PELUPUSAN

REKOD AWAM
 SKOP 2
 1. Objektif
 2. Tafsiran Rekod
 3. Tafsiran Rekod Awam
 4. Panduan Pelupusan Rekod Awam
 5. Definisi / Tafsiran
 6. Larangan Pemusnahan Rekod
 7. Awam Tatacara Pelupusan rekod
 8. Awam
 9. Permohonan Pelupusan Yang Tidak Dinyatakan Dalam
 10.JPR Permohonan
Penangguhan Pemindahan rekod Awam
Pemindahan
 11. Kaedah Pemusnahan Rekod Awam
 12. Kaedah Pemusnahan
 13. Faedah Pelupusan
 13. Langkah-Langkah dan Tatacara Pengisian Borang Bagi Pelupusan
Buku
Perpustakaan
 14. Soalan-soalan Lazim
 3
OBJEKTIF

Mengisi borang permohonan pelupusan rekod

awam dengan betul berdasarkan Panduan
Pelupusan Rekod Awam

Melaksanakan pelupusan rekod awam dengan

betul berdasarkan Panduan Pelupusan Rekod
Awam
 4
TAFSIRAN REKOD

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta
atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah
kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan,
gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod
yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri
fizikal dan apa-apa salinannya

Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

 TAFSIRAN REKOD AWAM 5

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-
mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-
mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam penjalanan
tugas rasminya dan termasuk rekod mana- mana perusahaan
Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat
kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib
Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966
[ Akta 511 ]

Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

 6
Panduan Pelupusan Rekod
Awam
“ Panduan Pelupusan Rekod Awam yang
dihasilkan oleh Arkib Negara Malaysia ini
mendokumenkan tatacara dan kaedah
pelupusan awam yang boleh
rekod
panduan dan rujukan oleh Jabatan/dijadikan
Agensi Kerajaan bagi melaksanakan pelupusan
rekod di
jabatan masing-masing. Dengan
panduan adanya ini, pelupusan rekod-
direkod
Jabatan/yang
Agensi Kerajaan dapat
terdapat dengan baik dan terancang di Cetakan Ketiga - 2014

membantu menjimatkan kos,

ruang,
diuruska
masa serta menyelesaikan masalah timbunan
n
rekod di jabatan.
Cetakan Pertama - 2010
“samping Cetakan Kedua - 2011
DEFINISI / TAFSIRAN 7

1.0 REKOD AKTIF/ SEMASA

• Rekod yang kerap dirujuk bagi tujuan diambil tindakan

di pejabat awam
2.0 REKOD SEPARA AKTIF/ SEPARA
SEMASA
• Rekod yang kurang dirujuk dalam urusan semasa
di pejabat awam
3.0 REKOD TIDAK AKTIF/ TIDAK SEMASA

• Rekod yang tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil

keatasnya dan tidak diperlukan untuk pentadbiran
harian di pejabat awam
 TAFSIRAN: PENUTUPAN FAIL 8

4 cm
1 Apabila Fail mencapai ketebalan
4 sentimeter; ATAU,

100 Lampiran
2 Mencapai 100 kandungan; ATAU mana-
mana yang terdahulu.

Tamat Tindakan
3 Segala tindakan telah selesai ATAU
tindakan
tiada 10
lanjut yang diambil oleh pejabat
awam.

8
 TAFSIRAN: PELUPUSAN REKOD 9

Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Cara menguruskan pengasingan rekod

dengan tujuan pemusnahan, pemindahan
atau selainnya
(penangguhan pemindahan)
 TAFSIRAN: TAMAT TINDAKAN 1
0

Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam, 2016

Penetapan yang menjelaskan rekod telah

tamat tiada tindakan lanjut
atau diambil
dikehendaki tentang rekod
tersebut
 TAFSIRAN: JADUAL PELUPUSAN REKOD 1
1

Seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Jadual yang mengenal pasti rekod yang

mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan
membenarkan pemusnahan rekod yang
tinggal selepas luput tempoh pengekalan
yang ditentukan
 TAFSIRAN: PEMUSNAHAN 1
2

Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Perbuatan memusnahkan atau

menghapuskan apa-apa jenis
mengikut prosedur yang ditetapkan rekod
 TAFSIRAN: PEMINDAHAN 1
3

