KURSUS

PENGURUSAN FAIL
BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT,
JABATAN KASTAM DIRAJA MALAYSIA (JKDM)

TARIKH : 27 OKTOBER 2022 (KHAMIS)

TEMPAT : DEWAN SEMARAK JATI, JKDM
PENGENALAN KEPADA
PENGURUSAN REKOD
 KANDUNGAN

DEFINISI PENGURUSAN DAN SUMBER PENGURUSAN

TAFSIRAN PENGURUSAN REKOD

TAFSIRAN REKOD DAN REKOD AWAM

CIRI – CIRI REKOD

KITAR HAYAT REKOD

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

FAEDAH PENGURUSAN REKOD

3
 OBJEKTIF

Rekod

Mengetahui dan
Sejarah memahami asas-asas
pengurusan rekod di
Kebangsaan pejabat awam

ARKIB

4
JENIS REKOD

5
PENGURUSAN

MS ISO

Pengurusan dan penggunaan sumber

yang paling minima bagi mendapatkan
hasil yang optima

6
PENGURUSAN

MS ISO
Management includes planning, organizing,
staffing, leading or directing, and controlling an
organization to accomplish the goal or target.
Resourcing encompasses the deployment and
manipulation of human resources, financial
resources, technological resources, and natural
resources 7
 SUMBER PENGURUSAN

MASA TENAGA KERJA

01
06

02 KEWANGAN
KAEDAH
05

03
04 MESIN
PERALATAN

8
PENGURUSAN REKOD

MS ISO 15489-1:2020, Bahagian 1, Klausa 3.15

Bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi

mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke
atas pewujudan, penerimaan, penyenggaraan,
penggunaan dan pelupusan rekod. Kawalan ini
termasuk proses penawanan bukti dan maklumat
mengenai aktiviti dan transaksi urusan organisasi
dalam bentuk rekod
9
 REKOD

Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang

menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya
merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,
dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan,
lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf,
rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara
elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal
dan apa-apa salinannya
10
 REKOD AWAM

Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan
oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal
ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau
pekerja pejabat awam dalam penjalanan tugas rasminya
dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan
juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat
kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan
Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta
Arkib Negara 1966 [ Akta 511 ]
11
 CIRI-CIRI REKOD

Kesahihan Keandalan Keutuhan Kebolehgunaan

(Authenticity) (Reliability) (Integrity) (Useability)

Rekod yang
Seperti yang Dapat dikesan,
Dipercayai lengkap dan
dimaksud didapati semula,
tidak dipinda
dipapar/ ditafsir

Telah diwujud
Rekod yang
atau dikirim oleh Memahami
lengkap dan Dilindungi
pengwujud atau transaksi yang
tepat
pengirim mengwujud dan
yang mengguna
Telah diwujud
atau dikirim
pada masa
yang dimaksud

12
 4 KITARAN HAYAT REKOD

ARKIB PEWUJUDAN
04 01

PELUPUSAN
03 02 GUNA DAN
SELENGGARA

13
 KITARAN HAYAT REKOD

Nilai Kekal
Dipindahkan ke
Arkib Negara
Malaysia

Pewujudan Penggunaan Pelupusan

dan Penyenggaraan Nilai Sementara

Dimusnahkan
14
 PERINGKAT 1:
PEWUJUDAN REKOD

SURAT PELAN/
PETA

BORANG E-MEL

LAPORAN AUDIO
VISUAL

15
 PERINGKAT 1: PEWUJUDAN
PENYEDIAAN KLASIFIKASI FAIL

ANALISA PENDAFTARAN
FUNGSI FAIL

AKTIVITI PENYEDIAAN
ORGANISASI INDEKS

PENGKELASAN MANUAL /
FAIL TEMPLATE

16
 PERINGKAT 1: PEWUJUDAN
FAIL RASMI KERAJAAN

JENIS KULIT FAIL DAFTAR SURAT

(5 JENIS) MASUK/KELUAR
(AM 10)

PEMBUKAAN AKSES &

FAIL BARU KAWALAN
(AM 435 PIN. 1/80)

KERTAS MINIT PENUTUPAN

(AM 6) &
PELUPUSAN
17
 PERINGKAT 2: PENGGUNAAN
DAN PENYENGGARAAN

DAFTAR MEL (BUKU

DAFTAR) FAIL-MEMFAIL
-Daftar Mel Terbuka
-Pembukaan fail Baru
-Daftar Mel Terperingkat
-Penutupan Fail
PELUPUSAN
-Urusan Pos
01
-Asing
-Pindah 02
-Musnah 06 PROSEDUR REGISTRI
-Simpan
-Minta dan Hantar Fail
-Borang 2/08 > 13/08 -Pulang dan Simpan Fail
-Maklum Musnah -Simpan Dalam

