BIL.

TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-

JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA
KUASA

Menerima surat-surat yang perlu

diberi TINDAKAN atau difailkan.

Mendapatkan fail berkaitan,

masukkan surat-surat tersebut ke
fail yang berkenaan

Merujuk sistem klasifikasi fail yang

telah ditetapkan bagi tujuan
membuka fail baharu sekiranya
surat yang diterima tidak
mempunyai fail.

Mendaftar dan membuka fail

fungsian melalui sistem Scaf
untuk kegunaan urusan pelantikan
dan dokumentasi APP yang
baharu melapor diri

Membuat agihan surat / dokumen

yang telah didaftar mengikut no
scaf yang telah didaftar.

Hantar fail berkandung surat

TINDAKAN kepada pegawai yang
diminitkan

Merekod pergerakan fail

Surat yang telah diminit akan

dikaji dan diambil tindakan oleh
pegawai

Setelah fail di ambil TINDAKAN.

Menyusun dan menyimpan fail di
bilik registri/ rekod/ fail

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-

JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA
 KUASA

1. Melaksanakan proses semakan

bagi fail yang ditutup melebihi
LIMA (5) tahun untuk tindakan
pelupusan.

Fail-fail disusun mengikut siri

rekod urusan am, kewangan dan
fungsian

Membuat pengasingan rekod

berdasarkan siri dalam Jadual
Pelupusan Rekod Urusan Am,
Kewangan dan Fungsian untuk
memastikan tindakan pelupusan
yang akan diambil.

Menghantar permohonan
pelupusan kepada Jabatan Arkib
Negara untuk urusan pelupusan
rekod selepas melengkapkan
borang-borang yang berkaitan

Permohonan pelupusan untuk

rekod kewangan perlu diperolehi
dari Arkib Negara Malaysia /
Negeri, Jabatan Audit Negara/
Jabatan Akauntan Negara
sebelum dibenarkan untuk
pelupusan oleh PTJ dengan
pelbagai cara.

Pelupusan rekod fungsian / am

yang lain hanya perlu dihantar ke
Jabatan Arkib Negara dan
Jabatan Audit Negara untuk
tujuan kelulusan pelupusan.

Merujuk Jadual Pelupusan Rekod

dan melaksanakan pelupusan
merujuk kepada peraturan Arkib
Negara setelah mendapat
kelulusan.

Merekod dan failkan.

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA
KUASA

Membuat perancangan bagi

Perolehan barang

Menghubungi pembekal dalam

senarai

Terima sebutharga dan sediakan

L.O

Menyemak dan memeriksa

barang-barang yang diterima
berserta nota serahan / invois

Pastikan invois lengkap dan

penilaian pembekal disertakan

Serahkan dokumen bagi tujuan

pembayaran

Daftar stok yang diterima dalam

masa 14 hari bekerja ke dalam
Sistem Pengurusan Stor (SPS)

Rekod bekalan dalam kad petak

dan kad kawalan stok

Stok hendaklah disusun dengan

memudahkan pengeluaran secara
(Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu)
MDKD diberi keutamaan