PANDUAN

PENGGUNAAN KULIT
FAIL RASMI KERAJAAN

ARKIB NEGARA MALAYSIA

2013
 PRAKATA

Keberkesanan penyampaian perkhidmatan pejabat awam amat bergantung kepada

kecekapan dalam mengendalikan maklumat melalui pengurusan rekod yang
sistematik. Maklumat yang dikendalikan dengan baik akan memberi impak positif
kepada ketepatan dan ketelusan pejabat awam dalam melaksanakan amanah yang
telah dipertanggungjawabkan. Oleh yang demikian, bagi memastikan keberhasilan
yang optimum jentera pentadbiran negara dalam melaksanakan tugas dan
tanggungjawab adalah amat wajar diberi penekanan kepada pengurusan rekod bagi
mencapai objektif yang ditetapkan.

Bagi membantu pejabat awam menguruskan rekod dengan cekap dan berkesan,
Arkib Negara Malaysia menyediakan Panduan Penggunaan Kulit Fail Rasmi
Kerajaan yang perlu dilaksanakan dan dipatuhi oleh setiap pejabat awam untuk
merealisasikan impian tadbir urus yang berwibawa dan berhemah. Panduan ini
disediakan bagi memperkenalkan format kulit fail yang baharu selain mewujudkan
keseragaman dalam penggunaan kulit fail rasmi di selu ruh organisasi Kerajaan.

Saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada semua pihak yang terlibat dalam
penyediaan panduan ini yang menjelaskan secara terperinci tentang langkah, kaedah,
prosedur dan piawaian-piawaian yang perlu dipatuhi oleh setiap pejabat awam dalam
menguruskan fail di bawah kawalan dan jagaan masing-masing. Saya yakin dengan
mengikuti panduan yang disediakan akan membolehkan pengurusan fail di pejabat
awam mencapai tahap kecemerlangan dan menepati standard yang berkualiti tinggi.

Ketua Pengarah
Arkib Negara Malaysia

i
 KANDUNGAN

Perkara Muka Surat

Prakata i

Kandungan ii

1. Pengenalan 1

2. Tujuan 1

3. Bidang Kuasa 1

4. Skop 1

5. Penggunaan Panduan 1

6. Ciri-Ciri Umum Reka Bentuk Kulit Fail 2

6.1 Reka Bentuk 2

6.2 Warna Kulit Fail 4

6.3 Ukuran/ Saiz Kulit Fail/ Jenis Kertas 4

6.4 Maklumat Asas Di Atas Kulit Fail 5

6.5 Ukuran Setiap Ruang Atau Kolum Yang Disediakan Di 8

Kulit Fail
7. Tatacara Melengkapkan Maklumat Di Kulit Fail 11

8. Khidmat Nasihat 31

ii
 PANDUAN PENGGUNAAN KULIT FAIL RASMI KERAJAAN

1. PENGENALAN

Penggunaan kulit fail sangat penting kepada sektor awam di mana segala surat
menyurat dan dokumen direkod, disimpan dan diselenggara bagi memudahkan
urusan rujukan dan melaksanakan transaksi dengan cekap dan berkesan. Bagi
membolehkan penggunaan kulit fail diselaraskan, Arkib Negara Malaysia
menyediakan panduan khusus yang dinamakan Panduan Penggunaan Kulit
Fail Rasmi Kerajaan untuk diamalkan di setiap pejabat awam.

2. TUJUAN

Panduan ini disediakan bertujuan membantu pejabat awam tentang kaedah dan
tatacara menggunakan dan melengkapkan maklumat di kulit fail. Tatacara
penggunaan ini disediakan selaras dengan pengenalan reka bentuk kulit fail
rasmi yang baharu oleh Arkib Negara Malaysia bagi menggantikan kulit fail yang
lama.

3. BIDANG KUASA

Panduan ini disediakan selaras dengan kehendak seksyen 7 (h), Akta Arkib
Negara 2003 (Akta 629), MS 2223-1:2009 (Klausa 9: Kawalan dan proses
pengurusan rekod) dan MS 2223-2-:2009 (Klausa 4: Proses dan kawalan rekod)
serta Panduan Pengurusan Pejabat (Bahagian VII dan VIII), Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007.

4. SKOP

Panduan ini hanya meliputi peraturan dan kaedah penggunaan reka bentuk kulit
fail bertaraf Terbuka.

5. PENGGUNAAN PANDUAN

Panduan ini hendaklah dibaca bersekali dengan Panduan Pengurusan Fail

Rasmi Kerajaan yang disediakan oleh Arkib Negara Malaysia supaya mendapat

1
 gambaran lebih menyeluruh dan tepat tentang kaedah memfailkan surat dan
dokumen ke dalam fail.

6. CIRI-CIRI UMUM REKA BENTUK KULIT FAIL

Ciri-ciri umum yang terdapat pada reka bentuk kulit fail tersebut adalah seperti
berikut:

6.1. Reka Bentuk

Kulit fail yang direka mempunyai 4 lipatan iaitu; 3 di bahagian tulang

belakang dan 1 di bahagian penutup atau pelipat di sebelah kanan.
Penutup atau pelipat di sebelah kanan disediakan bertujuan melindungi
atau mengawal surat atau dokumen supaya tidak terkeluar daripada fail.
Reka bentuk kulit fail tersebut boleh dilihat di Rajah 1: Reka Bentuk Kulit
Fail Rasmi Kerajaan.

2
 NAMA JABATAN /AGENSI (Arkib Bil. 1/2015)

NOMBOR FAIL

FAIL YANG ……………………………………………………………………………

BERKAITAN
……………………………………………………………………………

TAJUK FAIL

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA…………………………… TARIKH KANDUNGAN AKHIR……………………………..

UNTUK TINDAKAN
UNIT PENDAFTARAN
PERGERAKAN FAIL FAIL/ REGISTRI

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh 1. TARIKH FAIL DIBUKA

Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar
…………………….

2. PENUTUPAN FAIL
Fail ditutup setelah
mencapai 100
lampiran / 4 sm tebal
yang mana lebih
awal
3. PELUPUSAN FAIL
Fail hendaklah
dilupuskan mengikut
tempoh pengekalan
yang ditetapkan
dalam Jadual
Pelupusan Rekod

Pindah

Simpan Di Jabatan

Musnah

(tanda mana yang

berkenaan)

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 1: Reka Bentuk Kulit Fail Rasmi Kerajaan

3
6.2. Warna Kulit Fail

Kulit fail adalah berwarna putih.

