1

PELUPUSAN
REKOD AWAM

2
OBJEKTIF

Mengisi borang permohonan pelupusan

rekod awam dengan betul berdasarkan
Panduan Pelupusan Rekod Awam

Melaksanakan pelupusan rekod awam dengan

betul berdasarkan Panduan Pelupusan Rekod
Awam

3
 ARKIB AWAM (1,222,315)
Rekod rasmi kerajaan di peringkat Persekutuan,Negeri, Badan Berkanun dan Syarikat
Perusahaan Kerajaan.

ARKIB PERSENDIRIAN (275,872)
Rekod yang dihasilkan oleh Pertubuhan dan Badan Sukarela meliputi rekod Agama, Sukarela
dan Ikhtisas, Politik, Koleksi Surat-Surat Persendirian, Ekonomi, Sukan, serta Surat Khabar dan
Majalah yang tersimpan di Arkib Negara.

REKOD DAN ARKIB DIPEROLEHI DARI LUAR NEGARA (7233)

Rekod mengenai Malaysia yang diperolehi dan dibeli dari luar Negara.

BAHAN-BAHAN MEMORIAL DAN PUSTAKA (4151)

Rekod berkaitan dengan negarawan yang disimpan di Memorial dan Pustaka.

REKOD DAN ARKIB DIRAJA (2116)

Rekod yang dihasilkan bagi negeri-negeri yang mempunyai Raja termasuk Ketua Negeri yang
tidak mempunyai Raja.

REKOD DAN ARKIB SUMBANGAN LUAR NEGARA (80)

Rekod mengenai Malaysia yang disumbang oleh Arkib dan Institusi luar Negara.

REKOD DAN ARKIB NEGERI-NEGERI SELAT (47)

Rekod mengenai Pulau Pinang, Melaka dan Singapura.

4
KANDUNGAN

5
Panduan Pelupusan Rekod Awam

Cetakan Ketiga - 2014

6
 TAFSIRAN: KATEGORI REKOD

• Rekod yang tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil keatasnya

dan tidak diperlukan untuk pentadbiran harian di pejabat awam

7
 TAFSIRAN: PENUTUPAN FAIL

4 cm
1 Apabila Fail mencapai ketebalan
4 sentimeter; ATAU,

100 Lampiran
2 Mencapai 100 kandungan; ATAU mana-
mana yang terdahulu.

Tamat Tindakan
3 10
Segala tindakan telah selesai ATAU tiada
tindakan lanjut yang diambil oleh pejabat
awam.

8
 TAFSIRAN: PELUPUSAN REKOD

Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Cara menguruskan pengasingan rekod

dengan tujuan pemusnahan, pemindahan
atau selainnya (penangguhan
pemindahan)

9
 TAFSIRAN: TAMAT TINDAKAN

Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam, 2016

Penetapan yang menjelaskan rekod telah

tamat atau tiada tindakan lanjut
dikehendaki diambil tentang rekod
tersebut

10
 TAFSIRAN: JADUAL PELUPUSAN REKOD

Seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Jadual yang mengenal pasti rekod yang

mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan
membenarkan pemusnahan rekod yang
tinggal selepas luput tempoh pengekalan
yang ditentukan
11
 TAFSIRAN: PEMUSNAHAN

Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Perbuatan memusnahkan atau

menghapuskan apa-apa jenis rekod
mengikut prosedur yang ditetapkan

12
 TAFSIRAN: PEMINDAHAN

Seksyen 28, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Perbuatan memindahkan rekod awam

kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara

13
 TAFSIRAN: LARANGAN
PEMUSNAHAN REKOD AWAM

Seksyen 25, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Pejabat awam perlu mendapat kebenaran
bertulis Ketua Pengarah Arkib Negara
sebelum memusnahkan atau
membenarkan pemusnahan rekod awam
dibawah kawalannya

