SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

DEFINISI
Mengikut Institusi Aminuddin Baki, fail ditakrifkan sebagai proses menyimpan
segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang
bermula dan berakhir pada titik yang sama. Bagi Omardin Ashaari dalam bukunya
bertajuk Pengurusan Pejabat mendefinisikan sistem fail sebagai proses untuk
menyimpan segala rekod dan dokumen. Rantaian juga merupakan rantaian aktiviti yang
bermula dan berakhir pada titik yang sama.

TUJUAN SISTEM FAIL

1. Supaya sesuatu rekod mudah dicari apabila diperlukan tanpa membuang masa
2. Maklumat dan rekod telah hilang
3. Mudah disediakan dan disimpan

PRINSIP SISTEM FAIL

1. Sistem penyimpanan fail harus dilakukan secara padat dan tersusun.
2. Fail kulit nipis adalah lebih baik lagi berbanding dengan fail yang berkulit tebal
dan keras.
3. Fail yang disediakan harus mudah difahami dan disediakan dengan baik.
4. Fail tersebut murah dan mudah diperolehi dan dijual di mana-mana kedai alat tulis
dengan harga yang berpatutan.

5. Fail yang diberi sesuatu tajuk, boleh diperluaskan seterusnya dengan membuka
beberapa fail dibawah tajuk itu yang menjadi kumpulan fail tersebut.
6. Fail yang telah penuh hendaklah ditutup dan dibuka fail lain sebagai
penyambungan fail yang ada bagi tajuk yang sama.
7. Sesuatu fail diberikan tajuk dan nombor kad pengenalan supaya doket, sistem kad
buku dan juga komputer.
8. Fail harus digunakan sebagai rujukan rentas atau cross refrence.
9. Fail juga perlu diberi tanda atau art guides bila fail itu dikeluarkan kepada siapa
ianya diserahkan untuk menyenangkan kerja mengesannya.
10. Senarai rekod fail biasanya dibuat oleh sesebuah unit atau bahagian dalam
pejabat, lebih-lebih lagi bagi unit perjawatan dan perhubungan.
11. Segala fail yang ada dipejabat diberi angka tunjuk yang sama dengan angka
tunjuk dalam lain-lain fail.
12. Fail merupakan rekod rasmi dan boleh digunakan sebagai barang bukti dan
perbicaraan di mahkamah perundangan.

PENGKELASAN DAN PENOMBORAN FAIL

1. Sistem abjad
Sistem ini mengikut tajuk ataupun huruf awal. Jika diperhatikan, sistem ini
adalah sama juga dengan sistem panduan telefon. Dalam soal ini, tajuk fail itu
adalah mengikut abjad juga.

2. Sistem nombor
Sekiranya sistem ini digunakan, tiap-tiap fail yang dibuka itu diberi
nombor yang tertentu. Fail-fail itu disimpan mengikut susunan huruf dengan tidak
mengambil kira susunan perkara. Sistem ini memerlukan petunjuk yang tertentu
untuk menggunakannya.

3. Sistem abjad nombor

Sistem ini merupakan gabungan antara dua sistem itu. Dalam hal ini,
digunakan sistem abjad dan sistem nombor. Fail-fail adalah mengikut susunan
abjad tetapi fail disimpan mengikut susunan angka. Sistem ini memerlukan kod
petunjuk bagi tiap-tiap huruf itu. Kaedah ini didapati tidak begitu sesuai
digunakan di beberapa buah pejabat.

4. Sistem perkara
Dalam sistem ini, fail juga dibuka mengikut perkara. Sistem ini
merupakan sistem yang baik juga kerana senang diuruskan dalam menggunakan
fail. Sebagai contoh, fail yang dibuka di atas perkara gaji dan dibawah tajuk fail
itu pula diadakan beberapa fail lain dengan menggunakan perkaa-perkara kecil
atau pecahan yang berhubung kait dengan gaji seperti mengenai elaun, sistem
bonus dan lain-lain.

