Bahagian Pembangunan Sumber Manusia

Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL
OLEH
AB AZIZ BIN MD YATIM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DBP

1
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

SIAPA TERLIBAT DALAM URURSAN FAIL

„ Pengarah/Pengurus/Ketua Bahagian

„ Pegawai

„ Penolong Pegawai

„ Pembantu Tadbir

„ Pembantu Tadbir Rendah

„ Pembantu Am Rendah

2
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

„ ARAHAN PERKHIDMATAN
BAB 4
FAIL- MEMAIL

3
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

ARAHAN PERKHIDMATAN
BAB 4
FAIL-MEMAIL

„ i. PENGELASAN FAIL
„ ii. MENDAFTAR DAN
MEMELIHARA
„ iii. PENGEDARAN FAIL
„ iv. SIMPAN DALAM
PERHATIAN
„ V. MEMELIHARA DAN
MENJAGA FAIL

4
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL
i. PENGELASAN FAIL-FAIL
KENAPA MESTI SISTEMATIK
„ Rekod mencatat tindakan
„ Semua dokumen terkumpul
„ Tempat menyiasat tuduhan-tuduhan,
kelemahan, atau
kegagalan dalam menjalankan tugas

5
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

MEMBERI TAJUK

„ Pendaftaran Nombor Pengelasan Fail

„ Induk Tajuk
„ Anak Tajuk (Pecahan Tajuk)
„ Cucu Tajuk (Pecahan Tajuk Kecil)
„ Tambahan Siri Kes

6
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

PENGELASAN DAN MEMBERI TAJUK

„ Induk Tajuk
„ Induk Tajuk Nombor Kod
AKAUN 2
CUTI 42
ELAUN 63
LATIHAN 177
MESYUARAT 194

7
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

„ Anak Tajuk

Induk Tajuk Anak Tajuk Nombor Kod

(Kepala Tajuk) (Pecahan Tajuk)
CUTI - 42
- CUTI BELAJAR 42/1
- CUTI BERSALIN 42/2
- CURI REHAT 42/3
ELAUN - 63
- ELAUN PERPINDAHAN 73/1
- ELAUN PEMANDU 73/2

8
 Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

„ Cucu Tajuk

Induk Tajuk Anak Tajuk Cucu Tajuk Nombor Kod

(Kepala Tajuk) (Pecahan Tajuk)
Kewangan - - 144
- Pinjaman - 144/7
- Pinjaman perumahan 144/7/1
Pinjaman kenderaan 144/7/2

9
 Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

„ Tambahan Siri Kes

Induk Tajuk Anak Tajuk Cucu Tajuk Siri Kes Nombor Kod
(Kepala (Pecahan
Tajuk) Tajuk)

kewangan - - - 144
- pinjaman - - 144/7
- pinjaman 144/7/1
perumahan
Kakitangan 144/7/1-
No Staf
10
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

PENGELASAN KESELAMATAN
„ Jenis Fail
„ Fail Rahsia Besar/Rahsia -
Merah Jambu
„ Fail Sulit/Terperingkat
- Hijau
„ Terhad - Putih
„ Fail Terbuka - Kuning

Anak Fail

MEMAKAI KULIT YANG SESUAI

11
 PENGURUSAN FAIL

ii. MENDAFTAR DAN MENYELENGGARA FAIL

„ Pendaftaran Secara nombor dan Abjad

„ Catat Tarikh buka fail
„ Kertas minit dan Surat menyurat
„ Merekod surat di kertas minit
„ Membuka fail baru sebagai sambungan
„ Peringkat Tindakan – segera – serta merta
„ Pengedaran Fail yang mempunyai pengelasan keselamatan

12
PENGURUSAN FAIL

iii. PENGEDARAN FAIL

Catatan Pengedaran
Tanggung jawab Pegawai
Memulangkan Fail ke pendaftaran
Pengedaran Fail yang mempunya
pengkelasan keselatan

13
 PENGURUSAN FAIL

„ iv. SIMPAN DALAM PERHATIAN-SDP

(KIV)
Buku SDP
Buku SDP diperiksa hari-hari

14
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

v. MEMELIHARA DAN
MENJAGA KESELAMATAN
FAIL
„ Memelihara Fail dari
Keciciran
„ Memelihara
keselamatan
Kandungan Fail
„ Mengasingkan Fail-fail
Mati

15
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Dewan Bahasa dan Pustaka

PENGURUSAN FAIL

„ Keseragaman Prosedur (IS0 9000)

„ Mengikut Sistem Pengurusan Fail DBP yang

Bersepadu
„ Kenal pasti dan sedia senarai Rekod Kualiti untuk
pelupusan mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 1
Tahun 1997 – Peraturan Pemeliharaan Rekod-
Rekod Kerajaan
„ Pelupusan mengikut Surat Pekeliling Am
Bil. 1 Tahun 1997 – Peraturan Pemeliharaan
Rekod-Rekod Kerajaan dan Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 1986
16
PENGURUSAN FAIL

17