ARKIB.

600-1/2/1

PROSEDUR STANDARD TATACARA PENGGUNAAN SAMPUL KECIL (Am

435A-Pin. 1/82) DI PEJABAT AWAM

TUJUAN

1. Prosedur Standard ini disediakan bertujuan untuk menerangkan prosedur dan

tatacara penggunaan Sampul Kecil (Am 435A-Pin. 1/82) di Pejabat Awam.
Prosedur Standard ini selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun
2007 – Panduan Pengurusan Pejabat (Bahagian VII – Pengurusan Fail) dan
Panduan Pengurusan Fail Rasmi Kerajaan 2016 dan Arahan Keselamatan.

LATAR BELAKANG

2. Pada masa kini, terdapat beberapa kaedah penggunaan Sampul Kecil yang
diamalkan di Pejabat Awam secara konvensional. Fungsi penggunaannya
yang pelbagai berlaku kerana keperluan yang berbeza mengikut fungsi dan
aktiviti yang dilaksanakan di Pejabat Awam.

3. Justeru, bagi memastikan pematuhan terhadap perundangan pentadbiran

dalam pengurusan rekod, Prosedur Standard Tatacara Penggunaan Sampul
Kecil perlu didokumentasikan untuk pemakaian dan rujukan Pejabat Awam.

4. Prosedur Standard ini telah mengambilkira kesesuaian penggunaan sampul

kecil dalam persekitaran elektronik melalui pelaksanaan Digital Document
Management System (DDMS) 2.0 dan business system yang dibangunkan
oleh Pejabat Awam.

JENIS DAN REKA BENTUK SAMPUL KECIL

5. Sampul Kecil yang biasa digunakan dan telah digazetkan di Pejabat Awam
ialah jenis ‘TERBUKA’ dan reka bentuknya adalah seperti dalam Gambar 1:

1
 ARKIB.600-1/2/1

Gambar 1: Sampul Kecil Jenis ‘TERBUKA’

FORMAT SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)

6. Sampul Kecil hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:

a) Nombor rujukan fail induk bagi tujuan pengesanan dan tindakan lanjut
yang diperlukan dalam ruangan “NO. KERTAS AM”.
b) Tajuk fail induk dalam ruangan “TAJUK”.
c) Tajuk surat/memo/kertas pertimbangan/kertas cadangan/ mesyuarat/kes
dalam ruangan “PERKARA”.
d) Nombor lampiran surat/enclosure dalam ruangan “NO. KANDUNGAN”.
e) Makluman/tindakan kepada surat/memo/kertas cadangan/ kertas
pertimbangan untuk tandatangan/kelulusan atau pergerakan tindakan
pegawai dicatat dalam ruangan “MINIT-MINIT”.
f) Lubang di sudut atas sebelah kiri Sampul Kecil perlu ditebuk 2.5 cm dari
penjuru kiri.
g) Kertas minit (Am 6) hendaklah diletakkan di sebelah kiri dalam Sampul
Kecil.

2
 ARKIB.600-1/2/1

h) Surat/dokumen yang hendak dikandungkan di dalam Sampul Kecil untuk

tindakan, hendaklah dikandungkan di sebelah kanan fail menggunakan tali
hijau (green tag).

Rajah 1 (a): Format Bahagian Luar Sampul Kecil

3
 ARKIB.600-1/2/1

Rajah 1 (b): Format Bahagian Dalam Sampul Kecil

4
 ARKIB.600-1/2/1

PROSEDUR STANDARD PENGGUNAAN SAMPUL KECIL ‘TERBUKA’ DAN

‘TERPERINGKAT’
7. Prosedur dan tatacara penggunaan Sampul Kecil ‘TERBUKA’ untuk
memo/surat/kertas cadangan/kertas pertimbangan untuk
tandatangan/kelulusan adalah seperti berikut:

Rajah 2: Format Bahagian Luar Sampul Kecil Bagi Rekod ‘TERBUKA’

5
 ARKIB.600-1/2/1

8. Prosedur dan tatacara penggunaan Sampul Kecil ‘TERPERINGKAT’ untuk

memo/surat/kertas cadangan/kertas pertimbangan untuk
tandatangan/kelulusan adalah seperti berikut:

Rajah 3 (a): Format Bahagian Luar Sampul Kecil Bagi Rekod ‘TERPERINGKAT’

6
 ARKIB.600-1/2/1

Rajah 3 (b): Format Bahagian Dalam Sampul Kecil Bagi Rekod ‘TERPERINGKAT’

7
 ARKIB.600-1/2/1

UKURAN STANDARD CAP PENANDA ‘TERPERINGKAT’

9. Pejabat Awam perlu menempah cap ‘TERPERINGKAT’ untuk digunakan
pada Sampul Kecil. Berikut adalah ukuran saiz cap yang ditetapkan.

