AHLI KUMPULAN :

1. Nursuhailah Binti Wahid

D20181083655
2. Nur Farah Lyana Binti Zulkeffly
D20181083691
3. Siti Raihana Binti Roslan
D20181083699
4. Alfianie Kwan Yinn Yee
D20182085067
5. Nur Atirah Binti Mohd Arafah
D20182086699

Kumpulan 7
PENGURUSAN REKOD & FAIL
KOPERASI
 DEFINISI REKOD DAN FAIL
v Rekod didefinisikan sebagai dokumen di dalam apa jua bentuk atau media
yang diwudujkan, diterima, dipelihara atau digunakan oleh sesebuah
organisasi dalam menjalankan tugas atau aktivitinya.

v Akta ARKIB Negara Malaysia (2003) (Akta 629) menyatakan rekod

adalah bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan
fakta atau peristiwa atau selainnya termasuk bahan bercetak, rekod
yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri
fizikal dan apa-apa salinannya.
• Sistem fail meliputi segala aktiviti berkaitan dengan
pengurusan fail aktif (fail semasa) seperti
mengklasifikasikan fail, menyusun fail, menyimpan
fail, pergerakan fail dan mengesan fail

• Memfailkan adalah salah satu proses dimana semua

dokumen dimasukkan ke dalam sesebuah folder
 TEKNIK-TEKNIK
PENGURUSAN REKOD
DAN FAIL KOPERASI
Pengurusan Rekod
q Di dalam pengurusan rekod sesebuah
koperasi, terdapat empat proses yang
akan dilalui.
 1 Pengwujudan Rekod
• Bermaksud “kelahiran” rekod. Koperasi mempunyai pelbagai jenis dokumen
yang perlu diwujudkan untuk menjalankan aktiviti seharian. Setiap dokumen ini
merupakan rekod koperasi tidak kira dalam bentuk konvensional iaitu manual
atau dalam bentuk elektronik. Dokumen yang diwujudkan ini mestilah
mempunyai kegunaannya. Salinan kesemua rekod perlu dibuat mengikut
keperluan koperasi sebagai bukti sekiranya berlakunya kehilangan rekod.

• Salinan rekod yang berlebihan boleh menyebabkan penggunaan ruang yang

banyak dan mewujudkan fail-fail yang tebal. Jika Salinan rekod diwujudkan
secara berlebihan dengan cara tidak sengaja, pegawai yang bertanggungjawab
hendaklah memusnahkannya dengan cara yang selamat.
 2 Penggunaan Rekod
Rekod yang telah diwujudkan dalam setiap koperasi mempunyai pelbagai
kegunaan. Tanpa sebarang rekod dicatat, koperasi tidak boleh berfungsi
dengan lancar. Terdapat pelbagai kegunaan rekod contohnya sebagai :
1. Bahan rujukan
2. Alat kawalan dan perundangan
3. Komunikasi dan perhubungan
4. Penilaian
5. Melindungi hak
6. Rujukan keputusan
 3

Pemeliharaan Rekod
v penjagaan fail dengan baik untuk memastikan
rekod-rekod tidak mengalami sebarang
kerosakan
 1 Suhu

Faktor Yang • Suhu yang tinggi akan menyebabkan

kertas berwarna kekuningan dan
Menyumbang akan mula mereput
Kepada • Alat pendingin udara perlu dipasang
Kerosakan Rekod sepanjang masa iaitu 24 jam sehari
• Keperluan suhu adalah berbeza
mengikut bentuk rekod atau media
storan
Bentuk rekod / Media Suhu (darjah
Storan celsius)

Kertas 18 - 22

Gambar (hitam putih) 18 - 20

Gambar (berwarna) < 18

Mikrofilem 15 - 18

Filem nitrate < 10

Pita video 15 - 18
2 Kelembapan
• Kadar kelembapan yang tinggi akan
menyebabkan pertumbuhan kulat pada
rekod
• Kadar kelembapan yang rendah pula
akan menyebabkan kertas menjadi
kering dan reput
• Alat yang boleh mengawal kelembapan
ialah 'dehumidifier' atau 'silica gel'
• Kedua-dua alat ini befungsi untuk
menyerap air dari udara
 3 Cahaya
• Cahaya matahari dan cahaya lampu
• Pancaran ultra violet (UV) yang boleh melemahkan ketahanan
kertas
• Perkara yang boleh dielakkan dari pancaran UV :
> memasang langsir
> kawasan penyimpanan rekod sebaiknya perlu dicat
dengan warna putih yang mengandungi titanium dioksida
dimana ia dapat menyerap pancaran UV
 4 Air
• Banjir, kebocoran atap atau
kebocoran air paip
• Fail yang basah hendaklah
dikeringkan dengan menggunakan
blotting paper (kertas serap air)
atau menggunakan kipas
Langkah-langkah
elakkan menyimpan fail
di tingkat bawah
(basement)
elakkan menyimpan fail
berdekatan dengan saluran
paip
elakkan menyimpan fail di
kawasan yang berdekatan
dengan kantin, bilik air dan
tangki air
 Peralatan mengesan dan 5 Api
memadam kebakaran dengan
segera

