LAPORAN PENILAIAN KENDIRI AUDIT

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

(EKSA)
KEMENTERIAN DALAM NEGERI TAHUN

TARIKH PENGAUDITAN
: 17 OGOS 2016
BAHAGIAN DIAUDIT
: SURUHANJAYA PASUKAN
POLIS/ZON ZUHUD
MARKAH
: 98.12%
JURUAUDIT
: FARADATUL AZILA BINTI OSMAN
NUR MOHD
AIZUDDIN BIN MAHAMUD

KANDUNGAN
1.

BORANG LAPORAN RINGKASAN AUDIT EKSA

2.

LATAR BELAKANG PELAKSANAAN EKSA

3.

LAPORAN PENAMBAHBAIKAN
(SELEPAS PELAKSANAAN EKSA)

4.

PENEMUAN AUDIT

5.

IMPAK PELAKSANAAN EKSA

6.

CADANGAN/PENGIKTIRAFAN ZON TERBAIK

7.

RUMUSAN DAN SYOR

8.

KRITERIA EKSA KOMPONEN A-E

9.

KERTAS KERJA AUDIT/ BUKTI AUDIT

1.BORANG LAPORAN RINGKASAN AUDIT EKSA

2

BAHAGIAN YANG DIAUDIT

SURUHANJAYA PASUKAN POLIS/ZON ZUHUD

TARIKH AUDIT

17 OGOS 2016

AUDITI

PUAN NUR ILYANI BINTI MAT YUSOFF

JURUAUDIT

PUAN FARADATUL AZILA BINTI OSMAN

ENCIK NUR MOHD AIZUDDIN BIN MAHAMUD

1. ULASAN KESELURUHAN (SYOR / CADANGAN)

Tindakan yang perlu dilaksanakan mengikut komponen seperti berikut:
Komponen A :
1.

Melaksanakan analisis penjimatan. (sbg cth : seperti merekod hasil jualan bahanbahan kitar semula dsbgnya)

Komponen D :
1. Buku log peminjaman kunci perlu dikemaskini pada setiap masa.

2. NOTA PENAMBAHBAIKAN

T/Tangan Auditi :

T/Tangan Ketua Juruaudit :

Tarikh

Tarikh

3. TINDAKAN PEMBETULAN / TINDAKAN SUSULAN

T/Tangan Auditi:

T/Tangan Juruaudit:

Tarikh:

2. LATAR BELAKANG PELAKSANAAN EKSA

2.1 PENGENALAN
MAMPU telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan
5S yang kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam
(EKSA). Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya
3

organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi-agensi sektor

awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi
amalan seluruh warga agensi sektor awam. Secara khususnya, penjenamaan
semula ini dilaksanakan bertujuan untuk membolehkan agensi Kerajaan:
a. meningkatkan imej korporat;
b. menyemarakkan

aktiviti

kreativiti

dan

inovasi

selaras

dengan tuntutan pihak berkepentingan;

c. menggalakkan

aktiviti

ke

arah

mewujudkan

persekitaran

hijau

melalui pembudayaan Go Green;

d. memperluas

pelaksanaan

di

agensi-agensi

Kerajaan

bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif; dan

e. memastikan

elemen

pengauditan

memenuhi

keperluan kepelbagaian agensi Kerajaan.

Selain

itu, EKSA juga memperkenalkan model penilaian dan pengauditan

baharu yang merangkumi Kriteria Generik dan Kriteria Khusus dengan turut
mengambil kira kepelbagaian premis agensi Kerajaan mengikut jenis-jenis
perkhidmatan yang diberikan.
2.2 PEMARKAHAN
Sebagai satu usaha untuk meningkatkan motivasi pegawai dan kakitangan
KDN di setiap bahagian supaya lebih gigih memperbaiki, mempertingkat dan
memperkasakan prestasi Amalan EKSA, Jawatankuasa Audit Dalam EKSA
telah melaksanakan sistem pemarkahan melalui 6 komponen iaitu keperluan
utama pelaksanaan, ruang tempat kerja/pejabat, tempat umum, keselamatan
persekitaran, kawasan persekitaran jabatan dan tempat-tempat khusus.
Secara umumnya, bahagian akan diberi pemarkahan prestasi Amalan EKSA
berdasarkan markah keseluruhan seperti berikut:Bintang
5
4
3

