JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN (JPK)

TINGKAT 7-8, BLOK D4, KOMPLEKS D,

PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62530 PUTRAJAYA

KERTAS KERJA

KOD DAN NAMA N821-001-3:2020 OFFICE ADMINISTRATION

PROGRAM
TAHAP 3

KOD DAN TAJUK UNIT N821-001-3:2020-C01 FRONT OFFICE RECEPTION

KOMPETENSI

1. ATTEND TO VISITOR.
2. HANDLE OFFICE INCOMING/ OUTGOING
NO. DAN PERNYATAAN COMMUNICATION.
AKTIVITI KERJA
3. HANDLE OFFICE INCOMING/ OUTGOING ITEMS.
4. RECORD FRONT OFFICE RECEPTION ACTIVITIES.

NO. KOD N821-001-3:2020-C01/KK(8/12) Muka Surat: 1/8

TAJUK:
LAKSANA KOMUNIKASI MELALUI E-MEL

TUJUAN PEMBELAJARAN
Pelatih-pelatih mesti boleh:
1. Daftar akaun e-mel.
2. Hantar e-mel.
3. Rekod penghantaran e-mel.
 NO. KOD N821-001-3:2020-C01/KK(/8/12) Muka Surat:2/9
ARAHAN

Anda telah diarahkan untuk menghantar Borang Maklum Balas Pelanggan melalui e-mel
kepada unit pemasaran di syarikat anda untuk kegunaan unit tersebut. Berdasarkan
prosedur penghantaran e-mel syarikat, anda dikehendaki menghantar salinan e-mel (cc)
tersebut kepada penyelia anda.

LUKISAN, DATA DAN JADUAL

TIADA

PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN

KUANTITI
BIL BAHAN UKURAN
(Bahan:Calon)

1 Alat tulis - 1:1

2 Kertas - 1:1

KUANTITI
BIL PERALATAN / PERKAKASAN UKURAN
(Peralatan:Calon)
1 Komputer dengan aplikasi e-mel dan
- 1:1
sambungan internet
2 Buku Rekod E-mel - 1:25
NO. KOD N821-001-3:2020-C01/KK(/8/12) Muka Surat:3/9

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

SIKAP
a) Pematuhan kepada arahan SOP.
b) Menjaga penampilan profesional, kebersihan diri dan
tingkah laku.
c) Bersopan santun.

KESELAMATAN
a) Mematuhi syarat keselamatan serta menggunakan
peralatan yang bersesuaian.
b) Menjaga kebersihan kawasan kerja, mematuhi standard
keselamatan penggunaan bengkel dan keselamatan
undang-undang.

PERSEKITARAN
a) Lakukan 5S sebelum dan selepas melakukan kerja.
b) Pastikan pengudaraan berada dalam keadaan baik.

1) Daftar akaun e-mel. 1.1) Buka pelayar internet pada komputer.

1.2) Pilih penyedia perkhidmatan e-mel yang ditetapkan oleh
organisasi.
1.3) Klik pada Create account.
1.4) Masukkan maklumat First name dan Last name seperti
pada Rajah 1.
1.5) Masukkan Username yang diingini.
a) Pilih username yang profesional dan formal untuk
urusan kerja.
b) Sekiranya username tersebut telah didaftarkan, anda
akan diminta untuk menggunakan username lain.
1.6) Masukkan Password.
1.7) Masukkan sekali lagi password yang sama untuk
pengesahan.
NO. KOD N821-001-3:2020-C01/KK(/8/12) Muka Surat:4/9

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

@xmail.com

Rajah 1: Buka Akaun E-mel

1.8) Klik butang Next.

1.9) Masukkan nombor telefon untuk pengesahan dan
pengaktifan e-mel anda.
1.10) Lengkapkan profil anda.
1.11) Pastikan anda ingat username dan password e-mel yang
telah dicipta.
2) Hantar e-mel.

2.1) Dapatkan alamat e-mel penerima.

2.2) Log masuk ke akaun e-mel anda.
a) Username
b) Password
2.3) Klik ikon compose email/new email.
2.4) Masukkan alamat e-mel penerima.
2.5) Buat salinan (cc) kepada penyelia anda.
2.6) Taip subjek e-mel: Borang Maklum Balas Pelanggan
2.7) Tulis kandungan yang ingin dihantar dalam e-mel seperti
diarahkan.
a) Tulis kandungan menggunakan bahasa formal.
b) Nada mesej sama pentingnya dengan kandungan.
 NO. KOD N821-001-3:2020-C01/KK(/8/12) Muka Surat:5/9

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

c) Fokus pada pembaca semasa anda menulis.

2.8) Klik ikon attach file.
2.9) Pilih dokumen BORANG MAKLUM BALAS PELANGGAN
yang anda simpan dalam komputer anda.
2.10) Semak alamat e-mel penerima, bahasa dan isi kandungan
dan pastikan ada lampiran dokumen.
2.11) Klik butang send.
3) Rekod
penghantaran e- 3.1) Semak kejayaan penghantaran e-mel pada bahagian
mel. Sent Mail.
a) E-mel yang berjaya dihantar akan direkod pada
bahagian tersebut.
3.2) Tutup aplikasi e-mel.
3.3) Catatkan butiran penghantaran e-mel pada buku rekod
e-mel rasmi (Lampiran 1).

SOALAN
1) Apakah kriteria username yang sesuai untuk urusan kerja?
2) Apakah ciri-ciri penulisan kandungan e-mel rasmi?
3) Bagaimanakah cara untuk melampirkan dokumen dalam e-mel?
 NO. KOD N821-001-3:2020-C01/KK(/8/12) Muka Surat:6/9
SENARAI SEMAK KERJA

Bil Terima Tidak Catatan

Tahap Pencapaian
Terima

A. PROSES KERJA

● Akaun e-mel didaftar menggunakan

prosedur perkhidmatan e-mel.

● Penghantaran e-mel dikendalikan

dengan teknik yang betul.

● Rekod penghantaran e-mel disemak.

B. HASIL KERJA - PRODUK/PERKHIDMATAN/KEPUTUSAN

● E-mel berjaya dihantar.

● Rekod penghantaran e-mel lengkap dan

tepat.

C. SIKAP

● Menjaga kebersihan persekitaran

tempat kerja.

● Peralatan dikendalikan dengan cermat.

● Rajin, tekun dan sabar.

D. KESELAMATAN & PERSEKITARAN

● Prosedur keselamatan dipatuhi.

NO. KOD N821-001-3:2020-C01/KK(/8/12) Muka Surat:7/9

................................................. ....................................................
(Tandatangan dan Nama Pelatih) (Tandatangan dan Nama Pengajar)

Tarikh: ____________________ Tarikh: ____________________

NO. KOD N821-001-3:2020-C01/KK(/8/12) Muka Surat:8/9
 NO. KOD N821-001-3:2020-C01/KK(/8/12) Muka Surat:8/9

Lampiran 1
LOG PENGHANTARAN E-MEL RASMI
Daripada Kepada
Tarikh Tujuan Penghantaran E-mel Catatan
Nama/Organisasi/Alamat e-mel Nama/Jabatan/Alamat e-mel