MODUL/SUBMODUL/ : Fungsi Permohonan Pertukaran

FUNGSI (Submodul Pembangunan Pelan Tindakan

Perolehan Sumber Manusia)
PENGENALAN
SEJARAH
FUNGSI-FUNGSI DAN PERANAN
SOALAN LAZIM (FAQ)
Kenapa tidak boleh akses kepada fungsi permohonan pertukaran?
Jawatan saya adalah Pelukis Pelan Gred J17 iaitu jawatan kader. Saya dimaklumkan
bahawa jawatan kader juga adalah di bawah perkhidmatan gunasama.
Bagaimanakah caranya untuk saya memohon pertukaran?
Apakah maksud Perkhidmatan Gunasama Persekutuan?
Apabila saya klik butang HANTAR untuk membuat penghantaran permohonan
pertukaran, didapati terdapat 'error on page' di page tersebut dan menyebabkan
seperti butang HANTAR tersebut tidak berfungsi.
CO telah memuat naik dokumen sokongan beberapa kali namun dokumen tersebut
masih tidak boleh dibuka oleh Pegawai Penyokong.
Saya telah memohon pertukaran melalui HRMIS. Bagaimana saya hendak tahu status
permohonan saya?
Permohonan pertukaran bagi pegawai Juruteknik Komputer J17 tidak boleh dihantar
kerana terdapat ralat aliran kerja walaupun RS-111 telah dibuat.
Apakah status-status permohonan pertukaran yang diguna pakai dalam HRMIS?
Permohonan pertukaran saya tiada dalam inbox Penyokong.
Bagaimanakah untuk mendapatkan laporan status permohonan pertukaran pegawai-
pegawai di kementerian/jabatan?
Bagaimanakah untuk mendapatkan bantuan dari pihak JPA sekiranya saya
menghadapi masalah membuat permohonan pertukaran melalui HRMIS?

TIPS PENGGUNAAN
PERKAITAN SUBMODUL/FUNGSI
PEKELILING BERKAITAN
LINK BERKAITAN
RUJUKAN
IMEJ/GAMBARAJAH/CARTA ALIR YANG BERKAITAN

1 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012

1.0 PENGENALAN

Pelaksanaan fungsi permohonan pertukaran merupakan peralihan dari amalan manual

kepada pelaksanaan proses permohonan pertukaran secara elektronik menggunakan
HRMIS yang lebih seragam, sistematik dan standard berdasarkan arahan dan peraturan
semasa.

Fungsi ini menyediakan satu mekanisme dalam mengurus dan memudahkan urusan
permohonan pertukaran dan cara berurusan secara lebih telus dan transparent.

Pelaksanaan fungsi ini hanya melibatkan urusan permohonan pertukaran antara agensi
yang melibatkan keurusetiaan pertukaran di Bahagian Perkhidmatan, JPA bagi pegawai-
pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan dan tidak terpakai untuk permohonan
pertukaran dalaman agensi.

2.0 SEJARAH

Pertukaran merupakan salah satu fungsi pengurusan sumber manusia yang penting.
Pegawai akan dapat memberi perkhidmatan yang cemerlang sekiranya ditempatkan di
jawatan yang bersesuaian dengan kompetensinya.

Urusan pertukaran yang tidak dilaksanakan dengan baik akan memberikan kesan yang
negatif bukan sahaja kepada organisasi tetapi kepada pegawai yang terlibat.

Permohonan pertukaran dikemukakan secara manual sama ada menggunakan borang khas
atau surat permohonan pertukaran oleh pegawai; atau menggunakan sistem pertukaran
agensi masing masing.

3.0 FUNGSI-FUNGSI DAN PERANAN

Fungsi Peranan
3.1 Menu Memohon Pertukaran Competency Owner
a) Memohon Pertukaran
b) Kemaskini Permohonan Pertukaran
c) Batal Permohonan Pertukaran

2 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012

3.2 Menu Sokong Permohonan Pertukaran Re-Assignment Request Supporter

3.3 Semakan Permohonan Pertukaran Re-Assignment Request Secretariat

a) Semak Permohonan Pertukaran

b) Lulus Permohonan Pertukaran

4.0 SOALAN LAZIM (FAQ)

4.1 [Soalan] Kenapa saya tidak boleh akses kepada Fungsi Permohonan Pertukaran HRMIS
dan mesej berikut dipaparkan?