03 Perhatian/KIV

DOKUMEN TERPERINGKAT
05
BILIK REGISTRI
-Registri Terperingkat
-Kabinet Besi 04 -Ruang Kerja/Penyimpanan
-Bilik Kebal -Pemeliharaan Fizikal/Intelektual18
 BUKU DAFTAR SURAT RASMI

AM 10-Pin. 3/80 AM 492B

Merekod surat-menyurat Merekod surat yang
masuk bertaraf terbuka diturun taraf atau
dan terperingkat dikelaskan semula oleh
Pegawai Pengelas

AM 492 DAFTAR FAIL

Merekod surat keluar Merekod fail yang dibuka
peringkat Rahsia & Rahsia dan ditutup termasuk jilid
Besar (Dalam Jadual)- baru
Pendaftar Rahsia -
Parlimen/Dun

AM 492A AM 109-Pin. 3/82

Merekod surat peringkat
Sulit (Luar Jadual) yang
dikelaskan oleh Pegawai
Pengelasan Semula
Merekod surat rasmi yang
dihantar dengan tangan
19
 PERINGKAT 3: PELUPUSAN REKOD

PERMOHONAN PEMUSNAHAN
REKOD URUSAN AM

BUKU JPR
URUSAN AM 2012 20
 PERINGKAT 3: PELUPUSAN REKOD

PERMOHONAN PEMUSNAHAN
REKOD KEW. & PERAKAUNAN

BUKU JPR
KEW. & PERAKAUNAN 21
 PERINGKAT 3: PELUPUSAN REKOD

JPR KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

KEW. & PERAKAUNAN

KUMP. 1
Rekod Kewangan dan Perakaunan
JPR

KUMP. 2
Rekod Am Kewangan dan
Perakaunan

22
 PERINGKAT 3: PELUPUSAN REKOD

PENYENARAIAN
PENILAIAN REKOD Borang Arkib 2/08 >
Sejarah
Kebangsaan;
JPR Am/Fungsi
& Borang Arkib 13/08
04
PENGASINGAN
Rekod Aktif dan 03 LANGKAH 5
Tidak Aktif atau
Tutup (Am/Fungsi) 02 LANGKAH 4
01 LANGKAH 3 PINDAH KE ANM
Rekod Nilai Kekal;
LANGKAH 2 SURAT KEBENARAN Sejarah &
Simpan di Jabatan; Kebangsaan;
LANGKAH 1 Musnah di Jabatan; Pentadbiran;
Pindah ke ANM Rujukan;
Penyelidikan
23
PERINGKAT 4: ARKIB

24
 PERINGKAT 4: ARKIB

Bahan Memorial
Arkib Awam dan Pustaka
01 04
Arkib Rekod dan
Persendirian Arkib Diraja
02 05
Rekod dan Arkib Rekod dan Arkib
Diperolehi dari Luar Sumbangan Luar
Negara 03 06 Negara

Rekod dan Arkib

Negeri-Negeri
07
Selat

25
 ARKIB AWAM (1494196)
Rekod rasmi kerajaan di peringkat Persekutuan,Negeri, Badan Berkanun dan Syarikat
Perusahaan Kerajaan.

ARKIB PERSENDIRIAN (303816)

Rekod yang dihasilkan oleh Pertubuhan dan Badan Sukarela meliputi rekod Agama,
Sukarela dan Ikhtisas, Politik, Koleksi Surat-Surat Persendirian, Ekonomi, Sukan, serta
Surat Khabar dan Majalah yang tersimpan di Arkib Negara.

REKOD DAN ARKIB DIPEROLEHI DARI LUAR NEGARA (7264)

Rekod mengenai Malaysia yang diperolehi dan dibeli dari luar Negara.

BAHAN-BAHAN MEMORIAL DAN PUSTAKA (4151)

Rekod berkaitan dengan negarawan yang disimpan di Memorial dan Pustaka.

REKOD DAN ARKIB DIRAJA (2135)

Rekod yang dihasilkan bagi negeri-negeri yang mempunyai Raja termasuk Ketua Negeri
yang tidak mempunyai Raja.

REKOD DAN ARKIB SUMBANGAN LUAR NEGARA (81)

Rekod mengenai Malaysia yang disumbang oleh Arkib dan Institusi luar Negara.