6.3. Ukuran/ Saiz Kulit Fail/ Jenis Kertas

(i) Apabila dibuka kulit fail akan berukuran 33 sm X 59 sm (23.3 in X 13

in). Kulit fail akan berukuran 23 sm X 33 sm (9 in X 13 in) apabila
dilipat.

(ii) Apabila dilipat kulit fail tersebut akan mempunyai pelipat di sebelah
kanan dan tulang belakang (spine).

(iii) Pelipat sebelah kanan akan berukuran 8.5 sm X 33 sm (3.5 in X 9 in)

apabila dilipat.

(iv) Tulang belakang tersebut direka sebagai penanda di mana fail perlu
ditutup apabila ketebalan surat atau dokumen memenuhi ketinggian
ruang tulang belakang.

(v) Apabila fail dilipat, tulang belakang kulit fail akan mempunyai
ketinggian atau ketebalan 4 sm (1.5 in) yang boleh dijadikan isyarat
penanda fail boleh ditutup kerana mempunyai ketebalan yang
munasabah.

(vi) Jenis kertas adalah “6 Sheet Card White”.

Penjelasan

(i) Ukuran/ saiz kulit fail yang dicadangkan adalah bersesuaian

dengan peralatan penyimpanan fail yang terdapat di pasaran
seperti kabinet berlaci empat dan rak bergerak (compactus).

(ii) Ukuran/ saiz kulit fail yang ditentukan juga adalah bersesuaian
dengan ukuran / saiz kotak penyimpanan rekod di Arkib Negara
Malaysia. Oleh yang demikian, setiap pejabat awam hendaklah
mematuhi ukuran / saiz yang ditentukan apabila membuat
pembelian kulit fail.

4
6.4. Maklumat Asas Di Atas Kulit Fail

(i) Maklumat asas yang terdapat di atas kulit fail tersebut adalah seperti
dalam Jadual A: Maklumat Asas Di Kulit Fail Rasmi.

(ii) Gambaran lebih jelas tentang kedudukan maklumat tersebut atas kulit
fail boleh dilihat di Rajah 2: Kedudukan Maklumat Asas Di
Bahagian Hadapan Kulit Fail Rasmi.

NOMBOR
MAKLUMAT
PENJELASAN

(1A) (Arkib Bil. 1/2015)

(1B) Nama Jabatan/ Agensi

(2) Nombor Fail

(2a) Kolum melintang

(2b) Kolum menegak

(3) Fail Yang Berkaitan

(4) Tajuk Fail

(5) Tarikh Kandungan Pertama

(6) Tarikh Kandungan Akhir

(7) Pergerakan Fail

(7a) Dihantar Kepada

(7b) Tarikh Dihantar

(8) Untuk Tindakan Unit Pendaftaran Fail/ Registri

1. Tarikh Fail Dibuka

5
 NOMBOR
MAKLUMAT
PENJELASAN

2. Penutupan Fail

3. Pelupusan Fail

(9) Moto:

‘Melindungi Maklumat Negara Tanggungjawab

Bersama’

(10) Petak kecil empat segi tepat

(11) Kod Bar (Bar Code)

(12) Cabutan Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Jadual A: Maklumat Asas di Kulit Fail Rasmi

6
 (1B) NAMA JABATAN /AGENSI (1A) (Arkib Bil. 1/2015)

(2b)
(2a)
NOMBOR FAIL

(3) FAIL YANG ……………………………………………………………………………

BERKAITAN
……………………………………………………………………………

(4) TAJUK FAIL

(10a) (10b)
(5) TARIKH KANDUNGAN PERTAMA…………… (6) TARIKH KANDUNGAN AKHIR………………….
(8) UNTUK TINDAKAN
UNIT PENDAFTARAN
(7) PERGERAKAN FAIL FAIL/ REGISTRI

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh 1. TARIKH FAIL DIBUKA

Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar …………………….
(7a) (7b) (7a) (7b) (7a) (7b) 2. PENUTUPAN FAIL
Fail ditutup setelah
mencapai 100
lampiran / 4 sm tebal
yang mana lebih
awal
3. PELUPUSAN FAIL
Fail hendaklah
dilupuskan mengikut
tempoh pengekalan
yang ditetapkan
dalam Jadual
Pelupusan Rekod

Pindah

Simpan Di Jabatan

Musnah

(tanda mana yang

berkenaan)

(11)

( 10c) (10d)

(9) MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 2: Kedudukan Maklumat Asas di Bahagian Hadapan Kulit Fail Rasmi

7
 (12)
CABUTAN
AKTA ARKIB
NEGARA 2003 CABUTAN DARI
(AKTA 629) AKTA ARKIB
NEGARA 2003
[AKTA 629]

-Seksyen 25, 26
KULIT FAIL SEBELAH dan 28 (Lihat
DALAM
Jadual E di m.s. 14)
KULIT FAIL SEBELAH
DALAM

KULIT FAIL SEBELAH LUAR

Rajah 3: Ruangan Cabutan Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

6.5. Ukuran Setiap Ruang Atau Kolum Yang Disediakan Di Kulit Fail

Format kulit fail yang disediakan mempunyai ruang atau kolum-kolum yang
perlu diisi dengan maklumat yang tertentu. Setiap ruang mempunyai
ukuran tersendiri bagi membolehkan maklumat dilengkapkan dengan
mudah dan mencukupi. Saiz huruf, jenis huruf dan warna tulisan juga
ditentukan bersesuaian dengan saiz ruang yang disediakan. Untuk
memudahkan penjelasan, Jadual B: Maklumat Ukuran Kulit Fail Rasmi
Kerajaan boleh dirujuk:

8
RUANG MAKLUMAT UKURAN SAIZ, JENIS DAN
WARNA TULISAN
RUANG

(1A) (Arkib Bil.1/2013) - Huruf Arial 8 (Bold) –

Hitam

(1B) NAMA JABATAN/ AGENSI 3 sm X 19.8 sm Huruf besar. Arial 9

(Bold) – Hitam

(2) NOMBOR FAIL - Huruf besar. Arial 9

(Bold) – Hitam

(2a) Bagi kolum melintang 2 sm X 19.8 sm -

(2b) Bagi kolum menegak 2.5 sm X 7 sm -

(3) FAIL YANG BERKAITAN 2 sm X 19.8 sm Huruf besar. Arial 7

(Bold) – Hitam

(4) TAJUK FAIL 4 sm X 22.9 sm Huruf besar. Arial 12

(Bold) – Hitam

(5) TARIKH KANDUNGAN 1.5 sm X 8.5 sm Huruf besar. Arial 8

PERTAMA (Bold) – Hitam

(6) TARIKH KANDUNGAN AKHIR 1.5 sm X 8.5 sm Huruf besar. Arial 8

(Bold) – Hitam

(7) PERGERAKAN FAIL 1.5 sm X 17 sm Huruf besar. Arial 12

(Bold) – Hitam

(7a) Tarikh Dihantar 1 sm X 2.7 sm Huruf besar pada

huruf pertama setiap
perkataan. Arial 8
(Bold) – Hitam

9
RUANG MAKLUMAT UKURAN SAIZ, JENIS DAN
WARNA TULISAN
RUANG

(7b) Dihantar Kepada 1 sm X 3 sm Huruf besar pada

huruf pertama setiap
perkataan. Arial 8
(Bold) – Hitam

Jarak Antara Garisan Melintang - -

(i) Jarak di antara satu garisan 0.6 sm Hitam

melintang dengan satu
garisan melintang yang lain
untuk ruangan ‘Dihantar
Kepada’ dan ‘Tarikh Dihantar’

(ii) Jumlah garisan melintang 28 garisan (Jarak Hitam

yang dicadangkan antara satu
garisan dengan
garisan yang lain
ialah 0.6 sm)

(8) UNTUK TINDAKAN UNIT 5.4 sm X 16.5 sm Huruf besar. Arial 10

PENDAFTARAN FAIL/ REGISTRI (Bold) - Hitam

Mengandungi 3 maklumat utama:

1. TARIKH FAIL DIBUKA - Huruf besar. Arial 10

(Bold) – Hitam

2. PENUTUPAN FAIL - Huruf besar. Arial 10

(Bold) – Hitam

3. PELUPUSAN FAIL - Huruf besar. Arial 10

(Bold) – Hitam

10
 RUANG MAKLUMAT UKURAN SAIZ, JENIS DAN
WARNA TULISAN
RUANG

(9) Moto: 0.8 sm X 22.9 sm Huruf besar. Arial 11

(Bold) - Hitam
MELINDUNGI MAKLUMAT
NEGARA TANGGUNGJAWAB
BERSAMA

(10) 4 kotak berbentuk empat segi 0.2 sm X 0.3 sm -

bujur sebagai penanda garisan
untuk menutup fail.

(11) Kod Bar (Bar Code) 2 sm X 3.5 sm -

(12) CABUTAN AKTA ARKIB 7.7 sm X 30 sm Huruf besar. Arial 8

NEGARA 2003 [AKTA 629] (Bold) - Hitam

Jadual B: Maklumat Ukuran Kulit Fail Rasmi Kerajaan

7. TATACARA MELENGKAPKAN MAKLUMAT DI KULIT FAIL

Untuk membolehkan penggunaan kulit fail secara berkesan, maklumat yang

disediakan hendaklah diisi dan dilengkapkan dengan jelas. Melengkapkan
maklumat yang disediakan di atas kulit fail akan membantu jabatan dalam
mengurus rekod terutamanya dari segi pewujudan, pengesanan, rujukan,
penyenggaraan dan pelupusan. Bagi mencapai matlamat tersebut tindakan
berikut hendaklah dilakukan dengan mencatatkan maklumat berikut di ruangan
yang disediakan di atas kulit fail: Lihat perkara 6.4 di atas untuk memudahkan
penjelasan bagi melengkapkan maklumat yang tertera di kulit fail.

11
7.1. Ruang (1A) ‘(Arkib Bil. 1/2015)’

Catatan ‘(Arkib Bil. 1/2015)’ merupakan nombor kawalan yang diberikan

oleh Arkib Negara Malaysia kepada kulit fail berkenaan. Ia dicatatkan di
sudut hujung bahagian atas sebelah kanan kulit fail.

7.2. Ruangan (1B) ‘Nama Jabatan/Agensi’

(i) Pejabat awam hendaklah mencatatkan nama jabatan/agensi masing-

masing dengan tepat dan jelas. Contoh:

ARKIB NEGARA MALAYSIA

Lihat Rajah 4: Contoh Catatan Pada Ruang Atau Kolum ‘Nama

Jabatan/Agensi’.

12
 (1B) NAMA JABATAN/AGENSI (1A ) (Arkib Bil. 1/2015)

ARKIB NEGARA MALAYSIA

NOMBOR FAIL

FAIL YANG
BERKAITAN

TAJUK FAIL

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA……………………… TARIKH KANDUNGAN AKHIR……………………………..

UNTUK TINDAKAN
UNIT PENDAFTARAN
PERGERAKAN FAIL FAIL/ REGISTRI

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh 1. TARIKH FAIL DIBUKA

Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar …………………….
2. PENUTUPAN FAIL
Fail ditutup setelah
mencapai 100
lampiran / 4sm tebal
yang mana lebih
awal
3. PELUPUSAN FAIL
Fail hendaklah
dilupuskan mengikut
tempoh pengekalan
yang ditetapkan
dalam Jadual
Pelupusan Rekod

Pindah

Simpan Di Jabatan

Musnah

(tanda mana yang

berkenaan)

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 4: Contoh Catatan Pada Ruang Atau Kolum ‘Nama Jabatan/Agensi’

13
(ii) Sekiranya diwujudkan oleh pejabat awam di peringkat negeri,
maklumat tersebut hendaklah dicatat selepas nama Jabatan/Agensi.

Contoh:

Arkib Negara Malaysia yang mempunyai cawangannya di negeri

Sabah.

