Manual Prosuder Kerja Fail Meaj

MANUAL
PROSEDUR PROSEDUR
KER1A DAN KER1A DAN
FAIL ME1A FAIL ME1A
Pusat Kemajuan Pengurusan
Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti
KONSEP MANUAL PROSEDUR KER1A KONSEP MANUAL PROSEDUR KER1A
DOKUMEN RU1UKAN UNTUK PERINGKAT
1ABATAN/PE1ABAT.
MEMBERI GAMBARAN MENYELURUH MENGENAI
ORGANISASI.
MEREKODKAN CARA BEKER1A SECARA SISTEMATIK.
KETUA-KETUA BAHAGIAN PERLU ADA MPK.
KONSEP FAIL ME1A KONSEP FAIL ME1A
PANDUAN TERPERINCI MENGENAI TUGAS YANG
DI1ALANKAN.
DOKUMEN RU1UKAN UNTUK SETIAP
PEGAWAIDALAM MEN1ALANKAN TUGASNYA.
FAIL ME1A HENDAKLAH DILETAKKAN DI ATAS
ME1A PEGAWAI
KEBAIKAN MPK/FM KEBAIKAN MPK/FM
MEREKODKAN PROSEDUR DAN PERATURAN
KER1A SEBAGAI RU1UKAN RASMI
KESERAGAMAN SISTEM/KAEDAH KER1A
MENENTUKAN PERATURAN DIPATUHI
MENGURANGKAN KESILAPAN
SEBAGAI ALAT LATIHAN INFORMAL
MENYENANGKAN PERTUKARAN PEKER1A -
PROSES AMBIL ALIH TUGAS
MEMUDAHKAN KA1IAN MENGENAI SISTEM
KER1A
MENGURANGKAN ARAHAN SECARA LISAN
MEN1ELASKAN KUASA DAN HUBUNGAN KER1A
DENGAN PEGAWAI LAIN
MANUAL PROSLDUR KLRJA DAN IAIL MLJA
Berasaskan fungsi dan
bidang tugas jabatan
Berasaskan fungsi dan
bidang tugas jabatan
Dokumen rujukan
Peringkat jabatan
Dokumen rujukan
Peringkat jabatan
Satu MPK untuk satu
jabatan
Satu MPK untuk satu
jabatan
Satu IM untuk satu jawatan Satu IM untuk satu jawatan
Berasaskan tugas &
1anggungjawab individu
Berasaskan tugas &
1anggungjawab individu
Dokumen rujukan
peringkat individu
Dokumen rujukan
peringkat individu
Mengandungi maklumat/
panduan untuk kendali tugas
yg. ditetapkan bagi satu-
satu jawatan
Mengandungi maklumat/
panduan untuk kendali tugas
yg. ditetapkan bagi satu-
satu jawatan
Mengandungi maklumat
menyeluruh mengenai
semua aktiviti jabatan
Mengandungi maklumat
menyeluruh mengenai
semua aktiviti jabatan
MANUAL
PROSLDUR
KLRJA
MANUAL
PROSLDUR
KLRJA
IAIL
MLJA
IAIL
MLJA
KANDUNGAN KANDUNGAN FAIL ME1A FAIL ME1A
FAIL ME1A
Objektif/Kementerian
Jabatan
Peraturan-peraturan
pentadbiran
Senarai semak
Senarai JK yang
dianggotai
Carta organisasi
Kementerian/Jabatan
Senarai borang
yang digunakan
Senarai undang-undang
dan peraturan
Carta aliran kerja
Objektif Bahagian/Unit
Senarai tugas harian
Norma kerja
Proses kerja
Senarai tugas, kuasa dan
hubungan
IAIL MLJA
OB1EKTIF OB1EKTIF
KEMENTERIAN/1ABATAN KEMENTERIAN/1ABATAN
TU1UAN MENGADAKAN OB1EKTIF KEMENTERIAN/1ABATAN TU1UAN MENGADAKAN OB1EKTIF KEMENTERIAN/1ABATAN
MEMBERI HALACARA YANG 1ELAS KEPADA 1ABATAN SUPAYA SEGALA
USAHA YANG DI1ALANKAN ADALAH SELARAS DENGAN MATLAMAT IANYA
DITUBUHKAN.
MEN1ADI ASAS PERANCANGAN & PEMBANGUNAN PROGRAM, PRO1EK DAN
AKTIVITI YANG DI1ALANKAN OLEH SESEBUAH 1ABATAN SUPAYA MEMENUHI
KEPERLUANPELANGGAN.
MEN1ADI ASAS PENILAIAN KEBERKESANAN 1ABATAN BAGI TU1UAN
MENINGKATKANLAGI PRESTASI 1ABATAN.
MEMBERI TUN1UK ARAH DI MANA OB1EKTIF KEMENTERIAN/1ABATAN
MEN1ADI ASAS BAGI PEMBENTUKAN OB1EKTIF YANG LEBIH KHUSUS DAN
TERPERINCI PADAPERINGKAT BAWAH DALAM1ABATAN/PE1ABAT.
MENETAPKAN KEUTAMAAN-KEUTAMAAN 1ANGKA PAN1ANG
1ABATAN/PE1ABAT.
CONTOH 1
OB1EKTIF KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN.
~ MEMBINA SATU MASYARAKAT BELIA YANG BERSATUPADU, BERDISIPLIN,
BERAKHLAK TINGGI DAN BERGERAK MA1U DALAM BIDANG EKONOMI DAN
SOSIAL SERTA MEMBINA SATU MASYARAKAT YANG SIHAT, CERGAS DAN
BERBUDAYASUKAN KE ARAHPERPADUAN DAN PEMBANGUNANNEGARA
CONTOH 2
OB1EKTIF BAHAGIAN PENCEN, 1ABATANPERKHIDMATANAWAM MALAYSIA
~MEMBAYAR FAEDAH PERSARAAN DAN FAEDAH TAMAT PERKHIDMATAN
DENGAN TEPAT MENGIKUT 1ADUAL MASA YANG DITETAPKAN KEPADA YANG
LAYAK MENERIMANYADI BAWAH UNDANG-UNDANGPENCEN
National Institute of Public Adinistration
OB1EKTIF OB1EKTIF
BAHAGIA BAHAGIAN N /UNIT /UNIT
PEMBAHAGIAN DAN PENGUMPULAN AKTIVITI
DENGAN ADANYA UNIT/SEKSYEN/BAHAGIAN.
MENUN1UKKAN RANGKAIAN PERINTAH YANG
MENUN1UKKAN PERINGKAT HIERAKI, KUASA
DAN TANGGUNG1AWAB.
MEN1ADI ALAT PERANCANGAN UNTUK SAIZ
ORGANISASI DAN KAKITANGAN.
CONTOH 1
OB1EKTIF BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN BELIA DAN
SUKAN.
~ UNTUK MEMBINA PERKHIDMATAN SOKONGAN YANG CEKAP DAN BERKESAN
MELALUI PEMBENTUKAN STRUKTUR PER1AWATAN KEMENTERIAN YANG
OPTIMA, PENGURUSAN PERSONEL YANG CEKAP DAN BERKUALITI SERTA
MENINGKATKAN KEMAHIRAN DAN PENGETAHUAN MELALUI LATIHAN DAN
PEPERIKSAAN
CONTOH 2
OB1EKTIF UNIT OPERASI PROSESAN FAEDAH TERBITAN BAHAGIAN PENCEN
~MEMPROSES FAEDAH TERBITAN KEPADA TANGGUNGAN YANG BERKELAYAKAN
MENGIKUT 1ADUAL MASA YANG DITETAPKAN DENGAN CEPAT, CEKAP DAN
TERATUR
CARTA ORGANISASI CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN/ 1ABATAN KEMENTERIAN/ 1ABATAN
CARTA ORGANISASI /KEMENTERIAN/1ABATAN CARTA ORGANISASI /KEMENTERIAN/1ABATAN
CARTA ORGANISASI PE1ABAT MENGGAMBARKAN STRUKTUR YANG
MENUN1UKKAN FUNGSI, AKTIVITI DAN HIERAKI DI DALAM SESEBUAH
1ABATAN/PE1ABAT.
CARTA ORGANISASI 1ABATAN/BAHAGIAN YANG MELIBATKAN
INDIVIDU/PEKER1APERLU DISEDIAKAN.
