SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

KERTAS KERJA

KOD DAN NAMA PROGRAM FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP

TAHAP L3

KOD PROGRAM, KOD DAN

FB-025-3:2012 C03 FILING ADMINISTRATION
TAJUK UNIT KOMPETENSI

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION

REQUIREMENTS
NOMBOR AKTIVITI KERJA
DAN PENYATAAN 2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION
Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(8/17)
1 / 10

TAJUK :

LAKSANAKAN KAEDAH MENGINDEKS FAIL

TUJUAN PEMBELAJARAN :

Pelatih-pelatih mesti boleh :

1. Laksana aktiviti mengindeks fail dengan menyediakan indeks, menyusun indeks,

melabelkan indeks serta meletakkan kad indeks pada bilik fail
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 / KK(8/17) Muka Surat : 2 / 11

ARAHAN :

Anda dikehendaki membaca dan mengkaji tugasan ini dengan teliti sebelum
memulakan amali.

Anda dikehendaki menyediakan kad indeks bagi fail mengikut setiap perkara utama
yang diberikan di Lampiran A hingga C mengikut format yang telah diberikan.

LUKISAN, DATA DAN JADUAL :

KAD INDEKS

PERKARA : 100 (PENTADBIRAN)

NAMA FAIL KOD FAIL

Perkhidmatan 100-1/1

Perbendaharaan 100-1/2

Kewangan 100-1/3

Ikhtisas 100-1/4
Jadual 1: Contoh kad indeks
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 / KK(8/17) Muka Surat : 3 / 11

PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN :

KUANTITI
BIL BAHAN
(Bahan:Calon)
1. Kertas A4 Putih Mengikut keperluan
2. Mesin Pencetak 1:1
3. Kertas Warna Mengikut keperluan
4. Gunting 1:1
5. Gam 1:1
6. Lampiran A-C (bersama soalan) 1:1
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 / KK(8/17) Muka Surat : 4 / 11

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

SIKAP, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN :

Menggunakan masa dan bekalan sumber dengan efisyen.

• Mengikut prosedur dalam permulaan dan penutupan sistem

komputer
• Memastikan segala komponen asas yang akan digunakan
berfungsi dengan baik.

1. Menyediakan kad 1.0 Menyediakan kad indeks bagi fail

indeks bagi fail
1.1 Pastikan Komputer anda telah dihidup (ikuti langkah kerja
membuka dengan betul).
1.2 Membuka perisian Microsoft Office Word (mengikut jenis
perisian pada komputer/laptop anda)

1.1 Mengeset Page Layout :

1.2 Margin : Normal
1.3 Orientation : Portrait
1.4 Size : Envelope Monarch (3.88” x 7.5”)
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 / KK(8/17) Muka Surat : 5 / 11

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1.5 Memasukkan Table : 2 Columns & Rows (Bergantung
kepada maklumat) dan menaip semua butiran seperti dalam
gambar.
Tajuk : Font Bebas Bold 12, Butiran Indeks : Arial 11 (Bold).

KAD INDEKS

PERKARA : 100 (PENTADBIRAN)

NAMA FAIL KOD FAIL

Perkhidmatan 100-1/1

Perbendaharaan 100-1/2

Kewangan 100-1/3

Ikhtisas 100-1/4

1.6 Tugasan dicetak

1.7 Setiap kad indeks berbeza warna mengikut kod utama
fail
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 / KK(8/17) Muka Surat : 6 / 11

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

.
2. Susun Indeks 2.1 Indeks disusun mengikut turutan kod

3. Label indeks
3.1 Labelkan indeks. Contoh seperti dibawah:

KAD INDEKS

PERKARA : 100 (PENTADBIRAN)

NAMA FAIL KOD FAIL

Akademik 100-2/1

Pekeliling / Peraturan Hal 100-2/2

Ehwal Murid

Kokurikulum 100-2/3

4. Lokasi kad indeks 4.1 Pelatih dibawa ke lokasi penyimpanan fail(bilik operasi
BKP) untuk melihat lokasi dan kaedah meletakkan kad
indeks.

PERHATIAN:
• Setiap Kad Indeks adalah berbeza mengikut perubahan pada
Perkara Utama dan Aktiviti.

KESELAMATAN :
a. Pastikan penggunaan masa dan bekalan sumber dengan
efisyen.
b. Pastikan semua peralatan komputer berfungsi dengan baik.

