BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK & VOKASIONAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

KEMENTERIAN KURIKULUM STANDARD KOLEJ VOKASIONAL
PENDIDIKAN
MALAYSIA EMPLOYABILITY SKILLS

KERTAS PENERANGAN
KURSUS/ COURSE EMPLOYABILITY SKILLS

SEMESTER PENDEK SEMESTER 3

NO. DAN TAJUK MODUL/ 05 – ASAS PENGENDALIAN MAKLUMAT

MODULE NO AND TITLE BASIC HANDLING INFORMATION

KEBOLEHAN / ABILITIES 01.02 :DOCUMENT INFORMATION, PROCEDURE & PROCESS

AT THE END OF THIS MODUL, TRAINEES WILL BE ABLE TO

OBJEKTIF MODUL / 1. IDENTIFY & GATHER INFORMATION

OBJECTIVE MODULE
2. DOCUMENT INFORMATION, PROCEDURE &
PROCESS
NO. KOD / CODE NO CES 301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 1 drp 11

TOPIK : DOKUMENTASI MAKLUMAT

OBJEKTIF

Memberi pengetahuan kepada murid untuk mengenal pasti jenis-jenis maklumat serta
dokumen yang diperolehi untuk dikumpulkan dan diletakkan di tempat yang bersesuaian
 NO. KOD CES301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 2 drp 11

1. PENGENALAN

Penyusunan segala jenis surat, dokumen yang diterima atau dikeluarkan oleh
mana-mana jabatan atau organisasi dalam apa-apa juga bentuk sekali pun untuk
tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.

2. MATLAMAT DOKUMENTASI

2.1 MATLAMAT DOKUMENTASI

a) Sebagai simpanan tetap/ rekod/ arkib
b) Sebagai bahan rujukan dan kajian
c) Sebagai bahan bacaan umum
d) Sebagai asas laporan
e) "Back-up" (sekiranya berlaku kehilangan atau kerosakan data)

3. BERKONGSI MAKLUMAT

Berkongsi maklumat adalah terbahagi kepada dua cara iaitu

3.1 KLASIFIKASI PERIMUSTAHAK MAKLUMAT

a) Wajib ada
b) Patut ada dan
c) Bagus kalau ada.

3.2 KLASIFIKASI RELEVEN

a) Sangat releven
b) Releven
c) Kurang Relevan
 NO. KOD CES301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 3 drp 11

4. MEREKOD MAKLUMAT
Pengurusan rekod ialah penggunaan piawaian saintifik kepada pewujudan,penggunaan,
penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan rekod-rekod sesebuah
organisasi.

Berikut adalah format paling sesuai untuk merekod maklumat

a) Kesesuaian format bergantung kepada tujuan maklumat dan kumpulan sasaran
maklumat
b) Contoh: Tujuan : makluman - guna surat/ faks/ e-mail
c) Siaran
d) Papan notis/ paparan & kain rentang

5. ETIKA MAKLUMAT
Antara etika maklumat yang perlu dipatuhi adalah seperti :
a) Umum/Terbuka
b) Rahsia : Tidak boleh didedahkan kepada umum kerana :
i. Sumber maklumat mensyaratkannya
ii. Jika didedahkan akan memudaratkan pihak tertentu terutamanya sumber
maklumat
iii. Kadang-kadang sumber maklumat membenarkan nama mereka
didedahkan tetapi perangkaan atau maklumat sebenar “diubahsuai”
c) Mematuhi Akta Rahsia Rasmi (OSA)
d) Tidak boleh disalahguna
e) Pinjam mengikut prosedur yang telah ditetapkan
f) Pulangkan mengikut masa yang telah ditetapkan
g) Hanya untuk tujuan rasmi sahaja
h) Tidak boleh dibawa keluar sembarangan

6. MENGIKTIRAF SUMBER MAKLUMAT

Antara sebab-sebab untuk mengiktiraf sumber maklumat adalah seperti :
a) Intellectual Honesty - Kejujuran & ketelusan
b) Hak cipta - undang-undang
c) Membolehkan pembaca merujuk kepada sumber asal dan mengesahkan
kesahihan maklumat.
 NO. KOD CES301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 4 drp 11

6.1 MEMFAIL & MENYIMPAN MAKLUMAT

a) Fail/ simpan maklumat mengikut sistem organisasi
b) Pelbagai cara menyimpan rekod - elektronik dan bukan elektronik
c) Isu "Access Rights" - Kebenaran untuk menyemak rekod

SURAT DIBUKA

COP “ TERIMA “

HANTAR KE PENERIMA

PENERIMA MEMBACA

“RELEASE MARK “

UNTUK DIFAILKAN
 NO. KOD CES301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 5 drp 11

7. MENYIMPAN DOKUMEN
Fail yang disimpan hendaklah direkodkan mengikut dimana ia didaftarkan. Setiap fail
disusun mengikut "alphabetical" mengikut nama, subjek, indeks, nombor serta kabinet fail
dan sebagainya.

8. KLASIFIKASI FAIL
Berikut adalah empat jenis susunan fail iaitu :-

8.1 ALPHABETICAL FILING (SUSUNAN FAIL MENGIKUT ABJAD)

Kebanyakan organisasi/ syarikat menggunakan susunan fail mengikut abjad sebagai
cara penyelenggaraan fail. Berikut adalah peraturan tertentu yang harus/ perlu diikuti
dan biasanya digunakan pada surat menyurat. la terdiri daripada :
a) Fail nama
b) Fail koresponden
c) Fail umum dan maklumat
d) Fail perkara

Contoh :
i. Sanda
ii. Sander
iii. Sandy B (Difailkan apabila mempunyai nama yang sama)
iv. Yakob B D
v. Yakob B N
vi. Yakob 1
 NO. KOD CES301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 6 drp 11

8.2 NUMERICAL FILING ( SUSUNAN FAIL MENGIKUT NOMBOR )

Pemfailan ini sesuai diletakkan di “file pocket cabinet “ la terdiri daripada:
a) Nombor Bersiri
b) Nombor berbentuk "block"
c) Nombor berbentuk kod tertentu
d) Nombor Perpuluhan (Decimal)

8.3 SUBJECT FILING (SUSUNAN FAIL MENGIKUT SUBJEK)

Susunan dokumen difailkan mengikut topik dan sub-topik.