KEDUDUKAN INDIVIDU DALAM CARTA ITU PERLU DITANDAKAN
(DILOREKKAN).
1ELASKAN MENGENAI AKTIVITI YANG DILAKSANAKAN OLEH
BAHAGIAN/UNIT
SIAPA RAKAN SE1AWAT YANG BOLEH MEMBANTU MENGAMBIL ALIH
TUGASNYASEMASAKETIADAANNYA
PEGAWAI ATASANYANGBOLEH DIRU1UKDALAMMELAKSANAKAN TUGAS
DI MANA1AWATAN/PENYANDANGDITEMPATKAN DI BAHAGIAN/ UNIT
KEGUNAAN CARTA ORGANISASI KEGUNAAN CARTA ORGANISASI
ASAS PENAMBAHAN/PENGURANGAN KAKITANGAN
MEMBERI GAMBARAN MENGENAI FUNGSI-FUNGSI
1ABATAN/PE1ABAT
PERANCANGAN LATIHAN PEGAWAI/KAKITANGAN
SUMBER MAKLUMAT PENGURUSAN
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Adinistration
CONTOH CARTA CONTOH CARTA ORAGANISASI ORAGANISASI
KEMENTERIAN/1ABATAN KEMENTERIAN/1ABATAN
CON1OH
C.R1. ORC.^. RO .^1|.^ C|.M.^
KL1UA PLNGARAH
1IM.KL1UA PLNGARAH
CIVIL
1IM. KL1UA PLNGARAH
SYARIAH
BAHAGIAN
CIVIL
BAHAGIAN
KLWANGAN
BAHAGIAN
SUMBLR MANUSIA
UNI1
MLDI1ASI
UNI1
PLGUAM PANLL
UNI1
SYARIAH
NLGLRI
DALRAH
CONTOH CARTA ORAGANISASI CONTOH CARTA ORAGANISASI
BAHAGIAN/UNIT BAHAGIAN/UNIT
CAR1A ORGANISASI BAHAGIAN PLMBANGUNAN KLPAKARAN
PLNGARAl
,J52,
KL1UA PLNOLONG PLNGARAH
(J48)
CAWANGAN PENYELARASAN
(J48)
CAWANGAN PLM. PAKAR
(J48)
CAWANGAN PLM.KLKOMPL1LNAN
PLNOLONG PLNGARAH KANAN
(J44)
PLNGARAH
(JS2)
CAWANGAN PLNYLLARASAN
PLNOLONG PLNGARAH
(J4J)
(J44)
(J44)
PLNOLONG PLNGARAH
(J36)
PLNOLONG PLNGARAH
(J4J)
PLM.1ADBIR(S/U)
(NJ7)
PLMBAN1U 1ADBIR
(NJ7)
PLMBAN1U AM PLJABA1
(NJ)
PLMBAN1U 1ADBIR RLNDAH
(NJJ)
CAR1A ORGANISASI BAHAGIAN SUMBLR MANUSIA
KL1UA PLNGARAH
1IM. KL1UA PLNGARAH
CIVIL
CAWANGAN 1A1A1LR1IB
KPP (SM)J
BAHAGIAN SUMBLR MANUSIA
PLNGARAH BAHAGIAN
CAWANGAN PLRKHIDMA1AN
KPP (SM)2
P1D GRLD M4J
PP(SM)J
CAWANGAN PRLS1ASJ
KPP(SM)3
CAWANGAN LA1IHAN
KPP(SM)4
P1(P/O)
11J
P1(P/O)
112
P1(P/O)
P2
P1(P/O)
PJ
P1(P/O)
PNJ
P1(P/O)
PN2
P1(P/O)3
P1(P/O)
LJ
P1(P/O)
L2
P1(P/O)
L3
P1D GRLD M4J
PP(SM)2
P1D GRLD M4J
PP(SM)4
P1D GRLD M4J
PP(SM)3
SENARAI TUGAS SENARAI TUGAS
SENARAI TUGAS IALAH SENARAI YANG
MEN1ELASKAN DENGAN TEPAT DAN
TERPERINCI MENGENAI TUGAS,
TANGGUNG1AWAB DAN KUASA SESEORANG
PEGAWAI UNTUK MEN1ALANKAN TUGAS-
TUGASNYA.
CONTOH SENARAI TUGAS CONTOH SENARAI TUGAS
SENARAI TUGAS
NAMA : NORMALA BINTI SHAMSUDIN
1AWATAN : PENOLONG PENGARAH
BERTANGGUNG1AWAB KEPADA : KETUA PENOLONG PENGARAH
enguruskan pengambilan dan pengisian jawatan-jawatan kosong
2 enguruskan pengesahan dan perlanjutan tempoh perkhidmatan pegawai dan
kakitangan meliputi:
2 Pengesahan lantikan
22 Pengesahan dalam perkhidmatan
3 enguruskan kemasukan ke dalam jawatan berpencen
4 enguruskan permohonan semua jenis elaun, urusan elaun tanggung kerja, elaun
memangku, elaun pakaian panas, bayaran perubatan dan permohonan pinjaman
perumahan
5 enyemak dan menandatangani Penyata Perubahan bagi pergerakan gaji
tahunan, pelarasan gaji,,pertukaran, kenaikan pangkat, elauan tanggung kerja dan
lain-lain yang melibatkan penyediaan penyata perubahan
6 %ugas-tugas lain yang diarah dari masa ke semasa
SENARAI TUGAS
NAMA : ZUNAINI BIN ALIAS
1AWATAN : TIMBALAN KETUA AUDIT DALAM (AUDIT)
BERTANGGUNG1AWAB KEPADA: KETUA AUDIT DALAM
engetuai tugas pemeriksaan audit kewangan ke atas Jabatan dan Bahagian di dalam
Kementerian
2 engetuai pemeriksaan audit pengurusan ke atas Jabatan dan Bahagian di dalam
Kementerian
3 engetuai esyuarat Entrance/Exit Audit mewakili Ketua Audit
4 emastikan laporan Audit Kewangan dan Pengurusan telah disediakan setelah selesai
menjalankan tugas audit
5 embantu Ketua Audit Dalam bagi urusan pembentangan kertas kerja Laporan Audit
Dalam untuk mesyuarat Jawatankuasa Audit
6 embantu Ketua Audit Dalam bagi mengendalikan kursus-kursus audit
7 embantu Ketua Audit Dalam dalam hal pentadbiran pejabat
8 %ugas-tugas lain yang di arah dari masa ke semasa
DAPAT MENJELASKAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
SESEORANG PEGAWAI
MEMUDAHKAN PIHAK PENGURUSAN MERANCANG KURSUS
YANG SESUAI UNTUK SESEORANG PEGAWAI
MEMUDAHKAN PEGAWAI MENGURUSKAN TUGAS YANG
DIPERTANGGUNGJAWABKAN
MEMBOLEHKAN PEGAWAI MENGETAHUI HAD-HAD KUASA
YANG DIPERUNTUKKAN KEPADANYA
MENJELASKAN HUBUNGAN KERJA DI ANTARA SEORANG
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
KUASA KUASA
KUASA YANG DIBERIKAN KEPADA SESEORANG
PEGAWAI PERLU DIMAKLUMKAN KEPADA
PEGAWAI BERKENAAN UNTUK MEMUDAHKAN
BELIAU BERTINDAK DAN MEMBUAT
KEPUTUSAN MENGIKUT HAD YANG
DIBENARKAN.
HUBUNGAN KER1A DENGAN PEGAWAI LAIN
HUBUNGAN KER1A PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-
PEGAWAI LAIN PERLU DIKETAHUI UNTUK
MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN
MENYELESAIKAN SESUATU TUGAS.
HUBUNGANKER1ADENGANPEGAWAI ATASAN.
HUBUNGANKER1ADENGANPEGAWAI BAWAHAN.
HUBUNGANKER1ADENGANRAKAN SE1AWAT.
HUBUNGAN KER1A DENGAN PEGAWAI DARI AGENSI-
AGENSI LUAR.
Tugas Pegawai Atasan
Yang Ada Hubungan
Tugas dan
Tanggungjawab
Kuasa Yang
Diberi
Tugas Pegawai
Lain Yang Ada Hubungan Serta
1enis Hubungan

