selection option

had gaji pokok, sebagai contoh seperti " (<)" dan
"1,000.00". (>=) boleh di
gunakan untuk
penentuan had gaji
2 Kadar Imbuhan Tahunan M Dalam petak Kadar Imbuhan

Tahunan, masukkan kadar
imbuhan tahunan, sebagai
contoh "0.50"
3 Minima Dalam petak Minima, masukkan

bayaran bonus minima, sebagai
contoh "500.00"
4 Gaji 2 Dalam petak Gaji 2, masukkan Selection option

had gaji pokok, sebagai contoh seperti " (<)" dan
"1,000.00". (>=) boleh di
gunakan untuk
penentuan had gaji


Butang (M)
5 Kadar Imbuhan Tahunan Dalam petak Kadar Imbuhan

Tahunan, masukkan kadar
imbuhan tahunan, sebagai
contoh "0.50".
4. Skrin Bonus Payment Info dipaparkan.

Butang (M)
1 Kod Imbuhan Tahunan M Dalam petak Kod Imbuhan

Tahunan, masukkan kod wage
type, sebagai contoh "1070".
2 Elaun Dalam petak Elaun yang

diambil kira, masukkan kod
wage type, sebagai contoh
"1200", jika perlu.
3 Tarikh Pembayaran M Dalam petak Tarikh

Imbuhan Tahunan 1 Pembayaran Imbuhan Tahunan
1, masukkan tarikh, sebagai
contoh "01.10.2014".
4 Peratus M Dalam petak Peratus, masukkan Jumlah peratusan

peratus pembayaran imbuhan mesti 100% untuk
tahunan pertama, sebagai memastikan
contoh "60" pengagihan amaun
telah dibuat dengan
betul.
5 Tarikh Pembayaran Dalam petak Tarikh

contoh "01.11.2014".


Butang (M)
6 Peratus Dalam petak Peratus, masukkan

peratus pembayaran imbuhan
tahunan kedua, sebagai contoh
"20".
7 Tarikh Pembayaran Dalam petak Tarikh

contoh "01.12.2014".
8 Peratus Dalam petak Peratus, masukkan

peratus pembayaran imbuhan
tahunan ketiga, sebagai contoh
"20".
5. Skrin Download Laporan Perkiraan Bonus dipaparkan.


Butang (M)
1 Download M Klik pada Download Bonus
2 Download Selection M Klik pilihan Local atau Server.
3 Download File Path M Dalam petak file path, masukkan

file path, sebagai contoh
"C:\Temp\Bonus2014.txt".
4 Test Run M Tandakan pada petak Test Run

untuk membuat larian simulasi.
6. Skrin Larian Simulasi Laporan Perkiraan Bonus dipaparkan.

Butang (M)
1 Back Klik Back

7. Skrin Actual Run Laporan Perkiraan Bonus dipaparkan.

Butang (M)
1 Test Run M Klik untuk mengosongkan petak

Test Run.
2 Server Path M Tandakan petak Server Path.

Langkah ini akan menyimpan
Laporan Perkiraan Bonus ke
server eGaji.

8. Skrin mesej “PDF Data Created ” dipaparkan.
3.2.2. Muat Naik Data Bonus ke Infotype
1. Skrin Laporan Perkiraan Bonus dipaparkan.


Butang (M)
1 Upload M Klik pada Upload Bonus
2 Infotype Selection M Klik pilihan IT0015 atau IT0267
3 Upload Selection M Klik pilihan Local atau Server.
4 Upload file path M Dalam petak Upload file path,

masukkan file path, sebagai
contoh
"C:\Temp\Bonus2014.txt".
5 Upload file path Pastikan petak Test Run

dikosongkan untuk
mengemaskini data ke infotype
6 Enter Klik Enter
2. Skrin Laporan Muat Naik Perkiraan Bonus dipaparkan.