14
 PENALTI

Seksyen 25(5) Akta Arkib Negara

Didenda Tidak Lebih Rm 5,000.00

ATAU
Tidak Lebih 1 Tahun Penjara
ATAU
Kedua-duanya

15
TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM

Rekod Aktif BORANG

Diasingkan ke Bilik P.U.(A) 377,
Regstri atau Bilik Peraturan-
Fail peraturan Arkib
Negara (Penetapan
Borang-borang
Rekod Bagi Pelupusan
Rekod Awam 2008)
Tidak Aktif diwartakan pada 13
Diasingkan ke Bilik Oktober 2008
Rekod mengikut
jenis / format
rekod / klasifikasi
sedia ada
16
TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM

Tiada JPR 01 JPR Am

04

JPR Kew. & 02 JPR

Perakaunan Fungsian

03
17
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
YANG DINYATAKAN DALAM JADUAL
PELUPUSAN REKOD (JPR)

Rekod awam yang dinyatakan

dalam JPR hendaklah dibuat
pelupusan berdasarkan
TINDAKAN PELUPUSAN yang
telah dinyatakan dalam JPR

18
PERMOHONAN PEMUSNAHAN
REKOD URUSAN AM

Rujuk Jadual Pelupusan Rekod

Urusan Am 2012

19
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

Rujuk Jadual Pelupusan

Rekod Kewangan dan
Perakaunan 2008

20
CONTOH JPR URUSAN FUNGSIAN

21
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
YANG DINYATAKAN DALAM JPR
Langkah 1
01 Kenal pasti siri rekod, rekod telah tamat tindakan dan
telah mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakan
dalam JPR

Langkah 2
02 Asingkan rekod-rekod yang telah ditetapkan untuk
dimusnahkan

Langkah 3
03 Lengkapkan borang yang berkaitan dengan betul

22
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
YANG DINYATAKAN DALAM JPR
Langkah 4
04 Kemukakan satu (1) salinan Borang Permohonan Bagi
Pemusnahan Rekod Awam ke ANM

Langkah 5
05 Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada Ketua
Pengarah ANM

Langkah 6
06 Musnahkan rekod dalam tempoh tiga (3) bulan dari
tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan (Jika tidak dapat
dilakukan dalam tempoh di atas perlu mohon
pelanjutan tempoh kepada KP ANM)

23
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
YANG DINYATAKAN DALAM JPR

Langkah 7
07 Laksanakan pemusnahan rekod secara fizikal seperti
rincih, kitar semula, ditanam dan lain-lain

Langkah 8
Maklumkan pemusnahan rekod kepada ANM dalam tempoh
satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan dengan

08 menggunakan borang-borang berikut:

Arkib 12/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan

Rekod Awam
Arkib 13/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan
Rekod Kewangan dan Perakaunan -TAMAT-

24
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
YANG DINYATAKAN DALAM JPR

BORANG 2/08
Pemusnahan Rekod Awam

BORANG 3/08
Pemusnahan Rekod Elektronik

BORANG 4/08

23 4
Kewangan dan
Perakaunan

25
 Carta Alir Pelupusan Rekod
Berdasarkan JPR
Kenalpasti siri rekod berdasarkan
Jadual Pelupusan Rekod

• JPR Urusan Am
Asingkan rekod yang memenuhi
tempoh simpanan dlm JPR dan • JPR Kewangan & Perakaunan
susun ikut siri • JPR Urusan Fungsian

PEMINDAHAN
PEMUSNAHAN
Senaraikan menggunakan borang Senaraikan menggunakan borang
Arkib 11/08
- Arkib 2/08 (Fail)
- Arkib 3/08 (Rekod Elektronik)
- Arkib 4/08 (Rekod Kewangan & Perakaunan
Hantar borang beserta surat ke
Arkib Negara
Hantar borang beserta surat ke Arkib Negara

Terima surat kebenaran pemindahan

Terima surat kebenaran pemusnahan daripada daripada Arkib Negara
Arkib Negara dalam tempoh 14 hari bekerja dalam tempoh 14 hari bekerja