Seksyen 28, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Perbuatan memindahkan rekod

awam kepada jagaan dan kawalan Arkib
Negara
 LARANGAN PEMUSNAHAN
REKOD AWAM 1
4

Seksyen 25, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Pejabat awam perlu mendapat kebenaran
bertulis Ketua Pengarah Arkib Negara
sebelum memusnahkan atau
membenarkan pemusnahan rekod awam
dibawah kawalannya
ANDA DILARANG 1
5
PENALT
I
Didenda
tidak lebih

RM5,000.00
ATAU

1 Tahun Penjara
ATAU

Kedua-duanya

SEKSYEN 25 (5)
Akta Arkib Negara 2003 [Akta
629]
 TATACARA PELUPUSAN 1
REKOD AWAM 7

⚫ Rekod awam tidak aktif hendaklah dibuat

yang
pengasingan dan permohonan pelupusan hendaklah
menggunakan format borang yang telah ditetapkan

⚫ P.U.(A) 377 Peraturan-peraturan Arkib

(Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan Negara
Awam 2008) diwartakan pada 13 Oktober 2008 Rekod
TATACARA PELUPUSAN 1
REKOD 8
AWAM (samb…)
Terdapat 2 kaedah:

1. Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Yang

Dinyatakan Dalam JPR:

2. Permohonan Pelupusan Rekod Awam Yang Tidak

Dinyatakan Dalam JPR
 1
9

PERMOHONAN KAEDAH
PELUPUSAN BAGI PELUPUSAN
BUKU-BUKU REKOD AWAM
PERPUSTAKAAN YANG TIDAK
SEKOLAH- DINYATAKAN
SEKOLAH DALAM JPR
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD 2
AWAM YANG TIDAK DINYATAKAN 0
DALAM JPR
Langkah-langkah:

1. Kenal pasti rekod telah tamat tindakan dan

tiada tindakan lanjut

2. Asingkan rekod-rekod yang hendak dilupuskan

3. Susun rekod mengikut tahun/ nombor seturut

atau mengikut sistem klasifikasi sedia ada

4. Senaraikan dalam borang yang betul dan lengkap

 BORANG PERMOHONAN 2
PEMUSNAHAN REKOD YANG TIDAK 1
DINYATAKAN DALAM JPR (samb...)
• Arkib 5/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail
• Arkib 6/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Kartografi
• Arkib 7/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Seni Bina
• Arkib 8/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Pandang
Dengar
• Arkib 9/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan dan
Bahan Bercetak
• Arkib 10/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Elektronik
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD 2
2
AWAM YANG TIDAK DINYATAKAN
DALAM JPR (samb…)
5. Laksanakan penilaian ke atas setiap unit rekod bagi
- menentukan nilai pentadbiran, perundangan, kewangan,
penyelidikan, kebudayaan, sejarah dan kebangsaan
- menentukan sama ada rekod dicadang simpan atau
musnah di ruang cadangan pelupusan

6. Kemukakan 2 salinan borang permohonan tersebut

ke ANM bagi tujuan penilaian/ pelupusan
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD 2
3
AWAM YANG TIDAK DINYATAKAN
DALAM JPR (samb…)
7. Terima Surat Kebenaran Pelupusan daripada Ketua
Pengarah ANM

8. Kenal pasti dan asingkan rekod yang telah

diberi kebenaran pelupusan oleh ANM

9. Pindah atau musnahkan rekod dalam tempoh tiga

(3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pelupusan
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD 2
4
AWAM YANG TIDAK DINYATAKAN
DALAM JPR (samb…)

10. Mohon pelanjutan tempoh pelupusan jika tidak dapat

dilaksanakan dalam tempoh 3 (tiga) bulan

11. Majukan Borang Arkib 12/08 – Penentusahan Pemusnahan

Rekod Awam setelah pemusnahan selesai dilaksanakan
dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan
 Kenalpasti Rekod Tidak Aktif &
Tamat Tindakan

Carta Alir • Arkib 5/08 - Fail

• Arkib 6/08 - Kartografi
2
Pelupusan
Rekod Yang Tidak
Dinyatakan Dalam JPR
Senaraikan menggunakan
borang yang betul
• Arkib 7/08 - Seni Bina
• Arkib 8/08 – Pandang 5
Dengar
• Arkib 9/08 – Terbitan &
Bahan
Hantar 2 salinan borang beserta Bercetak
surat ke Arkib Negara • Arkib 10/08 – Elektronik

