KURSUS PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PEJABAT

NOTA
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

ANJURAN INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT BHG VII : PENGURUSAN FAIL

1.

KEPENTINGAN PENGURUSAN FAIL Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan hendaklah dikandung dalam fail Menggunakan kulit fail yang ditetapkan Membolehkan maklumat terkandung di dalamnya boleh dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat Mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod oleh Jabatan Arkib Negara PENGKELASAN FAIL Fail urusan am (House Keeping files) Pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel Fail urusan fungsian (Functional files) berkaitan fungsi dan aktiviti jabatan Fail terperingkat dikelaskan mengikut Arahan Keselamatan PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN Fail hendaklah diberi tajuk Tajuk diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadikan nombor rujukan Dapat khidmat nasihat kepakaran dari Jabatan Arkib Negara

2.

3.

3.1 Pembukaan Fail Fail dibuka apabila ada dokumen diterima dan diwujudkan dan fail belum ada. Tajuk dan nombor rujukan serta tarikh pembukaan dicatatkan di atas kulit fail Hendaklah didaftarkan dalam daftar fail Fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun mengikut tarikh transaksi. Surat dan dokumen diterima dan dihantar hendaklah dikandung di atas kertas minit

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

Surat diterima dikandung dengan dakwat merah dan surat keluar dikandung dengan dakwat biru atau hitam 3.2 Kertas Minit Mencatat segala arahan dan keputusan Minit pendek tidak lebih daripada satu perenggan dicatat di kertas minit Minit panjang hendaklah ditaip dan dikandung sebagai satu kandungan Surat didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran ketebalannya melebihi 4 sentimeter Lampiran yang dikeluarkan hendaklah dicatatkan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan, serta disimpan dibilik fail Slip pengganti hendaklah dikandung dalam fail

3.3 Penutupan Fail 100 kandungan atau ketebalan 4 sentimeter perlu dtutup dan fail baru dibuka Dipalang dengan dakwat merah Dicatat DITUTUP JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru atau hitam Fail baru dicatat tajuk dan nombor rujukan yang sama dengan tambah Jilid 2 (Jld 2) dan seterusnya

3.4 Fail Sementara Memerlukan tindakan segera, fail tidak dikesan Lebih dari seorang pegawai mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama Nombor dan tajuk fail sementara sama dengan fail asal Fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi/selesai tindakan Fail asal tidak dapat dikesan dalam tempoh tertentu, fail baru hendaklah dibuka

3.5 Penyimpanan dan Pergerakan Fail Fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak Disusun seturut mengikut nombor rujukan fail Rak hendaklah dilabelkan Fail terperingkat disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak berkunci atau bilik kebal Pergerakan fail hendaklah direkodkan

3.6 Simpan Dalam Perhatian (SDP)

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

Kaedah SDP hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh ditetapkan

3.7 Fail Timbul (Float file) Digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai penyelia, pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan telah diambil Bagi jabatan dan agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu diwujudkan SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD ELEKTRONIK 5. Perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan membangunkan aplikasi bagi mengurus maklumat dan rekod Penyimpanan capaian maklumat dan rekod secara maya (virtual) PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI BERKOMPUTER Membangun aplikasi berkomputer perlu mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara bagi memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, disenggara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban PELUPUSAN FAIL Perlu mendapat nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum melaksanakan pelupusan fail

4.

6.

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT BHG VIII : PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

1. 2.

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN Mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur Pengurusan Rekod Awam oleh Jabatan Arkib Negara Mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan peralatan yang bersesuaian Melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam, Akta ANM 2003 Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurang-kurangnya gred 27 atau setaraf dengannya Memaklumkan perlantikannya kepada Jabatan Arkib Negara PENYELENGGARAAN DAN PEMELIHARAAN REKOD AWAM Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan untuk menyelenggara dan memelihara rekod awam dari kerosakan, kemusnahan dan kehilangan PEMBAIKAN KECIL Rekod awam dibaiki dengan cermat Menggunakan bahan perekat tepung ubi kayu Gam cecair atau pita selefon tidak sesuai digunakan kerana kandungan asidnya boleh merosakkan dan mencacatkan kertas Kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke fail berkenaan Susun mengikut susunan asal seperti mana tercatat pada kertas minit Rekod basah hendaklah dikeringkan dengan kertas serap air dan kipas angin Jangan dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai BILIK REKOD Digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja Dilarang digunakan sebagai stor

3.

4.

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

5.

Sentiasa bersih, tidak berhabuk dan mempunyai peredaran udara yang baik Hanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan keluar masuk Dilarang makan, minum dan merokok PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD (JPR) Rekod Fungsian (Functional record) Jabatan hendaklah disediakan oleh jabatan dan mendapat kelulusan Ketua Pengarah Jabatan Arkib Negara Rekod Am (Housekeeping record) menggunakan borang JPR Am yang disediakan oleh Jabatan Arkib Negara PROGRAM REKOD PENTING

6. 7.

Mengenalpasti Rekod Penting Membuat perancangan untuk memelihara rekod Dibuat salinan keselamatan (backup copies) Disimpan di lokasi berasingan Mendapat khidmat nasihat Jabatan Arkib Negara PELAN TINDAKAN BENCANA Menyediakan Pelan Tindakan Bencana Meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana Mendapat khidmat nasihat kepakaran Jabatan Arkib Negara

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007