REKOD DAN ARKIB NEGERI-NEGERI SELAT (47)

Rekod mengenai Pulau Pinang, Melaka dan Singapura.
Sehingga 31.3.2019
26
 TADBIR URUS REKOD

JKPR PTBR
Penubuhan Jawatankuasa Pembangunan Pelan
Pengurusan Rekod Tindakan Bencana Rekod
0 0
REKOD PENTING Klasifikasi
3 4 Fail
*berkaitan hak
kerajaan/individu 0 0 Pembangunan KF
*isu sensitif/semasa
2 5 jabatan

PUNCA KUASA
-Akta Arkib Negara
0 0 PRJ/PTRJ
(SKL 8)
2003 (629)
-Pekeliling 1 6 Pelantikan Pegawai
Rekod Jabatan &
-Standard (MS ISO)
Pembantu Tadbir
-Dasar
Rekod Jabatan
-Garis Panduan
27
 PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB

KETUA JABATAN DAN KETUA AGENSI

PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ) &

PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN
(PTRJ

PEGAWAI DAN KAKITANGAN

28
 PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB

KETUA JABATAN DAN KETUA AGENSI

1. Memberi Komitmen dalam Pengurusan Rekod

2. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod untuk

Memantau Pelaksanaan Program Pengurusan Rekod

3. Menetapkan Dasar, Prosedur dan Standard Pengurusan

Rekod

29
 PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ) &
PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ

1. Menjadi pegawai perantara dan berhubung dengan

Arkib Negara Malaysia bagi mendapatkan maklumat
berkaitan pengurusan rekod, undang-undang dan
peraturan yang masih berkuatkuasa

2. Menyelaras aktiviti kursus dan latihan pengurusan

rekod dengan kerjasama Arkib Negara Malaysia

30
 PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ) &
PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ

3. Menyelaras Aktiviti Khidmat Konsultansi Dan Latihan

Pengurusan Rekod Dengan Kerjasama Arkib Negara
Malaysia; Seperti Kursus, Khidmat Nasihat, Bengkel KF,
Pelupusan Rekod, Audit Inspektorat Rekod, Selenggara
Bilik Fail/Rekod/Registri, dan Lain-lain

4. Memantau Penjagaan Dan Penyimpanan Setiap Rekod

Awam Di Jabatan Supaya Selamat Dan Terpelihara
Mengikut Piawaian Dan Prosedur Yang Ditetapkan

31
 PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ) &
PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ

5. Memastikan Aktiviti Pelupusan Rekod Tidak Aktif Bagi

Tujuan Pemusnahan Dan Pemindahan Dilaksanakan
Mengikut Undang-undang dan Peraturan

6. Menyelia Kerja-kerja Pelaksanaan Pengurusan Rekod

Yang Dijalankan Oleh Pembantu Tadbir Rekod Jabatan /
Kerani Fail

32
 PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ) &
PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ

7. Mengurus dan Melaksanakan Pinjaman Rekod Jabatan

dan Pemulangannya Semula Ke Arkib Negara Malaysia

8. Mengurus Dan Menyelaras Kumpulan Rekod Yang

Disimpan Dan Dibaikpulih Di Syarikat Swasta:
> Pendaftaran Kod Bidang Perkhidmatan Penyimpanan
Rekod (221310)
> Perkhidmatan Membaikpulih Bahan Terbitan Dan
Manuskrip (221311)

33
 PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI DAN KAKITANGAN

1. Memastikan Rekod Yang Diwujudkan, Diselenggara dan

Dilupuskan Mengikut Dasar, Prosedur dan Standard Yang
Ditetapkan

2. Menyedia Sumber Yang Diperlukan Bagi Pengurusan

Rekod Termasuk Kakitangan yang Bertanggungjawab
Terhadap Keselamatan Rekod

34
 FAEDAH PENGURUSAN REKOD

01 Menyokong Jentera
Pentadbiran
04 Menjimatkan Kos

02 Melicinkan Penyampaian
Perkhidmatan
05 Bahan Bukti

03 Meningkatkan 06 Penyelidikan Masa

Hadapan
Produktiviti Kerja

35
 OBJEKTIF

Mengetahui dan memahami tentang klasifikasi

fail dan langkah-langkah menyediakan klasifikasi
fail yang betul berdasarkan Panduan
Pembangunan Klasifikasi Fail Pejabat Awam

37
 KANDUNGAN

⮚ Pengenalan
⮚ Takrifan Klasifikasi
⮚ Jenis-jenis Klasifikasi
⮚ Perubahan Kepada Klasifikasi Fungsi
⮚ Objektif Penyediaan Klasifikasi Fail
⮚ Klasifikasi Fail Berdasarkan Fungsi
⮚ Pemberian Kod Klasifikasi
⮚ Langkah Pembangunan Klasifikasi Fail
⮚ Alat Pembangunan Klasifikasi Fail
⮚ Carta Perbatuan Penyediaan Klasifikasi Fail
⮚ Tugas Dan Tanggungjawab Jabatan
⮚ Faedah Penyediaan Klasifikasi Fail
38
 Panduan
Pembangunan
Klasifikasi Fail
Pejabat Awam

