KLASIFIKASI FAIL

4 JULAI 2017 CAWANGAN PENGURUSAN REKOD, BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN, KPM

 KLASIFIKASI FAIL

Satu proses kerja intelektual yang melibatkan

pengumpulanmaklumat ke dalam kategori/ kumpulan
yang sama atau seakan-akan sama, di mana setiap satu
kategori/kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya
sendiri

MS 2223, Part 1, Clause 3.

your date here större - a multipurpose PowerPoint template 2

KEPERLUAN PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL

01 Penetapan pembangunan klasifikasi fail berdasarkan fungsi meliputi urusan am

dan urusan fungsian adalah sebagai memenuhi keperluan MS 2223 (Standard
Malaysia berkaitan pengurusan rekod).

02 Mewujudkan keseragaman klasifikasi fail pejabat kerajaan dan Jadual pelupusan

rekod (JPR)

03
Pra-syarat pelaksanaan Sistem Pengurusan Rekod Elektronik

04 Membolehkan pewujudan dan penawanan rekod secara sistematik bagi memenuhi

keperluan pengauditan, penyiasatan dan keakuran kepada perundangan

05 Memudah dan mempercepatkan pengesanan rekod untuk meningkatkan

penyampaian perkhidmatan
 JENIS-JENIS KLASIFIKASI

Struktur Abjad Nombor FUNGSI

your date here större - a multipurpose PowerPoint template 4

 KLASIFIKASI FAIL
BERDASARKAN FUNGSI

URUSAN AM URUSAN FUNGSIAN

meliputi rekod yang memberi meliputi rekod teras berkaitan

sokongan kepada perjalanan fungsi, aktiviti khusus dan sub-
jentera sesebuah pejabat aktiviti bagi sesebuah organisasi. Ia
awam berbeza-beza di antara setiap
organisasi dalam mencapai objektif
dan menggambarkan Perkhidmatan
Teras sesebuah organisasi
 URUSAN AM

 terdiri daripada rekod yang meliputi :

100 - Pentadbiran;
200 - Tanah, Bangunan dan Infrastruktur;
300 - Aset dan Stor Kerajaan;
400 - Kewangan; dan
500 - Sumber Manusia

6
 URUSAN AM
Pentadbiran

100 Tanah, Bangunan dan

Infrastruktur

Sumber Manusia 500 200

Aset dan Stor Kerajaan

Kewangan
400 300
7
 Pentadbiran
(100)
1. Perundangan 11. Teknologi Maklumat dan Komunikasi
2. Perhubungan Awam 12. Pengurusan Rekod
13. Pembaharuan Pentadbiran
3. Program Kerjasama Dalam 14. Pelaksanaan Piawaian ISO
Negeri
15. Pengurusan Pejabat
4. Program Kerjasama Luar 16. Majlis/ Sambutan/ Perayaan
Negara 17. Pengurusan Pusat Sumber/
5. Laporan dan Perangkaan Perpustakaan Jabatan
18. Harta Intelek
6. Pengurusan Mesyuarat 19. Lembaga Penasihat
7. Kemudahan (Fasiliti) 20. Daftar Warisan Kebangsaan
8. Pertubuhan, Persatuan dan 21. Pilihanraya
Kelab 22. Rancangan Malaysia
23. Pengurusan Risiko
9. Parlimen/ Dewan Undangan
Negeri
10. Penerbitan Jabatan

8
Tanah, Bangunan & Infrastruktur
(200)
1. Perancangan Perolehan Tanah/ Bangunan
2. Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna Tanah
3. Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan
4. Sewaan
5. Ruang
6. Keselamatan Bangunan/ Tanah
7. Penyenggaraan

9
 Aset Dan Stor
(300)

1. Tadbir Urus Aset Alih/ Hidup dan Stor Kerajaan

2. Aset Alih
3. Kenderaan
4. Stor
5. Aset Hidup – Ikan
6. Aset Hidup – Haiwan
7. Aset Hidup – Tumbuhan

10
 Kewangan
(400)
1. Akaun
2. Bank
3. Bayaran
4. Bajet
5. Waran Peruntukan
6. Bon
7. Cek
8. Kumpulan Wang Disatukan
9. Penurunan Kuasa
10. Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
11. Pinjaman Kakitangan Awam
12. Audit Kewangan dan Perkhidmatan