Cemerlang
Sangat Baik
Baik

(90% 100%)
(80% - 89%)
(70% - 79%)
4

2
1

3.LAPORAN

Memuaskan
(50% - 69%)
Tidak Memuaskan (49% - 0%)

PENAMBAHBAIKAN

(SELEPAS

PELAKSANAAN

EKSA)
BIL. PERKARA
1.

HASIL PENAMBAHBAIKAN

Imej Korporat

.
Perhiasan dinding sesuai dengan imej korporat
2.

Kreativiti dan Inovasi

Kotak kunci dibuat daripada barangan terpakai

3.

Go Green

Menggalakkan pelaksanaan Go Green

4.

Persekitaran
Kondusif

Ruang tamu yang selesa dan kondusif

5.

Keselamatan

Pelan laluan kecemasan disediakan

4.PENEMUAN AUDIT
Pihak Audit Dalaman

telah membuat semakan terhadap semua kriteria bagi

setiap komponen yang ditetapkan. Hasil pengauditan yang dijalankan adalah

seperti berikut:

KOMPONEN A
BIL. SUB KOMPONEN
PENEMUAN AUDIT
KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

A1

Dasar/
EKSA

Polisi

Sudut EKSA lengkap dan dikemaskini

A2

Jawatankuasa
Pelaksana EKSA

Jawatankuasa Pelaksana EKSA di Zon terdiri daripada

J/Kuasa Latihan, Promosi dan Audit
A3

Penglibatan
Pengurusan
Atasan

Pelaksanaan EKSA dibincang dan dilaporkan dalam

Mesyuarat Pengurusan Bahagian

A4

Penilaian Kendiri
(Self Assessment)

A5

Pengiktirafan

Hasil laporan Audit Dalam disebarkan kepada semua

warga

TB
A6

Pembudayaan
Kreativiti
dan
Inovasi

Kotak kunci dihasilkan daripada barangan terpakai

A7

Tindakan
Penjimatan/Go
Green

Sudut pelaksanaan Go Green disediakan

KOMPONEN B
RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
FIZIKAL
BIL. SUB KOMPONEN
PENEMUAN AUDIT
RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
FIZIKAL
B1

