Skop Perbincangan

1.Konsep Fail
2.Jenis-jenis Fail

3.Senarai Fail Panitia Di Sekolah

4.Isu-isu Semasa Dalam Sistem Fail

 Merupakan folder atau tempat menyimpan
surat-surat atau dokumen-dokumen yang
penting
 Setiap folder akan dilabelkan mengikut
tajuk atau nombor panggilan.
 Ia merupakan alat rujukan bagi sesuatu
proses pengurusan sesebuah organisasi.
 Cara atau kaedah penyimpanan data,
rekod dan dokumen yang tersusun dan
kemas.
 Ia juga merupakan satu proses klasifikasi,
penyusunan, penyimpanan dan
pelupusan rekod.
 Ia berfungsi untuk pelaporan,
pelaksanaan dan proses tindakan susulan
 Mudah disimpan, dicari dengan cepat
dan difahami
 Tidak kompleks dan mengelirukan
 Memenuhi keperluan organisasi
 Mudah diproses dan diklasifikasikan
 Mempunyai sistem rujukan atau carian
Ada empat jenis mengikut pengkelasan
(sistem) iaitu:-
a.Pengkelasan mengikut abjad

b.Pengkelasan mengikut perkara

c.Pengkelasan mengikut angka

d.Pengkelasan mengikut tempat atau

kawasan
• Kod sistem ditulis di bahagian bawah
garisan selepas alamat dan logo
• Ada 2 kod fail iaitu, Ruj. Kami (kod fail
pengiring0 dan Ruj. Tuan (rujukan
agensi luar)
• Sampul kecil digunakan untuk fail
sementara (sekiranya fail asal hilang)
• Kertas minit kecil dikepilkan pada
helaian depan fail untuk perhatian dan
makluman
• Mengikut warna, seperti;
a. Putih – Terbuka dan terhad
b. Hijau – SULIT (fail peribadi)
c. Merah Jambu – Rahsia (dokumen negara)
d. Kuning – Rahsia Besar; Berpalang merah
di sebelah luar kulit (dokumen keselamatan
negara bagi kes ISA)
e. Sampul Kecil – fail sementara (fail asal
hilang dan akan dipindah semula ke fail
asal setelah dijumpai)
• Fail Terhad (putih) – berkaitan perkara 53(c)
- dokumen ini tidak boleh didedahkan kepada
sesiapapun yang tidak berkaitan
• Fail Rahsia dan Sulit – berkaitan perkara 53(b)
- dokumen hak persekutuan atau negeri dan
digunakan oleh individu yang terlibat sahaja,
tidak boleh didedahkan kepada orang yang tidak
berkaitan
• Fail Rahsia Besar – berkaitan perkara 53(a)
- dokumen hak persekutuan atau negeri yang
digunakan untuk tugas-tugas rasmi dan tidak
boleh didedahkan kepada orang yang tidak
berkaitan
• Namakan fail ikut tajuk atau perkara
• Nomborkan ikut sistem SMSS
01/05/01
• Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk
• Tampal kertas minit disebelah kiri
kulit (rujukan)
• Dokumen disebelah kanan
(masukkan dalam lubang yang
bertali)
• Susunan ikut tarikh terkini.
 Dari kanan ke kiri
 Surat keluar – pen biru atau hitam
 Surat masuk – pen merah
 Catatkan di kertas minit – rujukan
 Tulis ikut lajur bertajuk
 Setelah dokumen ada 100 helai atau
bersamaan tebal fail satu inci
 Fail baru dimulai dengan jilid 2 (cth:
JPNS 3552/26/Jld 2(24)
 Fail lama diikat dengan tali putih
 Disimpan bersama dengan fail baru
• Lima tahun – ikut keperluan dan garis
panduan
• Maklum pada arkib negara selepas 5
tahun
• Jika tiada jawapan, tindakan adalah
disimpan di tempat yang ditetapkan
untuk rujukan.
• Dimusnahkan apabila dapat kebenaran
dari pihak berwajib atau kerajaan (jika
fail persekutuan atau negeri)
• Minit Mesyuarat Panitia
• Surat-menyurat dan Pekeliling-pekeliling
• Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran
• Rancangan Pelajaran Tahunan
• Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli
panitia
• Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran
• Semakan kerja bertulis
• Kewangan dan inventori
• Bank soalan
• Program Panitia
• Fail timbul
• Tiada buku peredaran/pergerakan fail
• Sistem yang tidak tekal atau konsisten
• Fail ikut bersama pengguna/pengerak
• Tidak dipelihara penggunaannya
• Tiada pemantauan pengurusan fail
• Fail dibuat tidak mengikut tatacara
pembinaan sesuatu fail
• Fail tidak ikut sistem dan keperluan
organisasi
Sekian, terima kasih