1

PPDK / HQ / 10
____________________________________________________________________________

MAJLIS ANUGERAH KUALITI

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KLANG
PENGURUSAN KLASIFIKASI FAIL SEKOLAH
____________________________________________________________________________

Sekolah : _________________________________________________________________________________________________
Alamat : _________________________________________________________________________________________________
No. Telefon : _______________________________ No. Fax Sekolah : _________________________________
E-mail : _________________________________________________________________________________________________

SKALA PENILAIAN :
0 1 2 3 4
Ada Ada direkodkan Ada direkodkan, kemaskini
Tiada Ada
direkodkan dan kemaskini dan mudah diakses

PENILAIAN
KRITERIA HAKIM

1. PENGURUSAN KLASIFIKASI FAIL

1.1 PENGURUSAN PELAKSANAAN FAIL ARKIB
1.1.1 Jawatankuasa Induk Klasifikasi Fail
1.1.2 Carta Organisasi Klasifikasi Fail (tampal)
1.1.3 Surat Pelantikan Jawatankuasa Fail
1.1.4 Manual Klasifikasi Fail (Buku biru)
1.1.5 Senarai Daftar Klasifikasi Fail Sekolah - Cetak dan Dijilid
Jenis-Jenis fail yang mesti ada :
- Fail Terbuka (Putih)AM 435 Pin 1/80
- Fail Terhad (Putih) AM 435 Pin 1/80 (Fail Peribadi)
1.1.6
- Fail Sulit (Hijau) AM 436
- Fail Sementara (Sampul kecil-Kuning) AM 435A Pin 1/82
- Fail Kulit Keras (Folder)
JUMLAH KECIL
1.2 PEMBUKAAN FAIL PUTIH AM 435-Pin 1/80 – Cara Buka Fail Terbuka
Sebelum buka fail baharu, semak klasifikasi fail dan kod klasifikasi bagi
1.2.1
menentukan tajuk fail mengikut isi kandungan dalam surat / lampiran
Buka kulit fail baharu dengan tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri
1.2.2
fail 1 inci dari tepi dan 1 inci dari atas ke bawah
Masukkan tali hijau,kertas minit dan kad pergerakan fail sebelah kiri
1.2.3 dalam fail dan surat /lampiran di sebelah kanan dalam fail

Hak Cipta Terpelihara @ Hari Kualiti PPD Klang

1 Ogos 2017 | Pindaan 00
 2
PPDK / HQ / 10
PENILAIAN
KRITERIA HAKIM

Catatan butiran di kulit fail :

- Tajuk fail (Perkara) dan No. Rujukan Fail mestilah jelas dengan
gunakan dakwat kekal warna hitam atau biru
- Kertas-kertas yang berhubung : Catat no rujukan fail lain jika
ianya berkaitan
- Didaftarkan di bawah perkara : Cap ikut jenis Fungsi
- Tarikh Kandungan Pertama : Tarikh mengikut surat dan
1.2.4
bukannya tarikh penerimaan surat.
- Tarikh Kandungan Akhir (jika ditutup) : Tarikh mengikut surat
dan bukannya tarikh penerimaan surat.
- Dihantar kepada dan Tarikh Dihantar : Dicatat dengan jelas
singkatan jawatan pegawai yang menggunakan fail dan tarikh
fail diserah kepada pegawai tersebut
- Fail peribadi dicap TERHAD
JUMLAH KECIL
1.3 PENGURUSAN FAIL AM 436 (SULIT) FAIL TERPERINGKAT (HIJAU)
Catatan butiran di kulit bahagian luar fail :
- Tarikh Kandungan Pertama : Tarikh mengikut surat dan
bukannya tarikh penerimaan surat.
- Tarikh Kandungan Akhir (jika ditutup) : Tarikh mengikut surat
dan bukannya tarikh penerimaan surat.
- Dihantar kepada dan Tarikh Dihantar : Dicatat dengan jelas
1.3.1 singkatan jawatan pegawai yang menggunakan fail dan tarikh
fail diserah kepada pegawai tersebut
Catatan butiran di kulit bahagian dalam fail :
- Tajuk fail (Perkara) dan No. Rujukan Fail mestilah jelas dengan
gunakan dakwat kekal warna hitam atau biru
- Kertas-kertas yang berhubung : Catat no rujukan fail lain jika
ianya berkaitan.
Perkara-perkara yang perlu dimasukkan dalam Fail Terperingkat
diantaranya seperti : -
- Pengisytiharan Harta
- Urusan Kenaikan Pangkat
- Mesyuarat Pengurusan Sekolah
1.3.2 - Laporan Prestasi / LPNT
- Tapisan Keselamatan
- Tatatertib
- Pengurusan Disiplin Murid
- Kes Salah Laku Murid
- Pencegahan Dadah / AIDS dll
1.3.3 Fail Sulit perlu disimpan di tempat yang selamat
JUMLAH KECIL
1.4 MENDAFTAR DAN MEMINIT SURAT
Surat asal tidak ditulis / dicap tindakan kecuali cap tarikh terima surat
1.4.1
sahaja.Gunakan lampiran lain untuk cap tindakan
1.4.2 Rekod surat masuk dalam Daftar Penerimaan Surat
1.4.3 Surat ditebuk lubang 1 inci di penjuru dari atas sebelah kiri