5. Sistem nombor-perkara
Sistem ini didapati sesuai digunakan oleh semua jenis pejabat. Pada
mulanya, disediakan senarai tajuk besar dan pecahan-pecahannya. Untuk tajuk
atau perkara utama ia diberikan kod sahaja sedangkan nombor-nombor fail
sebenar diberi kepada tiap-tiap pecahannya. Sistem ini memerlukan sesuatu
senarai lengkap yang sentiasa dikemaskini agar senang digunakan oleh pegawaipegawai atau kakitangan yang menggunakan fail-fail itu. Untuk tiap-tiap tajuk
atau perkara itu, dipecahkan kepada beberapa pecahannya. Sistem ini memerlukan
suatu senarai lengkap yang sentiasa dikemaskini agar senang dirujuk. Petunjuk
tertentu juga boleh digunakan dalam sistem ini.

PENGKELASAN SISTEM FAIL

Sistem fail seharusnya dikelaskan dan diberi nombor kod yang sesuai dan yang
teratur. Sistem fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau disebut tahap pertama
yang boleh dipecahkan sehingga 99 tajuk utama. Kemudian setiap tajuk utama atau tahap
pertama dipecahkan kepada sub tajuk atau tahap kedua sehingga 99 atau lebih subtajuk.
Setarusnya subtajuk berkenaan boleh dipecahkan kepada perkara atau tahap ke tiga
sehingga kepada 99 atau lebih perkara.
Contoh penyusunan fail mengikut tahap-tahap yang boleh dilaksanakan disekolah:
Tahap Pertama
1

Asrama

Audit

Hal ehwal murid

Kemudahan infrastruktur

Kewangan

Kokurikulum

Kurikulum

Pentadbiran am sekolah

Perhubungan masyarakat

10

Perjawatan perkhidmatan kakitangan

Tahap Kedua ( Contohnya: Kokurikulum 06 )

06 01

Hari ucapan

06/02

Koperasi sekolah

06/03

Majalah sekolah

06/04

Pameran dan pertandingan

06/05

Unit badan beruniform

06/06

Pelbagai

06/07

Persatuan berasaskan akademik

06/08

Persatuan berasaskan hobi/minat/khidmat masyarakat

06/09

Sukan dan permainan (peringkat sekolah)

06/10

Sukan dan permainan (peringkat luar sekolah)

Tahap Ketiga (Contohnya : Persatuan berasaskan hobi/minat/khidmat masyarakat

06/08)
06/08/01

Bimbingan dan kaunseling

06/08/02

Kembara

06/08/03

Koir/padura

06/08/04

Pendidikan pengguna

06/08/05

Perubatan tradisional

06/08/06

Pencinta alam

06/08/07

Penyalahgunaan dadah

06/08/08

Perpustakaan/pusat sumber

06/08/09

Seni foto

06/08/10

Rekreasi

06/08/11

Tingkatan enam

Seterusnya bilangan surat dicatat mengikut nombor urutan berpandukan tarikh

sesuatu surat berkenaan ditulis. Bilangan surat berkenaan perlu dicatat dalam kurungan di
bahagian belakang kod tajuk, subtajuk dan perkara.
Contohnya: 06/08/01/ (21).
Ini bermakna: Tajuk : Kokurikulum.
Subtajuk : Persatuan berasaskan hobi/minat/khidmat masyarakat.
Perkara : Bimbingan dan kaunseling.
Bilangan surat : yang ke-21.

Prosedur yang sama boleh dilaksanakan oleh persatuan bagi menyediakan sistem
fail persatuan. Setiap fail diberikan kod supaya sesuai dengan tajuk, subtajuk dan perkara
yang terkandung dalam sesuatu fail. Sistem fail bagi persatuan yang ditubuhkan di
sekolah sudah memadai dengan pengelasan tajuk sahaja. Pengelasan bagi subtajuk dan
perkara begitu diperlukan kerana urusan surat-menyuratnya sedikit. Prosedur penyusunan
fail persatuan juga perlu mengikut objek atau perkara. Contohnya surat-menyurat
daripada pengetua atau guru besar, pejabat pendidikan daerah atau negeri, agensi luar di
kodkan dengan nombor 09.
Di bawah disenaraikan contoh kod mengikut tajuk bagi persatuan.
1