Butang (M)
1 Exit Klik Exit

KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PENGGUNA
Proses Emolumen – Ad Hoc
Versi 2.0
For
iGFMAS PROJECT
Manual Pengguna iGFMAS – Proses Emolumen - Ad Hoc
PINDAAN DOKUMEN
1 0.1 12 Feb 2018 Nasyitah Mohd Zubir Penyediaan manual pengguna
4 0.4 12 Jul 2018 Anul Suhada Abu Bakar Pengemaskinian manual pengguna

semakan
terbitan pertama
manual pengguna
terbitan kedua

ISI KANDUNGAN
Muka Surat
2.1. Proses Emolumen – Ad Hoc ......................................................................................... 3
2.1.1. Tujuan Proses ..................................................................................................... 3
3.0 PROSES EMOLUMEN – AD HOC ............................................................................................ 6
3.1. Kemaskini Resit Tax (PCB) .......................................................................................... 6
3.2. Jana Senarai Kod Payroll ............................................................................................. 9
3.2.1. Kod Pendapatan dan Potongan (Wage Type) .................................................... 9
3.2.2. Pusat Pembayar (Pay Center) .......................................................................... 11
3.2.3. Kod Bank (Bank Key) ........................................................................................ 12
3.2.4. Kod Penerima Bayaran (Payee Key) ................................................................ 13
3.2.5. Struktur Gaji (Salary Structure) ......................................................................... 14
3.2.6. Kod Negeri/ Kod Daerah ................................................................................... 16
3.2.7. Skim Gaji ........................................................................................................... 17
3.3. Maklumat Pemprosesan Gaji ......................................................................................19
3.4. Jana JANM Payroll Annual Display ............................................................................22
3.4.1. Laporan JANM Payroll Annual Display : ALV-Detail ......................................... 23
3.4.2. Laporan JANM Payroll Annual Display : ALV-Total .......................................... 25
3.5. Jana Wage Type Reporter ..........................................................................................26
3.6. Jana Borang 2 (Joiner) PERKESO .............................................................................29
3.7. Jana Borang 3 (Leaver) PERKESO ............................................................................33
3.8. Jana Borang LHDN : CP21 .........................................................................................37
3.9. Jana Borang LHDN : CP22 .........................................................................................43
3.10. Jana Borang LHDN: TP1 ............................................................................................47

2.1. PROSES EMOLUMEN – AD HOC
Proses laporan emolumen secara ad hoc adalah merujuk kepada proses janaan dan semakan
laporan yang dilakukan oleh PTJ dan Pejabat Perakaunan (mana yang berkaitan).
Proses janaan dan semakan laporan emolumen secara ad hoc seperti berikut:
No. Proses Emolumen Adhoc Penerangan
1 Kemaskini Resit Tax (PCB) Proses ini akan dilaksanakan untuk mengemaskini nombor
resit cukai yang diterima daripada LHDN. Nombor resit
yang dikemaskini akan dipaparkan pada Penyata Bayaran
Cukai Oleh Majikan (PCB II).
Sistem iGFMAS hanya membenarkan satu nombor resit

dikemaskini untuk setiap nombor cukai majikan pada setiap
bulan. Oleh itu, hanya nombor resit bagi Regular Cycle
sahaja yang perlu dikemaskini.
Proses ini hanya boleh dilaksanakan di Pejabat

Perakaunan.
2 Jana Senarai Kod Payroll Senarai Kod Payroll boleh dijana apabila perlu semakan ke
atas kod-kod seperti berikut:
• Kod Pendapatan dan Potongan (Wage Type)

• Pusat Pembayar (Pay Center)
• Kod Bank (Bank Key)
• Kod Penerima Bayaran (Payee Key)
• Struktur Gaji (Salary Structure)
• Kod Negeri/ Kod Daerah
• Skim Gaji
3 Maklumat Pemprosesan Gaji Program ini dijana untuk memaparkan laporan maklumat
pemprosesan gaji pegawai bagi setiap bulan.
Laporan ini memaparkan ringkasan jumlah gaji bersih,

potongan KWSP, PERKESO dan cukai pendapatan
pegawai bagi setiap bulan berdasarkan Pejabat

Perakaunan atau laporan terperinci berdasarkan nombor

gaji pegawai.
Program ini dilaksanakan oleh Pejabat Perakaunan sahaja.
4 Jana: JANM Payroll Annual Display Laporan JANM Payroll Annual Display adalah bagi
memaparkan gaji tahunan pegawai berdasarkan kod
pendapatan atau potongan.
Laporan ini boleh dijana oleh Pejabat Perakaunan