11
 Sumber Manusia
(500)

1. Pembangunan Organisasi
2. Perjawatan
3. Perkhidmatan
4. Cuti
5. Kompetensi
6. Latihan
7. Perhubungan Pekerja
8. Personal (Peribadi)

12
 URUSAN FUNGSIAN
Contoh 1: Arkib Negara Malaysia
1. Pengurusan Rekod
2. Pentadbiran Arkib
3. Arkib Memorial

Contoh 2: Kementerian Pendidikan Malaysia

1. Tadbir Urus Pendidikan
2. Pengurusan Guru/Pensyarah
3. Hal Ehwal Murid/Pelajar

Contoh 3 : Jabatan Pendidikan Negeri

4. Tadbir Urus Pendidikan
5. Pengurusan Guru
6. Pengurusan Murid
13
 HIERARKI KLASIFIKASI FAIL

F : Fungsi F
A : Aktiviti
SA : Sub-Aktiviti
T : Transaksi (Fail)
SA SA SA SA

T T T T T T T T

14
 PENJELASAN HIERAKI KLASIFIKASI FAIL

Fungsi
Aktiviti Sub-Aktiviti Transaksi (Fail)
Tanggungjawab
utama / khusus Kegiatan yang
yang dilaksanakan dilaksanakan oleh Kegiatan-kegiatan
Merupakan fail-fail
oleh sesebuah sesebuah Pejabat khusus yang
dengan tajuk
pejabat awam Awam dalam dilaksanakan di
khusus di bawah
dalam mencapai mencapai Fungsi bawah Aktiviti.
sesuatu Sub
objektif khusus
Aktiviti.
penubuhannya penubuhannya.
(juga dikenali
sebagai
Perkhidmatan
Teras)

15
 PEMBERIAN KOD KLASIFIKASI
Kod klasifikasi fail terdiri daripada:

 Singkatan Nama jabatan dan kod nombor.

Contoh : KPM.100-1/1/1
JPN.600-1/1/1

KPM - Kementerian Pendidikan Malaysia

JPN - Jabatan Pendidikan Negeri

16
 PEMBERIAN KOD KLASIFIKASI
 Kod Nombor

- Kod Nombor bagi semua Urusan Am dari 100

sehingga 500 telah ditetapkan oleh ANM untuk
digunapakai oleh semua Pejabat Awam

- Kod 600 ke atas akan digunakan bagi Urusan

Fungsian (core business) sesebuah Pejabat Awam

17
 PEMBERIAN KOD KLASIFIKASI
Pemberian kod di peringkat kedua hingga peringkat
ke empat adalah seperti berikut:

100 PENTADBIRAN
100-1 Perhubungan Awam dan Seranta
100-1/1 Lawatan
100-1/1/1 Lawatan Dalam Negara
100-1/1/2 Lawatan Luar Negara

18
 PEMBERIAN KOD KLASIFIKASI
 Penyelarasan penggunaan tanda pemisah

a. Tanda noktah (.) hendaklah digunakan untuk

mengasingkan singkatan nama jabatan,
bahagian dan kod fungsi

contoh : KPM.100-1/1/1
KPM.BPSH.S.100-1/1/1

19
 PEMBERIAN KOD KLASIFIKASI
b. Tanda sengkang ( – ) hendaklah digunakan untuk mengasingkan kod
fungsi dan aktiviti

contoh : 100 – 1
Fungsi
Aktiviti
c. Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuk mengasingkan kod
aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi.

contoh : 100 -1/1/1

Fungsi
Aktiviti
Sub–aktiviti
Transaksi (Fail)
20
PENERANGAN PERINGKAT DALAM TEMPLATE KF
• Fungsi (tulisan warna merah) – peringkat ini bukan merupakan peringkat fail,
ianya merupakan penetapan fungsi kepada sesuatu klasifikasi contohnya fungsi
PENTADBIRAN. Ianya digunakan sebagai rujukan di bawah fungsi mana
sesuatu fail akan diwujudkan berdasarkan kepada Fungsi atau Aktiviti yang
dijalankan.
CONTOH : 100-1/2/3 ….. 100 (Pentadbiran)
• Aktiviti (tulisan warna biru) – peringkat ini bukan merupakan peringkat fail, ianya
merupakan peringkat aktiviti yang menyokong kepada sesuatu Fungsi. Ianya
digunakan sebagai rujukan untuk mewujudkan fail dalam skop yang lebih kecil.
Contoh di bawah Fungsi PENTADBIRAN ada Aktiviti PENGURUSAN
MESYUARAT
CONTOH : 100-1/2/3 …. 1 (Pengurusan Mesyuarat)
21
PENERANGAN PERINGKAT DALAM TEMPLATE KF

