SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

PELAN MENGAJAR – AMALI

KOD DAN NAMA

FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
PROGRAM

TAHAP L3

KOD PROGRAM, KOD

DAN TAJUK UNIT FB-025-3:2012-C03 FILING ADMINISTRATION
KOMPETENSI

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION REQUIREMENTS

2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES

NOMBOR AKTIVITI
KERJA DAN 3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
PENYATAAN
4. RECORD FILING ADMINISTRATION

NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KP(5/17)PM Muka Surat: 1 / 9

TEMPAT: BENGKEL NO. KOD :
TEMPOH : 8 JAM Muka Surat : 2 / 9
BKP FB-025-3:2012-C03 /KP(5/17)PM

TAJUK :

MELAKSANAKAN PROSEDUR PEMFAILAN SECARA MANUAL

TUJUAN PENGAJARAN :

Pelatih-pelatih mesti boleh :-

1. Buka fail mengikut SOP pemfailan syarikat.

2. Tawan dokumen mengikut SOP pemfailan syarikat.
3. Tutup fail mengikut SOP pemfailan syarikat.

ALAT BANTUAN MENGAJAR TAJUK NO. KOD

BAHAN PEMBELAJARAN Kertas Kerja C03/KK(5/17)

FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)

ALAT PANDANG DENGAR WHITE BOARD WB

POSTER P

KUANTITI
PERALATAN, KELENGKAPAN DAN Bahan/ peralatan memfail:
BAHAN 1
Fail kertas putih 1
Kertas minit fail 1
Tali hijau pengikat fail 1
Penebuk lubang 1
Reinforcement Ring 1
Cap penerimaan dokumen 1
Cap minit untuk dokumen keluar 1
Cap minit untuk dokumen masuk 1
Stamp pad warna hitam 1
Stamp pad warna merah 2
Marker pen biru / hitam dan merah 2
Pen merah dan biru/hitam
 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(5/17)PM
3 /9
ALAT
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR

PERSEDIAAN:

1. Selesakan pelatih WB 10
• Beri salam dan salam sejahtera P minit
• Tanya tentang keadaan pelajar
• Tulis kursus, tahap, nama dan tarikh

2. Semak kehadiran pelatih.

3. Tekan aspek
• Disiplin
• Tatatertib
• Kerjasama.

4. Dapatkan perhatian dan timbulkan minat kepada pelatih

• Kaitkan idea/kemahiran dengan pengalaman kerja atau pelajaran
lepas untuk dapatkan tajuk.

5. Nyatakan tajuk dan tuliskan di whiteboard

• MELAKSANAKAN PROSEDUR PEMFAILAN SECARA MANUAL

6. Berikan tujuan dan tuliskan di whiteboard.

Pelatih-pelatih mesti boleh:

1. Buka fail mengikut SOP pemfailan syarikat

2. Tawan dokumen mengikut SOP pemfailan syarikat
3. Tutup fail mengikut SOP pemfailan syarikat

7. Nyatakan tujuan / kepentingan / faedah dari pelajaran ini.

• Pelatih-pelatih akan dapat melaksanakan prosedur pemfailan
secara manual mengikut SOP pemfailan syarikat.

8. Siasat pengetahuan pelatih berkenaan tajuk yang akan dipelajari.

• Apakah bahan dan peralatan yang digunakan dalam
menyediakan fail?
• Terangkan secara ringkas pemfailan secara manual.
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(5/17)PM
Muka Surat : 4 / 9
ALAT
TOPIK
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
PENGAJARAN
MENGAJAR

PENYAMPAIAN: SIKAP, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN

Pastikan tempat kerja dalam keadaan selamat

dan lapang.
ALATAN FAIL 180
a. Pastikan peralatan yang digunakan dalam minit
P
keadaan baik dan selamat digunakan.

1. Buka fail 1.1 Tunjukkan prosedur membuka fail baru

mengikut 1.2 Mewujudkan fail-fail yang berkaitan mengikut
prosedur yang betul.
a. Teliti setiap surat yang diterima dengan
baik bagi mengenalpasti fail yang perlu
diwujudkan dengan melihat kepala surat,
tarikh dan perkara.
b. Teliti jadual nama dan no. rujukan Fail
yang diberi sebagai rujukan.

No. Rujukan Fail Nama Fail

500-3/ 6/4 Permohonan Jawatan
500-11/ 5/2 Fail Peribadi Staf
700-10/3/1 Jemputan Hari Terbuka
700-9/11/4 Jemputan Perasmian
200-3/ 6/2 Aduan Kerosakan
200-3/4/ 1 Aduan Pelanggan

c. Tulis semua butiran yang perlu pada kulit

fail dengan menggunakan marker
biru/hitam pada fail putih yang disediakan.
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(5/17)PM
Muka Surat : 5 / 9
ALAT
TOPIK
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
PENGAJARAN
MENGAJAR

PENYAMPAIAN:

1. Buka fail
d. Lipat fail tersebut mengikut garisan sedia
mengikut
ada dengan memastikan tulang fail dilipat
ke dalam.
e. Tebuk lubang pada penjuru atas kiri fail
dengan mengikut ukuran berikut:
f. Masukkan tali hijau pada lubang yang telah
ditebuk
g. Masukkan setiap 1 helai kertas minit di
sebelah kiri fail pada setiap fail yang telah
dibuka