39
 PENGENALAN KLASIFIKASI

⮚ Menyediakan satu kerangka pengurusan rekod sistematik

⮚ Memberi gambaran fungsi, aktiviti dan transaksi organisasi

⮚ Menyusun, menerang dan menghubung kait rekod

⮚ Perkongsian rekod secara dalaman atau luaran sesebuah

organisasi

⮚ Membantu meningkat capaian, dapatan semula,

penggunaan dan penyebaran rekod

40
 PENGENALAN KLASIFIKASI (samb…)

⮚ Dibangun berdasarkan fungsi organisasi, jenis

perkhidmatan, akauntabiliti dan teknologi yang diguna
pakai

⮚ Disokong oleh kawalan perbendaharaan kata, yang

menjamin keseragaman kepada pemberian tajuk dan
deskripsi bagi memudahkan capaian dan penggunaan

41
 TAKRIFAN KLASIFIKASI

Proses mengenalpasti dan mengumpulkan maklumat

secara logikal ke dalam kategori/ kumpulan yang sama
atau seakan-akan sama, di mana setiap satu kategori/
kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya sendiri

(Panduan Pembangunan Klasifikasi Fail Pejabat Awam)

42
 TAKRIFAN KLASIFIKASI

Klasifikasi adalah proses mengenal pasti kategori atau

kategori aktiviti perkhidmatan dan rekod yang dijana dan
dikumpul, jika berkenaan, ke dalam fail bagi memudahkan
pemerihalan, kawalan, pautan dan penetapan status
pelupusan dan akses

(MS 2223, Bahagian 2, Klausa 4.3.4)

43
 JENIS KLASIFIKASI

a) Struktur
b) Abjad
c) Nombor
d) Geografi
e) Fungsi

44
 PERUBAHAN KLASIFIKASI

⮚ Standard
i. MS 2223-1:2015
Maklumat dan Pendokumenan-Pengurusan Rekod
- Bahagian 1: Am
ii. MS 2223-2:2015
Maklumat dan Pendokumenan-Pengurusan Rekod
- Bahagian 2: Garis Panduan

⮚ Persediaan ke arah pengurusan rekod secara elektronik

(DDMS)

45
OBJEKTIF KLASIFIKASI FAIL

46
 KLASIFIKASI FAIL FUNGSI

Klasifikasi Fail meliputi rekod:

⚫Urusan Am
⚫Urusan Fungsian

47
 KLASIFIKASI FAIL URUSAN AM

⚫meliputi rekod yang memberi sokongan kepada perjalanan

jentera sesebuah pejabat awam;

⚫terdiri daripada rekod yang meliputi:

❑ 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
❑ 200 - PENGURUSAN ASET TAK ALIH
(TANAH, BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR)
❑ 300 - PENGURUSAN ASET KERAJAAN (ASET DAN
STOR)
❑ 400 - PENGURUSAN KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
❑ 500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
48
 PENGURUSAN PENTADBIRAN
(100)
⚫Perundangan ⚫Majlis/ Sambutan/
⚫Rancangan Malaysia Perayaan/ Pesta
⚫Perancangan Strategik ⚫Program Kerjasama
⚫Perancangan Kerja dan ⚫Pertubuhan/ Persatuan
Laporan ⚫Pengurusan Rekod Jabatan
⚫Lembaga Penasihat ⚫Teknologi Maklumat dan
⚫Pengurusan Mesyuarat Komunikasi
⚫Pemodenan Pentadbiran ⚫Penerbitan Jabatan
⚫Pelaksanaan Standard/ ⚫Pusat Sumber/
Piawaian Perpustakaan Jabatan
⚫Perhubungan Awam ⚫Pemeliharaan Warisan
Kebangsaan
⚫Urusan Parlimen/ Dewan
Undangan Negeri/
Pilihan Raya
49
 PENGURUSAN ASET TAK ALIH KERAJAAN
(TANAH, BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR)
(200)

⚫Tadbir Urus Tanah, Bangunan dan Infrastruktur

⚫Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna Tanah
⚫Perolehan/ Pembinaan/ Pelupusan/ Naik Taraf
Bangunan
⚫Sewaan
⚫Keselamatan Bangunan/ Tanah
⚫Penyenggaraan
⚫Tempahan Penggunaan Fasiliti

50
PENGURUSAN ASET ALIH (ASET DAN STOR)
(300)

⚫Tadbir Urus Aset Kerajaan

⚫Pengurusan Aset Alih
⚫Pengurusan Kenderaan
⚫Pengurusan Stor dan Stok
⚫Kontrak Bekalan dan Penyenggaraan Aset Alih
⚫Pengurusan Aset Tak Ketara