(sekiranya perlu).
5 Jana Wage Type Reporter Laporan Wage Type Reporter dijana untuk membuat
semakan elaun dan potongan bulanan.
Laporan ini boleh dijana oleh Pejabat Perakaunan

(sekiranya perlu).
6 Jana Borang 2 (Joiner) PERKESO Borang 2 PERKESO dijana untuk mendaftar pegawai baru
yang perlu membuat caruman PERKESO tetapi belum
pernah berdaftar dengan PERKESO.
Borang 2 PERKESO yang dijana dan dicetak oleh PTJ

diserahkan kepada PERKESO dalam tempoh 30 hari dari
tarikh seseorang pegawai melapor diri.
7 Jana Borang 3 (Leaver) PERKESO Borang 3 PERKESO dijana untuk majikan melaporkan
mengenai pegawai yang tamat perkhidmatan (employment
status '0' = withdrawn) di sistem iGFMAS.
Borang 3 PERKESO yang dijana dan dicetak oleh PTJ

diserahkan kepada PERKESO dalam tempoh 30 hari dari
tarikh pemberhentian pegawai.
8 Jana borang LHDN: Borang CP21 dijana untuk pegawai yang meninggalkan
Pemberitahuan Oleh Majikan Bagi Malaysia (employment status '0' = withdrawn).
Pekerja Yang Hendak Meninggalkan
Malaysia (CP21) Borang CP21 yang dijana dan dicetak oleh PTJ diberikan
kepada pegawai yang berkaitan untuk diserahkan kepada
LHDN.

9 Jana borang LHDN: Borang CP22 dijana untuk melaporkan mengenai pegawai
Pemberitahuan Pekerja Baru (CP22) baru yang perlu membuat Potongan Cukai Bulanan (PCB)
tetapi belum pernah mendaftar dengan LHDN.
Borang CP22 dijana dan dicetak oleh PTJ untuk diserahkan

kepada LHDN.
10 Jana borang LHDN: Borang TP1 adalah untuk pegawai melaporkan potongan
Borang Tuntutan Potongan Rebat dan rebat individu bagi tujuan PCB.
Individu Bagi Tujuan Potongan Cukai
Bulanan (TP1) Jenis-jenis pembelian/ pembayaran yang layak mendapat
rebat cukai adalah seperti yang tertera di IT0198 -
Schedular Deduction Tax Subtype - 01. Contohnya,
pembelian komputer peribadi dan bayaran perubatan untuk
ibu bapa.
Borang TP1 dijana dan dicetak oleh PTJ untuk diserahkan

kepada pegawai yang perlu membuat tuntutan. Walau
bagaimanapun, borang yang sama boleh dimuat turun di
laman sesawang LHDN.

3.0 PROSES EMOLUMEN – AD HOC
3.1. KEMASKINI RESIT TAX (PCB)

Butang (M)

masukkan"ZRPY120".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Kemaskini Maklumat Resit/ Cek dari LHDN dipaparkan.

Butang (M)
1 Bulan M Dalam petak Bulan, masukkan

Bulan Pemprosesan, sebagai contoh
"07".
2 No Resit M Dalam petak No Resit, masukkan

No. Resit, sebagai contoh
"22-20043201496".
3 Tarikh Resit M Dalam petak Tarikh Resit,

masukkan Tarikh Resit LHDN,
4 No Cek/ EFT M Dalam petak No Cek/ EFT,

masukkan No Cek/ EFT, sebagai
contoh "E 0292207108".
5 CP38 No Resit M Dalam petak CP38 No Resit,

masukkan No. Resit CP38, sebagai
contoh "22-20043201496".


Butang (M)
6 CP38 Tarikh Resit M Dalam petak CP38 Tarikh Resit,

masukkan Tarikh Resit CP38,
7 CP38 No Cek/ EFT M Dalam petak CP38 No Cek/ EFT,

masukkan No Cek/ EFT CP38,
sebagai contoh "E 0292207108".

Test Run.
3. Skrin Kemaskini Maklumat Resit/ Cek dari LHDN dipaparkan.