Hak Cipta Terpelihara @ Hari Kualiti PPD Klang

1 Ogos 2017 | Pindaan 00
 3
PPDK / HQ / 10
PENILAIAN
KRITERIA HAKIM
Surat masuk - dicap bulatan bilangan warna merah di penjuru atas
kanan
1.4.4
Surat keluar - dicap bulatan bilangan warna biru atau hitam di penjuru
atas kanan
Tuliskan butiran surat di atas kertas minit mengikut nombor yang telah
1.4.5
ditulis dalam bulatan bilangan di surat
1.4.6 Surat dikandung ke dalam fail menggunakan tali hijau
JUMLAH KECIL
1.5 KERTAS MINIT AM 6 – PNB
Nombor kertas minit perlu catitkan nombor rujukan fail dan nombor
1.5.1
helaian mesti ditulis
1.5.2 Kertas minit ditebuk lubang 1 inci dan diletak sebelah kiri fail
1.5.3 Surat masuk dicap merah dan surat keluar dicap biru atau hitam
Kertas Minit yang menyatakan kandungan surat terkini diletakkan di
1.5.4 bahagian hadapan. Kedua-dua muka surat digunakan jika lampiran
pertama telah habis digunakan.
1.5.5 Kertas Minit perlu menggunakan yang asal dan tidak boleh dipendua
JUMLAH KECIL
1.6 KAD PERGERAKAN FAIL
1.6.1 No. Fail ( Tuliskan No. Rujukan Fail) dan Tajuk Fail
1.6.2 Catatan Pergerakan Fail: dihantar kepada .. dan tarikh dihantar..
1.6.3 Kad Pergerakan fail diletak di atas kertas minit dalam fail putih
Apabila fail dikeluarkan, kad pergerakan fail perlu dikeluarkan daripada
1.6.4
fail putih dan diletakkan di tempat yang mudah dirujuk
Selepas tindakan diambil, kad pergerakan fail hendaklah disimpan
1.6.5
semula dalam fail
JUMLAH KECIL
1.7 PENUTUPAN FAIL
Fail hanya akan ditutup jika nombor surat mencapai 100 atau tebal
1.7.1
kandungan fail melebihi 1.5 inci
Fail dipalang dua garisan menggunakan pen dakwat kekal warna
merah dan ditulis antara dua garisan merah seperti berikut:
1.7.2 DITUTUP PADA (tuliskan Tarikh)
tuliskan nombor fail baharu(SKTM 100-10/1/1 Jld.2) DIBUKA dengan
menggunakan dakwat kekal warna hitam atau biru
Tarikh Kandungan Akhir (jika ditutup) : Tarikh dokumen / surat dan
1.7.3
bukannya tarikh penerimaan surat.
Fail yang ditutup diikat dengan kemas dan diasingkan daripada fail jilid
1.7.4
baharu
1.7.5 Rekod fail yang ditutup dalam buku Daftar Pembukaan/Penutupan Fail
JUMLAH KECIL
1.8 RUANG PENYIMPANAN FAIL SEMASA
Fail disimpan di suatu tempat yang selamat (kabinet atau rak atau
1.8.1
almari dsb) di pejabat
1.8.2 Ada label/kod dan nama fail di luar setiap laci kabinet
1.8.3 Fail disimpan secara teratur mengikut turutan koding
Hak Cipta Terpelihara @ Hari Kualiti PPD Klang
1 Ogos 2017 | Pindaan 00
 4
PPDK / HQ / 10
PENILAIAN
KRITERIA HAKIM
Ada koding/nama fail disetiap tulang poket fail jika menggunakan
1.8.4
kabinet berlaci
Mempamerkan pegawai bertugas dan peraturan-peraturan di ruang
1.8.5
penyimpanan fail
JUMLAH KECIL
1.9 RUANG PENYIMPANAN FAIL LAMA / PELUPUSAN
1.9.1 Ada disediakan ruang penyimpanan fail lama / fail yang telah ditutup
1.9.2 Ada label / koding supaya mudah dicari dan disimpan mengikut tahun
1.9.3 Ada kotak arkib atau bekas yang sesuai untuk menyimpan fail lama
Fail mestilah diikat dengan kemas dan disimpan di tempat yang
1.9.4
selamat
Mempamerkan pegawai bertugas dan peraturan-peraturan di ruang
1.9.5
penyimpanan fail
JUMLAH KECIL
1.10 SOAL JAWAB BERSAMA PEGAWAI REGISTERI
1.10.1 Definisi /Tujuan sistem fail diwujudkan
1.10.2 Kod dan jenis klasifikasi fail
1.10.3 Jelaskan jenis-jenis fail yang digunakan di sekolah
1.10.4 Terangkan cara buka fail dan alatan yang digunakan
1.10.5 Terangkan cara tutup fail dan alatan yang digunakan
JUMLAH KECIL

JUMLAH
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10
BESAR

Penilaian
Juri

CATATAN JURI :

__________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________

PENGESAHAN HAKIM

............................................

Nama :

Hak Cipta Terpelihara @ Hari Kualiti PPD Klang

1 Ogos 2017 | Pindaan 00
 5
PPDK / HQ / 10
No. K/P :

Jawatan :

Tarikh :

Hak Cipta Terpelihara @ Hari Kualiti PPD Klang

1 Ogos 2017 | Pindaan 00