Professional Documents
Culture Documents
1.0
PENDAHULUAN
Fail dapat didefinisikan sebagai satu folder yang mengandungi surat atau lampiran. Fail rasmi atau fail awam dapat didefinisikan sebagai, satu folder yang didaftar dalam mana surat-surat (lampiranlampiran) disusun dengan cermat dan sistematik Fail sebenarnya bukanlah perkataan yang berasal daripada Bahasa Inggeris File, tetapi berasal dari Bahasa LatinFillum bermakna sejenis benang di mana kertas -kertas disusun. Fail-fail sangat penting dalam semua urusan rasmi kerajaan. Fail-fail ini bukan sahaja merekodkan tindakan-tindakan yang telah diambil ataupun keputusan-keputusan yang telah dicapai bahkan juga sebagai alat untuk mengetahui kelemahan atau kejayaan sesuatu perkara atau program. Oleh itu, sistem fail perlu disimpan secara sistematik. Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan fail yang baik dan teratur. Faktor-faktor penting seperti hasil keluaran, data dan statistik, maklumat pekerja ataupun klien mudah diperoleh melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik dan kemaskini.
2.0
Sistem fail ialah satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan rekod ataupun maklumat secara sistematik serta mudah diperoleh pada bila-bila masa diperlukan. 3.0 3.1 KEPENTINGAN SISTEM FAIL Sistem fail perlu supaya rekod atau maklumat dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki. Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus ataupun pengganti yang mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan. Pengetahuan yang mendalam mengenai sistem fail akan meningkatkan kecekapan sesebuah organisasi. Oleh itu, seseorang pengurus mesti tahu:(a) teknik penyimpanan fail. (b) rekod-rekod pentadbiran (c) sistem penyimpanan rekod yang diamalkan (d) peralatan yang patut disediakan (e) personel yang menyelenggarakan fail.
3.2 3.3
3.4
4.0
Semua sekolah telah mempunyai sistem fail. Sistem fail di peringkat sekolah telahpun diselaraskan di peringkat Jabatan Pendidikan Selangor. Nombor pengelasannya pun telah diselaraskan. Namun begitu terdapat beberapa perbezaan. Antara perbezaan itu ialah:4.1 4.2 Cara mengelas pecahan tajuk-tajuk besar dan tajuk kecil. Nombor fail untuk satu-satu perkara (tajuk) berbeza di antara sekolah berbeza:01 / 04 Sumber Pelajaran 01 / 06 Sumber Pelajaran Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk. SISTEM FAIL DI PUSAT-PUSAT SUMBER SEKOLAH
4.3
5.0
Kebanyakan Pusat Sumber Sekolah (PSS) masih belum mempunyai sistem fail yang terurus. Secara umumnya ada beberapa masalah yang berlaku dalam mengendalikan sistem fail PSS ini. Antaranya ialah:5.1 Tajuk yang boleh dimasukkan di bawah satu tajuk besar telah diasingkan, maka akan wujud fail yang bercampur-aduk. Terdapat kecenderungan untuk menambah nombor fail baru kepada nombor fail yang telah sedia ada. Contohnya: jika sesebuah sekolah telah mempunyai 100 buah fail, mereka cenderung untuk menambahkan nombor 101, 102 dan seterusnya tanpa mengambil kira tajuk. Oleh sebab tiada keseragaman, maka sukar untuk memperoleh fail. Untuk mencari sesuatu surat maka terpaksa dirujuk daripada Daftar Surat / Fail yang biasanya ada di pejabat-pejabat sekolah. Penyimpanan fail yang kurang kemas. Tiada tempat khusus untuk menyimpan fail. Masa yang banyak terpaksa diambil untuk mencari satu-satu fail / surat. Penyelaras PSS yang baru terpaksa mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan. PRINSIP-PRINSIP ASAS SISTEM FAIL Fail mestilah tidak banyak menggunakan ruang. Oleh itu, fail berkulit nipis lebih baik daripada fail berkulit tebal. Fail mestilah mudah disediakan dan mudah disimpan.
5.2
5.3
6.0 6.1
6.2
6.3 6.4
Fail mestilah berharga murah serta mudah didapati di pasaran. Fail mesti mudah diperluas dan dapat dipakai berterusan. Fail ini mestilah bersifat aktif. Fail mudah diperoleh bila diperlukan. Tidak perlu membuang masa yang banyak untuk mendapatkan sesuatu maklumat. Fail mestilah diberikan tanda (art guides) apabila dikeluarkan. Pengedaran fail mestilah bersistem. Pergerakan fail akan dicatatkan. CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK Kepadatan Assesibility Ekonomi Keanjalan Lokasi Rujukan Silang Rentention Klasifikasi menggunakan ruang yang minima mudah untuk dirujuk kos yang minima mudah diperluas diletakkan di tempat yang mudah diperoleh mudah untuk mengesan dokumen lain yang berkaitan. rekod dapat diperoleh dalam berbagai-bagai bentuk fail yang tidak aktif dapat dipindahkan mudah untuk dibuat rujukan
6.5
Tajuk-tajuk dalam sistem fail dikelaskan kepada:01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Kurikulum Kokurikulum Hal Ehwal Pelajar Perjawatan & Perkhidmatan Kakitangan Kewangan dan Akaun Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat Kemudahan Fizikal Asrama Audit
Level 1
9.0
Setiap tajuk fail akan dikelaskan mengikut perkara [Level 2] 01 01 / 01 01 / 02 01 / 03 01 / 04 01 / 05 01 / 06 01 / 07 01 / 08 KURIKULUM Pekeliling & Surat Siaran Kurikulum Sukatan Pelajaran Jadual Waktu Sumber Pelajaran Panitia Mata Pelajaran Peperiksaan Laporan Lawatan .