Ceramah

Lawatan/perkhemahan dan pengembaraan

Maklumat ahli

Minit mesyuarat

Perlembagaan persatuan

Rancangan 5 tahun dan tahunan

Senarai guru penasihat

Senarai nama jawatankuasa

Surat-menyurat dari pengetua/guru besar/JPN/PPD

PENULISAN KOD SISTEM FAIL

Kod sistem sesuatu fail ditulis di bahagian bawah garisan selepas alamat
persatuan. Biasanya ditulis dua kod fail iaitu:
1

Ruj. Kami : yang bermaksud kod fail pengirim atau persatuan berkenaan.

Ruj Tuan : yang bermaksud kod fail bagi pihak yang berkaitan dengan
surat berkenaan ( jika ada )

PERKARA LAIN MENGENAI SISTEM FAIL

1. Sampul kecil
Satu fail sementara dibuka apabila fail asalnya tidak di temui, fail
sementara ini mengandungi satu tajuk sahaja. Apabila fail berkenaan sudah digunakan
ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar. Fail ini adalah tidak
aktif.

2. Kertas minit
Setiap fail seharusnya disediakan kertas minit atau salinan surat yang
dihantar dan dimasukkan surat-surat berkenaan dengan memberi nombor rujukan.
Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail perlu direkod pada kertas minit.

3. Penutupan fail
Fail hendakklah ditutup apabila telah mengandungi 100 kandungan atau
difikirkan terlalu tebal.

PROSEDUR PENULISAN SURAT RASMI

SURAT RASMI
Surat rasmi didefinisikan sebagai surat menyurat rasmi dikirim oleh orang ramai
kepada jabatan kerajaan dan firma. Begitu juga surat yang dikirim oleh orang ramai
kepada pihak swasta dan kerajaan adalah dianggap sebagai surat rasmi. Dalam menulis
surat ini terlebih dahulu dikumpulkan segala bahan yang hendak disampaikan oleh
penerima surat itu. Bahan-bahan itu perlu dicatatkan dalam bahasa yang jelas dan
susunan yang teratur. Surat jenis ini merupakan dokumen yang penting dan boleh dirujuk
dari semasa ke semasa jika perlu. Surat menyurat dalam persatuan dikategorikan sebagai
surat rasmi. Surat rasmi termasuklah :
i.

Surat-menyurat yang dihantar oleh jabatan kerajaan, persatuan induk dan

sebagainya kepada persatuan dan sebaliknya

ii.

Surat panggilan mesyuarat dan minit mesyuarat

iii.

Memohon jawatan

iv.

Memohon ceramah

v.

Memohon lawatan

FORMAT UMUM DAN PERKARA ASAS DALAM SURAT RASMI

Surat rasmi yang ditulis oleh persatuan yang ditubuhkan di sekolah atau institusi
pendidikan lain dan agensi kerajaan, wajar mengandungi beberapa perkara asas dan
mematauhi format tertentu. Antara perkara asas tersebut ialah
i.

Logo, nama dan alamat sekolah / persatuan

ii.

Nama jawatankuasa tertinggi persatuan (jika kepala surat dicetak khusus)

iii.

Nama fail (rujukan kami dan rujukan tuan)

iv.

Tarikh

v.

Alamat penerima

vi.

Mengadap atau membuka surat

vii.

Perkara (tujuan surat itu ditulis)

viii.

Kandungan surat seringkas mungkin

ix.

Ucapan terima kasih dan penghargaan

x.

Cogan kata ( jika perlu)

xi.

Yang menurut perintah / yang menjalankan tugas

xii.

Tandatangan

xiii.

Nama dan jawatan

xiv.

Salin kepada (s.k.)-jika berkaitan

xv.

Nama kependekan penulis / jurutaip

10

CARA MENULIS DAN MENYEDIAKAN SURAT RASMI

Secara amnya cara menyediakan surat rasmi ialah;
1

Kepala surat bercetak

Kepala surat bercetak hanya perlu digunakan pada muka surat pertama
sahaja.