PEN. PENGARAH
PENTADBIRAN

Semua perkara mengenai
perkhidmatan, perlantikan,
pengesahan dalam
jawatan, kemasukan
dalam jawatan,
penanggungan kerja dan
sebagainya

engurus perlantikan,
pengesahan dalam
jawatan berpencen,
kenaikan pangkat/
pemangkuan dan laian-
lain

2 engurus rayuan
penyelarasan dan
pengubahsuaian gaji

3 enyediakan Penyata
Bulanan/suku %ahun
mengenai kedudukan
perjawatan/pertukaran
dan laian-lain

enerima laporan
sulit semua pegawai

engambil Iail-Iail
sulit untuk
tindakan

PEMBANTU TADBIR
P% (O), Urusan Pengendalian
Buku Perkhidmatan Kerajaan
dan merekodkan setiap
perubahan pegawai/staI

2 (P%(O) Urusan Fail
Persendirian dan mengambil
tindakan perlu


Yang Ada Hubungan
Tugas dan
Tanggungjawab
Kuasa Yang
Diberi
Tugas Pegawai
1enis Hubungan
PEGAWAI-PEGAWAI
MAMPU

Minta butir-butir
mengenai
maklumat peribadi,
kelulusan dan alamat
untuk Rekod
Perkhidmatan

PENOLONG
PEGAWAI TADBIR

pengesahan dalam
jawatan, pelantikan dan
lain-lain

KETUA PEMBANTU
TADBIR

perkhidmatan,
pelantikan, pengesahan
pemangkuan dan lain-
lain

4 engurus penyediaan
laporan sulit tahunan,
penyata perkhidmatan
dan lain-lain

5 engurus tindakan
tatatertib

6 Lain-lain tugas yang
diarahkan

PTR

enaip surat-surat berkaitan

PAP

embuat Iotostat salinan-salinan
yang perlu

HUBUNGAN LUAR

P%(O) Bahagian Perkhidmatan di
Jabatan Perkhidmatan Awam

avbvvgav avbvvgav
Yang Ada Hubungan
Tugas dan
Tanggungjawab
Kuasa Yang
Diberi
Tugas Pegawai
1enis Hubungan

KETUA KAMPUS
INTENGAH

entadbir keseluruhan
perjalanan kampus
IN%ENGAH termasuk
latihan, domestik,
kewangan dan pengurusan
kampus

Penyelaras Program
Kanan

entadbir, menyelaras
semua perjalanan kursus
Bahagian Pengurusan dan
Kualiti

enyedia dan
menguruskan kursus
bengkel dan seminar di
IN%AN dan diluar
IN%AN

2 emberi syarahan
untuk kursus-kursus di
IN%AN dan diluar
IN%AN

3 enyediakan brochure
dan program
kursus/bengkel dan
seminar yang hendak
dijalankan

4 embantu Penyelaras
Program Kanan
mengemaskini bahan-
bahan latihan

emilih peserta,
mengugurkan
nama-nama peserta
yang gagal
mematuhi syarat-
syarat

emilih
penceramah bagi
kursus dalaman dan
luar

Penyelaras Program kanan
endapatkan khidmat nasihat
dan input

Setiausaha Kursus
enentukan persediaan alat-alat
dan bahan-bahan keperluan
kursus
2 enaip surat-surat berkaitan
dengan kursus

Penolong Pegawai
Domestik/cetak dan Grafik
emberi khidmat sokongan
seperti penyediaan makan
minum, penginapan, percetakan
dan graIik