51
 PENGURUSAN KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
(400)

⚫ Tadbir Urus Kewangan/ Akaun

⚫ Kewangan
⚫ Akaun
⚫ Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
⚫ Bayaran

52
 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
(500)

⚫Tadbir Urus Sumber Manusia

⚫Perjawatan
⚫Perkhidmatan
⚫Faedah dan Ganjaran
⚫Kompetensi dan Peperiksaan
⚫Kursus dan Latihan
⚫Perhubungan Pekerja
⚫Personal (Peribadi)

53
 KLASIFIKASI FAIL
URUSAN FUNGSIAN

Meliputi rekod teras berkaitan fungsi, aktiviti khusus dan

sub-aktiviti bagi sesebuah organisasi. Ia berbeza-beza di
antara setiap organisasi dalam mencapai objektif dan
menggambarkan Perkhidmatan Teras sesebuah organisasi

54
 KLASIFIKASI FAIL FUNGSI

Contoh:

Arkib Negara Malaysia:

1. Pengurusan Rekod
2. Pentadbiran Arkib dan Memorial

MAMPU:
1. Pemodenan Pentadbiran Dan Penyampaian
Perkhidmatan
2. Pengurusan Projek Sektor Awam

55
 HIERARKI KLASIFIKASI FAIL

F : Fungsi
F
A : Aktiviti
SA : Sub-Aktiviti
T : Transaksi (Fail)

56
HIERARKI KLASIFIKASI FAIL

Fungsi

Aktiviti

Sub- Aktiviti

Transaksi (Fail)

Surat Menyurat

Minit Mesyuarat

Laporan

57
 Fungsi Tanggungjawab utama/ khusus yang
dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam
dalam mencapai objektif penubuhannya (juga
dikenali sebagai Perkhidmatan Teras)

Aktiviti Kegiatan yang dilaksanakan oleh sesebuah

pejabat awam dalam mencapai Fungsi khusus
penubuhannya

Sub Kegiatan-kegiatan khusus yang dilaksanakan di

Aktiviti bawah Aktiviti

Transaksi Merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di bawah

sesuatu Sub Aktiviti

58
 KOD KLASIFIKASI FAIL

⮚ Kod Nombor

🗉 Kod Nombor bagi semua Urusan Am dari 100

sehingga 500 telah ditetapkan oleh ANM untuk
digunapakai oleh semua pejabat awam

🗉 Kod 600 ke atas akan digunakan bagi Urusan

Fungsian (core business) sesebuah pejabat awam

59
 KOD KLASIFIKASI FAIL

⮚ Kod klasifikasi fail terdiri daripada:

Singkatan nama jabatan dan kod nombor:

Contoh : JPT.100-1/1/1
MAMPU.600-1/1/1

JPT - Jabatan Pendidikan Tinggi

MAMPU - Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan
Pengurusan Malaysia

60
 KOD KLASIFIKASI FAIL

⚫Kod klasifikasi fail terperingkat:

Contoh :

JPT.BKP.S.100-1/1/1 (Tidak berpusat ikut Bahagian)

JPT.S.600-1/1/1
(Berpusat, satu kod untuk
ARKIB.S.100-1/1/1 seluruh jabatan)

61
 KOD KLASIFIKASI FAIL

Penyelarasan penggunaan tanda pemisah

a.Tanda noktah (.) hendaklah digunakan untuk mengasingkan

singkatan nama jabatan, bahagian dan kod fungsi

Contoh : ARKIB.100-1/1/1
JPT.BKP.100-1/1/1

62
 KOD KLASIFIKASI FAIL

b. Tanda sengkang ( – ) hendaklah digunakan untuk

mengasingkan kod fungsi dan aktiviti

Contoh : 100 – 1
Fungsi
Aktiviti

c. Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuk mengasingkan

kod aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi

Contoh : 100 -1/1/1

Fungsi
Aktiviti
Sub–aktiviti
Transaksi (Fail)
63
 KOD KLASIFIKASI FAIL

Pemberian kod di peringkat kedua hingga peringkat

keempat adalah seperti berikut:

100 PENTADBIRAN
100-1 Perhubungan Awam dan Seranta
100-1/1 Lawatan
100-1/1/1 Lawatan Dalam Negara
100-1/1/2 Lawatan Luar Negara

64
 KOD KLASIFIKASI FAIL

FUNGSI AKTIVITI SUB- TRANSAKSI

AKTIVITI
PENTADBIRAN
Perhubungan
Awam
Pelanggan
Aduan Pelanggan
Hari Bertemu Pelanggan

