SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

PELAN MENGAJAR – AMALI

KOD DAN NAMA

FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
PROGRAM

TAHAP L3

KOD PROGRAM, KOD

DAN TAJUK UNIT FB-025-3:2012-C03 FILING ADMINISTRATION
KOMPETENSI

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION REQUIREMENTS

NOMBOR AKTIVITI 2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
KERJA DAN
PENYATAAN 3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION

FB-025-3:2012-C03 /KP(8/17)PM Muka Surat :

NO. KOD :
1 / 6
TEMPAT : NO. KOD : Muka Surat:
TEMPOH : 7 JAM
BENGKEL BKP FB-025-3:2012-C03 /KP(8/17)PM 2 /6

TAJUK :

MELAKSANAKAN KAEDAH INDEKS FAIL

TUJUAN PENGAJARAN :

Pelatih-pelatih mesti boleh :-

Laksana kaedah mengindeks fail dengan:

a) Sediakan kad indeks
b) Susun indeks
c) Labelkan indeks
d) Letakkan kad indeks pada bilik fail

ALAT BANTUAN MENGAJAR PERKARA NO. KOD

BAHAN PEMBELAJARAN Kertas Kerja

FB-025-3:2012-C03 /KK(8/17) C03/KK (8/17)

ALAT PANDANG DENGAR Whiteboard WB

Poster P

KUANTITI
PERALATAN, KELENGKAPAN DAN
BAHAN 1
Komputer 1
Pencetak 1
Kertas A4
 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(8/17)PM
3 / 6
ALAT
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR

PERSEDIAAN :

1. Selesakan pelatih WB 10
• Beri salam dan salam sejahtera P minit
• Tulis kursus, tahap dan tarikh
• Tanya khabar kesihatan pelajar

2. Semak kehadiran pelatih.

3. Tekan aspek mengenai disiplin, tatatertib dan kerjasama.

4. Dapatkan perhatian dan timbulkan minat kepada pelatih.

5. Nyatakan tajuk dan tuliskan di whiteboard

MELAKSANAKAN KAEDAH MENGINDEKS

6. Berikan tujuan dan tuliskan di whiteboard.

• Pelatih-pelatih mesti boleh :
1. Sediakan kad indeks
2. Susun indeks
3. Labelkan indeks
4. Letakkan kad indeks pada bilik fail

7. Nyatakan tujuan / kepentingan / faedah dari pelajaran ini.

Pelatih-pelatih akan dapat melaksanakan kaedah mengindeks fail
dengan betul.

8. Siasat pengetahuan pelatih berkenaan tajuk yang akan dipelajari

melalui sesi soal jawab

• Apakah tujuan menyediakan indeks dalam pengurusan

pemfailan?
• Apakah faedah melaksanakan indeks yang boleh memberi
kepentingan kepada sesuatu organisasi?
 Muka Surat :
NO. KOD: FB-025-3:2012-C03 /KP(8/17)PM
4 / 6
ALAT
TOPIK
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
PENGAJARAN
MENGAJAR
PENYAMPAIAN : SIKAP, KESELAMATAN DAN
PERSEKITARAN :

• Menggunakan masa dan bekalan sumber

dengan efisyen. WB 120
minit
• Mengikut prosedur dalam permulaan dan
P
penutupan sistem komputer
• Memastikan segala komponen asas yang
akan digunakan berfungsi dengan baik.

1. Sediakan kad 1.0 Menyediakan kad indeks bagi fail

indeks bagi fail 1.1 Memasukkan Table : 2 Columns & Rows
(Bergantung kepada maklumat) dan
menaip semua butiran seperti dalam
gambar.
Tajuk : Font Bebas Bold 12, Butiran
Indeks : Arial 11 (Bold).
1.2 Tugasan dicetak
1.3 Setiap kad indeks berbeza warna
mengikut kod utama fail.
2. Susun Indeks 2.1 Indeks disusun mengikut turutan kod

3.1 Labelkan indeks seperti yang dinyatakan

3. Label indeks
dalam Kertas Kerja 8/17

4. Lokasi kad 4.1 Pelatih dibawa ke lokasi penyimpanan

indeks fail(bilik operasi BKP) untuk melihat lokasi
dan kaedah meletakkan kad indeks.

PERHATIAN:
• Setiap Kad Indeks adalah berbeza
mengikut perubahan pada Perkara Utama
dan Aktiviti.
KESELAMATAN :

a. Pastikan semua peralatan komputer

berfungsi dengan baik.
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /K(8/17)PM Muka Surat :
5 /6
ALAT
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR
PENGGUNAAN :

1. Edarkan Kertas Kerja .

C03/KK(8/17) 180
minit
2. Beri masa untuk pelatih membaca dan memahami Kertas
Kerja yang diberi.

3. Baca dan fahamkan Kertas Kerja yang telah diberi sebelum

kerja amali dijalankan.

4. Arahkan pelatih melakukan kerja dari mula hingga akhir.

5. Beri penekanan kepada kriteria semakan yang terkandung di

dalam Senarai Semak (checklist)

6. Bantu pelatih supaya mereka berjaya membuatnya dengan

baik.

7. Uji kefahaman pelatih dengan beberapa soalan berkaitan

dengan kerja yang dibuat.

S1 : Apakah tujuan menyediakan indeks dalam pengurusan

pemfailan?
J1 : Untuk memudahkan pencarian fail yang disimpan
S2 : Apakah faedah melaksanakan indeks yang boleh
memberi kepentingan kepada sesuatu organisasi?
J2 : Untuk memudahkan dokumen dicapai apabila diminta.

8. Segera bantu / perbetulkan kesilapan pelatih dan akui

jawapan yang diberi serta beri pujian / motivasi.
 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(8/17)PM 6 / 6

ALAT BANTUAN
AKTIVITI PENGAJARAN MASA
MENGAJAR

PENGESAHAN :

110
1. Beri arahan dengan jelas tugas pelatih untuk melaksanakan
minit
tugasan tersebut dengan merujuk kepada Kertas Kerja.
C03/KK/(8/17)

2. Beri peluang kepada pelatih untuk mendapat penjelasan atau

bertanya.

3. Maklumkan bila MULA.

4. Maklumkan masa hampir TAMAT dan masa tamat.

5. Arahkan pelatih mengemas tempat kerja.

6. Komen dan bincang pencapaian/masalah yang dihadapi oleh

pelatih dengan menyemak sepintas lalu hasil kerja mereka.

7. Bincang perkara penting mengenai apa yang telah diajar,

faedahnya dan minta bersedia untuk tajuk yang akan datang.

8. Maklumkan Tajuk akan datang.

• TAJUK : MENENTUKAN TEMPAT PENYIMPANAN
FAIL

9. Ucapan penangguhan bengkel amali.