SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

KERTAS TUGASAN
(ASSIGNMENT SHEET)

KOD DAN NAMA PROGRAM /

PROGRAMME CODE AND FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
NAME
TAHAP / LEVEL L3

KOD PROGRAM, KOD DAN

TAJUK UNIT KOMPETENSI /
PROGRAMME C03 FILING ADMINISTRATION
CODE,COMPETENCY UNIT
CODE AND TITLE

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION

NOMBOR AKTIVITI KERJA
DAN PENYATAAN / WORK
ACTIVITIES NUMBER AND
STATEMENT
REQUIREMENTS
2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION

NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(8/17) Muka Surat / Page:1 Drp/Of 4

TAJUK / TITLE:

MELAKSANAKAN KAEDAH MENGINDEKS

TUJUAN / PURPOSE:

Kertas tugasan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada
pelatih tentang kaedah mengindeks fail yang dilaksanakan dalam sistem pengurusan
pemfailan syarikat.
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(8/17) Muka Surat / Page : 2 Drp / Of 4

ARAHAN / INSTRUCTIONS :
Kertas Tugasan ini mempunyai dua bahagian iaitu Bahagian A dan B. Jawab semua soalan
dengan merujuk kepada Kertas Penerangan FB-025-3:2012-C03 /KP(8/17)

SOALAN/ QUESTIONS:

BAHAGIAN A : Jawab Semua Soalan

1. Terdapat pelbagai sistem penyimpanan fail yang boleh digunakan untuk menyimpan fail.

Sistem fail mengikut

A Sistem fail mengikut abjad C
kronologi
Sistem fail mengikut
B Sistem fail mengikut nombor D
perkara atau objek

Nyatakan sistem tersebut dengan menulis B, C dan D di dalam kotak yang disediakan
berpandukan kepada situasi di bawah.

a) Fail akan disusun mengikut tarikh yang tercatat di dalam sesuatu

surat atau dokumen.

b) Satu kaedah digunakan dengan susun atur nama mengikut individu

dan syarikat.

c) Nama pelanggan akan disusun mengikut nama atau syarikat.

e) Panduan utama bagi sistem ini adalah dengan memberi tajuk utama
kepada perkara-perkara yang berkaitan dengan urus niaga.
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(8/17) Muka Surat / Page : 3 Drp / Of 4

2. Sistem penyimpanan fail terbahagi kepada empat pengkelasan antaranya sistem fail
mengikut abjad.

a) Merujuk kepada senarai nama dan organisasi yang diberi dalam Jadual 1, anda
dikehendaki memfailkan nama-nama di bawah pada ruang jawapan yang
disediakan.

Nama Failkan
Karam Singh
Dr. Ahmad Albab Bin Junus
Chandran & Lee Enterprise
Mercu Gemilang Enterprise
UUM
CIMB

Jadual 1

b) Tulis nombor kod yang betul bagi klasifikasi fail di dalam jadual berikut:

Kod
Tajuk Besar
(nombor)
Pentadbiran
Aset
Bangunan
Kewangan
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(8/17) Muka Surat / Page : 4 Drp / Of 4

BAHAGIAN B: Soalan Jawapan Pendek

1. Apakah definisi bagi indeks?

________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(2 markah)
2. Apakah faedah-faedah menggunakan sistem indeks?
i. ________________________________________________________________
ii. ________________________________________________________________
iii. ________________________________________________________________
iv. ________________________________________________________________
(4 markah)
3. Namakan empat jenis indeks:

i. ________________________________________________________________
ii. ________________________________________________________________
iii. ________________________________________________________________
iv. ________________________________________________________________
(4 markah)