Lantai

Lantai berada dalam keadaan bersih dan selamat

B2

Dinding Dan Siling

Hiasan dinding selaras dengan imej korporat

B3

Lampu Dan Soket

Soket elektrik berfungsi dengan baik

10

KEPERLUAN UMUM
B4

Susun Atur Peralatan

Peralatan kerja dalam keadaan kemas dan teratur

B5

Keadaan Peralatan

Label yang seragam dan bersesuaian

B6

Pelabelan Dan Papan

Tanda/Tanda Arah

11

Tanda nama yang seragam untuk semua kakitangan

B7

Perhiasan

Perhiasan minimum,bersih dan tidak berdebu

B8

Keperluan Umum

KEWPA.7 dikemaskini
RUANG KERJA
B9

Meja
Kerja
Kubikel Kerja

Warga/

12

Ruang kerja kemas dan berimej korporat

B10

Bilik Pegawai

Bilik Pegawai berada dalam keadaan bersih, kemas

dan teratur

B11

Stor Peralatan Pejabat

TB

13

B12

Bilik Fail

Bilik Fail dalam keadaan teratur, baik dan kemas

B13

Sudut/Bilik
Cetak/Dokumentasi

Bilik Cetak dalam keadaan bersih dan teratur

B14

Bilik Pemandu

TB

B15

Bilik Server/Terperingkat

TB

KOMPONEN C
BIL. SUB KOMPONEN
TEMPAT UMUM

PENEMUAN AUDIT

C1

Lobi Utama/ Ruang

Hadapan

TB

C2

Kaunter Utama

TB

14

C3

Ruang Menunggu

Ruang tamu bersih, kemas dan selesa

C4

Laluan
Utama/Koridor

TB

C5

Bilik Mesyuarat

TB

C6

Perpustakaan/Pusat
Sumber

TB

C7

Surau/Bilik Solat

TB

C8

Lif

TB

C9

Pantri/Tempat
Minum

Pantri bersih, kemas dan terurus

C10 Tandas

TB

KOMPONEN D

15

BIL. SUB KOMPONEN

PENEMUAN AUDIT
KESELAMATAN PERSEKITARAN
D1

Pelan
Kecemasan

Tindakan

Pelan tindakan kecemasan di sediakan

D2

Pendawaian/Kabel

Plag dilabel mengkut kesesuaian

D3

Peralatan Pencegahan
Kebakaran

Peralatan Pencegah Kebakaran diselanggara

dengan baik
D4

Laluan/Tangga
Kecemasan

16

Tiada halangan di laluan kecemasan

D5

Kunci

Buku log peminjaman kunci disediakan tetapi perlu

dikemaskini setiap masa

KOMPONEN E
BIL. SUB KOMPONEN
PENEMUAN AUDIT
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
E1

E2

(Agensi Mempunyai
Bangunan dan Kawasan
Sendiri)

TB

(Agensi
Mempunyai
Bangunan
dan
Berkongsi Kawasan)

TB

5. IMPAK PELAKSANAAN EKSA

17

Semakan oeh Juruaudit Dalaman pada 17 Ogos 2016 di Bahagian SPP mendapati
pelaksanaan EKSA di Zon ini telah memberikan impak yang baik dan telah
mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan selesa. Antara impak pelaksanaan
EKSA di Bahagian SPP (Zon Zuhud) adalah seperti berikut:

i)
Suasana kerja lebih kondusif dan selesa.
ii)
Persekitaran kerja lebih berimej koprorat.
iii)
Wujudnya keseragaman di antara semua bahagian di KDN.
iv)
Sistem fail yang cekap dan sistematik.
v)
Wujudnya sikap toleransi dan kerjasama antara warga kerja di bahagian.
vi) Wujudnya program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh melalui
program yang diadakan seperti arahan penjimatan tenaga/peralatan save
energy, penjimatan kertas, penjimatan aira dan kempen hija

6.CADANGAN/PENGIKTIRAFAN ZON TERBAIK

-Tiada-

7. RUMUSAN DAN SYOR

Secara keseluruhan, Bahagian SPP (Zon Zuhud), telah mencapai markah penilaian
kendiri sebanyak 98.12% dan diberi penarafan 5 bintang.
Ringkasan markah mengikut komponen adalah seperti berikut :
18

BIL.
A.
B.
C.
D.
E.
F.

KOMPONEN
KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
TEMPAT UMUM
KESELAMATAN PERSEKITARAN
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
TEMPAT-TEMPAT KHUSUS (SESUAI
MENGIKUT KEPERLUAN AGENSI)

MARKAH
95.79
100
100
96.67
TB

PURATA MARKAH KESELURUHAN

98.12

TB

Tindakan yang perlu dilaksanakan mengikut komponen seperti berikut:

Komponen A :
1. Melaksanakan analisis penjimatan. (sbg cth : seperti merekod hasil jualan

bahan-bahan kitar semula dsbgnya)

Komponen B :
1. Buku log peminjaman kunci perlu dikemaskini pada setiap masa. Rekod
peminjaman kunci bagi kesemua bilik termasuk bilik-bilik pegawai pada setiap
hari bekerja perlu direkodkan.
Pihak Audit mengesyorkan supaya amalan ekosistem kondusif sektor awam ini
dipraktikkan secara konsisten di bahagian ini bagi meningkatkan budaya
kecemerlangan organisasi yang lebih berimej korporat selain daripada melahirkan
idea kreativiti dan inovasi.

8.KRITERIA EKSA KOMPONEN A-E

19

9.KERTAS KERJA AUDIT/ BUKTI AUDIT

(seperti di lampiran)
Sijil Pengiktirafan Pantri Terbaik

20