Hubungan luar
Ketua-ketua Jabatan

SETIAP AKTIVITI MEMPUNYAI BEBERAPA
PERATURAN PENTADBIRAN UNDANG-
UNDANG YANG HARUS DIKETAHUI DAN
DIPATUHI OLEH PENGURUSAN DALAM
MENJALANKAN AKTIVITI SESEBUAH
JABATAN.
CONTOH PERATURAN CONTOH PERATURAN- -PERATURAN PENTADBIRAN PERATURAN PENTADBIRAN
AK%IVI%I : URUSAN PENGESAHAN DALA PERKHIDA%AN
PERA%URAN-PERA%URAN PEN%ADBIRAN:
PENGESAHAN DALA JAWA%AN ENGABIL ASA HINGGA 3 %AHUN
DARI ULA BERKHIDA% SEKIRANYA ANGGO%A BERKENAAN %ELAH
EENUHI SYARA%-SYARA% YANG DI%E%APKAN
2 SEUA URUSAN PENGESAHAN DALA PERKHIDA%AN ES%ILAH
DISER%AI DENGAN SURA% PERAKUAN DARI KE%UA JABA%AN
3 PERLANJU%AN %EPOH PENGESAHAN DALA PERKHIDA%AN
DIPERLUKAN SEKIRANYA ANGGO%A %IDAK LULUS SEUA
PEPERIKSAAN YANG DISYARA%KAN DAN DIBUA% KEPADA PIHAK
BERKUASA ELAN%IK
AK%IVI%I : URUSAN PEROHONAN ELAUN %ANGGUNG KERJA
PERA%URAN-PERA%URAN PEN%ADBIRAN:
ELAUN %ANGGUNG KERJA HANYA BOLEH DIPERAKUKAN KEPADA
ANGGO%A YANG %ELAH DISAHKAN DALA JAWA%AN A%AU
SEKURANG-KURANGNYA %ELAH BERKHIDA% SELAA SA%U %AHUN
2 ELAUN %ANGGUNG KERJA ES%ILAH BER%ERUSAN SELAA 28 HARI
%ERASUK HARI CU%I INGGUAN A%AU HARI KELEPASAN A
3 PEBAYARAN ELAUN %ANGGUNG KERJA %ERHEN%I APABILA
SESEORANG ANGGO%A ENINGGALKAN PERKHIDA%ANYA SELAA
4 HARI %ERASUK HARI CU%I INGGUAN DAN CU%I KELEPASAN
A
AK%IVI%I: ENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKA%AN KEAHIRAN BAGI
PEBANGUNAN FASILI%A%OR
PENGALAAN BEKERJA SEKURANG-KURANGNYA %AHUN;
2 BER%UGAS SEBAGAI %ENAGA PENGAJAR A%AU PEGAWAI PENILAI DI
PUSA% BER%AULIAH YANG DIIK%IRAF OLEH JPK;
3 BERUUR %IDAK ELEBIHI 50 %AHUN PADA %ARIKH KURSUS BERULA;
4 EPUNYAI PPRES%ASI KERJA YANG BAIK DAN EPUNYAI INA%
DENGAN PROGRA-PROGRA YANG DIJALANKAN
5 PEROHONAN DISOKONG DAN DISAHKAN OLEH KE%UA JABA%AN
BUKU PROGRA KURSUS HENDAKLAH DISEDIAKAN
SEKURANG-KURANGNYA 2 INGGU SEBELU %ARIKH KURSUS
BERULA
2 %IDAK BOLEH EASUKKAN %AJUK BARU %ANPABERUNDING
DENGAN PENYELARAS PROGRA KANAN %ERLEBIH DAHULU
3 %EPOH KURSUS %IDAK BOLEH DIPINDA%ANPAKELULUSAN
PENYELARAS PROGRA KANAN
4 BUKU PROGRA KURSUS HENDAKLAH DIEDARKAN KEPADA
PENGARAH WILAYAH PENYELARAS-PENYELARAS PROGRA,
PENOLONG PENDAF%AR, PENGURUS DOES%IK,PEGAWAI
PERPUS%AKAAN DAN SENUAFASILI%A%OR-FASILI%A%OR
SEBELU %ARIKH KURSUS.
AK%IVI%I: ENYEDIAKAN PROGRA KURSUS
PROSLS KLRJA IALAH RANGKAIAN 1INDAKAN
YANG PLRLU DIAMBIL SLCARA BLR1URU1AN
MLNGIKU1 PLRA1URAN YANG DI1L1APKAN
BAGI MLLAKSANAKAN SLSUA1U AK1IVI1I.
SL1IAP AK1IVI1I MLS1I DISLDIAKAN PROSLS
KLRJA. MAKLUMA1 YANG PLRLU ADA DALAM
IORMA1 PROSLS KLRJA INI IALAH JAWA1AN
DAN PROSLS.
SLMAK SLNARAI AK1IVI1I BAGI MLNGLNAL PAS1I JLNIS-JLNIS
AK1IVI1I YANG MLMLRLUKAN PROSLS KLRJA.
SLDIAKAN URU1AN 1INDAKAN UN1UK MLLAKSANAKAN
AK1IVI1I 1LRSLBU1.
MULA DLNGAN PLRKA1AAN PLRBUA1AN BAGI
MLNYLNARAIKAN SL1IAP PROSLS.
SLNARAIKAN JAWA1AN PLGAWAI YANG PLRLU MLNGAMBIL
1INDAKAN KL A1AS LANGKAH-LANGKAH YANG BLRKLNAAN
SLNARAIKAN UNDANG-UNDANG DAN PLRA1URAN YANG
BLRKAI1AN DLNGAN 1UGAS BLRKLNAAN.
PROSES KER1A BAGI URUSAN PENGESAHAN DALAM 1AWATAN
Proses Kerja Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Bil
Seksi Undang-
undang/Peraturan
%eliti daItar perkhidmatan tiap-tiap bulan
dan pastikan pegawai-pegawai yang belum
disahkan dalam jawatan
Semak Iail peribadi dan Buku Perkhidmatan
pegawai-pegawai Sekiranya memenuhi
syarat boleh diperakukan
a)Berkhidmat dalam tempoh hingga 3
tahun
b) Lulus peperiksaan JPAdan Jabatan
c) Hadir dengan jayanya kursus Induksi
Sediakan surat beserta dokumen yang perlu
dihantar dalam tiga salinan :
a) Borang Perakuan Pengesahan
b) Salinan kenyataaan Perkhidmatan
c) Perakuan lulus peperiksaan
d) Borang Opsyen KWSP/Pencen
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
Peraturan-peraturan
Pegawai Awam
(Perlantikan, Kenaikan
Pangkat dan Penamatan
Perkhidmatan
PU(A)76/2005
3
PROSLS KLRJA BAGI URUSAN PLNGLSAHAN DALAM JAWA1AN
Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Pembantu %adbir/Pengarah
Bahagian
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir/KP%/PP%
Pembantu %adbir
Bil
Seksi Undang-
undang/Peraturan
Hantar borang Perakuan kepada ketua
jabatan untuk mendapatkan sokongan dan
tandatangan
Hantar surat pengesahan yang telah
lengkap ke SPA
%erima surat pengesahan dua salinan dari
SPA dan kandung satu salinan dalam Iail
dan serah satu salinan kepada pegawai
berkenaan
Sediakan Penyata Perubahan (Kew8)
dalam lima salinan dengan mencatatkan
rujukan, nama, nombor kad pengenalan,
jawatan, nombor gaji, tarikh pengesahan
Dapatkan tandatangan daripada dua orang
pegawai yang diberi kuasa
Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan
4
5
6
7
8