[Jawapan] Mesej tersebut dipaparkan kerana data Ketua Perkhidmatan di Profil

Perkhidmatan anda adalah bukan KPPA. Sekiranya anda merupakan Pegawai
Perkhidmatan Gunasama Persekutuan, sila hubungi Pengurus Sumber Manusia di agensi
anda untuk mengemaskini data tersebut.

4.2 [Soalan] Jawatan saya adalah Pelukis Pelan Gred J17 iaitu jawatan kader. Saya
dimaklumkan bahawa jawatan kader juga adalah di bawah perkhidmatan gunasama.
Bagaimanakah caranya untuk saya memohon pertukaran?

[Jawapan] Jawatan kader adalah satu jawatan yang dipunyai oleh sesebuah
kementerian/jabatan yang diwujudkan di mana-mana organisasi berdasarkan keperluan
tetapi pengisiannya adalah dilakukan dan dikawal oleh ketua perkhidmatan berkenaan.
Misalnya dalam situasi Pegawai Kader JKR, jawatan Jurutera Awam boleh diwujudkan

3 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012

 sebagai jawatan kader di Jabatan Penerbangan Awam tetapi ketua perkhidmatannya
adalah di Jabatan Kerja Raya. (sumber: portal http://kader.jkr.gov.my)

Jawatan anda bukanlah jawatan di bawah skim perkhidmatan gunasama persekutuan

dan urusan permohonan pertukaran anda tidak diuruskan oleh Urus Setia Pertukaran di
Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam.

Oleh itu, anda perlu merujuk kepada Pengurus Sumber Manusia di jabatan/kementerian
anda bagi sebarang urusan permohonan pertukaran.

4.3 [Soalan] Apakah maksud Perkhidmatan Gunasama Persekutuan?

[Jawapan] Perkhidmatan Gunasama Persekutuan bermaksud Perkhidmatan-

perkhidmatan yang ketua perkhidmatannya adalah Ketua Pengarah
Perkhidmatan Awam.

Rujuk Profil Perkhidmatan dalam Aplikasi HRMIS - Item No. 4 Ketua Perkhidmatan
Pemilik Kompetensi.

Contoh:

4 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012

 Skim Gunasama Persekutuan adalah seperti berikut:
Bil. SKIM PERKHIDMATAN KLASSIFIKASI PERKHIDMATAN
1 Pegawai Tadbir & Diplomatik Tadbir Dan Diplomatik
2 Pegawai Teknologi Maklumat
3 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Teknologi Maklumat

4 Juruteknik Komputer Teknologi Maklumat Teknikal

5 Pegawai Psikologi
Sosial Dan Kerohanian
6 Penolong Pegawai Psikologi
7 Pembantu Pegawai Latihan Vokasional
/ Penolong Pegawai Latihan Vokasional Kejuruteraan
/ Pegawai Latihan Vokasional
8 Penolong Pegawai Tadbir
9 Pembantu Tadbir (Perkeranian /
Operasi)
Pentadbiran
10 Pembantu Setiausaha Pejabat /
Setiausaha Pejabat
11 Pegawai Khidmat Pelanggan
12 Pembantu Tadbir (Kewangan) Kewangan
Sumber: SPP Bil. 3/2007

4.4 [Soalan] CO telah memuat naik dokumen sokongan beberapa kali namun dokumen
tersebut masih tidak boleh dibuka oleh Pegawai Penyokong.

[Jawapan] Pastikan nama fail dokumen tersebut tidak mempunyai lebih dari 1 titik seperti
di bawah:

Ini kerana sistem tidak dapat detect jenis fail selepas titik pertama (.Wan.pdf). Sistem
hanya boleh detect jenis fail dalam format .doc, .docx, .xls, .xlsx atau .pdf sahaja. Justeru CO
perlu rename nama fail tersebut dan muat naik semula. Jika nama fail telah ditukar dan
dokumen sokongan masih tidak boleh dibuka, pohon maklumkan kepada pihak Helpdesk
JPA (hrmis_helpdesk@jpa.gov.my) untuk tindakan selanjutnya.

4.5 [Soalan] Apabila saya klik butang HANTAR untuk membuat penghantaran permohonan
pertukaran, terdapat 'error on page' di page tersebut dan menyebabkan seperti butang
HANTAR tersebut tidak berfungsi.

5 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012

 [Jawapan] Jika berlaku kes tersebut, adalah disarankan agar anda menghapuskan terlebih
dahulu dokumen sokongan yang telah dimuat naik. Selepas permohonan pertukaran
berjaya dihantar barulah dokumen sokongan dimuat naik. Pastikan dokumen tersebut
dimuat naik sebelum Ketua Jabatan/Penyokong mengambil tindakan sokongan.