Nombor rujukan
Nombor rujukan fail sendiri (rujukan kami) perlu ditulis, manakala jika
menjawab surat perlu dipastikan dicatat nombor rujukan pengirim
(rujukan tuan) di bahagian atas rujukan kami.

Tarikh
Tarikh hendaklah ditulis terus tanpa dicatat hb atau hari bulan di hadapan
angka, contohnya 30 Julai 2007. Terdapat dua cara untuk menulis bulan
iaitu;
i.

Semua huruf besar, contohnya : JULAI iaitu, cara penulisan

Kementerian Pelajaran Malaysia

ii.

Huruf besar digunakan hanya pada huruf pertama sahaja,

contohnya : Julai adalah gaya penulisan INTAN.

Alamat penerima
i.

Perkataan kepada tidak perlu ditulis

ii.

Taip (u.p) untuk tindakan pegawai yang berkenaan.

iii.

Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan

indensi.

11

Perkataan melalui
i.

Perkataan Melalui Guru Besar atau Pengetua ditulis jika surat

keluar dari persatuan di sekolah kepada agensi luar. Jika surat ini
ditandatangani oleh Guru Besar atau Pengetua, perkataan
melalui tidak perlukan.

ii.
6

Perkataan melalui ditulis di sebelah bawah alamat penerima.

Mengadap atau pembukaan surat

i.

Menggunakan perkataan penghormatan seperti tuan/puan, Ybg.

Dato, Yang Berhormat dan sebagainya.

ii.

Jarak di antara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak

antara barisan (spacing).

Tajuk surat
i.

Jarak di antara tajuk surat ialah dua barisan di bawah mengadap

atau pembukaan surat.

ii.

Tidak perlu ditulis perkataan PER atau PERKARA, hanya

memadai dengan menggariskan di bawah tajuk atau perkara.

iii.

Tajuk surat tidak perlu ditaip huruf besar untuk semua huruf dalam
ayat, tetapi huruf besar ditaip bagi huruf pertama setiap perkataan.

Pembukaan dan kandungan surat

a. Jarak di antara pembuka surat dengan tajuk ialah dua barisan.
b. Pembukaan surat dan perenggan pertama tidak perlu ditulis nombor.
Penulisannya bermula dari tepi sebelah kiri surat.

12

c. Perenggan kedua, ketiga dan seterusnya perlu ditulis nombor seperti 2,

3 dan seterusnya.
d. Jarak di antara perenggan ialah dua barisan.
e. Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai dua atau lebih
peringkat pecahan, pemberian nombor menggunakan peringkat
pecahan pertama seperti 2.1,2.2,2.3 dan seterusnya. Huruf abjad atau
huruf roman juga boleh digunakan.
f. Pecahan perenggan dalam satu surat tidak boleh melebihi dua
peringkat pecahan.
g. Elakkan menulis menggunakan ayat yang panjang, berbunga-bunga
dan meleret-leret.
h. Perlu ditaip tiga titik di tepi sebelah kiri, jika ada lampiran
bertentangan dengan perkataan bersama-sama ini dilampirkan.
9

Cogan kata
a. Cogan kata menggunakan semua huruf besar, contohnya
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
b. Baris seterusnya ditulis dengan perkataan Yang menjalankan tugas
dan sebagainya.
c. Jarak dua barisan dan titik menggunakan indensi.

10

Tandatangan, Nama dan Gelaran Jawatan

a. Jaraknya ialah empat barisan di bawah cogan kata.
b. Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan dalam kurungan.
Contohnya: (AB. ALIM BIN ABDUL RAHIM).

13

iv.

Gelaran jawatan ditulis dengan huruf pertama bagi setiap

perkataan.

v.
11

Nama dan gelaran jawatan tidak perlu menggunakan indensi.

Salinan
a. Ditaip dengan perkataan s.k.
b. Apabila salinan surat lebih daripada satu, nombor urutan 1,2,3 tidak
perlu ditulis. Contohnya:
Pesuruhjaya Daerah
Guru Besar
PK kokurikulum
d. Tidak perlu menggunakan indensi.