8
 ARKIB.600-1/2/1

9
 ARKIB.600-1/2/1

PROSEDUR PENGGUNAAN KERTAS MINIT DALAM SAMPUL KECIL (Am 435A

– Pin. 1/82)

Rajah 4: Penggunaan Kertas Minit (Am 6) Dalam Sampul Kecil

10
 ARKIB.600-1/2/1

10. Kertas Minit (Am 6) hanya digunakan untuk makluman/tindakan Pejabat

Awam bagi mendapatkan tandatangan/kelulusan dan sebagainya.

11. Kertas Minit (Am 6) tidak boleh digunakan untuk catatan surat masuk dan
surat keluar yang asal bagi setiap perkara dalam Sampul Kecil.

12. Catatan surat masuk dan surat keluar yang asal hanya boleh dicatat dalam
kertas minit di fail induk yang digunakan.

13. Sebarang surat masuk dan surat keluar yang asal diperlukan sebagai rujukan
dalam kertas cadangan/kertas pertimbangan/persetujuan/kelulusan
hendaklah dibuat salinan.

PENGGUNAAN FOLDER

14. Bagi memudahkan urusan mengenalpasti dokumen/memo/surat.

Dicadangkan penggunaan folder sebagai cover Sampul Kecil (Am 435A –
Pin. 1/82) untuk dikemukakan kepada YB Menteri/YB Timbalan
Menteri/KSU/KP/SUB/TKP/Pengarah.

15. Folder tersebut akan digunakan semula (reuse) pada setiap kali
mengemukakan memo/surat/kertas cadangan/kertas pertimbangan untuk
tandatangan/kelulusan. Folder Sampul Kecil yang dicadangkan adalah seperti
rajah 5.

11
 ARKIB.600-1/2/1

Rajah 5 (a): Bahagian Luar Folder Rajah 5 (b): Bahagian Dalam Folder

12
 ARKIB.600-1/2/1

PROSES KERJA DAN PROSEDUR DAN TATACARA PENGGUNAAN SAMPUL

KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)

16. Proses Kerja bagi memo/surat/kertas cadangan/kertas pertimbangan untuk

tandatangan/kelulusan adalah seperti berikut:
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

1. Memo/surat/kertas cadangan/kertas
pertimbangan untuk
tandatangan/kelulusan pengurusan
atasan.

2. Masukkan memo/surat/kertas Dokumen sokongan sebagai

cadangan/kertas pertimbangan lampiran seperti memo/surat
dalam Sampul Kecil. Dokumen asal dari Bahagian/
sokongan perlu dibuat salinan. Jabatan/Agensi/ Kementerian.
Jadikan sebagai dokumen
lampiran.

3. Sampul Kecil dimasukkan dalm

folder dan dikemukakan kepada
Pengurusan Atasan untuk tindakan.

4. Memo/surat/kertas cadangan/kertas
pertimbangan yang telah
ditandatangan/diluluskan hendaklah
diberi nombor kandungan.

5. Memo/surat/kertas cadangan/kertas Kertas minit yang mempunyai

pertimbangan dikeluarkan daripada catatan maklum balas/tindakn,
Sampul Kecil dan dikandungkan hendaklah dikepilkan dan
dalam fail induk. dikandung bersama-sama
Memo/surat/kertas
cadangan/kertas pertimbangan
yang telah
ditandatangan/diluluskan.
6. Sekiranya terdapat catatan di
ruangan ‘MINIT-MINIT’ di luar
Sampul Kecil, minit tersebut
hendaklah dikandungkan bersama-
sama dokumen sedia ada sebagai
kandungan yang berikutnya.

7. Folder hendaklah digunakan

semula (reuse).

13
 ARKIB.600-1/2/1

CARTA ALIR PROSEDUR DAN TATACARA PENGGUNAAN SAMPUL KECIL

(Am 435A – Pin. 1/82)

14
 ARKIB.600-1/2/1

PROSEDUR PENGGUNAAN SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82) APABILA

FAIL INDUK TIDAK DAPAT DIKESAN/HILANG

(AM
435A – Pin .1/ 82)

SAMPUL KECIL
NO. KERTAS TAJUK NO.
No. Rujukan Fail
AM KANDUNGAN
Induk
ARKIB.500- KURSUS PENGURUSAN REKOD Tajuk Fail Induk
4/1/15 Jld.4

PERKARA :

Minit – minit

Rajah 6: Format Bahagian Luar Sampul Kecil Apabila Fail Induk Tidak Dapat
Dikesan/Hilang

15
 ARKIB.600-1/2/1
Lubang yang ditebuk di penjuru atas
sebelah kiri Sampul Kecil. Dokumen
PROSEDUR PENGGUNAAN KERTAS MINIT (Am 6) DALAM SAMPUL KECIL dikandungkan di sebelah kanan fail
(Am 435A – Pin. 1/82) APABILA FAIL INDUK TIDAK DAPAT DIKESAN/HILANG menggunakan tali hijau.