• Sub-aktiviti (tulisan warna hijau) – peringkat ini bukan merupakan peringkat fail,
ianya merupakan peringkat sub-aktiviti yang menyokong kepada sesuatu aktiviti.
Ianya digunakan sebagai rujukan untuk mewujudkan fail secara lebih terperinci.
Contoh di bawah Fungsi PENTADBIRAN ada Aktiviti PENGURUSAN
MESYUARAT ada sub aktiviti MESYUARAT DALAM JABATAN
CONTOH : 100-1/2/1 …./1 (Mesyuarat Dalam Jabatan)
• Transaksi/Fail (tulisan warna hitam) – ini merupakan peringkat fail, pewujudan
fail adalah berdasarkan keperluan iaitu apabila ada surat/dokumen yang perlu
dimasukkan ke dalam fail maka baru dibuka fail tersebut. Ini mengelakkan fail
kosong dibuka. Contoh di bawah Fungsi PENTADBIRAN ada Aktiviti
PENGURUSAN MESYUARAT ada sub aktiviti MESYUARAT DALAM JABATAN,
fail MESYUARAT PENGURUSAN JPN.
CONTOH : 100-1/1/3 …./3 (Mesyuarat Pengurusan JPN) 22
 Contoh : JPNNS.100-1/1/1

PEMBERIAN KOD AGENSI

• Pemberian kod agensi bergantung kepada penentuan Registri yang diamalkan oleh
Jabatan
• Sekiranya fail diuruskan secara berpusat iaitu diurus oleh satu bahagian/unit bagi
keseluruhan fail JPN boleh menggunakan kod agensi seperti berikut:

• JPNNS.100-1/1/1
Kod agensi
Fungsi
Aktiviti
Sub aktiviti
Fail

23
 Contoh : JPNNS.100-1/1/1

PEMBERIAN KOD AGENSI

• Sekiranya fail diuruskan secara tidak berpusat iaitu diurus oleh sektor/unit masing-
masing akan menggunakan kod agensi seperti berikut:

• JPNNS.SKPP. 100-1/1/1
Kod agensi
Kod sektor/unit
Fungsi
Aktiviti
Sub aktiviti
Fail

24
 PEMBERIAAN KOD SEKTOR-SEKTOR, JPWPL
SEKTOR-SEKTOR JABATAN PENDIDIKAN WILAYAH (KOD AGENSI/KOD SEKTOR/ UNIT /FUNGSI FAIL/ AKTIVITI/
PERSEKUTUAN LABUAN SUB-AKTIVITI/FAIL)

CONTOH: KOD FAIL

SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN DAN JPWPL.SKPP. 100-1/1/1 - FAIL TERBUKA
PEMBANGUNAN (SKPP) JPWPL.SKPP.S.100-3/2/1 - FAIL TERPERINGKAT
SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH (SPS) JPWPL.SPS. 100-1/1/1 - FAIL TERBUKA
JPWPL.SPS.S.100-3/2/1 - FAIL TERPERINGKAT
SEKTOR PENGURUSAN PEMBANGUNAN JPWPL.SPPK. 100-1/1/1 - FAIL TERBUKA
KEMANUSIAAN (SPPK) JPWPL.SPPK.S.100-3/2/1 - FAIL TERPERINGKAT
PUSAT KOKURIKULUM NEGERI JPWPL.SPPK.PKN.100-1/1/1 - FAIL TERBUKA
JPWPL.SPPK.PKN.S.100-3/2/1 - FAIL TERPERINGKAT
SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK (SPA) JPWPL.SPA. 100/1/1/1 - FAIL TERBUKA
JPWPL.SPA.S.100-3/2/1 - FAIL TERPERINGKAT

your date here större - a multipurpose PowerPoint template 25

 PEMBERIAAN KOD SEKTOR-SEKTOR, JPWPL
SEKTOR-SEKTOR JABATAN PENDIDIKAN WILAYAH (KOD AGENSI/KOD SEKTOR/ UNIT /FUNGSI FAIL/ AKTIVITI/
PERSEKUTUAN LABUAN SUB-AKTIVITI/FAIL)

