TAKLIMAT PELUPUSAN STRAIGHT TO

REKOD AWAM THE POINT

Disampaikan oleh: Encik Bonifes Chuyu Anak Barau

PEMBANTU TADBIR (P/O)
KOLEJ KOMUNITI MAS GADING
PENDAHULUAN 1
• Rekod awam yang telah tamat tindakan atau tidak lagi diperlukan
untuk rujukan hendaklah ditutup. Permohonan pelupusan perlulah
dibuat kepada Arkib Negara (ANM).
• Pelupusan Rekod yang sistematik bagi mengatasi masalah
pengurusan, penyimpanan dan penjagaan timbunan rekod yang
tidak aktif.
• Dapat memastikan rekod – rekod yang bernilai kekal yang
ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod (JPR) dipindahkan ke
Arkib Negara Malaysia untuk dipelihara.
OBJEKTIF TAKLIMAT 2
• Untuk menjelaskan tatacara:
• Permohonan pemusnahan rekod awam merujuk
kepada JPR
• Permohonan pelupusan rekod awam tidak
merujuk kepada rekod awam
• Permohonan pemindahan rekod awam ke ANM
• Pengesahan pemusnahan rekod awam
SKOP TAKLIMAT 3
• Peruntukan seksyen 25 – 29 Akta Arkib Negara 2003 (AKTA 629)
• Semua jenis dan format rekod termasuk rekod eletronik
DEFINISI / TAFSIRAN 4
• REKOD
• “Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau
peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,
dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto,
microfilem, filem sinematografi, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan
secara eletronik tanpa mengira bentuk atau ciri – ciri fizikal atau apa – apa
salinanya.” Seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [AKTA 629]

• PELUPUSAN
• Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan,
pemindahan atau selainnya (penangguhan pemindahan)
REKOD TIDAK AKTIF 5
• Rekod yang tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian di
Jabatan / agensi kerajaan
• Ukuran bagi rekod yang tidak aktif ialah rekod yang telah tamat
tindakan atau tidak dirujuk dalam masa lima tahun.
PENUTUPAN FAIL 6
• Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4cm
hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.
JADUAL PELUPUSAN REKOD,PEMUSNAHAN &
PEMINDAHAN 7
• JPR
• Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan
membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang
ditentukan – seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [AKTA 629]

• PEMUSNAHAN
• Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa – apa jenis rekod mengikut prosedur
yang ditetapkan – Seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [AKTA 629]

• PEMINDAHAN
• Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara – Seksyen
28, Akta Arkib Negara 2003 [AKTA 629]
LARANGAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM 8
• KECUALI mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua
Pengarah, ANM – Seksyen 25 (1) dan Seksyen 25(2), Akta
Arkib Negara 2003 [AKTA 629]
• SABIT kesalahan boleh denda tidak melebihi RM5000 atau
dipenjarakan tidak melebihi satu (1) tahun atau kedua –
dua nya mengikut peruntukan seksyen 25(5), Akta Arkib
Negara 2003 [AKTA 629]
TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM 9
• PENGISIAN BORANG
• Permohonan pelupusan hendaklah menggunakan format borang yang telah
diwartakan.
• P.U.(A)377 Peraturan – peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang – Borang
Bagi Pelupusan Rekod Awam 2008) diwartakan pada Oktober 2008.
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
MERUJUK KEPADA JPR 10
• Jadual Pelupusan Rekod Urusan Awam
• Jadual telah disediakan oleh ANM dan hendaklah dijadikan panduan bagi
aktiviti pelupusan rekod.

• JPR Urusan Fungsian

• Pejabat awam hendaklah menyediakan JPR urusan fungsian
• Pejabat awam dikehendaki mendapatkan khidmat nasihat daripada ANM
mengenai penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian
• Format JPR adalah seperti borang Arkib 1/08 – JPR
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
MERUJUK KEPADA JPR 11
• JPR Kewangan dan Perakaunan
• Digunakan untuk pelupusan rekod kewangan dan perakaunan serta rekod am
kewangan dan perakaunan.
• Jadual ini disediakan oleh ANM bersama:
• PERBENDAHARAAN NEGARA
• JABATAN AKAUNTAN NEGARA
• JABATAN AUDIT NEGARA, dan
• SURUHANJAYA PENCEGAHAN RASUAH MALAYSIA
TATACARA PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
AWAM 12
• Pejabat Awam perlu mengenal pasti:
• Siri rekod
• Rekod telah tamat tindakan
• Tempoh simpanan yang dinyatakan dalam JPR

• Mengasingkan rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan

TATACARA PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
AWAM 13
• Senaraikan rekod yang dikenal pasti untuk musnah ke dalam
borang berikut:
• Arkib 2/08 – BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM
• Arkib 3/08 – BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD ELETRONIK
• Kewangan Arkib 4/08 – BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD
KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

