SISTEM FAIL

( RAHSIAKAN RAHSIA KITA )

MOHAMED RAZALI ABU BAKAR
PEJABAT PEJALARAN DAERAH SEREMBAN
YUSMAR 2005

1. APAKAH SISTEM FAIL

Satu proses klasifikasi , penyusunan dan penyimpanan
rekod dan dokumen supaya ianya dapat diperolehi
dengan segera apabila dikehendaki .
Pengetahuan yang mendalam mengenai SISTEM FAIL
adalah mustahak kepada seseorang kakitangan untuk
kecekapan pengurusan sesuatu institusi .
Pengurus sesuatu institusi hendaklah sentiasa
mengetahui :
~ Teknik penyimpanan fail dan rekod pentadbiran
~ Apakah sistem penyimpanan yang patut diamalkan
~ Peralatan yang patut ada .
~ Personnel yang dikehendaki untuk menyelenggara
fail .

2 . JENIS KUMPULAN FAIL

HOUSEKEEPING
~ Meliputi fail yang mengandungi perkara perkara
seperti pentadbiran , perjawatan dan senarai
kakitangan .

OPERATIONAL
~ Meliputi fail tentang fungsi asas sesuatu
organisasi seperti rekod tanah untuk Pejabat
tanah , rekod pendapatan untuk Jabatan
Hasil Dalam Negeri .

3. PRINSIP SISTEM FAIL

( a ) Tidak banyak menggunakan ruang , fail berkulit nipis
lebih baik daripada kulit tebal .
( b ) Mudah disediakan dan disimpan .
( c ) Murah dan mudah didapati .
( d ) Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan .
( e ) Rekod mudah dicari apabila diperlukan ( tanpa buang
masa yang banyak ) .
( f ) Rujukan Tambahan ( maklumat berkaitan dimasukkan
ke dalam fail berkaitan).
( g ) Beri tanda ( art guides ) bila dikeluarkan .

4. SISTEM PENGKELASAN FAIL

4.1 ABJAD
Perkataan kunci daripada judul digunakan dan disusun mengikut
abjad .

contoh :

(
(
(
(
(
(
(
(
(
(

a ) Kurikulum
b ) Kokurikulum
c ) Hal Ehwal Murid
d ) Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan
e ) Kewangan dan Akaun
f ) Pentadbiran Am
g ) Perhubungan Masyarakat
h ) Kemudahan Fizikal
I ) Asrama
j ) Audit

A ) KURIKULUM

(I)
( ii )
( iii)
( iv )
(v)
( vi )
( vii)

Mata Pelajaran / Sukatan Pelajaran .

Peperiksaan
Nazir
Saluran Am / Alat Mengajar
Jadual Waktu / Latihan Mengajar
Pusat Sumber
Pelajaran Khas

C . HAL EHWAL MURID

(I)
( ii )
( iii )
( iv )
(v)
( vi )

Disiplin
Kaunseling dan Kerjaya
Kesihatan
Kemasukan pelajar
Pertukaran pelajar
Lawatan

D . PERJAWATAN dan PERKHIDMATAN

KAKITANGAN
(
(
(
(
(
(

I)
ii )
iii )
iv )
v)
vi )

Peribadi
Surat Pekeliling
Surat Siaran
Perlantikan Jawatan
..
.

E . KEWANGAN dan AKAUN

(
(
(
(
(
(
(
(
(
(

I ) Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun

ii ) Anggaran Belanjawan
iii ) Gaji
iv ) Elaun
v ) Pemberian Bantuan Sekolah
vi ) Potongan Gaji
vii ) Bantuan dan Biasiswa
viii ) Insuran
ix ) Pesanan dan Pembelian
x ) Bayaran

( xi )
( xii )
( xiii )
( xiv )
( xv )

Sewa
Tuntutan RMT
Audit / Lawatan Audit
Panjar Wang Runcit
Pendahuluan dan Pinjaman

( xvi ) Kehilangan dan Hapuskira

( xvii ) Stok

F. PENTADBIRAN AM
(
(
(
(

I ) Penyata Bulanan
ii ) Perangkaan
iii ) Surat Pekeliling / Siaran
iv ) Kebajikan .

G . PERHUBUNGAN MASYARAKAT
(
(
(
(
(
(

I)
ii )
iii )
iv )
v)
vi )

PIBG
Badan Sukarela / NGO
Jabatan Kerajaan
Badan Badan Swasta
Ibu Bapa
Bekas Pelajar

H . KEMUDAHAN FIZIKAL
(
(
(
(

I)
ii )
iii )
iv )

Perbekalan dan Pembangunan

Penyelenggaraan
Keselamatan
Stok dan Inventori

I . ASRAMA
(
(
(
(
(
(
(

I)
Bekalan Makanan
ii )
Kakitangan Asrama / Peraturan
iii ) Kemasukan Penghuni / Peraturan
iv ) Kewangan Asrama
v)
Penyelenggaraan
vi ) Perbekalan dan Pembangunan
vii ) Stok dan Inventori

J. PENGAUDITAN
( I ) Peraturan Audit
( ii ) Pertanyaan Audit
( iii ) Laporan Audit

4.2

NOMBOR

Tiap tiap item diberikan nombor yang

tertentu dan fail disusun mengikut nombor
tersebut .
4.3 ABJAD dan NOMBOR
Satu nombor diberi kepada satu judul fail.
Fail disusun mengikut nombor siri tersebut.
Perkataan kunci dari judul tersebut akan
diindeks dan difail mengikut abjad mengikut
indeks abjab .

