Professional Documents
Culture Documents
1. TUJUAN
Page | 1
tiada, Pembantu Tadbir di Unit Pendaftaran Fail / Registri
dikehendaki membuka fail baru berdasarkan Panduan / Manual
atau Buku Daftar Klasifikasi Fail Kementerian / Jabatan / Agensi.
JPM.100-3/1/1
JPM.100-3/1/1
…………………………………….……………………………… …………………………………………..
…………………………………….………………………………. …………………………………………..
…………………………………….………………………………. …………………………………………..
…………………………………….………………………………. …………………………………………..
…………………………………….………………………………. …………………………………………..
PNB.,K.L.
PERKARA
MESYUARAT PENGURUSAN
pa 1.1.20
12
simpan 2.1.12
psu 5.6.12
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN SETERUSNYA HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM KULIT FAIL
BAHARU
Page | 2
3. KOMPONEN KULIT FAIL
Page | 3
3.2 Nombor Rujukan Fail
Nombor rujukan fail yang dibuka perlulah mengikuti sistem klasifikasi fail
yang sedia digunakan oleh jabatan berkenaan.
Page | 4
4. JENIS KULIT FAIL
4.1 Perkara TERBUKA - kulit berwarna putih (Am 435 pin 1/80).
Page | 5
Kulit Fail Sulit
Kulit Fail Rahsia
(Am 436)
(Am 437)
Page | 6
5. MENGKANDUNGKAN SURAT RASMI
Page | 7
Tebuk lubang sebelah
kiri surat (1 inci)
Nombor Folio
(Lampiran)
Stapler surat di
bawah lubang Surat Rasmi
6. KERTAS MINIT
Page | 8
Contoh :
Rujuk lampiran (4) dan perbincangan kita pagi tadi, sila jawab surat
tersebut dengan memaklumkan kita akan menghantar 3 pegawai (KP,
EO & PP) ke Kursus Protokol di Bagan Lalang.
Terima kasih
……..t.t………
Mazura Rohani
PA(P)T
23/4/2011
Page | 9
Dalam fail mungkin mengandungi lebih dari satu helai
kertas minit. Pastikan helaian no. muka surat kertas minit
diberi nombor seturut.
Contoh:
Page | 10
6.3
Hendaklah ditaip.
Dikandungkan ke dalam fail sebagai satu lampiran
minit bebas.
Page | 11
7. PERGERAKAN FAIL
PSU1 30/5/11
Page | 12
KAD PERGERAKAN FAIL
Dihantar Dihantar
Page | 13
Pergerakan Fail Secara Elektronik
Page | 14
Surat masuk dan keluar hendaklah dikandungkan dan
diminitkan.
Jika fail tidak dijumpai dalam tempoh tiga bulan dari tarikh
kehilangan fail atau tarikh pewujudan Sampul Kecil, fail baru
hendaklah dibuka dengan memberi tajuk dan nombor fail
yang sama dan dijadikan jilid baru (Jika yang hilang jilid 1
maka jadikan fail baru jilid 2).
Page | 15
Carta Aliran Pengendalian Fail Hilang
Mula
Ditemui
Tidak ditemui
Sampul Kecil dimasukkan
sebagai kandungan
seterusnya
Tamat
Page | 16
9. PENGGUNAAN KULIT FAIL SAMPUL KECIL (AM 435A-PIN.1/82)
Page | 17
10. FAIL ROSAK
Catatkan nombor dan tajuk fail yang sama pada kulit fail
tersebut.
Page | 18
Carta Aliran Pengendalian Fail Rosak
Tamat
Page | 19
11. PENUTUPAN FAIL
Kulit fail yang baru hendaklah dibuka dan nombor yang sama
diberi dan ditanda sebagai jilid 2.
Page | 20
12. PENGENDALIAN FAIL YANG TELAH DITUTUP (FAIL TIDAK AKTIF)
Page | 21
Fail-fail yang telah dikotakkan hendaklah disimpan di bilik fail
berasingan untk menunggu tempoh pelupusan dilaksanakan.
Tamat
Page | 22
Page | 23
Page | 24