10.0 10.1
TEKNIK MENGELAS DAN MEMBERIKAN KOD UNTUK SISTEM FAIL Setiap fail mestilah diberikan tajuk dan kod yang sesuai. Setiap fail itu mestilah mempunyai 3 level, iaitu:Level 1 Level 2 Level 3 ialah ialah ialah Tajuk Perkara Aktiviti
10.2
Setiap level ini dihadkan nombornya. Level 1 bernombor 01 hingga 99. Level 2 bernombor 01 hingga 99 dan level 3 bernombor 001 hingga 999. Tekniknya ialah:(a) (b) (c) (d) tentukan tajuk fail tentukan perkara tentukan aktiviti tetapkan kod untuk satu-satu fail
Contoh:Level 1 Tajuk Level 2 Perkara Level 3 Aktiviti Kurikulum Sumber Pelajaran Pekeliling 01 04 001
11.0
PENGELASAN DAN KOD FAIL PSS Item Singkatan Nama Sekolah Singkatan Pusat Sumber Sekolah Tajuk Besar - Kurikulum Perkara - Sumber Pelajaran Aktiviti - Pengurusan & Pentadbiran PSS Tajuk Fail - Pekeliling Am Jilid 1 / 2 . Bilangan Surat Kod SMKSAA PSS 01 04 01 001 Jld. 1 dan seterusnya (01) dan seterusnya
Oleh itu, cara untuk menulis Sistem Fail PSS dan Rujukan Kami (Surat) ialah:Contoh: SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 001 (01) SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 001 / Jld. 2 (01) jika jilid 2 dan seterusnya
12.0 12.1
PENDAFTARAN, PENGELUARAN DAN PENYEMAKAN FAIL Definisi Pendaftaran: Perdaftaran ialah satu cara merekod segala fail yang telah dibuka. Rekod-rekod fail ini mestilah dilakukan secara sistematik. Jenis-jenis Pendaftaran Fail: (a) Sistem Doket Sistem ini ialah satu sistem yang menunjukkan pergerakan fail yang mudah dikesan. Sistem ini merupakan satu pendaftaran berpusat (Central Registry) dengan menggunakan borang Am 89A. Tiap-tiap pergerakan fail hendaklah melalui pusat pendaftar. Setiap fail akan didaftarkan pergerakannya. Sistem doket ini diamalkan oleh agensi-agensi kerajaan. Apabila sebuah fail perlu diedarkan, fail itu akan direkodkan dalam doket Borang Am 89. Butir-butir pengedaran, nama pegawai yang menerima, tarikh dikeluarkan dan tarikh dikembalikan akan dicatatkan di muka depan fail. (b) (c) (d) Sistem Kad Sistem Buku Sistem Komputer
12.2
Di peringkat sekolah, kita hanya menggunakan dua (2) sistem, iaitu Sistem Kad dan Sistem Buku. Walau bagaimanapun Sistem Kad adalah lebih sesuai dan digalakan kerana sistem ini adalah lebih mudah. Dalam sistem kad hanya tiga (3)
perkara penting yang dicatatkan, iaitu nombor rujukan, tajuk dan tarikh sesebuah fail itu dibuka.
13.0
Untuk tujuan merekodkan surat keluar dan masuk buku Daftar Surat Menyurat (Am 10-Pin. 3/80) digunakan (rujuk Lampiran 1). Setiap surat yang dikeluarkan atau dimasukkan hendaklah direkodkan dalam rekod berkenaan secara berasingan (surat keluar sebuah buku dan surat masuk sebuah buku).
14.0 14.1
PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL Sampul Kecil Sampul Kecil merupakan sebuah fail kuning yang tertera di atasnya tulisan Sampul Kecil (rujuk Lampiran 2). Sampul Kecil ini digunakan sebagai fail sementara apabila fail asalnya tidak ditemukan. Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja. Fail ini tidak aktif. Apabila sudah ditemukan fail asalnya, Sampul Kecil dan kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail asalnya. Selagi fail asal tidak ditemukan Sampul Kecil tidak boleh ditutup.
14.2
Fail Timbul Apabila ada dua atau tiga perkara yang timbul sekali-sekala, maka maklumat atau surat berkenaan akan dimasukkan ke dalam fail timbul. Ini kerana perkara yang ditimbulkan itu tidak diketahui dalam perkara yang mana perlu dikelaskan.