Lawatan
Lawatan Kementerian/
Jabatan
Lawatan Dari Luar
Negara
65
 CONTOH KOD KF

100 – PENTADBIRAN

100-3 Perancangan Strategik

100-3/1 Pelan Strategik

100-3/1/1 Pelan Strategik Arkib Negara Malaysia
100-3/1/2 Pelan Strategik Jangka Panjang
100-3/1/3 Pelan Strategik Teknologi Maklumat
100-3/1/4 Pelan Strategik Teknologi Maklumat Kementerian
100-3/1/5 Strategi Lautan Biru Kebangsaan (NBOS)

100-3/2 Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP)

100-3/2/1 Jawatankuasa Pemandu Pengurusan
Kesinambungan Perkhidmatan (PKP)
100-3/2/2 Jawatankuasa Pemandu Pengurusan
Kesinambungan Perkhidmatan (PKP) 66
 Fungsi Aktiviti Sub-Aktiviti Transaksi Deskripsi yang lengkap dan mendalam:
PENTADBIRAN Perkara-perkara berkaitan perundangan,
perhubungan awam, program kerjasama dalam
dan luar negara, laporan dan perangkaan,
pengurusan mesyuarat, kemudahan, pertubuhan
dan kelab, pembaharuan pentadbiran, pengurusan
pejabat, majlis/sambutan/perayaan dan penerbitan

Perhubungan Perkara-perkara berkaitan aktiviti publisiti, promosi

Awam dan protokol, pelanggan, lawatan, makluman
pertukaran, ucapan penghargaan, takziah atau
perutusan

Pelanggan Perkara-perkara mengenai aduan pelanggan, hari

bertemu pelanggan, Jawatankuasa Kajian
Kehendak Pelanggan, dan aduan kepada
Kementerian/ orang awam

Aduan Perkara-perkara berkaitan aduan, statistik

Pelanggan penerimaan bulanan/suku tahun/tahunan aduan
pelanggan, maklumbalas tindakan yang telah
diambil, ketidakpuasan layanan semasa lawatan,
dan penyenaraian aduan mengikut kategori

67
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

PRA-BENGKEL:
Langkah 1 : Perbincangan Pembangunan Klasifikasi Fail
Langkah 2 : Penubuhan Pasukan Kerja Pembangunan
Klasifikasi Fail
BENGKEL PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL:
Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail
PASCA BENGKEL:
Langkah 4 : Pengharmonian Klasifikasi Fail Fungsian
Langkah 5 : Penyediaan Kod Klasifikasi Fail
Langkah 6 : Penyediaan Manual Klasifikasi Fail
Langkah 7 : Permohonan Perakuan Klasifikasi Fail kepada ANM

68
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

PRA-BENGKEL:
Langkah 1 : Perbincangan Pembangunan Klasifikasi Fail (ANM
dan Agensi)

• Agensi menghubungi ANM untuk mengadakan perbincangan

dan khidmat nasihat mengenai pembangunan klasifikasi fail.

• Agensi hadir ke ANM atau menjemput ANM bagi

membincangkan persediaan

69
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

PRA-BENGKEL:
Langkah 2 : Penubuhan Pasukan Kerja Pembangunan
Klasifikasi Fail (oleh Agensi)

• Satu pasukan kerja perlu ditubuhkan diperingkat agensi

• Keahlian :
Ketua : SUB BKP (Peringkat Kementerian)
Pengarah/Timbalan Pengarah (Peringkat Jabatan)
Pengarah/Penolong Pengarah (Peringkat Jabatan
Negeri)
Ahli : Ketua – Ketua Bahagian/ Seksyen/ Unit
Pegawai dan kakitangan yang melaksana core bussiness
Kerani Rekod/Fail Jabatan
Urusetia : PRJ/Ketua Unit Pentadbiran

70
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

BENGKEL PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL:

Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail

• Menguruskan bengkel pembangunan klasifikasi fail

• Menyediakan peralatan bengkel
• Menguruskan pembahagian kumpulan mengikut kod klasifikasi
(6 kumpulan)
• Menyelaras draf pertama KF hasil bengkel

Pegawai dan kakitangan yang dilantik menganggotai Pasukan Kerja

Pembangunan Klasifikasi Fail hendaklah :
• Mahir dan berpengetahuan tentang kandungan rekod di pejabat awam yang
berkenaan.
• Mempunyai pengetahuan tentang fungsi dan aktiviti jabatan serta boleh
membuat keputusan tentang klasifikasi.
71
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

BENGKEL PEMBANGUNAN (Samb…) KLASIFIKASI FAIL:

Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail

a. Penganalisaan Fungsi dan Aktiviti

• Analisa fungsi dibuat berdasarkan maklumat yang diperolehi dari :

i. Objektif dan fungsi jabatan;

ii. Visi dan misi jabatan;
iii. Carta fungsi;
iv. Carta organisasi;
v. Laporan tahunan jabatan;
vi. Senarai fail sedia ada; dan
vii. Aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan

72
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

BENGKEL PEMBANGUNAN (Samb…) KLASIFIKASI FAIL:

Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail

a. Penganalisaan Fungsi dan Aktiviti

• Mengenal pasti dan menganalisis:

i.Matlamat dan strategi organisasi

ii.Fungsi organisasi yang menyokong usaha mencapai matlamat dan
strategi tersebut
iii.Aktiviti program organisasi yang membentuk fungsi tersebut
iv.Proses kerja yang dijalankan bagi melaksana aktiviti dan transaksi
tertentu

73
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

BENGKEL PEMBANGUNAN (Samb…) KLASIFIKASI FAIL:

Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail

b. Susunan Hierarki Klasifikasi Fail

• Fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang telah dikenalpasti

hendaklah dikelompokkan dan disusun mengikut hierarki.

• Hierarki yang dibangunkan hendaklah tidak melebihi 4 peringkat (level)

sepertimana yang digariskan di Klausa 4.2.2.2 dalam MS 2223-2:2009.

• Ketetapan 4 peringkat ini penting bagi memudahkan klasifikasi ini

diguna pakai di dalam kedua-dua persekitaran konvensional dan
elektronik.

74
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

BENGKEL PEMBANGUNAN (Samb…) KLASIFIKASI FAIL:

Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail

c. Penyediaan Deskripsi Klasifikasi

• Semua fungsi dan aktiviti yang disenaraikan hendaklah disediakan

deskripsi yeng lengkap dan mendalam.

• Ia harus menerangkan skop liputan fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan

transaksi yang boleh memudahkan kerja memfail serta pencarian
maklumat dengan menggunakan pencarian katakunci (keyword search).

75
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

BENGKEL PEMBANGUNAN (Samb…) KLASIFIKASI FAIL:

Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail

c. Penyediaan Deskripsi Klasifikasi

• Deskripsi bagi peringkat Fungsi - mengandungi tajuk semua aktiviti

yang disenaraikan dalam hierarki klasifikasi.
• Deskripsi peringkat Aktiviti - menyenaraikan tajuk semua sub-aktiviti
yang terdapat dalam klasifikasi.
• Deskripsi di peringkat Sub-aktiviti - terdiri daripada semua tajuk
transaksi (fail).
• Deskripsi di peringkat Transaksi - terdiri daripada skop kandungan fail
tersebut dan ia mesti disediakan secara terperinci dan mendalam.
• Deskripsi lengkap - membantu memilih fail yang tepat dan dapat
mengelakkan kesilapan mengkandungkan surat/rekod ke dalam fail.
76
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

PASCA BENGKEL:
Langkah 4 : Pengharmonian Klasifikasi Fail Fungsian

• Semua draf klasifikasi fail fungsian yang telah dibangunkan perlu

diharmonikan di antara Pasukan Kerja Pembangunan Klasifikasi
Fail Agensi dan Pasukan Pembangunan Klasifikasi Fail ANM.

• Semasa pengharmonian pastikan:

a)rekod-rekod Urusan Am dan Urusan Fungsian disusun mengikut
templat Klasifikasi Fail
b)draf dimajukan kepada semua bahagian/seksyen/unit di agensi
untuk memastikan semua fungsi/aktiviti/sub-aktiviti tidak tertinggal

77
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

PASCA BENGKEL:
Langkah 4 : Pengharmonian Klasifikasi Fail Fungsian

• Bentangkan draf klasifikasi fail untuk persetujuan

pengurusan atasan .

• Majukan draf klasifikasi fail Agensi yang muktamad kepada

Jawatankuasa Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM untuk
perakuan

• Agensi perlu membuat pindaan pada draf klasifikasi fail

yang telah diminta untuk pindaan oleh Jawatankuasa
Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM.
78
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

PASCA BENGKEL:
Langkah 4 : Pengharmonian Klasifikasi Fail Fungsian

• Klasifikasi fail yang telah dipinda hendaklah dikemukakan

semula untuk persetujuan oleh Jawatankuasa
Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM.

• Selepas penyemakan, ANM akan memperakukan

Klasifikasi Fail Agensi melalui surat rasmi

79
 LANGKAH PEMBANGUNAN KF

PASCA BENGKEL:
Langkah 5 : Penyediaan Manual Klasifikasi Fail

a. Setelah klasifikasi fail selesai dibangunkan, agensi

hendaklah menyediakan manual yang menerangkan:
i. kaedah penggunaan klasifikasi fail
ii. kod klasifikasi
iii. kaedah pembukaan, penamaan dan penutupan fail
iv. Lain-lain penetapan yang berkaitan

b. Manual Klasifikasi Fail ini perlu dikemaskini oleh agensi

dari masa ke masa sekiranya terdapat perubahan atau
pertambahan fungsi.
80
 ALAT PEMBANGUNAN KF