• Hantar satu (1) Salinan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan

Rekod Awam ke ANM
• Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada ANM
TATACARA PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
AWAM 14
• Musnahkan rekod dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat
Kebenaran Pemusnahan (Perlanjutan tempoh pemusnahan perlu
dikemukakan sekiranya pemusnahan tidak dapat dijalankan dalam
tempoh yang ditetapkan.)
• Pemusnahan rekod hendaklah dilakukan mengikut Surat Pekeliling
Kewangan 3 November 1993.
TATACARA PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD
AWAM 15
• Pengesahan pemusnahan rekod perlu dimaklumkan kepada Arkib
Negara dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan
dijalankan menggunakan borang berikut:
• Arkib 12/08 – Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
• Kewangan Arkib 13/08 – Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan
dan Perakaunan
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM YANG
TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN
REKOD
16
• Asingkan rekod yang telah tamat tindakan dan tiada tindakan
lanjut.
• Susun rekod yang tidak aktif mengikut nombor seturut atau
susunan tahun berdasarkan klasifikasi fail jabatan
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM YANG
TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN
REKOD
17
• Senaraikan rekod yang telah diasingkan menggunakan borang
berikut:
• Arkib 5/08 –
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail
• Arkib 6/08 –
Borang Permohonan Bagi Rekod Kartografi
• Arkib 7/08 –
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Senibina
• Arkib 8/08 –
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Pandang Dengar
• Arkib 9/08 –
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan
Bercetak
• Arkib 10/08 – Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Elektronik
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM YANG
TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN
REKOD
18
• Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) hendaklah membuat penilaian
pertama ke atas setiap unit rekod bagi menentukan:
• Nilai / kepentingan rekod kepada penjabat awam
• Menentukan sama rekod dicadang simpan atau musnah di ruang cadang
pelupusan