Nama Jabatan/Agensi di ruang tersebut hendaklah ditulis seperti

berikut:

ARKIB NEGARA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Nama Jabatan/ Agensi hendaklah ditulis dengan huruf besar dengan

menggunakan dakwat kekal berwarna biru atau hitam. Menulis
Nama Agensi, Nombor Fail dan Tajuk Fail dengan menampalnya
melalui cetakan komputer adalah tidak digalakkan kerana
kemungkinan maklumat yang dicatat akan terkoyak, tertanggal atau
mudah dicarik. Selain daripada itu kemungkinan tulisannya akan
kabur disebabkan oleh masalah penggunaan dakwat pencetak yang
tidak kekal. Lihat Rajah 5: Contoh Catatan Pada Ruang Atau
Kolum ‘Nama Jabatan/Agensi’ di Peringkat Cawangan Negeri.

14
 NAMA JABATAN /AGENSI (Arkib Bil. 1/2015)

ARKIB NEGARA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

NOMBOR FAIL

FAIL YANG ……………………………………………………………………………

BERKAITAN
……………………………………………………………………………

TAJUK FAIL

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA…………………………… TARIKH KANDUNGAN AKHIR……………………………..

UNTUK TINDAKAN
UNIT PENDAFTARAN
PERGERAKAN FAIL FAIL/ REGISTRI

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh 1. TARIKH FAIL DIBUKA

Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar
…………………….

2. PENUTUPAN FAIL
Fail ditutup setelah
mencapai 100
lampiran / 4 sm tebal
yang mana lebih
awal
3. PELUPUSAN FAIL
Fail hendaklah
dilupuskan mengikut
tempoh pengekalan
yang ditetapkan
dalam Jadual
Pelupusan Rekod

Pindah

Simpan Di Jabatan

Musnah

(tanda mana yang

berkenaan)

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 5: Contoh Catatan Pada Ruang Atau Kolum ‘Nama Jabatan/Agensi’ di

Peringkat Cawangan Negeri

15
7.3. Ruangan (2) ‘Nombor Fail’

(i) (2a) - Kolum Melintang

Catatkan Nombor Fail dengan penuh dan jelas. Contoh:
ANM 100-5/7/2

(ii) (2b) - Kolum Menegak

Catatkan Nombor Fail sahaja. Contoh:
100-5/7/2

(a) Menulis Pada Ruang Atau Kolum ‘Nombor Fail’

Terdapat 2 ruang disediakan untuk menulis atau mencatat ‘Nombor

Fail’. Pejabat awam boleh memilih untuk menulis pada kedua-dua ruang
‘Nombor Fail’ atau satu ruang sahaja. Walau bagaimanapun, ‘Nombor
Fail’ bagi ruang atau kolum melintang (2a) mesti dilengkapkan. Kedua-
dua ruang atau kolum disediakan bertujuan:

(i) Bagi kolum melintang (2a) bersesuaian jika fail disimpan di dalam
kabinet berlaci empat.

(ii) Bagi kolum melintang dan menegak (2a) dan (2b) bersesuaian
sekiranya fail disimpan di dalam kabinet atau rak compactus di
mana fail digantung di dalam jaket yang disediakan.

 Untuk mendapatkan penjelasan lanjut sila rujuk Rajah 6: Contoh

Catatan Pada Ruang Atau Kolum ‘Nombor Fail’ Melintang dan
Menegak.

16
 NAMA JABATAN/AGENSI (Arkib Bil. 1/2015)

100-20/1/5

NOMBOR FAIL (2a) ANM. 100-20/1/5

(2b)

FAIL YANG ……………………………………………………………………………

BERKAITAN
……………………………………………………………………………

TAJUK FAIL

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA…………… TARIKH KANDUNGAN AKHIR………………….

UNTUK TINDAKAN
UNIT PENDAFTARAN
PERGERAKAN FAIL FAIL/ REGISTRI

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh

Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar 1.TARIKH FAIL DIBUKA
…………………….
2. PENUTUPAN FAIL
Fail ditutup setelah
mencapai 100
lampiran / 4 sm tebal
yang mana lebih
awal
3. PELUPUSAN FAIL
Fail hendaklah
dilupuskan mengikut
tempoh pengekalan
yang ditetapkan
dalam Jadual
Pelupusan Rekod

Pindah

Simpan Di Jabatan

Musnah

(tanda mana yang

berkenaan)

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 6: Contoh Catatan Pada Ruang Atau Kolum ‘Nombor Fail’ Melintang Dan
Menegak

17
7.4. Ruangan (3) ‘Fail Yang Berkaitan’

(a) Pada kolum ini hendaklah dicatatkan nombor rujukan dan tajuk fail sebagai
rujukan silang (sekiranya ada/ perlu) fail-fail yang berkaitan bagi membantu
jabatan atau agensi merujuk, menyemak atau menyelaraskan maklumat
atau tindakan yang perlu diambil terhadap sesuatu perkara.

Contoh:

Jadual C di bawah menunjukkan fail-fail yang diwujudkan di dalam

Program Sistem Pengurusan Kualiti ISO (International Standard for
Organisation) yang dilaksanakan oleh Arkib Negara Malaysia. Selain
mempunyai fail induk ANM.100-20/1/1, program pengurusan kualiti Arkib
Negara Malaysia turut disokong oleh lain-lain program yang berkaitan
dengannya yang diwujudkan di bawah tajuk fail yang khusus.

Cara atau kaedah untuk melengkapkan maklumat tersebut boleh dilihat

dalam Rajah 7: Cara Atau Kaedah Untuk Melengkapkan Maklumat di
Ruang ‘Fail Yang Berkaitan’.

FAIL INDUK (NO. BIL. FAIL YANG BERKAITAN (NO. RUJUKAN

RUJUKAN DAN TAJUK) DAN TAJUK)

ANM.100-20/1/1 1. ANM.100-20/1/2
Pentadbiran - MS ISO - Pentadbiran - MS ISO - Perancangan dan
Perancangan dan Pelaksanaan - Cawangan Pentadbiran,
Pelaksanaan - Arkib Negara Perjawatan dan Kewangan
Malaysia
2. ANM.600-1/4/3
Pengurusan Rekod - Dasar dan Standard -
Standard - Jawatankuasa Teknikal
Pengurusan Rekod (ISO 15489)

3. ANM.500-6/1/2/25
Latihan ISO 9001 2000 Anjuran SIRIM
Berhad

Jadual C: Fail-Fail Yang Berkaitan Dengan Program Sistem Pengurusan Kualiti

ISO (International Standard for Organisation) yang dilaksanakan oleh
Arkib Negara Malaysia

18
7.5. Ruangan (4) ‘Tajuk Fail’

Tulis dengan jelas tajuk fail. Contoh:

MESYUARAT PENGURUSAN JABATAN

Lihat Rajah 8: Cara Atau Kaedah Untuk Melengkapkan Maklumat di

Ruang ‘Tajuk Fail’.

