PROSES KERJA
FUNGSI : PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
SUB-FUNGSI : PENTADBIRAN AM
Aktiviti : Menguruskan Sistem Fail
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
1. TNCPI Mengarahkan pengurusan sistem fail KP Garis Panduan
mengikut peraturan yang berkuat Pengurusan
kuasa Rekod Universiti
Pendidikan
Sultan Idris.
2. PTPO Mewujudkan Buku Daftar Fail
3. PTPO Menggunakan kulit fail TERBUKA/
SULIT/ RAHSIA/ RAHSIA BESAR
4. PTPO Mengasingkan tempat penyimpanan
mengikut jenis fail-fail
5. PTPO Menggunakan slip pindahan (transfer
slip) sekiranya pemindahan dokumen
dari satu fail ke fail yang lain.
6. PTPO Menyediakan Tajuk dan Nombor Fail
di kulit fail serta kertas minit pada
bahagian dalam fail.
7. PTPO Merujuk Manual Sistem Fail / Sistem Manual Sistem
Klasifikasi Fail bagi pemilihan nama Fail / Sistem
fail. Klasifikasi Fail
Universiti
8. PTPO Membuat catatan pergerakan fail di
kulit fail dan borang/kad /buku
pergerakan fail
9. PTPO Menutup fail mengikut kriteria yang
telah ditetapkan iaitu 4cm/100
lampiran
10. PTPO Menyimpan fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail
11. PTPO Mengasingkan fail aktif dan fail tamat.
1|myPortfolio
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
12. PK Melaksanakan semakan tempoh
capaian fail untuk proses pelupusan.
13. TNCPI Melaksanakan semakan mengejut
bagi kawalan pengurusan sistem fail.
14. PTPO Simpan rekod fail
2|myPortfolio
CARTA ALIR
FUNGSI : PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
SUB-FUNGSI : PENTADBIRAN AM
Aktiviti : Menguruskan Sistem Fail
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MASA
MULA
TNCPI 1. Mengarahkan 5 minit
pengurusan sistem fail
mengikut peraturan
yang berkuat kuasa
PTPO 2. Mewujudkan Buku 15 minit
Daftar Fail
PTPO 3. Menggunakan kulit 5 minit
fail TERBUKA/ SULIT/
RAHSIA/ RAHSIA
BESAR
PTPO 4. Mengasingkan 30 minit
tempat penyimpanan
mengikut jenis fail-fail
PTPO 5. Menggunakan slip 5 minit
pindahan (transfer slip)
sekiranya pemindahan
dokumen dari satu fail
ke fail yang lain.
PTPO 6. Menyediakan Tajuk 5 minit
dan Nombor Fail di
kulit fail serta kertas
minit pada bahagian
dalam fail.
PTPO 7. Merujuk Manual 5 minit
Sistem Fail / Sistem
Klasifikasi Fail bagi
pemilihan nama fail.
3|myPortfolio
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MASA
PTPO 8. Membuat catatan 5 minit
pergerakan fail di kulit
fail dan borang/kad
/buku pergerakan fail
PTPO 9. Menutup fail mengikut 5 minit
kriteria yang telah
ditetapkan iaitu
4cm/100 lampiran
PTPO 10. Menyimpan fail di Bilik 5 minit
Registri/Rekod/Fail
PTPO 11. Mengasingkan fail 5 minit
aktif dan fail tamat.
KP 12. Melaksanakan 5 minit
semakan tempoh
capaian fail untuk
proses pelupusan.
TNCPI 13. Melaksanakan 30 minit
semakan mengejut
bagi kawalan
pengurusan sistem fail.
PTPO 14. Simpan rekod fail 5 minit
TAMAT
4|myPortfolio
SENARAI SEMAK
FUNGSI : PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
SUB-FUNGSI : PENTADBIRAN AM
Aktiviti : Menguruskan Sistem Fail
BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN
1. Mengarahkan pengurusan sistem fail mengikut
peraturan yang berkuat kuasa
2. Mewujudkan Buku Daftar Fail
3. Menggunakan kulit fail TERBUKA/ SULIT/ RAHSIA/
RAHSIA BESAR
4. Mengasingkan tempat penyimpanan mengikut jenis
fail-fail
5. Menggunakan slip pindahan (transfer slip) sekiranya
pemindahan dokumen dari satu fail ke fail yang lain.
6. Menyediakan Tajuk dan Nombor Fail di kulit fail serta
kertas minit pada bahagian dalam fail.
7. Merujuk Manual Sistem Fail / Sistem Klasifikasi Fail
bagi pemilihan nama fail.
8. Membuat catatan pergerakan fail di kulit fail dan
borang/kad /buku pergerakan fail
9. Menutup fail mengikut kriteria yang telah ditetapkan
iaitu 4cm/100 lampiran
10. Menyimpan fail di Bilik Registri/Rekod/Fail
11. Mengasingkan fail aktif dan fail tamat.
12. Melaksanakan semakan tempoh capaian fail untuk
proses pelupusan.
13. Melaksanakan semakan mengejut bagi kawalan
pengurusan sistem fail.
14. Simpan rekod fail
5|myPortfolio
6|myPortfolio
