KONSEP SISTEM FAIL

OLEH:
ARKIB NEGARA MALAYSIA
 KONSEP SISTEM FAIL
PEWUJUDAN REKOD

1. 2. KAEDAH FAIL
SKIMA FAIL MENGKELAS Maklumat MENGINDEKS (Filing Method)
(Filing Scheme)
KAEDAH REGISTRI
(Straight Forward
A G Alphabetic)
MANUAL FAIL H I
A A
1. Kaedah Indexing
THESAURUS FAIL
Prosedur B UNIT-UNIT N Peralatan 2. Kaedah warna (colour coding)
3. Kaedah Geografic
FAIL I 4. Kaedah Universal Subject
R Peruntukan
Manusia R classification.
E T 5. Kaedah Kelompok
G I S (Block Numeric)
6. Kaedah soundeks
7. dll

3.
MENYIMPAN &
MENGESAN

SUSUNAN FAIL
(File Arrangement)
 SISTEM

Sistem merupakan satu kumpulan

bahagian-bahagian yang berkaitan
bertindak bersama untuk mencapai satu
matlamat.

Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang

membentuk satu putaran.

Setiap sistem mempunyai satu paksi

atau titik pusat.
 APA DIA FAIL
 BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS
BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK
TERCICIR).

 “A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY

ARRANGED”.

 SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN

DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI
TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.

 ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN

MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN
UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN
DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.

 TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT

TERSEBUT.
 SISTEM FAIL

Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi

yang berkait dengan:

Penciptaan Fail
Penggunaan Fail
Penutupan Fail
Pemisahan Fail

Titikpusatnya ialah:

Unit Registri
Bahagian Pendaftaran Surat
Bahagian Registri
Bahagian Pendaftaran Fail
Bahagian Pendaftaran Mail
Bahagian Rekod
Pusat Rekod
Fungsi asas Bahagian/Unit Registri:

Mengadakan Fail

Mentiadakan Fail

Mengedarkan Fail

Mengesan Kembali Fail

Memisahkan Fail
 TUGAS UTAMA SISTEM FAIL

Proses:

MENGKELAS
MENGINDEKS
MENYIMPAN
MENGESAN KEMBALI

KAEDAH FAIL
Menumpukan kepada cara mana setiap proses itu
dilaksanakan.
 MATLAMAT SISTEM FAIL

Memberi maklumat (fail) yang betul

kepada orang yang memerlukan
pada masa yang ditetapkan
dengan kos/perbelanjaan yang terendah

BAGAIMANA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT DI

ATAS?

Input
Proses
output
 KOMPONEN SISTEM FAIL

INPUT PROSES OUTPUT

Maklumat 1. PENUTUPAN FAIL

Peralatan
Peruntukan i. Mengkelas
Manusia ii. Mengindeks
Prosedur: SKIMA FAIL iii. Mengesan
Manual MAKLUMT
Thesaurus: 2. PENYIMPANAN,
-Housekeeping PEMELIHARAAN
- Functional & PENGGUNAA FAIL
Pendaftaran 3. PEMISAHAN FAIL
Pergerakan

MATLAMAT: Memberi maklumat(fail) yang betul. Kepada orang yang memerlukan.

Pada masa yang ditetapkan. Dengan kos yang terendah.
 PENGKELASAN
Ertinya:-
- Proses intelektual dan
deduktif yang mendahului
kerja-kerja mengindeks

- Penyusunan maklumat atau segala

surat-suratan yang diwujudkan ke
dalam kumpulan-kumpulan yang
seakan-akan sama maksudnya, di
mana tiap-tiap kumpulan dikenali
dengan identitinya yang tersendiri

Contohnya: Housekeeping
Functional
Tahap Keselamatan
Kod/Jenis
AKTIVITI PENGKELASAN

- Penyediaan Tesaurus

- Penyediaan Kod

- Penyediaan Skima
 KAEDAH KELASIFIKASI

- Abjad (Alphabetic)

- Nombor (Numeric)

- Alphanumeric (Abjad + Nombor)

- Perkara

- Kronologi

- Geografi

- Warna

- Nama

- Dan Lain-lain
 PENGKELASAN PERKARA

Perkara Ertinya:

Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama terbitan) atau
satu frasa yang melambangkan sesuatu konsep.

Pengkelasan Perkara bermakna:

Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara-perkara

yang telah ditetapkan.
MENGINDEKS (MENGFAHARASAT)

Ertinya:

- Menyediakan petunjuk

- Berdasarkan perkataan-
perkataan yang dipilih dari
tajuk fail
 AKTIVITI MENGINDEKS

- Mengenalpasti perkataan utama

yang berkaitan dengan perkara

- Menyusun mengikut abjad

 KAEDAH MENGINDEKS

- Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail

- Memasukkan tajuk fail dalam borang doket Am 89 dan

Am 89A

- Komputer

- Kod Indeks 3” x 5”

- Penyusunan Mengikut Abjad

- Penyusunan Mengikut Nombor

 MENGESAN

Mendapatkan semula maklumat

mengikut sistem yang telah disediakan
 AKTIVITI MENGESAN

- Rujuk Indeks

- Kawal Edaran

- Penyusunan fail dalam

kabinet/rak
 KAEDAH MENGESAN

- Penggunaan Indeks Am 89 &

Am 89 A atau Indeks Kad

- Penggunaan Kad Edaran Fail

- Penggunaan Komputer

- Penggunaan Senarai Fail atau

Buku Daftar Fail

- Penggunaan Buku Daftar Surat

 SIRI FAIL

Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan mengikut sesuatu

skim diberi nombor Kod Khas untuk aktiviti tertentu atau disusun
mengikut sistem fail atau disimpan sebagai satu unit kerana fail-
fail atau dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau
fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai bentuk yang
serupa atau kerana perhubungan yang lain yang timbul dari
pengwujudan, penerimaan dan penggunaannya.