Pengurusan dan

Pentadbiran
Kokurikulum: Sistem
Fail dan Surat
Menyurat
Disediakan oleh:
Nur Ain Balqhis
 KANDUNGAN

PROSEDUR KOMUNIKASI RASMI

SISTEM FAIL DAN
MENULIS SURAT MELALUI MEDIA
JENIS FAIL
RASMI ELEKTRONIK
 SISTEM FAIL
Proses pengelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan dan mengindeks
fail untuk tujuan pengesanan apabila diperlukan

TUJUAN SISTEM FAIL

● Mudah mencari rekod tanpa perlu membuang masa
● Maklumat dan rekod tidak akan hilang dan mudah disediakan
● Menambah kecekapan pengurusan dan pentadbiran sesebuah persatuan
 SISTEM FAIL UTAMA

PENGELASAN FAIL PENGELASAN FAIL

MENGIKUT ABJAD MENGIKUT PERKARA

PENGELASAN FAIL
MENGIKUT TEMPAT PENGELASAN FAIL
DAN KAWASAN MENGIKUT ANGKA
 CIRI-CIRI PENTING

01 04 Sistem fail yang

Sesuatu sistem mudah digunakan tidak
dicari dan diperoleh kompleks
dengan cepat

02 Sesuai dengan 05 Boleh diubahsuai

keperluan organisasi mengikut keperluan

Dokumen yang
03 Melibatkan kos dan 06 difailkan mendapat
ruang yang minimum perlindungan
keselamatan
 JENIS-JENIS FAIL

PUTIH - Terbuka dan terhad KUNING (berpalang merah depan

Fungsi, fail peribadi dan dan belakang)- Rahsia Besar
dokumen Fungsi, keselamatan negara

HIJAU- SULIT
Fungsi, laporan sulit dan soalan

MERAH JAMBU (berpalang

depan/belakang) - Rahsia
Fungsi, tender dan kewangan
 KOD SISTEM FAIL

● Rujukan kami- kod fail

pengiring

● Rujukan tuan- rujukan

agensi luar
 SURAT MENYURAT
Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan
berkanun, swasta dan individu untuk berhubung secara rasmi antara satu
sama lain.
Surat yang digunakan dalam persatuan ialah Surat Rasmi.

Jenis Surat Rasmi ialah:

Surat Panggilan Surat Permohonan

Surat Pemberitahuan
Mensyuarat mengadakan Lawatan

Surat Memanggil
Penceramah Surat Memohon Kerja
 PROSEDUR MENULIS SURAT RASMI
● Logo, nama dan alamat persatuan
● Nama jawatan tertinggi persatuan
● No fail. (rujukan kami dan rujukan tuan)
● Tarikh
● Alamat penerima ● Nama dan jawatan
● Menghadap atau pembuka surat ● Surat salinan (jika
● Perkara berkaitan)
● Kandungan surat seringkasnya ● Nama kependekan
● Ucapan terima kasih dan penghargaan (initial) penulis
● Cogan kata
● Yang menjalankan tugas/ menurut perintah
● Tandatangan
KOMUNIKASI RASMI MELALUI MEDIA ELEKTRONIK

KELEBIHAN
Komunikasi EMEL
melalui :
Lebih mudah berbanding
medium yang lain
Suara Tidak perlu respon spontan
Video seperti telefon
Mesej Boleh dihantar kepada ramai
Gambar penerima
Mengurangkan halangan
komunikasi
 RUJUKAN
Farah Saberi. (2016). Pengurusan dan Pentadbiran Kokurikulum: Sistem Fail dan Surat
Menyurat. Dimuat turun daripada
https://prezi.com/d-z_nz0vdawb/pengurusan-dan-pentadbiran-kokurikulum-sistem-fail-dan-
sura/
Nur Syalra. (n.d). Contoh surat rasmi permohonan aktiviti Kelab dan Persatuan.
https://www.scribd.com/doc/126408026/contoh-surat-rasmi-permohonan-aktiviti-Kelab-Dan-
Persatuan-Bahasa-Melayu

https://sumberpendidikan.com/2016/01/31/surat-kelulusan-penubuhan/
https://www.scribd.com/doc/126408026/contoh-surat-rasmi-permohonan-aktiviti-Kelab-Dan-
Persatuan-Bahasa-Melayu