5 . MEMBERI KOD KEPADA FAIL

Tajuk tajuk fail boleh diberikan angka kod seperti 01 / 01 / 001
~ 01
~ 01
~ 001

KURIKULUM ( TAJUK BESAR )

Level dua 01
hingga 99 ( PERKARA )
Level tiga
( 001 999 ) ( AKTIVITI )

Contoh :
~
~
~
~

PPDKP / 01 / 01 / 001
PPDKP
Institusi
01
Kurikulum
01
Bahasa Malaysia
001
Sukatan Pelajaran / Rancangan Pelajaran

6 . PENDAFTARAN , PENGELUARAN dan

PENYEMAKAN ( retival )
PENDAFTARAN : Satu cara merekod fail fail yang telah dibuka
dengan sistematik .
JENIS PENDAFTARAN FAIL :
a ) SISTEM DOKET :
~ Satu sistem yang dapat menunjukkan pergerakan fail yang mudah
dikesan .
~ Sistem ini memerlukan satu Pendaftaran Berpusat ( central
registry ) , dengan menggunakan BORANG AM 89A setiap
pergerakan fail hendaklah melalui Pusat Pendaftaran untuk
didaftarkan pergerakannya dengan menggunakan BORANG AM 89 .
~ Setiap fail hendaklah dicatat pergerakannya .
~ Borang Am 89 ( Doket Faharasat Bilangan Pergerakan ) dan
Borang Am 89A ( Doket Faharasat Abjad Pendaftaran ) boleh
dibeli daripada Percetakan Nasional atau di kedai buku .

~ Pengedaran fail yang mempunyai pengkelasan

keselamatan , hendaklah dibuat terus daripada
pegawai menjaga fail kepada pegawai yang bertanggungjawab .
Sekiranya melalui PAR , fail fail itu hendak
lah dimasukkan ke dalam sampul surat dan
dilakri ( seal ) sebelum diedarkan .
~ Fail Simpanan Dalam Perhatian ( SDP ) KIV
sediakan buku SDP Rekod dan masukkan :
Maklumat maklumat nombor fail .
Tarikh dikeluarkan
Tarikh dikembalikan

Apabila sesuah fail perlu diedarkan , fail itu hendaklah

direkodkan dalam doket borang Am 89.
Tuliskan di muka fail kepada siapa fail itu diedarkan dan
pegawai tersebut membuat catatan selanjutnya hingga
selesai dan dikembalikan kepada pegawai penjaga fail .
Butir pengedaran , nama pegawai , tarikh dikeluarkan
dan tarikh dikembalikan dicatat .
Fail boleh hilang dalam masa diedarkan .
Satu sistem hendaklah ditentukan sama ada fail dihantar
semula ke pegawai fail sebelum diedarkan ke pegawai
lain atau menyediakan borang perjalanan fail.
Bil Fail No

Tarikh

Kepada

T.Tangan

( b ) Sistem Kad
( c ) Sistem buku
( d ) Sistem Komputer ( Organisasi besar )
Di peringkat sekolah , baik menggunakan sistem
kad dan sistem buku .
Sistem kad digunakan di kebanyakan sekolah .
~ Hanya perlu menggunakan 3 item dan
perlu dicatatkan dalam kad :

i. Nombor rujukan
ii. Tajuk
iii. Tarikh dibuka .

PERGERAKAN FAIL
Fail fail boleh hilang dalam masa diedarkan .
Perlu ada kaedah pengawalan .
~ FAIL KELUAR MASUK MELALUI PUSAT /
KERANI PENDAFTARAN .
~ PENGHANTARAN FAIL ANTARA PEGAWAI
PERLU ADA SLIP TRANSAKSI .
~ PERLU ADA SISTEM DALAM PERHATIAN.

7. PUSAT PENDAFTARAN
7.1

FUNGSINYA :

Menerima surat masuk dan masukkan ke dalam fail.

Diedarkan kepada pegawai berkenaan .
Mengawal pergerakan fail .
Menyimpan fail dengan selamat .
Mendaftar semula fail .
Simpan dalam perhatian .
Menghantar surat keluar .
Mengesan fail fail .
Memindahkan fail fail lama .