Penilaian oleh Arkib Negara

Terima surat kebenaran pelupusan

dari Arkib Negara dalam
tempoh 6 bulan

KEBENARAN MUSNAH KEBENARAN PINDAH

Lakukan pemusnahan dalam Isi Borang Pemindahan 11/08 dan hantar
tempoh 3 bulan permohonan & dapatkan tarikh pemindahan

Hantar Borang Penentusahan (Arkib 12/08) ke Lakukan pemindahan dalam masa 3 bulan
Arkib Negara dalam tempoh 1 bulan (Sertakan borang Arkib 11/08 bersama fail)
 PERMOHONAN PEMINDAHAN 2
6
REKOD AWAM

Kaedah pemindahan
Rekod Awam Tidak Rekod/ yang
Dinyatakan Dalam fail pindah
Jadual berdasarkan
diputuskan
keputusan penilaian
rekod yang
dinyatakan dalam
Surat Kebenaran
Pelupusan Rekod
daripada Ketua
Pengarah ANM
PERMOHONAN PEMINDAHAN 2
7
REKOD AWAM (samb...)
Langkah-langkah:

1. Asingkan dan susun rekod mengikut tahun/ nombor

seturut atau berdasarkan sistem klasifikasi fail sedia ada

2. Isi Borang Arkib 11/08 – Borang Permohonan

Bagi Pemindahan Rekod

3. Kemukakan dua (2) salinan Borang Permohonan Bagi

Pemindahan Rekod ke ANM
PERMOHONAN PEMINDAHAN 2
8
REKOD AWAM (samb...)
4. Terima Surat Kebenaran Pemindahan Rekod
Awam daripada Ketua Pengarah ANM/ Pengarah ANM
Negeri
5. Hubungi Pusat Rekod ANM/ ANM Negeri untuk membuat
temujanji pemindahan rekod dan laksanakan pemindahan
rekod

6. Pindahkan rekod ke Pusat Rekod ANM/ ANM Negeri dalam

tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat atau tempoh lain yang
ditetapkan oleh Ketua Pengarah ANM
 PENANGGUHAN PEMINDAHAN 2
9

Sekiranya pemindahan tidak dapat dijalankan dalam tempoh tiga

(3) bulan yang ditetapkan, permohonan secara bertulis
hendaklah dibuat kepada Ketua Pengarah ANM untuk
melanjutkan tempoh pemindahan rekod
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD 3
0
AWAM

⚫ Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada jualan

melalui sebutharga, dibakar atau apa-apa carayang
bersesuaian
berdasarkan Surat Kementerian Kewangan
KB557/97/54 rujukan bertarikh 3 November 1993
mengenai Pelupusan
JLD.4 (47)
Bahan-bahan Bercetak/ Kertas
Terpakai Daripada Kementerian/ Jabatan Kerajaan/
Badan Berkanun

⚫ Jabatan boleh menggunakan cara-cara lain yang bersesuaian

seperti dirincih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam bagi
tujuan pemusnahan rekod
Rekod Ditanam
3
1
Rekod Dirincih 3
2
Rekod Dibakar 3
3
Pemusnahan Menggunakan “Incinerator” 3
4
PEMINDAHAN REKOD AWAM YANG 3
5
BERNILAI KEBANGSAAN/ SEJARAH
Rekod yang perlu dipindahkan ke Arkib Negara:

⚫ Rekod bertarikh pada dan sebelum 31 Disember 1948 bagi

Jabatan/ Agensi Kerajaan di Semenanjung Malaysia
⚫ Rekod bertarikh pada dan sebelum 30 September 1963 bagi
rekod-rekod Jabatan/ Agensi Kerajaan Persekutuan di Sabah dan
Sarawak