3.2. JANA SENARAI KOD PAYROLL

Butang (M)

"ZRPY054".
3.2.1. Kod Pendapatan dan Potongan (Wage Type)
1. Skrin Senarai Kod (Pdptan/ Potongan, P.Pbyr, Bank K/T, Penerima Byrn & T/gaji)


Butang (M)
1 Wage Type M Klik pilihan Wage Type.
2 Wage Type Klik pada petak Wage Type. Masukkan

kod Pendapatan/ Potongan atau biarkan
kosong untuk paparan keseluruhan kod.
2. Skrin Senarai Pendapatan/ Potongan dipaparkan.

Butang (M)

3.2.2. Pusat Pembayar (Pay Center)

Butang (M)
1 Pay Center M Klik pilihan Pay Center.
2 Business Area Klik pada petak Business Area

jika perlu penukaran Pejabat
Perakaunan. Jika tidak,
Business Area adalah
berdasarkan Business Area
penggguna.

2. Skrin Senarai Pusat Pembayar dipaparkan.

Butang (M)
3.2.3. Kod Bank (Bank Key)


Butang (M)
1 Bank Key M Klik pilihan Bank Key.
2 Bank Key Klik pada petak Bank Key.

Masukkan kod bank atau biarkan
kosong untuk paparan
keseluruhan kod.
2. Skrin Senarai Bank K/T dipaparkan.

Butang (M)
3.2.4. Kod Penerima Bayaran (Payee Key)


Butang (M)
1 Payee Key M Klik pilihan Payee Key.
2 Payee key Klik pada petak Payee Key.

Masukkan kod penerima bayaran
atau biarkan kosong untuk
paparan keseluruhan kod.
2. Skrin Senarai Penerima Bayaran dipaparkan.

Butang (M)
3.2.5. Struktur Gaji (Salary Structure)


Butang (M)
1 Salary Structure M Klik pilihan Salary Structure.
2 Pay Scale Type Klik pada petak Pay Scale Type.

Masukkan kod skim saraan atau
biarkan kosong untuk paparan
keseluruhan kod.
3 PS Area Klik pada petak PS Area.

Masukkan kod skim atau biarkan
kosong untuk paparan
keseluruhan kod.
2. Skrin Senarai Tangga Gaji dipaparkan.

Butang (M)

3.2.6. Kod Negeri/ Kod Daerah

Butang (M)
1 Kod Negeri/ Kod Daerah M Klik pilihan Kod Negeri/ Kod

Daerah.
2 Kod Negeri Klik pada petak Kod Negeri.

Masukkan kod negeri atau
biarkan kosong untuk paparan
keseluruhan kod.

2. Skrin Senarai Kod Negeri/ Kod Daerah dipaparkan.

Butang (M)
3.2.7. Skim Gaji

Butang (M)
1 Skim Gaji M Klik pilihan Skim Gaji.
2 Kod Kump Gaji Klik pada petak Kod Kump Gaji.

Masukkan kod kumpulan
gaji atau biarkan kosong untuk
paparan keseluruhan kod.

2. Skrin Senarai Skim Gaji Berkomputer dipaparkan.

Butang (M)

3.3. MAKLUMAT PEMPROSESAN GAJI

Butang (M)


2. Skrin Maklumat Pemprosesan Gaji dipaparkan.

Butang (M)
1 Personnel Number Dalam petak Personnel No,

masukkan Nombor gaji jika perlu.
2 Payroll Period Pilih/ Masukkan bulan Payroll

Period sebagai contoh bulan
'1' hingga '5'
3 Payroll Type M Pilih/Masukkan Jenis Payroll. Kosongkan untuk

Regular Payroll.
4 Pay Center Pada medan Pay Center,

masukkan pusat pembayar jika
perlu.

3. Skrin Maklumat Pemprosesan Gaji dipaparkan.

Butang (M)
1 Details Pilih pilihan Details. Jika perlu.
2 Nett Pay Pilih pilihan Nett Pay. Jika Perlu.
3 Deductions Pilih pilihan Deductions. Jika Perlu.
4 EPF/ SOCSO/ TAX Pilih pilihan EPF/ SOCSO/ TAX

Jika Perlu.

4. Skrin MAKLUMAT PEMPROSESAN GAJI dipaparkan.
3.4. JANA JANM PAYROLL ANNUAL DISPLAY


Butang (M)

masukkan"ZRPY103".
2 Enter Klik Enter.
3.4.1. Laporan JANM Payroll Annual Display : ALV-Detail
1. Skrin JANM Customise Payroll Annual Report dipaparkan.