PROSLS KLRJA BAGI URUSAN PLNGLSAHAN DALAM JAWA1AN
Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Bil
Seksi Undang-
undang/Peraturan
%ulis surat dan dapatkan tandatangan
daripada Penolong Pengarah untuk
mengemukakan Penyata Perubahan
Hantar Penyata Perubahan bersama surat
ke:
salinan ke JPA
salinan ke SPA
salinan ke pusat Rekod JPA
salinan dikandungkan dalam Iail
peribadi
salinan ke bahagian Gaji
Simpan Iail ke Bahagian Pentadbiran
0
2
PROSLS KLRJA BAGI URUSAN 1ANGGUNG KLRJA
Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Bil Seksi Undang-
undang/Peraturan
enerima permohonan daripada Bahagian
Jabatan
Dapatkan Iail Peribadi atau Iail tanggung
kerja
Semak permohonan lengkap/tidak lengkap
seperti berikut:-
-surat arahan tanggung kerja
-Kenyataan cuti
-Salinan buku perkhidmatan
Sediakan emo dan dokumen yang lengkap
untuk mohon kelulusan
KSU
Kumpulan pengurusan dan proIesional
TKSU
Kumpulan sokongan
%erima keputusan dan maklumkan kepada
BAHAGIAN/JBSN/IKBN
Kementerian
Sediakan penyata perubahan (Kew8)
1BSN/IKBN
Sediakan surat kelulusan kepada pemohon
Rekodkan dalam buku perkhidmatan
pemohon
2
3
4
5
6
KPSU/PSU/KP%
Pembantu %adbir
KPSU/PSU
PSU/P%
KPSU/PSU/P%
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
Pekeliling
Perkhidmatan
Bilangan 7 %ahun
2007
PROSES KER1A BAGI URUSAN PERSARAAN WA1IB (UMUR 55/56/58 TAHUN)
Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Pembantu %adbir/Ketua
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir/ KP%/PP%
Bil
Seksi Undang-
undang/Peraturan
%eliti senarai pegawai yang akan bersara
wajib (umur 55/56/58 tahun)
Dapatkan Iail peribadi
Sediakan surat kepada pegawai berkenaan
memaklumkan mengenai tarikh dan
Persaraan dan hantar borang:
a) Borang JPABPSPPPB0a
b) Borang JPABPSPPPB03
c) Borang JPABPSPPPB04
d) Borang JPABPUU B0
e) Borang JPABP UU B02
I) Borang JPABPUU B04
inta pegawai kemukakan
a) 3 salinan kad pengenalan
b) 2 keping gambar saiz pasport
c) 2 salinan sijil nikah
d) 2 salinan kad pengenalan
isteri/suami
e) 2 salinan sijil beranak/kad
pengenalan anak umur 2 tahun
kebawah
2
3
4
Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan
4 %ahun 2003
Panduan Pengurusan
Pejabat Pekeliling
perkhidmatan Bilangan
5 %ahun 2007
Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Bil
Seksi Undang-
undang/Peraturan
Semak dan dapatkan tandatangan pegawai
%erima dokumen dan maklumat daripada
bakal pesara
Semak dokumen
-cuti sakit
- laporan tatatertib
Sediakan surat untuk tandatangan pegawai
Kemukakan dokumen ke Bahagian Pencen
%erima kelulusan daripada Bahagian Pencen
Sediakan Penyata Perubahab bagi bakal
Pesara di Kementerian
Buat surat maklumkan kelulusan kepada
Jabatan Negeri dan pesara
Catat dalam Buku Perkhidmatan
Sediakan sijil penghargaan
5
6
7
8
2
3
4
Pembantu %adbir/PP%/PP
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir/PP%/PP
Pembantu %adbir/ KP%/PP%
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
Pembantu %adbir
PROSES KER1A BAGI URUSAN PERSARAAN WA1IB (UMUR 55/56/58 TAHUN)
PROSLS KLRJA MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN
BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR DAN BAHAN PEMBELA1ARAN
SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL.
Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
- Garis Panduan
Pelaksanaan PPK
-Surat Arahan
Perkhidmatan
- Pekeliling Perkhidmatan
-Surat Arahan
Perbendaharaan
- Pekeliling
Perbendaharaan
- init esyuarat JK
Penyelarasan PPK
-Borang Analisis
Keperluan Latihan
Bil
Seksi Undang-
undang/Peraturan
Kaji keperluan latihan jabatan
Sediakan memo dalaman untuk edar
kepada kepada semua pegawai
Dapatkan tandatangan Pengarah
Pembangunan Kepakaran
Edar memo bersama-sama Borang Analisis
Keperluan Latihan kepada semua pegawai
teknikal jabatan
Dapatkan maklumbalas keperluan latihan
pegawai
Buat ringkasan keperluan latihan
berdasarkan :
a) nama pegawai
b) jenis latihan
c) kandungan latihan,
d) kos latihan,
e) penyedia latihan
I) tempat latihan
Bentang dalam mesyuarat latihan untuk
kelulusan
2
3
4
5
6
7
Pengarah/Ketua penolong
Pengarah Bahagian
Penolong Pengarah
Jawatankuasa Latihan
Bahagian Kewangan
KS
Penyedia Latihan
Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Bil
Seksi Undang-
undang/Peraturan
PROSES KER1A MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN
SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL
ohon kelulusan pakej hotel kepada
Bahagian Kewangan KS
Semak status permohonan kelulusan
pakej hotel di Bahagian Kewangan
KS
Rancang perlaksanaan program
Hubungi penyedia latihan bagi
pengesahan tarikh dan butiran lengkap
mengenai program/kursus
Sediakan perkara berikut:
a)Surat tawaran kepada peserta
b) Surat lantikan penyedia latihan
c)Surat/memo lantikan urusetia /
penceramah / Iasilitator
d) Surat pengesahan hotel jika
ada
Dapatkan tandatangan Ketua
Bahagian
Bahagian Kewangan
KS
Jawatankuasa Latihan
Penyedia Latihan
Pengarah Bahagian
8
2
3
Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Bil
Seksi Undang-
undang/Peraturan
Edar semua surat kepada yang berkaitan
Dapatkan maklumbalas kehadiran
Jalankan kursus seperti yang ditetapkan
Sediakan sijil kehadiran kepada peserta
kursus
Dapatkan tandatangan Ketua Pengarah
%erima dan semak laporan kursus
Urus tuntutan bayaran yang berikut:
%untutan perjalanan peserta kursus
- Fasilitator/Penceramah
- Penyedia latihan
- Hotel tempatan jika ada
Semak status pembayaran di Bahagian
Kewangan Jabatan
Serah sijil kursus ke Bahagian Pentadbiran
untuk direkodkan
Buat penilaian pasca kursus
PROSES KER1A MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN
SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL
4
5
6
7
8
20
2
22
23
Pembantu Am Pejabat
Penolong Pengarah
Urusetia/Penyedia Latihan
Urusetia/Penyedia Latihan
Pengarah Bahagian
Penolong Pengarah
Penolong Pengarah
Bahagian Kewangan
Bahagian Pentadbiran
Ketua Bahagian/Unit
CARTA ALIRAN KERJA
BAGI MAKSUD FAIL MEJA, CARTA ALIRAN
KERJA YANG PERLU DIMASUKKAN KE DALAM
FAIL MEJA SESEORANG PEGAWAI IALAH
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI YANG
TERDAPAT DALAM MPK YANG BERKAITAN
DENGAN TUGAS PEGAWAI BERKENAAN.
LANGKAH-LANGKAH DALAM AKTIVITI YANG
MELIBATKAN PEGAWAI BERKENAAN
HENDAKLAH DITANDAKAN (DILOREKKAN).
CARTA ALIRAN KER1A
CARTA ALIRAN KER1A IALAH GAMBARAN SECARA GRAFIK ATAU
GAMBARA1AH KE ATAS TINDAKAN-TINDAKAN YANG TERLIBAT
DALAM SESUATU AKTIVITI ATAU PROSEDUR.
SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN:-
%INDAKAN ( LANGKAH )
DALA PROSES KERJA
ALIRAN
PILIHAN/KEPU%USAN
( DECISION AKING )
%INDAKAN SEREN%AK
PENYABUNG
CARTA ALIRAN KERJA BAGI URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58
%eliti senarai pegawai dan kakitangan yang akan
bersara wajib (umur 55/56/58 tahun)
Dapatkan Iail peribadi
Sediakan dokumen-dokumen persaraan
Hantar draI untuk ditaip
Hantar untuk tandatangan Pegawai
Hantar ke Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan
Awam Dapatkan Iail pegawai berkenaan
%erima kelulusan daripada Bahagian Pencen
Dapatkan Iail pegawai berkenaan
Buat
pembetulan
Semak
TIDAK
Semak butiran dalam buku Perkhidmatan
Lengkap
Rujuk pada pegawai
berkenaan/bahagaian
Sediakan Penyata Perubahan (Kew8) dan rekod dalam
Buku Perkhidmatan
Sediakan Sijil Persaraan
CARTA ALIRAN KERJA BAGI PERATURAN PERMOHONAN MEMBAWA MASUK BURUH
ASING UNTUK BEKERJA DI SEKTOR LADANG DAN PEMBINAAN DI MALAYSIA
%erima permohonan daripada Jabatan Imigresen
untuk ulasan
%eliti permohonan dan minta pemohon asal
kemukakan bukti mengenai usaha bagi
mendapatkan pekerja tempatan seperti berikut:
(a) Keratan iklan di akhbar
(b) Poster
(c) Surat pengesahan daripada Penghulu.
(d) Laporan daripada Pejabat %enaga Rakyat
%erima dokumen-dokumen berkaitan daripada
pemohon asal
Semak samada permohonan lengkap
Sediakan syor ke atas laporan dan serahkan
kepada Ketua Pengarah untuk keputusan
Buat keputusan permohonan berdasarkan syor
Serahkan keputusan permohonan kepada
pegawai untuk tindakan pemberitahuan
aklumkan keputusan permohonan kepada
Jabatan Imigresen
Kembalikan
dokumen
kepada
pemohon asal
untuk
dilengkapkan
dan salinkan
kepada
Jabatan
Imigresen
Lengkap
YA
TIDAK
CARTA ALIRAN KELULUSAN ELAUN TANGGUNG KERJA
%erima permohonan daripada Jabatan
Semak borang permohonan lengkap/tidak
lengkap
Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8)
%idak lulus.
Sediakan emo dan Iormat yang berkaitan
untuk kelulusan KSU/%KSU
Kemukakan ke Bahagian Kewangan
Rekod dalam buku Rekod Perkhidmatan