14.3
Kertas Minit Setiap fail perlu mempunyai Kertas Minit, iaitu Borang Am 6 (rujuk Lampiran 3). Tujuan Kertas Minit adalah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat-surat. Setiap surat yang diterima atau dikeluarkan akan diberikan satu nombor rujukan. Kertas minit ini ditampalkan atau disematkan di sebelah kiri fail bagi tujuan merekod keluar masuk surat menyurat. Bila mencatat tentukan: Surat / Kandungan masuk Surat / Kandungan keluar ditulis dengan dakwat MERAH ditulis dengan dakwat BIRU / HITAM
Nombor turutan kandungan mestilah ditulis di sebelah kiri garisan dan perlu dibulatkan. Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah kanan di atas.
Contoh:Bil. Kandungan Surat dari . bertarikh .. dikandung pada Ruj. No. Surat kepada. bertarikh .. dikandung pada Ruj. No.
15.0 15.1
ARAHAN PENUTUPAN FAIL Fail Aktif Fail-fail aktif yang boleh ditutup adalah seperti yang berikut:(a) tebal satu inci (b) mengandungi 100 surat / lampiran (yang mana lebih awal). (c) rujuk Lampiran 4 untuk contoh fail aktif yang ditutup. Setelah fail itu penuh, catatkan bilangan jilid pada nombor rujukan dan buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dan sebagainya. Kod fail masih sama dan bila surat atau kandungannya dimulakan dengan nombor 01. Contoh: SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 001 / Jld. 2 (01)
15.2
Fail Tidak Aktif Fail-fail aktif yang dikelaskan sebagai tidak aktif apabila fail itu tidak digunakan selama 5 tahun (rujuk Lampiran 4).
15.3
Fail yang memerlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail. Misalnya Tindakan Serta Merta (AM 99) atau Segera (Am 99B).
16.0
16.1 Terdapat beberapa jenis kulit fail yang digunakan oleh Kerajaan Malaysia. Kulit-kulit fail tersebut adalah seperti berikut (rujuk Lampiran 5):Perkara TERBUKA Perkara TERHAD Perkara SULIT Perkara RAHSIA kulit fail berwarna putih (Am 435 pin. 1/80) kulit fail berwarna putih dengan cop terhad kulit fail berwarna hijau (Am 436) kulit fail berwarna merah jambu, (Am 437) berpalang merah (AM 437)
16.2
Fail PSS hanya menggunakan fail berwarna Putih untuk Terbuka. PSS juga boleh menggunakan fail berkulit nipis yang dibekalkan oleh Pejabat sekolah.
17.0 FAIL-FAIL UNTUK PSS 17.1 Kod dan Bidang Fail PSS
Kod 01
02
03
04
05
Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) / Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) Aktiviti Pusat Sumber Sekolah
06
07
08
09
10
17.1
01
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 001 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 002 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 003 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 005 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 006 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 007 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 009 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 010 02 -
Surat Pekeliling Am
Surat Siaran
Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 001 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 002 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 003 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 004 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 005 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 006 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 007 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 009 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 010
Surat Siaran
Mesyuarat PKG
Aktiviti Kurikulum
Aktiviti Kokurikulum
Kegiatan Sosial
Projek Khas
Fail Timbul
10
03
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 001 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 002 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 003 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 004 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 005 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 006 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 007 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 009 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 010
Surat Siaran
Mesyuarat PPD
Aktiviti Kurikulum
Aktiviti Kokurikulum
Kegiatan Sosial
Projek Khas
Fail Timbul
11
04
PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI (PSPN) / PENDIDIKAN NEGERI (JPN) Surat Pekeliling PSPN / JPN
JABATAN
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 001 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 002 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 003 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 004 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 005 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 006 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 007 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 009 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 010
Surat Siaran
Mesyuarat JPN
Aktiviti Kurikulum
Aktiviti Kokurikulum
Kegiatan Sosial
Projek Khas
Fail Timbul
12
05
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN (BTP) / KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA (KPM) Surat Pekeliling BTP / KPM
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 001 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 002 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 003 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 004 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 005 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 006 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 007 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 009 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 010
Surat Siaran
Aktiviti Kurikulum
Aktiviti Kokurikulum
Kegiatan Sosial
Projek Khas
Fail Timbul
13
06
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 001 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 002 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 003 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 004 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 005 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 006 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 007 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 009 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 010 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 011
Pertandingan PSS
Fail Timbul
14
07
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 001 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 002 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 003 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 004 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 005 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 006 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 007 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 009 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 010
Buku PSS
Pengurusan Inventori
Fail Timbul
15
08
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 001 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 002 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 003 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 004 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 005 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 006 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 007 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 009 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 010
Pesanan Kerajaan
Sumbangan / Derma
Tabung PSS
Fail Timbul
16
09
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 001 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 002 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 003 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 004 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 005 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 006 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 007 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 009 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 010
Radio / TV Pendidikan
Fail Timbul
17
10
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 001 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 002 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 003 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 004 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 005 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 006 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 007 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 009 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 010
Agensi Kerajaan
Agensi Swasta
PIBG Sekolah
Kelab Komputer
Fail Timbul
18