Butang (M)
1 Other Period M Klik Pilihan Other period.
2 Period M Dalam petak Period, masukkan

Tarikh Mula Data, sebagai
contoh "1.1.2014".

Tarikh Akhir Data, sebagai
contoh "31.7.2014".


Butang (M)
4 Payroll Area M Dalam petak Payroll area,

contoh "B1".
5 ALV-Detail Klik Pilihan ALV-Detail.

Butang (M)

3.4.2. Laporan JANM Payroll Annual Display: ALV-Total

Butang (M)
1 ALV-Total Klik Pilihan ALV-Total.

3.5. JANA WAGE TYPE REPORTER

Butang (M)

masukkan"PC00_M99_CWTR".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Wage Type Reporter dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Period M Dalam petak Period, masukkan

Tarikh Mula Data, sebagai
contoh "1.7.2014".

contoh "31.7.2014".
4 In-view Payroll Periods Klik Pilihan In-View Payroll

Periods.


Butang (M)
1 SAP List Viewer Klik Pilihan SAP List Viewer.
2 Layout Variant M Dalam petak Layout Variant,

masukkan Variant, sebagai
contoh "/JANM".

3.6. JANA BORANG 2 (JOINER) PERKESO

Butang (M)

masukkan"ZPC00_M14_CSB2".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Borang 2 dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Date of Joining Between M Dalam petak Date of Joining

Between, masukkan Tarikh Mula
Data, sebagai contoh
"01.01.2014".
3 to M Dalam petak to, masukkan

contoh "31.01.2014".
4 Use 2014 Layout for M Tandakan petak Use 2014

Borang 2 Layout for Borang 2.
5 Name M Dalam petak Name, masukkan

Nama Pegawai, sebagai contoh
"Nasyitah Mohd Zubir".


Butang (M)
6 Officer Designation M Dalam petak Officer

Designation, masukkan Jawatan
Pegawai, sebagai contoh "HR
Manager".
7 KPPN No. M Dalam petak KPPN No.,

masukkan nombor kad
pengenalan, sebagai contoh
"900101-10-5498".
3. Skrin Senarai BORANG 2 dipaparkan.

Butang (M)


Butang (M)
5. Skrin Borang 2 (Borang Pendaftaran Pekerja) dipaparkan.

3.7. JANA BORANG 3 (LEAVER) PERKESO

Butang (M)

masukkan"ZPC00_M14_CSB3".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin Borang 3 dipaparkan.

Butang (M)
1 Payroll Area Klik pada petak Payroll Area jika

ID pengguna.
2 Month and Year of M Dalam petak Month and Year of

Leaving Leaving, masukkan Bulan Akhir
Perkhidmatan, sebagai contoh
"5".
3 Month and Year of M Dalam petak Month and Year of

Leaving Leaving, masukkan Tahun Akhir
Perkhidmatan, sebagai contoh
"2014".
4 Name Dalam petak Name, masukkan

Nama Pegawai, sebagai contoh
"NORFADEELLAH RAMLI".

3. Skrin BORANG 3 dipaparkan.

Butang (M)

Butang (M)

5. Skrin Borang 3 (Borang Pemberhentian Pekerjaan) dipaparkan.

Butang (M)

3.8. JANA BORANG LHDN: CP21

Butang (M)

2 Enter Klik Enter.

2. Skrin CP21 (Tax) Malaysia dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Year of CP21 Tax M Dalam petak Year of CP21 Tax

Assessment Assessment, masukkan Tahun
3 Bonus for Period M Dalam petak Bonus for Period,

masukkan Tarikh Bonus, sebagai
contoh "1.1.2014".

Tarikh Bonus, sebagai contoh
"31.12.2014".
5 Schema for simulation M Dalam petak Schema for

payroll simulation payroll, masukkan
Skema, sebagai contoh "Z000".
6 Test run without Printing Klik untuk mengosongkan petak

Test run without Printing.

