SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

PELAN MENGAJAR – TEORI

KOD DAN NAMA

FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
PROGRAM

TAHAP L3

KOD PROGRAM, KOD

DAN TAJUK UNIT FB-025-3:2012-C03 FILING ADMINISTRATION
KOMPETENSI

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION REQUIREMENTS

NOMBOR AKTIVITI 2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
KERJA DAN
PENYATAAN 3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION

NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM Muka Surat : 1 / 7

TEMPAT : NO. KOD : Muka Surat :
TEMPOH : 4 JAM
BENGKEL BKP FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM 2 Drp / Of 7

TAJUK / TITLE :

PENGISIHAN DOKUMEN MENGIKUT KLASIFIKASI FAIL

TUJUAN PENGAJARAN / INSTRUCTIONAL AIMS :

Pelatih-pelatih mesti boleh / Trainees should be able to:-

1. Nyatakan maksud pengisihan dokumen mengikut klasifikasi fail.

2. Terangkan pelaksanan klasifikasi fail fungsian

ALAT BANTUAN MENGAJAR PERKARA NO. KOD

Kertas Penerangan
BAHAN PEMBELAJARAN FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17) C03/KP (7/17)
Kertas Tugasan C03/KT (7/17)
FB-025-3:2012-C03 /KT(7/17)

ALAT PANDANG DENGAR Whiteboard WB

Power Point Slide PP

KUANTITI
PERALATAN, KELENGKAPAN DAN
BAHAN
Marker Pen 2
Pemadam Whiteboard 1
Komputer 1
LCD Projector 1
Contoh dokumen 5 set
 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM
3 /7
ALAT
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR
PERSEDIAAN :

1. Selesakan pelatih
• Beri salam dan salam sejahtera WB 10
• Tanya tentang keadaan pelajar PP minit
• Tulis kursus, tahap, nama dan tarikh

2. Semak kehadiran pelatih.

3. Tekan aspek mengenai disiplin, tatatertib dan kerjasama.

4. Mulakan perbincangan dengan motivasi dan perbincangan dua hala.

5. Dapatkan perhatian dan timbulkan minat kepada pelatih

• Kaitkan kemahiran dengan pengalaman kerja atau pelatihan
lepas untuk dapatkan tajuk yang berkaitan dengan Filing
Administration-Klasifikasi fail.

6. Nyatakan tajuk dan tuliskan di whiteboard

• PENGISIHAN DOKUMEN MENGIKUT KLASIFIKASI FAIL

7. Berikan tujuan dan tuliskan di whiteboard.

1. Nyatakan maksud pengisihan dokumen mengikut klasifikasi fail.
2. Terangkan kaedah menyusun dan mengelaskan dokumen
mengikut klasifikasi fail.

8. Nyatakan tujuan / kepentingan / faedah dari pelajaran ini.

• Pelatih-pelatih akan dapat menyatakan maksud serta
menerangkan kaedah menyusun dan mengelaskan dokumen
mengikut klasifikasi fail

9. Siasat pengetahuan pelatih berkenaan tajuk yang akan dipelajari

melalui sesi soal jawab

• Nyatakan maksud pengisihan dokumen

• Senaraikan jenis-jenis klasifikasi fail

 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM
4 /7
ALAT
TOPIK
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
PENGAJARAN
MENGAJAR

PENYAMPAIAN :

1. Maksud
Pengisihan 1.1 Nyatakan maksud pengisihan dokumen: WB 60
minit
Dokumen Melibatkan rekod yang telah dikumpulkan,
PP
diasingkan dan dikelaskan sebelum
difailkan mengikut sistem pemfailan yang
telah ditetapkan oleh sesebuah organisasi
seperti mengikut nama, tajuk, nombor dan
sebagainya.

2. Terangkan 2.1 Cara-Cara Pelaksanaan Klasifikasi Fail Yang

kaedah menyusun Baru
dan mengelaskan A. Persediaan Awal
dokumen mengikut
1) Pisahkan fail-fail yang aktif
klasifikasi fail
daripada fail-fail yang tidak aktif.