1
500-4/1/15 Jld.4 Memo Permohonan
Memo/Surat 2
dikandungkan
di dalam Kertas
Minit (Am 6). Surat
Kelulusan

Rajah 7: Contoh Mengkandungkan Memo/Surat Dalam Kertas Minit (Am 6) Dalam Sampul Kecil

16
 ARKIB.600-1/2/1

500-4/1/15 Jld.4

ARKIB.500-4/1/15 17
Jld.4

KURSUS PENGURUSAN REKOD

Apabila fail induk/asal dijumpai, Sampul

Kecil hendaklah dimasukkan ke dalam fail
asal sebagai kandungan berikutnya.

Sampul Kecil hendaklah dimasukkan ke

(17) Sampul Kecil Kursus Pengurusan Rekod d/f pd xx/xx/xx. (Nota: Fail dalam fail asal sebagai kandungan yang
Induk telah dijumpai pada xx/xx/xxxx). ke-17.

17
 ARKIB.600-1/2/1

PROSES KERJA DAN PROSEDUR DAN TATACARA PENGGUNAAN SAMPUL

KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)

17. Proses Kerja: Fail Induk Tidak Dapat Dikesan/Hilang

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

1. Surat yang diterima memerlukan • Laporkan kepada Unit

tindakan segera tetapi fail tidak dapat Registri.
dikesan atau hilang. • Semak fail yang berkaitan.

2. Sampul Kecil dibuka sebagai fail

sementara.

3. Sampul Kecil dibuka menggunakan Semak nombor dan tajuk fail.

nombor dan tajuk yang sama dengan
fail induk/asal .

4. Kertas minit disediakan dalam Sampul Kertas minit (Am 6).

Kecil.

5. Surat dimasukkan dalam Sampul Kecil

dan dikandungkan dalam kertas minit
sebagai kandungan pertama.

6. Sekiranya fail induk/asal dijumpai, Pastikan menggunakan fail

Sampul Kecil hendaklah dimasukkan ke induk/asal yang betul.
dalam fail asal sebagai satu kandungan
berikutnya.

7. Sekiranya fail induk/asal dijumpai

selepas fail baharu dibuka, fail
induk/asal hendaklah ditutup dan diikat
bersama bagi satu jangka waktu yang
bersesuaian sebelum diasingkan untuk
tindakan pelupusan.

8. Sampul Kecil dimasukkan ke dalam fail

baharu sebagai kandungan pertama
dalam kertas minit.

9. Sekiranya fail induk/asal tidak dapat

dikesan/hilang dalam tempoh tiga (3)
bulan, kulit fail baharu dibuka dan diberi
nombor jilid berikutnya.

18
 ARKIB.600-1/2/1
CARTA ALIR PROSES KERJA: FAIL INDUK TIDAK DAPAT DIKESAN/HILANG
MULA

Semak fail yang berkaitan.

Sampul Kecil dibuka sebagai fail sementara.

Sampul Kecil dibuka menggunakan nombor

dan tajuk yang sama dengan fail induk/asal.

Kertas minit (Am 6) disediakan dalam

Sampul Kecil.

Surat dimasukkan dalam Sampul Kecil

dan dikandungkan dalam kertas minit
(Am 6) sebagai kandungan pertama.
TIDAK BERJAYA
DIKESAN
DALAM TEMPOH
3 BULAN
PENCARIAN
FAIL BERJAYA
INDUK/ASAL DIKESAN

Kulit fail baharu Sampul Kecil hendaklah dimasukkan ke

dibuka dan diberi dalam fail induk/asal sebagai satu
nombor jilid kandungan berikutnya.
berikutnya.

PENCARIAN
SEMULA FAIL
INDUK/ASAL

Sampul Kecil BERJAYA DIKESAN SELEPAS FAIL BAHARU TELAH

dimasukkan ke dalam DIBUKA
fail baharu sebagai Fail induk/asal hendaklah ditutup dan
kandungan pertama diikat bersama bagi satu jangka waktu
dalam kertas minit yang bersesuaian sebelum diasingkan
(Am 6) untuk tindakan pelupusan

TAMAT
19
 ARKIB.600-1/2/1

KUAT KUASA PEMAKAIAN

18. Pejabat Awam hendaklah menggunapakai Sampul Kecil (Am 435A – Pin.
1/82) seperti yang telah ditetapkan.

19. Sehubungan itu, semua Sampul Kecil Terperingkat (jika ada) selain Sampul
Kecil (Am 435A – Pin. 1/82) hendaklah diberhentikan pemakaiannya.

20. Prosedur Standard Penggunaan Sampul Kecil (Am 435A – Pin. 1/82) ini
terpakai kepada semua Pejabat Awam dan berkuat kuasa serta-merta.

KHIDMAT NASIHAT

21. Sebarang pertanyaan Prosedur Standard Penggunaan Sampul Kecil (Am

435A – Pin. 1/82), sila hubungi:

Seksyen dasar, Standard dan Pengurusan Kualiti

Arkib Negara Malaysia
Jalan Tuanku Abdul Halim
50568 Kuala Lumpur
No. Tel: 603-6209 0600
No. Faks: 603-6201 5679
e-mel: sdspk@arkib.gov.my

20