KESELAMATAN :
a. Pastikan penggunaan masa dan bekalan
sumber dengan efisyen.
b. Pastikan semua peralatan pemfailan
berfungsi dengan baik.
2. Tawan
dokumen
2.1 Rujuk dan pilih nombor rujukan beserta
nama fail yang betul
2.2 Surat bertarikh 14 Februari 2017 hendaklah
dicap pada 17 Februari 2017
2.3 Surat bertarikh 16 Februari 2017 hendaklah
dicap pada 20 Februari 2017.
a. Tebuk lubang pada penjuru kiri atas
setiap surat tersebut
b. Masukkan surat ke dalam fail di sebelah
kanan.
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(5/17)PM
Muka Surat : 6 / 9
TOPIK ALAT
PENGAJARAN AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR

PENYAMPAIAN :

2. Tawan dokumen
c. Kandungkan keenam-enam surat yang
diterima ke dalam fail
d. Isih surat mengikut fail yang telah dibuka
e. Susun surat mengikut urutan tarikh (surat
yang tarikh lebih awal dimasukkan terlebih
dahulu)
f. Minitkan keempat-empat surat tersebut
dengan menggunakan dakwat yang betul.

g. Masukkan minit yang telah dicatat bagi

setiap fail yang dibuka.

h. Masukkan semua dokumen/surat ke dalam

fail yang telah dibuka mengikut perkara
surat.

KESELAMATAN :
a. Pastikan kebersihan semasa mengecap diberi
perhatian kerana akan merosakkan isi
kandungan fail dan kerja tidak kemas.
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(5/17)PM Muka Surat : 7 / 9
ALAT
TOPIK
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
PENGAJARAN
MENGAJAR

PENYAMPAIAN:

3. Tutup Fail
3.1 Menutup fail bertarikh 20 Februari 2017
kerana surat tersebut merupakan bilangan
100. Gunakan hari ini sebagai tarikh terima
surat dan tarikh menutup fail.
3.2 Prosedur menutup fail:
a. Ambil Fail Permohonan Jawatan.
b. Fail ini perlu ditutup kerana telah mematuhi
syarat penutupan fail iaitu telah mencukupi
100 lampiran.
c. Buat dua palang merah pada kulit fail
seperti berikut menggunakan marker pen
merah dengan menulis menggunakan
marker pen hitam/biru
d. Fail yang telah ditutup hendaklah diikat
dengan tali putih.

KESELAMATAN:
Pastikan anda berhati-hati dan cermat semasa
mengendalikan peralatan untuk menutup fail
supaya dapat mengelakkan pembaziran.
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(5/17)PM Muka Surat : 8 / 9

ALAT BANTUAN
AKTIVITI PENGAJARAN MASA
MENGAJAR

PENGGUNAAN / APPLICATION :

1. Edarkan Kertas Kerja C03 /KK(5/17) 180 minit

2. Beri masa untuk pelatih membaca dan memahami Kertas

Kerja yang diberi.

3. Baca dan fahamkan Kertas Kerja yang telah diberi sebelum

kerja amali dijalankan.

4. Arahkan pelatih melakukan kerja amali dari mula akhir.

5. Beri penekanan kepada kriteria semakan yang terkandung di

dalam Senarai Semak (Checklist)

6. Bantu pelatih supaya mereka berjaya membuatnya dengan

baik

7. Uji kefahaman pelatih dengan bertanyakan soalan berkaitan

dengan kerja yang dibuat:

S1 : Apakah dua aspek pengendalian fail ?

J1 : Ketepatan klasifikasi fail dan kekemasan.

S2 : Berikan contoh fail yang sempurna ?

J2 : Mempunyai kertas minit dan maklumat yang tepat.

8. Segera bantu / perbetulkan kesilapan pelatih dan akui

jawapan yang diberi serta beri pujian / motivasi.
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO.: FB-025-3:2012-C03 /KP(5/17)PM
9 Drp / Of : 9
ALAT BANTUAN
AKTIVITI PENGAJARAN MASA /
MENGAJAR /
( INSTRUCTIONAL ACTIVITIES ) TIME
INST. AIDS

PENGESAHAN / CONFIRMATION :

1. Beri arahan dengan jelas tugas pelatih untuk melaksanakan

C03/KK/(5/17) 110 minit
tugasan tersebut dengan merujuk kepada Kertas Kerja.

2. Beri peluang kepada pelatih untuk mendapat penjelasan atau

bertanya.

3. Maklumkan bila MULA.

4. Maklumkan masa hampir TAMAT dan masa TAMAT.

5. Arahkan pelajar mengemas tempat kerja.

6. Komen dan bincang pencapaian/masalah yang dihadapi oleh

pelajar dengan menyemak sepintas lalu hasil kerja mereka.

7. Bincang perkara penting mengenai apa yang telah diajar,

faedahnya dan minta bersedia untuk tajuk akan datang.

8. Maklumkan tajuk yang akan datang.

TAJUK : MELAKSANAKAN PROSEDUR PEMFAILAN
SECARA ELEKTRONIK

9. Ucap penangguhan bengkel amali.