19
 NAMA JABATAN/AGENSI (Arkib Bil. 1/2015)

ARKIB NEGARA MALAYSIA

100-20/1/1

NOMBOR FAIL
ANM.100-20/1/1

(3)
FAIL YANG 1) ANM.100-20/1/2: Pentadbiran - MS ISO - Perancangan dan Pelaksanaan - Cawangan
BERKAITAN Pentadbiran, Perjawatan dan Kewangan
2) ANM.600-1/4/3 : Pengurusan Rekod - Dasar dan Standard - Standard - Jawatankuasa
Teknikal Pengurusan Rekod (ISO 15489)
3) ANM.500-6/1/2/25 : Latihan ISO 9001 2000 Anjuran SIRIM Berhad

TAJUK FAIL
PENTADBIRAN - MS ISO - PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN –
ARKIB NEGARA MALAYSIA

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA……………………… TARIKH KANDUNGAN AKHIR……………………………..

UNTUK TINDAKAN UNIT
PENDAFTARAN FAIL/
PERGERAKAN FAIL REGISTRI

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Dihantar Tarikh 1.TARIKH FAIL DIBUKA
Kepada Dihantar Kepada Kepada Dihantar …………………….

2. PENUTUPAN FAIL
Fail ditutup setelah
mencapai 100
lampiran / 4 sm tebal
yang mana lebih
awal)

3. PELUPUSAN FAIL
Fail hendaklah
dilupuskan mengikut
tempoh pengekalan
yang ditetapkan
dalam Jadual
Pelupusan Rekod

Pindah

Simpan Di Jabatan

Musnah

(tanda mana yang

berkenaan)

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 7: Cara Atau Kaedah Untuk Melengkapkan Maklumat Di Ruang

‘Fail Yang Berkaitan’

20
 NAMA JABATAN /AGENSI (Arkib Bil. 1/2015)

NOMBOR FAIL

FAIL YANG ……………………………………………………………………………

BERKAITAN ……………………………………………………………………………

(4) TAJUK FAIL

MESYUARAT PENGURUSAN JABATAN

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA…………………………… TARIKH KANDUNGAN AKHIR……………………………..

UNTUK TINDAKAN
UNIT PENDAFTARAN
PERGERAKAN FAIL FAIL/ REGISTRI

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh 1. TARIKH FAIL DIBUKA

Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar …………………….

2. PENUTUPAN FAIL
Fail ditutup setelah
mencapai 100
lampiran / 4 sm tebal
yang mana lebih
awal
3. PELUPUSAN FAIL
Fail hendaklah
dilupuskan mengikut
tempoh pengekalan
yang ditetapkan
dalam Jadual
Pelupusan Rekod

Pindah

Simpan Di Jabatan

Musnah

(tanda mana yang

berkenaan)

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 8: Cara Atau Kaedah Untuk Melengkapkan Maklumat Di Ruang

‘Tajuk Fail’

21
7.6. Ruangan (5) ‘Tarikh Kandungan Pertama’

Dalam ruangan ini hendaklah dicatatkan tarikh surat yang pertama dikandungkan
di dalam fail berkenaan.

7.7. Ruangan (6) ‘Tarikh Kandungan Akhir’

Kolum ini hendaklah dicatat tarikh surat yang terakhir dikandungkan dalam fail
berkenaan. Ia juga menandakan fail tersebut telah ditutup.

 Lihat Rajah 9: Mencatatkan maklumat ‘Tarikh Kandungan Pertama’

dan ‘Tarikh Kandungan Akhir’.

7.7.1. Penjelasan Kegunaan Ruangan (5) ‘Tarikh Kandungan Pertama’

dan Ruangan (6) ‘Tarikh Kandungan Akhir’

(a) Melalui kedua-dua kolum atau ruangan (5) dan (6) di atas jabatan
dan agensi akan mengetahui tarikh terawal rekod diwujudkan dan
tarikh terakhir rekod dicatatkan. Ini bermakna maklumat tentang
usia fail atau rekod boleh diketahui dengan segera.

(b) Kolum tersebut juga berperanan membantu pejabat awam untuk

kerja-kerja penyenaraian rekod apabila hendak mengemukakan
permohonan pelupusan rekod kepada Arkib Negara Malaysia di
mana dalam borang permohonan pelupusan kedua-dua
maklumat tersebut mesti dilengkapkan.

22
 NAMA JABATAN/AGENSI (Arkib Bil. 1/2015)

ARKIB NEGARA MALAYSIA

ANM 100-20/1/1

NOMBOR FAIL ANM.100-20/1/1

FAIL YANG 1) ANM.100-20/1/2: Pentadbiran - MS ISO - Perancangan dan Pelaksanaan - Cawangan

BERKAITAN Pentadbiran, Perjawatan dan Kewangan
2) ANM.600-1/4/3 : Pengurusan Rekod - Dasar dan Standard - Standard -
Jawatankuasa Teknikal Pengurusan Rekod (ISO 15489)
3) ANM.500-6/1/2/25 : Latihan ISO 9001 2000 Anjuran SIRIM Berhad