Minit Mesyuarat Ke Tujuh Lembaga Penasihat

Arkib Negara pada 15 November 1974
PELUPUSAN REKOD AWAM 3
6
YANG ROSAK
Kerosakan akibat:
⚫ Bencana alam, kebakaran, dimakan anai-anai dan sebagainya
hendaklah dilaporkan kepada ANM
⚫ Bagi rekod kewangan dan perakaunan, kebenaran pelupusan perlu
dikemukakan kepada Arkib Negara, Jabatan Audit dan Jabatan
Akauntan Negara
⚫ Perbuatan khianat, sabotaj dan sebagainya yang melibatkan aduan
polis hendaklah dilaporkan kepada ANM dan disertakan satu
salinan laporan polis
⚫ Maklumat kerosakan hendaklah dibuktikan dengan
mengemukakan laporan bertulis dan bergambar
PELUPUSAN BAGI REKOD 3
7
PEJABAT AWAM YANG TIDAK
BERFUNGSI LAGI
(DEFUNCT)
Rekod yang telah ditamatkan akibat sesuatu pejabat awam tidak
berfungsi lagi dan tidak ada pengganti bagi tugas dan fungsi pejabat
awam itu, pelupusannya hendaklah dibuat mengikut tatacara
pelupusan rekod awam
FAEDAH PELUPUSAN REKOD 3
8

Penjimatan kos ruang,

Mematuhi keperluan peralatan dan
undang-undang dan penjagaan rekod
peraturan

Memastikan rekod Rekod bernilai

yang diperlukan kekal dipindahkan
sahaja disimpan dan segera ke ANM
disenggara di Pejabat sebagai khazanah
Awam warisan negara
 3
9

PELAKSANAAN
PROGRAM PELUPUSAN
REKOD DI PEJABAT AWAM
40
41
42
 4
3

LANGKAH-LANGKAH &
TATACARA PENGISIAN
BORANG PELUPUSAN BAGI
PELUPUSAN BUKU-BUKU
PERPUSTAKAAN
 4
4
PERMOHONAN PELUPUSAN
BUKU-BUKU
PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Borang Arkib 9/08 –

Borang Permohonan Bagi Pelupusan
Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak
 PENERANGAN BORANG ARKIB 4
9/08
5
BIL. PERKARA PENERANGAN
(1) Kementerian/Jabatan/ Nama Kementerian/Jabatan/Agensi
Agensi yang memohon.
Contoh : Jabatan Perangkaan Malaysia
(2) Bahagian/Cawangan/Unit Maklumat Bahagian/Cawangan/Unit yang
memohon.
Contoh : Bahagian Korporat dan
Khidmat Pengguna
(3) Pewujud Rekod [jika Kementerian/Jabatan/Agensi asal yang telah jumud
tidak sama dengan (1)] atau fungsinya diambil alih oleh jabatan baru atau
lain.
(4) Peringkat Keselamatan Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod sama ada
Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar.

(5) Bil. Bilangan nombor seturut.

 PENERANGAN BORANG ARKIB 9/08 4
(samb...)
BIL. PERKARA PENERANGAN 6
(6) Tajuk Tajuk yang diberi kepada terbitan dan bahan bercetak
seperti buku, bulletin, risala dan sebagainya.
Contoh : i. Indeks Harga Pengguna
ii. Laporan Ketua Audit Negara 2020
iii. Sejarah Skor SPM

(7) Tahun/ Tarikh Diterbitkan Tahun/Tarikh terbitan dan bahan bercetak tersebut
diterbitkan/ dicetak.
(8) Meter Panjang/ Jumlah Jumlah meter Panjang dan bilangan unit
rekod keseluruhan.
(9) Cadangan Pelupusan i. Musnah – Cadangan oleh Jabatan untuk memusnahkan
rekod kerana segala tindakan telah tamat dan tidak
diperlukan untuk rujukan.

ii. Simpan – Cadangan oleh Jabatan untuk pemindahan ke

Arkib Negara setelah tamat tindakan di jabatan kerana
mempunyai nilai sejarah/kebangsaan dan perlu disimpan
kekal untuk penyelidikan di masa hadapan.
 PENERANGAN BORANG ARKIB 9/08 4
(samb...)
BIL. PERKARA PENERANGAN 7
(10) Catatan Diisi bagi mencatatkan sekiranya terdapat bahan-bahan
terbitan yang rosak dan sebagainya.