KEBENARAN MUSNAH KEBENARAN PINDAH

Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3 bulan Isi Borang Pemindahan 11/08 dan hantar
permohonan & dapatkan tarikh pemindahan

Hantar borang penentusahan (Arkib 12/08) /

(Arkib 13/08 ) ke Arkib Negara Lakukan pemindahan dalam masa 3 bulan
dalam tempoh 1 bulan (Sertakan borang Arkib 11/08 bersama fail)
26
 PENILAIAN REKOD AWAM

PENTADBIRAN SEJARAH
Rekod berkaitan penubuhan Rekod berkaitan peristiwa
jabatan, organisasi, penting negara yang memberi
kakitangan, arahan impak besar samada ekonomi,
pentadbiran, panduan, politik dan sosial
penggubalan polisi, laporan,
minit mesyuarat,
jawatankuasa, dll

PERUNDANGAN PENYELIDIKAN
Rekod berkaitan tuntutan hak- Rekod berkaitan peristiwa
hak kerajaan, memberi hak penting, maklumat orang
kepada individu, surat kenamaan / orang penting
perjanjian, pemilikan, ikatan negara, dalam pelbagai
kontrak, yang berimpak besar, bidang seperti sains&
penggubalan sesuatu teknologi, dokumen digital, dll
perundangan, dll

27
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM
YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JPR

Langkah 1
Kenal pasti rekod telah tamat tindakan dan
tiada tindakan lanjut

Langkah 2
Asingkan rekod-rekod yang hendak
dilupuskan

Langkah 3
Susun rekod mengikut tahun / nombor seturut
atau mengikut sistem klasifikasi sedia ada

Langkah 4
Senaraikan dalam borang yang betul dan
lengkap

28
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM
YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JPR

Langkah 5
Laksanakan penilaian ke atas setiap unit
rekod; pentadbiran, perundangan,
kebudayaan, dll

Langkah 6
Kemukakan 2 salinan borang permohonan
tersebut ke ANM bagi tujuan penilaian/
pelupusan

Langkah 7
Terima Surat Kebenaran Pelupusan daripada
Ketua Pengarah ANM

Langkah 8
Kenal pasti dan asingkan rekod yang telah
diberi kebenaran pelupusan oleh ANM

29
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM
YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JPR

Langkah 9
Pindah atau musnahkan rekod dalam tempoh
tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran
Pelupusan

Langkah 10
Mohon pelanjutan tempoh pelupusan jika tidak
dapat dilaksanakan dalam tempoh 3 (tiga)
bulan

Langkah 11
Majukan Borang Arkib 12/08 – Penentusahan
Pemusnahan Rekod Awam setelah
pemusnahan selesai dilaksanakan dalam
tempoh satu (1) bulan daripada tarikh
pemusnahan - TAMAT-

30
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM
YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JPR
Arkib 5/08 FAIL

KARTOGRAFI
Arkib 6/08
SENI BINA
Arkib 7/08
Arkib 8/08 PANDANG DENGAR

Arkib 9/08 TERBITAN

Arkib 10/08 REKOD ELEKTRONIK

31

Carta Alir Pelupusan
Rekod Yang Tidak
Dinyatakan Dalam JPR
KEBENARAN MUSNAH
Lakukan pemusnahan dalam
tempoh 3 bulan
Hantar Borang Penentusahan (Arkib 12/08)
ke Arkib Negara dalam tempoh 1 bulan
Kenalpasti Rekod Tidak Aktif &
Tamat Tindakan
• Arkib 5/08 - Fail
• Arkib 6/08 - Kartografi
Senaraikan menggunakan
•Arkib 7/08 - Seni Bina
•Arkib 8/08 – Pandang
borang yang betul
Dengar
•Arkib 9/08 – Terbitan &
Bahan
Hantar 2 salinan borang beserta Bercetak
surat ke Arkib Negara •Arkib 10/08 – Elektronik
Penilaian oleh Arkib Negara
Terima surat kebenaran pelupusan
dari Arkib Negara dalam
tempoh 6 bulan
KEBENARAN PINDAH
Isi Borang Pemindahan 11/08 dan hantar
permohonan & dapatkan tarikh pemindahan
Lakukan pemindahan dalam masa 3 bulan
(Sertakan borang Arkib 11/08 bersama fail)
32
 PERMOHONAN PEMINDAHAN
REKOD AWAM
Kaedah pemindahan Rekod Awam:

Tidak Dinyatakan
Dinyatakan Dalam Jadual A Dalam Jadual

Kenal pasti rekod telah T Rekod/ fail yang diputuskan

tamat tindakan dan tiada pindah berdasarkan keputusan
tindakan lanjut dan patuhi A penilaian rekod yang
tempoh simpanan yang dinyatakan dalam Surat
ditetapkan dalam JPR U Kebenaran Pelupusan Rekod
daripada Ketua Pengarah ANM

33
PERMOHONAN PEMINDAHAN

REKOD AWAM

Langkah 1
Asingkan dan susun rekod mengikut tahun/
nombor seturut atau berdasarkan sistem
klasifikasi fail sedia ada

Langkah 2
Isi Borang Arkib 11/08 – Borang Permohonan
Bagi Pemindahan Rekod

Langkah 3
Kemukakan dua (2) salinan Borang Permohonan
Bagi Pemindahan Rekod ke ANM

34
PERMOHONAN PEMINDAHAN

REKOD AWAM

Langkah 4
Terima Surat Kebenaran Pemindahan Rekod
Awam daripada Ketua Pengarah ANM/ Pengarah
ANM Negeri

Langkah 5
Hubungi Pusat Rekod ANM/ ANM Negeri untuk
membuat temujanji pemindahan rekod dan
laksanakan pemindahan rekod

Langkah 6
Pindahkan rekod ke Pusat Rekod ANM/ ANM
Negeri dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh
surat atau tempoh lain yang ditetapkan oleh
Ketua Pengarah ANM -TAMAT-

35
PENANGGUHAN PEMINDAHAN

ARKIB
TANGGUH PINDAH
Sekiranya pemindahan tidak
dapat dijalankan dalam
tempoh tiga (3) bulan yang
ditetapkan, permohonan
secara bertulis hendaklah
dibuat kepada Ketua
Pengarah ANM untuk
melanjutkan tempoh
pemindahan rekod.

36
 KAEDAH PEMUSNAHAN
REKOD AWAM
Pelupusan Bahan Bercetak/kertas Terpakai Pejabat Awam:

Jualan / Rincih /
Sebutharga Padam

3 Kitar
Bakar / 2 4
Tanam Surat
SuratKem.
Kem.
Semula
Kew:
Kew:
KB557/97/54
1 KB557/97/54
JLD.4
JLD.4(47)
(47)
5
33November
November
1993
1993

37
Rekod Ditanam

38
Rekod Dirincih

39
Rekod Dibakar

40
Incinerator

41
PEMINDAHAN REKOD AWAM YANG
BERNILAI KEBANGSAAN / SEJARAH
Rekod bertarikh pada dan
sebelum 31 Disember 1948
bagi Jabatan/ Agensi
Kerajaan di Semenanjung
Malaysia

Rekod bertarikh pada dan

sebelum 30 September 1963
bagi rekod-rekod Jabatan/
Agensi Kerajaan
Persekutuan di Sabah dan
Minit Mesyuarat Ke Tujuh
Sarawak Lembaga Penasihat Arkib Negara
pada 15 November 1974
42
PEMINDAHAN REKOD TERPERINGKAT
BAGI TUJUAN PEMELIHARAAN

Rekod terperingkat sebelum

kuatkuasa Akta Arkib Negara 2003
[Akta 629] pada 10 Oktober 2003
yang diputuskan pindah ke Arkib
Negara hendaklah dipindahkan
dengan segera tanpa perlu
pengelasan semula (turun taraf)
untuk tujuan pemeliharaan.

