AMALAN PROSEDUR

REGISTRI

ARKIB NEGARA MALAYSIA

SKOP

Pewujudan Rekod

Pengurusan Suratan Rasmi Kerajaan

Pembukaan Fail
Penutupan Fail
Kakitangan yang bertanggungjawab

PEWUJUDAN REKOD

Pewujudan Rekod
Pengurusan

Suratan Rasmi Kerajaan

Pengurusan E-Mel
Pengurusan Borang
Pengurusan Laporan
Pengurusan Fotokopi
Pengurusan Rekod Penting

Suratan Rasmi Kerajaan

Surat-menyurat yang dihasilkan oleh manamana pejabat awam mengikut standard yang
telah ditetapkan dari segi struktur dan
kandungannya
Pelbagai surat menyurat yang diterima oleh
sesebuah Jabatan

KAJIAN KES
1.

2.

3.

4.

5.

Senaraikan format suratan rasmi kerajaan dan

buat satu daripadanya.
Nyatakan elemen-elemen yang perlu ada dalam
surat rasmi kerajaan.
Buat satu surat rasmi kerajaan mengikut
standard yang ditetapkan.
Nyatakan kaedah buka fail mengikut amalan di
Jabatan anda.
Nyatakan kaedah tutup fail mengikut amalan di
Jabatan anda.

Kajian Kes
1.

Senaraikan format suratan rasmi

kerajaan dan buat satu daripadanya.

Format Suratan Rasmi

Surat
Memo
Borang
Laporan, kertas cadangan, minit mesyuarat
E-mail

Penyediaan Surat Rasmi Kerajaan

Hendaklah

mematuhi kaedah yang telah

digariskan
dalam
Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 5/07 (Panduan
Pengurusan Pejabat)
Bahagian

VI-Urusan Surat Kerajaan

Kajian Kes
2. Nyatakan elemen-elemen yang perlu ada
dalam surat rasmi kerajaan.
3. Buat satu surat rasmi kerajaan mengikut
standard yang ditetapkan.

11

Pengurusan E-mel

Perlu ada peraturan yang mana mengambil

kira isu-isu perundangan dan pelupusan rekod

Surat rasmi yang diterima atau dihantar secara

e-mel perlu diambil tindakan sebagaimana
surat yang di pos atau di despatch

12

Pengurusan E-mel

Mesti di failkan bersama surat-surat yang

lain yang dikepilkan (attachment) ke
dalam fail yang berkaitan samada bentuk
elektronik atau konvensional

13

Pengurusan Borang
Perlu

ada ketetapan/peraturan
bagi aktiviti pewujudan borang
Perlu

ada kawalan :

Buku

daftar
Menggunakan nombor turutan dan
susunan mengikut kronologi
14

Pengurusan Borang (samb.)

Format mestilah mudah/senang

digunakan
Cara penyimpanan samada boleh
difail atau tidak, contoh:
Borang

cuti tidak perlu dalam fail putih

Borang-borang yang tidak perlu
tindakan susulan memadai disimpan
dalam doket tebal
15

Pengurusan Laporan- (samb)

Perlu

ada panduan/peraturan

Kawalan

edisi yang keberapa?

Pengedaran laporan-laporan yang dihasilkan
contoh mailing list
Pewujudan

16

Pengurusan Laporan (samb.)

Perlu

ada panduan/peraturan

Penyimpanan
Laporan

laporan

bercetak tidak perlu disimpan

dalam fail

17

Pengurusan Fotokopi
Perlu

ada panduan/peraturan

Kawalan

Apakah rekod-rekod/surat-surat
dibuat pendua?
Jumlah bilangan

yang

perlu

Penyimpanan
Perlukah

dikandungkan dalam fail?

18

Pengurusan Fotokopi (samb)

Pengedaran
Salinan

fotokopi tulisan mudah pudar

dan tak tahan lama kehilangan maklumat

19

Pengurusan Rekod Penting

Rekod

penting ditafsirkan sebagai

rekod-rekod

yang mengandungi maklumat

kekal bagi meneruskan fungsi dan aktiviti
sesebuah organisasi

Contoh

perjanjian,

geran

tanah,kad

pengenalan
20

Pengurusan Rekod Penting (samb)

Organsisasi

perlu mengenalpasti rekodrekod tersebut lebih awal

Menyediakan

inventori lengkap dengan

maklumat tentang siri,lokasi dan nama
pegawai yang bertanggungjawab

21

Pengurusan Rekod Penting (samb)

Membuat

salinan pendua samada dalam

bentuk mikrofilem atau digital

Menentukan

tempat yang selamat

daripada sebarang bencana/kelalaian
manusia dan sebagainya.

22

Pengurusan Rekod Penting (samb.)

Menyediakan

manual Pelan Tindakan

Bencana

23

KAEDAH BUKA DAN

TUTUP FAIL

Kaedah Buka dan Tutup Fail

Pembukaan Fail
Penutupan Fail
Pengendalian Fail Yang Telah Ditutup

Kajian Kes
4. Nyatakan kaedah buka fail mengikut amalan di
Jabatan anda.
5. Nyatakan kaedah tutup fail mengikut amalan di
Jabatan anda.