1. Penyembur Air • Bilik fail koperasi hendaklah ditempatkan di

kawasan yang jauh daripada punca-punca api
2. Alat pemadam api
seperti kantin dan dapur
3. Alat pengesan asap
• Elakkan daripada menggunakan rak atau kabinet
4. Alat pengesan haba kayu
5. Loceng amaran • Semua Ahli Lembaga Koperasi serta kakitangan
koperasi hendaklah menjalani latihan memadam
6. Pintu rintangan api
api dan mengadakan latihan sekurang-kurangnya
7. Salur bantu mula
(hose reel) sekali dalam setahun
4
Pelupusan Rekod

v peringkat akhir dalam kitaran hayat

rekod
• Pegawai yang bertanggungjawab perlulah mengkaji sama ada
rekod tersebut perlu disimpan atau dimusnahkan
• Sebelum rekod dilupuskan atau dimusnahkan, koperasi perlu
menyediakan senarai jenis rekod dan fail yang hendak
dimusnahkan sebagai bukti bahawa rekod tersebut telah
dimusnahkan
• Koperasi hendaklah membuat senarai pemindahan rekod dan fail
yang tidak aktif sebelum ditutup. Seterusnya fail yang tidak aktif
selepas lima tahun fail ditutup bolehlah dilupuskan dengan cara
berikut:-
i. bakar
ii. tanam
iii. kitar semula
 1 Klasifikasi
Fail

2 Penyusunan
Fail

TEKNIK-TEKNIK 3 Penyimpanan
Fail
SISTEM FAIL
4 Pergerakan
Fail

5 Pengesanan
Fail
 Klasifikasi Fail
• Klasifikasi fail adalah aktiviti terpenting dalam sistem fail.

• Ia dapat diertikan sebagai ‘penyusunan maklumat ke dalam kumpulan-

kumpulan fail yang mengandungi perkara yang sama atau seakan-akan
sama, serta tiap-tiap kumpulan ini mempunyai identitinya tersendiri’.

• Identiti yang diberikan kepada sesuatu fail atau sesuatu kumpulan fail
adalah dalam bentuk abjad, nombor, warna, simbol dan sebagainya.

• Fail-fail yang diwujudkan oleh koperasi dapat dikelaskan mengikut

beberapa kaedah seperti perkara, taraf keselamatan dan kod.

• Kebiasaannya taraf keselamatan fail yang berada di koperasi adalah

terdiri daripada fail sulit, terhad dan terbuka.
 Oleh itu cara untuk mewujudkan atau
Sebagai contoh adalah seperti di bawah:- mendaftarkan nombor fail tersebut adalah
seperti berikut:-
Koperasi Makmur Malaysia Berhad Koperasi
Makmur Malaysia Berhad adalah sebuah
koperasi kredit yang menjalankan aktiviti
pembiayaan kepada anggotanya. Terdapat
empat bahagian di dalam koperasi tersebut
iaitu:

i) Pentadbiran
ii) Kewangan
iii) Pembiayaan
iv) Keanggotaan
 Penyusunan Fail
q Koperasi boleh menggunakan kaedah nombor iaitu
mengikut bahagian dalam koperasi bagi penyusunan fail.

q Kaedah nombor ini lebih teratur kerana ia senang dicari

berdasarkan bahagian koperasi itu.

q Sekiranya fail-fail tidak disusun dengan baik dan

teratur ia boleh menyebabkan fail-fail tersebut tidak
dapat dikesan dengan cepat.
 Penyimpanan Fail
Ø Setiap koperasi perlu mempunyai bilik fail
serta peralatan seperti kabinet fail, rak,
peti besi atau bilik kebal.

Ø Setiap rak dan kabinet fail perlu

dilabelkan bagi memudahkan pengesanan
fail.

Ø Bilik fail juga hendaklah terletak

berdekatan dengan pegawai koperasi
Rak Fail
supaya tindakan dapat diambil dengan
segera sekiranya fail tersebut diminta.
 Pergerakan Fail
Ø Ahli koperasi bertanggungjawab untuk
mengawal pergerakan fail.

Ø Setiap kali fail hendak dibuka, ia perlu

direkodkan dalam buku daftar fail.

Ø Apabila fail dibawa keluar dari bilik fail,

kakitangan koperasi yang terlibat
hendaklah mencatatkannya ke dalam buku
Contoh Kad Keluar Fail
keluar masuk fail atau kad keluar fail.
 Pengesanan Fail
Ø Pengesanan sesuatu fail dapat dibuat
dengan menggunakan kaedah
berkomputer atau senarai fail seperti
berikut :-

Senarai Fail: Koperasi Makmur

Malaysia
 KESIMPULAN

Pengurusan rekod dan sistem fail yang efektif

boleh mencerminkan atau melambangkan sistem
pengurusan koperasi itu sendiri.
Sehubungan itu, koperasi yang ada pada hari ini
perlu meningkatkan lagi cara menguruskan rekod
dan sistem fail dengan lebih baik dan efisien.
 SEKIAN
TERIMA KASIH !