TAJUK FAIL
PENTADBIRAN - MS ISO - PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN –
ARKIB NEGARA MALAYSIA

(5) TARIKH KANDUNGAN PERTAMA…12.6.2008… (6) TARIKH KANDUNGAN AKHIR……25.6.2013…

UNTUK TINDAKAN UNIT
PENDAFTARAN FAIL/
PERGERAKAN FAIL REGISTRI

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh

Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar 1.TARIKH FAIL DIBUKA
…18.6.2008…
P(BPP) 22.6.2008 TKP(P) 15.5.2012 2. PENUTUPAN FAIL
KS (DSPK) 23.6.2008 P(BRK) 20.5.2012 Fail ditutup setelah
R 23.6.2008 P(BPP) 23.5.2012 mencapai 100
PA (DSPK)1 1.10.2008 R 25.5.2012 lampiran / 4 sm tebal
PA 9DSPK)2 4.10.2008 KS (DSPK) 6.12.2012
yang mana lebih
awal.
R 5.10.2008 PA(DSPK)1 10.12.2012
3. PELUPUSAN FAIL
TKP(P) 15.5.2009 PA(DSPK)2 12.12.2012 Fail hendaklah
P(BRK) 20.5.2009 R 15.12.2012 dilupuskan mengikut
tempoh pengekalan
P(BPP) 23.5.2009 KS (DSPK) 15.5.2013
yang ditetapkan
R 25.5.2009 PA(DSPK)1 20.5.2013 dalam Jadual
Pelupusan Rekod
KS (DSPK) 6.12.2009 PA(DSPK)2 23.5.2013
PA(DSPK)1 10.12.2009 R 25.5.2013
Pindah
PA(DSPK)2 12.12.2009 TKP(P) 5.6.2013
R 15.12.2009 P(BRK) 9.6.2013
Simpan Di Jabatan
TKP(P) 15.5.2010 P(BPP) 12.6.2013
P(BRK) 20.5.2010 R 30.6.2013
Musnah 
P(BPP) 23.5.2010
F 25.5.2010 (tanda mana yang
PA (DSPK)1 1.10.2010 berkenaan)
PA 9DSPK)2 4.10.2010

P(BPP) 22.6.2010
KS (DSPK) 6.12.2010
PA(DSPK)1 10.7.2011
PA(DSPK)2 12.7.2011
R 15.7.2011
TKP(P) 15.12.2011
P(BRK) 20.12.2011

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 9: Mencatatkan Maklumat ‘Tarikh Kandungan Pertama’ dan

‘Tarikh Kandungan Akhir’

23
7.8. Ruangan (7) Pergerakan Fail

(a) ‘Kolum Pergerakan Fail’ bertujuan mencatatkan pergerakan fail daripada

seorang pegawai kepada pegawai yang lain. Bahagian ini menyediakan dua
ruangan iaitu:

(i) Ruangan 7(a) ‘Dihantar Kepada’ dan;

(ii) Ruangan 7(b) ‘Tarikh Dihantar’.

Penjelasan:

- Apabila seseorang pegawai ingin mengemukakan sesebuah fail

kepada pegawai lain, beliau perlu mencatatkan singkatan
perjawatan (designation) pegawai berkenaan dalam ruangan
‘Dihantar Kepada’ dan mencatatkan tarikh beliau mengemukakan
fail tersebut kepada pegawai berkenaan dengan mencatatkan
tarikh dalam ruangan ‘Tarikh Dihantar’ pada kulit fail tersebut.
Tujuan catatan dibuat adalah bagi memudahkan fail tersebut
diedarkan dengan tepat kepada pegawai yang akan merujuk atau
mengambil tindakan ke atas fail berkenaan.

- Sebagai contoh, seorang pegawai ingin mengemukakan sesebuah

fail tertentu kepada En. Mohd. Firdaus bin Iman yang berjawatan
Penolong Pegawai Tadbir (Kewangan) 2. Tarikh fail akan
diserahkan oleh beliau kepada En. Mohd. Firdaus ialah 4 Jun 2013.
Singkatan perjawatan En. Mohd. Firdaus pula ialah PPT (K) 2.

- Untuk mengemukakan fail tersebut kepada En. Mohd. Firdaus

dengan teratur, pegawai berkenaan hendaklah mencatatnya
dengan jelas di kulit fail singkatan jawatan En. Mohd. Firdaus
sahaja serta mencatatkan tarikh fail tersebut dihantar atau
dikemukakan kepada beliau. Lihat contoh di Jadual D: Kaedah
Mencatat di Ruangan ‘Dihantar Kepada’ dan ‘Tarikh Dihantar’.

24
 PERGERAKAN FAIL
Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh
Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar

PPT (K) 2 4.6.2013

Jadual D: Kaedah Mencatat Di Ruangan ‘Dihantar Kepada’ Dan

‘Tarikh Dihantar’.

(b) Ruangan atau kolum tersebut juga dapat menggambarkan dengan jelas
sejauhmana keaktifan fail berkenaan dari segi pergerakan dan
penggunaannya.

 Untuk keterangan lanjut lihat juga Rajah 10: Kaedah Mencatat

‘Pergerakan Fail’ Dengan Menggunakan Ruang ‘Dihantar Kepada’
dan ‘Tarikh Dihantar’.

25
 NAMA JABATAN /AGENSI (Arkib Bil. 1/2015)

NOMBOR FAIL

FAIL YANG ……………………………………………………………………………

BERKAITAN
……………………………………………………………………………

TAJUK FAIL

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA…………………………… TARIKH KANDUNGAN AKHIR……………………………..

UNTUK TINDAKAN
UNIT PENDAFTARAN
(7) PERGERAKAN FAIL FAIL/ REGISTRI

Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh 8. TARIKH FAIL DIBUKA

Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar
(7a) (7b) (7a) (7b) (7a) (7b)
…………………….
PPT(K )2 4.6.2013 9. PENUTUPAN FAIL
Fail ditutup setelah
mencapai 100
lampiran / 4 sm tebal
yang mana lebih
awal
10. PELUPUSAN FAIL
Fail hendaklah
dilupuskan mengikut
tempoh pengekalan
yang ditetapkan
dalam Jadual
Pelupusan Rekod

Pindah

Simpan Di Jabatan

Musnah

(tanda mana yang

berkenaan)

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 10: Kaedah Mencatat ‘Pergerakan Fail’ Dengan Menggunakan Ruang

‘Dihantar Kepada’ dan ‘Tarikh Dihantar’

26
7.9. Ruangan (8) ‘Untuk Tindakan Unit Pendaftaran Fail/ Registri’

Bahagian ini mengandungi beberapa arahan tindakan yang perlu

diambil oleh Unit Pendaftaran Fail/ Registri iaitu:

1. Tarikh Fail Dibuka

Catatkan tarikh fail dibuka.

2. Penutupan Fail
Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 lampiran atau 4
sm tebal; yang mana lebih awal dan seterusnya membuka fail
sambungan untuk tindakan selanjutnya.

