SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

PENILAIAN PRESTASI
(PERFORMANCE ASSESSMENT)

KOD UNIT KOMPETENSI /

FB-025-3:2012 C03 FILING ADMINISTRATION
COMPETENCY UNIT CODE
TAJUK UNIT KOMPETENSI /
PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
COMPETENCY UNIT TITLE

NO.KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 / PA (2/4)

NAMA CALON / CANDIDATE’S

NAME

NO.KAD PENGENALAN/ NRIC

NUMBER

MASA / TIME

TARIKH / DATE

KEPUTUSAN PENILAIAN / ASSESSMENT COMMENT

TERAMPIL / BELUM TERAMPIL

MARKAH / SCORE : %
COMPETENT / NOT COMPETEN

ULASAN PEGAWAI PENILAI / ASSESSOR RESULT :

Nama/Name :
Tarikh/Date :
Tandatangan Pegawai
Penilai/Assessor’s Signature
 NO KOD / CODE NO FB-025-3:2012-C03/PA(2/4) Muka : 2 Drp : 11

Arahan kepada calon:

1. Tuliskan Nama dan No Kad Pengenalan pada ruangan yang disediakan.

2. Dilarang membuka kertas soalan sehingga dibenarkan.
3. Baca arahan soalan dengan teliti. Rujuk Pegawai Penilai (PP) sekiranya terdapat
kekeliruan.
4. Sebarang kerosakan peralatan / bahan perlu dimaklumkan kepada Pegawai
Penilai (PP).
5. Dilarang membawa keluar kertas soalan.
6. Calon dikehendaki melaksanakan tugasan yang diberikan dalam tempoh yang
ditetapkan.

KERTAS PENILAIAN INI MENGANDUNGI 11 MUKASURAT BERCETAK

 NO KOD / CODE NO FB-025-3:2012-C03/PA(2/4) Muka : 3 Drp : 11

A. TAJUK
Melaksanakan Tugas Pemfailan Dokumen dan Pergerakan Fail

B. TUGASAN

Sebagai Setiausaha di Kolej Kesetiausahaan Perdana, anda perlu cekap dalam

mengurus dan mengendalikan surat serta dokumen organisasi supaya mudah
dirujuk apabila diperlukan.
Berdasarkan surat yang dibekalkan pada Lampiran 1,2,3,4,5 dan 6, anda
dikehendaki :

1. Mewujudkan fail-fail yang berkenaan mengikut prosedur yang betul.

Rujuk dan pilih nombor rujukan yang betul pada jadual di bawah.

No. Rujukan Fail Nama Fail

100-3 / 5 / 3 Jemputan Hari Terbuka
100-3 / 5 / 4 Jemputan Perasmian
200-1 / 4 Aduan Kerosakan
200-3 / 2 Kawalan Keselamatan
500-3/ 6/2 Permohonan Jawatan
500-3/ 6 /4 Kursus dan Latihan

Surat bertarikh 9 April 2019 hendaklah dicap pada 15 April 2019 dan
surat bertarikh 10 April 2019 hendaklah dicap pada 16 April 2019.

2. Menutup fail yang mengandungi surat bertarikh 20 April 2019 mengikut prosedur yang
betul.
Surat tersebut merupakan bilangan 100.
Gunakan tarikh 30 April 2019 sebagai tarikh terima dan tarikh menutup fail.

3. Dengan menggunakan komputer, anda dikehendaki menyediakan kad pergerakan

fail dan memasukkan kad tersebut ke dalam fail-fail yang diwujudkan pada Soalan 1
 NO KOD / CODE NO FB-025-3:2012-C03/PA(2/4) Muka : 4 Drp : 11

di atas.
C. PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN/TOOLS, EQUIPMENTS AND
MATERIALS

KUANTITI
BIL BAHAN
(Bahan:Calon)
1. Komputer 1:1
2. Pendrive 1:1
3. Pencetak 1:5
4. Kertas A4 warna 1: 1
5. Fail Putih 3:1
6. Kertas Minit 3:1
7. Tali Hijau 3:1
8. Tali Putih 1:1
9. Gunting 1:1
10. Penebuk Lubang 1:1
11. Pembaris 1:1
12. Marker Biru 1:1
13. Marker Merah 1:1
14. Pen Merah 1:1
15. Pen Hitam 1:1
16. Cop Terima 1:1
17. Cop Surat Masuk 1:1
18. Cop Surat Keluar 1:1
19. Stamp Pad Merah 1:1
20. Stamp Pad Biru 1:1

D. MASA : 2 JAM
 NO KOD / CODE NO FB-025-3:2012-C03/PA(2/4) Muka : 5 Drp : 11

E. KRITERIA PENILAIAN/ASSESSMENT CRITERIA

Prestasi anda akan dinilai berasaskan kriteria berikut:

1. Perkara Kritikal
a. Mewujudkan fail
b. Menyediakan kad pergerakan fail
c. Menutup fail

2. Proses Kerja
a. Mengendalikan peralatan pemfailan dengan betul
b. Mengisih surat
c. Mewujudkan fail
d. Menyediakan kad pergerakan fail dan memasukkan pada fail yang betul
e. Menutup fail