• Hantar 2 salinan borang tersebut ke ANM bagi tujuan penilaian

pelupusan (penilai kedua oleh ANM)
• Terima surat kebenaran pelupusan daripada Ketua Pengarah ANM
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM YANG
TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN
REKOD
19
• Pejabat Awam hendaklah mengasingkan rekod yang telah diberi
kebenaran pelupusan oleh ANM
• Rekod yang diputuskan simpan hendaklah disenaraikan semula
dalam borang Arkib 11/08 – Borang Permohonan Bagi Pemindahan
Rekod Awam.
PEMUSNAHAN REKOD AWAM 20
• KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD AWAM
• Berdasarkan Surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 Jld.4 (47)
bertarikh 3 November 1993
• Pelupusan bahan bercetak / kertas terpakai daripada Pejabat Awam
menggunakan kaedah bersesuaian seperti:
• Dirincih
• Dikitar semula
• Dipadam
• Ditanam
• Dibakar
PEMUSNAHAN REKOD AWAM 21
• Pemusnahan rekod eletronik hendaklah mengikut peraturan,
arahan, panduan, dan khidmat nasihat oleh ANM.
• Pemusnahan rekod terperingkat hendaklah mematuhi para 71 – 74,
Arahan Keselamatan.
• Pengesahan pemusnahan rekod perlu dimaklumkan kepada Arkib
Negara dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan
dijalankan menggunakan borang berikut:
• Arkib 12/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam.
PEMINDAHAN REKOD AWAM 22
• Tatacara ini meliputi:
• Pemindahan Rekod Awam yang dinyatakan dalam jadual
• Pemindahan Rekod Awam yang tidak dinyatakan dalam jadual
• Isi boring Arkib 11/08 – Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod
• Kemukakan dua (2) salinan Borang Permohonan bagi Permindahan rekod ke
ANM
• Terima surat kebenaran Pemindahan Rekod Awam daripada Ketua Pengarah
ANM
• Rekod hendaklah dipindahkan 3 bulan dari tarikh surat berkenaan atau
tempoh lain yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah ANM.
PEMINDAHAN REKOD AWAM 23
• Hubungi ANM untuk membuat temujanji pemindahan rekod dan laksanakan
pemindahan rekod.
• Pindahkan rekod dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kebenaran
pemindahan.
• Perlanjutan tempoh perlu dikemukakan sekiranya pemindahan tidak dapat
dijalankan dalam tempoh yang telah ditetapkan.
PEMINDAHAN REKOD AWAM YANG BERNILAI
SEJARAH / KEBANGSAAN 24
• Rekod yang telah ditetapkan oleh Lembaga Penasihat Arkib Negara
ada bertaraf arkib dan hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara
tanpa perlu dibuat penilaian. Rekod berkenaan adalah seperti
berikut:
• Bertarikh pada 31 Disember 1948 bagi rekod – rekod jabatan/agensi
kerajaan di semenanjung Malaysia
• Bertarikh pada dan sebelum 30 September 1963 bagi rekod – rekod
Jabatan/Agensi Kerajaan Persekutuan di Sabah & Sarawak.
PEMINDAHAN REKOD TERPERINGKAT BAGI
TUJUAN PEMELIHARAAN 25
• Rekod terperingkat sebelum kuatkuasa Akta Arkib Negara 2003
[Akta 629] pada 10 Oktober 2003 yang diputuskan pindah ke Arkib
Negara hendaklah dipindahkan dengan segera tanpa perlu turun
taraf untuk tujuan pemeliharaan.
PENANGGUHAN PEMUSNAHAN/PEMINDAHAN
REKOD AWAM 26
• Rekod awam boleh diberikan penangguhan
pemusnahan/pemindahan sekiranya rekod tersebut amat
diperlukan dan pemusnahan/pemindahan segera rekod awam itu
akan menjejaskan pentadbiran mana – mana Pejabat Awam atau
bertentangan dengan kepentingan awam.
• Pejabat awam hendaklah mengemukakan Surat Pemberitahuan
Penangguhan selaras dengan Seksyen 28(3), Akta Arkib Negara
2003 [Akta 629].
PELUPUSAN REKOD AWAM YANG ROSAK 27
• Rekod awam yang rosak akibat bencana alam, kebakaran, dimakan
anai – anai dan sebagainya hendaklah dilaporkan kepada ANM
kerana kaedah pelupusannya adalah berbeza. Maklumat
kerosakan hendaklah dibuktikan dengan mengemukakan laporan
bertulis dan bergambar.
• Bagi kes – kes kerosakan rekod awam yang dipercayai akibat
perbuatan khianat, sabotaj dan sebagainya yang melibatkan aduan
polis hendaklah disertakan dengan laporan polis.
PELUPUSAN REKOD AWAM YANG TIDAK
BERFUNGSI LAGI 28
• Rekod yang telah ditamatkan akibat sesuatu pejabat awam tidak
berfungsi lagi dan tidak ada pengganti bagi tugas dan fungsi
pejabat awam itu, pelupusannya hendaklah dibuat mengikut
tatacara pelupusan rekod awam.
CARTA ALIRAN PROSES PELUPUSAN 29
CARTA ALIRAN PELUPUSAN
REKOD AWAM BERDASARKAN
JADUAL
CARTA ALIRAN PELUPUSAN
REKOD AWAM TANPA JADUAL
KAEDAH MENGUKUR REKOD
DALAM UKURAN METER PANJANG
KAEDAH MENGUKUR REKOD
DALAM UKURAN METER PANJANG
5 BORANG YANG WAJIB DIISI 30
BORANG PERMOHONAN BAGI
PELUPUSAN FAIL (ARKIB 1/08)
BORANG PERMOHONAN BAGI
PELUPUSAN FAIL (ARKIB 1/08)
CONTOH PENGISIAN
BORANG PERMOHONAN BAGI
PELUPUSAN FAIL (ARKIB 2/08)
BORANG PERMOHONAN BAGI
PELUPUSAN FAIL (ARKIB 2/08)
CONTOH PENGISIAN
BORANG PERMOHONAN BAGI
PELUPUSAN FAIL (ARKIB 5/08)
BORANG PERMOHONAN BAGI
PELUPUSAN FAIL (ARKIB 5/08)
CONTOH PENGISIAN
BORANG PERMOHONAN BAGI
PELUPUSAN FAIL (ARKIB 11/08)
BORANG PERMOHONAN BAGI
PELUPUSAN FAIL (ARKIB 11/08)
CONTOH PENGISIAN
BORANG PERMOHONAN BAGI
PELUPUSAN FAIL (ARKIB 12/08)
BORANG PERMOHONAN BAGI
PELUPUSAN FAIL (ARKIB 12/08)
CONTOH PENGISIAN
GAMBAR SEKITA PROSES PEMUSNAHAN REKOD 31
NOMBOR TELEFON UNTUK SEBARANG
PERTANYAAN 32
• ARKIB NEGARA MALAYSIA CAWANGAN SARAWAK
• 082-243486
• ENCIK ROBIN GEORGE (PEN. PENGARAH 1) – 082-243487
• ENCIK LAW HIENG SUI (PEMBANTU ARKIB)

• PEJABAT KETUA PEGAWAI KESELAMATAN NEGERI SARAWAK

• 082-253143
• ENCIK MIKE PALMER ANAK FRANKIE RAYA (PEN. PENGARAH) – 013-5678890

• HAI MING PAPER MILLS

• 082-610688
SALINAN BORANG, PANDUAN DAN JADUAL
PELUPUSAN REKOD 33
• Borang Permohonan Pelupusan, Panduan Pelupusan Rekod Awam,
JPR Urusan Am dan JPR Kewangan dan Perakaunan boleh dimuat
turun dari Portal Arkib Negara Malaysia iaitu di:

www.arkib.gov.my
TAMAT 34