12

Kependekan (initial) Nama Penulis dan Jurutaip

a. Ditaip huruf ringkas nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip
dengan huruf kecil, contohnya AA/na.
b. Ditaip di bahagian paling bawah di sudut kiri surat.

14

KOMUNIKASI RASMI MELALUI MEDIA ELEKTRONIK

Sememangnya kita tahu perubahan masa telah membawa kemajuan yang besar
dalam bidang komunikasi elektronik di dunia. Sebelum internet diperkenalkan,
komunikasi dilaksanakan dengan menggunakan telegram, telefon, radio, surat dan
bersemuka. Penggunaan internet dalam komunikasi elektronik mempunyai kelebihan
yang tersendiri berbanding komunikasi seperti telegram, telefon dan radio. Ini kerana
internet mempunyai kemampuan penyiaran ke seluruh dunia tanpa batasan dan
sempadan. Internet merupakan sebuah insfrastruktur informasi global.

E-MEL
E-mel ialah salah satu cara komunikasi elektronik yang digunakan pada masa kini
dalam proses perhubungan. Pada masa ini, e-mel telah menggantikan peranan media
komunikasi lama lain seperti telefon dan faks secara beransur-ansur. Jika dilihat dari
sudut sejarahnya, e-mel digunakan oleh tentera untuk berkomunikasi dan berkongsi
maklumat antara satu sama lain. E-mel mempunyai pelbagai kelebihan dalam
komunikasi. Antaranya ialah:
1. Sangat mudah digunakan
2. Tidak perlu respon spontan seperti telefon
3. Tiada gangguan melakukan tugas-tugas lain.
4. Komunikasi secara bertulis dapat dilakukan
5. E-mel boleh dihantar kepada banyak penerima
6. Bentuk komunikasi yang lebih jelas dan mengurangkan beberapa halangan
komunikasi.

15

CONTOH FORMAT SURAT RASMI

Logo & Alamat Persatuan
No. Telefon & Faks (jika ada)
Ruj. Tuan
Ruj. Kami
Tarikh

:
:
:

Alamat Penerima
Melalui (jika ada)
Menghadap & pembukaan surat
Perkara:

Pembuka Surat
2.

.
Kandungan Surat

Sekian, terima kasih

Cogan kata (jika ada)
Saya yang menurut perintah

Tandatangan
Nama pengirim
Pangkat

16

CONTOH SURAT MEMOHON KEBENARAN LAWATAN

PERSATUAN BAHASA MELAYU
SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN SECRED HEART
96000 SIBU, SARAWAK
Ruj Tuan
Ruj Kami
Tarikh

:
: 06/09/001/ (14)
: 30 Ogos 2007

Tuan Pengurus
Syarikat Biskut Sdn. Bhd.
Lot 1432, Jalan Kiwi
96000 Sibu
Sarawak
Melalui:
Tuan Pengetua
Sek. Men. Keb. Secred Heart
Sibu, Sarawak
Tuan,
PERMOHONAN MEMBUAT LAWATAN KE KILANG BISKUT SDN. BHD.
Dengan segala hormatnya dimaklumkan kami Persatuan Bahasa Melayu Sekolah Menengah
Kebangsaan Secred Heart, bercadang untuk mengadakan lawatan ke kilang Biskut Sdn. Bhd.
Cadangan lawatan tersebut seperti berikut:
1.1
Tarikh
: 5 Sept. 2007
1.2
Hari
: Sabtu
1.3
Masa
: 10.00 pagi
1.4
Bil. Pelajar
: 40 orang
2.
Diharap pihak tuan dapat mempertimbangjkan Permohonan ini dan memberi jawapan
kepada kami dengan kadar yang segera. Atas kerjasama dan pertimbangan tuan, terlebih dahulu
diucapkan ribuan terima kasih.
BERKHIDMAT KEPADA NEGARA
Sekian, terima kasih.
Yang menjalankan tugas,
.
(MOHD ABDUL RAZAK)
Setiausaha
Persatuan Bahasa Melayu
Sekolah Menengah Kebangsaan Secred Heart

17

18