CONTOH: KOD FAIL

SEKTOR PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN (SPP) JPWPL.SPS. 100/1/1/1 - FAIL TERBUKA
JPWPL.SPS.S.100-3/2/1 - FAIL TERPERINGKAT
SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT (SPM) JPWPL.SPM. 100/1/1/1 - FAIL TERBUKA
JPWPL.SPM.S.100-3/2/1 - FAIL TERPERINGKAT
SEKTOR JAMINAN KUALITI (SJK) JPWPL.SJK. 100/1/1/1 - FAIL TERBUKA
JPWPL.SJK.S.100-3/2/1 - FAIL TERPERINGKAT
SEKTOR PSIKOLOGI & KUANSELING JPWPL.SPS. 100/1/1/1 - FAIL TERBUKA
JPWPL.SPS.S.100-3/2/1 - FAIL TERPERINGKAT

your date here större - a multipurpose PowerPoint template 26

LANGKAH-LANGKAH
1) Setelah pemberian kod klasifikasi fail selesai
2) Semak fail sedia ada di Jabatan dengan template klasifikasi fail
baharu
3) Suaipadankan berdasarkan fungsi, aktiviti dan sub-aktiviti
4) Tutup fail lama (sedia ada) contoh : “Fail ditutup pada 12.9.2017
rujuk Klasifikasi Fail baharu”
5) Buka fail baharu mengikut senarai fail baharu (diingatkan fail
dibuka bila perlu)
6) Tiada lagi sebarang transaksi dalam fail lama
27
CONTOH FORMAT MAPPING FAIL LAMA DAN KF BAHARU

KLASIFIKASI FAIL URUSAN AM (BARU) NOMBOR RUJUKAN FAIL (SEDIA ADA)

400 – KEWANGAN
 
400–1 Akaun
 
400-1/1 Acara Perakaunan
400-1/1/1 Kelulusan Khas
Kementerian Kewangan/ Pegawai
Pengawal
400-1/1/2 Perjanjian Program 400-14/1/11 Perjanjian Program ABM
400-1/1/3 Kod Perakaunan KPM

28
CONTOH PENUTUPAN FAIL KLASIFIKASI BAHARU

JPPS.UPA-100-9/6
JPPS.UPA-100-9/6

PEGAWAI PENGELAS

ARU JUK
1.3.06 15.9.2017

BAH 17 RU
0
SI F .9.2
I KA A 1 8
A IL
D
KLA UP PA
SI F
TUT

större - a multipurpose PowerPoint template 29

 KAEDAH PEMBUKAAN/PEWUJUDAN FAIL BAHARU

•Tentukan klasifikasi fail yang betul sebelum membuka fail baharu,

elakkan pertindihan fail (duplicate) apabila membuka fail baharu.
• Semak jilid yang betul apabila membuka fail jilid baharu
Contoh penentuan pembukaan fail:

100 PENTADBIRAN (Fungsi)

100-1 Perhubungan Awam dan Seranta (Aktiviti)
100-1/1 Lawatan (Sub Aktiviti)
100-1/1/1 Lawatan Dalam Negara (Fail)
your date here 30
 FAIL TERPERINGKAT
JPNNS.S.100-1/1/8

• Kaedah pewujudan fail terperingkat (TERHAD, SULIT, RAHSIA

dan RAHSIA BESAR)
• Pembukaan fail terperingkat perlu merujuk kepada klasifikasi
fail dan diberi tanda peringkatnya:
• Contoh :
JPNNS.S.100-3/2/1
Kod agensi
Peringkat keselamatan fail (SULIT)
Fungsi
Aktiviti
Sub Aktiviti
Fail
your date here 31
PERINGATAN
• Daftarkan semua fail yang dibuka termasuk fail baharu dan fail jilid baharu
ke dalam Daftar Fail

• Pastikan fail yang hendak dibuka tidak terlalu besar skopnya yang mana
akan menyebabkan kesukaran mencari maklumat atau terlalu kecil skopnya
hingga menyebabkan fail tersebut nipis dan terlalu sedikit kandungannya.

• Pastikan surat dikandung segera ke dalam fail apabila diterima

• Kawal pergerakan fail menggunakan kad pergerakan fail/buku pergerakan

fail atau sistem berkomputer
32
Thank you
for your
attention!
Do you have any questions?