SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

KERTAS TUGASAN
(ASSIGNMENT SHEET)

KOD DAN NAMA PROGRAM /

PROGRAMME CODE AND FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
NAME
TAHAP / LEVEL L3

KOD PROGRAM, KOD DAN

TAJUK UNIT KOMPETENSI /
PROGRAMME C03 FILING ADMINISTRATION
CODE,COMPETENCY UNIT
CODE AND TITLE

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION

NOMBOR AKTIVITI KERJA
DAN PENYATAAN / WORK
ACTIVITIES NUMBER AND
STATEMENT
REQUIREMENTS
2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION

NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(9/17) Muka Surat / Page:1 Drp/Of 4

TAJUK / TITLE:

MENENTUKAN TEMPAT PENYIMPANAN FAIL

TUJUAN / PURPOSE:
Kertas tugasan ini adalah untuk memantapkan lagi kefahaman dan pengetahuan
kepada pelatih dalam menentukan tempat penyimpanan fail serta menerangkan cara
penyimpanan fail mengikut prosedur operasi standard pemfailan syarikat.
 NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(9/17) Muka Surat / Page : 2 Drp / Of 4

ARAHAN / INSTRUCTIONS :

Kertas Tugasan ini mengandungi dua (2) bahagian iaitu BAHAGIAN A dan B.
Jawab semua soalan dengan merujuk kepada Kertas Penerangan FB-025-3:2012-C03
/KP(9/17)

SOALAN / QUESTIONS :-

BAHAGIAN A – Soalan Aneka Pilihan

1. Yang manakah pilihan berikut BUKAN kategori bagi bilik registry?

A. Unit Mel
B. Unit Pendaftaran Surat
C. Unit Pendaftaran Fail
D. Bilik Stor

2. “Bilik atau ruang khusus sebagai tempat simpanan bagi menempatkan rekod-rekod
separa aktif dan tidak aktif sementara menunggu rekod-rekod tersebut dikaji dan
ditentukan tindakan pelupusan yang perlu diambil ke atasnya”.

Tempat penyimpanan manakah yang merujuk kepada kenyataan diatas?

A. Bilik Rekod
B. Bilik Fail
C. Bilik Fail Keselamatan
D. Bilik Kebal
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(9/17) Muka Surat / Page : 3 Drp / Of 4

3. “Merupakan sebuah bilik yang diperkuatkan untuk menempatkan fail-fail dan

dokumen terperingkat jabatan”.

Namakan tempat penyimpanan yang merujuk kepada ciri-ciri di atas?

A. Bilik Kebal
B. Bilik Fail Keselamatan
C. Bilik Rekod
D. Bilik Fail

4. Apakaah fungsi asas bagi bahagian unit registry?

A. Mewujudkan fail
B. Mengedarkan fail
C. Mengesan kembali fail
D. Semua di atas

5. Antara berikut yang manakah BUKAN merupakan maklumat berkaitan dengan

penyimpanan?

A. Berdasarkan kepada Arahan Keselamatan, Fail Terbuka dan Fail Terperingkat

hendaklah disimpan di lokasi berasingan.
B. Berdasarkan kepada Arahan Keselamatan, Fail Terbuka dan Fail Terperingkat
hendaklah disimpan di lokasi yang sama
C..Bagi fail terbuka, ianya perlu disimpan di dalam Rak Fail Bergerak di dalam
sebuah bilik yang dikhaskan.
D. Hanya pegawai yang dibenarkan sahaja berada di Bilik Fail (pegawai yang
ditetapkan dan melepasi tapisan keselamatan).

(5 markah)
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(9/17) Muka Surat / Page : 4 Drp / Of 4

BAHAGIAN B – Isi tempat kosong dengan jawapan yang betul

1. Berikan empat contoh kelengkapan, perkakasan dan peralatan bilik registri / bilik
rekod

i._______________________________
ii_______________________________
iii_______________________________
iv_______________________________
(4 markah)

2. Dokumen terperingkat ___________________hendaklah disimpan dalam bilik kebal

atau peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira;

3. Dokumen terperingkat _______________hendaklah disimpan dalam kabinet keluli

atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci;

4. Dokumen terperingkat _________________dan__________________hendaklah

disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara
dalam mana-mana peti berkunci yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan
Jabatan.

(4 markah)