2) Padankan fail-fail yang aktif (yang

sedang diguna pakai) dengan
klasifikasi baru dan catatkan
nombor fail tersebut di sebelah
nombor fail yang berkaitan dalam
klasifikasi baru.
NO. KOD / CODE NO.: FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM Muka Surat :
5 / 7
ALAT
TOPIK
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
PENGAJARAN
MENGAJAR

PENYAMPAIAN :

2.2 Kaedah Menyusun Dan Mengelaskan

Dokumen Mengikut Klasifikasi Fail
120
minit
B. Penutupan Fail Aktif yang Lama
dan Pembukaan Fail Baru
1) Tutup fail-fail lama yang aktif dan
buka kulit fail yang baru berdasarkan
padanan nombor yang telah dibuat di (2) di
atas.

2) Ikatkan fail baru bersama dengan fail

aktif yang telah ditutup. Fail lama ini boleh
dipisahkan selepas satu tempoh yang
sesuai. Semua fail yang telah dipisahkan
perlu disusun, disenarai, dikotak dan
disimpan di Registri sehingga ia tidak
diperlukan lagi untuk rujukan. Fail-fail ini
boleh di ambil tindakan pelupusan selepas
memenuhi tempoh pengekalan yang
dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

C. Tindakan ke atas Fail yang Tidak Aktif

1) Semua fail yang tidak aktif
perlu ditutup, disusun,
disenarai dan di masukkan
dalam kotak. Fail-fail ini
boleh diambil tindakan
pelupusan selepas
memenuhi tempoh
pengekalan.
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM Muka Surat :
6 / 7
ALAT
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR

PENGGUNAAN :

1. Edarkan Kertas Penerangan . C03 /KP(7/17) 30 minit

2. Beri masa untuk pelatih membaca dan memahami Kertas
Penerangan yang diberi.
3. Minta pelatih bertanya sekiranya tidak faham.
4. Uji kefahaman pelatih dengan bertanyakan soalan berkaitan
tajuk yang telah dipelajari

S1 : Apakah yang dimaksudkan dengan pengisihan dokumen?

J1 : Pengisihan dokumen juga melibatkan rekod yang telah
dikumpulkan diasingkan dan dikelaskan sebelum
difailkan mengikut sistem pemfailan yang telah
ditetapkan oleh sesebuah organisasi seperti mengikut
nama, tajuk, nombor dan sebagainya.

S2 : Apakah cara – cara pelaksanaan klasifikasi fail

J1 :
a) Persediaan awal
b) Penututpan fail aktif yang dan pembukaan fail baru
c) Tindakan ke atas fail yang tidak aktif

• minta pelatih jawab

5. Segera bantu / perbetulkan kesilapan pelatih dan akui jawapan

yang diberi serta beri pujian / motivasi.
 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM 7 / 7

ALAT BANTUAN
AKTIVITI PENGAJARAN MASA
MENGAJAR

PENGESAHAN :

C03/KT/(7/17) 20 minit
1. Arahkan pelatih untuk bersedia bagi aktiviti seterusnya.
2. Edarkan Kertas Tugasan
3. Beritahu pelatih semua soalan adalah berdasarkan
kepada pelajaran yang telah dipelajari.
4. Nyatakan masa yang diberikan – 15 minit
5. Beri peluang kepada pelatih untuk mendapat
penjelasan atau bertanya.
6. Maklumkan bila MULA menjawab, masa hampir
TAMAT dan masa TAMAT
7. Beri ringkasan mengenai apa yang telah diajar dan
faedahnya
8. Beritahu tajuk pelajaran yang akan datang dan minta
bersedia.
• TAJUK : MELAKSANAKAN KAEDAH
MENGINDEKS

9. Ucapan penangguhan sesi pembelajaran.