7.2

KAEDAH PENDAFTARAN

MENGIKUT SIRI

MENGIKUT TAHUN

MENGIKUT PENGKELASAN PERKARA

MENGIKUT BAHAGIAN ATAU UNIT

7.3 ISU ORGANISASI PUSAT PENDAFTARAN

Soal yang seringkali timbul sama ada sesuatu Pusat

Pendaftaran patut dipusatkan atau dipisahkan .
Kebaikan Pusat Pendaftaran berpusat :
~ Memudahkan kawalan yang berkesan .
~ Penggunaan peraturan dan kaedah yang standard.
~ Tanggungjawab dapat dipastikan .
~ Mengelakkan dokumen dokumen bertindih .
Keburukan :
~ Fail sukar dikesan dengan cepat .
~ Kemungkinan fail hilang kerana ramai yang menggunakannya .
~ Kelewatan mungkin berlaku kerana bilangan fail
yang dikendali terlalu banyak .

 Kebaikan Pusat Pendaftaran yang dipisahkan :

~ Perkhidmatan yang lebih licin dan cepat .
~ Bilangan fail yang dikendali adalah kecil .
~ Kawalan fail adalah lebih kemas .
~ MUDAH dikesan .

Keburukan :
~ Kemungkinan berlaku pertindihan dokumen .
~ Kemungkinan melaksanakan kaedah yang tidak
selaras .
~ Berlaku kepincangan dalam kominikasi pentadbiran .
~ Kemungkinan dokumen akan tersalah urus .

8 . PERKARA LAIN DALAM SISTEM FAIL

8.1 SAMPUL KECIL

Fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemui
Fail ini mengandungi satu tajuk sahaja .
Apabila sudh digunakan , ianya hendaklah ditutup dan
dimasukkan ke dalam fail besar .
Fail ini tidak aktif .

8.2 KERTAS MINIT

Setiap fail perlu disediakan kertas minit .
Salinan surat surat yang dihantar dan diterima dimasukkan ke dalam
ke dalam fail dengan memberikan nombor rujukan ( enclosure
number ) .
Semua surat yang dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada
kertas minit .
Gunakan Borang Am 6 ( Kertas Minit ) disematkan di sebelah kiri fail
dengan tujuan merekod keluar masuksurat menyurat . Bila mencatat
tentukan :

~ Kandungan masuk : dakwat merah

~ Kandungan keluar : dakwat biru / hitam
contoh :
i)
Surat dari .Bertarikh
dikandung pada ..Ruj.No .
ii )

Surat kepada ..Bertarikh

dihantar pada .

9. ARAHAN PENUTUPAN FAIL

Fail hendaklah ditutup apabila telah mengandungi 100
kandungan atau bila difikirkan terlalu tebal .
Setelah fail itu penuh , catatkan jilid I pada nombor
rujukannya .
Buka fail lain dengan menggunakan nombor rujukan yang
sama JILID II .
Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan nombor
baru ( mula dari 1 lagi ) .
Fail yang memerlukan tindakan SEGERA , tanda tanda
bercetak yang menunjukkan tindakan perlu disematkan
pada kulit fail .
contoh : TINDAKAN SERTA MERTA (Am 99)
SEGERA ( Am 99B)

10. PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

Ketua pejabat hendaklah menentukan fail fail tertentu diberikan peringkat
keselamatan .
Pemeringkatan fail :

JENIS

UNTUK

WARNA FAIL

RAHSIA BESAR

Keselamatan Negara

Kuning X Merah
( RAHSIA BESAR )

RAHSIA

Tender

Merah / RAHSIA

SULIT

Laporan Prestasi

Hijau ( SULIT )

TERHAD

Fail Peribadi

Putih ( TERHAD )

BIASA

Terbuka / Harian

Putih

11 . SISTEM FAIL DI SEKOLAH

Wujud kelainan Sistem Fail di sekolah :

Cara mengkelasifikasi tajuk besar dan pecahan tajuk

Nombor fail yang berbeza .

Tajuk besar diasingkan .

Kulit fail dan cara penulisan yang berbeza .

Susah untuk mengesan .

Menambah nombor .

12. ISU
Sistem fail yang tidak seragam akan menimbulkan
masalah :
Penyimpanan rekod kurang kemas dan tidak
teratur .
Sukar untuk mencari fail .
Kakitangan baru sukar untuk faham .
Mengambil masa yang lama .

 Fail fail yang diberikan pengkelasan keselamatan

hendaklah mempunyai pendaftaran berasingan .
Fail tersebut hendaklah disimpan di tempat yang selamat ,
terkawal dan berkunci .
Hanya pegawai diamanahkan sahaja boleh melihat fail
tersebut .
Anak kunci keselamatan hendaklah disimpan di tempat
yang selamat dan dijaga supaya tidak jatuh ke tangan
orang yang tidak dibenarkan memegangnya .
Jika menggunakan peti besi atau bilik kebal , rangkaian
angka untuk membukanya ditukar setiap enam bulan atau
apabila pegawai tersebut bertukar ke tempat lain .

PEMIMPIN dan KEPIMPINAN

Mempunyai Misi
Idea luas
Etika yang tinggi
Sensitif
Mengambil risiko
Membuat keputusan

PEMIMPIN

Mengguna kuasa

Boleh membina pasukan

Berani
Iltizam ( komitmen )
Komunikasi yang baik
YAKIN DIRI dan HORMAT DIRI baharulah kelak akan terwujudnya
HARGA DIRI .

YUSMAR 2005