3. Pelupusan Fail
Unit ini hendaklah mencatatkan tanda  di dalam kotak yang
disediakan iaitu sama ada fail dicadang ‘Pindah’; ‘Simpan Di
Jabatan’ atau ‘Musnah’ berpandukan kepada arahan dalam
Jadual Pelupusan Rekod. Catatan hendaklah dibuat dalam kotak
berkenaan sebaik sahaja sesebuah fail ditutup.

 Gambaran jelas tentang cara melengkapkan maklumat di

ruangan (8) boleh dilihat di Rajah 11: Catatan Di Ruang
‘Untuk Tindakan Unit Pendaftaran Fail/ Registri’.

27
 NAMA JABATAN/AGENSI (Arkib Bil. 1/2015)

ARKIB NEGARA MALAYSIA

100-20/1/1

NOMBOR FAIL ANM.100-20/1/1

FAIL YANG 4) ANM.100-20/1/2 : Pentadbiran - MS ISO - Perancangan dan Pelaksanaan - Cawangan

BERKAITAN Pentadbiran, Perjawatan dan Kewangan
5) ANM.600-1/4/3 : Pengurusan Rekod - Dasar dan Standard - Standard -
Jawatankuasa Teknikal Pengurusan Rekod (ISO 15489)
6) ANM.500-6/1/2/25 : Latihan ISO 9001 2000 Anjuran SIRIM Berhad

TAJUK FAIL
PENTADBIRAN - MS ISO - PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN –
ARKIB NEGARA MALAYSIA
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA…12.6.2008… TARIKH KANDUNGAN AKHIR……25.6.2013…
(8)
UNTUK TINDAKAN
PERGERAKAN FAIL UNIT PENDAFTARAN
FAIL/ REGISTRI
Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh
Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar
P(BPP) 22.6.2008 TKP(P) 15.5.2012
1.TARIKH FAIL DIBUKA
KS (DSPK) 23.6.2008 P(BRK) 20.5.2012 …18.6.2008…
R 23.6.2008 P(BPP) 23.5.2012 2. PENUTUPAN FAIL
PA(DSPK)1 1.10.2008 R 25.5.2012 Fail ditutup setelah
PA (DSPK)2 4.10.2008 KS (DSPK) 6.12.2012 mencapai 100
R 5.10.2008 PA(DSPK)1 10.12.2012 lampiran / 4 sm tebal
TKP(P) 15.5.2009 PA(DSPK)2 12.12.2012 yang mana lebih
P(BRK) 20.5.2009 R 15.12.2012 awal.
3. PELUPUSAN FAIL
P(BPP) 23.5.2009 KS (DSPK) 15.5.2013 Fail hendaklah
R 25.5.2009 PA(DSPK)1 20.5.2013 dilupuskan mengikut
tempoh pengekalan
KS (DSPK) 6.12.2009 PA(DSPK)2 23.5.2013
yang ditetapkan
PA(DSPK)1 10.12.2009 R 25.5.2013 dalam Jadual
PA(DSPK)2 12.12.2009 TKP(P) 5.6.2013 Pelupusan Rekod
R 15.12.2009 P(BRK) 9.6.2013
TKP(P) 15.5.2010 P(BPP) 12.6.2013 Pindah
P(BRK) 20.5.2010 R 30.6.2013
P(BPP) 23.5.2010
Simpan Di Jabatan
R 25.5.2010
PA (DSPK)1 1.10.2010
PA(DSPK)2 4.10.2010
Musnah 
P(BPP) 22.6.2010 (tanda mana yang
KS (DSPK) 6.12.2010 berkenaan)
PA(DSPK)1 10.7.2011
PA(DSPK)2 12.7.2011
R 15.7.2011
TKP(P) 15.12.2011
P(BRK) 20.12.2011
R 20.12.2011

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 11: Catatan Di Ruang ‘Untuk Tindakan Unit Pendaftaran Fail/ Registri’

28
7.10. Ruangan (9) ‘Moto Kulit Fail’

Moto yang sedia dicetak dengan perkataan berikut:

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB

BERSAMA

7.11. Ruangan (10) Petak Kecil Empat Segi Tepat

Empat (4) petak kecil (10a, 10b, 10c dan 10d) berbentuk empat segi
tepat disediakan berdekatan ruang “Untuk Tindakan Unit Pendaftaran
Fail/Registri” dan di bahagian sebelah kiri garisan melintang paling
bawah di ruang “Dihantar Kepada“ dan “Tarikh Dihantar” yang memberi
panduan kepada jabatan/agensi membuat garisan melintang untuk
menutup fail. Lihat Rajah 12: Penanda Kotak Kecil Empat Segi Tepat
Yang Disediakan Untuk Membuat Dua Garisan Panjang
Menyerong Bagi Menutup Fail.

29
 NAMA JABATAN/AGENSI (Arkib Bil. 1/2015)

100-20/1/1 ARKIB NEGARA MALAYSIA

NOMBOR ANM.100-20/1/1
FAIL

FAIL YANG 1) ANM.100-20/1/2 : Pentadbiran - MS ISO - Perancangan dan Pelaksanaan -

BERKAITAN Cawangan Pentadbiran, Perjawatan dan Kewangan
2) ANM.600-1/4/3 : Pengurusan Rekod - Dasar dan Standard - Standard -
Jawatankuasa Teknikal Pengurusan Rekod (ISO 15489)
3) ANM.500-6/1/2/25 : Latihan ISO 9001 2000 Anjuran SIRIM Berhad