Pembukaan Fail - Peralatan

Kulit fail
Tali hijau
Penebuk lubang
Kertas minit

Pembukaan Fail- Jenis Kulit

TERBUKA - kulit berwarna putih (Am 435 pin

1/80)
TERHAD - kulit fail berwarna putih dengan cop
terhad
SULIT - kulit fail berwarna hijau (Am 436)
RAHSIA - kulit fail berwarna merah jambu
berpalang merah depan dan belakang (Am 437)
RAHSIA BESAR - kulit fail berwarna kuning,
berpalang merah depan dan belakang (Am 438)

Contoh Fail

Pembukaan Fail- Kaedah

Maklumkan kepada Registri

(samada dengan mengisi borang atau lainlain cara bertulis)
Kerani Registri perlu menyemak buku
daftar fail untuk memastikan fail belum
dibuka
Pilih fail mengikut taraf keselamatan
surat yang hendak dikandungkan

Pembukaan Fail- Kaedah

Beri tajuk
mesti ringkas, padat dan melambangkan isi
kandungan fail
berdasarkan katakunci tesaurus manual
klasifikasi
Fail terbuka tajuk diatas kulit luar fail
Fail terperingkat - tajuk diatas kulit sebelah
dalam fail

Pembukaan Fail Kaedah

Beri nombor rujukan (kod fail)
Kod fail adalah ganti nama kepada
tajuk fail
Kegunaan kod adalah untuk:
Mudah mengingati perkara fail
Memudahkan penyusunan fail dalam
tempat simpanan

Pembukaan Fail Kaedah (samb.)

Kod fail menggunakan kaedah blok

nombor, contoh:
Pentadbiran - 100
Kelengkapan dan bekalan - 200
Penyelenggaraan - 300
Kewangan - 400
Sumber Manusia - 500

Kertas Minit

Dikandungkan di sebelah kiri fail

Fungsi :
1. Merekodkan maklumat keluar masuk surat
2. Merekodkan maklumat perbincangan,
arahan dan keputusan

Menulis Minit

Memadai dengan satu perenggan

Tulisan mestilah jelas
Sekiranya minit panjang:

Perenggan mestilah bernombor

Bertaip
Dikandungkan dalam fail sebagai satu lampiran

Permulaan minit ditulis dengan ringkasan jawatan

penerima
Minit perlu ditandatangan penuh oleh Pegawai yang
menulis

Menulis Minit (samb.)

Minit Untuk Mendapat Keputusan

perkara yang diminitkan tidak perlu diolah

minit ditulis dengan ringkas tetapi lengkap
surat dan fail yang dirujuk mestilah dicatat
pandangan Jabatan lain (sekiranya ada) mesti
disebut
pendapat penulis minit tentang
keputusan/tindakan perlu diberi

Kertas Minit

Contoh Menulis Minit

Surat Masuk
1) Srt dpd .. bth dmpd
Surat keluar
1) Surat kpd..bth.dmpd
..\SLIDE UTAMA\Hyperlink_contoh-contoh\Hyperlink_contoh menulis minit.ppt

38

Mengkandungkan Surat

Terletak di sebelah kanan fail

Rekod mestilah diberi nombor seturut
Nombor turutan hendaklah ditulis dan
dikandungkan dalam bulatan di tepi sebelah
kanan surat
Semua kertas minit dan surat yang di
masukkan hendaklah ditebuk di tepinya (1
inci dari bucu) dan diikat dengan tali hijau

Penutupan Fail

Mencapai ketebalan 4 sm/100 lampiran (mana2 yang

terdahulu)
Palangkan fail dengan dakwat merah dan tandakan
tutup pada. dan lihat jilid.,
Buka kulit fail baru dan beri nombor kod yang sama
dan tambah Jilid 2 pada penghujung kod
Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar
fail
Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid
sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak lebih 3
bulan)

Pengendalian Fail Yang Ditutup

Diasingkan dari fail aktif

Disusun dan disimpan dalam kotak
Disenaraikan/tampal senarai pada kotak
Selepas tamat tindakan, mohon pelupusan
daripada KP ANM/rujuk Jadual Pelupusan
Rekod Jabatan
Rekod-rekod hendaklah dijaga dari segi
keselamatan, kebersihan dan ketahanan

Pengasingan Fail Tutup/Aktif

Pengendalian Fail Tutup

44

Penggunaan Kotak dan Rak

KAKITANGAN
BERTANGGUNGJAWAB

Kakitangan Bertanggungjawab

Pegawai Rekod Jabatan:

Sebagai Pegawai perantara antara
Kem/Jab/ Agensi dan Arkib Negara
Memastikan aktiviti pengurusan rekod
jabatan berjalan lancar
Memastikan keselamatan dan
pemeliharaan rekod

Kakitangan Bertanggungjawab (samb.)

Pegawai Kerani Rekod:

Menguruskan registri
Mengendalikan sistem fail Jabatan
Mengendalikan keluar masuk surat
Memastikan keselamatan dan kebersihan bilik
fail/rekod

TERIMA KASIH
www.arkib.gov.my
03-20262909