SOALAN / QUESTION:

1. Apakah tujuan menyediakan indeks dalam pengurusan pemfailan?

2. Apakah faedah melaksanakan indeks yang boleh memberi kepentingan kepada

sesuatu organisasi?
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 / KK(8/17) Muka Surat : 7 / 11

Lampiran A

100 - PENTADBIRAN

KOTAK NO. FAIL NAMA FAIL LOKASI

100-1/1 Surat Kebenaran Lawatan Pelajar
1 100-1/2 Guru
100-1/3 Pelawat Luar
100-1/4 Majlis Anugerah Cemerlang
2 100-1/5 Hari Guru ARAS 1
100-1/6 Maulidur Rasul
100-3/4/1 Mesyuarat BPTV
3 100-3/4/2 Mesyuarat JPN / SEKTOR / PPD
100-3/4/3 Mesyuarat Zon SMT (Pengetua)

200 - ASET

KOTAK NO. FAIL NAMA FAIL LOKASI

200-1/1 Unit Lalulintas Dan Kawalan Keselamatan
1 200-1/2 Kontrak Kawalan Keselamatan
200-1/3 Laporan Kawalan Keselamatan
200-2/1 Pembersihan kawasan
2 200-2/2 Kontrak Pembersihan Kawasan ARAS 3
200-2/3 Laporan Pembersihan Kawasan
200-3/1 Laporan Status Kemajuan Fizikal dan Perbelanjaan
3 200-3/2 Penyelenggaraan Bangunan
200-3/2/1 Pemeriksaan Aset
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 / KK(8/17) Muka Surat : 8 / 11

Lampiran B

300 - BEKALAN DAN KELENGKAPAN

KOTAK NO. FAIL NAMA FAIL LOKASI

300-1/1/1 Bekalan Peralatan ICT

1
300-1/1/2 Sijil Akuan Penerimaan (SAP)

300-1/2/1 Pelupusan Aset Alih

2
ARAS 4
300-1/2/2 KEHILANGAN & HAPUSKIRA

300-1/3/1 DAFTAR PEMBEKAL

3
300-1/3/2 Kontrak Pusat

400 - AKAUN

KOTAK NO. FAIL NAMA FAIL LOKASI

400-1/1/1 AP 58 (a)
1 400-1/1/2 Elektrik
400-1/1/3 Telefon
400-1/1/4 Syarikat Bekalan Air
400-1/1/5 Pembentungan
2
400-1/1/6 Inden Minyak ARAS 2
400-1/1/7 Syarikat Penerbangan
400-1/2/1 BAUCER JURNAL
3 400-1/2/2 Jawatankuasa Kewangan Dan Akaun Sekolah
400-1/2/3 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan PTJ
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 / KK(8/17) Muka Surat : 9 / 11

Lampiran C
500 - SUMBER MANUSIA
KOTAK NO. FAIL NAMA FAIL LOKASI
500-1/ Guru dan Kakitangan Yang Bermasalah
1 500-2/1 Pencalonan Darjah Kebesaran
500-2/2 Pencalonan Pegawai/Kakitangan Cemerlang
500-3/1/1 PEKERJAAN LUAR
2
500-3/1/2 SISTEM SARAAN PENJAWAT AWAM
500-3/2/1 SBPA ARAS 4

500-3/2/2 TAPISAN KESELAMATAN

3
500-3/2/3 PENGISYTIHARAN HARTA
500-3/12 PENANGGUNGAN KERJA
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 / KK(8/17) Muka Surat : 10 / 11

SENARAI SEMAK KERJA

Tidak
Bil Tahap Pencapaian Terima Catatan
Terima

A. PROSES KERJA

Menyediakan kad indeks

• Tentukan kod fail mengikut perkara

utama dan tahap.
• Gunakan perisian Microsoft Office
(Word)
• Reset Page Layout mengikut format
yang ditetapkan.
• Masukkan Table dan menaip semua
butiran.

B. HASIL KERJA

• Kad indeks disediakan mengikut format

yang betul.
• Setiap kad indeks berbeza warna mengikut
kod utama fail.

C. SIKAP
• Persekitaran tempat kerja dibersih dan
dikemas setelah selesai.
• Peralatan disusun kemas dan teratur.
• Menepati masa.

D. KESELAMATAN & PERSEKITARAN

• Kaedah kerja yang betul serta

menitikberatkan keselamatan kerja
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 / KK(8/17) Muka Surat : 11 / 11

................................................... ....................................................
( Tandatangan dan Nama Pelatih ) ( Tandatangan dan Nama Pengajar )

Tarikh: ____________________ Tarikh : ____________________