TAJUK FAIL
PENTADBIRAN - MS ISO - PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN –
ARKIB NEGARA MALAYSIA
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA…12.6.2008… TARIKH KANDUNGAN AKHIR……25.6.2013…
(8)
PERGERAKAN FAIL UNTUK TINDAKAN
UNIT PENDAFTARAN
Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh FAIL/ REGISTRI
Kepada Dihantar Kepada Dihantar Kepada Dihantar
P(BPP) 22.6.2008 TKP(P) 15.5.2012
KS (DSPK) 23.6.2008 P(BRK) 20.5.2012 1.TARIKH FAIL DIBUKA
…18.6.2008…
R 23.6.2008 P(BPP) 23.5.2012
2. PENUTUPAN FAIL
PA(DSPK)1 1.10.2008 R 25.5.2012
Fail ditutup setelah
PA 4.10.2008 KS (DSPK) 6.12.2012
(DSPK)2 mencapai 100
R 5.10.2008 PA(DSPK)1 10.12.2012 lampiran / 4 sm tebal
TKP(P) 15.5.2009 PA(DSPK)2 12.12.2012 yang mana lebih
P(BRK) 20.5.2009 R 15.12.2012 awal.
3. PELUPUSAN FAIL
P(BPP) 23.5.2009 KS (DSPK) 15.5.2013
Fail hendaklah
R 25.5.2009 PA(DSPK)1 20.5.2013 dilupuskan mengikut
KS (DSPK) 6.12.2009 PA(DSPK)2 23.5.2013 tempoh pengekalan
yang ditetapkan
PA(DSPK)1 10.12.2009 R 25.5.2013
dalam Jadual
PA(DSPK)2 12.12.2009 TKP(P) 5.6.2013 Pelupusan Rekod
R 15.12.2009 P(BRK) 9.6.2013
TKP(P) 15.5.2010 P(BPP) 12.6.2013
Pindah
P(BRK) 20.5.2010 R 30.6.2013
P(BPP) 23.5.2010
R 25.5.2010 Simpan Di Jabatan
PA (DSPK)1 1.10.2010
PA(DSPK)2 4.10.2010 Musnah 
P(BPP) 22.6.2010
(tanda mana yang
KS (DSPK) 6.12.2010 berkenaan)
PA(DSPK)1 10.7.2011
PA(DSPK)2 12.7.2011
R 15.7.2011
TKP(P) 15.12.2011
P(BRK) 20.12.2011
R 20.12.2011

MELINDUNGI MAKLUMAT NEGARA TANGGUNGJAWAB BERSAMA

Rajah 12: Penanda Kotak Kecil Empat Segi Tepat Yang Disediakan Untuk
Membuat Dua Garisan Panjang Menyerong Bagi Menutup Fail

30
 7.12. Ruangan (11) Kod Bar (Bar Code)

Kod bar disediakan untuk menyimpan maklumat fail dalam bentuk

elektronik. Kod bar tersebut mengandungi metadata mengenai setiap
fail yang diwujudkan seperti nombor klasifikasi, tajuk, pinjaman,
pengedaran, tarikh fail dibuka, tarikh fail ditutup dan sebagainya. Kod
bar disediakan di sudut kanan sebelah bawah bahagian hadapan kulit
fail.

7.13. Ruangan (12) Cabutan Daripada Akta Arkib Negara 2003 [Akta
629]

Di bahagian pelipat (flipper) kulit fail tersedia cetakan maklumat

‘Cabutan Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] Seksyen 25 ‘Larangan
Terhadap Pemusnahan Rekod Awam’ (1) ,(2) dan (3) sahaja; Seksyen
26 ‘Pelupusan Rekod Awam’ (1) (a), (b) dan (c) dan Seksyen 28
‘Pemindahan Rekod Awam ke Arkib Negara’ (1) (a), (b) dan (c) sahaja
seperti yang ditunjukkan dalam Jadual E: Cabutan Daripada Akta
Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629), Seksyen 25, 26 dan 28.

8. KHIDMAT NASIHAT

Sebarang khidmat nasihat mengenai Penggunaan Kulit Fail Rasmi Kerajaan

hendaklah merujuk kepada Arkib Negara Malaysia.

31
 CABUTAN DARIPADA AKTA ARKIB NEGARA 2003 [AKTA 629]

25. Larangan terhadap pemusnahan rekod awam

(1) Walau apa pun mana-mana undang-undang bertulis yang berlawanan, tiada seorang pun boleh, kecuali
dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis Ketua Pengarah, memusnahkan atau
membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang dalam jagaan atau di bawah kawalan orang
itu.

(2) Seseorang yang berniat untuk memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod
awam hendaklah ---

(a) memberitahu Ketua Pengarah dalam borang yang ditetapkan tentang niat untuk berbuat demikian;
dan
(b) dalam pemberitahuan itu, menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan.

(3) Ketua Pengarah boleh menghendaki mana-mana rekod awam yang dinyatakan dalam pemberitahuan
di bawah subseksyen (2) dijadikan tersedia untuknya bagi pemeriksaannya dan dia boleh memeriksa
rekod itu.

(4) Ketua Pengarah boleh, mengikut seksyen 26, membenarkan pemusnahan rekod awam yang dinyatakan
dalam pemberitahuan di bawah subseksyen (2).

(5) Mana-mana orang yang melanggar subseksyen (1) dan (2) atau yang tidak menjadikan tersedia mana-
mana rekod awam sebagaimana yang dikehendaki oleh Ketua Pengarah di bawah subseksyen (3)
melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu ringgit atau
dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi satu tahun atau kedua-duanya.

26. Pelupusan rekod awam

(1) Ketua Pengarah boleh membenarkan pelupusan mana-mana rekod awam atau kelas rekod awam yang---
(a) oleh sebab bilangan , jenis atau bersifat rutin rekod itu, pada pendapatnya tidak memiliki apa-apa nilai
kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya;
(b) tidak dikehendaki bagi maksud rujukan dalam mana-mana pejabat awam selepas—
(i) tindakan ke atas rekod awam telah tamat
(ii) habis tempoh yang dipersetujui antara Ketua Pengarah dengan ketua pentadbir pejabat awam itu;
atau
(c) keadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaannya yang berterusan.

28. Pemindahan rekod awam ke Arkib Negara.

(1) Tertakluk kepada subseksyen (2), rekod awam yang berikut yang dalam jagaan atau di bawah kawalan
sesuatu pejabat awam hendaklah dipindahkan oleh ketua pentadbir pejabat awam itu kepada jagaan dan
kawalan Arkib Negara:
(a) mana-mana rekod awam yang telah ditamatkan bagi tempoh yang lebih daripada lima tahun;
(b) mana-mana rekod yang dihasilkan secara elektronik; dan
(c) mana-mana rekod awam bukan semasa yang pada pendapat Ketua Pengarah mempunyai
nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua- duanya.

Jadual E: Cabutan Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] Seksyen 25, 26 dan 28

32