aklumkan keputusan
kepada Jabatan
Kembalikan
dokumen kepada
Jabatan untuk
dilengkapkan
Lengkap
Lulus
TIDAK
CARTA ALIRAN KER1A : MENYEDIAKAN KURIKULUM KURSUS
Rujuk laporan kajian keperluan latihan jika ada
Bincang dengan Penyelaras Program mengenai rangka
dan konsep
Kumpul semua maklumat berkaitan
%entukan jenis kursus dan kumpulan sasaran
%entukan kaedah latihan untuk mencapai objektiI kursus
Kemukakan draI kertas konsep kepada Penyelaras
Program untuk ulasan dan komen
SE%UJU
%IDAK
Siapkan laporan
Bentang dalam mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan
Kurikulum
Lulus untuk jalankan kursus
Buat
pindaan
%IDAK
Buat
pembetulan dan
pindaan yang
berkaitan
YA
%IDAK
YA
Buat
pembetulan dan
pindaan yang
berkaitan
Kaji keperluan latihan pegawai dengan menggunakan
Borang Analisis Keperluan Latihan
Buat ringkasan keperluan latihan pegawai berdasarkan jenis
latihan, kos latihan, nama pegawai, penyedia latihan dan lain-
lain yang berkaitan
Kelulusan esyuarat Jawatankuasa Latihan
emohon kelulusan pakej hotel dengan Bahagian
Kewangan
Hubungi penyedia latihan bagi mendapatkan tarikh dan
butiran lengkap yang berkaitan program yang dirancang
Semak status permohonan dengan Bahagian Kewangan
Sediakan perkara berikut:
i) Surat tawaran kepada peserta
ii) Surat lantikan penyedia latihan
iii) Surat/memo lantikan penceramah/Iasilitator
iv) Surat pengesahan hotel jika ada
v) Surat lantikan urusetia kursus
vi) Pesanan kerajaan
Dapatkan tandatangan Ketua Bahagian
Dapatkan maklumbalas kehadiran peserta kursus dan cari
penganti bagi mana-mana pegawai yang tidak dapat hadir
Jalankan kursus seperti yang ditetapkan
i) asa/%arikh/%empat
ii) Senarai kehadiran
iii) Dokumen latihan yang berkaitan
iv) Peralatan latihan yang berkaitan
Sediakan sijil kehadiran kursus
Edar surat kepada individu berkaitan
Dapatkan kebenaran Ketua Pengarah bagi urusan
pengeluaran sijil kehadiran kepada peserta kursus
%erima laporan kursus, Borang aklumbalas Kursus & Sijil
Serahkan sijil kursus ke Bahagian Pentadbiran untuk direkodkan
dalam Buku Perkhidmatan Pegawai
Buat penilaian pasca kursus
Semak status pembayaran
%IDAK
Buat pembetulan
dan pindaan yang
berkaitan
Urus tuntutan bayaran yang berikut:
i) %untutan perjalanan peserta kursus
ii) Fasilitator/Penceramah
iii) Penyedia latihan
iv) Hotel tempatan jika ada
Semak laporan kursus
%eratur
%IDAK
Lengkap dan
kemaskinikan
Debit terus
Log masuk ke portal bank
Pilih jenis dan kaedah bayaran
Sekiranya bayaran di buat melalui Debit terus/kad kredit
Berjaya
Pilih akuan bank dan
lakukan transaksi
%IDAK
Rujuk arahan
portal bank
Cetak akuan pembayaran dari
paparan portal
Cetak /muat turun LUH
Kemaskini rekod Kewangan
Ada perbezaan
Sediakan penyata pemungut
aklumkan
kepada Bank
Semak LUH dengan Penyata Bank
Pindahan wang ke Akaun %erimaan
Kerajaan
SENARAI SEMAK
!nstitut Tadbiran Awam Negara (!NTAN)
National !nstitute of Public Adinistration
CHECKLIST IALAH SATU DOKUMEN YANG
MENYENARAIKAN LANGKAH ATAU KERJA
YANG PERLU DIAMBIL TINDAKAN SECARA
TERSUSUN DAN RAPI BAGI MENGELAKKAN
TERTINGGAL PERKARA-PERKARA PENTING.
CHEKLIST BERFUNGSI SEBAGAI PELAN
TINDAKAN DALAM MELAKSANAKAN SESUATU
AKTIVITI.
MEMBERI PERINGATAN DAN SEMAKAN KE
ATAS TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL.
MENGELAKKAN DARIPADA BERLAKUNYA
KECUAIAN, LUPA, KESILAPAN DAN LAIN-LAIN.
MENJADI ASAS KEPADA KAWALAN KESELAMATAN
TERUTAMA AKTIVITI TEKNIKAL SEPERTI JADUAL
PERJALANAN UDARA, LAUT DAN SEBAGAINYA.
SEBAGAI ALAT PENGAWASAN YANG MUDAH
DIRUJUK DALAM MENENTUKAN TAHAP PENCAPAIAN
KERJA, MENGESAN KELEWATAN DAN LAIN-LAIN.
CONTOH CONTOH
SENARAI SEMAK: MENGURUSKAN PENDAFTARAN KURSUS SENARAI SEMAK: MENGURUSKAN PENDAFTARAN KURSUS
Tindakan
Tandakan( / )
Catatan
. enentukan kakitangan yang terlibat
dengan pendaItaran
2 enentukan perkara-perkara berikut ada
di meja pendaItaran
- Fail yang mengandungi program
- writing pad
- pensil/ pen
- borang data peribadi
- %ag nama
- Senarai nama peserta
- Buku resit pembayaran
3 enentukan petunjuk/pandu arah ke tempat
kursus telah dibuat dan diletak di tempat
sesuai
4 enentukan tempat pendaItaran dan petugas
5 %entukan kaedah pendaItaran kursus
6 aklumkan mengenai yuran pendaItaran
7 %aklimat IN%AN dan kursus
SENARAI SEMAK
MENGURUS MESYUARAT 1AWATANKUASA PENYELARASAN
. %entukan perkara berikut
dengan pengerusi mesyuarat:
- %arikh mesyuarat
- %empat mesyuarat
- Agenda mesyuarat
2 Sediakan surat/memo jemputan
menghadiri mesyuarat bersama
borang maklumbalas kehadiran
3 Edar surat/memo jemputan mesyuarat
4 Dapatkan maklumbalas kehadiran mesyuarat
5 Sediakan perkara berikut untuk persiapan
mesyuarat:
- init mesyuarat lepas
- Ringkasan maklumbalas mesyuarat
- Senarai kehadiran
Tindakan
Tandakan( / ) Catatan
SENARAI SEMAK
MENGURUS MESYUARAT 1AWATANKUASA PENYELARASAN
6 Pastikan perkara berikut semasa mesyuarat
- %empat mesyuarat dan peralatan
- akanan & minuman
- Dokumen berkaitan
- Rekod kehadiran
7 Sediakan draI minit mesyuarat dalam masa
3 hari dan buat semakan bersama Ketua Bahagian
8 Dapatkan pengesahan Pengerusi esyuarat
Edarkan minit mesyuarat kepada ahli
mesyuarat dalam tempoh 7 hari selepas mesyuarat
0 Dapatkan maklumbalas tindakan susulan
Sediakan ringkasan laporan maklumbalas
tindakan susulan daripada ahli mesyuarat
Tindakan Tandakan( / )
Catatan
SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WA1IB 55/56/58 SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WA1IB 55/56/58
Tindakan
Tandakan( / )
Catatan
Semak senarai pegawai yang akan bersara wajib
2 Dapatkan Iail peribadi
3 Sediakan surat kepada pegawai berkenaan
memaklumkan tarikh persaraan dan borang-
borang yang perlu dikemukakan
a) Borang JPABPSPPPB0a
b) Borang JPABPSPPPB03
c) Borang JPABPSPPPB04
d) Borang JPABPUU B0
e) Borang JPABP UU B02
I) Borang JPABPUU B04
CONTOH CONTOH
SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WA1IB 55/56/58 SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WA1IB 55/56/58
Tindakan
Tandakan( / )
Catatan
3 inta pegawai berkenaan mengemukakan
a ) 3 salinan kad pengenalan
b) 2 keping gambar saiz pasport
c) 2 salinan sijil nikah
d) 2 salinan kad pengenalan isteri/suami
e) 2 salinan sijil beranak/kad pengenalan anak
umur 2 tahun ke bawah
4 Semak dan dapatkan tandatangan pegawai
5 %erima dokumen dan maklumat daripada bakal pesara
6 Semak dokumen, cuti sakit dan laporan tatatertib
7 Sediakan surat untuk tandatangan pegawai dan kemukakan
dokumen ke Bahagian Pencen
8 %erima kelulusan daripada Bahagian Pencen
Bagi bakal pesara di Kementerian sediakan penyata
Perubahan dan bagi negeri buat surat maklumkan kelulusan
0 Catat dalam Buku Perkhidmatan
Sediakan sijil penghargaan
MENGURUS KURSUS MENGURUS KURSUS- -KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN
BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN- -LAIN KURSUS TEKNIKAL LAIN KURSUS TEKNIKAL
Catatan
Kaji keperluan latihan jabatan dengan
mengedarkan perkara berikut kepada semua
kakitangan jabatan:
a)emo dalaman
b)Borang Analisis Keperluan latihan
2 Dapatkan maklumbalas keperluan latihan
kakitangan
3 Buat ringkasan keperluan latihan jabatan
berdasarkan:
a)Jenis & kos latihan
b)Nama pegawai
c) Penyedia latihan
4 Bentang dalam esyuarat Jawatankuasa Latihan
5 ohon kelulusan Bahagian Kewangan
Kementerian bagi pakej hotel
6 Rancang perlaksaan program dengan
menghubungi:
a)Penyedia latihan / hotel tempatan
b)Penceramah / Fasilitator
Catatan
7Keluarkan surat tawaran dan lantikan kepada:
a) Peserta kursus
b) Penyedia latihan
c) Penceramah / Iasilitator
d)Urusetia kursus
8Dapatkan maklumbalas kehadiran peserta kursus
Laksana program seperti yang ditetapkan:
a)%arikh/%empat/asa kursus
b)Pesanan kerajaan
c)Senarai kehadiran
d)Peralatan AVA jika ada (Komputer/LCD)
e)Alat tulis yang berkaitan
Senarai nama peserta kursus untuk penyedia
latihan atau hotel jika ada
0Sediakan sijil kehadiran kursus
Dapatkan kebenaran Ketua Pengarah bagi urusan
pengeluaran sijil kursus
Catatan
2 %erima dan semak laporan kursus yang dikemukakan
oleh urusetia kursus atau penyedia latihan
a)Senarai kehadiran
b)Borang tuntutan perjalanan
c)Pesanan kerajaan dan invois
d)Laporan kursus
e)Borang penilaian kursus
I) Borang maklumbalas kursus / Sijil kursus
3 Urus tuntutan bayaran yang berikut:
a)%untutan perjalanan peserta kursus
b)Fasilitator/Penceramah
c)Penyedia latihan
d)Hotel tempatan jika ada
4 Sediakan ringkasan laporan yang merangkumi:
a)Kos kursus
b)Bilangan peserta
c)Keberkesanan kursus

