PENGURUSAN

FAIL
 Sistem Fail
• Sistem Fail merujuk kepada proses menyimpan segala rekod dan dokumen
untuk rujukan dengan selamat, mudah diperolehi dengan cepat bila
dikehendaki, dan proses ini meliputi klasifikasi, penyusunan,
penyimpanan, dan pelupusan rekod.
• Penggunaan sistem fail dalam pengurusan sesebuah panitia mata
pelajaran di sekolah adalah berdasarkan panduan yang dikeluarkan oleh
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam melalui Arahan Perkhidmatan Bab 4:
Fail Memfail.
• Selain itu, panduan sistem fail yang selaras dengan perkhidmatan awam
turut digunakan dalam pengurusan fail panitia yang tertakluk kepada
Sistem Fail Arkib Negara Malaysia seperti yang terkandung di bawah Akta
Arkib Negara Malaysia 2003.
• Di peringkat panitia mata pelajaran, fail berwarna putih akan
digunakan yang diklasifikasikan sebagai fail terbuka dan
terhad.
• Sistem fail yang digunakan dalam sektor perkhidmatan awam
di Malaysia hadir bersama-sama dengan kod dan nombor
panggilannya.
• Contoh kod fail bagi sistem fail sesebuah panitia mata
pelajaran di sesebuah sekolah:
TBCXXXX / 06 / 06 / XXX
(Kod Sekolah) / (Kurikulum) / (Panitia) / (Mata Pelajaran)
* Kod Fail di bawah Kod Kurikulum:
06/01

Laporan Lawatan
06/02

Jadual Waktu
06/03

Kursus Pengajian
06/04 •Pelbagai

06/05 •Ujian/Peperiksaan

06/06 •Panitia
 Dalam Sistem Fail sesebuah panitia mata
pelajaran, terdapat SEPULUH kandungan yang
perlu diuruskan termasuklah:
Bil Kod Tajuk Isi Kandungan Fail
1. 06/06/XX Fail Induk 1.Surat-surat Perhubungan luar
XA
2. 06/06/XX Sukatan 1. Sukatan Pelajaran
XB Pelajaran 2. Huraian Sukatan Pelajaran
3. Rancangan Pelajaran Tahunan
4. Senarai Buku Rujukan Guru/Murid
5. Pekeliling Ikhtisas yang berkait dengan
Kurikulum

* XXX adalah kod kepada mata

pelajaran. Contohnya 002.
Bil Kod Tajuk Isi Kandungan Fail
3. 06/06/XX Mesyuarat 1. Surat panggilan mesyuarat panitia
XC Panita 2. Minit mesyuarat
4. 06/06/XX Program 1. Perancangan Program
XD Kecemerlangan 2. Perlaksanaan Program
5. 06/06/XX Keputusan Ujian 1. Analisa Keputusan Peperiksaan Awam
XE dan Peperiksaan (UPSR) peringkat sekolah
2. Analisa Keputusan Peperiksaan Mata
Pelajaran dalam peperiksaan awam
3. Analisa pencapaian mata pelajaran
peringkat sekolah (bulanan/penggal)
4. Headcount
5. Post-mortem

* XXX adalah kod kepada mata

pelajaran. Contohnya 002.
Bil Kod Tajuk Isi Kandungan Fail
6. 06/06/XX Penyeliaan 1. Jadual Penyeliaan/ Pencerapan
XF 2. Laporan Penyeliaan PdP oleh Guru
Besar
3. Laporan Penyeliaan PdP oleh GPK
4. Laporan Penyeliaan PdP oleh Guru
Kanan Panitia
5. Laporan Penyeliaan PdP oleh rakan
sejawat.
7. 06/06/XX Pemeriksaan 1. Jadual Pemeriksaan Buku Latihan/
XG Buku Latihan Rampaian
2. Jaduan Pemeriksaan Buku
Program/Buku Kerja/Buku Nota.

* XXX adalah kod kepada mata

pelajaran. Contohnya 002.
Bil Kod Tajuk
8. 06/06XX Aktiviti Ko- 1. Surat-menyurat Ko-kurikulum
XH Kurikulum Akademik
2. Laporan ringkas aktiviti
9. 06/06XX Fail Bank Soalan 1. Koleksi soalan ujian/
XI peperiksaan yang dibina
mengikut tahap murid di sekolah
2. Koleksi soalan dari
Daerah/Negeri lain
3. Koleksi soalan yang telah
dianalisis (Bank Soalan)
* XXX adalah kod kepada mata
pelajaran. Contohnya 002.
Bil Kod Tajuk Isi Kandungan Fail
10. 06/06XXXJ Fail Maklumat 1.Maklumat Peribadi
Guru Mata Guru
Pelajaran 2.Jadual Waktu
Mengajar Guru
3.Carta Organisasi
Kurikulum/Panitia
4.Jawatankuasa Panitia.

* XXX adalah kod kepada mata

pelajaran. Contohnya 002.
Cara Membuka File
Namakan Fail - MESYUARAT PANITIA

Nomborkan / Kod

Tebuk lubang 1 inci

Kertas minit di sebelah kiri kulit

Dokumen pertama sebelah kanan

Masukkan tali hijau ke dalam lubang yang sudah ditebuk

 Pernomboran dokumen

Dari
DariKanan
KananKe
KeKiri
Kiri
Surat
SuratKeluar-
Keluar-Pen
PenBiru/Hitam
Biru/Hitam
Surat
SuratMasuk-
Masuk-Pen
PenMerah
Merah
Catatkan
Catatkanpada
padakertas
kertasminit
minit
Tulis
Tulisikut
ikuttajuk
tajuklajur
lajur
Tutup Fail
100 bilangan dokumen atau ketebalan fail satu inci
Nombor fail baharu adalah sama dengan fail lama
perlu ditambah JLD. 2
Fail lama diikat dengan tali putih.
Letak di belakang fail baharu.
Jangka Hayat Fail Lama
Lima tahun –kajian keperluan ( simpan, pindah,
musnah)
Selepas tempoh 5 tahun, tulis surat kepada Arkib
Negara.
Jika tiada jawapan, simpan dengan selamat di
tempat yang khas untuk rujukan.
• Dalam pengurusan sesebuah sistem fail, perkara-perkara tersebut turut
diambil kira termasuklah:

Isi
Minit
Kandun
(Doket) Rekod pergerakan Diletakkan pada
keluar masuk surat -gan sebelah kanan
dan dokumen dalam fail; Disusun
dalam sesebuah fail dengan surat
(diletak di sebelah baharu di bahagian
kiri dalam fail) atas.

*(minit dan isi kandungan diikat menggunakan tali hijau pada fail yang ditebuk)
Rekod Simpanan Fail
Pergerakan • Fail Induk Panitia
• Sebuah buku rekod (berwarna putih)
(buku log) berkaitan disimpan di pejabat;
dengan rekod Fail- fail lain disimpan
pergerakan fail oleh Ketua Panitia.
diwujudkan.