SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

PELAN MENGAJAR – AMALI

KOD DAN NAMA

FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
PROGRAM

TAHAP L3

KOD PROGRAM, KOD

DAN TAJUK UNIT FB-025-3:2012-C03 FILING ADMINISTRATION
KOMPETENSI

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION REQUIREMENTS

NOMBOR AKTIVITI 2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
KERJA DAN
PENYATAAN 3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION

FB-025-3:2012-C03 /KP(9/17)PM Muka Surat :

NO. KOD
1 /6
TEMPAT : TEMPOH : NO. KOD .: Muka Surat :
BENGKEL BKP 8 JAM FB-025-3:2012-C03 /KP(9/17)PM 2 / 6

TAJUK :

MENENTUKAN TEMPAT PENYIMPANAN FAIL

TUJUAN PENGAJARAN :

Pelatih-pelatih mesti boleh :-

1. Sediakan laporan memfailkan dokumen dan meminitkan dokumen

2. Simpan dokumen ke tempat penyimpanan fail

ALAT BANTUAN MENGAJAR PERKARA NO. KOD

BAHAN PEMBELAJARAN Kertas Kerja

FB-025-3:2012-C03 /KK(9/17) C03/KK (9/17)

ALAT PANDANG DENGAR Whiteboard WB

Poster P

KUANTITI
PERALATAN, KELENGKAPAN DAN
BAHAN 1
Komputer 1
Pencetak 1
Kertas A4
 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(9/17)PM
3 Drp / Of 6
ALAT
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR

PERSEDIAAN :

1. Selesakan pelatih WB 10
• Beri salam dan salam sejahtera P minit
• Tulis kursus, tahap dan tarikh
• Tanya khabar kesihatan pelajar

2. Semak kehadiran pelatih.

3. Tekan aspek mengenai disiplin, tatatertib dan kerjasama.

4. Dapatkan perhatian dan timbulkan minat kepada pelatih.

5. Nyatakan tajuk dan tuliskan di whiteboard

TENTUKAN TEMPAT PENYIMPANAN FAIL

6. Berikan tujuan dan tuliskan di whiteboard.

• Pelatih-pelatih mesti boleh :
1. Sediakan laporan memfailkan dokumen dan meminitkan
dokumen
2. Simpan dokumen ke tempat penyimpanan fail

7. Nyatakan tujuan / kepentingan / faedah dari pelajaran ini.

Pelatih-pelatih akan dapat menentukan tempat penyimpanan fail.

8. Siasat pengetahuan pelatih berkenaan tajuk yang akan dipelajari

melalui sesi soal jawab

• Bagaimanakah kaedah pengurusan fail secara manual di

pejabat kolej anda?
• Di manakah ruang simpanan fail di pejabat kolej anda?
 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(9/17)PM
4 /6
ALAT
TOPIK
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
PENGAJARAN
MENGAJAR
PENYAMPAIAN : SIKAP, KESELAMATAN DAN
PERSEKITARAN :

a. Lakukan lawatan secara berkumpulan

supaya ruang di bilik penyimpanan fail
tidak sesak.
b. Pastikan komputer, pencetak dan perisian
berfungsi dengan baik.
c. Kendalikan komputer, pencetak dan
alatan lain mengikut prosedur yang betul.
d. Pastikan stesen kerja kembali bersih
selepas digunakan.

1. Sediakan 1.1 Anjurkan lawatan ke pejabat pentadbiran

kolej anda. WB 200
laporan
minit
memfailkan • Mohon kebenaran mengadakan P
dokumen dan lawatan tidak rasmi
meminitkan 1.2 Dapatkan penerangan daripada staf atau
dokumen pegawai yang bertugas dibilik fail/unit
registri.
2. Simpan
dokumen ke 1.3 Sediakan satu laporan yang merangkumi
tempat aspek-aspek berikut :
penyimpanan fail a. Kaedah memfail dan meminitkan
dokumen yang diterima dan
dikeluarkan.
b. Kaedah menyimpan dan merekod
dokumen yang diterima.
c. Cara menyimpan fail ke tempat
penyimpanan fail.
 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(9/17)PM
4 / 6
ALAT
TOPIK
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
PENGAJARAN
MENGAJAR
PENYAMPAIAN : a. Laporan anda haruslah
mengikut format berikut :
a. Muka hadapan
3. Sediakan • Tulis nama kolej, tajuk lawatan,
laporan nama pelatih, nama pensyarah
dan no.k/p
b. Isi kandungan /Ulasan bergambar–
laporan lawatan
c. Format laporan yang sesuai
• Pendahuluan
• Objektif/tujuan lawatan
• Laporan lawatan : perkara a-c
• Kesimpulan
• Lampiran – gambar semasa
lawatan diadakan
d. Format penulisan : Fon Arial, saiz 12
dan line spacing 1.5
e. Cetak tugasan
f. Binding tape tugasan

PERHATIAN:

• Pastikan mengikut peraturan dan SOP

tempat lawatan
• Pastikan SOP penggunaan komputer dan
pencetak dipatuhi.

KESELAMATAN :
a. Pastikan penggunaan masa dan bekalan
sumber dengan efisyen.
b. Pastikan komputer dan pencetak dapat
berfungsi dengan baik.
NO. KOD .: FB-025-3:2012-C03 /KP(9/17)PM Muka Surat :
5/6
ALAT
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR

PENGGUNAAN :

1. Edarkan Kertas Kerja . C03/KK(9/17) 180

minit
2. Beri masa untuk pelatih membaca dan memahami Kertas
Kerja yang diberi.

3. Baca dan fahamkan Kertas Kerja yang telah diberi sebelum

kerja amali dijalankan.

4. Arahkan pelatih melakukan kerja dari mula hingga akhir.

5. Beri penekanan kepada kriteria semakan yang terkandung di

dalam Senarai Semak (checklist)

6. Bantu pelatih supaya mereka berjaya membuatnya dengan

baik.

7. Uji kefahaman pelatih dengan beberapa soalan berkaitan

dengan kerja yang dibuat.

S1 : Bagaimanakah kaedah pengurusan fail secara manual di

pejabat kolej anda?
J1 : Menggunakan fail putih dan kertas minit ditulis setiap kali
memfailkan dokumen
S2 : Di manakah ruang simpanan fail di pejabat kolej anda?
J2 : Di bilik fail

8. Segera bantu / perbetulkan kesilapan pelatih dan akui

jawapan yang diberi serta beri pujian / motivasi.
 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /K(9/17)PM 6 / 6

ALAT
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR

PENGESAHAN :

C03/KK/(9/17) 90
1. Beri arahan dengan jelas tugas pelatih untuk melaksanakan
minit
tugasan tersebut dengan merujuk kepada Kertas Kerja.

2. Beri peluang kepada pelatih untuk mendapat penjelasan atau

bertanya.

3. Maklumkan bila MULA.

4. Maklumkan masa hampir TAMAT dan masa tamat.

5. Arahkan pelatih mengemas tempat kerja.

6. Komen dan bincang pencapaian/masalah yang dihadapi oleh

pelatih dengan menyemak sepintas lalu hasil kerja mereka.

7. Bincang perkara penting mengenai apa yang telah diajar,

faedahnya dan minta bersedia untuk tajuk yang akan datang.

8. Maklumkan tajuk akan datang.

• TAJUK : MENENTUKAN TEMPAT PENYIMPANAN

FAIL

9. Ucapan penangguhan bengkel amali.