(11) Nama Pegawai, Jawatan, Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang
Tandatangan/ Cap Jabatan dan bertanggungjawab mengemukkan permohonan pelupusan
Tarikh rekod.
 01
Buat pengasingan buku-
buku perpustakaan yang
hendak dilupuskan
06
LANGKAH
& Asingkan rekod berdasarkan
keputusan surat kebenaran
TINDAKAN pelupusan sama ada musnah
bagi yang bertanda (X) dan
SEKOLAH pindah ke Arkib bagi yang
bertanda (√)
07
Ambil tindakan musnah bagi
rekod yang diputuskan
musnah (X) dalam tempoh
tindakan pemusnahan sebelum
tiga (3) bulan daripada surat
dan selepas serta surat iringan,
kebenaran pelupusan.
02
Susun mengikut tahun/
tarikh cetakan atau
diterbitkan.
05
Terima surat kebenaran
pelupusan rekod dari
ANMNM.
08
Isi Borang Arkib 12/08
(Borang Penentusahan
Pemusnahan Rekod Awam)
lampirkan bukit gambar
majukan ke ANMNM.
03
4
Senaraikan di Borang Arkib
9/08 (Borang Permohonan 8
Bagi Pelupusan Terbitan dan
Bahan Bercetak Yang Tidak
Dinyatakan Dalam Jadual
Pelupusan Rekod).
04
Sediakan dua (2) Salinan
Borang Arkib 9/08 yang
bertandatangan asal dan
surat iringan kemukakan
permohonan ke ANMNM.
09
Bagi rekod yang diputuskan
pindah (√). Isi Borang
Pemindahan 11/08 dan surat
iringan, hantar permohonan &
dapatkan tarikh pemindahan.
Lakukan pemindahan dalam
masa tiga (3) bulan dari Surat
Kebenaran pemindahan.
 49
2
1
Maklumat nama Kem/Jbt/Agensi yang Maklumat nama Bhg/Caw/Unit
memohon. yang memohon.
Contoh : Sekolah Kebangsaan Contoh : Unit Pusat Sumber
Peringgit
3 7
Maklumat pewujud asal rekod sekiranya
berkaitan. Jika tiada kosongkan. Maklumat tahun / Tarikh buku-buku
perpustakaan diterbitkan atau dicetak.

8
4
Peringkat keselamatan rekod, sama ada Maklumat ukuran rekod dan bil. unit. Ukuran
Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia hendaklah dinyatakan dalam Meter
Besar. Panjang.

9
5
Bil. nombor Jabatan hendaklah membuat penilaian awal
seturut. dan membuat cadangan pelupusan
sama ada ‘Musnah’ atau ‘Simpan’.
6
Buku Keputusan muktamad adalah melalui
Maklumat tajuk sebenar pada buku- Rosak penilaian Arkib Negara.
buku perpustakaan. Perlu
disenaraikan
mengikut tahun cetakan/
turutan diterbitkan 10
Contoh : Diisi sekiranya terdapat rekod yang reosak
Tajuk Buku : Sejarah dan Tamadun dan sebagainya.
Asia Tenggara

11

Ruangan ini hendaklah diisi oleh

Pegawai yang bertanggungjawab
mengemukakan permohonan pelupusan.
 5
0

Contoh Surat
Permohonan
Pelupusan
 51
2
1 Maklumat nama Bhg/Caw/Unit
Maklumat nama Kem/Jbt/Agensi yang
yang memohon.
memohon.
Contoh : Unit Pusat Sumber
Contoh : Sekolah Kebangsaan
Peringgit 4
3
Maklumat JPR yang
Nombor yang diberi Arkib Negara
dirujuk.
kepada jabatan/agensi bagi pemindahan.
Kosongkan.
6
5
Tahun terawal dan tahun Maklumat ukuran meter Panjang dan unit
terakhir keseluruhan rekod. rekod yang dipindahkan.

8
7
Peringkat keselamatan rekod, sama ada Jenis rekod yang dipindahkan ke Arkib
Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Negara. Contoh terbitan, fail, gambar dan lain-
Besar. lain.