Tindakan
Tandakan( / ) Catatan
5 Serah sijil kehadiran peserta dalaman kepada Bahagian
Pentadbiran untuk direkodkan dalam Buku
Perkhidmatan Pegawai
6 Semak status pembayaran di Bahagian Kewangan
7 Buat penilaian pasca kursus selepas tiga (3) bulan dengan
mendapatkan Borang Penilaian Pasca Kursus daripada
pegawai atasan pegawai dalaman yang berkursus
SENARAI JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI
SENARAI JAWATANKUASA YANG PERLU ADA DALAM
FAIL MEJA ADALAH SEMUA JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI SEKURANG-KURANGNYA
TELAH WUJUD DALAM TEMPOH 6 BULAN
TUJUAN SENARAI INI ADALAH MEMBOLEHKAN
PEGAWAI MEMBUAT PERSEDIAAN DAN PERANCANGAN
AWAL SEBELUM HADIR KE MESYUARAT TERSEBUT
DAN MEMBOLEHKAN PEGAWAI BARU YANG
MENGAMBIL ALIH TUGAS MENGETAHUI
JAWATANKUASA YANG PERLU DIANGGOTAINYA.
JAWATANKUASA PORTAL KMK NTAN - AHL JAWATANKUASA
JAWATANKUASA PERTANDNGAN KMK - AHL JAWATANKUASA
JAWATANKUASA KUALT - AHL JAWATANKUASA
JAWATANKUASA KEBERKESANAN KMK - AHL JAWATANKUASA
KELAB KEBAJKAN DAN SUKAN NTAN - SETAUSAHA
MAJLS BERSAMA NTAN - WAKL NTENGAH
CONTOH CONTOH
SENARAI KEAHLIAN 1AWATANKUASA/PANEL YANG
DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI PRO1EK KANAN
SLNARAI UNDANG-UNDANG
YANG DIPLRLUKAN
SLNARAI UNDANG-UNDANG YANG DIPLRLUKAN ADALAH
PL1IKAN KLCIL DARI ARAHAN-ARAHAN RASMI YANG PLRLU
DIRUJUK OLLH PLGAWAI SLMASA MLNJALANKAN 1UGAS
YANG MLMBOLLHKAN:
SLSUA1U AK1IVI1I I1U DILAKSANAKANDLNGAN SAH.
MLNJIMA1KAN MASA MLNGLSAN ARAHAN-ARAHAN YANG
DIPLRLUKAN YANG BIASANYA DISIMPAN DIPLLBAGAI
BAHAGIAN/UNI1
MLMUDAHKAN S1AI LAIN MLMBUA1 RUJUKAN APABILA
DIPLRLUKAN.
1) Peraturan-peraturan Pegawai Awam(perlantikan, kenaikan pangkat dan penamatan
perkhidmatan PU.(A)176/2005
2) Perintah Am Bab B,C,E,F,G
3) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib PU.(A)396
4)Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 -Panduan Pengurusan Pejabat
5) Arahan Perbendaharaan
6) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007
7) Pekeling Kemajuan Pentadbiran Awam
8) SPP Bil 11/70 Sukatan Peperiksaan Baru bagi Perkhidmatan Dalam dan Luar Negeri
dan Perkhidmatan Tadbir Am
CONTOH CONTOH
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN-PERATURAN
YANG DIPERLUKAN OLEH PT(O) PERKHIDMATAN
SLNARAI BORANG
YANG BLRKAI1AN
SLNARAI BORANG-BORANG DALAM IAIL MLJA
ADALAH BLR1UJUAN MLMBAN1U PLGAWAI
BLRKLNAAN MLNGL1AHUI BORANG-BORANG
YANG BLRKAI1AN DLNGAN 1UGASNYA.
CONTOH CONTOH
SENARAI BORANG LATIHAN DAN KURSUS YANG DIGUNAKAN
Borang JPA(L)LDPA6
2 Borang JPA(L)LDPB6
3 Borang Analisis Keperluan Latihan Pegawai
4 Borang engikuti Program Pembangunan Kemahiran
5 Borang Penilaian Kursus
6 Borang Laporan Perbelanjaan Program Pembangunan Kemahiran
7 Borang Penilaian Pasca Kursus
8 Borang aklumbalas Latihan
Borang %untutan Perjalanan
0 Borang Permohonan Cadangan Perolehan %erus Kerja/Bekalan Barang-barang
dan Perkhidmatan
Borang Elaun Pakar
2 Borang Permohonan Untuk enjalankan %ugas Sebagai Pensyarah/Penceramah
Sambilan Atau Pensyarah/Penceramah Sambilan Pakar
NORMA KLRJA
NORMA KLRJA IALAH JANGKA MASA A1AU
LAIN-LAIN PLNGUKURAN PRLS1ASI YANG
1LLAH DI1L1APKAN BAGI MLNYIAPKAN
SLSUA1U KLRJA. IA BOLLH MLNJADI
PANDUAN KLPADA PLKLRJA SUPAYA 1AHAP
PRLS1ASI YANG DIHARAPKAN DAPA1
DICAPAI SLPLNUHNYA.
DAPA1KAN NORMA KLRJA BAGI JAWA1AN YANG
BLRKLNAAN A1AU YANG BLRSAMAAN DARI
SUMBLR-SUMBLR YANG BOLLH DIGUNAKAN
SLKIRANYA ADA DAN SLSUAIKAN DLNGAN
JAWA1AN, PLRALA1AN DAN MLSIN DI PLJABA1.
JIKA BLLUM ADA, WUJUDKAN DARI SUMBLR-
SUMBLR LAIN, A1AU JALANKAN KAJIAN
PLNGUKURAN KLRJA.
CON1OHPLNGUKURAN
LNGlAN1ARSURA1 - LNAIP SURA1 SLR1A SAPUL
- LASUKKANSURA1 DALA SAPUL DAN LLKA1KANGA
- ASUKKAN SURA1 DALA PL1I SURA1
PLRINGKA1 INI ADALAl LNLN1UKAN ASA DAN KADAR LNJALANKAN 1UGAS \ANG UNASABAl PADA
1AlAP PRLS1ASI \ANG DI1LN1UKAN, GUNAKANCARA:
OBSLRVLD1IL` - ASA \ANG DIABIL UN1UKLNJALANKANSLSUA1U KLRJA
PLKLRJA - PLKLRJAAlIR
RA1ING 1LClNIQUL` - UN1UKLNDAPA1KANKALDAl \ANG S1ANDARDIAI1UDIBLRI
SKLL
BASIC 1IL - ASA \ANG DIKLlLNDAKI UN1UKLNJALANKAN1UGAS
PLNGIRAAN : BASIC 1IL ~ OBSLRVLD1IL` X OBSLRVLDRA1ING`
S1ANDARDRA1ING
CON1Ol : JIKA SLSUA1U 1UGAS LNGABIL ASA 2 SAA1 UN1UK DILAKSANAKAN DAN KADAR PLKLRJA
LNJALANKAN1UGASN\A9 SAA1 BASIC 1IL IALAl :
BASIC 1IL ~ 2 X 9 ~ SAA1