43
 PELUPUSAN REKOD AWAM
YANG ROSAK
Bencana alam,
kebakaran dan anai-anai-
lapor ke ANM
Bagi rekod kewangan dan
perakaunan, kebenaran
pelupusan perlu
dikemukakan kepada
Arkib Negara, Jabatan Khianat dan sabotaj dan
Audit dan Jabatan melibatkan aduan polis-
Akauntan Negara lapor ke ANM beserta 1
salinan laporan polis

Maklumat kerosakan- laporan

bertulis dan bukti-gambar
44
PELUPUSAN BAGI REKOD PEJABAT
AWAM YANG TIDAK BERFUNGSI LAGI
(DEFUNCT)
Rekod yang telah ditamatkan
akibat sesuatu pejabat awam
tidak berfungsi lagi dan tidak
ada pengganti bagi tugas dan
fungsi pejabat awam itu,
pelupusannya hendaklah
dibuat mengikut tatacara
pelupusan rekod awam

45
 FAEDAH PELUPUSAN REKOD

KOS PERUNDANGAN
Faedah 1
Penjimatan kos Mematuhi keperluan
ruang, peralatan dan undang-undang dan
penjagaan rekod peraturan
Faedah 2

Faedah 3

NILAI KEKAL Faedah 4 SISTEMATIK

Rekod bernilai kekal Memastikan rekod yang
dipindahkan segera ke diperlukan sahaja disimpan
ANM sebagai khazanah dan disenggara di Pejabat
warisan negara Awam

46
 PELAKSANAAN
PROGRAM PELUPUSAN
REKOD DI PEJABAT AWAM

47
48
49
50
TATACARA PENGISIAN
BORANG PELUPUSAN

51
CONTOH BORANG
PELUPUSAN YANG
LENGKAP DIISI

52
KAEDAH MENGUKUR FAIL DALAM
UKURAN METER PANJANG
35 cm tinggi = 0.35 meter panjang
100

52 cm tinggi = 0.52 meter panjang

100

53
KAEDAH MENGUKUR FAIL DALAM
UKURAN METER PANJANG

16 cm (saiz kotak) x 46 (jumlah kotak)

= 736 cm

736 cm = 7.36 meter panjang

100

54
KESILAPAN PENGISIAN
BORANG PELUPUSAN

55
 Mengisi borang
permohonan
dengan tulisan
tangan

Tulisan tangan
tidak dibenarkan

56
Menggunakan Borang Permohonan Lama

57
Menandatangani Dan Mengecap Disetiap
Muka Surat Borang

58
Tidak Melengkapkan Tarikh Diliputi

59
Tidak Menyatakan Ukuran Rekod

60
PANDUAN MUAT TURUN BORANG
PELUPUSAN REKOD DI PORTAL

61
1. Klik pada “Penjawat Awam”

2. Klik pada “Borang Pelupusan

Rekod”

3. Muat Turun borang

62
PANDUAN MUAT TURUN PANDUAN /
JADUAL PELUPUSAN REKOD

63
1. Klik pada “Penjawat Awam”

2. Pilih Pengurusan Rekod

Kerajaan dan klik pada
“Dasar/ Garis Panduan”

3. Klik pada “Konvensional”

64
Klik untuk muat turun
JPR/ Panduan

65
SESI SOAL / JAWAB

66
MOHD NAZRI BIN BAHARUDDIN
Seksyen Konsultasi dan Latihan
Arkib Negara Malaysia
Jalan Tuanku Abdul Halim
50568 KUALA LUMPUR
T: 03-62090600 E: nazba@arkib.gov.my

67
SEKIAN, TERIMA KASIH.