4.6 [Soalan] Saya telah memohon pertukaran melalui HRMIS. Bagaimana saya hendak tahu
status permohonan saya?

[Jawapan] Anda boleh menyemak sendiri status permohonan pertukaran di menu berikut:

a) Perolehan Sumber Manusia > Pembangunan Pelan Tindakan > Memohon Pertukaran >
Permohonan Pertukaran Sendiri Umum

b) Perolehan Sumber Manusia > Pembangunan Pelan Tindakan > Memohon Pertukaran >
Klik butang Teruskan

4.7 [Soalan] Permohonan pertukaran bagi pegawai Juruteknik Komputer J17 tidak boleh
dihantar kerana terdapat ralat aliran kerja walaupun RS-111 telah dibuat.

6 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012

 [Jawapan] Skim Juruteknik Komputer adalah di bawah Klassifikasi Perkhidmatan Teknologi
Maklumat Teknikal. Pastikan klassifikasi perkhidmatan yang dipilih adalah betul semasa
penetapan aliran kerja.

4.8 [Soalan] Apakah status-status permohonan pertukaran yang diguna pakai dalam HRMIS?

[Jawapan] Status-Status Permohonan Pertukaran HRMIS adalah seperti berikut:

Bil Status Permohonan Keterangan

1. Draf Permohonan telah berjaya disimpan.

2. Dihantar Untuk Sokongan Permohonan telah berjaya dihantar kepada

Ketua Jabatan Ketua Jabatan untuk Sokongan.

3. Disokong Dengan
Pengganti Serentak
4. Disokong Dengan
Pengganti Kemudian Permohonan telah disokong oleh Ketua
Jabatan/Penyokong.
5. Disokong Dengan
Pengganti Tanpa
Pengganti
6. Tidak Disokong Ketua Permohonan tidak disokong Ketua Jabatan /
Jabatan Penyokong.
7. Dalam Tindakan Urusetia Urus Setia telah ambil maklum permohonan
pertukaran CO.
CO masih dibenarkan untuk mengemaskini
maklumat permohonan.
8. Untuk Kelulusan Permohonan diangkat untuk kelulusan
Mesyuarat mesyuarat.
CO tidak dibenarkan untuk mengemaskini
maklumat permohonan.
7 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012
 9. Diluluskan Permohonan telah diluluskan oleh mesyuarat.

10. Tidak Diluluskan Permohonan tidak diluluskan oleh mesyuarat.

4.9 [Soalan] Permohonan pertukaran saya tiada dalam inbox Penyokong.

[Jawapan] Jika permohonan pertukaran tiada di dalam inbox Penyokong, Pentadbir HRMIS
di agensi perlu semak di menu Menjejaki Aliran Kerja. Jika permohonan CO tiada nama
Penerima di menu tersebut, CO disarankan untuk membatalkan permohonan dan
memohon semula.

4.10 [Soalan] Bagaimanakah untuk mendapatkan laporan status permohonan pertukaran

pegawai-pegawai di kementerian/jabatan?

[Jawapan] Pegawai Bahagian Pengurusan Sumber Manusia di kementerian masing-masing

boleh diberi peranan Re-assignment Request Administrator [02[[0202][575] untuk penjanaan
laporan di menu Laporan Permohonan Pertukaran Agensi. Sila rujuk kepada Pentadbir
HRMIS di kementerian untuk mendapatkan peranan tersebut.

4.11 [Soalan] Bagaimanakah untuk mendapatkan bantuan dari pihak JPA sekiranya saya
menghadapi masalah membuat permohonan pertukaran melalui HRMIS?

[Jawapan] Sebarang aduan HRMIS hendaklah dikemukakan kepada Unit HRMIS di agensi
masing-masing atau hubungi:

Helpdesk HRMIS JPA

Emel: hrmis_helpdesk@jpa.gov.my
Tel: 03-8321 1400

Sebarang pertanyaan mengenai status permohonan pertukaran terdahulu yang dibuat

secara manual bolehlah dikemukakan kepada Urus Setia Pertukaran di JPA melalui emel
pertukarangunasama@jpa.gov.my.

8 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012

5.0 TIPS PENGGUNAAN
5.1 Disarankan agar dokumen sokongan dihapuskan terlebih dahulu sekiranya permohonan
pertukaran tidak dapat dihantar. Selepas permohonan berjaya, barulah dokumen sokongan
dimuat naik.