3. Skrin CP21 (Tax) Malaysia dipaparkan.

Butang (M)
1 Name M Dalam petak Name, masukkan

Nama Pegawai Pengesahan,
sebagai contoh "ALI BIN
IBRAHIM".

masukkan Jawatan Pegawai
Pengesahan, sebagai contoh
"PENGARAH".
3 Address M Dalam petak Address,

masukkan Alamat LHDN,
sebagai contoh "LEMBAGA
HASIL DALAM NEGERI 1".


Butang (M)
4 Address M Dalam petak Address 2,

sebagai contoh "KUALA
LUMPUR".
5 Read Departure Reason Klik pada pilihan Read Pilihan Read

from IT000 Departure Reason from IT0000. departure reason
from IT0000 akan
memaparkan Action
Reason dari IT0000.
Bagi pilihan Input
departure reason
manually pegawai
boleh memasukkan
sebab meninggalkan
negara secara
manual atau
dibiarkan kosong.
4. Skrin CP21 (Tax) Report dipaparkan.

Butang (M)


Butang (M)

6. Skrin Borang Pemberitahuan Oleh Majikan Bagi Pekerja Yang Hendak Meninggalkan
Negara Ini (CP21) dipaparkan.

Butang (M)

3.9. JANA BORANG LHDN: CP22

Butang (M)

2 Enter Klik Enter.

2. Skrin CP22 (Tax) - Malaysia dipaparkan.

Butang (M)

contoh "B1".
2 Date of Joining Between M Dalam petak Date of Joining

Between, masukkan Tarikh Mula
Data, sebagai contoh "1.5.2014".

contoh "31.7.2014".
4 Test run without printing Kosongkan petak Test run

without printing.
5 Officer in charge M Dalam petak Officer in charge,

masukkan Nama Pegawai
"ALI BIN IBRAHIM".


Butang (M)

masukkan Jawatan Pegawai
"PENGARAH".
7 Address M Dalam petak Address,

sebagai contoh "LEMBAGA
HASIL DALAM NEGERI 1".
8 ADD2 M Dalam petak ADD2, masukkan

Alamat LHDN, sebagai contoh
"KUALA LUMPUR".

Butang (M)

4. Skrin Borang Pemberitahuan Pekerja Baru (CP22) dipaparkan.

Butang (M)
5. Skrin CP22 (Tax) Report dipaparkan.

3.10. JANA BORANG LHDN: TP1

Butang (M)

masukkan"PC00_M14_CTP1".
2 Enter Klik Enter.

2. Skrin TP1 Report - Malaysia dipaparkan.

Butang (M)
1 Other period M Klik pilihan Other period.
2 Period M Dalam petak Period, masukkan Tarikh

Mula Data, sebagai contoh "1.5.2014".
3 To M Dalam petak To, masukkan Tarikh AKhir

Data, sebagai contoh "31.7.2014".
4 Payroll Area M Dalam petak Payroll Area, masukkan

Payroll area, sebagai contoh "B1".
5 Year Selection for TP1 M Dalam petak Year Selection for TP1
form form, masukkan Tahun Semasa, sebagai
contoh "2014".
6 Generation Date M Dalam petak Generation Date,

masukkan Tarikh Pemprosesan, sebagai
contoh "8.8.2014".
7 Name of Employer M Dalam petak Name Of Employer

Declaring Declaring, masukkan Pegawai
"NORFADEELLAH RAMLI".


Butang (M)
8 Designation M Dalam petak Designation, masukkan

Jawatan Pegawai Pengesahan, sebagai
contoh "Ketua Unit Gaji".

Butang (M)

4. Skrin Borang Tuntutan Potongan Dan Rebat Individu Bagi Tujuan Potongan Cukai
Berjadual (TP1) dipaparkan.

Butang (M)
5. Skrin TP1 form - Application Log dipaparkan.