3. Hasil Kerja
a. Mewujudkan Fail Jemputan Hari Terbuka dengan betul
b. Mewujudkan Fail Aduan Kerosakan dengan betul
c. Mewujudkan Fail Permohonan Jawatan dengan betul
d. Menyediakan kad pergerakan fail
e. Menutup Fail Permohonan Jawatan dengan betul

4. Sikap
a. Kekemasan
b. Ketelitian
c. Mengamalkan keselamatan
 NO KOD / CODE NO FB-025-3:2012-C03/PA(2/4) Muka : 6 Drp : 11

Lampiran 1
KKP

Kolej Kesetiausahaan Perdana

13 Jalan SS 4B/13
47300 Kelana Jaya, Selangor
No. Tel : 03-89258889 Faks : 03-89258899

Ruj. Kami : KKP/100-3 / 5/3 Jld ( )

Pengetua Tarikh : 1 April 2019
SMK Kelana Jaya II
Jalan SS 6 / 17,
47300 Kelana Jaya,
Selangor

Tuan,

JEMPUTAN MENGHADIRI HARI TERBUKA KOLEJ KESETIAUSAHAAN PERDANA

Dengan hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk

2. Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa pihak kami akan mengadakan Hari

Terbuka peringkat Kolej Kesetiausahaan Perdana seperti ketentuan di bawah :

Tarikh : 9 Mei 2019

Masa : 9.00 pagi hingga 5.00 petang
Tempat : Dewan Besar Kolej Kesetiausahaan Perdana

3. Untuk makluman tuan, program ini bertujuan untuk memberi maklumat dan
pendedahan tentang kursus-kursus yang ditawarkan di kolej kami kepada masyarakat
luar.

4. Sehubungan itu, pihak kami mengalu-alukan kehadiran pihak tuan ke majlis

tersebut. Kami amat berbesar hati sekiranya pihak tuan dapat memaklumkan tentang
kehadiran ke majlis ini.

Kerjasama tuan di dalam perkara ini didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian,

Saya yang menjalankan tugas.

fuad
(AHMAD FUAD BIN HASMADI)
Pengarah
Kolej Kesetiausahaan Perdana.
 NO KOD / CODE NO FB-025-3:2012-C03/PA(2/4) Muka : 7 Drp : 11

Lampiran 2

KKP

Kolej Kesetiausahaan Perdana

13 Jalan SS 4B/13
47300 Kelana Jaya, Selangor
No. Tel : 03-89258889 Faks : 03-89258899

Ruj. Kami : KKP/100-3 /5 /3 JId ( )

Tarikh : 3 April 2019
Pengetua
SMK Dato’ Ariff Budiman
Jalan SS 4/7,
47300 Kelana Jaya,
Selangor

Tuan,

JEMPUTAN MENGHADIRI HARI TERBUKA KOLEJ KESETIAUSAHAAN PERDANA

Dengan hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.

2. Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa pihak kami akan mengadakan Hari

Terbuka peringkat Kolej Kesetiausahaan Perdana seperti ketentuan di bawah ;
Tarikh : 9 Mei 2019
Masa : 9.00 pagi hingga 5.00 petang
Tempat : Dewan Besar Kolej Kesetiausahaan Perdana

3. Untuk makluman tuan, program ini bertujuan untuk memberi maklumat dan
pendedahan tentang kursus-kursus yang ditawarkan di kolej kami kepada masyarakat
luar.

4. Sehubungan itu, pihak kami mengalu-alukan kehadiran pihak tuan ke majlis

tersebut. Pihak kami amat berbesar hati sekiranya pihak tuan dapat memaklumkan
tentang kehadiran ke majlis ini.

Kerjasama tuan di dalam perkara ini didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian,

Saya yang menjalankan tugas.

fuad
(AHMAD FUAD BIN HASMADI)
Pengarah
Kolej Kesetiausahaan Perdana.
 NO KOD / CODE NO FB-025-3:2012-C03/PA(2/4) Muka : 8 Drp : 11

Lampiran 3

KJ II

SMK Kelana Jaya II

Jalan SS 6 / 17,
47300 Kelana Jaya,
Selangor
Tel : 03-84422776 Faks : 03-84422677

Ruj. Kami : SMK / KJ II / 500-6/6 Jld ( )

Tarikh : 9 April 2019
Pengarah
Kolej Kesetiausahaan Perdana
13 Jalan SS 4B/13
47300 Kelana Jaya, Selangor

Tuan,

KEHADIRAN HARI TERBUKA KOLEJ KESETIAUSAHAAN PERDANA

Surat tuan bertarikh 1 April 2019 adalah dirujuk.

2. Pihak kami mengucapkan ribuan terima atas jemputan pihak tuan. Sukacita
dimaklumkan bahawa pihak kami akan hadir ke majlis yang dianjurkan oleh pihak tuan.

3. Kami mengharapkan agar pihak Kolej Kesetiausahaan Perdana akan terus

menjemput kami untuk program seumpama ini di masa akan datang.