CON1OH CON1OH
BIL JLNIS KLRJA MASA YANG
DIAMBIL
JUMLAH UNI1 YANG
BOLLH DIPROSLS
DALAM SLMINGGU
J. Mengurus pelantikan JJS minit J7 unit
2. Mengurus pengesahan
dalam jawatan
JSJ minit J3 unit
3. Mengurus kemasukan
ke dalam jawatan
berpencen
J9S minit J0 unit
4. Mengurus kenaikan
pangkat
9S minit 2J unit
S. Mengurus
pemangkuan
JSS minit J3 unit
NORMA KLRJA BAGI 1UGAS NORMA KLRJA BAGI 1UGAS- -1UGAS YANG DIIJALANKAN 1UGAS YANG DIIJALANKAN
OLLH P1(P/O) PLRKHIDMA1AN OLLH P1(P/O) PLRKHIDMA1AN
BIL JLNIS KLRJA MASA YANG
DIAMBIL
JUMLAH UNI1
YANG
BOLLH
DIPROSLS
DALAM
SLMINGGU
J Pengeluaran waran kepada agensi S hari 30 dokumen
2 Menguruskan Mesyuarat JK Penyelarasan 20 hari 4 kali setahun
3 Laksana Program Pembangunan
Kemahiran
60 hari 20 dokumen
NO NORMA KER1A BAGI TUGAS RMA KER1A BAGI TUGAS- -TUGAS YANG TUGAS YANG
DI1ALANKAN DI1ALANKAN
SLNARAI BORANG
1UGAS HARIAN
SLNARAI 1UGAS HARIAN IALAH IORMA1 BAGI
MLNGINGA1I DAN MLRANCANG AK1IVI1I
U1AMA YANG PLRLU DILAKSANAKAN PADA HARI
BLRKLNAAN.
BOLLH DISLDIAKAN SAMA ADA DI SLBLLAH
PL1ANG A1AU SLWAK1U MULA BLKLRJA DI
SLBLLAH PAGI.
CON1OH SLNARAI 1UGAS HARIAN CON1OH SLNARAI 1UGAS HARIAN
NAMA : Siri Neng Buah
JAWA1AN : Penolong
Pegawai
Kebudayaan
1ARIKH : J6 Jun 2007
1UGAS SAYA HARI INI CA1A1AN
. engaturkan perbincangan
pameran istik di Galeri
2. enyediakan dra ucapan KP
bagi majlis perasmian pameran
3. enyediakan dra surat
jemputan kepada syarikat
Akan dipengerusikan oleh PP
Bilik \au 1g. 5 jam 9. pg
Disiapkan sebelum 5 ptg hari ini
Akan ditandatangani oleh 1P.
lendaklah diedarkan hari esok
BIL KANDUNGAN MUKA SURA1
J. Objektif Jabatan J
2. Objektif Bahagian 2
3. Carta Organisasi Jabatan. 3
4. Carta Organisasi Bahagian 4
S. Carta Organisasi Kedudukan Pegawai S
6. Senarai 1ugas 6
7. Senarai 1ugas, Kuasa Dan Hubungan 7
8. Peraturan-peraturan Pentadbiran 8-J2
9. Proses Kerja J3,J6,J7
J0. Carta Aliran Kerja J4,J8
JJ. Senarai Semak JS,J9
J2. Senarai Undang-undang & Peraturan 20
J3. Senarai Borang Yang Digunakan 2J
J4. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai 22
JS. Norma Kerja 23
J6. Senarai 1ugas Harian. 24

Manual Prosuder Kerja Fail Meaj

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Prosuder Kerja Fail Meaj

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MANUAL

Pusat Kemajuan Pengurusan

Pusat Kemajuan Pengurusan

Pusat Kemajuan Pengurusan

You might also like