⮚ Carta Organisasi Jabatan, Bahagian dan Seksyen/ Unit

⮚ Carta Fungsi Jabatan, Bahagian dan Seksyen/ Unit

⮚ Laporan Tahunan

⮚ Manual Prosedur Kerja Bahagian dan Seksyen/ Unit

⮚ Senarai Lengkap Fail Semasa semua Bahagian/

Seksyen/ Unit yang menguruskan fail

81
CONTOH MANUAL KF

82
 CARTA PERBATUAN KF

BULAN PERTAMA BULAN KEDUA BULAN KETIGA BULAN KEEMPAT BULAN KELIMA BULAN KEENAM
BIL PERKARA
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Perbincangan Awal
2. Pelaksanaan Bengkel
2.1 Penyediaan Draf KF Urusan Am dan
Fungsian
2.2 Penyediaan Draf Deskripsi KF Urusan
Am dan Fungsian
2.3 Pengharmonian Draf KF Urusan Am
dan Fungsian
3. Jabatan kemukakan draf yang telah
dipersetujui oleh Pengurusan Atasan
Jabatan:
3.1 KF Urusan Am dan Fungsian
3.2 Deskripsi KF Urusan Am dan Fungsian

4. Pengharmonian Peringkat Arkib Negara

Malaysia
5. Pindaan dan Pengemaskinian oleh
Jabatan
6. Kelulusan dan Perakuan kepada Jabatan

83
 TANGGUNGJAWAB JABATAN

⮚ Menyediakan draf klasifikasi fail

⮚ Menyelaras draf mengikut format yang telah ditetapkan
oleh ANM
⮚ Membentangkan kepada Pengurusan Tertinggi
Kementerian/ Jabatan/ Agensi
⮚ Mengemukakan draf kepada ANM untuk semakan dan
pengharmonian
⮚ Mematuhi Carta Perbatuan yang ditetapkan
⮚ Melaksanakan Pengurusan Perubahan (Change
Management) 84
 LANGKAH PENGGUNAAN
KLASIFIKASI FAIL BAHARU

01 Pemadanan fail lama dengan KF baru

Penutupan fail lama yang aktif dan

02 pembukaan fail baru

03 Pelupusan fail yang tidak aktif

85
 LANGKAH PENGGUNAAN
KLASIFIKASI FAIL BAHARU
TINDAKAN

1. Edarkan senarai klasifikasi fail baru kpd setiap

Bahagian/Seksyen/Unit

2. Asingkan fail-fail yang aktif drpd fail-fail yg tidak aktif.

3. Padankan fail-fail yang aktif (yang sedang diguna pakai) dgn

klasifikasi baru & catatkan nombor fail tersebut di sebelah
nombor fail yg berkaitan dlm senarai klasifikasi fail baru yg telah
diedarkan (Lampiran ).

86
 LANGKAH PENGGUNAAN
KLASIFIKASI FAIL BAHARU

TINDAKAN

4. Sekiranya tiada tajuk fail yang berpadanan dalam klasifikasi fail

baru sila catatkan tajuk fail tersebut di bawah sub aktiviti yg
berkaitan.

5. Majukan 1 salinan senarai padanan klasifikasi baru dgn catatan

nombor fail lama bersama dengan fail fizikal yg aktif kpd PRJ.
Satu salinan senarai klasifikasi tersebut perlu disimpan sebagai
rujukan di bahagian masing-masing.

87
 LANGKAH PENGGUNAAN
KLASIFIKASI FAIL BAHARU

TINDAKAN

6. Tutup fail-fail lama yang aktif (sedia ada) dan buka kulit fail yang
baru (KF baru) berdasarkan padanan nombor yang telah dibuat di
(3) di atas.

7. Catatkan nombor fail baru dan nombor fail lama yang telah
ditutup di atas kulit fail di ruangan (kertas-kertas berhubung).

Nota : Tetapkan cut off date bagi penggunaan KF lama dan Tarikh
penggunaan KF baharu sekiranya penggunaan KF selari dengan
pelaksanaan DDMS
88
 FAEDAH KLASIFIKASI FAIL

⮚ Mewujudkan hubungkait antara satu rekod dengan rekod

yang lain
⮚ Memudahkan penyediaan JPR
⮚ Perkongsian maklumat serta pengendalian maklumat
secara sistematik
⮚ Pengesanan maklumat dengan cepat dan tepat
⮚ Penyampaian perkhidmatan yang cekap dan berkesan
⮚ Memenuhi kriteria Pengurusan Rekod yang cemerlang
(Penarafan Bintang)
89
SESI SOAL / JAWAB

90
SEKIAN, TERIMA
KASIH.