Kerjasama pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih

Sekian.

Saya yang menjalankan tugas,

syamimi
………………….………………..
(NORSYAMIMI BINTI KHALDI)
Pengetua
SMK Kelana Jaya II
 NO KOD / CODE NO FB-025-3:2012-C03/PA(2/4) Muka : 9 Drp : 11

Lampiran 4
ABD

SMK Dato’ Arif Budiman

Jalan SS 4 /7,
47300 Kelana Jaya,
Selangor
Tel : 03-89955272 Faks : 03-89955227

Ruj. Kami : SMK / ABD / 600-4/8 Jld ( )

Tarikh : 10 April 2019

Pengarah
Kolej Kesetiausahaan Perdana
13 Jalan SS 4B/13
47300 Kelana Jaya,
Selangor

Tuan,

KEHADIRAN HARI TERBUKA KOLEJ KESETIAUSAHAAN PERDANA

Surat tuan bertarikh 3 April 2019

2. Pihak kami mengucapkan ribuan terima kasih atas jemputan pihak tuan.
Sukacita dimaklumkan bahawa pihak kami akan hadir ke majlis yang dianjurkan oleh
pihak tuan.

3. Kami mengharapkan agar pihak Kolej Kesetiausahaan Perdana akan terus

menjemput kami untuk program seumpama ini di masa akan datang.

Kerjasama pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

Saya yang menjalankan tugas,

hanafi
…………………………………….
( HAMBI BIN ALIAS )
Pengetua
SMK Dato’ Ariff Budiman
 NO KOD / CODE NO FB-025-3:2012-C03/PA(2/4) Muka : 10 Drp : 11

Lampiran 5

KKP

Kolej Kesetiausahaan Perdana

13 Jalan SS 4B;/13
47300 Kelana Jaya, Selangor
No. Tel : 03-89258889 Faks : 03-89258899

Ruj. Kami : KKP/200 – 1 / 4 Jld ( )

Tarikh : 15 April 2019
Syarikat Kontraktor Hafifi Sdn. Bhd.
46, Jalan Bunga Teratai,
70400 Seremban,
Negeri Sembilan.

Tuan,

ADUAN KETIDAKPUASAN HATI TERHADAP KERJA-KERJA PENGUBAHSUAIAN

Dengan hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.

2. Saya ingin memaklumkan kepada tua bahawa kerja-kerja pengubahsuaian di

pejabat utama Kolej Kesetiausahaan Perdana adalah tidak menepati speksifikasi kerja
yang pihak kami ditetapkan.

3. Walaupun pada peringkat awal, semua kelihatan sempurna, tetapi retakan besar
telah kelihatan pada keseluruhan kerja memplaster dibahagian siling. Penglihatan
radiator telah menyebabkan kebocoran pada seluruh paip. Kebocoran ini telah pun
dibaiki namun masih terdapat kebocoran kecil.

4. Saya amat berbesar hati kiranya tuan dapat menangani masalah ini secepat
mungkin. Selain keadaan siling yang tidak cantik, radiator kami pula tidak
digunakan.Semoga aduan ini mendapat pertimbangan yang sewajarnya dan kerjasama
tuan didahului ucapan ribuan terima kasih.

Sekian, terima kasih.

Saya yang menjalankan tugas.

fuad
………………………………………
( AHMAD FUAD BIN HASMADI )
Pengarah
Kolej Kesetiausahaan Perdana.
 NO KOD / CODE NO FB-025-3:2012-C03/PA(2/4) Muka : 11 Drp : 11

Lampiran 6

Nur Hanita Binti Hadi

No 5, Jalan Merbau Indah 1,
Taman Merbau,
54000 Ipoh,
Perak.

Tarikh : 20 April 2019

Pengarah
Kolej Kesetiausahaan Perdana
13, Jalan SS 4B/13
47300 Kelana Jaya,
Selangor.

Tuan,

PERMOHONAN JAWATAN PENSYARAH KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN.

Saya merujuk iklan Kolej Kesetiausahaan Perdana disurat khabar bertarikh 1 April 2019.

2. Saya ingin mengambil peluang ini untuk memohon jawatan yang diiklankan.
Untuk pengetahuan pihak tuan, saya telah menamatkan pengajian dari Universiti
Teknologi MARA (UITM) dalam bidang Kesetiausahaan pada tahun 2014.

3. Saya memiliki pengalaman kerja sebagai Setiausaha di Syarikat Iras Budi Sdn.
Bhd. selama 3 tahun dan Syarikat Kota Sdn. Bhd. selama 2 tahun. Dengan pengalaman
ini saya mampu mencurahkan pengetahuan dalam bidang kesetiausahaan kepada
pelajar-pelajar di Kolej tuan.

4. Saya amat berharap permohonan ini mendapat perhatian dan pertimbangan yang
sewajarnya dari pihak tuan. Segala kerjasama tuan didahului ucapan terima kasih.

Sekian,

Yang benar,

hanita
…………………………………
(NUR HANITA BINTI HADI)