9
Bil. nombor seturut. 12 13

10
Maklumat tahun cetakan/ diterbitkan.
Maklumat No. Fail/Rujukan/ Maklumat jumlah bil. unit rekod.
Siri.
Kosongkan jika tidak 14
11 berkaitan.
Maklumat tajuk sebenar pada buku- Ruangan ini hendaklah diisi oleh
buku perpustakaan. Perlu Pegawai yang bertanggungjawab
disenaraikan
mengikut tahun cetakan/ mengemukakan permohonan pelupusan.
turutan diterbitkan
Contoh :
Tajuk Buku : Sejarah dan Tamadun
Asia Tenggara
 5
2

Contoh Surat
Permohonan
Pemindahan
Rekod
 53
2
1 Maklumat nama Bhg/Caw/Unit
Maklumat nama Kem/Jbt/Agensi yang
yang memohon.
memohon.
Pusat Sumber Sekolah Contoh : Unit Pusat Sumber
Contoh : Sekolah Kebangsaan
Peringgit
3 5
Maklumat No.Rujukan Surat Kebenaran Maklumat ukuran meter panjang dan bil.
Pelupusan Arkib dan Tarikh Surat unit yang telah dimusnahkan.
Kebenaran.

4
Keterangan ringkas mengenai
isi
kandungan, jenis dan bentuk rekod.
7
Tandakan kaedah pemusnahan rekod yang
telah diambil. Bagi kaedah pemusnahan
secara jual perlu sertakan salinan resit.
BahanTerbitan (Buku-Buku Perpustakaan) 6
Peringkat keselamatan rekod, sama ada
Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia
Besar.
9
Maklumat lokasi tindakan pemusnahan
dilaksanakan.

8
Maklumat tarikh tindakan pemusnahan 10 11
diambil. Pengesahan pemusnahan oleh Pegawai dan
saksi yang melaksanakan pemusnahan.

12
Pengesahan pemusnahan oleh Pegawai
Penyelia.
 5
4

Contoh Surat
Penentusahan
Pemusnahan
Rekod
 5
5

Gambar Tindakan
Pemusnahan
Sebelum,
Semasa dan
Selepas
 5
6

Gambar Tindakan
Pemusnahan
Sebelum,
Semasa dan
Selepas
 5
7

SOALAN-SOALAN LAZIM
 5
Bil Soalan Jawapan 8
1 Buku rosak, contoh muka surat hilang, Hendaklah dinyatakan di ruang catatan
lampiran koyak, kulit buku hilang dan di Borang Arkib 9/08.
sebagainya?
2. Adakah tindakan pemusnahan Boleh, namun hendaklah dipastikan rekod
boleh dibuat secara jualan? berkenaan dimusnahkan dan kandungan tidak boleh
dibaca. Bukti bergambar tindakan pemusnahan
perlu diambil semasa tindakan pemusnahan.
Salinan resit jualan hendaklah dilampirkan
bersekali dengan Borang Arkib 12/08.

3 Bagaimana memusnahkan buku-buku Kaedah pemusnahan secara bakar dan

perpustakaan yang mempunyai ayat- ayat al- sisa pembakaran tersebut boleh ditanam.
quran / buku-buku agama?
4 Adakah permohonan pelupusan boleh Tidak boleh dimohon / dimasukan dalam senarai
dimohon bagi buku-buku perpustakaan yang permohonan pelupusan. Hanya bagi buku-buku
hilang? yang masih wujud fizikal rekod sahaja dibenarkan.
 5
9
Bil Soalan Jawapan
4 Bolehkah buku-buku perpustakaan diderma atau Boleh. Jabatan hanya perlu membuat
disumbangkan kepada pihak yang memerlukan? permohonan kepada Arkib Negara bagi rekod
yang hendak dibuat pelupusan sahaja.

5 Adakah sekolah perlu kemukakan permohonan Jabatan boleh kemukakan permohonan terus ke
terus ke Arkib Negara atau perlu melalui Sektor Arkib Negara dan menghantar Surat (s.k) kepada
Sumber Teknologi Pendidikan, JPNNM? Sektor Sumber Teknologi Pendidikan, JPNNM
untuk makluman.
6 Sekiranya tindakan pemusnahan atau Boleh. Jabatan perlu membuat surat permohonan
pemindahan tidak dapat dilaksanakan dalam pelanjutan tempoh bagi tindakan pemusnahan
tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat atau pemindahan sebelum tamat tempoh tiga (3)
Kebenaran Pelupusan dan Pemindahan bulan daripada surat kebenaran yang diberi
bolehkah sekolah membuat permohonan kepada Arkib Negara.
pelanjutan tempoh?
6
0
 6
1

SEKIAN TERIMA KASIH