8.4 ALPHA NUMERICAL FILING (SUSUNAN FAIL MENGIKUT

GABUNGAN ANTARA ABJAD & NOMBOR)
Gabungan antara kedua-duanya.

9 TEMPAT MELETAKKAN FAIL

Terdapat 3 jenis fail kabinet yang biasa digunakan iaitu :

9.1 VERTICAL CABINET

Fail diletakkan secara berdiri dan disokong oleh poket yang dirangkaikan dan
disambungkan bersama.

9.2 LATERAL CABINET

Kabinet ini tidak mempunyal laci untuk penyimpanan fail. Fail-fail disusun di
dalam rak atau poket fail. Kabinet tersebut adalah tinggi dan tiada ruang untuk
meletakkan laci.

9.3 HORIZONTAL CABINET

Susunan fail secara bertingkat dan dokumen yang akan difailkan akan
diletakkan di dalam tray pemfailan
NO. KOD CES301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 7 drp 11

Jenis-jenis kabinet

Vertical

Horizontal

Lateral
 NO. KOD CES301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 8 drp 11

10 MEMASTIKAN KESELAMATAN FAIL

a) Suhu Bilik
i. Suhu Bilik pemfailan mestilah sederhana

b) Kipas
i. Jika di dalam bilik tersebut tidak menggunakan kipas, pastikan kipas
tersebut tidak dipasang terlalu laju bagi mengelakkan dokumen/fail hilang
atau terbang
ii. Lebih baik sekiranya bilik tersebut menggunakan air-cond.

c) Alat Pemadam Api

i. Di dalam bilik tersebut mestilah mempunyai alat pemadam api untuk
mengelakkan kebakaran.
ii. Jauhkan dan elakkan daripada bahan-bahan api di dalam bilik pemfailan
contohnya lilin, mancis, ubat nyamuk dan Iain-lain lagi.

d) Blackout
i. Jika bertaku blackout, elakkan daripada menggunakan bahan api
contohnya mancis dan lilin
ii. Seelok-eloknya gunakanlah atau pasangkan bilik pemfailan tersebut
dengan lampu kecemasan. Ini memudahkan seseorang pekerja membuat
kerja ketika blackout

e) Rak Bertingkat
i. Jika di dalam bilik tersebut menggunakan rak bertingkat, letakkan atau
susun fail-fail penting dibahagian paling atas dan bahagian kurang penting
di bahagian bawah.

f) Alat Penyelamat Pemancut Air

i. Pastikan ada penyelamat pemancut air (alat kecemasan) apabila berlaku
kebakaran

g) Kunci Bilik Fail

i. Pastikan kunci bilik fail hanya diperolehi atau dipegang oleh kerani fail dan
juga ketua jabatan
ii. Rekod dalam log book
iii. Setiap peminjam fail atau dokumen mestilah menulis maklumat diri atau
merekod di dalam log book supaya mudah dirujuk.
 NO. KOD CES301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 9 drp 11

11 PROSEDUR PENYIMPANAN MAKLUMAT/DOKUMEN

a) Opening New Fail

i. Membuka fail baru

b) Opening A Continuation File

i. la perlu menukar jilid

c) Landing A File
i. Tanggungjawab ini diuruskan oleh kerani pemfailan
ii. Peminjam mesti mengisi borang atau log book yang terdapat dalamnya
butir-butir seperti berikut :
 Nama Peminjam
 Nama Fail
 Nama Department/syarikat
 Tarikh Pinjam
 Tarikh Pulang
 Tandatangan
 Kerani hendaklah memastikan fail sentiasa dikemaskinikan dan
pastikan peminjam memulangkan fail tersebut tepat pada tarikh
yang telah ditetapkan.
 Kerani hendaklah menyimpan rekod peminjam fail

d) Passing Slip (memindahkan fail dari pinjaman yang pertama)

i. Peminjam yang pertama hendaklah menguruskan hal tersebut
Contohnya :
 Memaklumkan kepada kerani fail maklumat tentang peminjam
tersebut. Mengisi rekod @ log book pinjaman fail
 Peminjam yang pertama hendaklah bertanggungjawab ke atas
fail tersebut.
 NO. KOD CES301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 10 drp 11

e) Access Control
i) Hanya orang tertentu sahaja yang boleh membuka /meminjam
/menguruskan fail tersebut
ii) Seharusnya kerani fail mempunyai senarai nama orang yang boleh
meminjam/ membuka/menguruskan fail tersebut.

f) Removing A Document From File

i) Tidak seharusnya dikeluarkan dokumen-dokumen tersebut tanpa
diketahui oleh sesiapa
ii) Ini kerana risiko kehilangan dokumen amat tinggi.

Soalan

1. Senaraikan 5 matlamat dokumentasi.

____________________________________________________________________________

2. Apakah yang dimaksudkan dengan merekod maklumat?

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

3. Nyatakan 8 etika maklumat?

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
 NO. KOD CES301 Z-009-1 / M05 / P(2/2) MS : 11 drp 11

____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

4. Apakah yang mengiktfraf sumber maklumat?

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

RUJUKAN:

1. Internet : filing system literature organizer.htm