5.2 Penetapan Pop-Up Blocker di Menu Tools bagi Pelayar (browser) perlu disetkan kepada Turn
Off Pop-up Blocker agar paparan Soal Selidik Masalah Kesihatan (Alasan Bertukar) dapat
dipaparkan.

6.0 PERKAITAN SUBMODUL/FUNGSI

LANGKAH LANGKAH MELAKSANAKAN FUNGSI PERMOHONAN PERTUKARAN

BIL. PERKARA TANGGUNG JAWAB

A. SEBELUM PELAKSANAAN

1. Melengkapkan maklumat asas di dalam Bahagian Pengurusan Sumber

Modul Data Perjawatan, Submodul Manusia (PSM), agensi.
Pengurusan Rekod Peribadi dan Profil
Perkhidmatan di dalam agensi

2. Melengkapkan templet Profil Pengguna Bahagian Pengurusan Sumber

bagi penetapan peranan submodul Manusia (PSM), agensi.

3. Menetapkan peranan di dalam HRMIS Pentadbir Sistem (Level 1 atau 2) di

mengikut templet yang telah agensi.
dilengkapkan

4. Melengkapkan aliran kerja bagi Bahagian Pengurusan Sumber

Pengguna Manusia (PSM), agensi.

5. Menetapkan aliran kerja di dalam HRMIS Pentadbir Aliran Kerja (Perolehan

mengikut templet yang telah Sumber Manusia).
dilengkapkan

6. Memberi penerangan kepada Bahagian Pengurusan Sumber

pengurusan atasan Manusia (PSM), agensi.

9 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012

 7. Memberi latihan kepada pasukan teras Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia (PSM), agensi.

B. SEMASA PELAKSANAAN

8. Merekodkan tarikh bahagian / unit atau Bahagian Pengurusan Sumber

cawangan mula melaksanakan Modul Manusia (PSM), agensi.
Perolehan Sumber Manusia
(Permohonan Pertukaran)
9. Memantau secara berterusan Bahagian Pengurusan Sumber
pelaksanaan submodul Manusia (PSM), agensi.
C. SELEPAS PELAKSANAAN

10. Mentadbir sistem Pentadbir Aliran Kerja (Perolehan

Sumber Manusia).

7.0 PEKELILING BERKAITAN

7.1 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2004 mengenai Panduan Pertukaran Pegawai
Awam.

7.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2007 mengenai Penurusan Kuasa Urusan
Penempatan dan Pertukaran Pegawai Gunasama Persekutuan.

7.3 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2011 mengenai Pelaksanaan Modul Perolehan
Sumber Manusia - Fungsi Permohonan Pertukaran.

8.0 LINK BERKAITAN

8.1 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2011 mengenai Pelaksanaan Modul
Perolehan Sumber Manusia - Fungsi Permohonan Pertukaran
http://www.jpa.gov.my/docs/spp/2011/03/spp032011.pdf

8.2 Panduan Pelaksanaan Fungsi Permohonan Pertukaran

http://www.jpa.gov.my/docs/spp/2011/03/Panduan_Pelaksanaan_SPP032011.pdf

8.3 Buku Panduan Fungsi Permohonan Pertukaran - Teknikal

http://www.eghrmis.gov.my/docs/pdf/msumbermanusia/panduan-pengguna-teknikal-
agensi.pdf

10 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012

8.4 Buku Panduan Fungsi Permohonan Pertukaran - Pemohon dan Penyokong
http://www.eghrmis.gov.my/docs/pdf/msumbermanusia/panduan-pengguna-pemohon-
penyokong-permohonan-pertukaran.pdf

8.5 Nota Taklimat Penetapan Aliran Kerja Fungsi Permohonan Pertukaran

http://www.eghrmis.gov.my/docs/pdf/msumbermanusia/taklimat-penetapan-aliran-kerja-
fungsi-permohonan-pertukaran.pdf

9.0 RUJUKAN
9.1 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2004 mengenai Panduan Pertukaran Pegawai
Awam.
http://www.jpa.gov.my/pekeliling/pp04/bil03/ppbil03.pdf

9.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2007 mengenai Penurunan Kuasa Urusan
Penempatan Dan Pertukaran Pegawai Gunasama Persekutuan.
http://www.jpa.gov.my/pekeliling/spp07/bil03/spp0307.pdf

10.0 IMEJ/GAMBARAJAH/CARTA ALIR YANG BERKAITAN

11 Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA | Dikemaskini pada 28 November 2012