Butang (M)

iGFMAS - MANUAL PENGGUNA - MODUL HUMAN CAPITAL MANAGEMENT v2.0 PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

iGFMAS - MANUAL PENGGUNA - MODUL HUMAN CAPITAL MANAGEMENT v2.0 PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

KERAJAAN MALAYSIA

Gambaran Keseluruhan Human Capital Management

Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:

No Versi Tarikh Dikemaskini Oleh Catatan

1 0.1 1 Jan 2018 Suhana Shukri Penyediaan manual pengguna

2 0.2 14 Feb 2018 Suhana Shukri Pengesahan Ketua Modul

3 0.3 9 Mar 2018 Shafie Mohd Noor Penyeragaman untuk terbitan

4 0.4 12 Jul 2018 Suhana Shukri Pengemaskinian manual pengguna

5 0.5 13 Jul 2018 Shafie Mohd Noor Penyeragaman selepas pengemaskinian

iGFMAS_APP_Overview Human Capital Management v2.0 Muka Surat 1 of 8

iGFMAS_APP_Overview Human Capital Management v2.0 Muka Surat 2 of 8

1.0 PENGENALAN MODUL

1.1. GAMBARAN KESELURUHAN PROSES KERJA HCM

iGFMAS_APP_Overview Human Capital Management v2.0 Muka Surat 3 of 8

1.2. INTEGRASI ANTARA MODUL

iGFMAS HCM: Keseluruhan Proses Kerja Dan Integrasi

iGFMAS_APP_Overview Human Capital Management v2.0 Muka Surat 4 of 8

1.3. FUNGSI UTAMA DALAM MODUL HCM

Proses Gaji iGFMAS

iGFMAS_APP_Overview Human Capital Management v2.0 Muka Surat 5 of 8

1.4. STRUKTUR DATA INDUK MODUL HCM

Berikut merupakan struktur Personal Data di dalam modul HCM:

iGFMAS_APP_Overview Human Capital Management v2.0 Muka Surat 6 of 8

1.5. JENIS-JENIS INFOTYPE DAN TINDAKAN DALAM MODUL HCM

Infotype Perihal infotype Infotype Perihal infotype

0000 Action 0077 Additional Personal Data

0001 Organisational Assignment 0105 * Communication

0002 Personal Data 0185 Personal ID

0006 Address 0196 Epf

0008 Basic Pay 0197 Socso

0009 Bank Details 0198 Schedular Tax Deduction (Pcb)

0014 Recurring Allowance 0199 Additional Tax

0015 One Time Payment/ Deduction 0547 Benefit in Kind

0019 * Monitoring Of Tasks 9000 * Employee miscellaneous info

0027 Cost Distribution 9001 * Payment voucher details

0041 Date Specification 9100 * Penerima saraan

0057 Personal Deduction 2010 Employee Remuneration Info

iGFMAS_APP_Overview Human Capital Management v2.0 Muka Surat 7 of 8

1.6. JENIS TINDAKAN DI MODUL HCM

Kod Jenis Tindakan Kod Sebab Tindakan

05 Pindah ( dari Agensi Kerajaan Lain)

02 Perubahan (Aktif) 10 Perubahan Data Organisasi

12 Kembali dari Cuti Tanpa Gaji

14 Aktif Semula Selepas Tahan Gaji

20 Pindah masuk (dari PTJ lain)

03 Perubahan (Tidak Aktif) 32 Cuti Tanpa Gaji

34 Keluar Sistem Sementara (Tahan Gaji )

04 Penamatan 45 Pindah (ke Agensi Kerajaan Lain)

05 Kemasukan Semula 05 Pindah (dari Agensi Kerajaan Lain)

06 Kemasukan Semula – Gaji Hari

07 Kemasukan Semula- Kontrak

Pengenalan Kepada Data Induk HCM

Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:

No Versi Tarikh Dikemaskini Oleh Catatan

1 0.1 1 Jan 2018 Marini Kamarulzaman Penyediaan manual pengguna

2 0.2 14 Feb 2018 Suhana Shukri Pengesahan Ketua Modul

3 0.3 9 Mar 2018 Shafie Mohd Noor Penyeragaman untuk terbitan

4 0.4 29 Jun 2018 Marini Kamarulzaman Pengemaskinian manual pengguna

5 0.5 16 Jul 2018 Shafie Mohd Noor Penyeragaman selepas pengemaskinian

6 0.6 16 Sept 2018 Nasyitah Mohd Zubir Pengemaskinian manual pengguna

7 0.7 14 Nov 2018 Aisyah Borhan Pengemaskinian manual pengguna

8 1.0 15 Nov 2018 Shafie Mohd Noor Penyeragaman selepas pengemaskinian

iGFMAS_APP_UM-HCM-001 v2.0 Muka Surat 1 of 91